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DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA

INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS

Grupo M01
Johana Patricia Charry Sánchez
Fernando Polo Roa
Johan Eduardo Andrade

GERENCIA DE PROYECTOS I

Maestría Gerencia de Proyectos

Universidad Politécnico Grancolombiano
Bogotá, 2023
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INDICE

DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN

DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS.....................................................................................1
1. Acta de constitución del proyecto....................................................................................................5
1.1. Propósito del proyecto..................................................................................................................6
1.2. Justificación Del Proyecto............................................................................................................7
1.3 Descripción del proyecto y entregables.........................................................................................7
1.4. Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del producto..............8
1.5. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado (alcance/tiempo/costo)..........9
Objetivo General:.............................................................................................................................9
Objetivos Específicos:.....................................................................................................................9
1.6. Supuestos y restricciones............................................................................................................10
Supuestos Del Proyecto.................................................................................................................10
Restricciones Del Proyecto............................................................................................................10
1.7. Riesgos iniciales de alto nivel.....................................................................................................10
1.8. Cronograma de hitos principales................................................................................................11
1.9. Presupuesto estimado..................................................................................................................11
1.10. Lista de interesados (stakeholders)...........................................................................................11
1.11. Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................................12
1.12. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad........................................................12
1.13. Personal y recursos preasignados.............................................................................................12
1.14. Aprobaciones............................................................................................................................12
2. Plan integrado de cambios.................................................................................................................13
2.1. Ciclo de vida del proyecto..........................................................................................................13
2.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios.....................................14
2.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio......................................................................15
2.4. Formato de cambios aprobados..................................................................................................16
2.5. Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con énfasis en
alcance, cronograma, costos y calidad).............................................................................................17
4 Plan De Gestión Del Alcance.............................................................................................................18
4.1 Enunciado Del Alcance Johana...................................................................................................18
4.2 Entregables Johana......................................................................................................................18
4.3 Criterios De Aceptación De Los Entregables Johana..................................................................18
4.4 Exclusiones Del Proyecto Fernando............................................................................................18
4.5 Restricciones Fernando................................................................................................................19
4.6 Supuestos Fernando.....................................................................................................................19
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4.7 WBS Del Proyecto (Utilizando la Técnica de descomposición donde se evidencia con claridad
los paquetes de trabajo) Johan...........................................................................................................19
4.8 Diccionario de la WBS................................................................................................................19
4.9 Proceso Para Validar Y Controlar El Alcance.............................................................................19
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................................20
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INDICE DE TABLAS
tabla 1 Acta De Constitución Del Proyecto...............................................................................6
tabla 2 Usuarios Por Sede..........................................................................................................8
tabla 3 Entregables.....................................................................................................................8
tabla 4 Tabla De Riesgos De Alto Nivel..................................................................................10
tabla 5 Cronograma..................................................................................................................11
tabla 6 Presupuesto...................................................................................................................11
tabla 7 Tabla De Interesados...................................................................................................12
tabla 8 Personal Preasignado....................................................................................................12
tabla 9 Proceso De Cambios....................................................................................................14
tabla 10 Plantilla Proceso De Cambios....................................................................................15
tabla 11 Plantilla De Cambios Aprobados...............................................................................16

INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Ciclo De Vida Del Proyecto......................................................................................14
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1. Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Nombre del proyecto

Cliente
Patrocinador Principal
Gerente del Proyecto
Responsabilidad
Nivel de autoridad
Fecha de Código del
creación proyecto:
Preparado Fecha de
por: preparación:
Aprobado Fecha de
por: aprobación:
JUSTIFICACIÓN

ANTECEDENTES

ALCANCE

OBJETIVOS

REQUISITOS

ESTRATEGIA

RESTRICCIONES
Concepto Objetivos Criterios de éxito
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Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Riesgo

RIESGOS

SUPUESTOS

ACTORES - INTERESADOS
NOMBRE CARGO RESPONSABILIDAD

RESUMEN DE CRONOGRAMA
HITO SIGNIFICATIVO FECHA

RESUMEN PRESUPUESTO PRELIMINAR

ITEM Asunto Valor (USD)

TOTAL
tabla 1 Acta De Constitución Del Proyecto
1.1. Propósito del proyecto.

COLSANITAS, consciente del dinámico entorno de las telecomunicaciones y las crecientes

expectativas de los usuarios, busca migrar sus servicios de telefonía tradicional a una
plataforma VOIP respaldada por un tercero. Esta estrategia no solo apunta a satisfacer las
cambiantes demandas de los usuarios, sino también a consolidar servicios en una red única,
mejorando así los márgenes de rentabilidad y seguridad.
Una evaluación preliminar revela que la insatisfacción de los usuarios y el mal servicio
percibido provienen de dificultades para acceder a servicios médicos, resultado de una
infraestructura análoga que no ha logrado cubrir la creciente demanda. Además, la
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conectividad interna entre sedes ha quedado obsoleta y poco eficaz. Para abordar estos
desafíos, COLSANITAS ha decidido migrar a telefonía IP, prometiendo una calidad de
servicio superior, esencial en el ámbito de la atención médica. Esta transición permitirá una
escalabilidad más sencilla de la infraestructura de comunicaciones, acompañando el
crecimiento de la organización. Inicialmente, se enfocarán en las sedes de Bogotá, Medellín,
Cali y Barranquilla.
Las ventajas de la telefonía IP son notables. Facilita el acceso a las comunicaciones desde
cualquier lugar con conexión a Internet, y al aprovechar la infraestructura de datos existente,
reduce costos de llamadas nacionales de larga distancia. Adicionalmente, ofrece funciones
avanzadas a un costo menor, incluyendo conferencias telefónicas y mensajería integrada. El
proyecto implica la instalación de terminales IP conectados a la red existente, y una vez
integrados, todas las comunicaciones se canalizarán a través de la sede principal en Bogotá.
Este proyecto integra las sedes de 500 usuarios en Bogotá, 300 en Medellín, 250 en Cali y
200 en Barranquilla.
1.2. Justificación Del Proyecto
COLSANITAS busca migrar sus servicios de telefonía tradicional hacia una plataforma de
VoIP para mejorar la satisfacción de sus usuarios y la rentabilidad de la compañía. La
insatisfacción actual se debe a deficiencias de la red telefónica análoga que no ha podido
cubrir la creciente demanda. Este proyecto permitirá proporcionar una calidad de servicio
superior que es esencial en el sector salud mediante una red de telecomunicaciones más
escalable que acompañe el crecimiento de la organización.
El proyecto consiste en instalar terminales IP conectados a la red de internet e integrar todas
las comunicaciones a través de la sede principal en Bogotá. Esto brindará numerosas ventajas
como llamadas de larga distancia de bajo costo, funciones IP avanzadas a menor costo e
integración de la mensajería. La solución de telefonía IP se integrará a la red existente
aprovechando los equipos actuales en la medida de lo posible.

1.3 Descripción del proyecto y entregables.

El proyecto “DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA

INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS” consiste en migrar la telefonía
tradicional a la plataforma de telefonía basada en VOIP buscando mejorar el servicio a los
usuarios interno y externos, la convergencia de las redes de la empresa para simplificar la
administración, mantenimiento y soporte de los servicios y a su vez aumentar la seguridad de
las comunicaciones por voz.

El plan de migración de telefonía abarca el siguiente número de funcionarios por sede:

Ciudad #
Bogotá 500
Medellín 350
Cali 250
Barranquilla 200
tabla 2 Usuarios Por Sede

E ÍTEM
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N Acta de inicio
T Diseño de la topología
R Contratos con terceros
E Servicios de configuración
G Migración de usuarios
A Ejecución del plan de Capacitación
B
Manuales de funcionamiento
L
E Informes
S Acta de cierre
tabla 3 Entregables

1.4. Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del producto.
Requerimientos de Alto Nivel del Proyecto:
 El proyecto tiene como objetivo principal migrar la infraestructura de telefonía
tradicional a una plataforma de telefonía basada en VOIP para mejorar la calidad del
servicio, simplificar la administración y aumentar la seguridad de las comunicaciones
por voz.
 El proyecto incluye el diseño, la implementación y la puesta en marcha de la red de
telefonía IP, así como la migración de la telefonía tradicional. También se considera
la convergencia de las redes de la empresa para una administración más eficiente.
 El proyecto se llevará a cabo en un plazo de 3 meses con un margen del 5%, con
fechas de inicio y finalización definidas.
 Se asignará un presupuesto específico para la ejecución del proyecto con un margen
del 10%, que incluirá costos de adquisición de hardware y software, costos de
implementación, costos de formación y cualquier otro gasto relacionado con el
proyecto.
 Se asignarán roles y responsabilidades específicos para los miembros del equipo del
proyecto, incluyendo un gerente de proyecto, expertos en VOIP, personal de soporte
técnico y capacitadores.
 Se identificarán todas las partes interesadas relevantes, tanto internas como externas,
y se definirán sus roles y responsabilidades en el proyecto.
 Se identificarán los riesgos potenciales del proyecto, como interrupciones en el
servicio, y se desarrollarán estrategias para mitigarlos.
 Se establecerá un plan de comunicación que incluya informes periódicos a las partes
interesadas y la gestión de la comunicación a lo largo del proyecto.
Requerimientos de Alto Nivel del Producto:
 Funcionalidad de la Telefonía IP: El producto final debe ser capaz de proporcionar
todas las funcionalidades de telefonía tradicional, como llamadas de voz,
transferencias, conferencias, correo de voz, identificación de llamadas, entre otras.
 Integración con la Infraestructura Existente: La solución de telefonía IP debe
integrarse de manera efectiva con la infraestructura de red y sistemas de la empresa,
incluyendo la posibilidad de aprovechar la infraestructura existente en la medida de lo
posible.
 Calidad del Servicio (QoS): La plataforma de telefonía IP debe garantizar una calidad
de servicio óptima para las llamadas de voz, minimizando la latencia y asegurando
una buena calidad de audio.
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 Seguridad: La solución de VOIP debe incorporar medidas de seguridad sólidas para

proteger las comunicaciones, incluyendo la autenticación de usuarios, cifrado de
llamadas y protección contra amenazas de seguridad.
 Escalabilidad: La solución debe ser escalable para adaptarse al crecimiento futuro de
la empresa, lo que implica la capacidad de agregar líneas y funcionalidades
adicionales de manera eficiente.
 Facilidad de Administración: La plataforma debe ser fácil de administrar y mantener
para el personal de TI de la empresa. Se deben proporcionar herramientas de
administración amigables.
 Compatibilidad con Dispositivos: La solución debe ser compatible con una variedad
de dispositivos, como teléfonos IP, computadoras y dispositivos móviles.
 Formación y Soporte: Deben proporcionarse recursos de formación y un plan de
soporte adecuado para garantizar que los usuarios se adapten a la nueva tecnología de
manera efectiva.
1.5. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado
(alcance/tiempo/costo).

Objetivo General:
Desarrollar un plan de proyecto fundamentado en los conocimientos adquiridos durante el
desarrollo de la asignatura Gerencia de Proyectos I enfocada en la “Guía Metodológica de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK)”, para el proyecto “DISEÑO Y
EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA
EMPRESA COLSANITAS EPS”, para la empresa COLSANITAS EPS, la cual busca a
través de este proyecto converger sus servicios en una misma red, satisfacer sus clientes,
ampliar la cobertura y disminuir el costo de mantenimiento actual.

Objetivos Específicos:
 Planificar el diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP empleando las
cinco fases que sugiere la Guía Metodológica para la Dirección de Proyectos para su
ciclo de vida.
 Identificar los planes de la guía necesarios para el desarrollo del proyecto.
 Identificar los conocimientos y prácticas de la guía metodológica aplicables al
proyecto de diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP.
 Diseñar los planes de gestión del proyecto implementando los procesos, herramientas
y técnicas útiles al desarrollo del mismo.
 Identificar y emplear los indicadores de desempeño de la Guía Metodológica útiles
para medir el rendimiento del proyecto.

1.6. Supuestos y restricciones.
Supuestos Del Proyecto.
 La empresa COLSANITAS EPS en sus sedes cuenta con espacio en los racks de
comunicación para la instalación de equipos.
 La empresa COLSANITAS EPS cuanta con las condiciones eléctricas y físicas aptas
para la instalación de los equipos nuevos.
 La empresa COLSANITAS EPS proporcionará los canales de datos existentes con las
condiciones de ancho de banda y sesiones requeridas para la implementación de los
servicios de VOIP.
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 No se adicionará cableado en la nueva red IP en las sedes por la infraestructura actual.

 El área de asesoría legal ayudará en la construcción de los contratos con los
proveedores para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega.
 Se cumplirán las normas de seguridad industrial.

Restricciones Del Proyecto.

 El proyecto no puede superar la duración establecida de 3 meses con margen del 5%.
 Obtener oportunamente los permisos de los gerentes de las diferentes sedes para el
ingreso del personal.
 Se presentará un informe quincenal sobre los avances del proyecto, el cual está sujeto
a revisión y aprobación del Patrocinador y del gerente de COLSANITAS EPS.
 La etapa de implementación del proyecto no permitirá realización de trabajos en
condiciones extremas, teniendo en cuenta los lineamientos de seguridad industrial.
 Las actividades de migración, pruebas y puesta en marcha de la red no podrán
interrumpir el desempeño normal de las actividades de los funcionarios.

1.7. Riesgos iniciales de alto nivel.

RIESGO
OBSERVACIONES PROBABILIDAD IMPACTO
GENERAL
Regulatorio Los efectos originados por
cambios en la normatividad Bajo Bajo
vigente durante la ejecución
del contrato y que sean
aplicables al proyecto.
Económico Incrementos de impuestos
que afectan a todos los Bajo Medio-Alto
contribuyentes y a todas las
actividades
Económico Variaciones en la tasa de Bajo Medio
cambio
Financiero Estimación inadecuada de Bajo Medio-Alto
los costos
Tiempo Retrasos en las actividades
respecto a las fechas Medio Medio-Alto
definidas
en el cronograma
tabla 4 Tabla De Riesgos De Alto Nivel

1.8. Cronograma de hitos principales.

HITOS FECHA PROGRAMADA

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1.Acta de inicio del proyecto 17/10/2023

2. Aprobación plan de proyecto 24/10/2023

3. Aprobación del diseño de topología de red 31/10/2023

4. Entrega equipos por parte del proveedor teléfonos 03/11/2023
VOIP
5. Entrega equipos por parte del proveedor de la 08/11/2023
planta telefónica y gateway
6. Entrega de los canales de comunicaciones por 10/11/2023
parte del proveedor de telefonía
7. Pruebas de comunicación y aceptación por parte 15/11/2023
del proyecto
8. Acta cumplimiento contratistas (contractual) 15/11/2023
9. Actas de entrega por sede al contratante 17/11/2023
10. Acta de cierre 21/11/2023
tabla 5 Cronograma
1.9. Presupuesto estimado.

CONCEPTO COSTOS
Equipos venta $302.584.857
Equipos renting $201.723.240
Personal $138.759.024
Capacitación $11.272.889
Total $654.340.010
tabla 6 Presupuesto
1.10. Lista de interesados (stakeholders).
ROL GENERAL INTERESADOS
Junta Directiva Colsanitas EPS
Patrocinador
Gerente Colsanitas EPS Persona a cargo
Equipo de Gestión de Proyecto:

- Gerente de Proyecto:
Equipo de Proyecto Johan Eduardo Andrade Suárez
Personal de la oficina de Proyectos Director de la PMO: Johana Patricia Charry
Sánchez
Comité de Control de Cambios Fernando Polo Roa
tabla 7 Tabla De Interesados
1.11. Requisitos de aprobación del proyecto.
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1. Técnicos: lograr que los teléfonos funcionen correctamente en cada puesto de los
funcionarios, para entrada y salida de llamadas según su perfil de usuario.
2. De calidad: cumplir con los parámetros mínimos exigidos para la prestación del
servicio de telefonía IP, en cuanto a calidad de la voz, retardos, caídas, ecos, entre
otros.
3. Administrativos: La aprobación de los entregables del proyecto está a cargo del
Patrocinador, el gerente de COLSANITAS EPS, los gerentes de las diferentes áreas
funcionales y el gerente de proyecto según corresponda.
4. Comerciales: Cumplir con los acuerdos de todos los contratos con terceros.
5. Sociales: Cumplir con las normas ambientales y de seguridad industrial en pro de la
preservación del medio ambiente y el cuidado del personal en terreno.

1.12. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad.

El gerente de proyecto asignado es Johan Eduardo Andrade Suárez y su responsabilidad es

exigir el cumplimiento de cada uno de los entregables del proyecto. Dentro de su nivel de
autoridad, el gerente reporta al Patrocinador y supervisa al equipo de trabajo.

1.13. Personal y recursos preasignados

TIPOS DE RECURSOS DE PERSONAL CANTIDAD

Gerente de Proyecto 1
Equipo de Gestión del Proyecto 3
Jefe de la PMO 1
Comité de Control de Cambios 1
Jefe de Calidad 1
Jefe de Compras 1
Jefe Financiero 1
Jefe de RRHH 1
Jefe de Planeación 1
Asesor Legal 1
Jefe de Almacén 1
Analista de Compras y Pago a Proveedores 1
Contratistas 14
tabla 8 Personal Preasignado
1.14. Aprobaciones.
 Aprobación del diseño de la red de Telefonía IP por parte del jefe de Planeación.
 Aprobación de la instalación y configuración de los equipos por parte de los
contratistas previa a la verificación y autorización por parte del jefe de planeación.
 Aprobación de las pruebas de funcionamiento por parte de jefe de calidad.
 Aprobación del correcto funcionamiento de los terminales IP de acuerdo al perfil de
cada uno de los usuarios por parte del Gerente de cada una de las sedes (cliente).
 Aprobación del presupuesto por parte del jefe financiero
 Aprobación de compras por parte del jefe financiero y el jefe de compras
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 Aprobación de los contratos y cambios contractuales por parte del asesor legal.
 Aprobación y verificación de los perfiles de los contratistas y cumplimiento de la
normatividad vigente de seguridad social por parte de jefe de RRHH
 Aprobación de la gestión del inventario y la logística de envió de los equipos por
parte del jefe de almacén

2. Plan integrado de cambios

2.1. Ciclo de vida del proyecto.
En el ámbito de la gestión de proyectos, es esencial comprender que las organizaciones y
nosotros como directores de proyectos tenemos la capacidad de descomponer los proyectos
en fases, lo que aporta una ventaja sustancial en términos de control y ejecución eficiente.
Estas fases, que constituyen el ciclo de vida del proyecto, son un elemento clave en la gestión
estratégica.

Las fases de un proyecto, junto con sus entregables correspondientes, conforman un proceso
secuencial fundamental. Este enfoque secuencial se emplea con el propósito de garantizar un
control riguroso del proyecto y asegurar que se alcance el producto y servicio final deseado
en las mejores condiciones. Es importante destacar que nuestra empresa puede optar por
estructuras secuenciales en las que cada fase depende de la finalización de la anterior. No
obstante, también existe la opción de un ciclo de vida iterativo, que permite que múltiples
fases del proyecto avancen de manera simultánea, lo que brinda una mayor flexibilidad y
agilidad.

Para optimizar el control y la gestión, las fases del proyecto se pueden desglosar en subfases.
Este enfoque permite un mayor nivel de detalle y precisión en la administración de las
actividades de cada fase, lo que a su vez contribuye a reducir la complejidad del proyecto en
su conjunto. Cabe mencionar que todas las actividades y entregables de las subfases están
estrechamente relacionados con el entregable principal de la fase correspondiente, lo que
garantiza la coherencia y la alineación del proyecto.

Una fase de proyecto se considera concluida cuando se han cumplido todos los entregables y
se ha realizado una revisión exhaustiva. Esta revisión, esencial para garantizar la calidad y el
cumplimiento de los objetivos, culmina con la aprobación de la fase.

Figura 1 Ciclo De Vida Del Proyecto

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2.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios.

El control integrado de cambios es esencial para mantener el equilibrio entre la adaptabilidad,
la estabilidad del proyecto, así como, asegurarse de que los cambios se gestionen de manera
efectiva sin comprometer la calidad ni desviarse del alcance original. Cada paso debe ser
documentado y comunicado de manera adecuada para mantener a todas las partes interesadas
informadas y comprometidas en el proceso de gestión de cambios. Para este proyecto se
define el siguiente proceso:

PASOS PROCESO
Solicitud de cambio Cualquier parte interesada en el proyecto, ya sea un miembro del equipo, el
cliente o un tercero, puede proponer un cambio. La solicitud de cambio debe
incluir detalles específicos, como la descripción del cambio, el motivo, el
impacto esperado y cualquier documentación de respaldo necesaria.
Registro de la solicitud Todas las solicitudes de cambio se registran en un sistema de seguimiento de
cambios. Esto permite un seguimiento ordenado y la creación de un historial de
cambios a lo largo del proyecto.
Evaluación inicial Un responsable designado, como el gerente de proyecto, realiza una evaluación
inicial para determinar si la solicitud es completa y si cumple con los criterios
para ser considerada. Esto podría incluir verificar si la solicitud es clara y si se
han proporcionado todos los detalles necesarios.
Evaluación técnica Si la solicitud de cambio pasa la evaluación inicial, se lleva a cabo una
evaluación técnica. Esto implica la revisión de los expertos técnicos para
determinar el impacto del cambio en el alcance, el cronograma, el presupuesto y
otros aspectos técnicos del proyecto.
Evaluación de impacto El equipo de gestión de proyectos evalúa cómo el cambio afectará el presupuesto
en costos y plazos y el cronograma del proyecto. Esto incluye calcular los costos adicionales
asociados con el cambio y determinar si se necesitan recursos adicionales.
Reunión de revisión de Un comité de revisión de cambios compuesto por representantes clave del
cambios proyecto se reúne para revisar la solicitud de cambio, las evaluaciones técnicas y
de costos, y cualquier otro factor relevante. En esta reunión, se toma una decisión
sobre si aprobar, rechazar o posponer el cambio.
Decisión y Si el comité de revisión de cambios aprueba el cambio, se documenta la decisión
documentación y se actualizan todos los documentos del proyecto, como el plan de proyecto, el
alcance, el cronograma y el presupuesto, para reflejar el cambio aprobado.
Comunicación y Todos los miembros del equipo, así como las partes interesadas, se notifican
notificación sobre la decisión tomada con respecto al cambio. Es importante comunicar
claramente cómo afectará el cambio al proyecto.
Implementación del Una vez aprobado, se procede a implementar el cambio. Esto puede requerir
cambio asignación de recursos adicionales, modificaciones en las tareas o procesos
existentes y supervisión continua para asegurarse de que se realice según lo
planificado.
Seguimiento y control Durante el proceso de implementación del cambio, se monitorea y controla su
continuo impacto en el proyecto. Esto incluye asegurarse de que no cause efectos no
deseados en otras partes del proyecto y que se cumplan los nuevos requisitos.
Auditoría de cambios En etapas posteriores del proyecto o al final del mismo, se pueden llevar a cabo
auditorías de cambios para revisar cómo se manejaron todas las solicitudes de
cambio a lo largo del proyecto. Esto ayuda a aprender lecciones para proyectos
futuros.
Cierre del proyecto Al final del proyecto, asegúrate de que todos los cambios estén documentados y
que el cliente esté satisfecho con los resultados.
tabla 9 Proceso De Cambios
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2.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio.

Solicitud de Cambio
Consecutivo ID de
Fecha de Solicitud: [Fecha] [ID de Solicitud]
Solicitud:
Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)]
Responsable del [Nombre del
Proyecto: [Nombre del Proyecto]
Proyecto: responsable]
Responsable de la [Nombre del Prioridad del [Alta / Media /
Solicitud: responsable] Cambio: Baja]
Descripción del
[Descripción Detallada del Cambio]
Cambio:
[Objetivos
Justificación del Objetivos del
[Razón para el Cambio] Esperados del
Cambio: Cambio:
Cambio]
Beneficios Recursos [Recursos
[Beneficios Anticipados]
Esperados: Necesarios: Requeridos]
Evaluación de [Evaluación del Impacto [Riesgos
Riesgos Asociados:
Impacto: del Cambio] Identificados]
Prioridad del Presupuesto [Estimación de
[Alta / Media / Baja]
Cambio: Estimado: Costo]
Fecha de [Pendiente /
[Fecha Propuesta de Estado de la
Implementación Aprobado /
Implementación] Solicitud:
Propuesta: Rechazado]
[Listado de
Plan de [Plan de Comunicación Aprobaciones
Aprobaciones
Comunicación: del Cambio] Requeridas:
Necesarias]
Observaciones:
[Observaciones Adicionales]

tabla 10 Plantilla Proceso De Cambios

2.4. Formato de cambios aprobados.

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Aprobación de Cambio
Fecha de [Fecha de
Fecha de Solicitud: [Fecha] Aprobación Post- Revisión Post-
implementación: implementación]
Consecutivo ID de [Estado del
[ID de Solicitud] Estado del Cambio:
Solicitud: Cambio]
Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)]
Responsable del [Nombre del
Proyecto: [Nombre del Proyecto]
Proyecto: responsable]
Responsable de la [Nombre del Prioridad del [Alta / Media /
Solicitud: responsable] Cambio: Baja]
Descripción del
[Descripción Detallada del Cambio]
Cambio:
[Objetivos
Justificación del Objetivos del
[Razón para el Cambio] Esperados del
Cambio: Cambio:
Cambio]
Beneficios Recursos [Recursos
[Beneficios Anticipados]
Esperados: Necesarios: Requeridos]
Evaluación de [Evaluación del Impacto [Riesgos
Riesgos Asociados:
Impacto: del Cambio] Identificados]
Prioridad del Presupuesto [Estimación de
[Alta / Media / Baja]
Cambio: Estimado: Costo]
Fecha de [Pendiente /
[Fecha Propuesta de Estado de la
Implementación Aprobado /
Implementación] Solicitud:
Propuesta: Rechazado]
[Listado de
Plan de [Plan de Comunicación Aprobaciones
Aprobaciones
Comunicación: del Cambio] Requeridas:
Necesarias]
[Evaluación del
Evaluación de
Riesgos Asociados: [Riesgos Identificados] Impacto del
Impacto:
Cambio]
Observaciones:
[Observaciones Adicionales]

tabla 11 Plantilla De Cambios Aprobados

2.5. Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con énfasis en
alcance, cronograma, costos y calidad).
Evaluar el impacto de los cambios solicitados de manera rigurosa y detallada es esencial para
tomar decisiones informadas que minimicen los riesgos y mantengan el proyecto en curso
para lograr el éxito.
 17

Identificar y documentar el cambio: Registrar detalladamente la solicitud de cambio,

incluyendo la descripción precisa del cambio y los motivos detrás de la solicitud.
Constituir un equipo de evaluación de cambios: Reunir el equipo de expertos y las partes
interesadas relevantes para evaluar el impacto del cambio en el proyecto. Este equipo debe
incluir representantes de áreas como la gestión del proyecto, el equipo técnico y la gestión de
costos.
Análisis del impacto en el alcance: Evaluar si el cambio propuesto afectará al alcance del
proyecto. Esto implica determinar si el cambio agrega nuevas funcionalidades, elimina o
modifica las existentes. Para esto se propone:

 Identificar los entregables afectados por el cambio.

 Determinar si el cambio está alineado con los objetivos y requisitos originales del
proyecto.
 Cuantificar cualquier extensión del alcance y los nuevos entregables requeridos.
 Asegurar que el cambio no comprometa la coherencia del proyecto con sus objetivos
y con las expectativas del cliente.

Análisis del impacto en el cronograma: Evaluar si el cambio afectará al cronograma del

proyecto. Esto implica determinar si el cambio provocará retrasos, acelerará el proyecto o si
tendrá otros efectos en el cronograma. Para esto se propone:

 Estimar la cantidad de tiempo adicional o reducción que se requerirá para

implementar el cambio.
 Ajustar el cronograma existente para reflejar el impacto previsto.
 Considerar la secuencia de tareas y las dependencias existentes en el proyecto.

Análisis del impacto en los costos: Evaluar si el cambio afectará al presupuesto del
proyecto. Esto implica determinar si el cambio generará costos adicionales o reducirá costos
existentes. Para esto se propone:

 Estimar los costos adicionales, si los hay, asociados con la implementación del
cambio.
 Ajustar el presupuesto para reflejar los cambios en los costos estimados.
 Considerar los recursos humanos, materiales y otros recursos necesarios para llevar a
cabo el cambio.

Análisis del impacto en la calidad: Evaluar si el cambio afectará a la calidad del producto
final. Esto implica determinar si el cambio puede comprometer la calidad y la satisfacción del
cliente. Para esto se propone:

 Evaluar si el cambio afecta los estándares de calidad establecidos previamente.

 Identificar los riesgos de calidad asociados con el cambio y las medidas necesarias
para mitigarlos.
 Considerar la satisfacción del cliente y si el cambio se alinea con sus expectativas.
Resumen de impacto y recomendación: El equipo de evaluación de cambios debe resumir
sus hallazgos en un informe que destaque el impacto en el alcance, el cronograma, los costos
y la calidad. Además, debe recomendar si el cambio debe ser aprobado, rechazado o
pospuesto.
 18

Presentación al comité de revisión de cambios: El informe de impacto se presenta al

comité de revisión de cambios para su revisión y decisión.
Documentación y seguimiento: Documentar la decisión tomada por el comité de revisión de
cambios y asegúrate de que la documentación del proyecto se actualice en consecuencia.
Luego, realiza un seguimiento para garantizar que el cambio se implemente de acuerdo con
las decisiones tomadas.

4 Plan De Gestión Del Alcance

4.1 Enunciado Del Alcance Johana
4.2 Entregables Johana
4.3 Criterios De Aceptación De Los Entregables Johana
4.4 Exclusiones Del Proyecto Fernando
Estas exclusiones se basan en los supuestos y restricciones establecidos para el proyecto y
delimitan claramente lo que no está contemplado dentro del alcance definido.
 No se incluye en el alcance del proyecto la realización de obras civiles o la
modificación de la infraestructura física de las sedes de COLSANITAS EPS.
 Adición de Cableado: El proyecto no contempla la instalación de cableado adicional
en la red IP de las sedes, basándose en la infraestructura existente.
 Suministro de Equipos de Comunicación: La adquisición de los equipos necesarios
para la implementación de la red de telefonía IP no está dentro del alcance del
proyecto y será responsabilidad de COLSANITAS EPS.
 Provisión de Energía Eléctrica y Espacio para Equipos: Aunque se parte del supuesto
de que COLSANITAS EPS cuenta con las condiciones eléctricas y espacio en los
racks, cualquier problema o requerimiento adicional no estará cubierto por este
proyecto.
 Gestión de Contratos con Proveedores: La construcción y revisión de los contratos
con los proveedores para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega será
responsabilidad del área de asesoría legal de COLSANITAS EPS.
 Gestión de Permisos de Acceso: Obtener los permisos de acceso a las diferentes sedes
para el personal involucrado en el proyecto no es responsabilidad del equipo de
proyecto, sino de los gerentes de las sedes correspondientes.
 Modificaciones en Caso de Condiciones Extremas: En caso de condiciones extremas
que puedan afectar la seguridad industrial, la etapa de implementación del proyecto se
detendrá hasta que se garanticen condiciones seguras.
 Ampliación de Plazo Más Allá del Margen Establecido: El proyecto tiene un límite de
duración de 3 meses con un margen del 5%. Cualquier extensión más allá de este
límite no estará incluida en el alcance y requerirá una evaluación y aprobación
adicional.

4.5 Restricciones Fernando

 El proyecto no puede superar la duración establecida de 3 meses con margen del 5%.
 Obtener oportunamente los permisos de los gerentes de las diferentes sedes para el
ingreso del personal.
 19

 Se presentará un informe quincenal sobre los avances del proyecto, el cual está sujeto
a revisión y aprobación del Patrocinador y del gerente de COLSANITAS EPS.
 La etapa de implementación del proyecto no permitirá realización de trabajos en
condiciones extremas, teniendo en cuenta los lineamientos de seguridad industrial.

4.6 Supuestos Fernando

 La empresa COLSANITAS EPS en sus sedes cuenta con espacio en los racks de
comunicación para la instalación de equipos.
 La empresa COLSANITAS EPS cuanta con las condiciones eléctricas y físicas aptas
para la instalación de los equipos nuevos.
 La empresa COLSANITAS EPS proporcionará los canales de datos existentes con las
condiciones de ancho de banda y sesiones requeridas para la implementación de los
servicios de VOIP.
 No se adicionará cableado en la nueva red IP en las sedes por la infraestructura actual.
 El área de asesoría legal ayudará en la construcción de los contratos con los
proveedores para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega.
 Se cumplirán las normas de seguridad industrial.

4.7 WBS Del Proyecto (Utilizando la Técnica de descomposición donde se evidencia con
claridad los paquetes de trabajo) Johan
4.8 Diccionario de la WBS
4.9 Proceso Para Validar Y Controlar El Alcance
 20

BIBLIOGRAFÍA

Institute, P. M. (2013). Gu A de los Fundamentos para la Direcci n de Proyectos (GU A del

PMBOK ) Quinta edici n. Project Management Institute.