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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Cuando hablamos de la organización de eventos sin importar del tipo que sean y en el que se presuman
siempre la participación de un público. Un buen evento es aquel en el que no deja nada a la imprevisión,
es aquel que se nota y luce por planificación y deja entrever que ha sido cuidadosamente planeado y
estructurado para evitar la presencia de errores en su desarrollo, previo, durante y posterior.

En la actualidad cuando las organizaciones o las empresas requieren de la organización de un evento por
lo general buscan a personas capacitadas o contratan una persona o empresas que sea expertas en el
tema para ofrecer lo mejor.

Se podría pensar que organizar eventos, foros, reuniones sociales y empresariales es muy fácil, pero lo
cierto es que este trabajo es un desafío que, debido a sus grandes avances, requiere capacitación y
formación académica, se debe formar personas especializadas en la planeación, programación,
realización, negociación, funcionamiento y evaluación de eventos en diferentes temáticas, contextos y
servicios. Las personas dedicadas a la realización de estas actividades cuentan con habilidades
relacionadas con la administración de recursos para una mejora en la productividad, atención de los
usuarios, márgenes de costo y utilidad, ejecución de presupuestos, contactos comerciales y la
organización de eventos de acuerdo con el portafolio planificado, igualmente debe manejar habilidades
de comunicación e interrelación con las personas para poder comunicarse y orientar cada una de las
etapas del desarrollo del proceso.

Sin embargo, los alcances de un evento, siempre repercutirán en la imagen de la organización frente a
los públicos, repercutirá en el objetivo que se pretendía conseguir con el evento entre muchos otros
factores.

DOS DEFINICIONES DE EVENTO

Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de

Para Antón Shone y Brian Parry, que definen los eventos como “Aquellos fenómenos que surgen de
ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos
establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar,
entretener o generar experiencias en un grupo de personas.”

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SEGÚN LA NATURALEZA DEL EVENTO

Nacionales: Son eventos generados por instituciones y organismos con carácter puramente nacional y
que pueden tener o no invitados extranjeros.

Internacionales: Aquellos que sean originados por alguna institución internacional ya sea de carácter
regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país.

Nacionales con participación internacional: en este caso se trata de congresos generalmente de carácter
permite promover una importante participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el auspicio
de algunos organismos internacionales o de personalidades que contribuyan la promoción de la
participación internacional.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

Organizadores: Es el grupo de personas que se encargan de planear, dirigir y organizar el evento.

Conferencistas: Son los encargados de expresar y dar el conocimiento a los participantes del evento,
en pocas palabras son la parte técnica y académica del evento.

Asistentes e invitados: Son los receptores del evento ya que por ellos fue elaborado el evento.

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

1. EVENTOS SOCIALES:

Un evento social es un suceso importante y programado, cuyo principal objetivo es que la gente invitada
se relacione entre sí. Los eventos sociales son parte de la vida de la mayoría de la gente, congrega a
familias, empresas y amigos en celebraciones como bodas, cumpleaños, nombramientos, despedidas,
grados, primeras comuniones, bautizos entre otros.

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2. EVENTOS DEPORTIVOS Y CULTURALES: Los eventos deportivos son aquellos en los cuales se realiza
actividad física, en las diversas disciplinas deportivas, pueden ser amistosos o de competencia. Entre los
eventos deportivos están los Juegos Olímpicos, Los Suramericanos y La copa mundial de Fútbol. Los
eventos culturales más comunes son los actos culturales, las conmemoraciones, las exposiciones, los
espectáculos artísticos y las ferias.

3. EVENTOS INSTITUCIONALES O DE TRABAJO: Son aquellos que pueden organizar las instituciones
(universidades, empresas o corporativas), los cuales en función de su organización y su estructura
pueden tener diversos nombres:

a. Encuentro: Reunión formal de especialistas en la cual uno o más expositores abordan temas
inherentes a su área, con el fin de conocer e intercambiar trabajos y exposiciones realizados en sus
respectivos campos disciplinarios.

b. Congreso: Reunión, generalmente periódica, de varias personas para deliberar y tratar sobre alguna
materia o algún asunto previamente establecido.
c. Simposio: Entendemos por simposio es un tipo de reunión social en la cual diversos individuos se
juntan a debatir, charlar e intercambiar ideas sobre un temario previamente establecido. Hoy en día, el
concepto se relaciona casi exclusivamente con charlas de tipo académico en las cuales uno o varios
especialistas exponen y desarrollan teorías sobre diferentes temas para un público previamente
organizado e inscripto.

d. Feria: instalación donde se exponen los productos de un solo ramo industrial o comercial, como libros,
muebles, juguetes, etc., para su promoción y venta.

e. Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, etc.) cuyos contenidos obedecen a una
temática central que se realiza también en forma periódica.

f. Conferencia: Exposición oral en público, que consiste en disertar durante cierto tiempo sobre un tema
específico con un objetivo y forma definida, previamente preparado, con el propósito de ilustrar
suficientemente a un determinado auditorio.

g. Seminario: El seminario es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta
desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. Por lo general, se establece que un
seminario debe tener una duración mínima de dos horas y contar con, al menos, cincuenta participantes.

h. Foro: Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés general, cuya finalidad es:
permitir la libre expresión de ideas, fomentar el interés hacia el tema, estimular la reflexión y la crítica,
desarrollar el compañerismo, llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.

i. Convenciones: Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes donde
se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman decisiones y se establecen estrategias
frente al fenómeno objeto del evento.

j. Panel: Es una discusión informal, realizada por un grupo de especialistas o “expertos”, para analizar los
diferentes aspectos de un tema, aclarar controversias o tratar de resolver problemas de su interés.

k. Mesa redonda: Es la reunión de varias personas, tres o seis por lo general, para exponer sobre un
tema predeterminado y preparado, bajo la dirección de un moderador.

L. Coloquio: Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar opiniones y experiencias
sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la solución de los mismos.

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m. Rueda de prensa: Una rueda de prensa es un conjunto de acciones destinadas a comunicar noticias
sobre nuestra entidad. Debemos fijar la información que debemos transmitir, con claridad y exactitud,
para evitar de este modo ambigüedades en lo que queremos expresar y falsos rumores. A menudo se
suelen utilizar personajes famosos como apoyo, puesto que de esta manera se consigue atraer de una
manera más rápida y eficaz a los medios de comunicación, a la vez que también se puede conseguir
reducir gastos y economizar el coste de la misma.

n: Coloquial o popular: Son eventos masivos; como fiestas, festividades, conciertos, verbenas de barrio,
entre otros.

Ñ. Desayuno de trabajo: Los ejecutivos acostumbran comenzar muchas reuniones de trabajo con un
desayuno. De esta manera se logra un mejor clima entre los asistentes, ya sean representantes de
distintas áreas, sucursales y/o invitados.

Es fundamental que los alimentos a servir no sean ni muy elaborados ni tengan que prepararse en la
mesa, dado que de lo contrario se creará un clima adverso al deseado. Los alimentos con los que
contaremos serán unos panecillos y/o budines, croissants, medias lunas y para beber café, leche y agua
mineral.

En el sitio se dispondrá en el ángulo superior derecho la taza con su plato y cuchara seguida de la copa
de agua; a la izquierda del mismo se dispondrá la servilleta. Los panecillos se distribuirán a lo largo del
centro de la mesa, lo cual permitirá que cada persona se sirva y mantener el ritmo de la reunión.

o. Almuerzo de trabajo: Cuántas reuniones de negocios continúan o terminan en torno a una mesa,
muchas, casi podríamos afirmar que la mayoría de ellas. Un almuerzo es uno de los puntos de reunión
más habituales en los que se habla de negocios, se ultiman detalles; también pueden ser un punto de
partida. En torno a la mesa puede surgir una idea interesante que puede ser el punto de partida de un
buen negocio.

ACTIVIDAD 1

Realice una lectura previa de este documento y en su cuaderno o portafolio desarrolle la presente
actividad:
1) ¿Qué es un evento, tomando como referencia alguna definición de los autores mencionados?
2) ¿Cuáles son los agentes que intervienen en un evento?
3) ¿Cómo se clasifican según la naturaleza del evento?
4) ¿Cómo se clasifican los eventos?
5) Realice un mapa conceptual en la organización de eventos.

¡Éxitos!

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