INSTRUCTIVO PARA EL

INGEVIAS S.A.S. MANEJO DE COMPRAS EN

Ingeniería y Vías S.A.S.
ALMACEN
Elaborado por: Aprobado por: Fecha: Documento No.

Paola Andrea Ramirez Adriana Rivera Palacio 05/10/2018

PCP-IN-02
Versión 3
Coordinador de Compras Gerente Administrativa

1 OBJETIVO

Dar a conocer los pasos a tener en cuenta en el manejo del almacén en obra para un control
adecuado de los requisitos internos de la organización.

2 ALCANCE

Este instructivo aplica a todos los almacenes de la organización.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de SGI
PCP-CR-01 Caracterización proceso de Compras

4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

No Aplica

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

• Almacenista: Quien dará cumplimiento al presente procedimiento, y será el

responsable del manejo del almacén y registro oportuno y confiable de las transacciones
realizadas.
• Director de Obra y/o Ingeniero Residente: Quien será el responsable de administrar
eficazmente todos los recursos asignados al proyecto y de hacer actividades de
seguimiento y control al manejo de los materiales. Así como verificar el cabal
cumplimiento de las obligaciones del almacenista.
• Administrador: será el responsable de hacer el inventario físico al almacén, según lo
requiera la organización, en aquellas obras que no se tenga un administrador el
responsable de esta función será el ingeniero Residente.
• Coordinador de compras: realizara auditorias aleatorias a los almacenes para verificar
el cumplimiento del proceso y definir el adecuado procedimiento de almacén.

6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO

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6.2 CONDICIONES GENERALES:

6.2.1 Pedidos:

• El director de obra informará al almacenista mediante el formato PCP-FO-07

ORDEN DE PEDIDO (formato diligenciado y firmado)., De acuerdo a la programación
de obra, la necesidad de materiales para los siguientes 15 días para materiales de fácil
consecución y para materiales especiales se deberá de tener en cuenta los tiempos de
entrega del proveedor.

• La orden de pedido se debe de entregar al almacenista con la debida anticipación

teniendo en cuenta que los pedidos deben ser tramitados los días lunes y jueves.
• El almacenista debe verificar el stock y decidir si hace el pedido o no
• El almacenista ingresa el pedido al sistema Arqos así:
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Menú Compras:

• Pedido en obra

- Elegir insumo de acuerdo a lo solicitado, en caso de que este no exista se debe hacer
la solicitud de creación al director de compras (se debe solicitar con el nombre real, no
tener en cuenta marcas), no usar insumos con nombres similares.

• Una vez el pedido este en el sistema al ingeniero Director de Obra le llega un correo
para que él apruebe, modifique cantidades o anule según su criterio:

La ruta para la autorización es:

- ✔ autorizar
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6.2.2 Órdenes de compra:

• Las realiza el director de compras una vez el pedido este aprobado por el director de
obra de acuerdo al procedimiento del área.

6.2.3 Recepción de materiales: (se debe hacer diariamente)

• Verificar con remisión y/o memorando cantidades relacionadas contra lo que se está
recibiendo realmente, en caso de que se llegue a presentar entregas parciales dejar por
escrito en el mismo documento la nota con lo pendiente ya que este será soporte a la
factura.
• Verificar que las características de los materiales y los suministros correspondan al
pedido realizado, en caso de que todo esté conforme, se firma la copia del proveedor o
persona que está realizando la entrega en obra (memorando si es traslado entre obras).
• El ingreso de los materiales al sistema arqos se hace solo por las cantidades realmente
recibidas y se realiza con el documento de recibido (no esperar hasta que la factura
llegue), los pasos son:

- Buscar al proveedor
- ✔ Se aprueban las cantidades, en caso de ser entrega parcial se debe modificar
por la cantidad real.

6.2.4 Recepción de facturas:

• Las facturas deben ser radicadas en la oficina principal, estas serán escaneadas y
guardadas en el software establecido donde podrán ser consultadas por todas las partes
interesadas.
• La recepción, revisión y registro de facturas en el sistema será responsabilidad del
director de compras, las facturas que se generen en la zona las ingresa el almacenista,
luego las entrega al administrador quien debe enviar las originales a la oficina principal
en el menor tiempo posible.
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• Las facturas no deben tener fecha anterior a la generación de la orden de compra, esta
se debe hacer antes de la entrega del material, la única excepción para esto es para los
concretos y material de playa que se facture en toneladas, este procedimiento aplica
tanto para los pedidos realizados al director de compras como para los insumos que se
compran en la zona
• Todas las facturas deben traer anexo la copia de la orden de compra y la remisión
firmada por la persona que recibió en obra
• Los pasos para ingreso de facturas de materiales son:

- Ingresar número de factura, fecha, ✔ facturada, se puede modificar solo cantidad

y precio si es menor al de la orden de compra, verificar el iva que coincida con el
facturado, y se ingresa el valor total (el sistema no toma en cuenta la retención en
la fuente, por lo tanto, el valor total será la suma del iva y el subtotal)

• La fecha límite de recepción de facturas es el día 25 de cada mes, cualquier excepción

debe ser aprobada por el director de compras.
• En caso de que una factura no cumpla por plazo, cantidad o no sea aprobada, se debe
devolver inmediatamente al proveedor, para ellos se debe enviar un correo al director
de compras con el motivo de la devolución para hacer el proceso en el sistema Arqos
según el siguiente procedimiento
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6.2.5 Salidas de almacén - materiales:

• Sólo se deben hacer salidas de almacén con el formato PCP-FO-012 SALIDAS DE

ALMACEN, éste debe llegar completamente diligenciado y firmado por la persona que
tiene a cargo el consecutivo (previamente el administrador que es el encargado de
asignar dichos consecutivos informara al almacén con el fin de controlar que otras
personas no realicen las salidas con el talonario que no corresponde).
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• El almacenista NO podrá entregar materiales si la salida de almacén no indica a que

destino o actividad se va a cargar dicho insumo
NOTA: cuando no se tenga código asignado se deja pendiente la salida máximo 3 días
para que el director solicite la creación al coordinador de costos, para ellos debe enviar
el nombre de la actividad y la unidad en que se va a medir.
• Los talonarios serán asignados en el sistema con el mismo número que aparece en el
físico:

• Las personas autorizadas para hacer salidas son:

- Encargados de obra
- Ingenieros residentes
- Responsables SISO persona a quien se le cargara los elementos devolutivos - como
extintores, balizas, señales, canecas de manejo de residuos, etc. que no se cargan
a una actividad específica.
- Administradores: serán los responsables de los electrodomésticos y otros elementos
utilizados para dotación de campamento
- Contratistas: para préstamo de herramienta menor y equipos, entrega de EPP,
dotación y equipo como arnés, eslingas y otros para trabajo en alturas
NOTA: los equipos de tecnología como computadores, cámaras, impresoras,
radios, alcoholímetros, detector de gases, deben ser asignados directamente a la
persona que hará uso de ellos y será el responsable en caso de daño o perdida.

• Las salidas para contratistas:

Se usa únicamente para los materiales, epp, y/o herramienta que se le descuente al
subcontratista, este talonario se asigna en el sistema directamente a ellos quienes deben
diligenciar y firmar la salida para el respectivo descuento en corte de mano de obra. (Tener
en cuenta que si la herramienta o equipos de altura solo se les presta, se crea al contratista
como empleado y sale como herramienta en préstamo caso de que no la devuelvan o la
devuelvan en mal estado se les debe cobrar), es decir las herramientas y demás devolutivos
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que sólo sean para préstamo se hacen en un consecutivo diferente al asignado para los
descuentos.

• Salidas Mantenimiento de equipos y vehículos

Los mantenimientos preventivos y correctivos que se realizan a los equipos serán siempre
coordinados con el área de maquinaria de la empresa. Los insumos requeridos para ello se
manejaran así:

1. Se hace el requerimiento (pedido) a maquinaria

2. Maquinaria hace llegar directamente al almacén general de obra los insumos
solicitados con el respectivo memorando y relación a que equipo, maquina o
vehículo corresponde, el responsable de registrar en el sistema la recepción es el
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ALMACENISTA únicamente. Estos insumos NUNCA pueden almacenarse en algún

sitio diferente al almacén principal en obra.
3. El insumo sale del almacén como herramienta en préstamo a la persona
previamente asignada por maquinara (se le asigna un talonario a dicha persona),
esto aplica para insumos como: filtros, kit de mantenimiento, llantas, mangueras y
aquellos insumos que sean para cambio o reposición, no aplica para consumibles
cómo aceites, grasas, etc.
Tener en cuenta que no se le hace entrega directa al operador/conductor que lo
solicita y sólo se le da de baja una vez se devuelva al almacenista los cambios del
insumo y le notifiquen el horómetro o km en el que se hicieron los cambios.
4. Cada mes el ALMACENISTA reporta a Maquinaria mediante correo electrónico a
Gustavo y a Ivonne la relación de los mantenimientos realizados y los insumos
entregados que no han sido legalizados según la instrucción acá impartida.

• Salida de combustible sin descuento en cortes para ARQOS

Maquinaria hará corte para cobro a las obras correspondiente a los vehículos de apoyo que
se les suministra combustible con el fin de hacer el cruce de salida contra descuento de
combustible, esto aplica para Carro taller, camabaja, Camión, etc.

Para los demás vehículos de apoyo en obra tales como: carro de los residentes, directores,
motos de encargados, ambientales, etc., el administrador deberá enviar después del cierre
de mes un cuadro en Excel relacionando dichos suministros al igual que los equipos
menores como concretadora, vibradores, plantas, etc. que no se les haga corte.

El cuadro en Excel deberá ser enviado a Paola Ramirez en los primeros 5 días calendario
del mes siguiente al corte, las salidas deben estar completamente diligenciadas y firmadas
tanto por la persona que entrega como por quien recibe. La información que debe contener
la plantilla es: # de salida, fecha, placa, descripción (ACPM o gasolina), galones, precio
unitario y precio total.

6.2.6 Salidas de herramienta (herramienta, equipo y demás devolutivos)

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6.2.7 Reintegros al almacén

• Cuando sea necesario hacer un reintegro al almacén de materiales que no se

consumieron, se debe reportara la departamento de compras con la siguiente
información:

- Empleado: a nombre de quien está el talonario con el que se hizo la salida

- Producto que se está devolviendo al almacén
- La unidad en la que salió
- A qué actividad se había cargado inicialmente
- Cantidad devuelta
Esto quedaría nuevamente en saldo en el inventario

6.2.8 Devolución de herramienta

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En empleado se digita el nombre del empleado que tiene cargados los elementos
que se van a devolver.

6.2.9 Bajas de materiales

Deben ser reportadas a compras mediante memorando explicando en porque se da la baja
(firmado por el director de obra) y adjuntar registro fotográfico.

El procedimiento para vender la chatarra y desechos plásticos generados por las obras es:

1. Ubicar un sitio donde se almacene hasta la disposición final

2. el residente ambiental debe informar al administrador en el momento en que se
requiera evacuar estos residuos, para lo cual el ambiental gestionar ante la entidad
que lo recibirá
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3. será el administrador quien recibirá el dinero de la venta y certificado de la cantidad

de material recibido (dicho certificado debe quedar en el archivo ambiental)
4. El administrador informará a gerencia la cantidad de dinero recibido para seguir las
instrucciones del uso que se le dará al mismo.

6.2.10 Los traslados entre obras

Se hacen directamente desde compras en forma de venta.

A la obra llega un mensaje de traslado:

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Para hacer la recepción del traslado:

Se verifica que las cantidades coincidan con lo recibido, el # de traslado es el mismo del
memorando con el que se realizó el despacho, en caso de tener inconsistencias, se debe
informar para hacer la modificación antes de que ingrese al inventario, en documento N° se
puede ingresar con el mismo del memorando para que la trazabilidad sea más fácil.
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6.2.11 Control de inventario:

• El informe de inventario se hará para los días 3 y 18 de cada mes en el formato

INFORMES DE INVENTARIO, tener en cuenta que los cortes o cierres para estos
informes se hacen al día 15 y 30 o 31 para los meses que aplique.
- Archivo
- Reportes
- Inventario
- Saldo a cualquier fecha
- Abrir (Control+A)
- Se copia en el formato de inventario los insumos, cantidades, y precios que
aparecen en el sistema, se compara con lo físico y el administrador lo envía al
coordinador de compras.

• Semanalmente el administrador debe verificar que la cantidad física de los materiales

críticos coincida con la cantidad del sistema, y será responsable por la información
presentada por el almacenista (revisión física) al reporte de cierre de mes.
• Antes de realizar la verificación del inventario debe asegurarse que las entradas y
salidas estén al día.
• El inventario físico debe coincidir con el inventario que arroje Arqos y en caso de
presentarse diferencias estas deben estar sustentadas en las observaciones del
formato de inventario
• Al finalizar las obras, la devolución de materiales al almacén central se debe realizar
con un memorando donde se relacionen los insumos tal y como se encuentran
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registrados en el programa con el fin de que el departamento de compras pueda realizar

los traslados correspondientes.
• Las bajas de almacén se hacen desde el departamento de compras, para ello es
necesario dejar evidencia fotográfica y memorando justificando el motivo por el cual se
está dando la baja.
• Las compras de materiales y herramientas por caja menor solo se pueden hacer con
previa autorización del coordinador de compras, una vez el material llegue a obra se
debe informar para su ingreso al inventario, sin esto la caja menor no será cancelada.
• El almacenista debe tener presente las fechas de vencimientos para los materiales que
aplique entre ellos se tienen: los aditivos, el cemento, los filtros, etc.
• la ruta para consultar saldos de inventario es:

Ctrl + A
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6.3 COMPRAS POR CAJA MENOR

Cuando se realizan compras de insumos devolutivos, deben ser reportado al departamento

de compra para que sea ingresado al inventario de la obra, si son materiales consumibles
se da el destino (actividad) directamente desde el módulo de caja menor.
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6.4 COMPRAS MENORES A CREDITO

Estas compras aplican solo para las obras que están por fuera (fuera del área metropolitana
del Valle del Aburra), son proveedores de la zona cercanas a las obras que nos brindan un
crédito, este módulo sólo está permitido hasta compras mensuales de $ 1.500.000 y nos
evita el proceso de montar pedido, orden de compra, recepción de materiales y por último
factura.

Se registra así:

Se debe ingresar la información a medida que se hagan retiros de materiales y/o

herramientas, se debe tener una cotización previa con los precios a los que se va a facturar
(deben estar especificado si son con IVA incluido o más IVA para que coincida).

En la parte superior se ingresa lo que es devolutivo, esto ingresa al inventario y la salida se

hace a quien corresponda por el módulo de HERRAMIENTA.
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En la parte inferior se ingresa todo lo que es consumible, para ello es necesario saber la
actividad en la que se va a consumir.

Ejemplo:
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Cuando llega la factura se registra por el módulo de facturas – recepción de facturas.

6.5 MANEJO DE ANTICIPOS

Se tienen 3 modalidades de anticipo:

ANTICIPO POR COMPRA DE MATERIALES: se hace pedido y orden de compra, pero el

material no se ingresa al sistema hasta que no lo tengamos en obra ya que esto afecta el
inventario, lo ideal es que se haga con cuenta de cobro o factura proforma, en caso de que
se tenga que hacer con factura, se debe dejar copia en la obra para sacar el sticker cuando
ya se tenga el material.
ANTICIPO SERVICIO: se debe hacer una orden de servicio y se ingresa la factura después
de que el servicio sido prestado
ANTICIPO MANO DE OBRA: se hace mediante contrato de mano de obra.
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6.6 CONTRATOS DE COMPRAS Y SERVICIOS EN OBRA

Se establece cómo Política de Ingevias S.A.S lo siguiente: En el caso de presentarse una

propuesta para algún tipo de servicio y/o suministro de materiales de una persona que tenga
relación directa con alguno de los empleados o que sea empleado de la compañía, sólo se
podrá contratar para obras diferentes a la que labore dicho empleado y con previa
autorización de gerencia.

7. MEDICIÓN Y CONTROL

Mediante Inspecciones Preventivas por parte de los coordinadores del SGI o Residentes
Ambientales, registradas en el formato PAS-FO-07 y Auditorias a los procesos. Además del
control de consumos e indicadores.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA N DE
VERSIÓN A RAZÓN DEL CAMBIO
Día Mes Año
CAMBIAR

FIN DEL DOCUMENTO