Business Process Design Document (BPDD)

Escenario: Datos Maestros

SAP S/4HANA, on premise edition 1809

Marzo 2020

Cuentas por Pagar

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

CUENTAS POR PAGAR

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Tipo Proyecto
Nombre del Proyecto

Proyecto S/4 HANA UTE Greenfield S4/HANA

Nombre del Cliente

UTE

Gerente de Proyecto UTE TI Gerente de Proyecto UTE Gerente del Proyecto SAP
Negocio
Ana María Covian Wilson Lozada Claudia De Bonis

IDENTIFICACIÓN DE PROYECTO

CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Descripción

1 03/0/2020 BPPD Cuentas por Pagar – Datos Maestros - UTE
 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Ana María Covián / Wilson Lozano Fecha

UTE Gerente proyecto

Monica Bellagamba Fecha

UTE – Gerente de TI

Claudia De Bonis Fecha

SAP Gerente de proyecto

Claudia Neira Fecha

Consultor – Modulo AP

Javier Miñarro Fecha

SAP – Líder Funcional

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 3 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

TABLA DE CONTENIDO

1 DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO DE NEGOCIO ........................................................... 5

2 DIAGRAMA DEL PROCESO DE NEGOCIO – FLUJO....................................................................5

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ......................................................................................................6

4 PASO A PASO DEL PROCESO ......................................................................................................8

5 GAP´s identificados ........................................................................................................................8

6 CONSIDERACIONES APP´S FIORI ..............................................................................................10

7 CONSIDERACIONES DE ESTRUCTURAS ...................................................................................10

8 CONSIDERACIONES DE DATOS .................................................................................................11

9 CONSIDERACIONES DE CONFIGURACIÓN ...............................................................................12

10 CONSIDERACIONES DE ROLES Y PERFILES ....................................................................13

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 4 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

1 DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO DE NEGOCIO

La gestión de Cuentas por Pagar trata de la contabilización de movimientos de acreedores (en S4HANA -
Interlocutor Comercial con Rol de proveedor) en Cuentas por Pagar. En este módulo, los datos se clasifican
por Interlocutor Comercial (acreedor) y se ponen a disposición de otras áreas, como el sistema de compras.
Al contabilizar datos en Cuentas por Pagar, el sistema crea un documento y transfiere los datos introducidos
al libro mayor. A continuación, las cuentas de mayor y de acreedor se actualizan en función de las actividades
de pago del Interlocutor (Acreedor) (deuda, anticipo y abonos). Todas las transacciones comerciales se
contabilizan y gestionan mediante cuentas, y para ello se crean registros maestros de acreedor que a partir
de S4, se llamaran Interlocutor Comercial (rol proveedor).

1.1 Datos Maestros

Los Datos maestros de proveedores en S4HANA corresponden a los Interlocutores Comerciales, con el rol
de Proveedor y/o Acreedor. Previa creación como interlocutor comercial general.

2 DIAGRAMA DEL PROCESO DE NEGOCIO – FLUJO

Los Procesos de Negoción S4/Hana relacionados con Cuentas por Pagar planteados en las sesiones de
trabajo (Talleres A y B) son:

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 5 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

3.1 Datos Maestros

3.1.1 Complete Datos Maestros Interlocutor Comercial.

La Creación y Administración de los Datos Maestros del Interlocutor Comercial (proveedor) se realiza de forma
centralizada (Interlocutor Comercial) y se comparten en toda la empresa.
El Interlocutor Comercial es una persona natural o jurídica que tiene una relación contractual “comercial” con
otra persona natural o jurídica.

El interlocutor comercial puede tener varios roles o funciones de acuerdo con el proceso de negocio que se
encuentra inmerso, también puede contener alguna de las siguientes Categorías, para determinar los datos
están disponibles para ser registrados:

- Persona Natural
- Organización (Persona Jurídica)
- Grupo (Persona Jurídica)

En un contexto de negocio, el Deudor (Interlocutor Comercial) puede contener diferentes Roles - Funciones,
que identifica los datos propios a su función, de esta forma evitar la duplicidad de datos comunes.
© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 6 de 14
 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

Los Interlocutores Comerciales ( desde el punto de vista de proveedores ) van a tener los Roles de:
- Bussiness Partner General – 000000
- Proveedor FI – FLVU00 / 01

3.1.1.1 Crear Interlocutor Comercial – Datos Maestros (APP 3163)

La creación del interlocutor comercial es a través del botón crear, en donde usted elige persona,
organización o grupo.

Si es persona u organización aparece en el cuadro de diálogo, y esto le permite agregar rápidamente los
campos básicos. Si desea agregar más detalles, haga clic en Aceptar y vaya a la página de detalles.

Ingrese los valores en los campos relevantes para Datos Básicos, direcciones entre otros.

Luego grabe entradas.

3.1.1.2 Modificar o editar Interlocutor Comercial – Datos Maestros (APP 3163)

 Abrir un registro de interlocutor comercial de la lista de clientes. También se puede abrir del
campo de búsqueda en el interlocutor comercial
 Vaya a opción editar. Esto abrirá el interlocutor comercial en modo modificable en donde se
cambian los valores requeridos.
 Grabar los cambios.

3.1.1.3 Copiar Datos Maestros Interlocutor Comercial

Usted puede usar esta opción para crear un nuevo Datos maestro de interlocutor comercial con datos
similares a uno existente.

 Elija un interlocutor comercial desde Página de Informe de lista.

 Ingrese en copia, por defecto el sistema selecciona toda la data a copiar. El nuevo Interlocutor
comercial desplegara toda la data del interlocutor que usted ha seleccionada previamente, con
excepción del número.
 Edite los valores requeridos por usted.

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 7 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

 Grabar entradas.

4 PASO A PASO DEL PROCESO

Descripción Código APP o Descripción de TRX GAP RICEF

Estándar
del paso Transacción ID (Si aplica)

Creación
Interlocutor 3163 Gestión Datos Maestros Interlocutor Comercial Sí SI
Comercial
Edición
Interlocutor 3163 Gestión Datos Maestros Interlocutor Comercial Sí SI
Comercial
Copiar
Interlocutor 3163 Gestión Datos Maestros Interlocutor Comercial Sí SI
Comercial

5 GAP´S IDENTIFICADOS

Se identificaron los siguientes gaps, durante los talleres a y b, para el proceso de Datos Maestros.

Descripción detallada del

ID Descripción del GAP corta Aplica Solución propuesta Tipo de WRICEF
GAP

Por regulación legal se

requiere validar los datos
maestros de interlocutor
comercial, esto en dos
etapas a la creación y
AP_017 Interface Rupe - S4 (IC) modificación del Interlocutor I=INTERFACE
Comercial - Rupe es
externo a UTE.
ZFI_PROV_RUPE
(Actualización Cada 10
minutos)

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 8 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

Corresponde a la validación
AP_018 Interface DGI - S4 (IC) de certificados Programa: I=INTERFACE
ZFIBC008 y ZFIBCDGI
Interface BPS - S4 (IC) Se llama al servicio y se
obtiene los datos con los
cuales dicha se arma el
AP_019 archivo con los mismos I=INTERFACE
criterios que el de DGI y
luego se carga en SAP los
vencimientos
Indicador retención especifico En UY, existe un indicador
UY de retenciones que requiere E=AMPLIACION
AP_035
calculo especial y no esta
soportado por estándar.
Grupos de proveedores deben Se requiere crear los grupos D=Delta
AP_040
ser creados utilizados por UTE. (Configuración)
Indicadores de cuenta de mayor Se requiere crear los grupos D=Delta
AP_041
especial deben ser creados utilizados por UTE. (Configuración)
Vías de pago deben ser Se requiere crear en base a D=Delta
AP_042
configuradas requerimientos UTE. (Configuración)
Proveedor alternativo, de
acuerdo con el
requerimiento de UTE, la
solución actual standard de
S4 no permite cubrir
AP_046 Pagador Alternativo requerimiento. (actualmente E=AMPLIACION
existe una tabla que puede
ingresar a n proveedores
alternativos, pero UTE
requiere que esta
asignación se automática)
Activar funcionalidad de Configurar retención
D=Delta
AP_244 retención ampliada al ingreso ampliada (Al ingreso de la
(Configuración)
factura factura)
D=Delta
AP_245 Regiones de Uruguay Configurar regiones
(Configuración)
Configurar grupos de
D=Delta
AP_246 Grupos de tesorería tesorería (Compartido con
(Configuración)
modulo CM)
Configurar Persona de D=Delta
AP_247 Persona de Contacto
contacto (Configuración)

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 9 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

DM = Formulario cuenta en
Formulario que modifica cuenta dólares empleados -
AP_251 E=AMPLIACION)
en dolares empleados (modifica hoy acreedor -
BP)
Controle de actualización
por factura, ejecución diaria
Actualizar Banco Colaborador
AP238 - E=AMPLIACION
(ejecución automática diaria)
ZFI_PAGO_ACT_BANCO_
COLABORADOR

6 CONSIDERACIONES APP´S FIORI

Se utilizarán las siguientes apps.

Nombre App Rol Descripción de la App Tipo

SAP_BR_BUPA_MASTER_SPECIALI Gestión de Datos Maestros de interlocutor

3163 Transaccional
ST Comercial

Durante la presentación del taller se utilizó para generar datos maestros la transacción BP, pero como se
indicó en los talleres la disponibilización de APP, es algo en evolución y por eso incorporamos la APP 3163
en lugar de la transacción BP.

7 CONSIDERACIONES DE ESTRUCTURAS

7.1 Detalle de la estructura organizativa

Los objetos de unidad organizativa utilizados por el Módulo de Cuentas por Cobrar corresponden a las
siguientes:

 Sociedad CO
 Sociedad FI – UTE
 Estructura de Centros de Beneficio

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 10 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

8 CONSIDERACIONES DE DATOS

8.1 Gestión de Datos Maestros

Se debe tener en cuenta que se debe homologar la estructura antigua de proveedor a Interlocutor Comercial.

 Especificar los rangos a usar. En esta evaluación se debe considerar que el partir de cero en la
numeración puede impactar en las interfaces que seguirán operando. (En el taller se acordó usar
numeración externa)

 Por otra parte, se debe realizar un mapeo de los campos actualmente usados en el ERP con los de S4.

 Es importante destacar que las nuevas asociaciones que permite la funcionalidad de Interlocutor
comercial pueden ser muy útiles para dar cumplimiento a normas IFRS.

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 11 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

9 CONSIDERACIONES DE CONFIGURACIÓN

Se detallan a continuación los deltas de configuración detectados en etapa de Explore, necesarios para
cumplir con todos los pasos detallados en este documento.

Descripción breve
ID Delta ID Proceso Descripción detallada del Delta Tipo Complejidad
del Delta
Se requiere crear los grupos utilizados por
UTE.

Ejecutar Parametrizaciones en:

D=Delta
Grupos de proveedores SPRO / IMG / Componentes
AP_040 (Configuración
deben ser creados Multiplicaciones  Interlocutor comercial
)
Central  Parametrizaciones Básicas 
Rangos de Números y Agrupaciones
Definir agrupaciones y asignar rangos de
números
Se requiere crear los grupos utilizados por
UTE.

Indicadores de cuenta Ejecutar Parametrizaciones en: D=Delta

AP_041 de mayor especial (Configuración
deben ser creados SPRO / IMG / Gestión Financiera  )
Contabilidad Deudores Acreedores 
Operaciones Contables  Anticipos
recibidos
Se requiere crear en base a requerimientos
UTE.

Ejecutar Parametrizaciones en:

D=Delta
Vías de pago deben
AP_042 (Configuración
ser configuradas SPRO / IMG / Gestión Financiera 
)
Contabilidad Deudores Acreedores 
Operaciones Contables  Salida de Pagos
automáticas  Instalar Vías de pagos por
país

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 12 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

Configurar retención ampliada (Al ingreso de

la factura)

Ejecutar Parametrizaciones en:

D=Delta
Retención Ampliada
AP_244 (Configuración
SPRO / IMG / Gestión Financiera 
)
Parametrizaciones Básicas  Retención de
impuestos  Retención de Impuesto
Ampliada

Configurar regiones de la republica del

Uruguay

D=Delta
Ejecutar Parametrizaciones en:
AP245 Regiones (Configuración
SPRO / IMG / Sap Netweaver 
)
Parametrizaciones Generales  Configurar
países  Insertar región.

Configurar grupos de tesorería (Compartido

con modulo CM)

D=Delta
Ejecutar Parametrizaciones en:
AP_246 Grupos de tesorería (Configuración
SPRO / IMG / Supply Chain Management 
)
Sap Cash and liquidity Managment 
Gestión de efectivo  niveles y grupos de
planificación Definir Grupo de tesorería.
Configurar Persona de contacto

D=Delta
Persona de Ejecutar Parametrizaciones en:
AP_247 (Configuración
Contacto SPRO / IMG / Componentes
)
Multiplicaciones  Interlocutor comercial
Central  Parametrizaciones Básicas 

10 CONSIDERACIONES DE ROLES Y PERFILES

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 13 de 14

 IMPLEMENTACION SAP S/4 HANA

BUSINESS PROCESS DESIGN DOCUMENT – BPDD

Autorizaciones

Rol en el Proceso Descripción Rol Usuario (Best Practice)

Datos Maestros IC - Datos Maestros IC - Especialista

SAP_BR_BUPA_MASTER_SPECIALIST
Especialista

© 2020 Proyecto: Implementación SAP S/4HANA Página 14 de 14