TEMARIO DE AYUDANTE DE BIBLIOTECA DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO | bibliopos.

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Temario de Ayudante de Biblioteca de

la Administración General del Estado

Este temario ha sido elaborado por un opositor, para presentarse al proceso

selectivo de Ayudante de Bibliotecas de la Administración General del Estado en la
convocatoria de 2021.

Incluye todos los temas, de legislación y específicos de bibliotecas, del programa

correspondiente a la convocatoria de la Administración General del Estado para
cubrir plazas de Ayudante de Bibliotecas en el Ministerios de Cultura y Deporte,
Ministerio de Defensa, Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y
Cooperación y Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria
Democrática. «BOE» núm. 149, de 23 de junio de 2021.

Temario completo disponible en:

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Temario de Ayudante de Biblioteca de la Administración General del Estado, cedido por su

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A13 El control de autoridades

Concepto, objetivos, normativa, tendencias internacionales,
principales proyectos.

Concepto y objetivos

Un catálogo, como conjunto de descripciones de documentos, no tiene sentido si no va

acompañado de unos puntos de acceso que permitan organizar y agrupar esta información para que,
posteriormente, sea localizada y recuperada por los usuarios. De ahí la gran importancia que la
calidad de estos puntos de acceso tiene en la recuperación de la información. Cuando se establece la
forma del punto de acceso, de entre todas las variantes posibles, que se va a utilizar para todos los
asientos del catálogo, a esta forma acordada se le denomina autoridad. Para que un punto de acceso
de cualquier tipo cumpla eficazmente su función, es preciso que sea sometido a lo que se denomina
gestión o control de autoridades.
El control de autoridades es el proceso de unificar, mediante la utilización de una forma
normalizada, única e inequívoca, los puntos de acceso de los catálogos y mostrar además las
relaciones entre los distintos puntos de acceso. Es decir, supone la normalización de los nombres de
personas, entidades, títulos uniformes o materias, que pueden constituir el punto de acceso principal
o los secundarios de un catálogo. Su finalidad es facilitar la identificación y la recuperación de los
documentos almacenados, evitando las confusiones a que se pueden prestar los homónimos,
sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser denominado una persona, entidad, obra,
tema o concepto.
Según el Manual de autoridades de la Biblioteca Nacional de España (2010, edición
actualizada en noviembre de 2014), los objetivos del control de autoridades son:
 Dar consistencia e integridad a la base de datos.
 Conseguir mejorar la precisión en la recuperación de la información.
 Ayudar en el trabajo de referencia de todo tipo de biblioteca.
 Facilitar el intercambio de información bibliográfica, y con ello aligerar los costes de la
catalogación.

Según la Declaración de principios internacionales de catalogación (2016) de la IFLA

(International Federation of Library Associations and Institutions), se deben proporcionar puntos de
acceso controlados a las formas autorizadas y variantes de los nombres de entidades tales como
personas, familias, entidades corporativas, obras, expresiones, manifestaciones, ejemplares (item) y
materias (themas). El nombre preferido como punto de acceso autorizado para una entidad deberá
estar basado en el nombre que identifique a la entidad de una manera consistente, ya sea porque se
encuentre más frecuentemente en las manifestaciones, o porque sea un nombre muy aceptado,
apropiado para los usuarios del catálogo (por ejemplo “nombre convencional”), tal como aparece en
las fuentes de referencia.
El proceso de normalización se realiza mediante una serie de operaciones que permiten
elaborar un asiento o registro de autoridad. El conjunto de los registros o asientos de autoridad se
denomina fichero de autoridades que resulta ser una lista de nombres (personas, entidades,
congresos, familias y lugares geográficos), de títulos uniformes (individuales o colectivos) o de
materias (palabras clave o descriptores). Para que sea efectivo, es necesario su mantenimiento, es
decir, el fichero debe ser permanentemente revisado y validado, tanto en relación a las autoridades
(mediante el control de altas, modificaciones y bajas) como a las referencias cruzadas entre ellas
(pueden ser de equivalencia, jerárquicas y asociativas). Las tareas principales consisten en:
 Unificar puntos de acceso idénticos que están expresados de distintas formas (variantes del
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nombre y sinonimia).
 Diferenciar puntos de acceso diferentes que están expresados de igual forma (para casos de
homonimia y polisemia).
 Establecer relaciones entre la forma admitida de un punto de acceso y sus formas no
admitidas (referencias de reenvío). Se emplea el término “véase”, que cancela.
 Establecer relaciones asociativas y jerárquicas entre distintos puntos de acceso autorizados
(referencias de relación). Se emplea el término “véase además”, que relaciona.

Normativa y tendencias internacionales

A finales del siglo XIX, Charles A. Cutter prescribió la elección de un único encabezamiento
como punto de acceso en los catálogos, con remisiones desde las formas variantes o relacionadas
por medio de un sistema de referencias. Más adelante, la Conferencia Internacional sobre principios
de catalogación (París, 1961) puso de manifiesto la necesidad de unificar los encabezamientos de
los asientos bibliográficos. La unificación se basaba en estos momentos en la asunción de los
nombres de las entidades como puntos de acceso, la posibilidad de que el título de una publicación
pudiera constituir el punto de acceso, y el respeto a la ortografía original en los nombres propios.
Cuando se publica en 1974 la primera versión de la norma ISBD(M), International standard
bibliographic description for monographic publications, se detecta la necesidad de normalizar
también los puntos de acceso. Ha sido la aparición de los catálogos en línea lo que ha puesto de
manifiesto la necesidad del control de autoridades y la creación de ficheros de autoridades
igualmente en línea. En efecto, conseguida la normalización total de la descripción bibliográfica por
medio de las ISBD´s, así como la posibilidad de su procesamiento informático a través del formato
MARC, el intercambio internacional de registros bibliográficos y, por tanto, el acceso universal a la
información no tiene más escollo que la diversidad de puntos de acceso.
En la normalización de los puntos de acceso, es necesario tener en consideración una serie
de instrumentos normativos elaborados por la IFLA. Esta institución inició sus trabajos en este
sentido en 1978 con la creación de un grupo de trabajo sobre autoridades que tenía dos objetivos
establecidos: definir los elementos constitutivos de un registro de autoridad y preparar un formato
para el intercambio de datos. Los resultados de este grupo de trabajo se plasmaron, en 1984, en la
presentación de las Guidelines for authority and reference entries (GARE, Directrices para los
asientos de autoridad y referencia). En la segunda edición de 2001 (traducida al español en 2004),
revisada por el Grupo de Trabajo de la IFLA para la Revisión de las GARE, pasaron a denominarse
Guidelines for authority records and reference (GARR, Directrices para registros de autoridad y
referencias). Las GARR tienen dos objetivos principales: definir los elementos necesarios para las
entradas de autoridad y establecer la estructura de las entradas. Las GARR establecen tres tipos
distintos de entradas: de autoridad (encabezamiento admitido, estructurada en una serie de áreas y
elementos), de referencia (se emplean para dirigir al usuario al encabezamiento uniforme o
autorizado establecido por el centro catalogador) y explicativas (no dirige al usuario a un
encabezamiento uniforme específico, sino a un grupo o clase de encabezamientos, sin pretender
proporcionar una lista exhaustiva de los encabezamientos a consultar). Estas directrices se refieren a
encabezamientos relativos a nombres de personas o entidades y a títulos uniformes y, por tanto, no
contemplan las materias. Son el instrumento para lograr el principio básico de unicidad y se han
diseñado para facilitar el intercambio internacional y el uso de información sobre encabezamientos
autorizados y referencias. Las GARR son directrices de la IFLA, no normas; por tanto, lo que
pretenden es proporcionar el marco general para la creación de las entradas de autoridad, pero no
prescriben la forma concreta de los encabezamientos ni la puntuación interna, cuestiones que
confían a las reglas de catalogación de cada país, controladas por las agencias bibliográficas
nacionales que colaboran en el Programa Control Bibliográfico Universal (CBU, en inglés
Universal Bibliographic Control, UBC). Según los principios del Programa UBC, elaborado
conjuntamente por la IFLA y la UNESCO, cada agencia bibliográfica nacional debe establecer la
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forma de autoridad de los nombre de sus autores nacionales, y para los autores extranjeros debe
reutilizar las formas de autoridad establecidas por las agencias de los países de donde ellos
proceden. Estos principios no son fáciles de llevar a cabo, entre otras razones, porque todas las
agencias no generan un fichero de autoridades, y, además, por las dificultades que tiene cualquier
agencia para tener acceso a los ficheros de autoridades de otras agencias.
De forma paralela, la “Sección de Clasificación e Indización” de la IFLA formó en 1988
otro grupo de trabajo sobre directrices para ficheros de autoridad de materia, con la finalidad de
elaborar unas normas para autoridades de materia y referencias, similares a las GARR. Las
Guidelines for subject authority and reference entries (GSARE) se aprobaron y publicaron en
1993. Se refieren sólo a la estructura del registro (semejante a las GARR).
Para pasar la información de autoridad a forma legible por ordenador, los elementos
incluidos en los distintos registros deben representarse en un formato de autoridades MARC: el
Formato MARC 21 para registros de autoridades (1999, actualización nº 32 de junio de 2021). Se
trata del formato para el proceso de automatización para estos registros, que sigue las GARR.

FRAD
En 1998, cuando se publicaron los FRBR (Functional Requirements for Bibliographic
Records), se reconoció la necesidad de extender el modelo en el futuro para cubrir los datos de
autoridad. En abril de 1999, la División de Control Bibliográfico y el Programa de Control
Bibliográfico Universal y MARC Internacional (UBCIM) de la IFLA establecieron el Grupo de
Trabajo sobre Requerimientos Funcionales y Numeración de Registros de Autoridad, conocido
como FRANAR (Functional requirements and numbering of authority records). Se fijaron como
propósitos: definir los requisitos funcionales de los registros de autoridad, estudiar la viabilidad de
crear un número internacional estándar de datos de autoridad y servir como enlace de la IFLA para
trabajar con otros grupos o instituciones interesados en el tema de archivos de autoridad.
En 2009 aparecen los FRAD (Functional requirements of authority data, Requerimientos
funcionales para datos de autoridad), modelo conceptual basado en FRBR que provee
características o elementos de identificación específicos para describir personas y entidades
corporativas. El modelo se centra en los datos, independientemente de la forma en que puedan ser
empaquetados (por ejemplo, en registros de autoridad). El objetivo principal es:
 Proporcionar un marco de referencia, claramente definido y estructurado, para relacionar los
datos que recogen los creadores de registros de autoridad con las necesidades de los usuarios
de esos datos (requisitos funcionales de datos de autoridad necesario como base del control
de autoridades).
 Ayudar en la valoración de las posibilidades del intercambio internacional y utilización de
datos de autoridad, tanto en el sector bibliotecario como en otros sectores.

El modelo parte de las diez entidades definidas en el modelo FRBR (persona, entidad
corporativa, obra, expresión, manifestación, ejemplar, concepto, objeto, acontecimiento y lugar) y
les añade una entidad adicional, la familia, que es necesaria en el ámbito de los archivos y también
como materia. En el universo bibliográfico, las entidades son conocidas como nombres (por los que
se conocen las entidades) y/o identificadores (asignados a las entidades), que se utilizan como base
para la construcción de puntos de acceso controlados. En el modelo E/R (entidad/relación), existen
tres elementos: las partes en que compone (entidades) tienen unas características (atributos), que
están conectadas entre sí (relaciones).
Al igual que los FRBR, los FRAD analizan cuáles son las tareas del usuario de los datos de
autoridad, qué es lo que el usuario puede querer hacer con esos datos. Se definen cuatro tareas:
 Encontrar una entidad o conjunto de entidades correspondientes con los criterios
establecidos para la búsqueda.
 Identificar una entidad (en otras palabras, confirmar que la entidad representada se
corresponde con la entidad buscada, o distinguir entre dos o más entidades con
características similares) o validar la forma de un nombre a ser usada como punto de acceso
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controlado.
 Contextualizar: poner en contexto, clarificar relaciones entre entidades, o clarificar la
relación entre una persona, entidad corporativa, etc. y un nombre por el que esa persona, etc.
es conocida (por ejemplo, nombre religioso vs. nombre secular).
 Justificar: Documentar el motivo por el que el creador de los datos de autoridad ha elegido
el nombre o forma del nombre en que se basa un punto de acceso controlado.

FRSAD
Aunque el Grupo de Trabajo de FRANAR ha incluido algunos aspectos de los datos de
materia en su modelo, no han asumido el análisis completo de las entidades y relaciones pertinentes
para las autoridades de materia. Como resultado, se formó en 2005el Grupo de Trabajo de la IFLA
sobre los Requisitos funcionales para registros de autoridad de materia (FRSAR, Functional
requirements for subject authority records) para abordar cuestiones sobre los datos de autoridad de
materia e investigar la utilización directa e indirecta de tales datos por un amplio rango de usuarios.
En 2009 FRSAR también dio a conocer su primer borrador del informe de los Requisitos
funcionales para datos de autoridad de materia (FRSAD, Functional requirements for subject
authority data) para su revisión mundial. Su informe final apareció en 2010. Entre los objetivos
principales están:
 Construir un modelo conceptual de las entidades del Grupo 3 del modelo FRBR que
relacione el aboutness de las obras (la relación entre una obra y su materia)
 Proporcionar un marco de referencia estructurado claramente definido para relacionar los
datos que son grabados en los registros de autoridad de materia con las necesidades de los
usuarios de estos datos.
 Ayudar en la evaluación del potencial de utilización y el intercambio internacional de datos
de autoridad de materia.

El Grupo de Trabajo FRSAR introdujo las siguientes entidades: thema (cualquier entidad
utilizada como materia de una obra) y nomen (cualquier signo o secuencia de signos (caracteres
alfanuméricos, símbolos, sonidos, etc.) mediante los cuales se conoce, se refiere o se aborda un
thema). En este sentido, tanto las relaciones “tiene como materia / es materia de” y “tiene
denominación / es la denominación de” son relaciones varios-a-varios. Por lo tanto, cualquier obra
puede tener más de un thema y cualquier thema puede ser la materia de más de una obra.
Las tareas del usuario son:
 Encontrar una o más materias y/o sus denominaciones, que corresponde(n) a los criterios
establecidos por el usuario, utilizando atributos y relaciones.
 Identificar una materia y/o su denominación basado en sus atributos o relaciones (es decir,
distinguir entre dos o más materias o denominaciones con características similares y
confirmar que la materia o denominación apropiada ha sido encontrada).
 Seleccionar una materia y/o su denominación adecuada a las necesidades de los usuarios.
 Explorar las relaciones entre las materias y/o sus denominaciones.

LRM
Como los tres modelos de la familia FR (FRBR, FRAD, FRSAD) diferían de manera
significativa en sus alcances y puntos de vista, era esencial adoptar una perspectiva coherente con la
conceptualización que subyace al modelo. El Library Reference Model (LRM, Modelo de
referencia bibliotecaria de la IFLA), elaborado por el Grupo de Revisión de FRBR de IFLA,
publicado en su versión definitiva en diciembre de 2017 y traducido al español en abril de 2019, es
el documento que revisa, consolida y sustituye los tres modelos anteriores que describían la
estructura de los datos bibliográficos, de autoridad y de materia. Para LRM, son ocho las entidades
que son subclases directas de la super-entidad res: obra, expresión, manifestación, ejemplar, agente
(puede ser persona o agente colectivo), nomen, lugar, período de tiempo. Los nomens de personas,
agentes colectivos (como familias y entidades corporativas) o lugares se han conocido
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tradicionalmente como nombres; los nomens de obras, expresiones y manifestaciones, como títulos;
mientras que los nomens de res utilizados en un contexto de materias pueden ser términos,
descriptores, encabezamientos de materia y notación de clasificación.

Principales proyectos

VIAF
VIAF (siglas en inglés de Virtual international authorities file, Fichero de autoridades
virtual internacional) es un proyecto conjunto de varias bibliotecas nacionales, implementado y
alojado por OCLC (Online Computer Library Center), para explorar la posibilidad de combinar
virtualmente sus registros de autoridad para formar una sola base de datos de autoridades, y ponerla
a libre disposición en la Red. El proyecto fue presentado en la 72ª Conferencia de IFLA en Seúl en
2006. La Biblioteca Nacional de España firmó el acuerdo definitivo para unirse al proyecto VIAF
en 2009. El objetivo del proyecto es disminuir el coste de la catalogación individual e incrementar
la utilidad de los ficheros de autoridad de las bibliotecas mediante la comparación y la
correspondencia entre los ficheros de autoridades de las bibliotecas nacionales, y poner esa
información disponible en Internet. Se persigue que los usuarios busquen en una base de datos única
utilizando su lengua de preferencia. Se trata de respetar las tradiciones catalográficas nacionales a la
hora de establecer el nombre de una persona o una entidad corporativa, y hacer equivalentes las
formas preferidas o autorizadas en cada comunidad. Utilizando un algoritmo de comparación de
registros, el sistema identifica y enlaza los registros de autoridad que corresponden al mismo autor,
y los presenta en un único registro (cluster), que suma los registros individuales de todas las
bibliotecas. El cluster no establece un encabezamiento admitido y los demás alternativos, como en
los registros habituales, sino que equipara al mismo nivel todos los encabezamientos aceptados de
las bibliotecas individuales, y suma los alternativos.

ISNI
La norma ISO 27729:2012 especifica la norma internacional de identificación de nombres
(ISNI) para la identificación de las identidades públicas. El ISNI (International standard name
identifier) es el número estándar global certificado de ISO para identificar autores personales y
corporativos que intervienen en la creación y distribución de obras intelectuales de cualquier tipo.
La misión de ISNI International Agency (ISNI-IA) es asignar al nombre público de un investigador,
inventor, escritor, artista, productor, etc. (su “identidad pública”) un número único y persistente para
resolver problemas de ambigüedad de nombres en la búsqueda, así como difundir cada ISNI
asignado en los repertorios de todo el mundo para que cada obra publicada pueda ser atribuida
inequívocamente a su creador sea donde sea descrita la obra. El ISNI no está diseñado para
proporcionar un acceso directo a información completa acerca de una identidad pública, pero puede
proporcionar enlaces a otros sistemas donde se desarrolle dicha información. Tras la firma en 2018
de un convenio con la Agencia Internacional ISNI (ISNI-IA), la Biblioteca Nacional de España se
ha convertido en Agencia de Registro y puede asignar identificadores ISNI.

ORCID
ORCID (en inglés, Open researcher and contributor ID; en español, Identificador abierto de
investigador y colaborador) es un identificador único y permanente de 16 dígitos (expresado como
una URL), abierto, no propietario, que identifica de manera única a científicos y académicos, para
evitar errores en los nombres de los autores, en el momento de identificar su producción científica y
poder distinguir claramente sus publicaciones, ayudando al mismo tiempo a su divulgación.

Septiembre 2021