Manual de excel 2016

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Contenido
Introducción .................................................................................................................................................. 4
Fórmulas ....................................................................................................................................................... 4
Referencias absolutas, relativas y mixtas. ................................................................................................ 5
Fórmulas Matriciales................................................................................................................................. 6
Referencias Mixtas .................................................................................................................................... 7
Aplicación de Funciones................................................................................................................................ 8
Categorías de las Funciones ...................................................................................................................... 9
Estadísticas.......................................................................................................................................... 11
Lógicas................................................................................................................................................. 14
Base de Datos...................................................................................................................................... 17
Funciones de Texto ............................................................................................................................. 18
Funciones de Fecha............................................................................................................................. 21
Funciones de Búsqueda ...................................................................................................................... 21
Funciones Financieras ......................................................................................................................... 23

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Introducción
Excel es una herramienta muy poderosa no solo por los formatos, o por la visualización de datos en
forma grafica, o por los diferentes informes que se pueden realizar con su variedad de herramientas de
análisis, sino que otra fortaleza se encuentra en polifacética aplicación de fórmulas y funciones que
hacen que el usuario tenga un sin limite de aplicaciones para su diario laboral.

Fórmulas
Una de las principales virtudes de Excel es la realización de fórmulas para automatizar procedimientos
manuales, como la aplicación
de impuestos, la diferencia
de ganancias con pérdidas, el
incremento de un servicio
público, entre muchísimas
necesidades que requiera el
usuario. Para ello veremos
ejemplos de fórmulas
enfocadas a casos
específicos.
Realicemos el siguiente
formato en una hoja de
trabajo.
Tenemos un cuadro de
ventas del año 2011, con tres
socios que tienen unas
ganancias específicas de
acuerdo a un previo acuerdo.
Se podría realizar este procedimiento de maneras
diferentes:
La primera solución sería hacer la fórmula en la
celda C5, que sería algo así:
=B5*C4 es decir, las ventas de Enero por la
ganancia de Hugo, pero al arrastrar la fórmula sale
un posible error.
Excel multiplica por todos los meses, pero no
interpreta que el porcentaje de Hugo es fijo para
todos los meses.

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Entonces debo especificar que la celda C4, donde se encuentra el porcentaje de Hugo, permanezca fija
durante el arrastre o copia de la fórmula. A este proceso se le llama referencias, que a su vez se dividen
en referencias absolutas, relativas y mixtas.
Lo anterior no es otra cosa que el comportamiento de las celdas a la hora de involucrarlas en una
fórmula o función.

Referencias absolutas, relativas y mixtas.

Sigamos con nuestro ejemplo. Tendremos que indicarle a la fórmula que el 60% que corresponde al
socio Hugo es constante para todos lo meses. La idea es generar una sola fórmula que al copiar calcule
el valor para cada mes y no tengamos que realizar una fórmula diferente para cada celda o incurrir en la
generación de un error.
Nos ubicamos en la celda C5, pulsamos la tecla F2 o
doble clic sobre la celda para poder editar o
corregir el procedimiento; luego ubicamos el cursor
en la parte de la fórmula donde se encuentra la
expresión C4 (que hace referencia al porcentaje de
ese socio) y pulsamos la tecla F4. Notaremos que
Excel le agrega unos signos de pesos a esa referencia,
tanto en la letra de la columna como en el número
de la fila). Eso indica a la fórmula que esa celda
debe permanecer fija durante todo el proceso.
Para completar nuestro ejercicio, repetimos este
procedimiento para los porcentajes de los otros socios.
Y esta sería la apariencia de la hoja con
sus respectivos resultados.
Las fórmulas que aplicó Excel deben ser
semejantes a estas:

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De esta manera se redujo la aplicación de fórmulas y sólo se hizo tres para el desarrollo de esta tabla de
ganancias; pero se puede realizar de otra manera.

Fórmulas Matriciales
Cuando nos encontrábamos en la época de colegio nos hablaron de vectores, matrices, cálculos entre
matrices sumas, restas, producto entre otras posibles acciones. Pues en Excel se puede realizar
operación entre filas y columnas, no solo celda a celda como se ha hecho hasta ahora, sino
multiplicando una columna o fila por un valor específico.
Para seguir con este ejemplo hagamos una copia
de esta hoja y la llamamos “Ganancias”. Borramos
todos los cálculos efectuados y sólo dejamos los
valores de ganancias y de porcentajes por socios.
Nos ubicamos en la celda C5 y seleccionamos el
rango de celdas donde irían todos los resultados;
esto es de vital importancia en la aplicación de
este proceso.
Ahora realizamos la fórmula. Empezamos con el
signo igual “=”, seleccionamos todas las ventas de
2011, es decir, desde la celda B5 hasta la celda
B16. Luego lo multiplicamos (*) y seleccionamos el
rango de celdas desde C4 hasta E4. La fórmula
tendrá la siguiente apariencia:
=B5:B16 * C4:E4 y presionamos simultáneamente
las teclas Control Shift y Enter.
Con la acción anterior le estamos indicando a
Excel que multiplique todo lo que se encuentra
en la columna Ventas 2011 desde Enero hasta
Diciembre por cada uno de los porcentajes de
cada socio.

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Ahora visualicemos la respuesta. Si compara con la otra hoja observará los mismos resultados; la barra
de fórmulas tendrá el siguiente aspecto, haciendo
alusión a una fórmula matricial encerrada dentro
de corchetes.
El usuario tiene una variedad de opciones en la
aplicación de fórmulas; con esto puede encontrar
la que más se ajuste a sus requerimientos por tiempo
de ejecución, facilidad, utilidad o practicidad.

Referencias Mixtas
Vamos a realizar el siguiente cuadro en Excel:

Realizamos la siguiente fórmula: en la celda B2 fijamos la columna A y la fila 1 (no la celda); eso se logra
por medio de la tecla F4, hasta lograr que el signo pesos cambie de posición y se ubique donde lo
necesitamos. Y la copiamos para toda la matriz.

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Aplicación de Funciones
Las funciones en Excel tienen un papel determinante en el momento de solucionar conflictos o realizar
procedimientos; para ello se estableció una pestaña especial llamada Fórmulas.

Existen otras alternativas para realizarlas:

➢ La combinación Shift F3
➢ El botón de Asistente para funciones
➢ En el botón Autosuma, la opción Más
funciones
➢ Escribiendo la función que necesite
aplicar

Se ubica el cursor donde deseamos aplicar la

función, colocamos el signo “=” y seguido
empezamos a digitar la función. Este
procedimiento es bueno cuando el usuario ya
conoce las funciones y su manera de
desarrollarlas.

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Categorías de las Funciones

Las funciones vienen divididas en categorías para una mejor organización, las cuales se observan cuando
aplicamos el asistente para funciones:
➢ Financieras
➢ Fecha y hora
➢ Matemáticas y trigonométricas
➢ Estadísticas
➢ Búsqueda y referencia
➢ Base de Datos
➢ Texto
➢ Lógica
➢ Información
➢ Ingeniería
➢ Cubo
➢ Compatibilidad
Cada categoría almacena funciones de acuerdo a su utilidad. No quiere decir que si no las conocemos
todas no podemos desenvolvernos en Excel, pues dependiendo del campo laboral o académico en el
que nos desempeñemos, usaremos unas más que otras y por ende habrá algunas que tal vez nunca
necesitaremos.
Cada función, sin importar la categoría o el número de parámetros que contenga, tiene una ayuda técnica,
que va apareciendo según la casilla que se encuentre activa; siempre que realice una función es
recomendable leer para conocer mejor el concepto de los datos que va a usar. Veamos algunos
ejemplos:

Fu nción Potencia

Como el cursor está

ubicado en la casilla
“Número”, en la parte
inferior nos relaciona
un comentario “es el
número base; cualquier
número real”.

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Ahora, como estamos ubicados en la

casilla Potencia, en la parte inferior
nos hace el comentario “es el
exponente al cual desea elevar la
base.”

Fu nción Con tar.Si

La función Contar.Si tiene dos

parámetros; uno llamado Rango,
cuya ayuda es “es el rango del que se
desea contar el número de celdas
que no están en blanco”, es decir, es el
grupo de celdas que deseamos contar.

Criterio es la segunda variable de

esta función y la ayuda refiere a
“es la condición en forma de
número, expresión o texto que
determina que celdas deben
contarse”.

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Estadísticas
A br ir e l A r ch i v o P r á c t ica 1 Ni v e l I nt e r me dio p a ra r eal i zar lo s s i g u ie nt es p r oc e di m ie nt o s.

Para nuestra hoja de cálculo llamada “Colegio”, aplicaremos funciones de tipo estadístico, lógicas y de
base de datos. Si observamos nuestra hoja de trabajo, tenemos una serie de notas que un docente le aplicó
a los estudiantes de dos planteles diferentes, pero hace falta el promedio. Uno de los puntos importantes
en la aplicación de funciones es la ubicación del cursor.

Nos ubicamos en la celda I2, debajo del título “Promedio”, activamos la pestaña Fórmulas, vamos al botón
Autosuma y seleccionamos la función PROMEDIO. El programa seleccionará todas la cifras que se
encuentren a la izquierda de su ubicación, o si lo preferimos, las podemos seleccionar previamente.

Por defecto Excel coloca el signo igual al comienzo de la función, luego el nombre de la función que
estamos aplicando y dentro de los paréntesis las celdas involucradas; en nuestro caso, van desde la
celda D2 hasta la celda H2.
Se confirma la ejecución de la fórmula con Enter y se hace el copiado para las demás celdas. A este copiado
se le conoce como Referencia Relativa, es decir, que la función es igual para todos los datos
pero automáticamente va cambiando las celdas.

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En la celda C40, vamos a escribir el texto “Nota más alta” y en la celda D40 vamos aplicar la función
MAX, que nos indica el valor más alto de un grupo de celdas; y lo arrastramos para todas las notas.

Apliquemos también la función MIN (número más pequeño de un grupo de datos) en la fila siguiente. Esto
puede resultar sencillo porque en el botón de Autosuma encontramos esas funciones listas para
aplicar.
Pero ahora vamos aplicar una función estadística llamada MODA, que nos muestra el dato que más se
repite en un rango determinado. Para ello vamos a ingresar el texto “Nota Repetitiva” en la celda C43 y
luego ubicamos el cursor en la celda D43. Aplicamos el asistente para funciones y en la lista de
categorías buscamos Estadísticas; en las funciones qua aparecen en la parte inferior (las cuales se
encuentran ordenadas alfabéticamente para una mejor localización) señalamos la función MODA.UNO y
damos clic en Aceptar.

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Aparece un cuadro de diálogo que nos permitirá complementar la información de la función.

El usuario debe seleccionar en el cuadro Número1 todas las celdas que desea involucrar para la
aplicación de la función. Para nuestro caso particular, va desde la celda D2 hasta la celda D32, porque el
programa no deduce sobre qué celdas necesitamos para aplicar la función; cuando terminemos de
seleccionar, damos clic en el botón Aceptar.

Y observamos que el valor más repetitivo es el cinco (5) en cada una de las notas que el docente aplicó.

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Lógicas
Dentro de las funciones lógicas, que es una de las categorías más pequeñas pero no por ello menos
importante, nos encontramos una poderosa función llamada SI, que nos permite evaluar una condición
para efectuar o no un proceso. Por ejemplo, necesitamos saber si el estudiante aprobó o reprobó
basándonos en el promedio que obtuvo en clase; como ya tenemos ese promedio, entonces podemos
hacerlo sin ningún problema.

En la celda J2 colocamos un título que diga “Definitiva” y debajo ubicamos el cursor para la aplicación de
la fórmula. Llamamos el asistente para funciones en la categoría Lógicas y seleccionamos la función SI.
Aparece un cuadro de diálogo con tres elementos:
1. Prueba Lógica: aquí se ingresa la condición; en nuestro caso, que el promedio (ubicado en la
celda I2) sea mayor a 3.
2. Valor si Verdadero: aquí se ingresa la acción a realizar si se cumple la condición de la prueba
lógica; en nuestro caso, escribimos la palabra “Aprobó”.
3. Valor si Falso: aquí se ingresa la acción a realizar si se cumple la condición de la prueba lógica;
en nuestro caso, escribimos la palabra “Perdió”.
Después de ingresar la información necesaria para cada elemento de la función SI, damos clic en
Aceptar y arrastramos la fórmula para copiarla en las demás celdas.

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Ahora aplicaremos un SI anidado, que nos indique si el estudiante tiene derecho a “Beca Completa”,
“Media Beca” o no obtuvo ningún beneficio.

Para ello traemos el SI y aplicamos la siguiente condición:

➢ En la prueba Lógica, nuestra condición será que el promedio sea mayor a 4,7.
➢ En el valor SI verdadero, ingresamos el texto “Beca Completa” entre comillas.
➢ En valor SI Falso (este paso es el crucial de ahí depende el éxito de nuestra fórmulación), el
cursor debe estar en esta casilla, luego con el mouse nos dirigimos a la barra de fórmulas y
encontraremos un SI (como muestra la figura en la parte superior); lo pulsamos directamente y
aparece otro cuadro de diálogo para desarrollar la segunda condición. Ingresamos los
parámetros para este ítem: si el promedio es mayor o igual a 4,2 ingresamos el texto “Media
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Beca” y si no, escribimos “Sin Beca”, es decir que si no cumple ninguno de los anteriores no
recibe ningún tipo de incentivo.

Como apoyo del SI condicional están las funciones Y y O. Por ejemplo, en la siguiente base de datos hay
una columna llamada “Subsidio Familiar”, el cual debe cumplir dos condiciones: la primera es tener hijos
y la segunda es la asignacion salarial.

Para calcularlo nos ubicamos en la celda F2, debajo de subsidio Familiar, y activamos la función SI,
(podemos hacerlo con Shift F3 o
buscarla dentro de la pestaña
Fórmulas, en el botón Lógicas).
En la casilla de Prueba Lógica,
escribimos la letra Y; dentro del
paréntesis escribimos la primera
condicion (que la celda E2 sea mayor
o igual a cero, es decir, que tenga
hijos), separamos con el signo punto
y coma (;) la segunda condición (que
la asignación salarial sea menor a 4 salarios mínimos, es decir, 2’300.000) y cerramos paréntesis.

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En la casilla Valor SI Verdadero,

escribimos E2 (hijos) y lo multiplicamos
por 20.000, que hace alusión al subsidio
familiar que se paga por cada hijo. En la
casilla valor SI Falso colocamos “0” y
finalizamos dando clic en el botón
Aceptar para ver el resultado.
Recuerde que al aplicar esta función se
debe cumplir todas las condiciones.

Base de Datos
Las funciones de Base de Datos se aplican sobre criterios. Se puede decir que son las mismas funciones
de tipo estadístico pero con parámetros y/o condiciones que nos permiten hallar resultados específicos
dentro de la tabla de datos.
Por ejemplo, necesitamos saber cuál es el promedio del Colegio
Torquigua y cuál es el del Colegio Las Mercedes. Para ello, nos
ubicamos en una celda en blanco, en nuestro caso la celda C45 e
ingresamos la siguiente Información:

Es una tabla que funcionará

como criterio. En la celda D46
ingresamos las fórmulas;
seleccionamos la categoría
Base de Datos y la función
BDPromedio y aparece este
cuadro de diálogo.
En la casilla Base de datos
seleccionamos toda la base de
datos; asignar nombres a los
rangos facilita el proceso.
En la casilla Nombre de Campo escribimos el título de la columna a la cual queremos aplicar el
resultado, en nuestro caso será “Promedio”.

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En la casilla Criterio seleccionamos la tabla que creamos, es decir, el rango de celdas C45:C46 y finalizamos
dando clic en Aceptar.
Podemos cambiar el colegio por el nombre del otro (Las Mercedes) y obtendremos el promedio de cada
colegio.
Apliquemos otra función de Base de Datos. En una celda en
blanco ingresemos lo siguiente:
En la celda debajo de la
palabra “Estudiantes”
invocamos la función
BDCONTARA, la cual sirve
para contar palabras; la
idea es saber cuántos
estudiantes hay en cada
colegio. Como Nombre de
campo le asignamos a esta
base de datos “Nombre”.
En la parte inferior del
cuadro de diálogo veremos
el resultado de la fórmula.

Funciones de Texto
Para continuar con nuestro ejemplo, requerimos que la base de datos anterior esté en letras
mayúsculas. En Excel no hay un botón o atajo que nos permita realizar ese cambio, pero si hay una función
que nos permite hacer esta transformación.

Para ello nos situamos en una celda en blanco, por ejemplo H2 y activamos las fórmulas, bien sea por
atajo, por botón o por pestaña. Buscamos la opción Texto y la opción MAYUS.

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Aparece el cuadro de diálogo de la función y nos pide como argumento el texto que queremos pasar a
mayúsculas. Finalizamos dando clic en Aceptar. Como es una fórmula, se puede arrastrar para aplicar a
los demás datos.

Ahora tenemos dos series de datos “repetidos”: los originales y los que están en mayúscula; entonces
debemos realizar un procedimiento adicional.

Seleccionamos los datos que salieron como resultado de la fórmula, es decir, todo aquello que está en
mayúscula, damos la orden de copiar y nos ubicamos en la celda A2; vamos a la sección Portapapeles
de la pestaña Inicio y con en las opciones del botón Pegar seleccionamos Pegado Especial  Valores .

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Para finalizar podemos eliminar los datos que se encuentran en la columna H. Este procedimiento se puede
realizar al aplicar las fórmulas de Mayúscula, Minúscula y NomPropio.

Co n ca t e n a r

Es posible que necesitemos unir contenido de varias celdas en una sola. Para ello empleamos la función
Concatenar de la categoría Texto. Nos ubicamos en la hoja “Usuarios”, de la Práctica nivel Intermedio 1.
Observamos que el listado está dividido en dos columnas: la de “Apellidos” y la de “Nombres”, pero se
requiere que esté en una sola columna. Para ello nos ubicamos en una celda en blanco y traemos la función
Concatenar:

En el parámetro “Texto 1” seleccionamos la celda que contiene el apellido (en este caso, la celda A2, que
corresponde al primer registro). Para dejar un espacio entre los apellido y los nombres, ingresamos en
el parámetro “Texto 2” un espacio entre comillas dobles (es decir, quedaría así: “ “). Finalizamos con el
parámetro “Texto 3”, seleccionando la celda que contiene el respectivo nombre (en nuestro caso, la
celda B2). En la parte inferior del cuadro de diálogo tendremos una vista previa de lo que acabamos de
hacer. Para finalizar damos clic en Aceptar.
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Funciones de Fecha
Veamos algunas funciones de fecha con su respectivo procedimiento.

En la celda H2 debajo del título “Año”, vamos a activar la función AÑO, de la categoría Fecha y Hora.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Esta función extrae únicamente el año que se encuentra en un
campo de tipo fecha, en este caso en la celda “Fecha de Nacimiento”. Se comporta de la misma manera
para las funciones MES y DIA.

Las funciones AHORA y HOY sirven para obtener directamente la fecha actual y se pueden aplicar en las
validaciones o para hacer cálculos de edad.

Funciones de Búsqueda
A br ir e l A r ch i v o P r a ct ica 3 Ni v e l I nt e r me dio p a ra r eal i zar lo s s i g u ie nt es p r oc e di m ie nt o s.

En ocasiones podemos llegar a necesitar realizar búsquedas y/o extraer información de diferentes hojas.
Vamos a aplicar un ejemplo con la función BUSCARV (anteriormente se llamaba Consultar V). La “V” indica
la dirección en la cual se va a buscar, en este caso, Vertical.

Generalmente necesitamos una referencia para traer los datos: código, cédula, NIT, etc.; la idea es
seleccionar datos que sean únicos y no se repitan. Veamos cómo funciona.

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Tenemos varias hojas de trabajo en el libro. En una de ellas esta el número de la factura, el monto y el
vendedor; en otra están los datos del vendedor y otra hoja nos sirve de consulta.

Vamos a utilizar el código del

vendedor como dato guía para
consultar el apellido, el nombre
y la zona a la cual pertenece.

Nos ubicamos en la casilla donde

saldrá el apellido del vendedor,
es decir en la celda C6 y activamos
las funciones de búsqueda y
referencia.

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En La casilla Valor buscado seleccionamos la celda D4, porque basándonos en el código encontraremos
la información; en la casilla Matriz seleccionamos la información que tenemos en la hoja de vendedores.

En la casilla Indicador de Columnas, ingresamos el número de la columna correspondiente al apellido

(tenga en cuenta que la columna A corresponde el número 1, la columna B al número 2 y así
sucesivamente) para nuestro caso es “2” y para “Ordenado” ingresamos “0” (este parámetro nos sirve
para encontrar coincidencias exactas o no, en el cual 0 corresponde a FALSO).

De la misma forma lo podemos aplicar para el nombre y la zona.

Funciones Financieras
Son todas aquellas fórmulas que involucran las entidades Bancarias o de tipo comercial. Veamos
algunas de ellas.

Pago

Prestamo Bancario $ 4.000.000

Interes Mensual 2%
No Meses 24
Pago Mensual

Ingresemos esta información en la hoja de cálculo; vamos a calcular cuál sería el pago mensual con estas
variables. En la celda B4, traemos la función Pago de la categoría Financieras y le asignamos los
siguientes valores de parámetros:

➢ En la casilla Tasa, la celda B2, que corresponde al interés mensual.

➢ En la casilla Nper (que significa número de periodos de pago), colocamos la celda B3, que
corresponde a los meses.
➢ En la casilla Va (que significa Valor Actual), ingresamos la celda B1 que corresponde al préstamo;
generalmente se deja en negativo porque el préstamo ya salió de la entidad.

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➢ Vf (es el valor futuro) corresponde al valor con el que el usuario quedará al final de todos los
pagos; debe ser cero para la mayoría de casos.
➢ Tipo es modo de pago; si es pago anticipado se coloca 1, si es pago mes vencido se coloca 0.

Cambiando las variables Nper, Tasa y VA podemos verificar las diferentes posibilidades que tenemos.

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