PLANTILLA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

CARGO DEL
FECHA PORCENTAJE DE
EN RIESGO ESTADO PRIORIDAD NOMBRE DE LA TAREA DESCRIPCIÓN DE LA TAREA RESPONSABLE DE LA PRODUCTO FINAL
LÍMITE EJECUCIÓN
TAREA

FASE DE INICIO

Completo Alto 09/23/2023 Gerencia Administrativa y Comercial Definir los miembros de la junta directiva y gerente del proyecto Representante Legal Acta de Asamblea 100%

Completo Alto 10/25/2023 Análisis de mercadeo Realizar el análisis de mercadeo Área Comercial Análisis de mercadeo 100%
Diseñar estructura jurídica y creación legal ante las entidades
Completo Medio 09/23/2023 Conformación Legal y Jurídica Representante Legal Creación de la empresa 100%
competentes
Realizar la contratación y capacitación del personal involucrado Hojas de vida y contratos del capital
Completo Alto 09/23/2023 Contratación del Capital Humano Área de Recurso Humano 100%
en el proceso humano
Realizar los estados financieros, con proyección de viabilidad a
Completo Alto 09/23/2023 Análisis contable y financiero Área Contable Estados financieros iniciales y proyectados 100%
mediano plazo
FASE DE PLANIFICACIÓN
Analizar las hojas de vida y recomendaciones de los posibles
En progreso Medio 09/27/2023 Selección de Proveedores Área Comercial Hojas de vida de proveedores 100%
proveedores
Diseñar los contratos de prestaciones de servicios con los
En progreso Medio 09/27/2023 Selección de Proveedores Área Comercial Contratos de prestaciones de proveedores 100%
proveedores
En progreso Alto 09/27/2023 Verificación de Calidad Verificar la calidad de los productos de los proveedores Área de Calidad Informes de Calidad de los productos 95%
Área Contable y
En progreso Medio 09/27/2023 Cumplimiento en Pagos Realizar el pago oportuno de los arrendamientos Soportes del Pago oportuno 90%
Administrativa
Informes de Disponibilidad de materia
En progreso Bajo 09/27/2023 Selección de Proveedores Verificar la disponibilidad de materia prima de los proveedores Área Comercial 100%
prima
FASE DE EJECUCIÓN
Área Contable y
En progreso Alto 10/25/2023 Cumplimiento en Pagos Mantener el pago de los salarios y proveedores al día Soportes del Pago oportuno 90%
Administrativa
En progreso Medio 10/25/2023 Análisis de Ahorro de Energía Analizar el consumo de energía semestral Jefe Operativo Informe técnico del consumo de energía 50%

No se ha iniciado Medio 10/25/2023 Campañas de Promoción Diseñar actividades de promoción de los productos Área Comercial Campañas de promoción 100%
Promoción y Prevención de la Salud de Ejecutar las capacitaciones mensuales a los trabajadores Área de Seguridad y Salud
En progreso Bajo 10/25/2023 Listas de asistencia a capacitaciones 100%
los Trabajadores contratados en el Trabajo
Promoción y Prevención de la Salud de Reportar los posibles accidentes de trabajo que tengan lugar en el Área de Seguridad y Salud
En progreso Medio No aplica Reporte de los AT ante las ARL 100%
los Trabajadores proceso en el Trabajo

Desarrollar campañas de concientización sobre el cuidado del

No se ha iniciado Medio 10/25/2023 Campañas de Promoción Área Comercial Campañas de promoción 100%
medio ambiente para clientes y trabajadores

En progreso Bajo 10/25/2023 Fidelización de Clientes Dar trámite a las solicitudes, quejas y peticiones de los clientes Área Comercial Informe de solicitudes resultas 80%

Promoción y Prevención de la Salud de Analizar los riesgos a los que se encuentran expuestos los Área de Seguridad y Salud
En progreso Medio 10/25/2023 Matriz de Analisis de peligros y riesgos 100%
los Trabajadores trabajadores involucrados en el proceso en el Trabajo

FASE DEL AUDITORÍA

En espera Bajo 12/06/2023 Auditoría Interna Verificar el correcto funcionamiento del proceso Gerencia Check-list de verificación 100%

En espera Bajo 12/06/2023 Auditoría Interna Diseñar un plan de auditorías Gerencia Programa de auditorias 100%
Designar un responsable de realizar las auditorias al proceso
En espera Bajo 12/06/2023 Auditoría Interna Gerencia Actas de designación 100%
productivo y administrativo
En espera Bajo 12/06/2023 Informe Gerencial Realizar informe gerencial anual Área administrativa Informe Gerencial 100%
 MATRIZ DE INDICADOR

VARIABLES NECESARIAS PARA

NOMBRE DEL INDICADOR OBJETIVO DEL INDICADOR
CONSTRUIR EL INDICADOR

Gerencia Administrativa y Evaluar la eficiencia de la gestión

Ventas Netas, Gastos Operativos
Comercial administrativa y comercial

Medir la efectividad de las Inversión en Publicidad, Ventas

Análisis de Mercadeo
estrategias de mercadeo Totales

Conformación Legal y Verificar el cumplimiento de Cumplimiento Legal, Número de

Jurídica requisitos legales Litigios

Contratación del Capital Evaluar el proceso de selección y Contrataciones Exitosas, Rotación de

Humano retención del personal Personal

Evaluar la salud financiera de la Razón de Liquidez, Margen de

Análisis contable y financiero
empresa Utilidad Operativa

Evaluar la calidad de los Evaluación de Proveedores,

Selección de Proveedores
proveedores Incumplimientos

Medir la calidad de los productos Índice de Satisfacción del Cliente,

Verificación de Calidad
o servicios Devoluciones

Evaluar la puntualidad en los

Cumplimiento en Pagos Pagos a Tiempo, Pagos Tardíos
pagos a proveedores

Análisis de Ahorro de Medir el ahorro de energía en la Consumo de Energía Anterior,

Energía empresa Consumo de Energía Actual

Evaluar el impacto de las Ventas Generadas por Campañas,

Campañas de Promoción
campañas de promoción Costo de Campañas

Promoción y Prevención de Evaluar la salud y bienestar de los Accidentes Laborales, Programas de

la Salud de los Trabajadores empleados Prevención

Medir la retención y satisfacción Clientes Fidelizados, Clientes

Fidelización de Clientes
de los clientes Perdidos

Evaluar el cumplimiento de Hallazgos de Auditoría, Acciones

Auditoría Interna
normativas internas Correctivas

Evaluar la comunicación y Reportes Entregados a Tiempo,

Informe Gerencial
seguimiento de resultados Información Completa
MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROYECTO

FORMULA MATEMÁTICA DEL UNIDAD DE MEDIDA DEL

META DEL INDICADOR
INDICADOR RESULTADO

Ventas Netas / Gastos Operativos * 100 Porcentaje (%) 85%

(Ventas Totales / Inversión en Publicidad)

Porcentaje (%) 12%
* 100

Cumplimiento Legal - Número de Litigios Número 95

(Contrataciones Exitosas / Total de

Porcentaje (%) 90%
Contrataciones) * 100

(Razón de Liquidez + Margen de Utilidad

Número 1.5
Operativa) / 2

Evaluación de Proveedores -
Número 95%
Incumplimientos

(Índice de Satisfacción del Cliente -

Porcentaje (%) 90%
Devoluciones) / 100

Pagos a Tiempo / (Pagos a Tiempo +

Porcentaje (%) 98%
Pagos Tardíos)

((Consumo de Energía Anterior -

Consumo de Energía Actual) / Consumo Porcentaje (%) 10%
de Energía Anterior) * 100

(Ventas Generadas por Campañas /

Porcentaje (%) 300%
Costo de Campañas) * 100

(Programas de Prevención / Accidentes

Porcentaje (%) 95%
Laborales) * 100

(Clientes Fidelizados / (Clientes

Porcentaje (%) 85%
Fidelizados + Clientes Perdidos)) * 100

Hallazgos de Auditoría - Acciones

Número 100
Correctivas

(Reportes Entregados a Tiempo +

Porcentaje (%) 95%
Información Completa) / 2
CTO

CARGO DEL RESPONSABLE IMPACTO DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR

DE LA MEDICIÓN
ALTO MEDIO BAJO
Aumento de
Gerente General ingresos y
eficiencia.

Incremento en
Gerente de Marketing
ventas y visibilidad.

Evitar problemas
Abogado Corporativo
legales.

Retención de
Director de Recursos Humanos
talento.

Estabilidad
Director Financiero
financiera.

Garantizar calidad
Gerente de Compras
y cumplimiento.

Satisfacción del
Director de Calidad
cliente.

Mantener buenas
Director de Finanzas
relaciones.

Reducción de
Gerente de Operaciones costos y
sostenibilidad.

ncremento
Gerente de Marketing significativo en
ventas.

Mejora de la salud
Gerente de Recursos Humanos
de los trabajadores

Lealtad de los
Gerente de Servicio al Cliente
clientes.

Cumplimiento y
Auditor Interno
mejora continua.

Toma de
Gerente General decisiones
informada.