M2L12 Comunicacion en La Empresa

COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN
COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:
SUS FUNCIONES
“ Si te puedo decir qué significado doy a una

imagen determinada, evitando introducir mi
criterio al respecto, y te digo lo que siento, y tú
haces lo mismo conmigo, evitaremos al menos
”
confusiones. -Confucio
COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN:
SUS FUNCIONES
Desde siempre y en la actualidad, la comunicación
se ha convertido en un instrumento imprescindible
SI DEFINIMOS LA COMUNICACIÓN INTER- para los seres humanos y para toda organización,
PERSONAL COMO EL PROCESO MEDIANTE sobre todo en temas que tienen que ver con la
EL CUAL LAS PERSONAS DAN A CONOCER toma de decisiones, ya que dependiendo de la
UNAS A OTRAS LO QUE QUIEREN, SIENTEN, forma como se emplee marca la diferencia en la
VIVEN, CREEN, OPINAN, ASPIRAN Y NECE- eficacia en la elección de una buena alternativa
de solución. Por esto, una buena comunicación se
SITAN, TENEMOS QUE RECONOCER QUE hace importante para garantizar la eficacia de cual-
MUY POCAS VECES ASUMIMOS EL RIESGO quier organización o grupo, ya que si se presenta
Y EL COMPROMISO QUE IMPLICA REVELAR una comunicación inexacta, la fuente de conflictos
A OTROS NUESTRO MUNDO MÁS ÍNTIMO. dentro de la organización puede aumentar.
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En ese orden de ideas, la comunicación se convierte en una herramienta potencial
a utilizar con las personas que trabajan en la organización, utilizándola como medio
de motivación a la excelencia en el trabajo, al brindarles una especificación clara
acerca de lo que deben hacer y de qué tan bien se encuentra su desempeño actual,
y a partir de esto cuáles son los comportamientos que debe adoptar para optimizar
resultados.
De esta forma la comunicación se convierte en un instrumento necesario en la

organización, con la cual se debe tener mucho cuidado porque de la manera en que
sea usada y de la manera en que los individuos la interpreten, depende muchas
veces que se obtengan buenos resultados o no.
Tengamos en cuenta que la mayor parte del tiempo en que el ser humano está
despierto, éste dedica una buena parte a comunicarse de distintas formas: escrita,
leída, hablada o al escuchar. Así que sería adecuado pensar que si no se cuenta con
una comunicación efectiva, el trabajo que pueda realizar con su equipo de trabajo
no va a ser tan efectiva. En las organizaciones no puede concebirse la idea que un
grupo no tenga comunicación, no solo para darle sentido a lo que dicen sino también
para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha transmitido.
Es así como al hablar de comunicación, debemos iniciar por la comunicación inter-

personal. Esta comunicación juega un papel fundamental en la vida de las personas
y es tan importante que algunos autores plantean que cualquier interacción social
es comunicativa y que todo lo que hacemos con otras personas necesariamente
involucra un proceso de comunicación (Hartley, 1999).
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Es precisamente a través de este proceso de dar y recibir en las relaciones con los
padres, hermanos, amigos y demás personas que nos rodean, que vamos definiendo
quiénes somos, cómo nos vemos, cómo nos sentimos. Si definimos la comunicación
interpersonal como el proceso mediante el cual las personas dan a conocer unas a
otras lo que quieren, sienten, viven, creen, opinan, aspiran y necesitan, tenemos que
reconocer que muy pocas veces asumimos el riesgo y el compromiso que implica
revelar a otros nuestro mundo más íntimo.
Lo anterior significa que nuestra comunicación se da generalmente en uno de

los siguientes niveles:
A. Un nivel formal o neutral: cuando quienes interactúan lo hacen a partir de los

roles que desempeñan en una situación social determinada. La comunicación se
da entre “personajes” más que entre “personas”. En este tipo de interacciones las
personas asumen una determinada función: profesor-alumno, médico-paciente,
jefe-subalterno. En este nivel las personas solo comparten aquello que “deben” o
“tienen” que comunicar.
B. Un nivel superficial o exterior: se da cuando nuestras conversaciones giran en

torno a aspectos que no nos involucran personalmente como el tiempo, la política,
las perspectivas teóricas, los avances científicos, el deporte. Los chistes también
cumplen el papel de mantener la comunicación en un nivel superficial.
C. Un nivel informal o intimo: que supone la comunicación entre personas, no entre

roles, máscaras o estereotipos e implica que los involucrados reconozcan y
compartan aquello que los hace más humanos. En este nivel de comunicación
manifestamos nuestra intimidad y ponemos a prueba nuestra capacidad para
compartir con otros nuestras vivencias y sentimientos más privados. Este nivel
de comunicación, a su vez, tiene distintos grados de profundidad y puede centrar-
se en algunos de los siguientes aspectos:
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—Nuestras experiencias de trabajo, intereses
y aficiones.
—Nuestros sentimientos sobre los otros, los

LA COMUNICACIÓN, COMO LO HEMOS acontecimientos y nosotros mismos.
VISTO, ES CONSIDERADA COMO UN —Lo que valoramos del mundo y las personas.
PROCESO DINÁMICO A TRAVÉS DEL CUAL
DOS O MÁS PERSONAS HACEN UN INTER-
—Nuestras experiencias vitales, nuestra
historia íntima con sus éxitos y fracasos,
CAMBIO DE INFORMACIÓN, CONOCI- nuestros deseos, temores y esperanzas.
MIENTOS O SENTIMIENTOS. NO ES ALGO
PUNTUAL, SINO QUE CONTIENE DIFE- —Nuestras actitudes frente a la vida que
permiten explicar nuestras reacciones.
RENTES ELEMENTOS Y SU OCURRENCIA
TIENE UNA SERIE DE PASOS O ETAPAS.
Desde la infancia los hombres y las mujeres aprende-
mos la forma como debemos interactuar con otros.
No obstante, en ocasiones es difícil comunicarnos
con las personas con quienes compartimos nuestra vida porque no hemos logrado
desarrollar las habilidades necesarias para expresar directa y adecuadamente lo
que pensamos, sentimos o queremos, respetando nuestros derechos básicos y, al
mismo tiempo, respetando los de los demás.
Afortunadamente, el hecho de que nuestro estilo de comunicación sea aprendido,

nos da la posibilidad de cambiar, si es necesario, para mejorar nuestras relaciones
con nosotros mismos, los demás y nuestro entorno.
De esta forma, el proceso comunicativo adquiere un sentido especial al mostrarnos

un amplio espectro de posibilidades de interacción entre individuos, que desean
entenderse, conocerse, crecer y desarrollarse dentro de la organización a la cual
pertenecen. A continuación veremos cuáles son las funciones de la comunicación
y su proceso.
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FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
Como lo vimos anteriormente, la comunicación juega un papel importante en la
relación con los individuos y por supuesto esto tiene una gran incidencia en la
organización. Lo que ésta espera es que en todos los niveles, en la comunicación
converjan los comportamientos individuales con el fin de alcanzar los objetivos de
la misma. En ese orden de ideas, la comunicación puede servir para varios propósi-
tos tales como lo emocional, lo motivacional, lo informativo y el control. Vamos a ver
en detalle cada uno de ellos.
Función emocional: El ser humano no solo es un ser racional, es un ser emocional

también. No solo piensa, sino que también siente alegría, tristeza, rabia, miedo
y es allí donde la comunicación cumple la función de expresar esas emociones,
aumentando la satisfacción, la resolución de conflictos, la reducción de tensiones y
la clarificación de papeles.
Función motivacional: Los directivos y gerentes de las organizaciones tienen como

papel fundamental motivar a su equipo de trabajo, es decir, ser esa persona que
tiene la capacidad de llevar un grupo a lograr los objetivos planteados. Para que esto
se de, es necesario que se tengan claros los objetivos a alcanzar, su organización y
seguimiento garantizados de manera motivadora.
Función informativa: Nos permite relatar hechos y dar opiniones. Esta es una
función del ámbito cognitivo, dirigida a la producción de información racional en
algunos casos con ayuda de la tecnología con el fin de mejorar los canales y medios
de comunicación dentro de la organización.
Función de control: Las organizaciones necesitan tener control sobre la gerencia

de la misma. Esta se logra a través de la definición de canales de comunicación y
organigramas en donde se determina quién debe hablar con quien sobre los asuntos
laborales. Otra forma de establecer el control, es a través de la definición de política,
programas y procedimientos los cuales son dados a conocer por intermedio de los
canales formales de comunicación de la empresa.
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A continuación en la tabla 1, se resumen las funciones de la comunicación en la
empresa.
FUNCIÓN ORIENTACIÓN OBJETIVO FUNCIÓN TEÓRICA
Emocional Sentimientos Incrementar la Satisfacción,

aceptación de reducción de
los papeles en la conflictos y
organización tensiones y
definición de
papeles
Motivacional Influencias Alcanzar los Poder, autoridad

objetivos de la y modificación de
organización comportamientos
Informativa Tecnologías Abastecer de Toma de

información decisiones y
necesaria para procedimiento de
las decisiones información
De control Estructura Clarificar las Organización y la

tareas, la estructura de la
autoridad y empresa
responsabilidad de
los miembros de la
organización
Tabla 1. Funciones de la comunicación en la empresa
Luego de revisar las funciones de la comunicación en la organización, veremos el

proceso que sigue la comunicación.
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PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación, como lo hemos visto, es considerada como un proceso dinámico

a través del cual dos o más personas hacen un intercambio de información, conoci-
mientos o sentimientos. No es algo puntual, sino que contiene diferentes elementos
y su ocurrencia tiene una serie de pasos o etapas. Al mismo tiempo, es un proceso
dinámico, ya que cualquier modificación en alguno de los elementos va a afectar a
todos los demás incidiendo en el resultado final de la comunicación. A continuación
encontrarán en la figura 1, el proceso de la comunicación.
SEÑAL SEÑAL
MENSAJE MENSAJE
EMITIDA RECIBIDA
FUENTE DE
EMISOR CANAL RECEPTOR DESTINO
INFORMACIÓN
RUIDO
Figura 1. Proceso de la comunicación
Este proceso de comunicación, hace referencia a los pasos que se dan entre la
fuente de información y el receptor, como consecuencia de la comunicación.
Para que este proceso se de es necesario que el emisor tenga un propósito el cual
es expresado como un mensaje a transmitir. Este mensaje se codifica o convierte
en una forma simbólica para ser enviado a través de un canal hacia el receptor,
quien al recibirlo lo decodifica o interpreta y lo recibe como el mensaje original.
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Este proceso de incluye los siguientes pasos:
Emisor: Es la persona que transmite ideas, pensamientos, entre otros. En la organi-

zación su papel fundamental es codificar el menaje en signos para enviarlo a través
de un canal al receptor.
Codificación: Se inicia el mensaje cuando la fuente codifica un pensamiento. Existen

cuatro condiciones en la codificación del mensaje: Habilidad, actitud, conocimientos
y sistema sociocultural.
Mensaje: Se refiere al producto concreto real de la fuente codificadora. Es todo

aquello que se comunica, tanto por el habla, por la escritura, por las gesticulaciones,
por las expresiones artísticas como la pintura, etc.
Canal: Se refiere al medio a través del cual transita el mensaje. Es elegido por la
fuente, quien determina si el canal es formal o informal.
Decodificación: Se refiere a la traducción del mensaje de la comunicación de la

fuente. Tanto la fuente como el receptor, deben tener la suficiente capacidad para
razonar; deben tener además habilidades, actitudes, conocimientos y la experiencia
cultural necesaria.
Receptor: Se refiere a la persona que recibe el mensaje, supone su entendimiento

de lo trasmitido.
Retroalimentación: Es el último paso del proceso, en esta parte se coloca el

mensaje de regreso en el sistema, para confirmar que no hallan malos entendidos.
9
REFERENCIAS
Hartley, P. (1999) Interpersonal Communication. London: Routledge.
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COMUNICACIÓN EN LA

“ Si te puedo decir qué significado doy a una

De esta forma la comunicación se convierte en un instrumento necesario en la

Es así como al hablar de comunicación, debemos iniciar por la comunicación inter-

Lo anterior significa que nuestra comunicación se da generalmente en uno de

A. Un nivel formal o neutral: cuando quienes interactúan lo hacen a partir de los

B. Un nivel superficial o exterior: se da cuando nuestras conversaciones giran en

C. Un nivel informal o intimo: que supone la comunicación entre personas, no entre

—Nuestros sentimientos sobre los otros, los

Afortunadamente, el hecho de que nuestro estilo de comunicación sea aprendido,

De esta forma, el proceso comunicativo adquiere un sentido especial al mostrarnos

Función emocional: El ser humano no solo es un ser racional, es un ser emocional

Función motivacional: Los directivos y gerentes de las organizaciones tienen como

Función de control: Las organizaciones necesitan tener control sobre la gerencia

FUNCIÓN ORIENTACIÓN OBJETIVO FUNCIÓN TEÓRICA

Emocional Sentimientos Incrementar la Satisfacción,

Motivacional Influencias Alcanzar los Poder, autoridad

Informativa Tecnologías Abastecer de Toma de

De control Estructura Clarificar las Organización y la

Tabla 1. Funciones de la comunicación en la empresa

Luego de revisar las funciones de la comunicación en la organización, veremos el

La comunicación, como lo hemos visto, es considerada como un proceso dinámico

Figura 1. Proceso de la comunicación

Emisor: Es la persona que transmite ideas, pensamientos, entre otros. En la organi-

Codificación: Se inicia el mensaje cuando la fuente codifica un pensamiento. Existen

Mensaje: Se refiere al producto concreto real de la fuente codificadora. Es todo

Decodificación: Se refiere a la traducción del mensaje de la comunicación de la

Receptor: Se refiere a la persona que recibe el mensaje, supone su entendimiento

Retroalimentación: Es el último paso del proceso, en esta parte se coloca el

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