SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Fecha: 30/09/2013
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: F004-P006-
GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 06

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 122121 Técnico en Asistencia Administrativa
Versión: 2
Nombre del Proyecto: Desarrollo e implementación de estrategias
Código:666872
operativas para la gestión administrativa.
Fase del proyecto: EJECUCION
AMBIENTE DE MATERIALES DE
ACTIVIDAD (ES) DEL
FORMACIÓN FORMACIÓN
PROYECTO: ACTIVIDAD (ES) DE ESCENARIO equipo CONSUMIB
Detallar la entrega de
APRENDIZAJE: LE
documentos a cada
(unidades
dependencia según
Crear situaciones empleadas
corresponda el contenido del
simuladas mediante durante el
documento.
actividades prácticas programa)
RESULTADOS DE para la entrega de
APRENDIZAJE:
documentos teniendo
Despachar los documentos Aula de aprendizaje Videobeam Borrador
generados en la unidad en cuenta las normas del colegio , tablero, de tablero,
administrativa, teniendo en que la normatividad expografos expografos
cuenta las normas exige para su posterior , papel,
gramaticales y de sintaxis, las conservación. carpetas
normas técnicas colombianas
para la elaboración y
presentación de los
documentos, las normas
internas y la legislación
vigente.
RESULTADOS DE COMPETENCIA:
APRENDIZAJE: Organizar la
Preservar los documentos documentación
(soporte físico o digital) para teniendo en cuenta las
el suministro de información normas legales y de la
de acuerdo con las normas, organización.
las técnicas, la tecnología Organizar documentos
disponible y la legislación teniendo en cuenta
vigente legislación vigente.

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RESULTADOS DE COMPETENCIA:
APRENDIZAJE:
Generar procesos autónomos Promover la Interacción
y de trabajo colaborativo idónea consigo mismo,
permanentes, fortaleciendo el con los demás y con la
equilibrio de los componentes Naturaleza en el
racionales y emocionales contexto laboral y
orientados hacia el Desarrollo social.
Humano Integral. Básico-
análisis
RESULTADOS DE
APRENDIZAJE:
Desarrollar procesos Promover la Interacción
comunicativos eficaces y idónea consigo mismo,
asertivos dentro de criterios con los demás y con la
de racionalidad que Naturaleza en el
posibiliten la convivencia, el contexto laboral y
establecimiento de acuerdos, social.
la construcción colectiva del
conocimiento y la resolución
de problemas de carácter
productivo y social.

Duración de la guía ( en 60 horas 42 horas 18 horas

horas):

2. INTRODUCCION

Estimado aprendiz en la guía anterior aprendimos, entonces, a recibir y radicar los documentos de una
organización teniendo en cuenta su política institucional y la normatividad vigente existente, así mismo,
conocimos y operamos los medios tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de
dichos documentos dentro de una unidad administrativa teniendo en cuenta las políticas organizacionales.

Por ello es importante reconocer que una de las funciones del Asistente administrativo, dentro de la
organización, frente a la documentación que se recibe y se produce es saber cómo y a dónde se debe
despachar cada uno de estos documentos así como la preservación de los mismos.
Para ello debemos recordar las normas técnicas colombianas de elaboración, presentación y preservación
de la documentación y la legislación vigente al respecto, sin desconocer que toda organización tiene sus
normas internas y se deben cumplir como se estipula en el manual de procesos y procedimientos.

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Mediante esta guía y utilizando diferentes estrategias de aprendizaje conoceremos los procedimientos que
se deben tener en cuenta en la preservación, conservación, restauración y despacho de los documentos
que se recibe y se produce en una organización, teniendo en cuenta toda la normativa existente al
respecto.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Ubiquémonos por un momento en nuestra casa. Allí se reciben varios documentos en un mes como:
facturas por pagar de agua, luz, gas, teléfono, cartas, requerimientos, invitaciones, cobros de impuestos,
facturas de compras, entre otros. Todos estos documentos deben tener un trato especial, un destino y un
trámite final. En quince minutos vamos a recordar:

1. ¿cuál es ese trámite que damos allí a estos documentos?

2. ¿los conservamos? ¿Cómo?
3. ¿Qué se hace finalmente con ellos?
4. ¿Si ha ocurrido en algún momento que se haya extraviado alguno de esos documentos y que ha
ocurrido en este caso?
5. Socialicemos con nuestros compañeros.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

En este momento de su aprendizaje es necesario responder a las preguntas planteadas a continuación, las
cuales le llevarán a despertar su interés por conocer la importancia de conservar, preservar y distribuir
bien la documentación que se recibe de las diferentes dependencias y se genera al interior de la
organización, además, a indagar y conocer las normas técnicas existentes al respecto que lo ubicarán y
enfocarán en el contexto empresarial.

Encontrará una serie de elementos y fundamentos para desarrollar con éxito esta actividad que es de
gran importancia en su futuro desempeño como Asistente Administrativo. Por tanto es importante que en
esta parte del aprendizaje usted conozca de:

PREGUNTA PRINCIPAL:

¿Es importante conocer procedimientos y normas técnicas sobre preservación, conservación y despacho

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de documentación en una organización?

PREGUNTAS SECUNDARIAS.

Para responder con éxito la pregunta principal debemos encontrar respuesta a preguntas más sencillas
que nos permitan llegar con éxito a la respuesta principal que nos llevará sin duda al propósito de la
presente guía.

Lea detenidamente cada una de las preguntas analícelas y comparta con sus compañeros e instructor.

¿Es importante que la documentación que se genera y se recibe en una organización se deba conservar
con algún cuidado especial?

¿Considera que el despacho de documentos debe tener un registro?

¿Sabe que es gestión documental y para qué sirve?

¿Por qué considera importante conocer la estructura orgánica funcional de una entidad?

¿Qué número de copias debe tener específicamente una carta?

¿Qué tipo o clase de documentos conoce?

¿Qué es un documento de archivo?

¿Qué es un documento electrónico de archivo?

¿Qué son soportes documentales?

¿Qué son comunicaciones oficiales?

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En este momento de su aprendizaje, querido aprendiz, trataremos de ampliar un poco más los conceptos
relacionados con este saber con el fin único de que vaya identificando el uso correcto de las palabras
dentro de las funciones anteriormente descritas, garantizando con ello un excelente desempeño de sus
funciones en cuanto a la preservación, conservación y despacho de documentos desde una unidad
administrativa a todas las unidades que conforman la organización.

Para cumplir con el objetivo anterior, en este momento, usted apreciado aprendiz deberá realizar un
crucigrama con mínimo 14 y máximo 18 palabras con su respectivo significado teniendo como base el
glosario que presentamos al finalizar la presente guía y las palabras que surjan a lo largo del desarrollo de
la competencia. Una vez finalice este proceso intercambiaremos el material con el fin de compartir

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conocimientos a través de dichos conceptos.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Para continuar con su proceso de aprendizaje, los instructores, tanto del área técnica, como de política
institucional, orientarán y facilitarán su aprendizaje con actividades propuestas, talleres y exposiciones,
con la finalidad de desarrollar comprensiblemente los conocimientos a adquirir que le permitirán afianzar
día tras día su proceso como asistente administrativo en formación.

Por tal motivo le invitamos a participar de las siguientes actividades:

Actividad 1: Una vez el instructor técnico comparta de forma participativa la teoría sobre preservación,
conservación y despacho de documentos desde una unidad administrativa a todas las unidades que
conforman la organización, considerando las funciones de su puesto de trabajo, los manuales de procesos
y procedimientos, haciendo énfasis en la correspondencia recibida y despachada, radicación, guía de la
correspondencia del AGN, usted aprendiz procederá a:

Realizar una simulación de recibo y clasificación de documentos para su debido despacho, conservación y
preservación de documentos dependiendo del manual de correspondencia vigente de la empresa
(Acuerdo 060 del 2000). Para ello es importante que presten total atención a las explicaciones que se den
al respecto.

La actividad de simulación se realizará en tres sesiones y se organizarán por GAES de 5 aprendices en

donde harán primero la representación identificando las unidades administrativas entregadas por el
instructor, segundo identificar y clasificar los documentos que se generen en cada una de ellas; tercero, su
posterior despacho y preservación de los diferentes tipos de documentos.

Con el anterior ejercicio tendrá la posibilidad de analizar un caso sobre despacho de documentos en donde
nos ubicaremos más en el día a día como asistentes administrativos y en el conocimiento y desempeño de
funciones dentro de una unidad administrativa.

Con el anterior ejercicio se pretende:

- Afianzar contenidos que requieren la vivencia para hacerlos significativos.

- Desarrollar habilidades específicas para enfrentar y resolver las situaciones simuladas.

- Estimular el interés de los alumnos por un tema específico al participar en el juego.

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Para un buen desarrollo de esta actividad deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Que los juegos y simulaciones en que se participará sean congruentes con los contenidos del
curso.
 Que los roles de los participantes sean claramente definidos y se promueva su rotación.

 De tu actitud, responsabilidad y pertinencia dependen los conocimientos que adquieras para tu

formación profesional integral.

Para continuar con el proceso de afianzamiento de los conocimientos, usted aprendiz, debe realizar de
manera individual la actividad 2: Allí tendrán la posibilidad de realizar el registro de documentos
despachados, en una planilla o formato que deben elaborar para una mejor comprensión de qué se debe
hacer cuando se tiene un documento.

Para finalizar y terminar de comprender la recepción, cuidado y despacho de documentos realizaremos la

actividad 3, en donde mediante un crucigrama usted se ubicará en el contexto de la formación que está
recibiendo y dará paso al conocimiento que complementará su formación como futuro Asistente
Administrativo.

Para continuar con nuestro proceso de formación y cumpliendo con cada uno de los resultados de
aprendizaje que pertenecen al programa, a continuación, usted aprendiz deberá resolver los talleres que
tienen relación con la competencia de promover la interacción consigo mismo, con los demás y con la
naturaleza. (Taller 5, 6 y 7)

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3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Desempeño:  Aplica el procedimiento Técnica de evaluación:

para la radicación de los
Participa activamente en el juego Juego de roles
documentos por despachar,
de roles, Actividad 1, cumpliendo
utilizando la tecnología Instrumento de Evaluación:
con las pautas brindadas para su
disponible.
desarrollo aplicando el manual Lista de chequeo
de funciones, de procesos y •Registra los documentos
procedimientos, así como el internos y externos por
manual de correspondencia de la despachar, aplicando el manual
organización. de gestión documental y la
tecnología disponible.

•Distribuye las copias de los

documentos por enviar de
acuerdo con las normas
internas y la legislación vigente.

 Controla la vigencia de los

documentos teniendo en
cuenta las tablas de
retención documental.
 Realiza el descargue de los
documentos trasladados a
las dependencias
responsables de su trámite,
de acuerdo con el manual
de gestión documental.

•Comprueba el registro de los

documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con
las normas y la legislación

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vigente

 Conserva las copias de los

documentos enviados de
acuerdo con las normas de
la organización y la
legislación vigente.

•Aplica técnicas de plegado y

embalaje para el despacho de
los documentos, de acuerdo
con las normas técnicas y las de
correo y mensajería.

 Utiliza los elementos de

protección, de acuerdo con
las normas de seguridad
industrial y salud
ocupacional durante el
desempeño de sus
funciones.

Evidencia de conocimiento: Técnica de evaluación:

Abordar procesos de trabajo
colaborativo orientados hacia la Respuestas a preguntas.
construcción colectiva en
Instrumento de evaluación:
contextos sociales y
productivos. Cuestionario para valorar
conocimientos
.Armonizar los componentes
racionales y emocionales en el
desarrollo de los procesos de
trabajo colectivo.

.Desarrollar actividades de
autogestión orientadas hacia el
mejoramiento personal.

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Evidencia de desempeño: .Facilitar los procesos de Técnica de evaluación:

comunicación entre los
Observación sistémica
miembros de la comunidad
educativa. Instrumento de evaluación:
.Establecer procesos Lista de chequeo:
comunicativos asertivos que
posibiliten la convivencia en los
contextos social y productivo

.Resolver conflictos mediante el

uso de la racionalidad, la
argumentación y la asertividad.

.Establecer acuerdos mediante

el uso de procesos
comunicativos, racionales y
argumentados orientados hacia
la resolución de problemas.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación AMBIENTES DE

Materiales de formación
ACTIVIDADES DURACI devolutivos: Talento Humano (Instructores) APRENDIZAJE
(consumibles)
DEL ÓN (Equipos/Herramientas) TIPIFICADOS
PROYECTO (Horas) ESCENARIO (Aula,
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
Laboratorio, taller, unidad
.Hojas.
Detallar el . Fechadores
despacho de .Numerador 100
documentos es 10
Ciencias
a cada . Equipos de .Ganchos 10
económicas, y
dependencia proyección 1 clip 100 AMBIENTE
administrativas,
según 0,2 audiovisual. .Carpeta 60 1 APRENDIZAJE
Ciencias de la
corresponda . Computador 1 legajadora. COLEGIO
información y la
el contenido portátil .Tapas de 60
documentación
del carpeta
documento. . Gancho 60
(30 horas) legajador
plástico

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Radicación. Procedimiento
5. GLOSARIO DE TERMINOSpor medio del cual las entidades asignan un númeroconsecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con
el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona,
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)dependencia(s) competente(s), número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.

Despacho de documentos: Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el
proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad , agilidad y eficiencia en la toma de
decisiones de la entidad.

Distribución o reparto: ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las
oficinas que deben atenderlas o registrarlas.

Gestión Documental: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.

Manual administrativo: documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización

Verificación: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas
establecidas para la elaboración y tramite.

Traslado: Consiste en llevar la documentación a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias,
anexos y sobres

Procedimiento: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos
conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

GUÍA TÉCNICA GTCCOLOMBIANA 1852009-09-30DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

García, Clemencia. (Conservación preventiva en las unidades de correspondencia). Archivo General de la

Nación de Colombia 2002.

Archivo General de la Nación, Gestión Documental (La conservación documental aplicada a los procesos
de la gestión documental) 23, 24 y 25 de Mayo de 2007 Bogotá D:C, Colombia

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Elaborada por: Olga Acosta, Sandra Álvarez Pérez, Eidy Ardila Rueda, Claudia Ardila Cárdenas, Claudia
Rocío Ojeda Villareal, Mayerly Pérez Jaimes, Gloria Mojica, Marta Ariza y Gustavo Vásquez Giraldo. Equipo
ejecutor Asistencia Administrativa, Programa de Articulación con la Educación Media SENA y Betty Ángela
Sarmiento, Asesora Pedagógica CSET SENA.

Fecha de elaboración: Febrero 27 DE 2014

Ajustada por:

Fecha de ajuste:

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