Fundamentos de Compras

Fundamentos de Administración de Compras para Hoteles y
Restaurantes
Estudiante: Roberto Sepulveda

Profesor: Edgardo Reyes
Fecha de entrega: 07 de agosto del 2023

Resumen
El departamento de compras del hotel es el responsable de la
planificación, cotización, órdenes y reportes de las compras de las
empresas, lo cual debe estar gestionado a través de los
procedimientos establecidos y cumpliendo con las normas y
estándares de calidad y seguridad sanitaria. En consecuencia, este
departamento de compras elaborará las órdenes de compra, con sus
detalles y procedimientos de una forma correcta, organizada y
planificada, al igual que está comprometido con el abastecimiento de
las diferentes áreas del hotel, así como la adquisición de todo tipo de
artículos que necesite el mismo. También es el encargado de cuidar
todos los detalles sobre entregar los suministros y materiales al
cliente interno para que pueda ejecutar adecuadamente su trabajo, es
decir, el jefe de compras tiene bajo su responsabilidad llevar los
inventarios de stock de mercancía, controlar la calidad de los
insumos, revisar los precios, y tener buenas relaciones con los
proveedores, convirtiéndose así en la parte primordial del
departamento de compras.
Esta dependencia está encargada de determinar proceso compras
requeridas para la operación, abastecimiento y buen funcionamiento
del hotel. Es por ello por lo que es conveniente decir que en el
departamento de compras se realiza una de las funciones que mayor
cuidado requiere, pues de la calidad de los productos que se obtiene,
depende en gran parte el éxito de la gestión de compras.
La responsabilidad del Departamento de Compras es efectuar las
adquisiciones del hotel o restaurante, con el propósito de que todos
los procesos de la prestación de servicios sean desarrollados con
prontitud y eficacia.
Para una gestión este departamento debe estructurar políticas, el plan
de la organización y el conjunto de elementos, equipo, materiales,
servicios, materia prima e insumos, que se necesitan para poder
asegurar el suministro al hotel.
En efecto estos elementos deben apegarse a los siguientes criterios:
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de
pago. Otro aspecto importante dentro de departamento de compras
es el almacenaje de los productos, razón por la cual el proceso inicia
con la de recepción, clasificación, inventario y control de cada de los
artículos.
Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los
artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y
custodia de las existencias de los productos, suministro, equipos,
entre otros. Cabe mencionar que siempre se revisara las
características y estado de este, es decir se considerara registro de
los bienes, las condiciones de empaque del producto como las
necesidades específicas para el almacenamiento de cada producto y
finalmente se datos al catálogo o inventario del hotel.
Funciones:
1. Recibir los pedidos y requisiciones de compras enviadas de las
áreas del hotel.
2. Recibir las cotizaciones de por lo menos tres proveedores con
la finalidad de obtener los mejores precios.
3. Realizar las órdenes de compra necesarias de acuerdo con las
especificaciones solicitadas en las requisiciones de compra.
4. Analizar y revisar las requisiciones con los jefes de cada área
que tienen inherencia en la operación, conocimiento y
experiencia que constituyen una gran ayuda para el jefe de
compras.
5. Elaborar los formatos del presupuesto de compras, para no
sobre pasar el monto aprobado.
6. Realizar las compras necesarias, de acuerdo con las
requisiciones debidamente autorizadas y aprobadas en el
presupuesto, por la gerencia y área de contabilidad.
7. Revisar el listado de los proveedores para captar, ampliar y
tener actualizada la cartera de proveedores del hotel
8. Controlar y realizar seguimiento de las compras que deben ser
pagadas al contado, crédito, para posterior notificación a los
proveedores de proceder al despacho de las mercancías
solicitadas.
9. Chequeo de las mercancías recibidas, esto lo realiza junto con
el departamento de recepción de mercancía, con la finalidad de
detectar mercancías pendientes de despacho, calidad de esta,
peso, tamaño etc.
10. Revisar y enviar los egresos de caja chica al
departamento de contabilidad para su revisión, contabilización
y reembolso de los fondos al departamento de compras.

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