Gestión de Archivos

GESTIÓN DE ARCHIVOS
La Gestión de Archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada

y hacen durables los actos escritos de carácter religioso, público y económico.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas,

informes, facturas, recibos, etc.), cuya custodia compromete su economía.
Por todo lo mencionado, se hace evidente la necesidad de conservar la

documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenación y clasificación
deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.
¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o

jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son
administrados, organizados y conservados para difundir la información
contenida en ellos. También se denomina archivo al lugar físico donde se
guardan dichos documentos.
DOCUMENTOS
Los archivos están compuestos por documentos que han sido producidos en el
desarrollo de las actividades propias de cualquier empresa y otra colectividad
organizada. Se entiende por documento “la combinación de un soporte y la
información registrada en él que puede ser utilizada como prueba o para
consulta”
Los tipos de documentos que puede contener un archivo son: textuales,

gráficos, en imágenes, audiovisuales e informáticos:
FINALIDAD DEL ARCHIVO
1. De naturaleza Legal:
Hace referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir,

la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de
documentos porque así lo establece la Ley.
2. De carácter técnico:
Hace referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las
características esenciales que debe tener un archivo para que sea útil.
Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo

que se busca y se consulta con frecuencia.
CONSIDERACIONES DE ARCHIVO
1. El sistema sea de fácil utilización y que permita recuperar la información

rápidamente (puedes tener a un cliente esperando al teléfono).
2. Se debe realizar una selección adecuada de los documentos a archivar.
3. Se han de aplicar unas normas precisas y generales.
4. Debe ser económico en costes y espacio (rentable).
5. Tiene que ser flexible (después de todo, el volumen de información que
manejas puede cambiar y necesitas ser capaz de adaptarte al sistema
que tienes; no puedes comenzar un sistema nuevo cada vez).
6. Ha de ser continuamente revisado, verificando la eficacia de los métodos
y técnicas empleados.
7. Debe guardar los documentos seguros, protegidos contra el fuego, la
humedad, el polvo, la mala utilización, el desgaste, ladrones, virus, etc.
TIPOS DE ARCHIVOS
Los archivos como tales prestan un servicio a la sociedad, pues son el

testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos.
1. Atendiendo a su ubicación
 Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa
se guarda en un único lugar físico, el archivo central, del que se
encarga un responsable y desde el que se atiende a los distintos
departamentos.
 Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la
documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de
sus departamentos.
2. Atendiendo a su contenido o titularidad
 Archivos públicos:
- De la Biblioteca Nacional y regionales.
- De la Administración General del Estado.
- De la Administración Autonómica.
- De la Administración Local.
- Otros órganos de la Administración (órganos legislativos –
parlamentos, cortes generales y regionales -, determinados
museos, empresas públicas,…).
 Archivos privados:
- De empresas.
- De instituciones religiosas
- De partidos políticos y organizaciones sindicales.
- Familiares y personales (de personajes sobresalientes:
artistas, militares, políticos…).
3. Atendiendo a la Edad del documento o Frecuencia de uso:
 Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa
es frecuente o está en trámite, se guarda en el archivo activo. Se
deben realizar evaluaciones periódicas de los documentos para
decidir su traslado al archivo semiactivo. Corriente, Vigente o de
Gestión – documentos vivos.
 Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada
esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el
semiactivo. Está constituido por documentos que ya cumplieron
su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas
aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. Al
igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas
de los documentos, para decidir su conservación permanente en
el archivo inactivo o su eliminación porque no se consideren de
ninguna utilidad. Intermedios – de baja actividad.
 Inactivos o Pasivos. En este tipo de archivo se guarda la
documentación que ha cumplido el tiempo que fija la ley para
guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera cuyo índice
de consulta es muy bajo. También se guardan los archivos
históricos, sin vigencia administrativa. Definitivo, Histórico.
4. Atendiendo al tipo de soporte:
 Papel
 Microfiln
 Digital o informatizado
GESTIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS

La gestión de archivos físicos se
refiere al proceso de organizar,
almacenar y mantener documentos y
registros en formato impreso o en
papel. Esta práctica es fundamental
para muchas organizaciones, ya que
les permite acceder a la información
de manera eficiente, mantener
registros importantes y cumplir con las
regulaciones legales. A continuación, se detallan algunos aspectos clave de la
gestión de archivos físicos:
 Organización: La organización adecuada de los archivos físicos

es esencial. Esto implica la creación de un sistema de
clasificación que identifique claramente la ubicación de cada
documento. Se pueden utilizar carpetas, cajas, estantes y
etiquetas para asegurarse de que los documentos sean
fácilmente accesibles.
 Indexación: Junto con la organización, la indexación es crucial.
Cada archivo o documento debe tener una etiqueta o una
referencia que indique su contenido, fecha de creación y cualquier
otra información relevante. Esto facilita la búsqueda y
recuperación de documentos cuando sea necesario.
 Almacenamiento: Los archivos físicos deben almacenarse en un
lugar seguro y protegido de factores como la humedad, el polvo y
el daño físico. Algunas organizaciones optan por utilizar armarios
o salas de archivos dedicadas para mantener la integridad de los
documentos.
 Control de acceso: Es importante establecer políticas de control
de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas
tengan acceso a los archivos físicos. Esto puede incluir la
asignación de permisos y la restricción de acceso a áreas de
almacenamiento de archivos.
 Retención de registros: Las organizaciones deben tener
políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservarse los
archivos físicos antes de su eliminación. Esto a menudo está
vinculado a requisitos legales y reglamentarios.
 Copias de seguridad: Para evitar la pérdida de información
crítica en caso de desastres naturales u otros incidentes, es
importante mantener copias de seguridad de los archivos físicos
en ubicaciones seguras fuera del sitio.
GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES
La gestión de archivos digitales se

refiere al proceso de organizar,
almacenar y mantener documentos y
datos en formato electrónico. Con la
creciente digitalización en las empresas
y la vida cotidiana, la gestión de
archivos digitales se ha vuelto
fundamental. Aquí tienes algunas consideraciones clave:
 Organización de archivos: La clave para una gestión de

archivos efectiva es establecer una estructura de carpetas lógica
y coherente. Esto facilita la búsqueda y recuperación de archivos
cuando los necesita.
 Nomenclatura de archivos: Utilice nombres de archivos
descriptivos y consistentes. Esto ayuda a identificar rápidamente
el contenido de un archivo sin tener que abrirlo.
 Metadatos: Agregue metadatos a sus archivos para proporcionar
información adicional sobre su contenido. Esto puede incluir
etiquetas, descripciones.
VENTAJAS DESVENTAJAS
 Guardar la información de  La información puede
manera íntegra ser robada o revisada
 Los archivos no pueden por personal que no
ser modificados o está autorizado a
alterados acceder a su contenido.
 Los documentos como  Los datos puede
contratos o recibos se perderse en caso de
pueden firmar de puño y accidentes o desastres
Documentos
letra naturales como
Físicos
 Se pude realizar la inundaciones,
consulta de documentos temblores o incendios.
sin tener que recurrir a  Los archivos pueden
algún dispositivo deteriorarse con el paso
tecnológico del tiempo ya que el
papel es vulnerable
ante las inclemencias
del tiempo, sobre todo
si no tienen un
resguardo adecuado.
 Mantiene la información  El archivo puede

segura y protegida en un quedar desactualizado
mismo lugar sin destinar por los avances
un espacio específico para tecnológicos.
su resguardo.  El documento puede
 Se pueden firmar perderse o ser
Documentos
electrónicamente sin vulnerable si no se
Digitales
importar la ubicación de la cuenta con la seguridad
persona que requiere
firmarlos. informática actualizada.
 Permite consultar
cualquier documento en el
momento en el que se
necesite desde cualquier
dispositivo tecnológico.

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