Diagrama de Procesos

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Diagrama de Procesos
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Control de los Documentos en las Unidades de Correspondencia
Actividad 1
Eliana Mayid Tafur Suarez
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Bogotá D.C.
2022
Actividad 1

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1. Adecúa las actividades para el manejo de la correspondencia. Establece una lista

de las acciones, actividades y técnicas necesarias en la correspondencia.
Dentro de las principales actividades que se pueden enlistar para el manejo adecuado de
la correspondencia se tienen las siguientes:
A. Recepcionar la correspondencia
A.1. Leer para verificar los datos de la correspondencia:
 Destinatario, fecha, lugar, asunto, nombre y firma de quien suscribe el
documento.
A.2. Colocar sello oficial, fecha y hora de recibido, nombre y nombre y firma de
quien recibe.
B. Registrar el Ingreso de Correspondencia
B.1. Registrar el ingreso con los siguientes datos:
 Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable
anualmente.
 Asunto.
 Fecha y hora de recepción.
 Nombre y cargo de quien remite el documento.
 Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la
correspondencia.
C. Entrega de correspondencia a la instancia correspondiente
C.1. Distribución de correspondencia:
D. Registro de la Correspondencia de Salida
D.1. Registro de correspondencia de salida tomando en cuenta los siguientes
aspectos:
 Número de oficio de salida de correspondencia.
 Número identificador de la unidad de correspondencia.
 Nombre y cargo del destinatario.
 Asunto.

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 Fecha del documento de salida.

 Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la
correspondencia.
 Forma de entrega (Mensajero, correo, otro).
 Fecha y hora de recibido por parte del destinatario, asentado en el
registro o en la correspondencia.
Dentro de las principales técnicas que se utilizan en el manejo de la correspondencia se

encuentran procesos PHVA en el que se conjuga la planeación de las acciones de
recepción y entrega de la correspondencia, se hacen las diferentes actividades para
promover la movilidad de la misma hasta su destinatario, se verifican los datos de la
correspondencia y se actúa mediante procesos constantes de vigilancia y control de los
procesos que la integran.
2. Ordena la importancia del proceso.
La importancia del proceso se debe dar desde los siguientes aspectos:
 Registro de documentos: Vincular el documento a un trámite en la entidad, por

ende, todo documento se radica en la ventanilla única y se registran los datos de
la comunicación en la versión del formato de registro vigente.
 Distribución: Se reparten los documentos a las áreas competentes de dar
solución al trámite.
 Acceso y consulta: Todas las unidades administrativas sin excepción alguna,
tienen conocimiento de las Tablas de Control y Acceso TCA, por lo tanto, deben
facilitar la información basados en los permisos de acceso.
 Control y seguimiento: Se crean alertas anticipadas sobre el tiempo de respuesta
de la comunicación en trámite.
3. Usa la simbología necesaria que comunique las acciones que intervienen en la

unidad de correspondencia.

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A continuación, se desarrollar un mapa de procesos para el manejo de la

correspondencia:
A A.1 A.2
B B.1
C C.1
D D.1
El diagrama de procesos expuesto con anterioridad, permite ubicar en el cada una de las
actividades para el manejo de la correspondencia, además de acciones que se deben
desarrollar para el correcto manejo de la misma. Con las letras en mayúscula se expone
la actividad primaria, y con la letra con numero permite exponer las diferentes acciones
que se desarrollan en las actividades primarias.
A manera de conclusión, se puede decir que, dentro de las actividades principales de la

gestión documental en las unidades de correspondencia, requieren de un seguimiento
constante que permita garantizar procesos adecuados que garanticen el cumplimiento de
las actividades primarias y las acciones correspondientes.

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 Fecha del documento de salida.

Dentro de las principales técnicas que se utilizan en el manejo de la correspondencia se

2. Ordena la importancia del proceso.

La importancia del proceso se debe dar desde los siguientes aspectos:

 Registro de documentos: Vincular el documento a un trámite en la entidad, por

3. Usa la simbología necesaria que comunique las acciones que intervienen en la

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A manera de conclusión, se puede decir que, dentro de las actividades principales de la

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