CLIENTE

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 3
CONCEPTOS Y DEFINICIÓN............................................................................................................ 5
GESTIÓN DE ARCHIVOS.............................................................................................................. 5
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO...................................................................6
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL......................................................................6
GUÍAS DE GESTÍON DOCUMENTAL........................................................................................... 7
GUÍAS TÉCNICO-METODOLÓGICAS.......................................................................................... 7
CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN.......................................................................8
EVALUACIÓN DOCUMENTAL...................................................................................................... 8
CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN PREVENTIVA................................................................8
SERVICIOS DE ARCHIVO............................................................................................................. 8
INSTRUMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE ARCHIVO............................................................9
TIPOS DE BASES DE DATOS.................................................................................................... 10
IMPORTANCIA DE LAS BASES DE DATOS...............................................................................10
ARCHIVO................................................................................................................................. 11
IPOS DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS.........................................................................12
FIN PRINCIPAL DEL ARCHIVO............................................................................................... 13
ARCHIVO ACTIVO................................................................................................................... 16
ARCHIVO SEMIACTIVO.......................................................................................................... 16
ARCHIVO INACTIVO............................................................................................................... 16
ARCHIVO INFORMÁTICO....................................................................................................... 17
ARCHIVO CENTRAL............................................................................................................... 17
ARCHIVO DESCENTRALIZADO............................................................................................. 17
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN........................................................................................ 17
CODIFICACIÓN....................................................................................................................... 20
IMPORTANCIA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL..........................................21
LA AUDITORIA EN LOS ARCHIVOS............................................................................................... 26
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 26
INSPECCIONES DE ARCHIVOS................................................................................................. 27
PRIORIDADES PRINCIPALES EN LAS VISITAS DE INSPECCIÓN:..........................................27
HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE PROCESOS.............................................................41
CONCLUSIÓN................................................................................................................................. 44
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................ 45

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INTRODUCCIÓN

La administración documental es un ejercicio tan antiguo como la escritura. surgió

de la necesidad de "documentar" o fijar acciones administrativas y tramites legales
y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Esta clase de documentos
fueron expresados de manera sucesiva en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, esto se fue haciendo cada vez más complicado a medida que
aumentaba el tamaño de los fondos documentales.
Durante los años cuarenta del siglo XX se originó la administración de
documentos. La preocupación de las instituciones gubernamentales por la
acumulación sin tratamiento alguno, de grandes cantidades de documentos
producidos por las administraciones, fue motivo de prestarle atención desde fines
del siglo XIX. En Estados Unidos empezaron de manera temprana a crear
acciones para darle solución a estos problemas.
se entiende como administracrón documental al conjunto de reglas técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de toda clase en una
empresa u organización, y poder tener algún metodo de recuperación de
información desde estos, implementar el tiempo de duracion de guardado de los
documentos, desechar los que ya no son relevantes y asegurar la preservación de
los documentos de mayor relevancia de forma indefinida, implementando
principios de economía y razonamiento.
La gestión de documentos abarca lo relacionado al funcionamiento idóneo de la
información y de los documentos hechos y recibidos por la empresa u
organización a través de tecnologías y estrategias aplicadas para la administración
de sus documentos, así como su revisión, control, almacenamiento y
digitalización. Esto con el objetivo de tener la posibilidad de crear un grado alto de
composición orgánica, estructurada, organizada y un sistema que agilice el
desempeño integral de la información total, la cual es la columna vertebral de las
operaciones más relevantes de la empresa. Pero la administración de archivo no
es un proceso mecánico, es necesario contar con profesionales y expertos para
realizarlo de la mejor manera. Durante siglos la administración documental fue de
uso exclusivo de archiveros, bibliotecarios y administradores, en la cual las
herramientas manuales fundamentales eran los archivadores, las carpetas, libros
de registro, cajas y estanterías en donde se guardaban los documentos de papel
(y despues aparecieron los audiovisuales y los documentos en soportes ópticos o
magnéticos), diversos procedimientos para la recuperación de información,
mediante sistemas de codificación y clasificación.
En la actualidad fueron sumando a estos los informáticos, los cuales son cada vez
más indispensables debido al nivel complejidad y grado de sofisticación que van
logrando los sistemas computacionales apoyando a la actividad administrativa.

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Los documentos son resultadode la actividad administrativa. Los archivos se
desarrollan de manera natural debido a la acumulación de documentos, y su
administración es parte del trabajo del departamento administrativo en una
empresa u organización.
Se consideran parte del archivo aquellos documentos, ya sean de tipo gráfico,
sonoro, textual, fotográfico, audiovisual o informático que son creados en el
ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de tal forma que pueden
ser útiles como fuente de información a la administración y a los ciudadanos, o
como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones.

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CONCEPTOS Y DEFINICIÓN

A la Administración de Archivos y Gestión Documental, Antonia Heredia lo define:

´´No es un título elegido al azar. Quiere decir lo que dice a partir de esas dos
expresiones, a partir de la grafía utilizada y a partir de la conjunción “y”, que
testimonia la duplicidad. Se da por sentado que gestión y administración son
términos sinónimos y que lo que rompe la sinonimia son los objetos a que se
aplica, documentos de archivo y Archivos o, lo que es lo mismo: contenido
documental de los Archivos y Archivos como instituciones o custodios específicos
de los documentos de archivo´´.
La legilación de la norma ISO 15489-1:2016 (Información y documentación.
Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios), el ámbito de la gestión
de documentos comprende desde la creación y captura de los documentos, como
evidencias de las actividades de la organización, hasta el desarrollo y ejecución de
todas aquellas actividades que tiendan a proteger su autenticidad, fiabilidad,
integridad y usabilidad a lo largo del tiempo, cuando el contexto y los requisitos
para su mejor gestión así lo requieran. Se entiende por Gestión de Documentos al
departamento que se hace responsable de un manejo eficiente y sistemático de la
recepción, mantenimiento, creación, uso y disposición de los documentos,
comprendiendo también los procesos necesarios para capturar y preservar la
información y evidencia de las actividades de cualquier organización.
Así mismo, la Administración de Archivos es aquella gestión que va encaminado a
la aplicación de toda la cartera de servicios que se ofrece, de manera interna
como externa, desde el departamento de Archivos de cualquier organización. Es
necesario una correcta Gestión Documental para tener una correcta
Administración de Archivos. Las dos areas, son complementarios en el tiempo y
deben contar con colaboradores técnicos con conocimientos archivísticos.

GESTIÓN DE ARCHIVOS
El mejor aprovechamiento de la información es prioridad
en el interior de las empresas o instituciones
gubernamentales, es por eso que la administración
documental se ve obligada a evolucionar y de brindar
salidas eficientes a favor de la protección de los

documentos. Para ello, una de las tecnicas más

necesarias y eficaces se enfoca en la administración de archivos.

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La administración de documentos otorga a los colaboradores realizar algunos
procesos con los documentos creados o registrados, un ejemplo:
 Creación, nombramiento, y determinación de ubicación de un documento.
 Modificar o eliminar el documento.
 Ingresar a la información que se encuentra en las plataformas.
 Cerrar documentos de busqueda despues de sean revisados.

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO
Los conocimientos con relación a la administración de
archivo, permiten que, como empresa, se mantenga un
mayor control en la medida de lo posible en el area de la
información, así como el aseguramiento de
almacenamientos integrales de documentos y el traspaso
de archivos físicos relevantes a sistemas electrónicos a
través de la informatica. Es por esto que la administración de archivos tiene como
objetivos:
 Agilizar el acceso a los documentos.
 Otorgar soporte directo en la operación de los datos y para los equipos de
almacenamiento.
 Disminuir la pérdida de datos.
 Mejora la categorización de la información.
 Analizar y asegurar la validez de los archivos.

El funcionamiento primordial de la archivo es la de organizar de manera correcta

toda la documentación que se va generando, para agilizar el trámite que se le ha
ordenado. Esta organización consiste en respetar la formación natural de
expedientes y series documentales.

PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Según la norma ISO 15489-1:2016, los precedimientos de
administración de archivo conlleva los siguientes
aspectos:
 La creación de documentos.
 La clasificación e indización.
 El control de acceso.
 El almacenamiento de documentos.
 La captura de documentos.

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  La disposición.
 La migración o conversión.
 El uso y la reutilización.

GUÍAS DE GESTÍON DOCUMENTAL

Su objetivo es contribuir a la correcta aplicación de los
modelos de administración documental y desarrollar las
condiciones para la gestión documental y la
administración de archivos.
Las Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental
y Administración de Archivos nacen en el marco de un
proyecto de adecuación a la actualidad del Modelo de
Gestión Documental desarrollado para la Red de
Transparencia y Acceso a la Información (RTA).
Este proyecto se originó en la Declaración de Brasilia de 2014, en donde los
países que son parte de la RTA tomaron el compromiso de mantener y reafirmar el
fortalecimiento de las acciones en materia de administración de archivo en el
entendido de que representa una aportación a las organizaciónes y usuarios con
Acceso a la Información. también, llegaron al acuerdo de promover iniciativas que
permitieran implementar el Modelo de Gestión Documental para mejorar el Acceso
a la Información Pública.
Así mismo en dichas guías se incorporaron compromisos relacionados a la
correcta aplicación de las políticas de igualdad de género en la Administración
Pública, y también los criterios técnicos legales para el acceso a archivos con
información sobre violaciones a los Derechos Humanos aprobados por la UAIP.
Dicha iniciativa se dirige a todos los funcionarios que tienen acceso a información
y documentos en las instituciones gubernamentales y busca ser una instrumento
para la aplicación del Modelo de Gestión Documental y llevar a cabo un mejor
cumplimiento de la Ley N° 18.381 de Acceso a la Información Pública.

GUÍAS TÉCNICO-METODOLÓGICAS
a. Control intelectual y representación.
b. Evaluación documental.
c. Control físico y preservación preventiva.
d. Servicios de Archivo.

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CONTROL INTELECTUAL Y
REPRESENTACIÓN
La finalidad de esta guía es implementar una metodología
para tener una mejor efectividad en el manejo de manera
intelectual y disponer de unas representaciones
adecuadas que deben ser desarrolladas en los archivos a
través de una serie de sugerencias técnicas para la
descripción, identificación y clasificación de los
documentos realizados por una empresa.

EVALUACIÓN DOCUMENTAL
La finalidad de esta guía es aplicar una metodología de
recomendaciones técnicas para la valoración de
documentos e implementa los resultados que deberían
lograrse siempre dentro de la normativad, legislación y
reglamentos vigentes.

CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN

PREVENTIVA
La finalidad de esta guía es implementar una metodología
de recomendaciones técnicas para un adecuado manejo
físico y conservación preventiva de los documentos y
define los resultados que deberían lograrse siempre
dentro del cumplimiento de las normas, legislación y
reglamentos vigentes.

SERVICIOS DE ARCHIVO
La finalidad de esta guía es proporcionar una metodología
de aplicación por medio de recomendaciones técnicas con
el objetivo de mantener de manera eficaz los distintos
servicios que ofrece un departamento archivo y establece
los resultados que deberían lograrse siempre dentro de la
normatividad, legislación y reglamentos vigentes.

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INSTRUMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE ARCHIVO

En el area de la administración de archivo existen diversos conceptos que

atribuyen en la categorización eficiente de la información, los cuales son los
siguientes:
DIRECTORIO: Es el area en la que se almacena cierto grupo de datos. esta información
tiene que tener una relación directa entre ellos mismos, también en estos directorios es
posible que contenga subcarpetas, en las se permite el mejor funcionamiento de la
organización.

CAMPO: Es un elemento de información, en el que tiene un valor especifico, una clase

de dato y una longitud.

REGISTRO: Es el conjunto de campos, los cuales mantienen una relación categórica,

con el objetivo de ser establecidos como unidades.

BASE DE DATOS: Es la agrupación de información que es parte de una misma

categoría. Las bases de datos son capturadas y almacenadas de manera organizada y
sistemática, asegurnado su acceso.

Se entiende como Base de Datos o también Banco de Datos, a un conjunto de

datos que pertenecen a un mismo entorno, organizada de manera sistemática
para su posterior conservación, recuperación, análisis y/o transmisión. En la
actualidad podemos encontrar diversas formas de Bases de Datos, que están
desde una biblioteca hasta los vastos grupos de datos de usuarios de una
empresa.
Las Bases de Datos son consecuencia de la necesidad de las personas de
almacenar y conservar la información, en ese sentido con la llegada de la era
digital y la computación proporcionó el elemento indispensable para capturar y
almacenar grandes cantidades de información en lugares físicos limitados.
El control de las Bases de Datos se realiza mediante modelos de administración
(llamado DBMS por sus siglas en inglés Database Management Systems) que
permiten el almacenamiento organizado y la pronta recuperación de la
información.
En la creación de una Base de Datos se pueden seguir diversos sistemas y
paradigmas cada uno suministrado de características, ventajas y dificultades,
haciendo énfasis en su estructura administrativa, su jerarquía, capacidad de
transmisión o de inteconexión.

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 TIPOS DE BASES DE DATOS
De acuerdo a su diversidad. Conforme a los metodos de
preservación y recuperación de los datos:
 BASES DE DATOS ESTÁTICAS: Comúnes en la
inteligencia empresarial y otras áreas de análisis
histórico, son Bases de Datos de solo lectura lo que
significa que no se puede modificar la ya existente y
solo se puede extraer la información.
 BASES DE DATOS DINÁMICAS: Ayuda con las operaciones básicas de consulta,
estas bases de datos manejan procesos de actualización, reorganización, captura
de datos y eliminación de la información.
 Según su contenido. De acuerdo a la naturaleza de la información
contenida.
 BIBLIOGRÁFICAS: Contienen diverso material de lectura, ordenado a partir de
información clave como son los datos del autor, del editor, del área temática o del
libro, entre otras muchas posibilidades.
 DE TEXTO COMPLETO: Se manejan con textos históricos o documentales, cuya
preservación debe ser a todo nivel y se consideran fuentes primarias.
 DIRECTORIOS: Listados enormes de datos personalizados o de direcciones de
correo electrónico, números telefónicos.
 ESPECIALIZADAS : Bases de Datos de información técnica, pensadas a partir de
las necesidades puntuales.

IMPORTANCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos tienen una bastante relevancia en
ambito personal, pero tratandose del area de las
empresas esta importancia se convierte en un tema de
mayor importancia. Actualmente cualquier organización,
negocio por pequeño que sea o institución gubernamental,
debe tener una Base de Datos y para que sea efectiva, no
basta con tenerla; hay que saber cómo manejarla.
En ciertos casos no se cuenta con el personal adecuado o calificado para el
correcto control de la Base de Datos, por esto se puede optar por contratar a una
compañía externa o personal calificado.

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Ventajas principales de una base de datos en empresas:
 Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa de una manera
estructurada.
 Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la
empresa.
 Mejora en la seguridad de los datos almacenados.
 Realizar una interlocución adecuada con los clientes.
 Aumentará la eficacia.
 Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
 Trabajos con más rapidez y agilidad.
 Maximizar los tiempos para obtener una mejor productividad.
Estas funcionalidades agregarán un valor a la organización ya que, con una Base
de Datos gestionada de manera correcta, permitira que la información y el
conocimiento sean los mayores activos de la empresa, se logrará sacar la máxima
productividad a la competencia del personal, así como investigar datos de clientes
potenciales.
ARCHIVO
Es la agrupacion de documentos que es guardado considerando su serie, subserie
y tipologías. La administración del archivo es ejecutado por un archivista, el cual
esta capacitado para manejo de documentación, encargandose del
almacenamiento y categorización de la información.
ARCHIVISTA
Es el especialista en la disciplina de realizar, recibir, conservar, capturar y guardad
información y documentación. Tiene como función implementar estrategias,
analizar, realizar prácticas y métodos correctos que permitan la conservación de
los documentos, con la finalidad de garantizar el cuidado del contenido en la
administración y así mismo, agilizar su consulta e ingreso.
Actividades de un archivista

 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Crear e implementar tecnicas de control

para la recepción de la información. Su trabajo es coordinar y operar la
recepción del material a archivar.

 ROTULACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS: En este momento el archivista

dentro de la administración documental, se conducira a realizar el diseño,
aplicación y perfeccionamiento de procedimientos y metodos para la

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 clasificación e identificación de los archivos. Para esto es necesario
estudiar el documento recibido, identificarlo, registrarlo, clasificarlo,
codificarlo, rotularlo, y almacenarlo.

 CONSERVACIÓN DE ARCHIVO: En la administración de archivo es

indispensable que la documentación cuente con un almacenamiento
adecuado para la conservación, debido a esto el archivista tendrá que
ejecutar metodos que coadyuven a esta clase de procedimientos,
comprobando que los medios físicos y ambientales sean los idóneos.

 VIDA Y CONSULTA DEL ARCHIVO: El control del archivo y la simplicidad que

este le otorga a cada uno de los miembros para su busqueda, es uno de los
trabajos más relevantes que se le asigna al archivista, ya que no solo debe
alimentar, además tiene que revisar los catálogos e inventarios, con la
finalidad de conservar la organización de los archivos para su busqueda
eficiente. Así mismo tendrá que llevar el manejo de los registros, recepción
y salidas de la información.
IPOS DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Para un apropiado control de la informacion, las organizaciones cuentas con
instrumentos que son las herramientas de archivos que simplifican el correcto
manejo de la documentación, ya sea en una empresa o institución gubernamental.
Son distintos tipos de instrumentos que existen y que se consideran en el area de
la administración de archivo para la debida organización del patrimonio
documental como:

I. Cuadro de clasificación documental (CCD)

II. Considera la jerarquización la cual tiene que seguir toda documentación
que genera una entidad pública. Es una jerarquización que contiene series
y subseries documentales con un seguimiento de codificación establecida, y
se organizan según la naturaleza del departamento.
III. Tabla de Retención Documental (TRD)
IV. Se refiere a la esencia de un documento específico y al periodo que debe
conservarse en resguardo. manifiesta las normas requeridas para la
retención así mismo a la evaluación que se da a cada conjunto de
documentos para determinar su relevancia.
V. Programa de gestión documental (PGD)
VI. Define y desempeña la guía para la estratégica a seguir en las estrategias y
técnicas de los procesos y servicios de gestión documental a corto,
mediano y largo plazo con la finalidad de garantizar la integridad,
disponibilidad, utilización y veracidad de los documentos como fundamento
de historia y conocimiento. Así mismo Implementa, las políticas, programas
y proyectos de gestión documental.
VII. Plan institucional de archivos (PINAR)

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 VIII. Este instrumento permite planificar el trabajo de gestión de archivo
con la finalidad de formalizar los elementos relevantes para realizar la
planeación estratégica.
IX. Formato único de inventario documental (FUID)
X. Por medio este instrumento se puede realizar la recuperación eficiente de la
información.
En este instrumento se implementa la manera correcta y precisa de los
asuntos o series de un fondo documental el cual tiene como objetivo
rescatar.
XI. Modelo de requisitos para la ejecución de un mecanismo de gestión de
documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
XII. Este modelo implementa las técnicas que deben cumplirse en todo
instrumento tecnológico que realice trabajos y operaciones para la
organización de la gestión de documentos dentro de las departamento de
administración de archivo.
XIII. Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales
(BANTER)
XIV. Establecer normas en cuanto a la numeración de las series y
subseries documentales según las tareas de la administración pública. así
mismo Facilita, elaboración de Tablas de Retención Documental y
elaboración los procesos de valoración de documentos.
XV. Tabla de control de acceso (TCA)
XVI. Este es un elemento referencial por medio del cual se implementan
las agrupaciones documentales que los miembros internos y externos
utilizan, consultan e ingresan para informarse.
XVII. Por medio de estos instrumentos se categoriza, verifica, clasifica y
ordena todo el patrimonio documental que se desarrolla en una entidad que
preste un servicio público.
FIN PRINCIPAL DEL ARCHIVO
Consiste en la preservación de documentos, ordenados y clasificados, asegurando
así la simplicidad de una consulta rápida, tratando de hacerlo con prontitud y con
la visualización primordial del funcionamiento y los asuntos de la empresa.
perfeccionar la eficiencia de una empresa y ahorrar tiempo en la consulta y
administración de documentos, son varios de los aprovechamientos que se
obtienen al realizar un mejor control de los archivos.
El metodo de optimización de documentos físicos y digitales de una empresa
apoya para el ahorro de tiempo y costos, debido a esto la importancia de la
gestión documental es tan evidente en diversos espacios. Así mismo, hay
preservación de manera relevante y óptima los documentos para que se
conserven intactos con el paso del tiempo.
La finalidad de esta clase de procesos se establecen en la exigencia y necesidad
de conservar un estado de eficacia. pero existen otros propósitos que demuestran

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lo indispensable que puede ser la gestión de archivos en los puntos de control de
calidad. Entre ellos están:
 Creación de políticas por medio de herramientas de gestion documental
que permiten generar un sistema de administración de archivo, desde de la
planeación hasta su etapa final.
 Tener el conocimiento e identificación del estado de los documentos y los
procesos de administración de archivo en la empresa, con el objetivo de
implementar las necesidades y generar estrategias de trabajo para el
cumplimiento de las finalidades.
 Reforzar la gestión de archivos físicos y digitales, garantizando la
integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
 Llevar a cabo una estructura y ejecución de las actividades administrativas,
técnicas de planificación, control y organización de la información técnica y
administrativa, garantizando soporte ya sea: físico o digital.
 Reforzar la protección de la información por medio de políticas de accesos,
colaboradores con permisos específicos y control de ingresos a la
información física y digital.
 Garantizar el cumplimiento de la legislación vigente. Centralizar
operaciones de administración de archivo desarrollando reducción de
costos, recurso humano, espacios y pérdida de la información.
 Reglamentar, digitalizar, sistematizar y organizar archivos, estableciendo
una relevancia documental y desarrollando un avance en cuanto al control
de los tiempos.
 Organizar de manera categorica los sistemas de gestión de archivo,
logrando una correcta jerarquización tanto de forma ascendente o
descendente de los documentos, lo que hace que la consulta sea más
eficaz. Esto ayuda al colaborador para la identificación de los registros y la
información de manera más optima.
 Implementar políticas de preservación a través del establecimiento de
valores primordiales de cada clase de documento. Una vez implementada
la prioridad se realiza la organización de la documentación, digitalizandolo
para conservar su manejo a través del tiempo.
La administración de archivo le permite a la organización la creación y
conservación de un orden especifico que ayuda a la preservación de los
documentos, otorgando aprovechamientos a favor del tiempo de las empresas.
Así mismo, es importante su correcta implementación, debido a que, si los
documentos no son almacenados de manera correcta, no se podrá realizar una
busqueda de manera oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de
los procesos, que de función.
De esta forma, las finalidades se pueden convertir en ventajas para las
organizaciones, ya que facilitan el avance en cuestiones de calidad, pues:
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  Se previene la pérdida de información de importante relevancia.
 Se aprovecha el tiempo en la consulta, organización y revisión de
documentos.
 Se garantiza el control de accesos.
 Aumenta el tiempo de vida de la información.
La administración de archivo garantiza la organización y la eficacia, en favor de los
resultados enfocados en el éxito de las pautas de administración. Es por esto que
sus finalidades son claras y progresivas. Para ofrecer un servicio integral en el
control del almacenamiento.
FUNCIÓN DEL ARCHIVO: El objetivo es, ser un centro activo de información y esto
se realiza cuando se relacionan los documentos recientes con los ya
almacenados.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO: El archivo de una empresa es necesario que este
organizado de manera que se desordenen los documentos. Tienen que separarse
de forma idónea aquellos documentos que se utilizan constantemente de otros
que, se utilizan con menor frecuencia, y de los que no se utilizan.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN: Se genera una documentación e
información que se conserva y transmite, agrupandolos en bloques dependiendo
de características y utilidad:
INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE UTILIDAD PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL:
Son documentos relacionados a las funciones que realiza la empresa.
DOCUMENTACIÓN A CONSERVAR POR OBLIGACIÓN LEGAL: Se refiere a la
totalidad de la documentación que, por motivos y disposiciones legales, la empresa debe
debe resguardarlo, durante un tiempo determinado. Un ejemplo, facturas recibidas o
expedidas para las que hubiesen generado IVA y cuya deducción esté sometida a un
periodo de regularización, se conservarán durane el periodo establecido.
DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN RELATIVO A ASUNTOS HISTÓRICO DE LA
EMPRESA: Documentos en los que representan los inicios de la empresa como estaba
organizada en sus comienzos, un ejemplo, primeras escrituras notariales, primeras
facturas.

En el sistema de archvo se almacenan los documentos que la empresa necesita

mantener guardados por cualquier motivo, las necesidades de busqueda de la
documentación, se clasificará el archivo de la siguiente manera:

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ARCHIVO ACTIVO
Este archivo está conformado por documentos que son de utilidad y busqueda
necesaria para la realización de las actividades diarias de la empresa, es por esto
que, debe estar disponible para su utilización. Se considera como el archivo más
relevante, ejemplos, listado de clientes, leyes en vigor actualizadas, reglamentos
de seguridad e ihigiene, entre otros.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Contiene los docuemntos que la empresa ya no precisa necesariamente para su
funcionamiento diario y para a un grado de busqueda poco recurrente hasta ser
transmitidos de manera indefinida al archivo inactivo. Algunos ejemplos podrían
ser: contratos de trabajo, convenios colectivos, pólizas de seguro.
ARCHIVO INACTIVO
En este archivo se almacenan los documentos que no son relevantes, cuya
busqueda es nula, sin la necesidad de usarlos para el desarrollo del trabajo de la
empresa. Los ejemplos pueden ser, libros y registros que la ley requiera de su

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conservación, como escrituras y contratos, y otros de valor historico, que son
conservados hasta que se decida dejarlos de lado.

ARCHIVO INFORMÁTICO
Al hablar de archivo, no solo se hace referencia al archivo físico, también es
necesario tomar en cuenta, la existencia de información que se controla bajo un
soporte informatico, dando lugar al archivo informatico, se ecuentra almacenada
en distintos soportes: discos duros, CD-ROM, en la nube, entre otras. Se
recomienda hacer copias de seguridad de dicha información almacenada, para
garantizar su permanencia ante posibles accidentes informaticos.
ARCHIVO CENTRAL
Este archivo contiene documentos de la empresa, que según relevancia se
determinara su area ya sea activos, semiactivos y/o inactivos:
Con frecuencia en varias empresas suele ser activo, debido a que se separan por
departamentos, y cada uno de ellos maneja la información que se le asigna,
quitandole importancia a la información total para identificarla en cada uno
particularmente. En las empresas es común haber cierta cantidad de archivos
activos, dependiendo de dempartamentos que hay. En pequeñas empresas, es
común que tengan juntos las tres formas de archivos: activo, semiactivo e inactivo,
ya que la documentación desarrollada son de volumen escaso, toda la información
que se obtiene, se centraliza y almacena en este tipo de archivo, con la finalidad
de no perder tiempo posible al momento de consultarlo.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Archivos en el que se encuentran repartidos por las diferentes areas de la
empresa. Los archivos descentralizados perciben tanto los activos, situados en
cada una de los departamentos de la empresa, como los semiactivos, que son
operados por el personal de cada departamento.

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN
 CLASIFICACIÓN: Se entiende como clasificación a la repartición de
documentación escrita de relevancia para la empresa, abasteciendo a cada
una un orden específico de acuerdo a sus características.
Los sistemas más relevantes de clasificación se agrupan en dos: alfabético
y numérico. Para realizar la clasificación de la documentacion de la
empresa de forma correcta es necesario conocer los sistemas principales y
sus variantes.

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 SISTEMA ALFABÉTICO: Se entiende como alfabético, debido a que se
utiliza del abecedario para desarrollar una clasificación. Es de los más
utilizados en la mayoria de las empresas.
La organización de carpetas y guías es simple; no se necesita de un
archivo auxiliar; los nombres y apellidos se agrupan en estricto orden
alfabético.

Las normas para orden alfabetico se utilizan de manera directa o

indirectamente en la mayoria de los sistemas para archivar, ya que forman
la base principal de todos los sistemas. Podemos encontrar diferentes
reglas básicas para la clasificación, las cuales se utilizan de manera
universal.

 SISTEMA NUMÉRICO: En este se utilizan los números y su natural

ordentamiento en serie, para ordenar los documentos según la numeración,
sin que se considere ningún otro tipo de referencias para ello y, teniendo en
cuenta, los distintos tipos de sistemas numéricos: consecutivo, simple, de
digitos terminales y digitos centrales. Una de sus ventajas resalntan la
facilidad para designar a cada documento un número, y su lectura es
rápida; y como desventaja encontramos la complejidad en la numeración,
los fallos en la lectura, etcetera.

 CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA: Es un sistema de clasificación que

destina números y letras a cada elemento para el ordenamiento. Tomamos
como ejemplo, el antiguo sistema de matriculación de vehículos, en el que
se asignaba una serie numérica (según el orden de matriculación), y una o
varias letras, que identificaban de donde provenia. Dentro de la empresa,
este criterio puede emplearse para distinguir con las letras el tipo de
documento que se esté clasificando.

 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA: Este sistema de clasificación es tan
utilizado como el alfabético y el numérico. Clasifica los elementos atendidos
a la fecha que aparece en ellos. Basta con ordenar los años, dentro estos,
los meses y por ultimo, los días. Este criterio es apto para cambiarlo con el
sistema alfabético y/o numérico.
Una desventaja que tiene está clasificación en esta clasificación, es que es
necesario saber con exactitud la fecha del documento en cuestión, para su
localización, pero se considera un metodo sencillo, rápido y barato.

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  CLASIFICACIÓN TEMÁTICA O POR MATERIAS: Se basa en clasificar una
serie de elementos según con la naturaleza de los mismo.

Ejemplo

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA: Por medio de este sistema, la información se

ordena según la localización geográfica de la misma. Un criterio de clasificación
geográfica sería, entre otros, el que ordena de acuerdo con: región, provincia,
municipio y apellidos.

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Ejemplo

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CODIFICACIÓN
Consiste en destinar letras, números o símbolos a los documentos, según sea el
plan sistemático, con la finalidad de diferenciar las categorías a las que cada
documento pertence, en el ambito de su categoría.

 ASLADO AL MUNDO DIGITAL EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO

El mejoramiento del desarrollo en las empresas y la facilidad para la
recuperación de archivos son algunas de las ventajas de la implementación
de un sistema de administración de archivo digital en una empresa.
La administración de archivo es un conjunto de técnicas y prácticas
ejecutadas por las empresas para el perfeccionamiento de la gestión
documental y facilitar la recuperación de información. Permite manejar de
manera optima las actividades generadas, agilizando la automatización de
procesos y mejorando la eficacia de manera exponencial. Las ventajas
principales de implementar un plan de administración de archivo digital
encontramos:
 AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: Los programas de administración de
archivo, por ser instrumentos digitales, su funcionamiento va a la velocidad
que la red. Esto ayuda a que el traslado y envío de archivos se faciliten,
mejoramiento de la productividad y agilizando la toma de decisiones en la
organización.
 MAYOR ACCESIBILIDAD: Permita el acceso de los miembros desde
cualquier ubicación es clave en la gestión del desarrollo de una empresa.
 SEGURIDAD DOCUMENTAL: Los documentos archivados son parte del
patrimonio de una empresa. Un sistema de administración de archivo
informatico agiliza el aseguramiento de los asuntos confidenciales,
comerciales, financieros y datos personales del personal. Así mismo, operá
el acceso, identificando a los usuarios que acceden a las bases de datos y
las actividades que realizan con los archivos.
 REDUCCIÓN DE COSTOS: Un planteamiento de administración de archivo
informatico disminuye los gastos de una empresa al agregar todos los archivos en
una misma plataforma en linea o en un disco duro.
Estos instrumentos permiten evitar costos innecesarios en papel, tinta, entre otros,
y el gasto de horas de trabajo delo personal encargado de la gestición documental.

IMPORTANCIA DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Se entiende como software de administración de archivo a
todo instrumento tecnológico que permita a los

21
colaboradores tener manejo en el proceso de gestión de la información que
proviene de la uso y aplicación de un sistema de administración de archivo.
La utilización de un software ayuda al perfeccionamiento de la gestión de archivo e
información de mayor relevancia para la organización.

Optimiza y sintetiza los trabajos, permite el inventario de la información y garantiza

un control responsable y seguro de la información contenida en el proceso. Estos
instrumentos garantizan no solo una organización correcta, sino que también una
preservación de seguridad amplia y optima para los documentos.
El programa da mayor manejo de los procesos que se realizan en la
administración de archivos, tanto los que se realicen dentro de la organización,
como los creados en instalaciones de ATS, o en centros de atención documental
(CAD) o de aquellos archivos que se encuentran inactivos. Es decir, ofrecen el
control total de cada archivo que existe en la organización.
¿QUÉ GARANTIZA EL USO DE UN PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO?
La aplicación permite garantizar el proceso en líneas de operación.
Por lo tanto, la asesoría integral permite el conocimiento del aprovechamiento, los
pros y contras y lo relevante para llevar a cabo un sistema de administración de
archivo. Transmite el conocimiento a los miembros, para que el proceso de
administración se agilice.
Una de las plataformas más populares y considerada como la número uno en
eficiencia y seguridad en la nube es la ERP Oracle Netsuite.
¿Qué es un ERP?
Por sus siglas Enterprise Resource Planning o planificación de recursos
empresariales. Este sistema permite a los usuarios ejecutar y manejar diversas
operaciones internas de la empresa.
Plataforma usada por ATS para la gestión documental:
 Suite de Gestión Documental MABS 3.0, puede ser usada por cualquier
empresa que requiera buscar la información de sus archivos previamente
inventariados y estructurados.
Esto permite llevar a cabo el contenido del documento, llevando a cabo
parametros y vinculando las necesidades de cada empresa. Lo anterior integrando
los servicios de administración de archivo.
Beneficios de la implementación de la Suite de Gestión Documental MABS 3.0:
Dentro de los puntos más importantes que puede ofrecer estos sistemas están:
 Acceso con seguridad para los usuarios desde lugar que requieran.

22
  Automatización de los procesos.
 Acceso a la información de toda la empresa desde una misma interfaz.
 Registro personalizado de usuario que requieran información.Integración de
bases de datos.
 Perfilación y/o restricción de acceso por usuario.

 Seguridad de la información registrada.

 Ahorro de tiempo y costes.
 Control en línea de la información y de sus archivos.
 Atención según acuerdos de niveles de servicio.

Cualquier organización puede hacer uso de un programa de administración de

archivo sin importar la cantidad de bases de datos que controle, ya que estos se
adaptán a las necesidades de cada organización.
¿IMPORTANCIA DEL USO DE UN PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO?
la administración de archivo otorga la oportuna organización y manejo de la
información; pero es un proceso que se necesita de tiempo y precisión, por tanto
el apoyo digital representa un cambio de aprovechamiento digno de valorar,
cuando se trata de mejorar los tiempos de consulta a los requerimientos
documentales que tenga la efectividad y la organización de estos.
Un programa de administración de archivo es un instrumento que permite a las
organizaciones y a los colaboradores, el tener un manejor correcto sobre el
proceso de organización de información digital, debido a que está creado para
eficientar la administración de los documentos existentes, documentos generados
y recibidos por la organización.
Un programa de administración se adapta a las diferentes necesidades de las
organizaciones y su desarrollo documental, con el objetivo de automatizar los
procesos adelantados en la administración, lo que asegura una mayor seguridad,
manejo, acceso y cuidado de la información.
El programa es un sistema de organización y almacenamiento de documentos
relevantes como facturas, contratos, documentos contables, soportes y entre
otros.
Esto posiciona al programa como un instrumento que facilita el tratamiento
documental otorgando, así mismo garantizar su protección.
¿CUÁLES SON LOS USOS DE UN PROGRAMA EN LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO?
Entre las aplicaciones más ventajosas de la gestión documental se destacan:
 Conservar la información valiosa para garantizar la protección y prevenir
que la información se encuentre en manos equivocadas, utiilizando la

23
 encriptación de datos con una claves de acceso que posea exclusivamente
los colaboradores
 Tener controladas las comunicaciones que entran y salen de la empresa.
 La pronta recuperación de la información evitando la pérdida de tiempo.
Para esto se utilizan clasificaciones por categorías o subcategorías.
 El ahorro en materiales tangibles y no tangibles, como papelería, envíos y
recursos humanos.

 Acceso a un documento desde cualquier departamento o desde otra

institución conectada directa o indirectamente, con la creación de carpetas
compartidas.
 Definir permisos de acceso a datos y contar con un mayor control sobre los
cambios.
 Imprimir documentos para facilitárselo a los colaboradores o archivarlas
físicamente si es necesario.
 Uso de medios de comunicación digital como el correo electrónico, la
página web, redes sociales. Su objetivo es mantener una comunicación
directa.
 Control de la fuidez de los documentos, de manera que se ecuentre
establecido un responsable, unas actividades y unos tiempos de respuesta,
para dar gestión a los procesos y/o solicitudes que se den por medio de los
documentos.
 Permite llevar un inventario a detalle del archivo físico de la empresas,
teniendo conocimiento de que documentos existen y en donde se
encuentran ubicados.
 Tener un acercamiento entre la empresa, clientes, proveedores y publico en
general.
La utilización de un programa de administración de archivo asegura un manejo
correcto de la información, amplia el control, la protección y la accesibilidad. Así
mismo permite la automatización de tareas manuales, lo que implica el ahorro de
tiempo y recursos, por ello la implementación de una solución de administración
de archivo lleva a las empresas por la vía de la optimización y el desarrollo,
logrando que las tareas se cumplan a la perfección y sin errores de gravedad.
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO Y SU INCIDENCIA EN LA
PRODUCTIVIDAD
La Gestion de archivo de una organización requiere de un programa de
administración de archivo, ya que en la hoy en día se necesita contar con un
sistema que gestione la información contenida en archivos y documentos
relevantes y de gran valor para una organización.
Este tipo de instrumento informático cuenta con la capacidad de diseñar, recibir,
organizar, almacenar, preservar, dar acceso, asegurar y difundir la información de

24
la empresa. Es de relevancia tener en cuenta que estos sistemas informáticos
realizan cambios en la cultura de las empresas, por lo que cada una requiere un
programa informatico enfocado a las necesidades y a los valores de la empresa.
PROGRAMA INFORMATICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, SU PROPÓSITO
Una eficiente administración electrónica de los archivos agiliza los procesos de
trabajo repercutiendo en favor de la empresa, aumentando su eficiencia y su
productividad, debido a que permitirá prever situaciones relacionadas con la
información y la documentación reduciendo gastos en recursos.

Cuando las organizaciones realizan movimientos flujos grandes de información y

documentos que provienen de fuentes internas (como por ejemplo facturas,
recibos y ofertas); o información de tipo corporativa como folletos, catálogos,
manuales, entre otros, así como documentos en diferentes formatos (PDF, Excel,
Word, entre otros), es probable que se presenten problemas en el control de la
información es alta.
Estos inconvenientes, que generan retrasos en los procesos administrativos,
suelen ser por diferentes motivos: una producción desorganizada, cantidad de
copias innecesaria, cantidades grandes de documentación en papel,
complicaciones para el acceso y riesgo alto de la pérdida de información. Estos
problemas son síntomas de que el proceso de administración de archivo de la
organización no responde a las expectativas actuales de desarrollo y crecimiento
de la empresa, por lo que se debe considerar como un motivo que justifica
plantear un sistema de administración de archivo actualizado.
Un programa informatico efectivo de administración de archivo es un instrumento
tecnológico indispensable que deberá solucionar dichos problemas garantizando
la integridad de la organización, debido a que será ideal para manejar y cuidar la
información permitiendo la oportunidad de actuar en favor de los objetivos de la
empresa.
VENTAJAS DE UN PROGRAMA INFORMATICO DE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVO
Los principales objetivos de un programa informatico son esenciales para afrontar
los riesgo y/o problemas descritos con anterioridad, como la administración eficaz
del procesamiento de la información, obteniendo finalmente una base de datos
relevante y confiable, que a largo plazo podrá ser aprovechada para conformar el
patrimonio histórico de la organización. Estos planteamientos conllvan que los
beneficios de un programa informatico de gestión de archivo son realmente
considerables, debido a que al reduciendo y agilizando los procesos del
tratamiento de la información se está aportando positivamente a la eficiencia de
los procesos de la actividad administrativa de la empresa.

25
LA AUDITORIA EN LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN
Con la entrada de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) en la decada de los años ochenta, y
de manera revolucionaría en la actualidad, la
administración tradicional de gestionar los documentos ha
hecho un crecimiento en su desarrollo, en el cual los
metodos antiguos continuan de alguna manera
(identificación y descripción de los documentos para
registrarlos, por regla general, en inventarios) y una
variedad de técnicas se han actualizado o realizado nuevamente para enfrentar
los retos de los documentos electrónicos y la comunicación digital. Con el uso de
los documentos electrónicos de empresas o instituciones gubernamentales, la
administración de archivos debe asegurar que el servicio contiene dichos
documentos en su sistema de gestión, de manera que los recopile y administre
para que sean de facil acceso, tanto en largo como a corto plazo, de lo contrario
será imposible el cumplimiento de su finalidad, que es gestionar, guardar y
preservar los documentos para cumplimiento de su objetivo, la evidencia. afrontar
las nuevas herramientas es necesario tener nuevos conocimientos especializados
para tener éxito.
La administración de archivo en la actualidad da valor a la información contextual.
Así mismo, la recuperación de información basado en el origen, enfocada en la
funcionalidad de los documentos, en el contexto del diseño, se puede considerar
superior a las tecnicas de administración basados en el contenido.
El cuidado y mantenimiento correcto de los documentos es fundamental para la
organización de las empresas, su administración también es básica y esencial
para los actos de negocio. Con esto se comprueba de lo que ha hecho una
organización, cómo hace sus negocios y por qué tomó ciertas decisiones y porque
realizo algunas acciones, y en ciertas ocaciones la buena administración
documental llega a ser crítica, como en las áreas de justicia, salud, cobertura
social a los más desamparados, entre otros.
Para esto puede ayudar a las empresas un estándar en gestión de los
documentos, poner en practica estrategias para obtener el mantenimiento de
registros completos y precisos, se destacan algunos de los beneficios de la buena
gestión: mayor eficiencia y efectividad en el ambito comercial debido a que hay
más información relevante y oportuna a disposición; efectividad en el cumplimiento
de los requisitos legales y normativos, así como mejor placer en las expectativas
de los colaboradores; mayor transmisión de conocimientos, retención y acceso a
la información corporativa; mayor gestión de los peligros con relación a la

26
evidencia; mejor capacidad para explicar y otorgar los testimonios de las acciones
y decisiones

de una empresa; administración adecuada de documentos conforme los requisitos

de retención, y una baja en los costos de almacenamiento, materiales y mano de
obra.

INSPECCIONES DE ARCHIVOS
No es lo mismo una auditoría que una autoevaluación. La
auditoría debe ser certificable, el proceso lo lleva a cabo
un proveedor de servicio externo, que requiere de
bastante tiempo y se deben cumplir unos requisitos
especiales, con el objetivo de demostrar a la comunidad
externa el cumplimiento de los estándares específicos o
unos objetivos concretos. Por lo que un proceso de
autoevaluación es un metodo de auditoría realizado por
colaboradores dentro de la organización, que se implementa para que los
directivos de esa empresa tenga conocimiento y evalúe los resultados, estos
procesos no se suelen informarlo a la comunidad externa. Las autoevaluaciones
permiten identificar debilidades, prácticas con poco desarrollo, infraestructuras
deficientes, susceptibles de mejoras, asignar un periodo de mejoramiento para
realizar una auditoría y certificación más compleja por un proveedor de servicios
externo.
En el ambiente de la propia empresa, y en las administraciones públicas, la
autoevaluación se realiza por medio de visitas de inspección.

PRIORIDADES PRINCIPALES EN LAS VISITAS

DE INSPECCIÓN:
Avisar sobre el estatus de los documentos en todos sus
ambitos y proponer soluciones oportunas para la
corrección de las deficiencias, riesgos e irregularidades de
orden técnico-estrategico que haya podido advertir en el
ejercicio de su función inspectora;
Asesoramiento en las estrategias de mejora y ampliación
de los servicios de Archivos, recabar la información estadística de todos los
documentos y servicios con relación a la función inspectora; sugerir al órgano
competente, según la competencia, la apertura de expedientes en caso de
infracciónes de la normatividad, e incitar la actuación de los colaboradores
proponiendo la premiación de su dedicación y competencia profesional.

27
La auditoría de la administración documental debido a la aparición, y
generalización, de la nueva era digital se generaron una serie de riesgos,
especialmente en la década de los noventa, a consecuencia de estos había
detractores del uso de las Tecnonologias de la Información y la Comunicación, ya
que priorizaban en las

particularidades del soporte informatico, y había defensores por las ventajosas

características adversas que traería la era digital. Este debate influyó en favor de
un desarrollo en la investigación centrada en cómo identificar riesgos y el metodo
para afrontarlos, y de la que se produjeron bastantes estándares y bibliografía en
las últimas décadas. Hoy en día se cuenta con las soluciones técnicas y de los
conocimientos teóricos para resolver o minimizar estos riesgos.

Se han solucionado riesgos técnicos, como la captura, autocategorización, indice

de precios, formatos y conversión de documentos, administración de contenidos,
acceso, protección con administración de colaboradores y trazabilidad,
conservación para asegurar la disponibilidad a lo largo del tiempo, implementación
de redes de archivos, la valoración documental (disposición y retención),
operatividad interna; así mismo se ha respondido a los peligros de la protección,
con lal tecnicas de gestión de riesgos informaticos y con el reglamento de política
de protección de riesgos, donde se implementaron los servicios, requisitos y
órganos responsables; tambíen se han considerado otros tipos de riesgos que se
encuentran ligados con la administración de la información, los riesgos normativos
que deben resolver la validez de:

 Los trámites con documentación electrónica.

 Los derechos relacionados a estos documentos informaticos (secretos
Industriales, patentes, propiedad intelectual y comerciales).
 La regulación de la sede electrónica.
 La gestión y regulación de la transparencia.
 De la custodia o transferencias en la administración electrónica.
 De las políticas de conservación a largo plazo.
 La regulación legal de los organismos y funciones en la valoración
documental.
 La regulación de la operatividad interna.
 De la reutilización.
 De la rendición de cuentas.
 De la publicación de una política de gestión de documentos electrónicos.
 De la prestación de servicios (en los que se reglamenta sobre el catálogo
de los servicios públicos, con los derechos y obligaciones de sus
colaboradores, estructura, funcional competencias, gestión y financiación).

Así mismo se han valorado los riesgos económicos, debido a que algunos
proyectos de implementación de metodos de gestión de archivos informaticos se
han suspendido o han fracasado por falta de financiación, también se tienen en

28
cuenta los peligros institucionales, ya que las empresas tienen que asegurar el
desarrollo del proyecto a lo largo del tiempo, realizando una operación del cambio
para preparar adecuadamente a los colaboradores, ejecutando programas de
formación para la potencialización del desarrollo de capacidades de los
colaboradores, programas de gestión de calidad, actividades de cultura
corporativa (en la memoria

y gestión corporativa), en el desarrollo de proyectos (donde es relevante saber

manejar los recursos, el tiempo y las tareas en diferentes etapas) o en las
responsabilidades del departamento de dirección.

Uno de los riesgos que aún no se ha resuelto satisfactoriamente es la falta de

confianza en un metodo de ejercicio documental informatico implementado en los
archivos, tanto por la directiva que los debe impulsar, como por los gestores o
colaboradores de este sistema en la sociedad informatica. Dicha falta de confianza
conlleva a que no se desarrolle la implementación organizacional y técnica de un
metodo de administración documental de archivo a la altura de la demanda de la
sociedad, cuyos colaboradores son cada vez más nativos digitales y que no
entienden la ralentización en la implementación de la gestión digital.
Una de las acciones contra dicha desconfianza es llevar a cabo auditorías que
certifiquen el funcionamiento correcto de la administración documental, de los
programas informaticos o los sistemas de gestión.

El NARA (National Archives and Records Administration) proyectó un modelo

sobre Auditoría y Certificación de Repositorios Confiables (Trustworthy
Repositories Audit & Certification, TRAC) cuyo objetivo principal es promover un
sistema de auditoría independiente para certificar el estándar OAIS (un sistema de
información de archivo abierto). El OAIS se creo en 1996 por el Consultative
Committee for Space Data Systems, que posteriormente pasó a ser la norma ISO
14721, como el sistema que asegura la eficiente gestión y conservación de los
documentos informaticos. Esto favorecio a la creación de un catálogo de criterios
para la evaluación de la fiabilidad de los documentos informaticos.

El modelo OAIS ha funcionado como una pauta para generar y definir sistemas,
para atacar a las necesidades de conservación en un nivel abstracto y, en
concreto, los modelos de referencia de administración de archivo pueden ser útiles
para representar los componentes funcionales requeridos en un tipo de sistemas
complejos creados para atacar necesidades compartidas de escala mayor. Por
otra parte, la Unión Europea promueve una política similar con el European
Framework for Audit and Certification of Digital Repositories (Marco Europeo para
la Auditoría y Certificación de Repositorios Digitales), que otorga sellos de calidad,
a los programas informaticos que han sido auditados por algunas herramientas de
auditoría, para certificar que son confiables. La falta de fiabilidad, en particular
debida a la inseguridad jurídica percibida, hace que los usuarios, las empresas y
las administraciones públicas duden a la hora de realizar transferencias de manera
electrónica y utilizar nuevos servicios. En relación con la interofuncionamiento de

29
información entre las organizaciónes, en relación con la interoperabilidad de datos
entre las administraciones, el considerando 20 indica que la cooperación de los
Estados miembros debe contribuir a la interoperabilidad técnica de los sistemas de
identificación electrónica notificados con vistas a fomentar un nivel de confianza y
seguridad elevados, adaptados al grado de riesgo.

El traspaso de información y de prácticas mejores entre los Estados miembros con

proposito a su reconocimiento mutuo debe agilizar la cooperación. En dicho
reglamento se diferencía de un servicio de confianza a un servicio de confianza
competente. Para cumplir los requisitos de un servicio de confianza competente
debe de existir una auditoría externa: los prestadores comptentes de servicios de
confianza serán auditados, por lo menos cada 24 meses, corriendo con los gastos
que esto genere, por un organismo de evaluación de la conformidad.

El objetivo de la auditoría será confirmar que tanto los prestadores competentes

de servicios de confianza como los servicios de confianza competentes que
prestan cumplen los requisitos del Reglamento. En la actualidad contamos con
diferentes estandares de auditorías y certificación de repositorios digitales
promovidos desde distintas áreas, entre los que se destacan:

 La ISO 16363: 2012 Space data and information transfer systems — Audit
andcertification of trustworthy digital repositories.

Este estándar fue revisado y confirmado en 2017, existiendo una versión en

español (AENOR 2017).

 El Sello de certificación de datos para repositorios (DSA).

En 2018, junto con el Sistema de datos de Word (WDS) ICSU, se fusionó en
CoreTrustSeal (Core Trust Seal 2020).

 El Sello Nestor, basado en la verificación según DIN 31644, Criteria for

trusted digital repositories,
De origen alemán, fue traducido al inglés como NESTOR (2009).

 Norma ISO/IEC 17065 (ISO 2012), sobre la certificación de productos,

procesos o servicios;
Con el objetivo de de otorgar confianza a las partes interesadas (como podrían ser
los usuarios de los servicios o la propia administración pública o alta dirección de
las organizaciones), se utiliza para analizar criterios de buenas prácticas en un
plan de auditoría de documentos.

 En el contexto de la Unión Europea se elabora el estándar EN 9223-103:

2018, Gestión de programas. Gestión de configuración. Verificaciones de
configuración, revisiones y auditorías (AENOR 2018a),

30
El objetivo principal es garantizar la gestión de la configuración durante todo el
periodo de vida del producto, que se fundamenta en la consistencia y la
homogeneidad de la información técnica entre todos los actores, y en la
trazabilidad de esa información técnica.
Esto puede realizar por medio de algunas acciones como la captura, preservasión
y proyección de esa información, o la autentificación y validación de la coherencia

de esa información en etapas establecidas del ciclo de vida del producto

(revisiones, autentificaciones y auditorías de la configuración).
En dicha normatividad europea no se considera que las auditorías de
configuración no se realicen, por ningún motivo, por auditores de tercera parte
(organismos certificados para entregar acreditaciones de auditoría sobre sistemas
de calidad), sino por un auditor que colabore en la empresa o ya sea por un
auditor de externo (el cliente).

 La norma ISO 19011:2018, Directrices para la auditoría de los sistemas de

gestión (una actualización de la norma de 2012),
Que considera la auditoría de tercera parte, como auditoría de acreditación y/o
certificación (AENOR 2018b), pero más específicamente es la Norma ISO/IEC
17021-1 la que implementa los requisitos para la auditoría de sistemas de
gestión para la certificación de tercera parte (AENOR 2015).

 ISO 17021-1 La certificación tiene como finalidad general garantizar

confianza a todas las partes de que un sistema de gestión cumple los
requisitos especificados.
La relevancia de la certificación recae en el nivel de confianza y fe pública que se
implementa con una evaluación imparcial y competente por una tercera parte.

En definitiva, la auditoría garantizará que lleven a cabo lo que prometen realizar,

que lo que hacen es correcto, y esta podrá coadyudar a la entidad a ejecutar
buenas prácticas, así como a identificar deficiencias de alto riesgo.

Competencias y habilidades del auditor cabe recalcar que la calidad de la auditoría

es indispensable de la habilidad y competencia del auditor. Al final, el auditor
tendrá una captación de la realidad en el proceso de la auditoría, en la que se
realizará una proyección, y las alteraciones de esa realidad se generan durante las
etapas inmediatas, dando un resultado de la subjetividad, la falta de confianza, la
incompetencia técnica y las malas habilidades de proyección del cliente o del
auditor.

Dos consideraciones principales en la formación de una persona profesional

competente son sus habilidades prácticas y la integración de conocimientos, por
ello en la formación de un auditor es oportuno tener una mezcla de habilidades
prácticas y conocimiento académico.
El desarrollo de la profesionalidad y la profesionalización requiere la apropiacio de
un conjunto de conocimientos y habilidades personales para asegurar la adecuada

31
Ejecución de actividades específicas.

EL AUDITOR DE ARCHIVOS DEBE TENER LAS SIGUIENTES HABILIDADES

 PENSAMIENTO CRÍTICO: como un conjunto de toma de decisiones o
juicio reflexivo para solucionar problemas, en los que se requiere el
razonamiento.
 COMPRENSIÓN E INTEGRACIÓN: En un ambiente en donde las
empresas se ajustan a la utilización de las TIC, se desempeñan en
circunstancias de rápidos cambios, es relevante comprender los sistemas
complicados, que se encuentran en constante interconección, en los que
debe haber una pronta integración de la información.
 ANÁLISIS Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: aptitud para reconocer los
problemas y sus elementos más significativos para poderlos solucionar de
forma efectiva.
 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO: capacidad de distribuir y
organizar de manera correcta la administración del tiempo, mediante una
estrategia, que permita lograr los objetivos señalados. El éxito de esta
habilidad influye en el liderazgo de quien la ejecuta.
 COMUNICACIÓN EFECTIVA: aptitud de expresar ideas y transmitir
conocimientos de manera convincente, ajustandose a las características de
la empresa. En este clase de comunicación también tiene importancia la
empatía cognitiva, que se refiere en comprender la posición de la otra
persona desde un grado objetivo, así como la empatía afectiva, que se
refiere a dar una respuesta emocional con la misma emoción de la otra
persona.
 HABILIDADES TECNOLÓGICAS: dominio amplio en la utilización de los
instrumentos y tecnologías relevantes para el ejercicio profesional. En la
sociedad de la actualidad la difusión y el ritmo del avance tecnológico
afecta a la aptitud de las habilidades laborales que se les requiere a los
profesionales, donde la tecnología trasciende en la demanda de mano de
obra altamente competente.
 TRABAJO COLABORATIVO: aptitud para crear un equipo en un clima de
confianza para ejecutar actividades requeridas de forma responsable y
colaborativa. La colaboración es relevante en una sociedad se encamina
cada vez más a la interdependencia. El trabajo en equipo se convierte en
una parte relevante del desarrollo de las empresas, requiriendo que los
colaboradores cooperen de manera efectiva, lo que puede redundar
también en la proactividad con resultados afectivos.

32
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL AUDITOR
Los conocimientos específicos en cuanto a técnicas y retos de la administración
de documentos en el ambito informatico son relevantes para poder entender la
finalidad auditable, Así mismo para tener una correcta comunicación con el
personal de administración de archivo, desde el departamento de dirección hasta
los técnicos.

La deficiencia de algunos conocimientos por los auditores impacta de forma

negativa en la comunicación fluida, en la comprensión de los problemas, en el
entendimiento de las partes y en el reconocimiento de los principales retos.
EL AUDITOR DE ARCHIVOS DEBE TENER CONOCIMIENTOS EN
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Proceso intelectual consistente en
analizar y disponer los archivos de acuerdo con las tecnicas de
administración de documentos, en los que se reconoce la estructura de un
fundamento, y se llevan a cabo trabajos de ordeny clasificación.
 NORMAS TÉCNICAS DE DESCRIPCIÓN E INDIZACIÓN: Entre los
modelos de descripción administración de documentos destacan la ISAD
(G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística), la ISAAR-
CPF (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias), publicadas por el Consejo
Internacional de Archivos, y la norma UNE ISO 25964-1 Información y
documentación - Tesauros y su interoperabilidad con otros vocabularios -
Parte 1: Tesauros para la recuperación de la información.
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Sistema de estrategias del
departamento directivo para la implementación de la política de
administración de documentos a través de los programas establecidos, y
para el manejo de los recursos (tecnológicos, financieros y humanos).
 MARCO JURÍDICO: Pautas legales de cumplimiento obligatorio que
regulan los estandares nacionales de administración documental, los
accesos a los documentos o los organismos responsables de la valoración
documental, entre otros aspectos.
 RIESGOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Tener conocimiento de
las normas de estudio de riesgos de la información y las normas de
implementar sistemas de protección de la información, especialmente en
los empresas que desarrollen documentos electrónicos.
 MERCADO DE LA TECNOLOGÍA ARCHIVÍSTICA: Las empresas con más
frecuencia están generando paquetes de programas informaticos para la
administración documental, con diversas prestaciones y funcionalidades.
El auditor debe tener conocimiento del principal funcionamiento de los
programas informaticos, así como los requisitos que debe cumplir la
tecnología para aplicar un sistema de administración de archivo digital.

33
  RETOS DE LOS ARCHIVOS EN LA ERA DIGITAL: Administración
electrónica, redes, interfuncionamiento, conservación, datos, entre otros.
penetra la definición de curadoría digital con relación al profesional que
estudia toda la información digital en bloque, ya sean documentos, datos,
entre otros.

PRINCIPIOS DE AUDITORES
La norma ISO 17021 señala los requisitos que deben cumplir los organismos que
llevan acabo auditorías y certificaciones en modelos de administracion
documental, como manera de garantizar que las empresas implementan un
estandar que cumple con la política de dicha empresa en los aspectos
relacionados con sus actividades, servicios y productos. Para ello señala diversos
requisitos y principios que debe contener el organismo auditor, entre los que se
destacan:
 IMPARCIALIDAD: la objetividad de la auditoría se basa en la ausencia de
conflicto de intereses, carencia de prejuicios o actitud abierta,
independencia, entre otros elementos. Es tan relevante ser imparcial, como
ser distinguido como imparcial, para prevenir amenazas que se desarollan
del conflicto de intereses personales o de la familiaridad con el colaborador
u organismo auditado, que podría conllevar la ausencia de la consulta de
evidencias en la auditoría.
 RESPONSABILIDAD LEGAL: el organismo que audita debe ser una
entidad legal con ejercicio de auditoría. Más allá de la responsabilidad
jurídica, el auditor está obligado a seguir principios éticos y participar en
juicios morales, algunos relacionados con el aseguramiento de información.
Es importante prevenir auditores alegales, sin responsabilidades de
auditoría que, entre otros casos, se podría sobrellevar que no se tramitieran
las quejas de la auditoría.
 COMPETENCIA: los miembros de la empresa auditora debe afirmar que
posee los conocimientos necesarios, de lo contrario esto puede sobrellevar
una falta de entendimiento entre el organismo auditor y la empresa
auditada; unas graves deficiencias en los trabajos de la auditoría o unos
informes de auditoría incomprensible.
 TRANSPARENCIA: la empresa auditora proporcionará acceso público al
desarollo y a los resultados de la auditoría (con excepción de la información
confidencial).
La turbidez en una auditoría es totalmente desfavorable a la confianza,
cuando lo que se espera con la auditoría es, precisamente, certificar
sistemas de gestión de documentos y empresas responsables confiables.

34
  CONFIDENCIALIDAD: la empresa auditora tendrá que comprobar la
confidencialidad (por su trayectoria y con la firma de un documento de
confidencialidad) para que se le brinde acceso privilegiado a la información.
La deficiencia de un compromiso documentado de confidencialidad puede
incitar a dos tipos de riesgos: a la apropiación de información privilegiada
para intereses particulares o a la divulgación de información confidencial.
 RECEPTIVIDAD (RESPUESTA OPORTUNA A LAS QUEJAS): la empresa
auditora debe de tratar de manera adecuada las quejas y opiniones para
comprobar su integridad y credibilidad a la sociedad.


Una ausencia en el tratamiento de las quejas podría sobrellevar actos

discriminatorios, y también que el mismo proceso de auditoría podría
padecer de errores.
ÁREAS AUDITABLES EN LOS ARCHIVOS
Diversos aspectos influyen en que una empresa desarrolle confianza en su
modelo de administración de archivo, que puede comprender tanto los
fundamentos de soportes tradicionales como los soportes informaticos. En la
actualidad uno de los retos reside en desarrollar confianza en los documentos
otorgados en un tercero, en programas informaticos, donde es fundamental
asegurar unos servicios que cuiden la autenticidad de los datos y de los
documentos. Es necesario tener en cuenta que la informacion almacenada puede
ser inexacta, y deben garantizarse algunas medidas para su modificación, además
de garantizar su protección y confiabilidad, contra un uso o acceso sin
autorización.

a. CUESTIONES TÉCNICAS: El auditor analizará evidencias relevantes que

demuestren el desarrollo adecuado del trabajo técnico en los siguientes
temas:
 CLASIFICACIÓN MULTINIVEL: Configuración en el modelo de
administración documental de una clasificación multinivel que asegure la
identificación de los fundamentos, subfundamentos, series, subseries y
documentos simples o documentos compuestos, y que en esta clasificación
multinivel esté claramente entendible el significado de cada nivel, en
especifico si se agregan niveles por necesidades del sistema.
 DESCRIPCIÓN NORMALIZADA: contenido y productores. Es fundamental
la adopción de un modelo internacional, tanto para la descripción del
contenido como para la descripción de los productores. En el modelo de
administración de archivo debe de existir una comunicación entre el
proveedor y la unidad documental descrita.
 INDIZACIÓN CON LENGUAJES DOCUMENTALES: En especifico con la
utilización de instrumento de control terminologico (tesauros). La
elaboración previa al tesauro, tanto para las materias como para los sitios

35
 geográficos o las entidades o instituciones, es indispensable para que el
trabajo técnico del estudio documental se genere en su totalidad. La
utilización de lenguaje libre no se debe aplicar en un modelo de
administración de archivo, debido a que obstaculiza la eficiencia en la
recuperación de la información.
 VALORACIÓN DOCUMENTAL: Disposición, retención, calendarios. Es
uno de los requisitos fundamentales que se tiene que implementar a la
administración de archivos, que desarrollan tanto documentos en papel
como electrónicos.
 SOFTWARE DE GESTIÓN. Este software debe de cumplir modelos en
cuanto a requisitos de administración de archivos digitales, un ejemplo, el
modelo europeo MoReq

(Model Requirements for the Management of Electronic Documents and

Records).
 Criterios de digitalización: copia máster y de difusión. Para garantizar la
implementación de buenas prácticas en un proyecto de digitalización se
recomienda seguir un modelo internacional, como la UNE-ISO/TR
13028:2011 IN, Información y documentación. guías para la implementación
de la digitalización de documentos.
 Recuperación de la información. no sirve de mucho llevar a cabo una
gran labor estrategica de descripción o indización, si después no se
encuentra aplicado un buen modelo de recuperación de la información que
asegure de manera correcta que las opciones de consulta por los
colaboradores dan una respuesta lo más minucioso posible de la
información capturada en el modelo.
 Transferencias. En un modelo de administracion documental nacional el
modelo debe de asegurar tanto las transmición de documentos en papel
como de documentos digitales.
 Redes de archivos. No solamente se necesita del diseño de una red de
administración de documentos para la transmición de la custodia de
archivos, además se debe desarrollar redes en línea de archivos que
dispongan de la consulta en su catálogo y que den unos resultados
importantes relacionadas a las solicitades de información. Muchos
catálogos en línea pueden considerarse como grandes colecciones
digitales, pero es probable que una gran cantidad de usuarios se vean
afectados por un mal funcionamiento del buscador. Los usuarios rquieren
de acceso a tecnologías Web 2.0 para consultar de manera adecuada los
catálogos en digitales y que éstas garanticen su rendimiento de
navegación.

b. CUESTIONES DE LA ENTIDAD PRODUCTORA: La empresa productora y

responsable de la protección de los documentos debe demostrar pruebas

36
 en la auditoría que evidencíen el ejercicio adecuado en los siguientes
asuntos:
 RESPONSABILIDADES: alta dirección, técnicas administrativo
documental, etc. Una de las novedades de la ISO 15489 es la de mostrar la
responsabilidad de la alta dirección en la administración de archivos. La alta
gerencia y los técnicos archiveros deben tener conocimiento de los
desarrollos tecnológicos, así mismo la alta gerencia debe de impulsar que
la empresa cumpla con requisitos y los estándares legales, y comprobar la
transparencia en la toma de decisiones y en las operaciones.
 POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA ENTIDAD ARCHIVÍSTICA: La
existencia de políticas de administración documental sirve como un modelo
para agilizar las acciones y decisiones a tomar. Una entidad debe señalar
las políticas de acción general y indicaciones concretas para la
administración de archivo, que deben ser lo más concretas, claras y fáciles
de aplicar.
 CÓDIGO ÉTICO: Tanto las profesionales administraciones de documentos
como las empresas deben señalar qué código ético usan.

 RESPONSABILIDAD SOCIAL: En el proceso de calificación de la

autoridad de administración documental se pueden analizar los valores
secundarios que tengan en cuenta los temas relevantes en la sociedad,
para que la toma de decisiones permita unir de manera coherente a la
comunidad que pertenecen.
 PLAN DE INNOVACIÓN: La innovación y la mejora continua se basan en
la aptitud de la comunidad para ser creativa y aprender. Una estrategia de
la innovación pretender estar estrechamente ligada a la visión de la
comunidad. Se debe aplicar un modelo de gestión de la innovación en los
documentos que consienta la ejecución de un seguimiento, una medición y
un estudio del proceso innovador en las distintas actividades documentales
y responsabilidades del departamento directivo.

c. CUESTIONES DE SEGURIDAD:
 MODELO DE PRETECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Se debe asegurar
con pruebas la aplicación de un modelo de protección de la información, en
especifico en el momento de los incidentes de seguridad en el area digital
aumenta la vulnerabilidad de las empresas. Para esto, los profesionales de
la protección de la información deben aplicar sistemas que aborden la
gestión de peligros y consideren un plan de contingencias.
 GUIAS DE CONSERVACIÓN/PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
La conservación informatica considera la temporalidad de los archivos
digitales y su accesibilidad en todo momento, pero, además, nos
encontramos con la información de los datos abiertos que se especializa en
la utilidad de éstos a través de servicios en digitales, y su reutilización y

37
 distribución con objetivos de transparencia y participación ciudadana. Como
buenas prácticas en un proyecto de conservación informatica se
recomienda el uso de la norma ISO 14641:2018(en) Electronic document
management - Design and operation of an information system for the
preservation of electronic documents – Specifications.
 PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES: La imprementación de una
estrategia de gestión de desastres auxiliara para conservar tanto los
instrumentos históricos, que son esenciales para la comprensión y los
valores de la organización, como la información digital, tan esencial para la
supervivencia de las empresas y de los derechos de la comunidad. Uno de
los riesgos más frecuentes en los archivos son los incendios, provocados
de manera intencional o fortuitos, a los que hay que enfrentarse con
estrategias previas.
 INFRAESTRUCTURA ADECUADA: Tanto los recursos de hardware como
de software son indispensables para la protección de la información, su
actualización debe estar contemplada en un plan de protección de la
información.

 ACCESOS: Una organización es importante que se asegure contra todos

aquellos intrusos que quieran acceder a sus recursos. Es de relevancia
mantener a los intrusos y a los códigos maliciosos fuera de la red de una
organización, ya que una vez que están dentro, los intrusos pueden
navegar libremente y tener los mismos, o incluso más, privilegios que los
usuarios legítimos.
 TRAZABILIDAD: Se ha demostrado que, en algunas certificaciones de
gestión de calidad en sistemas de información, la trazabilidad es uno de los
factores más relevantes.

d. CUESTIONES LEGALES:
 CUMPLIMIENTO DEL MARCO JURÍDICO EN ARCHIVÍSTICA: En cada
Estado existe una normativa legal que regula aspectos esenciales de la
administración documental, como el modelo archivístico, el periodo de vida
de los documentos, la transparencia, la accesibilidad, el
interfuncionamiento, la valoración de archivo, entre otros elementos, que la
administración documental está obligada a cumplir.
 PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS DE AUTOR Y LAS PATENTES: Un
archivo puede proteger documentación que requiera una especial custodia
por derechos relacionados a la propiedad industrial o a la propiedad
intelectual. Es fundamental implementar requisitos de aseguramiento
especiales para esta clase de documentación.
 TRANSPARENCIA: Aunque la regulación de la transparencia esta mas
apegado a las administraciones públicas, en general, la información que

38
 protege las organizaciones por sus actividades, como entidades científicas,
empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, etc., pueden realizar también
la transparencia a su comunidad para otorgar confianza.
 REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Es una de las finalidades de las
administraciones públicas, promovidos en parte por directivas de la Unión
Europea, que ha motivado al desarrollo de plataformas de acceso abierto.

e. CUESTIONES ECONÓMICAS:
 FINANCIACIÓN GARANTIZADA. La ISO 17021 señala que el organismo
de certificación debe valorar sus finanzas y sus fuentes de ingresos, y debe
comprobar que las presiones comerciales, financieras u otras no
comprometen su imparcialidad. Tanto en las administraciones públicas, por
medio de los presupuestos anuales, como en las organizaciones privadas
se tienen que aclarar las cantidades destinadas a la gestión de la
información.
 AUDITORÍA ECONÓMICA: MINIMIZAR RIESGO FINANCIERO. Debe
haber pruebas de que las empresas llevan a cabo auditorías económicas
internas para analizar las posibles deficiencias que puedan poner en riesgo
la administración de la información.
 SOSTENIBILIDAD: planificación a corto y largo plazo. Especialmente las
organizaciones privadas deberían comprobar que el modelo de
administración de información es sustentable a través del tiempo, y que
dicha información será preservada incluso en caso de que la entidad
desaparezca, si la información en cuestión es de interés para la sociedad.

f. RECURSOS HUMANOS:
Colaboradores adecuados en formación y habilidades. Las administraciones
públicas deben comprobar que los miembros son adecuados para la
administración de la información.
 CARRERA PROFESIONAL: Las instituciones públicas comprobarán los
estímulos de promoción en la carrera profesional de los administradores de
la información.
 FORMACIÓN CONTINUA: La actualización de las tecnológias y los
conocimientos estrategicos están en constante renovación continua, las
instituciones públicas tendrán que agilizar el acceso a la formación continua
de sus colaboradores.
 DEDICACIÓN Y REMUNERACIÓN: Tanto la duración de la jornada laboral
como la remuneración deben estar acordes con las tareas desarrolladas por
los trabajadores. Una excesiva jornada laboral, o una remuneración no
conforme a los requerimientos de conocimientos exigidos al trabajador,
puede incumplir las normas jurídicas del país y producir perjuicio en el
rendimiento del profesional.

g. TERCERIZACIÓN (OUTSOURCING):

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La norma UNE-ISO 17068:2020 Información y documentación. Repositorio de
tercero de confianza para documentos electrónicos (AENOR 2020), señala
especialmente las buenas prácticas para garantizar que los archivos digitales
confiados a un organismo externo están asegurados mediante su modelo de
administración de archivo, custodiando la integridad y validez de los documentos
digitales, y que éstos puedan servir de evidencia efectiva a largo plazo. Para ello
el auditor deberá inspeccionar las cuestiones siguientes:
 CONTRATACIÓN: derechos transferidos, expectativas y responsabilidades
de las partes. Mediante documentos que comprueben los convenios
contractuales entre las partes, en los que se constaten sus
responsabilidades en la administración de la información.
 GARANTÍAS Y SOLVENCIA: Garantías en que su servicio de repositorio o
protección de archivos (también para los terceros que protegen archivos en
soporte papel) realiza todos los requisitos técnicos y funcionales para
alcanzar las finalidades definidas en su servicio, incluyendo el de solvencia
económica.
 SUBCONTRATACIÓN: Costes y derechos (privacidad, etc.). Si el tercero
subcontrata tareas propias, se comprobaran evidencias de la custodia de la

 privacidad de la información y de la solvencia económica para ejercer dicha

subcontratación.
 TRANSPARENCIA: Llevar a cabo acciones transparentes da confiabilidad
a los organismos terceros contratados.
 VALOR ECONÓMICO DE LOS SERVICIOS: asegurar la competencia del
mercado, cuantitativa y cualitativamente.
 EVALUACIÓN DE RESULTADOS: Las organizaciones terceras
prestadoras de servicios deben llevar a cabo inspecciones internas que
muestren la eficiencia de su administración.
Los archivos siempre han sido inspeccionados con el objetivo de supervisar la
administración de los archivos y las optimas prácticas técnicas con relación en los
requerimientos de sus organismos superiores o de la comunidad a la cual deben
su responsabilidad. La inspección de los archivos ayuda a reconocer las
deficiencias que llegue haber e implementar una solución.
Con la llegada de los documentos digitales, así como de los datos y la información
digital, el gran desafío que se enfrentan los organismos productores es asegurar
que hacen lo que ellos han decidido que deben hacer, según estándares y los
requisitos internacionales y, sobre todo, dar confianza a la comunidad de que
lleven a cabo lo que deben hacer.
Precisamente, la gran preocupación de una sociedad cada vez más exigente, y
comunicada por las redes sociales, es resolver la duda razonable de si los
gestores de la información hacen lo que deben hacer. Esta duda persistente
puede provocar una desconfianza generalizada en la comunidad.

40
La auditoría externa en los archivos, realizada por profesionales con acreditados
conocimientos, y abarcando diversos aspectos que incidan en el éxito de la buena
gestión de la información, puede proporcionar la confianza en su comunidad y
también puede ayudar, en gran medida, a identificar las carencias de los
organismos auditados para emprender acciones de mejoras que influirán en la
autoconfianza de los propios productores de la información.
El auditor tiene que recabar las competencias y conocimientos especiales para
generar su labor, sin ello no se asegura una eficiente auditoría. El pensamiento
crítico, resolución de problemas y el análisis, la comunicación efectiva o las
habilidades tecnológicas son unas de las competencias relevantes que debe
recabar el auditor, y respecto a los conocimientos especiales, debe conocer los
primordiales labores de la administración documental para poderlas analizar en la
auditoría, unos ejemplos, la descripción multinivel, el mercado de la tecnología
archivística y en general los retos de los archivos en la era digital la organización
de documentos, la administración de archivos,. El dominio de la administración
permitirá que los diferentes campos auditables en los archivos se lleven a cabo
con profesionalidad y que el resultado de la auditoría se benefie la propia
organización, y sea confiable para la sociedad.

HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE PROCESOS

A traves del tiempo, se han creado grandes avances relacionado al mejoramiento
continuo en las empresas, con la implementación de técnicas o instrumentos
desarrollados por diversos autores que reconocieron una necesidad y pudieron
crear e implementar un resultado. Estos instrumentos o técnicas se ecuentran a
nuestro alcance y solo es cuestión de valorar las necesidades de la empresa,
identificar la herramienta e implementar una estrategia para su aplicación,
considerando los beneficios y los resultados que se esperan del ejercicio.
Debido a las innovaciones y avances tecnológicos, las empresas necesitan de
sistemas de producción (bienes o servicios) lo más practico posible que les
permite realizar los procesos con poca probabilidad de errores, incluso. Para esto
se utilizan una variedad de metodologias, en general matemáticas y estadísticas,
que facilitan la retención de información importante para los procesos por medio
de los datos, e instrumentos prácticos para la identificación y solución de errores
de manera pronta en el proceso que permite el reconocimiento de las fallas y
agilizan el manejo de la calidad de los servicios o productos. Uno de estas
herramientas, es el sistema Poka-Yoke, como un elemento muy utilizado en
diversas areas de conocimiento para garantizar la calidad de los procesos y
productos.
POKA-YOKE
Es un instrumento, creada por Shigeo Shingo en la decada de los 60 que traduce
como “A prueba de errores”. Su intención es buscar optener “cero errores”,
aplicandolo en cualquier area o fase del proceso y de la organización, para
41
deshacerse de defectos en un servicio o producto, corrigiendolo o previniendo lo
antes posible, los errores que se puedan llegar a ocurrir. De esta manera se tienen
dos técnicas de Poka-Yoke para la eliminación de los errores posibles:
1. Antes de que ocurran: Predicción o prevención.
2. Una vez ocurridos: Detección.
Así mismo se clasifican en técnicas de suspensión o terminación de actividades,
advertencia y control.
TIPOS DE POKA-YOKE
El Poka-Yoke puede clasificarse en cuatro tipos:
 Secuencial: Su función es conservar la organización o una secuencia de
un proceso. Al incumplirse, es imposible cerrar la tarea y por consecuencia,
es imposible continuar con el siguiente proceso.
 Informativo: La información clara, directa y sencilla ayuda a los operadores
a poder realizar las diversas operaciones sin errores.
Agrupado. Su función es preparar paquetes con todos los materiales y
piezas sean necesarias para poder realizar una operación.

De tal modo que los operadores no pierden tiempo en ir por cada uno de los
materiales que necesitan para trabajar porque ya los tienen a su
disposición.
 Físico: Son cambios en la utilización de algunos equipos con el proposito
de evitar errores. Por ejemplo, las lavadoras o los microondas que se usan
en casa no funcionan hasta una vez que las puertas no se ecuentren
cerradas correctamente o se realizar cierta secuencia (seleccionar minutos,
temperatura, programa, etc.).
Con estas prácticas el objetivo es deshacerse de errores en las actividades
recurrentes o los procedimientos en los cuales operadores lleguen a
equivocarse por desconocimiento o distracción. Con esto los operadores
pueden concentrarse en su labor, en lugar de perder tiempo en comprobar
o en corregir los errores.
Uno de los retos que afrontan las empresas con sus datos incluyen:
1. Incompetencia para obtener información valiosa por la falta de
intrumentos y estrategias adecuadas.
2. Violaciones de políticas y cumplimiento
3. Carencia de objetivos y metas claras
4. Control de diversas fuentes de almacenamiento, datos, formatos y
aplicaciones.

Pero en la actualidad se cuenta con gama de intrumentos de administración

de datos que permiten a las empresas investigar, guardar y cuidar su
información valiosa. Algunas de las herramientas cambian según su
funcionalidad, escalabilidad, costo, entre otros. La selección depende de las

42
 necesidades de la empresa según su objetivo, análisis requerido, tipo de
datos, entre otros.
La utilización de estos instrumentos adecuados le permiten a las empresas
descubrir oportunidades, mejorar las operaciones, el cumplimiento y
productividad disminuyendo al mismo tiempo los riesgos y gastos
comerciales.
 Looker.
Es un instrumento de estudio de inteligencia empresarial e inteligencia de
datos (big data) con gran visualización e informes. Otorga la posibilidad de
analizar, consultar y transmitir informes en una variedad de formatos para
adaptarse a una serie de requisitos. Así mismo Looker BI, que es un
instrumento en la nube basado en la web, con el objetivo de otorgar la
capacidad de recabar y estudiar diversos tipos de datos de diferentes
fuentes.
Los paneles de control fáciles de leer tiene como objetivo proporcionar a los
usuarios los informes que deseen buscar y comprender.

Características principales
 Fácil acceso a datos, estudio especial e informes.

 Alta protección de datos.

 Informes de buena calidad, funciones de panel e información clasificada.
 Se desarrolla con otros instrumentos para otorgar información procesable.
 Función de envío de alertas cuando se detecten problemas.
Profisee
Plataforma de uso practico para administración documental. La solución flexible e
integrada proporciona diversas operaciones de administración documental al
tiempo que accede a diversas fuentes y formatos, así mismo permite flujos de
trabajo eficientes dentro de la empresa.
Las características clave incluyen
 Una interfaz de usuario intuitiva, sencilla y flexible con diversas opciones de
personalización
 Análisis de datos, proyección e informes digeribles
 Modelado flexible
 Agiliza los procesos de organizaciones y gestión de datos
 Administración mejorada de registros y eventos
 Integración bidireccional perfecta en tiempo real
 facultades de comparación, estandarización, consolidación y limpieza de
datos
 Altamente escalable
Tableau

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Es una plataforma interactiva que permite a las organizaciones la visualización y
comprención de datos y así contar con nuevos conocimientos de forma rápida y
practica.
Características de Tableau:

 Faculta una conexión fácil a diversas fuentes de datos.

 Proporciona un fácil acceso a las visualizaciones.
 Paneles de control interactivos que faculten una exploración de datos
ilimitada
 Soporte para la gobernanza de datos, así como colaboración segura y
escalable, uso compartido de paneles, datos, conocimientos y más.
 Capacidad de análisis de autoservicio.
 Rápido y practico de aplicar y cumplir con los requisitos.
Panoply

En esta plataforma las organizaciones pueden acceder a los datos en un mismo

lugar. Este instrumento de la nube permite a las organizaciones funciones como
combinar, sincronizar y almacenar la información de más de 80 fuentes diferentes.
Además proporciona la facultad de consultar datos con una variedad de
instrumentos análiticos y de inteligencia empresarial.
Las características incluyen
 Faculta para la recopilación de datos, la administración del almacén de
información, la optimización del rendimiento de las consultas, etc.
 Un panel de gestión intuitivo
 Se conecta a las herramientas de BI, análisis de datos y visualización,
como Looker, Tableau y otras.
 Tiene ingesta automatizada de datos y funciones de preprocesamiento que
ayudan a liberar recursos.
 La integración de datos permite la ingesta rápida y sin esfuerzo de datos de
bases de datos, archivos y API.

CONCLUSIÓN
Debido a la gran afluencia de información en la actualidad, la administración de
esta se necesita con más frecuencia, debido a que se trata como un recurso de
mayor relevancia para el mantenimiento y evolución de la sociedad en la que nos
desarrollamos.
De ahí que la administración documental, tanto público como privado, tenga un
papel fundamental que permita la localización y utilización de la información con la

44
que se cuenta. Es necesario tratar las técnicas y procedimientos de el orden y
clasificación de archivos, además de las reglas a considerar con el objetivo de
tener protección y seguridad en el ingreso y tratamiento de los mismos tanto en el
ambito público como privado.
Entendiendo que el archivo activo que se considera como una de las areas más
relevante para la empresa, es aquel que contiene la información y documentacion
que se utiliza en la gestión de la empresa en el momento actual, así mismo, en el
archivo inactivo se encuentra la información y documentación que tiene carácter
historico, de lo más relevante tenemos las escrituras contitutivas, así mismo, nos
encotramos con el archivo semiactivo en donde se tiene la documentación e
información que no es relevante en el desarrollo y funcionamiento de la empresa,
pero tampoco es de carácter histórico, en lo que corresponde a este caso las
estadísticas de los resultados del periodo anterior, siendo periodicamente la
consulta esporádica.

45
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