Fases Del Ciclo Cobit5

Juan Sebastian García & Sebastian Melo

U Compensar.

Ingeniería de Sistemas – Gestión De Servicios De Tecnologías De La Información

Andrés Felipe Romero Romero

Bogotá D.C.
 Marzo 2023.

Contenido
Fase 1 – Cuales Son Los Motivos.....................................................................................................3
Reconocer La Necesidad De Actuar............................................................................................3
Establecer El Deseo De Cambiar.................................................................................................3
Iniciar El Programa......................................................................................................................4
Fase 2 – Donde Estamos Ahora........................................................................................................4
Revisar El Estado Actual..............................................................................................................4
Construir Equipo De Implementación........................................................................................4
Definir Problemas Y Oportunidades...........................................................................................5
Fase 3 – Dónde Queremos Ir............................................................................................................5
Definir hoja de ruta:.....................................................................................................................5
Comunicar el resultado:...............................................................................................................6
Definir el estado objetivo:.............................................................................................................7
Fase 4 – Qué es Preciso Hacer..........................................................................................................7
Planificar el programa:................................................................................................................7
Identificar Rol de los intervinientes:...........................................................................................8
Construir mejoras:.......................................................................................................................9
Fase 5 – Cómo Conseguiremos Llegar..........................................................................................10
Ejecutar el plan...........................................................................................................................10
Operar y usar..............................................................................................................................10
Implantar mejoras......................................................................................................................10
Fase 6 – Hemos Conseguido Llegar...............................................................................................11
Obtener beneficios......................................................................................................................11
Incorporar nuevos enfoques.......................................................................................................11
Operar y medir...........................................................................................................................11
Fase 7 – Cómo Mantenemos Vivo el Impulso...............................................................................11
Revisar la efectividad..................................................................................................................11
Sostener.......................................................................................................................................11
Supervisar y evaluar...................................................................................................................12
Referencias:.....................................................................................................................................12
 Fase 1 – Cuales Son Los Motivos

Reconocer La Necesidad De Actuar

Dentro de la empresa se presenta una problemática en el área de gestión de cambio

en la cual al momento de guardar información relevante sobre cambios que se quieran

realizar en la empresa, para la realización de estos cambios se hace uso de dos diferentes

herramientas en las cuales se puede visualizar código con el que se identifica el cambio, el

nombre del cambio, su criticidad, que tipo de cambio es, si genera algún impacto, quien es

el gerente del cambio, fechas y horas de implementación, a que aplicativo va dirigido,

debido a esto esta información debe de ser registrada en una base de datos para con esta

poder realizar reportes, actas, informes y tener una constancia, pero que sucede que el

proceso de registrar dicha información en la base de datos esta se debe de realizar de

manera manual o que genera que este proceso sea lento y no muy eficaz no solo por el

tiempo que esto conlleva sino por los errores que se pueden cometer al momento de

ingresar la información.

Establecer El Deseo De Cambiar

Para darle una solución a esta problemática se ha pensado en una automatización,

debido a que no se encuentra implementado dentro del área de gestión del cambio y este a

su vez permitiría agilizar el todo el proceso de registrar la información de los cambios, esta

automatización además de interesar al área anteriormente mencionada también es del

interés del jefe del área de TI debido a que se ha visto el tiempo que este supondría una

mejora en cuento a tiempo y agilidad del proceso.

Iniciar El Programa

Para iniciar el proceso se debe de contar con el apoyo del jefe del área TI y como

anteriormente se mencionó este sabe y reconoce que hay una problemática en el área por

parte de este se aprueba la solución, como esta implementación es para el área de gestión de

cambios, después de que se implemente ellos deben de realizar las pertinentes pruebas y

comentar sus diferentes inquietudes del nuevo proceso.

Fase 2 – Donde Estamos Ahora

Revisar El Estado Actual

El estado actual dentro de la empresa en el área de gestión de cambio como se

menciona anteriormente es la poca eficacia que hay al momento de registrar toda la

información relevante que se visualiza de los diferentes cambios que se quieren realizar en

la empresa, se puede decir que por día se están incluyendo entre unos 15 a 20 cambios que

toca revisar su correcta documentación y después su registro en la base de datos que es

donde más ve afectado el proceso.

Construir Equipo De Implementación

Para realizar una automatización existen diversas herramientas TI que se centran en

estos procesos, por eso es importante seleccionar la que mejor convenga para las

necesidades de la empresa en este caso podríamos contar con el servicio de IBM puesto que

se cuenta ya con software y hardware suministrados por ellos, una vez con esta se puede

armar un equipo TI dentro de cuales deben de realizar las pruebas y la correcta

implementación a su vez de documentar todo el proceso que sirva de ayuda para nuevas

personas
Definir Problemas Y Oportunidades

Los problemas parten de la necesidad que mencionamos anteriormente, un problema

evidente es la falta de automatización en los procesos haciendo uso de recursos que pueden

emplearse en otra función. Adicionalmente hay problemas internos en la documentación ya

que nadie está exento a errores, pero puede haber fallos en la inserción de datos en la base

de datos y no hay forma de eliminarlos hasta que se haga el proceso correspondiente de la

solicitud al soporte interno y esperar a que el registro sea eliminado.

Además de los problemas principales también se evidencian las oportunidades de mejora

dentro de la empresa, ya que al tener problemas que pueden ser solucionados por medio de

integraciones con otros sistemas, estaremos primero estrechando lazos con empresas del

negocio, adicionalmente añadiremos escalabilidad a los procesos haciendo pruebas con

procesos “pequeños” para luego, posteriormente apostar por la implementación de nuevos

sistemas dentro de la empresa y apostar por el cabio de sistema que lleva años empleándose

de la misma manera, con esto iremos poco a poco adentrándonos en el mundo de las nuevas

tecnologías y, estaremos a la altura de nuestra competencia brindando soluciones rápidas y

efectivas.

Fase 3 – Dónde Queremos Ir

Definir hoja de ruta:

Se debe implementar un análisis estructurado de los actores principales que se verán

involucrados dentro de esta nueva implementación. Para ello, se tomarán en cuenta

aspectos claves para la implementación:

- Acordar los objetivos de mejora: Se deben tener en cuenta los objetivos del por

qué se quieren hacer estas mejoras dentro del sistema, teniendo claro a donde se quiere

llegar y que beneficios traerá consigo esta implementación.

- Analizar las diferencias: Se deben analizar las mejoras de la implementación

basándose en las diferencias con el sistema actual para que se vean como se trataron los

aspectos que fueron mencionados en los objetivos de mejora.

- Identificar las mejoras potenciales: Se identifica la capacidad de mejora dentro de

la implementación y como potenciamos las mejoras para proponer una escalabilidad a

corto, mediano y largo plazo.

- Comunicar el cambio de visión: El comunicar el cambio de visión consiste en la

intención de cambio de rumbo de la organización dentro de los sistemas, para ello se deben

destacar las falencias principales e informar cual es la mejora para implementar.

- Establecer la dirección del programa y preparar el caso de negocio detallado:

Esta es la parte final del análisis basándonos en los objetivos a los que queremos llegar, es

la dirección y enfoque al que el proyecto se adaptará y como tendrá efecto dentro de los

distintos procesos internos de la organización.

Comunicar el resultado:

Para comunicar el resultado se debe tener en cuenta el aspecto del análisis ya que el

análisis es la primera parte para el posterior rumbo dentro de las posibles mejoras, teniendo

en cuenta el proceso actual que se encuentra la empresa y hacia dónde queremos ir

basándonos en los resultados que fueron captados mediante los aspectos más destacados

como el de ¿Dónde estamos? y ¿Hacia dónde queremos ir?

Todo debe ser comunicado al jefe de TI, el cual es el encargado de velar por la integridad y

salvaguardar los datos que serán manejados, en este caso son los procesos de

documentación de cambios los cuales se verán afectados ya que posiblemente estos datos

pasen a ser manipulados por terceros que se encargarán de realizar el correspondiente

proceso en la automatización para realizar la posterior inserción dentro de la base de datos.

Definir el estado objetivo:

Cuando todos los implicados en el proceso estén de acuerdo y haya una aprobación

del jefe de TI, se procederá a realizar la posterior guía para establecer objetivos, que en ese

caso el objetivo principal es mitigar la manualidad de inserción de documentación de

cambios en la base de datos ya que resulta muy tedioso cuando hay demasiados cambios

por documentar. Adicionalmente, se deben establecer objetivos específicos que pueden ser

resueltos lo antes posibles y que, a medida que avance el proyecto y la mejora tenga

variantes que deben ser tratadas para no generar un bloqueo dentro del proceso.

Algunos objetivos específicos pueden ser, la contratación del tercero que en este caso puede

ser IBM y especificar la integración del sistema de ellos con el de la empresa y ver en que

varía y especificar tiempos y costos para la implementación de la mejora.

Fase 4 – Qué es Preciso Hacer

Planificar el programa:

Para planificar el programa debemos tener en cuenta los siguientes aspectos junto

con el impacto que tendrán los implicados en los siguientes aspectos:

- Priorizar y seleccionar mejoras: Este debe ser el punto de partida para empezar a

adquirir un rumbo dentro de la mejora ya que con esto distribuimos tiempo en cosas

prioritarias y otras que se pueden hacer más adelante.

- Diseñar los planes de respuesta al cambio: Este es un aspecto importante porque

analizamos el plan de respuesta al cambio cuando el sistema tiende a rechazar o hay algún

tipo de impedimento a la hora de implementación, lo cual ocasiona variantes no

contempladas en el proyecto.

- Identificar los logros y aprovechar los puntos fuertes: En esta parte se analizan

los puntos fuentes que se tiene en la organización para implementar las mejoras teniendo en

cuenta que no se tiene nada establecido dentro de plan de mejora.

- Desarrollar un plan de recursos asignados y tiempos de proyecto: Con esto

analizaremos la parte monetaria y los tiempos estimados sin contar las variantes

mencionadas anteriormente con el fin de adaptar un diseño más adecuado y realista en

cuanto a la implementación.

Identificar Rol de los intervinientes:

Equivalencias:

Responsable Rinde Cuentas Consultado/Informado

R A C/I
Matriz RACI identificando los intervinientes dentro de la mejora.

Comité Responsable Auditor Gerente de TI

Ejecutivo de proceso TI
Priorizar y seleccionar
C/I R R
mejoras.
Diseñar los planes de C/I R R
respuesta al cambio.
Identificar los logros y
aprovechar los puntos R R
fuertes.
Desarrollar un plan
de recursos
asignados y C/I A C/I A
tiempos de
proyecto.

Construir mejoras:

En la construcción de mejoras se tendrán en cuenta las mejoras principales a las que

la organización se puede enfrentar, pero también debemos tener en cuenta las variantes

mencionadas en dados casos como la adquisición de nuevas licencias, optimización de

equipos ya que los actuales no cuentan con un sistema adecuado, la contratación de

personal adicional para dar abasto a las nuevas necesidades entre otros.

Todas las mejoras se construyen en base a la necesidad actual y del impacto que posea

dentro de los procesos internos o externos de la organización.

La principal mejora es la integración por IBM ya que este cuenta con herramientas

adecuadas para ayudarnos en la resolución de nuestro problema, pero, adicional a esto

podríamos emplear mejoras luego de la implementación como por ejemplo el

mantenimiento de este sistema o como se podrá implementar no solo en el área de cambios

de tecnología sino también dentro de procesos de finanzas entre otros, es el poder adquirir

un servicio, emplearlo y buscarle escalabilidad dentro de la empresa.

 Fase 5 – Cómo Conseguiremos Llegar

Ejecutar el plan

Para poder ejecutar el plan cada uno de los involucrados deberán de realizar sus

respectivas tareas, y donde también se deberá de tener en cuenta toda la ruta que se

planifico en fases anteriores esto debido a que con esta estaremos no solo alienados al plan

sino a políticas y necesidades que necesita la empresa, para poder lograr esto es importante

que se monitore en cada área de los involucrados como se va implementando con el fin de

mitigar la mayor parte de riesgos que se puedan presentar

Operar y usar

Para evitar todo tipo de resistencia por parte de colaboradores de la empresa es

importante también el desarrollo de planes y acciones que mitiguen esta resistencia, en este

caso debido a que este cambio se realiza para mejorar el área de gestión de cambios estos no

mostrarían una resistencia al cambio pues este mostrara una mejora significativa en el área,

lo que si debe de realizar es un tipo de manual, capacitaciones para informar como va a

funcionar el nuevo proceso.

Implantar mejoras

Una vez se tenga implementado el nuevo proceso no solo se va a quedar en eso, se

deben de generar mejoras y estas realizaran mediante diferentes monitoreos, hallazgos y

retroalimentación que los trabajadores del área de gestión de cambios deberán de ir

informando mediante vayan haciendo su trabajo con normalidad.

 Fase 6 – Hemos Conseguido Llegar

Obtener beneficios

Para validar que los cambios si resultan positivos y que se logra el objetivo, se debe

de validar con las personas encargadas el área y con los objetivos estratégico que se esperan

de esta mejora, uno de los factores que demostraría que si se logro una mejora es el tiempo

en que se demoran en ser registrados los cambios dentro de la base de datos.

Incorporar nuevos enfoques

Una vez hemos finalizado los procesos anteriores, vamos a establecer nuevos

enfoques estos tienen que ir ligados a mejorar como tal la automatización.

Operar y medir

En este momento se van a proponer periodos con el fin de medir y poder validar que

se estén cumpliendo, basándonos en el alcance propuesto, verificando cual es el estado

actual, verificando al finalizar que beneficios se generan para la empresa.

Fase 7 – Cómo Mantenemos Vivo el Impulso

Revisar la efectividad

Para abarcar este punto se desea ver el impacto que genera la implementación del

proceso en los empleados para así ver la intención y la continua mejora de cada uno de los

procesos que desean abarcar dichos empleados.

Sostener

Para sostener el producto o servicio debemos pensar en los contextos actuales donde

se verán determinados por las necesidades presentes en el mercado al que apuntamos, con

esto tendremos un producto con mejoras continuas y así poder implementar de la manera

correcta las soluciones pertinentes.

Supervisar y evaluar

Normalmente, en las empresas se tienen diversos métodos para verificar los

resultados de sus productos o servicios, se tienen por ejemplo daylist y sprints para verificar

la productividad de cada empleado, basándonos en esto se delegan las tareas

correspondientes para emplearlas en un periodo no mayor a un mes donde se evaluará la

calidad de los productos entregados durante este periodo.

Referencias:

• Mercado, L. (2016). COBIT: Fases del Ciclo de Vida. prezi.com. Tomado de:
https://prezi.com/jyaejdfyryws/cobit-fases-del-ciclo-de-vida/
• Ciclo de Vida de Cobit 5, ¿Cuáles son los motivos?, ¿Dónde estamos... Coggle.
Tomado de: https://coggle.it/diagram/YggpLjieqDCcW4FY/t/ciclo-de-vida-de-
cobit-5
• COBIT - Oportunidades laborales uladech. Tomado de:
http://files.uladech.edu.pe/docente/02659781/CAT/S07/02_03MarcoReferencial.pdf
• Dourado, B., & Dantas, K. (2021). Matriz raci: ¿Qué es y cómo elaborarla? - rock
content. Rock Content - ES. Tomado de: https://rockcontent.com/es/blog/matriz-
raci/