Unidad 2.

Anticipación y
adaptación a los cambios
 Índice de contenidos
Introducción y objetivos ....................................................................................................................................... 3

Introducción .............................................................................................................................................................. 3
Objetivos .................................................................................................................................................................... 3

Anticipación mediante la gestión del tiempo.....................................................................................................4

El tiempo como recurso ........................................................................................................................................... 4

Gestión eficaz del tiempo y calidad de vida........................................................................................................... 5
El tiempo para las personas .................................................................................................................................... 6
Tiempo de dedicación y tiempo de rendimiento ................................................................................................ 10

Adaptación: hacer frente a los imprevistos......................................................................................................15

Los ladrones de tiempo.......................................................................................................................................... 15

Gestión de nuestro tiempo.................................................................................................................................... 18

Resumen ............................................................................................................................................................... 27

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INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

Introducción y objetivos
Introducción
El tiempo es uno de los recursos más valiosos en el entorno laboral. Esto se debe a que en muchas ocasiones
su gestión es complicada y además, no puede adquirirse con la misma facilidad que un recurso tangible.

Por ello, resulta imprescindible tomar conciencia sobre su importancia a la hora de anticiparse a los
cambios para contar con un margen de actuación. Así mismo, tendremos que conseguir adaptar nuestros
tiempos a nuevos imprevistos o cambios para conseguir la mayor eficiencia posible.

Objetivos
Al finalizar la unidad habrás adquirido las competencias necesarias para:

• Organizar los tiempos para mejorar tu autonomía y eficiencia.

• Saber reaccionar a imprevistos y situaciones laborales cambiantes.
• Enumerar los niveles de trabajo más óptimos para un mejor rendimiento
• Identificar las características del entorno laboral que pueden influir en el aprovechamiento del tiempo de
trabajo.

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Anticipación mediante la gestión del tiempo

El tiempo como recurso
Quizá nunca te habías parado a pensar las diferencias entre el tiempo y cualquier otro recurso del que
disponemos como puede ser el dinero. ¿A qué se deben estas diferencias?
Pues, el tiempo es un recurso…

Equitativo
Es el único recurso repartido de igual modo para todo el mundo, todas las personas recibimos 24 horas cada
día.

Inelástico
El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse y tampoco tomarse prestado.

Indispensable
No hay ninguna acción humana que pueda realizarse sin tiempo.

Inexorable
No hay modo de cambiar el sentido o la velocidad del tiempo. Simplemente podemos utilizarlo según va
pasando.

Insustituible
No puede sustituirse por ningún otro recurso.

Por ser un recurso tan atípico es tan valioso, de aquí el famoso refrán “El tiempo es oro”. Coincidirás con
nosotros en que no están las cosas para desperdiciarlo.
Sabías que…
La mayoría de la gente pierde una media de 3 horas diarias de manera involuntaria e inconsciente.

Antes de continuar nos gustaría que te pararas a reflexionar un momento. Es bueno tener claras nuestras
ideas iniciales para ir afianzándolas o modificándolas a lo largo del curso.

¿Eras consciente de estas características únicas del tiempo? ¿Crees que valoras lo suficiente tu tiempo?
¿Algunas veces te sientes angustiado por el paso del tiempo?

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

El tiempo en nuestros días

En la Edad Contemporánea, con la electricidad aumenta la precisión y disminuye el precio de los relojes de
bolsillo, ahora ya de muñeca, y el control de tiempo pasó a ser personal. Actualmente, podemos decir que
el tiempo está controlado por los mercados, de modo que la mayor importancia de su cómputo está en el
cálculo de intereses, rentabilidades, ganancias, etc. Aunque en la época que nos ha tocado vivir hemos podido
controlar y gestionar nuestro tiempo, coincidirás con nosotros en que a lo largo de la vida la sensación de
transcurso del tiempo va variando.

Por ejemplo, en la niñez el tiempo parece que pasa lento y tenemos la sensación de que es un recurso
inagotable. Sin embargo, con el paso de los años, empezamos a adquirir más responsabilidades y a formar
parte de una dinámica social que nos hace tener una nueva conciencia de este recurso. Ya en la época adulta,
tenemos metas que alcanzar en determinados periodos de tiempo y eso nos lleva a pensar en el tiempo como
un recurso escaso y por tanto utilizarlo de un modo más eficaz.

Y ¿tú? ¿Qué valor le das a tu tiempo? ¿Lo valoras igual que en tu infancia?

Gestión eficaz del tiempo y calidad de vida

Podemos afirmar que gestión eficaz del tiempo supone una mejora en nuestra calidad de vida.

Es decir, que llevar a cabo una buena planificación de las tareas que debemos desarrollar nos va a permitir
saber qué tenemos que hacer en cada momento, lo cual nos aportará seguridad y tranquilidad.

¿Crees que la capacidad de gestionar el tiempo te abrirá puertas en el mercado laboral? Pues según un
estudio realizado por 38 especialistas del mercado laboral (“Yacimientos de empleo y habilidades: Horizonte
2010”) una de las habilidades más valoradas en los aspirantes será la gestión del tiempo.

Tiempo de trabajo Tiempo de no trabajo

Tiempo libre
Necesidades Humanas
Horario Laboral Tareas Derivadas Compromisos sociales
primarias
Tiempo liberado Tiempo

Clasificación del tiempo

Llegados a este punto, nos damos cuenta de que tenemos distintos tipos de tiempo para gestionar: tiempo que
pasamos en el trabajo, tiempo de ocio… A lo largo de la historia se han considerado distintas clasificaciones del
tiempo. Así, en la época de la industrialización,se distingue entre tiempo de trabajo y tiempo de no trabajo.

Se entendía por tiempo de trabajo como todo aquel tiempo obligatorio, que incluye tanto el horario laboral
como otras actividades o tareas derivadas del mismo, como pueden ser el estudio, la realización de cursos, una
segunda ocupación…

Por tanto el tiempo de no trabajo sería el tiempo restante, pero no podemos considerar que el tiempo de
no trabajo sea tiempo libre, porque en él también se satisfacen las necesidades humanas primarias como son
la higiene, alimentación, las horas de sueño… y además se atienen diferentes compromisos sociales como la
familia, los amigos, compromisos con organizaciones…

Por tanto el tiempo libre sería el que nos quedaría al restar todos estos aspectos del tiempo de no trabajo,
y este tiempo libre incluiría tanto el tiempo sin ningún tipo de obligación, es decir, el tiempo liberado, que
dedicamos al descanso, al relax, y por otro lado el tiempo de ocio, que es el que se caracteriza por la búsqueda
de actividades que permitan la autorrealización o disfrute personal.

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

¿De qué tipos de tiempos disponemos?

Pero el paso de los años ha llevado al replanteamiento de esta clasificación, puesto que ha surgido un
fenómeno social: el desempleo. Llegados a este punto, y atendiendo a esta clasificación, cabe preguntarse:
“Una persona que no tiene trabajo, ¿no tiene tiempo libre? ¿Y un ama de casa, tiene tiempo libre?

En teoría, al no tener tiempo ocupado por el trabajo la anterior clasificación no tendría sentido, por ello muchos
teóricos han propuesto nuevas clasificaciones para distinguir los diferentes tiempos.

Jaume Trilla, catedrático de la Facultad de Pedagogía y miembro del grupo de Investigación en Educación
Moral (GREM) de la Universidad de Barcelona, propone evitar esa clasificación vinculada al trabajo y habla de
tiempo disponible y no disponible.

Tiempo no disponible
El tiempo no disponible es aquel que ocupamos con el trabajo (remunerado, doméstico…) y las obligaciones
no laborales, como son las necesidades biológicas básicas y las obligaciones familiares y sociales.

Tiempo disponible
Mientras que el tiempo disponible se clasifica en las obligaciones autoimpuestas, es decir las actividades de
carácter voluntario pero que exigen un cierto grado de compromiso y restringen por tanto la libertad de la
persona, y del tiempo libre, en el que se incluyen las ocupaciones personales no autotélicas (aquellas que
no tienen funcionalidad en sí mismas ni son necesariamente placenteras, como la autoformación o el cultivo
del cuerpo), el tiempo desocupado (el tiempo libre estéril, dominado por la pasividad y que no produce
satisfacción plena) y el tiempo de ocio (entendido como la forma positiva de emplear el tiempo libre, elegida
autónomamente por la persona y llevada efectivamente a la práctica).

Tiempo no disponible Tiempo disponible

Obligaciones no Obligaciones
Trabajo Tiempo libre
laborales autoimpuestas
Trabajo Necesidades Ocupaciones personales
Actividades religiosas
remunerado biológicas básicas no autotélicas
Trabajo Obligaciones Actividades voluntarias
Tiempo desoccupado
Doméstico familiares de tipo social
Ocupaciones Obligaciones
Tiempo desocupado Ocio
paralaborales sociales

El tiempo para las personas

Si nos paramos a pensar en cómo organizamos nuestro tiempo, seremos conscientes de que muchas veces
tenemos la sensación de falta del mismo para lograr lo que pretendemos. Pues bien, las características
personales de cada uno y en particular nuestros hábitos influyen en que esta sensación aparezca o no.

Es decir, nuestros hábitos son los que nos permiten o no realizar un aprovechamiento adecuado del tiempo,
podemos decir por tanto que en muchos casos “somos nuestros propios enemigos”.

Llegados a esta conclusión, sería muy interesante plantearse cambiar nuestros hábitos para así alcanzar una
gestión más eficaz del tiempo, ¿estarías dispuesto?º
A continuación te proponemos un sencillo ejercicio de reflexión. Se trata de un test q debes decargar y rellenar.
Una vez hayas terminado, descarga la solución y comprueba qué tal gestionas tu tiempo. ¡Suerte!

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

A lo largo de la vida vamos adquiriendo una serie de hábitos que, a pesar de no poder calificarlos como malos
hábitos, resultan inadecuados para una gestión eficaz del tiempo. Entre los principales hábitos inadecuados
están:

1. Necesidad de complacer a los demás

2. Ser demasiado perfeccionista
3. Dejar para más tarde lo que podemos hacer ahora
4. Hacer varias cosas al mismo tiempo
5. El modo de priorizar las tareas
Necesidad de complacer a los demás

Imagínate la siguiente escena: a la puerta de un colegio, un padre explica a su hijo que si no se porta bien y es
obediente, no lo van a querer ni su madre ni él.

Cuando somos personas adultas nos encontramos, en muchas ocasiones con esa sensación inconsciente,
bajo el temor de la “amenaza” de perder el afecto de los demás si no hacemos lo que esas personas quieren,
cosa que se agrava en los casos de baja autoestima.

La solución es defender los propios criterios y decisiones. Esta capacidad es la asertividad, es decir, es la
habilidad social de poder expresar nuestros deseos de manera directa, abierta, adecuada… logrando decir lo
quequeremos sin atentar o agredir a los demás.

Ante cualquier situación que nos pueda resultar incómoda, hay tres tipos de respuestas:
Agresiva
Consiste en responder de un modo agresivo, de igual modo que responderíamos ante un ataque.
Sumisa
Ceder, pasar por alto la situación, aceptarla como inevitable aunque consideremos que es una situación injusta
o desagradable.
Asertiva
Resistirse a la situación por ser injusta: negarse con amabilidad y firmeza; decir que no pero sin ofender. Es
consciente de que se merece respeto y por tanto actúa con criterio.
No saber decir que “NO” supone entrar en un círculo del que resulta imposible salir. Por eso… ¡no hay mejor
forma de aprender a decir “NO” que practicándolo!

Ser demasiado perfeccionistas

En la mayoría de los casos, las personas estamos educadas para realizar las tareas del mejor modo posible.
La experiencia permite afirmar que, llegados a un punto de máxima eficacia en el desarrollo de nuestro
trabajo, un determinado aumento del tiempo dedicado al mismo no corresponde proporcionalmente con
el “valor” de los resultados obtenidos del mismo.

Es decir que el valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica a la misma sino que
forma una curva en forma de “S”.

Momentos en el desarrollo de una tarea

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Chapuza

Cuando damos por terminada una tarea no habiéndole dedicado el tiempo correspondiente, es decir dejando
el trabajo incompleto.

Eficiencia

Es el punto máximo de rentabilidad, donde obtenemos el máximo cociente entre el valor de la tarea y el tiempo
invertido en ella.

Perfeccionismo

Es la zona en la que el producto es cada vez mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora vuelve a
resultar poco rentable.

Otros casos

Dejar para más tarde

lo que podemos hacer ahora

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Son diferentes las razones que nos llevan a posponer

una tarea: no nos resulta agradable su realización,
tenemos miedo a tomar una determinada decisión, la
falta de planificación…

Todo esto nos lleva a la falta de satisfacción por el

trabajo terminado y por logro de la meta que
pretendíamos alcanzar, además de a un sentimiento
negativo de culpabilidad por ello.

Lo peor de dejar las cosas para más tarde es, en la

mayoría de los casos, el costo de las oportunidades
perdidas y que esas tareas pospuestas están
“presentes”, aunque sea de modo inconsciente, hasta
que no nos las quitamos de encima.

Lo más recomendable es dedicar al inicio de la jornada un tiempo a aquellas tareas que nos resultan
desagradables.

Aunque al principio esto nos resulte difícil, una buena táctica es pensar en cómo nos sentiremos cuando
hayamos finalizado esta tarea. Es decir, en lugar de tener pensamientos negativos tipo: “¡Qué horror! No me
apetece nada ponerme a hacer esto” Piensa… ¡Qué bien me sentiré cuando finalice esta tarea!”

Ley de Emmett: “El temor a realizar una tarea consume más tiempo y energía que realizarla”

Hacer varias cosas

al mismo tiempo
Como hemos visto anteriormente, tener tareas
pendientes aumenta el estrés y, además, el tener
varias tareas abiertas provocará que unas interrumpan
a las otras dando lugar al incremento del riesgo de
errores y a la pérdida de tiempo.

Por tanto, para una buena gestión del tiempo,

deberíamos llevar a cabo las tareas una a una y no
comenzar otra hasta finalizar la anterior.

Una buena idea, es que hagas una lista de tareas y

vayas tachando aquellas que vas finalizando. Esto te
motivará, ya que tu lista cada vez será más pequeña.

El modo de priorizar las tareas

Si hacemos una comparativa, cada uno de nosotros tendremos distintos criterios a la hora de priorizar las
tareas.

De modo que unos comenzamos por lo más fácil, otros por lo más corto, otros por lo más cómodo, otros por
lo más rápido… pero realmente: ¿qué criterio es el más adecuado?

Lo adecuado es pensar en la importancia y la urgencia de la tarea, esta será nuestra guía para priorizar.

Cuando se nos plantee una tarea, lo primero que debemos hacer es clasificarla en uno de los cuatro grupos
siguientes:

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Importantes No importantes

Son aquellas que podríamos delegar, asignar a

otras personas:
Tendrán prioridad sobre el resto de
tareas:
Interrupciones Compulsiones
Urgentes Teléfono
Cuestiones apremiantes
E-mail
Fechas que vencen
Algunas reuniones
Sucesos graves

Son las tareas que deberíamos cuestionarnos

Son las tareas que deberíamos llevar a cabo o eliminar de nuestra lista:
planificar para su análisis y estudio:
Trivialidades
Formación Pasa tiempos
No
Prevención Algunas cartas, correos… Rumores,
Urgentes
Crear y cuidar relaciones. cuchicheos…
Buscar oportunidades
Inversiones
Descansos

Tiempo de dedicación y tiempo de rendimiento

El número de horas que dedicamos a una tarea no es directamente proporcional a su calidad y tampoco a los
resultados obtenidos de la misma. En ello intervienen factores como la fatiga, el estado psicofísico…

El Dr. W. H. Sheldon, realizó un estudio sobre la correlación entre las horas de trabajo y el nivel de
bienestar, y esto fue expresado en términos de salud física y psíquica. El estudio se basa en tareas que
requieren un esfuerzo intelectual continuado y prolongado durante largos periodos de tiempo y en horarios
sistematizados.

Las personas se sienten satisfechas consigo mismas en base a las horas trabajadas:

• si se trabajan pocas horas o ninguna, el nivel o sentimiento de satisfacción es muy bajo o nulo;
• si se trabajan muchas horas el nivel de satisfacción es alto pero no óptimo, pues el rendimiento disminuye
mucho, pudiendo aparecer trastornos de tipo psíquico producidos por el exceso de trabajo.

¿Cuál es entonces el nivel óptimo?

NIveles óptimos de trabajo

A continuación te mostramos una gráfica dividida en zonas, según el nivel de trabajo y bienestar:

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Zona A

• Horas de trabajo: ninguna

• Nivel de bienestar: muy malo

En este nivel al no haber trabajo se producen sensación de insatisfacción.

Zona B

• Horas de trabajo: 1 a 3

• Nivel de bienestar: malo

En este intervalo hay pocas horas de trabajo y aparecen trastornos fisiológicos.

Zona C
Este intervalo corresponde a los límites máximos y mínimos del nivel óptimo de trabajo, que iría entre 4 y 9
horas laborales donde habría un nivel de bienestar aceptable

Se divide en tres subniveles:

C-1

• Horas de trabajo: 4 a 5
• Nivel de bienestar: Aceptable

En este intervalo el trabajo no es suficiente

C-2

• Horas de trabajo: 5 a 8
• Nivel de bienestar: óptimo

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Este es el intervalo óptimo de trabajo. De 6 a 7 horas es el punto óptimo de rendimiento.

C-3

• Horas de trabajo: 8 a 9

• Nivel de bienestar: Aceptable

En este intervalo se empieza a acusar el inicio de la fatiga y comienza a bajar el rendimiento.

Zona D

• Horas de trabajo: 9 a 10

• Nivel de bienestar: Malo

En este intervalo disminuye mucho el rendimiento intelectual y hay posibilidad de trastornos somáticos
digestivos

Zona E

• Horas de trabajo: 10 a 11
• Nivel de bienestar: Muy malo

En este intervalo hay pérdida de control y disminuye mucho el rendimiento

Zona F

• Horas de trabajo: Más de 11

• Nivel de bienestar: Pésimo

Trabajar más de 11 horas durante periodos prolongados de tiempo, puede producir neurosis, posible aparición
de trastornos cardíacos…

Al aplicar los hallazgos de Sheldon al rendimiento laboral se observa que el rendimiento es bajo al inicio de la
jornada, aumenta a medida que avanza el día hasta llegar a un punto máximo, después del cual el rendimiento
comienza a decrecer debido a la fatiga laboral.

Cansancio y rendimiento

Uno de los factores que más afecta en el rendimiento es el cansancio, ya sea físico o mental.

Según los estudios de Jovanovic, el rendimiento diario adopta la forma de una línea ondulada en la que el
máximo y el mínimo rendimiento se dan al principio o al final de la jornada y al principio o al final de la
semana.

Por tanto, si una jornada se interrumpe por una pausa de descanso, cuando retomamos la tarea, el
rendimiento inicia una nueva subida, debido a que el comienzo de una tarea es el momento en el que
podemos mantener más elevada nuestra concentración, la cual va disminuyendo con el tiempo, de modo que
cuando llevamos media hora con una tarea el nivel de concentración baja casi al 50% de cuando empezamos

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

con la misma.

Lo que ocurre normalmente, es que la acumulación de tareas pendientes nos lleva a la prolongación de la
jornada laboral y el acortamiento o desaparición de los descansos, lo cual supone que aumentará la
sensación de cansancio y aparecerá la fatiga física a la que con frecuencia se le añaden los efectos del estrés,
por lo tanto… ¡no olvides tomarte un respiro!

¿Cómo te influye el entorno laboral?

Al vincular directamente la sensación de falta de tiempo, al trabajo, esta sigue unida con el carácter particular
de cada persona. Ya que lo que para unos es importante para otros no, cada uno tiene una actitud diferente
ante las urgencias… y por tanto sólo la concienciación y el conocimiento de estas actitudes nos permitirá
buscar soluciones que permitan mejorar el uso que le damos a nuestro tiempo de trabajo y así mejorar el
rendimiento y por tanto los resultados.

Sin embargo, no podemos obviar que algunas de las características de nuestro entorno laboral pueden afectar
al aprovechamiento del tiempo de trabajo. Algunas de estas características son:

• Cultura de presencia
• Distribución de los espacios
• Cultura de urgencias
• Cultura de acción
• Impuntualidad

Características del entorno laboral

Cultura de presencia
Suele pasar que muchas personas responsables de personal tienen dificultades para valorar el rendimiento
de sus empleados y empleadas, y tienen cierta tendencia a valorar a la gente por el tiempo que pasa en su
puesto de trabajo.

Esto da lugar a que, en muchos casos, las personas no abandonen su puesto hasta después de que lo haga
su responsable, trayendo esto el alargamiento de la jornada laboral, lo cual viene vinculado con un menor
rendimiento.

Para evitar esto, los responsables deberían valorar el rendimiento de la persona y no su presencia en la oficina.

Distribución
En la mayoría de las empresas se buscan una distribución abierta de los espacios de trabajo. Esto es
ventajoso ya que facilita que se ahorre en suelo y exista más comunicación dentro del equipo de trabajo.

Pero esta distribución dentro de las oficinas tiene un grave inconveniente: propicia las interrupciones y por
consiguiente el descenso del rendimiento.

Cultura de urgencias
Normalmente cuando nos llega una tarea, que nos dicen que es “urgente”, abandonamos todo lo que estamos
haciendo sin pararnos a analizar las consecuencias.

Lo que realmente tiene repercusión a largo plazo son las cosas importantes, no las urgentes y en la mayoría
de las ocasiones dejamos a un lado “lo importante” por atender a “lo urgente”.

Cultura de acción

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ANTICIPACIÓN MEDIANTE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

La caballería francesa, tenía una vieja divisa que era: “si no sabe qué hacer, ¡galope!”. Es decir, si no tienes
mucho que hacer ¡por lo menos que lo parezca!

Pues eso mismo nos suele ocurrir en el ámbito laboral. Parece que tenemos la idea de que tenemos que dar
siempre sensación de tener mucho trabajo, de lamentarnos por el esfuerzo que estamos haciendo… es decir
de dar una imagen de persona ocupada y por tanto, importante.

Impuntualidad
Por regla general, en España no solemos ser demasiado puntuales. Si trabajamos en solitario, no es algo
importante, pero cuando trabajamos en equipo y tenemos una reunión o una cita, se convierte en un
problema.

Sabías que… En 2006 se celebró el I Congreso Nacional para Racionalizar los Horarios Españoles, promovido
por la Comisión Nacional y organizado por la Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles
(ARHOE) y que allí los principales expertos hablaban de que el horario laboral más eficaz es de 7 a 16h o de 9 a
18h con 45 minutos para comer.

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

Adaptación: hacer frente a los imprevistos

Los ladrones de tiempo

En muchas ocasiones aunque pongamos todo nuestro empeño en ello y nuestros hábitos personales de
gestión del tiempo sean los adecuados, las planificaciones de tareas fallan.

Vemos como la hora a la que habíamos previsto terminar la tarea se acerca irremediablemente, los minutos
se escapan… alguien alrededor nos los está robando. En esta unidad veremos cómo hacer para que estos
ladrones nos roben el menor tiempo posible y nuestras planificaciones se cumplan.

Los ladrones de tiempo

Imagina que vas a dedicar una hora de tu tiempo de trabajo a estudiar este curso pero cuando vas a comenzar
a leer la introducción suena el teléfono…

Ya has atendido la llamada, vuelves a sentarte delante del ordenador y comienzas de nuevo a leer la
introducción pero llega un cliente con el que no habías quedado para preguntarte unas dudas…

Ya se ha ido, vuelves de nuevo a leer la introducción, ya vas a pasar a ver los objetivos de la unidad pero….¡se
ha ido la conexión a Internet!

Ya tienes Internet, lees de nuevo la introducción y cuando vas a pasar de nuevo a los objetivos…¡ya ha pasado
la hora! ¿Dónde se ha ido tu hora de estudio de curso? ¿Quién te la ha robado?

Los culpables son los ladrones de tiempo y nos toca detenerlos pero antes de nada los
identificaremos…¡hagamos la rueda de identificación!

Sabías que… La denominación de “ladrones de tiempo” fue dada por Alec Mackenzie, una de las personas que
más estudió los problemas de tiempo que aquejan a los ejecutivos.

Sabías que…Nuestro rendimiento pude disminuir en un 25% a causa de lasinterrupciones, es decir, una tarea
que podríamos hacer en una hora nos llevacuatro
Interrupciones

Ten en cuenta que recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.

Cuando estamos trabajando y algo o alguien nos interrumpe, no sólo nos roba el tiempo sino que, tenemos
que retroceder para volver a coger el hilo de la tarea que estábamos desarrollando.

José María Acosta ilustra el problema de las interrupciones comparándolo con una cuerda:

"Cada vez que cortamos una cuerda, para empalmarla será necesario hacer un nudo que reducirá su longitud.
Así funciona la mente humana, es imposible reanudar una tarea en el punto en que se interrumpió, siempre
es necesario un “nudo” mental y cada nudo implica pérdida de tiempo."

Estas interrupciones pueden estar debidas a diferentes motivos, por ejemplo: las llamadas telefónicas, visitas
inesperadas o uso inadecuado del correo electrónico.

Llamadas telefónicas

El uso del teléfono ha supuesto grandes ventajas a nivel laboral, pero si no lo sabemos gestionar bien, puede
convertirse en un gran ladrón de tiempo.

Vamos a ver cómo manejar las llamadas telefónicas, para ello comenzaremos distinguiendo entre dos tipos:

Llamadas recibidas

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

Es conveniente establecer un filtro de las llamadas para que estas se encaminen hacia la persona adecuada.
Del mismo modo que también es aconsejable establecer periodos del día para recibir las llamadas, así los
interlocutores habituales sabrán cuál es el mejor momento para localizarte.

Llamadas emitidas
Para que la realización de llamadas no se convierta en un ladrón de nuestro tiempo debemos agruparlas, de
modo que ocupen un momento determinado de nuestra jornada.

Además deberemos preparar la llamada, teniendo clara cuál es toda la información que queremos obtener,
así evitaremos que se nos quede algo en el tintero. Para ello, lo adecuado es tomar notas de los asuntos que
hablamos durante la llamada y que debemos recordar

Tanto para las llamadas emitidas como para las recibidas, debemos ser capaces de controlar dos situaciones
que nos pueden ocurrir con frecuencia:

• Nuestro interlocutor se enrolla más de la cuenta… Ante esta situación lo mejor es darle a conocer tu
prisa y, en el caso de que ya lo veas feo, decirle que tienes otra llamada y vas a colgar. No se trata de ser
grosero pero sí firme.
• Tendemos a la cháchara En muchas ocasiones tendemos a establecer una charla innecesaria por el
deseo de agradar a la otra persona. Debemos evitar que esto ocurra, ser breves, directos y concisos en
nuestras conversaciones, seguro que nuestro interlocutor nos lo agradecerá.

El teléfono móvil, ha supuesto grandes avances de comunicación pero en muchas ocasiones crea tal
dependencia que somos incapaces a evitar contestar una llamada y abandonamos lo que estamos haciendo
para responder. O incluso sucede al revés, ¿cuántas veces haces llamadas que realmente podrías evitar hacer?

Visitas

En la mayoría de los casos las visitas son inevitables y forman parte de nuestro trabajo por lo que pueden
convertirse en grandes ladrones de tiempo.

Podemos hablar de dos tipos de visitas:

Visitas inesperadas
Debemos reducirlas en la medida de lo posible. Para ello podemos no permitir entrar a la persona, llevar la
conversación de pie porque así durará menos, dar por terminada la entrevista con nuestro lenguaje corporal…

Si las visitas son de alguien de confianza, se le puede emplazar a tratar el tema en otro momento.

Visitas programadas
En estas, debemos calcular el tiempo de atención necesario y ajustarnos a él en la medida de lo posible.
No permitiendo además a la persona que nos visite, tratar temas distintos a los que previamente se hayan
acordado hablar en dicha entrevista.

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

El correo electrónico

El correo electrónico es una de las herramientas tecnológicas más productivas y relevantes de las Tecnologías
de la Información y la Comunicación (TIC), pero también pueden convertirse en una importante pérdida
de tiempo debido a la necesidad psicológica de atender inmediatamente a los mensajes, lo cuál provoca
interrupciones constantes.

Para evitar esto, debemos delimitar un tiempo para abrir y contestar mensajes, e ir archivándolos en función
de la urgencia e importancia que tengan. Esto evitará también que dejemos olvidado en nuestra bandeja de
entrada algún correo electrónico de importancia trascendental por estar dedicados a otra tarea.

Un aspecto ventajoso del correo electrónico, respecto al correo ordinario, es que nos permite saltar
determinados formalismos, permitiendo así, mayor concisión y agilidad en el trato.

Imprevistos

¿Cuántas veces te ha pasado que estás trabajando con el ordenador y de repente se va la luz haciéndote perder
parte de la información que estabas generando?

Muchas veces los fallos técnicos imprevistos como un apagón, un fallo en la conexión a Internet, el
ordenador se queda colgado… hacen que pierdas tiempo mientras suceden y probablemente den lugar a que
pierdas parte del trabajo adelantado.

Estas situaciones, dan lugar a momentos de estrés que normalmente se traducen en la acumulación del
trabajo y, con el tiempo, a que aparezcan “las tareas urgentes”.

Estas tareas urgentes son otro gran ladrón de tiempo, puesto que en la mayoría de los casos hacen que
actuemos con precipitación y de manera descuidada dando lugar a la generación de problemas.

Ante estas situaciones, lo más importante es guardar la calma y pararse a pensar cuál es el mejor modo de
abordarlas. De todos modos, no deberíamos contemplarlo como algo negativo, puesto que estas situaciones
vienen acompañadas de la oportunidad de mejorar.

Reuniones

Suelen ser uno de los mayores ladrones de tiempo porque hay una predisposición negativa hacia ellas,
no se suelen preparar, no tienen tiempo limitado, no se gestionan adecuadamente derivándose a temas
improductivos…

Para aprovechar al máximo el tiempo dedicado a la reunión te damos algunos consejillos…¡Presta atención!

1. Planificar la reunión detallando un orden del día al que deberemos ajustarnos, evitando
divagaciones que hagan que la reunión se alargue demasiado.
2. Revisar la sala de reuniones para comprobar que tenemos todos los materiales necesarios.
3. Solicitar a los asistentes a la reunión que apaguen los teléfonos móviles.
4. Comenzar a la hora prevista, para que no se alargue demasiado.
5. Moderar la discusión y promover la participación, con la intención de llegar a un consenso.
6. Finalizar la reunión con un resumen de las conclusiones obtenidas en la misma.
7. Tras la finalización de la misma, redactar un acta que recoja los acuerdos, y las tareas y
compromisos adoptados.

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

Papeleo

En nuestra jornada laboral recibimos información a través de diferentes soportes: verbalmente, cartas, mails,
documentos… y se hace necesario tratarla, redistribuirla, archivarla… utilizando para ello distintos medios.

En la mayoría de los casos, organizar este material supone la dedicación de mucho tiempo en proporción al
resultado poco visible. Sin embargo, también se debe reconocer que, a largo plazo, este trabajo nos supondrá
un gran ahorro de tiempo.

Para reducir el flujo de la información que recibimos debemos:

• No pedir lo que no necesitamos;

• No guardar todo lo que nos llega, es necesario hacer filtros de información.

Por ello debemos considerar que hay tres tipos de información:

• Los que requieren acción inmediata;

• Los que contienen información que hay que archivar o transmitir y los que deben ir a la papelera

En nuestro trabajo la mayoría de información la recibimos en documentos papel o documentos digitales ¿Qué
hacer con ellos? ¿Cómo manejarlos para que no nos roben demasiado tiempo?

Documentos en papel o digitales

Lo ideal sería utilizarlos y después perderlos de vista, aunque en muchas ocasiones no sea así. Cuando
llenamos nuestro escritorio de papeles con la excusa de tenerlos más a mano, esto nos llega a suponer que
encontrar un papel determinado acabe convirtiéndose en un gran ladrón de tiempo.

Lo mismo ocurre con los documentos digitales, no los guardes en el escritorio de tu ordenador pues esto
supondrá, además de pérdida de tiempo por la dificultad de encontrar el documento que buscas, que el
ordenador tarde mucho más en arrancar.

El trabajo con documentos debería cumplir dos reglas fundamentales:

• Manejar cada documento sólo una vez. Es decir, cuando trabajemos sobre un documento deberíamos
hacerlo hasta finalizar con él y así poder desembarazarse de él.
• Utilizar el escritorio para procesar los documentos, no para almacenarlos. Si estamos centrados en
un documento en concreto, el resto de documentos sólo nos servirán de estorbo o distracción.

Gestión de nuestro tiempo

Ahora que has descubierto cuáles son tus características personales, las características del entorno de trabajo
y los ladrones de tiempo que te rodean vamos a perfeccionar la gestión de tu tiempo… ¿sabes cómo?

Pues de momento no te podemos adelantar nada, solo invitarte a que reserves un poco de tu tiempo para leer
esta unidad y descubrirlo…Te prometemos que el tiempo empleado te lo devolveremos con creces.

¡Concéntrate, esquiva a los ladrones y comenzamos!

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¿Hacia dónde queremos ir?

La clave para realizar una adecuada gestión del tiempo es saber a dónde vamos, dónde queremos llegar y no
obsesionarse con el reloj.

Si has leído la famosa obra de Lewis Carrol recordarás al conejo blanco que vivía obsesionado con los minutos,
siempre mirando su reloj…

Pues nosotros no viviremos como el conejo blanco pero sí tendremos que tener presente a dónde queremos
llegar con nuestras tareas… ¿por qué no sustituimos el reloj por una brújula?

Y tú, ¿te planteas objetivos?

La psicología afirma que las personas alcanzamos la felicidad con el logro de los objetivos personales, los
cuales alcanzamos mediante la realización de determinadas actividades que nos suponen un determinado uso
de nuestro tiempo.

Es por ello, que podemos decir que una buena gestión de nuestro tiempo nos hará más fácil alcanzar nuestros
objetivos y con ellos el éxito y la felicidad.

¿Qué pasos debemos seguir para lograr el éxito?

1. Tener claros cuáles son nuestros objetivos.

2. Establecer planes para alcanzarlos.
3. Concentrarnos en el logro de los mismos.

Nuestro tiempo está bien empleado cuando su uso se enfoca al logro de unos objetivos.

¿Cómo deben ser nuestros objetivos?

Para que podamos lograr nuestros objetivos, estos han de estar bien definidos. Unos objetivos definidos se
caracterizan por ser:

Propios

Eres tú el que tiene que creer en esos objetivos. Si tu jefe es el que te da esos objetivos, previamente ha tenido
que vendértelos.

Concretos

Cuanto más concretos seamos a la hora de plantear objetivos, más claro tendremos a dónde queremos llegar.
Plantear objetivos generales no sirve de mucho.

Pocos y muy importantes

“El que mucho abarca poco aprieta”, vale más tener pocos objetivos ya que si nos planteamos muchos se
acabarán restando fuerza unos a otros.

Cuantificables

Lo ideal es que podamos medir esos objetivos, así se facilita su seguimiento.

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Temporales

Su seguimiento también será más sencillo si cada objetivo tiene su plazo.

Alcanzables con un grado de dificultad

Si el logro de estos objetivos es muy fácil, no nos motivarán.

Estar escritos

Así los tendremos presentes y podremos ser conscientes de que seguimos el camino adecuado. Son nuestra
brújula.

Pues bien, ya tenemos planteados nuestros objetivos pero… ¿cómo los logramos? Es evidente que no se logran
solos, requieren por nuestra parte la realización de una serie de tareas.

¿Sabes cómo programar tu tiempo?

Tener los objetivos definidos supone la existencia de una meta en el desarrollo de nuestras tareas. Por ello,
la planificación de las mismas es una técnica muy importante para poder llegar con éxito a nuestros objetivos.

La planificación supone establecer previsiones, de cara a lograr nuestros objetivos, de modo que podremos
evitar problemas si nos anticipamos a los mismos. Somos las personas las que debemos dirigir nuestro trabajo
y no dejarnos arrastrar por él.

Cuando en estas planificaciones además de indicarse qué tareas se van a hacer, se especifica cuándo se van a
hacer se habla de programación.

La programación de tareas debería ser una actividad diaria y habitual para poder obtener mejores resultados.

Sabías que… Se habla de la paradoja de la planificación ya que no se planifica porque no se tiene tiempo, pero
no se tendrá más tiempo si no se planifica.

Tu programación diaria debe estar preparada antes de comenzar la jornada

Para lograr esto, antes de finalizar tu jornada del día anterior dedica unos minutos a programar el día
siguiente.

Naturalmente, y por mucho que confíes en tu memoria, harás esta programación por escrito. Así no se nos
escapará nada y además aumentará tu implicación con esas tareas.

Para elaborar estas programaciones es útil que utilices la agenda.

¿Quieres sabes cuáles son las pautas más adecuadas para hacer una buena programación? Pues… ¡sigue
avanzando!

Céntrate en las tareas esenciales

Centra tu programación en estas tareas y rellena los huecos con tareas menos importantes.

Cuando te sea posible, agrupa tareas relacionadas entre sí

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Con esto conseguimos acortar el tiempo de cada tarea y aumentar la concentración.

Ten en cuenta tus horas de mayor eficacia…

Programa las tareas más importantes para los períodos en los que rindas más. Por ejemplo, no es
recomendable programar una tarea importante para las primeras horas después del descanso del mediodía.

Asigna a cada tarea un tiempo suficiente pero no excesivo

Según dice la Ley de Parkinson “cualquier tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo
disponible”. Esto es, si asignas un tiempo excesivo, lo consumirás; por el contrario si el tiempo que asignas
es demasiado justo fallarás en la planificación.

Para tareas que consideres muy importantes, no dudes en asignar largos períodos de tiempo. Nada es tan
sencillo como parece, todo lleva más tiempo del que debería.

Reserva tiempo para los imprevistos

No conviene programar todas las horas de la jornada laboral, dejando el resto para los imprevistos.

No podemos darte una cantidad exacta de tiempo, dependiendo del tipo de trabajo los imprevistos pueden
ser más o menos.

Una vez que hayas elaborado tu programa diario para el día siguiente no podemos dejarlo escrito en la agenda
y olvidarlo, tenemos que tenerlo presente y ser lo más fieles posible a él.
Resístete a modificar tu programa
Antes de modificar tu programa para atender a una tarea imprevista, hazte la siguiente pregunta: ¿es más
importante lo que voy a hacer que lo que tenía programada? Si la respuesta es negativa, no alteres la
programación. Acepta la tarea prevista pero para más tarde.
Mantén siempre a la vista tu programa
No servirá de nada si cuando lleguemos nos pongamos a trabajar sin prestar atención a la programación del
día anterior. ¡Tenla siempre presente!

Sabías que.. Existe una aplicación en línea denominada Listhings que simula un “corcho” en el que podemos ir
pegando notas de distintos colores e ir colocándolas como queramos.

Las TIC a nuestro servicio

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) son el conjunto de tecnologías que permiten
la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación… de información, en forma de voz,
imágenes y datos.

Estas suponen un instrumento fundamental en la organización interna de cualquier trabajo. Lo cual acaba
suponiendo un ahorro de tiempo y recursos, ya que simplifican los procesos de gestión y toma de decisiones
además de facilitar el contacto directo con las empresas, administración pública…

Y tú, ¿utilizas las TIC para gestionar tu tiempo?

Las TIC en la planificación: Google Calendar

En el transcurso de la jornada laboral utilizamos diferentes herramientas informáticas que nos sirven para
llevar a cabo nuestro trabajo y poder desarrollarlo de modo más eficiente y eficaz.

Son múltiples los programas informáticos que pueden facilitarnos la programación de tareas pero entre las

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más útiles encontramos Google Calendar.

Google Calendar es una aplicación informática gratuita que permite:

• crear tu propio calendario;

• guardar todos los eventos relacionados con el calendario creado;
• compartir el calendario para que tus compañeros puedan ver los eventos,
• ver los calendarios que tus compañeros compartan contigo.
• acceder a todos los calendarios desde cualquier lugar con acceso a Internet.

¿Te atreves a crear tu calendario? ¡Comenzamos!

A continuación te mostramos cómo acceder a Google Calendar

Cómo acceder a Google Calendar

Una vez que conocemos las utilidades de Google Calendar, vamos a ver cómo podemos acceder a él para
comenzar a utilizarlo. Para ello, no necesitas instalar nada en tu ordenador, solo necesitas disponer de acceso
a Internet.

Sigue estos pasos para llegar a la página de acceso a Google Calendar:

• Abre el navegador
• Escribe en la barra de direcciones: https://www.google.com/calendar

Registrarse en Google Calendar

Para registrarte, Google Calendar te da la posibilidad de
hacerlo con:

• una dirección de Gmail, servicio de correo

gratuito propiedad de Google;
• cualquier otra dirección de correo.

De entre las situaciones que te presentamos… ¿cuál es

la tuya?

• Ya dispongo de cuenta en Gmail: Entonces solo

tendrás que introducir tu dirección de correo, la
contraseña y pulsar sobre el botón Iniciar
sesión.
• No dispongo de cuenta de correo electrónico:
Entonces te recomendamos que crees una cuenta
de correo de Gmail. Accede a la página
www.gmail.com y pulsa sobre el botón Crear
una cuenta.

Introducir información en el formulario

Puedes comenzar introduciendo en el formulario la información obligatoria:

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Fíjate en que...

• La contraseña no tiene por qué ser la de tu cuenta de correo. Te recomendamos que accedas a Fortaleza
de la Contraseña, aquí te dan algún consejo para elegir una contraseña segura.
• La opción No cerrar sesión esté desactivada, si no cualquier persona que use el mismo ordenador podrá
acceder a tu cuenta de Google Calendar.
• Puedes obtener Más información acerca de la opción Habilitar historial web. Tú mismo decidirás si te
conviene o no mantenerla activa.
• En Verificación de la palabra se muestran varios caracteres que debes escribir en la casilla en blanco de
debajo. Esta verificación, se utiliza para evitar que spambots (robots) utilicen este servicio para enviar
spam.
• Por último, lee las condiciones del servicio Google y pulsa el botón Acepto. Crear mi cuenta.

Activación de la cuenta
Una vez que aceptas las condiciones del servicio Google aparece una ventana donde te informan de que
recibirás un correo electrónico a tú dirección.

Sin cerrar la ventana en la que estás, abre el correo electrónico, y haz clic en el vínculo que aparece:
www.google.com/accounts/VE...

Este vínculo te lleva a una nueva ventana en la que podrás leer que tu cuenta ya está activada. Te
recomendamos que no borres este correo ya que te servirá para modificar tu contraseña o cambiar la dirección
de correo electrónico para trabajar con Google Calendar.

Vuelve a la ventana anterior y pulsa sobre la frase Haga clic aquí para continuar….¡Ya estás en la pantalla de
inicio de Google Calendar!

Elementos de la pantalla de inicio

Antes de empezar a trabajar creando un calendario, queremos que controles las partes de Google Calendar,
es decir, ¿qué es esto que estamos viendo?

No te preocupes vamos a hacer un recorrido por los elementos de Google Calendar, así verás para qué sirve
cada uno. ¡Acompáñanos!

Calendario principal

Pestañas de visualización

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

Cómo crear un calendario

Imagina que tu jefe te manda crear un calendario en Google Calendar y para ello te da los siguientes datos:

Pues nada, ¡manos a la obra! Como ya hemos visto, pulsa sobre el enlace Crear del menú Mis calendarios.
Verás que el calendario principal es sustituido por un formulario llamado Crear un calendario nuevo.

Vete rellenando el formulario, para ello introduce únicamente los datos que te ha dado el jefe. ¡Ah! asegúrate
que la casilla Hacer público este calendario este desactivada, ya que si no es así, este calendario aparecerá
en los resultados públicos de búsqueda de Google.

Una vez rellenado el formulario, pulsa sobre el botón Crear calendario y…ahora en el menú Mis calendarios
verás el calendario de Gestión del tiempo.

Por defecto este calendario estará activado y será el que veamos como calendario principal, si pulsamos sobre
él, se desactivará y ya no lo veremos como calendario principal. Cuando tengás más calendarios podrás activar
uno u otro según cuál te convenga ver en el calendario principal.

Sabías que… Puedes cambiar el color en el que te aparece este calendario. Es una de las opciones que
aparecen al pulsar sobre la flecha desplegable. Elige un color que te guste, ¡así trabajarás más a gusto!

Crear un evento en el calendario

Seguimos trabajando, tu jefe te ha pasado otra ficha.

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ADAPTACIÓN: HACER FRENTE A LOS IMPREVISTOS

Pulsa sobre la opción Crear en este calendario,

justo al lado del calendario.

Aparece un formulario, rellénalo con los datos

que sabemos y pulsa sobre el botón Guardar.
¡Ya has creado un evento en tu calendario!

Como tenemos activado el calendario Gestión

del tiempo, en el calendario principal ya
podemos ver este evento. Prueba a ir
cambiando la vista del calendario principal y así
verás cómo se muestran los eventos en cada
tipo de vista.

Otra forma… También puedes crear un evento

el enlace Crear evento, que se encuentra en la
parte superior izquierda, justo encima del mini-
calendario.

Compartir un calendario

¿Te interesa compartir este calendario con alguien? ¡Vamos a ver cómo hacerlo!

Pulsa sobre la opción Compartir este calendario que aparece al pulsar sobre la flecha desplegable, justo al
lado del calendario.

Aparecerá un formulario con el fondo amarillo. En el campo Persona, introduce la dirección de correo de la
persona con la que quieras compartir este calendario. A continuación, en el campo Configuración de permisos
eliges lo que la otra persona podrá hacer con ese calendario:

• Consultar todos los detalles del evento.

• Realizar cambios y administrar el uso compartido.
• Realizar cambios en eventos ·
• Ver solo libre/ocupado

Para finalizar pulsa sobre Añadir persona y, al final del formulario, sobre el botón Guardar.

A la otra persona le llegará una notificación al correo electrónico de que has compartido un calendario con
ella.

¿Por qué no pruebas a compartir el calendario con alguien que esté registrado en Google Calendar?

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Si quieres dejar de compartir este calendario con esa persona, pulsa sobre la papelera que aparece a su lado
en el formulario anterior.

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RESUMEN

Resumen
En esta unidad hemos estudiado la importancia del tiempo en la gestión de la eficiencia, tanto individual
como de la organización en la que trabajamos.

Por un lado, hemos visto los diferentes obstáculos que nos encontramos y que hacen que “perdamos”
nuestro tiempo o que descuadran nuestros planes, como son las Interrupciones, llamadas, visitas o reuniones.
Así mismo, se han presentado las nociones erróneas que se tienen con respecto a la relación entre la
productividad y el tiempo empleado.

Finalmente, como herramientas indispensables para mejorar nuestra autogestión, hemos propuesto la
calendarización de las tareas y el planteamiento de objetivos, que nos ayudarán a anteponernos a los cambios
e imprevistos.

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