Curso:

Uso de Herramientas
MICROSOFT
PROJECT
Manual Nivel Básico-
Intermedio

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Celular: +56 9 8833 3240
Institución al servicio del Aprendizaje…
Contenido
INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................. 4
1. MÓDULO 1. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA. ............................................................................ 5
1.1. Requisitos del sistema. ........................................................................................................ 5
1.2. Instalación de Microsoft Project. ........................................................................................ 5
1.3. Como cambiar, reparar o eliminar la instalación. ............................................................... 8
1.4. Iniciar el programa. ............................................................................................................. 9
1.5. Obtener ayuda..................................................................................................................... 9
1.6. Cerrar el programa. ........................................................................................................... 10
2. MODULO 2: PRIMEROS PASOS. ................................................................................................... 11
2.1. Proyecto en blanco............................................................................................................ 11
2.2. La ventana de Microsoft Project. ...................................................................................... 11
2.3. Menú: Archivo................................................................................................................... 13
3. MODULO 3. PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO. ..................................................................... 15
3.1. Pensando en la planificación: sentando las bases de Microsoft Project. ........................ 15
3.1.1. Vista predeterminada de proyecto, formato de fecha y nombre del programador. 16
3.1.2. Definir el tipo de calendario y tipo de moneda......................................................... 17
3.1.3. Definir primer día de la semana, primer mes del año y horario estándar. ............... 18
3.1.4. Definir intervalos de tiempo de autoguardado......................................................... 19
3.2. Comienza la programación: definiendo variables principales del proyecto. .................. 20
3.2.1. Fecha de comienzo del proyecto. ............................................................................. 20
3.2.2. Configurar el calendario de proyecto........................................................................ 21
3.3. A programar: insertando tareas y conociendo herramientas. ........................................ 25
3.3.1. Primera tabla: entrada. ................................................................................................... 25
3.3.2. Crear una lista de tareas. .......................................................................................... 27
3.3.3. Cómo organizar tareas. ............................................................................................. 28
3.3.4. Programar tareas automáticamente o manualmente. ............................................. 30
3.3.5. Duración de tareas. ................................................................................................... 32
3.3.6. Definición de calendario para cada tarea. ................................................................ 33
3.3.7. Dependencia de tareas: Predecesoras...................................................................... 33
3.3.8. Como borrar una tarea.............................................................................................. 34
3.3.9. Información completa de la tarea y agregar notas. .................................................. 35
 3.3.10. Activar o desactivar una tarea................................................................................... 37
3.3.11. Cómo insertar una tarea repetitiva. .......................................................................... 38
3.3.12. Inspector de tareas.................................................................................................... 39
3.3.13. Mostrar la tarea resumen del proyecto. ................................................................... 40
3.3.14. Cómo dividir una tarea. ............................................................................................. 41
3.3.15. Agregar una tarea a la escala de tiempo. .................................................................. 42
3.4. Actividad: programando un proyecto real. ....................................................................... 44
4. MODULO 4: GESTIÓN DE RECURSOS. ...................................................................................... 46
4.1. Pensando en los recursos. ...................................................................................................... 46
4.2. Definición de recursos. ........................................................................................................... 47
4.3. Agregar recursos. .............................................................................................................. 50
4.4. Información del recurso y Agregar una nota. ................................................................... 50
4.5. Borrar un recurso. ............................................................................................................. 51
4.6. Personalizar el horario de trabajo. .................................................................................... 51
4.7. Asignar, reemplazar y eliminar recursos de una tarea. .................................................... 52
4.8. Alternativa para asignar recursos. .................................................................................... 56
4.9. Ejercicio: Creación de recursos. ........................................................................................ 57
4.10. Sobreasignación y optimización de recursos. ............................................................... 58
4.11. Ejemplo: Sobreasignación de recursos.......................................................................... 59
4.12. Solución nivel principiante: Organizador de equipos.................................................... 59
4.13. Solución nivel intermedio: redistribución de equipos. ................................................. 61
4.14. Solución nivel profesional: Utilizar ecuación de trabajo. .............................................. 62
4.15. Conclusión de la gestión de recursos. ........................................................................... 63
5. MODULO 5: BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN.............................................................................. 64
5.1. Estadísticas del proyecto. .................................................................................................. 64
5.2. Diagrama de Gantt y Gantt de seguimiento. .................................................................... 65
5.3. Diagrama de red. ............................................................................................................... 66
5.4. Calendario. ........................................................................................................................ 66
5.5. Escala de tiempo. .............................................................................................................. 67
5.6. Formulario de tareas. ........................................................................................................ 68
5.7. Uso de recursos. ................................................................................................................ 69
5.8. Gráfico de recursos. .......................................................................................................... 70
5.9. Más vistas. ......................................................................................................................... 70
5.10. Tablas. ........................................................................................................................... 71
5.11. Cambiar la vista predeterminada. ................................................................................. 72
5.12. Filtrar tareas y recursos. ................................................................................................ 73
5.13. Crear y modificar una vista............................................................................................ 74
5.14. Conclusión Búsqueda de información. .......................................................................... 74
INTRODUCCIÓN.
El presente curso tiene por objetivo enseñar a utilizar de forma avanzada una de las
tantas herramientas que existen para programación de obras, Microsoft Project.

Los archivos Microsoft Project tienen la extensión .MPP y por lo general tiene el siguiente
dibujo en el ícono:

Para trabajar con éste programa, como con la mayoría de los softwares de programación de
proyectos, se debe considerar el siguiente esquema:

Actividades

Duración del
Recursos
proyecto.

Plazos de
Rendimiento
ejecución

Lo anterior se puede describir como que cada proyecto tiene muchas actividades que se
deben realizar, para ello contamos con recursos los cuales tienen un rendimiento ya establecido o
por establecer, dichos rendimientos acotan el plazo de ejecución de las actividades y ese conjunto
de plazos de actividades es lo que otorga la duración del proyecto. Éste ciclo es muy importante de
considerar, ya que Microsoft Project trabaja ordenando las actividades, asignando recursos,
asignando plazos de ejecución que dependen del rendimiento y por último entrega la duración
completa del proyecto, además de análisis como la ruta crítica del proyecto.
 1. MÓDULO 1. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA.

1.1. Requisitos del sistema.

A medida que pasan los años los requisitos de sistema se han actualizado, hoy en día los
requisitos son:

a. Procesador: 1,6 Gigahercios (GHz) o más rápido, dos núcleos.

b. Sistema operativo: Windows11, Windows 10, Windows Server 2019.
c. Memoria: 4 GB de RAM, 2GB de RAM (32 bits)
d. Espacio en disco duro: 4 GB de espacio disponible en disco duro.
e. Pantalla: Resolución de pantalla de 1280 x 768

1.2. Instalación de Microsoft Project.

Al obtener el software, ustedes entran acceso a una carpeta que contendrá los siguientes
archivos:

Ilustración 1.- Archivos de instalación Microsoft Project.

En el archivo llamado Setup ustedes le dan click derecho y seleccionan la opción Ejecutar
como administrador
 Ilustración 2.- Ejecutar como administrador.

Se les abrirá una pestaña como la que se muestra a continuación, en donde deben aceptar
los términos del contrato y luego dar un click en Continuar.

Ilustración 3-. Acepto lo términos del contrato.

Una vez hecho eso se abrirá la siguiente ventana, en donde entrega las opciones de
Instalar ahora o Personalizar, como se muestra en la siguiente ilustración:
 Ilustración 4.- Instalar ahora o Personalizar la instalación.

Si ustedes le dan a instalar ahora, se ejecutará inmediatamente la instalación de Microsoft

Project, por el contrario, y seleccionan la opción de personalizar, se les abrirá una nueva ventana
de opciones, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 5.- Opciones de instalación.

 En las opciones de instalación, ustedes pueden seleccionar si quieren que se instale al 100%
el programa (Ejecutar todo desde mi PC), también pueden seleccionar si quieren instalar al utilizar
por primera vez (no es muy recomendable) y por último instalarlo, pero dejarlo No disponible
opción que instalar el software, pero no lo deja utilizar sin los archivos de instalación mostrados
anteriormente. Por otro lado, se puede seleccionar la carpeta de instalación en la pestaña llamada
Ubicación de archivos.

1.3. Como cambiar, reparar o eliminar la instalación.

Éstas opciones están disponibles una vez que el programa ya haya sido instalado en su PC.
Para acceder a las acciones de:

• Agregar o quitar funciones.

• Reparar.
• Quitar
• Escribir una clave de producto (si no lo han activado)

Deben necesariamente ejecutar nuevamente el archivo de instalación, como se explica en

la Ilustración 2.- Ejecutar como administrador. Al ejecutar como administrador aparecerá la
siguiente ventana:

Ilustración 6.- Cómo cambiar, reparar o eliminar la instalación de Microsoft Project.

Ustedes seleccionan la opción que necesitan y el software lo correrá en su PC.

 1.4. Iniciar el programa.
Una vez instalado el programa se les guardará un acceso directo en el escritorio y/o en el
inicio del PC, en la siguiente ilustración se observa el ícono de Microsoft Project y algunas
variantes del mismo:

Ilustración 7.- Íconos de Microsoft Project.

Para iniciar el programa solo es necesario hacer doble click en el ícono que corresponda y
cargará el programa, quedando una pantalla como la que sigue:

Ilustración 8.- Primera vista de Microsoft Project al abrirlo.

Si tienen alguna duda con un tema en específico y no tienen a nadie que los pueda ayudar,
pueden acceder al menú de ayuda, el cual se explicará a continuación:

1.5. Obtener ayuda.

Con la ventana de Microsoft Project de inicio, deben acceder al signo de interrogación
ubicado en la esquina superior derecha de su PC.

Al acceder al menú de ayuda se abrirá una pestaña que contendrá el siguiente menú:
 Ilustración 9.- Menú de ayuda Microsoft Project.

1.6. Cerrar el programa.

Para cerrar el programa es idéntico a Microsoft Word o Microsoft Excel, por ende, deben
dar un click en el ícono X ubicado en la esquina superior derecha.
2. MODULO 2: PRIMEROS PASOS.
En ésta sección se mostrarán los pasos que se realizan en el 100% de los proyectos y que
son básicos de saber para acceder al programa.

2.1. Proyecto en blanco.

Al iniciar el programa se observa que otorga la opción de un Proyecto en blanco, lo que se
observa en la siguiente ilustración:

Ilustración 10.- Inicio de Microsoft Project.

Para comenzar con un nuevo proyecto debemos hacer click en dicha opción, Proyecto en
blanco.

2.2. La ventana de Microsoft Project.

Al seleccionar Proyecto en blanco se abre la siguiente pantalla:

Accesos rápidos. Pestañas de Menús. Cinta de opciones.

Escala de tiempo.

TABLA DIAGRAMA

Línea divisora entre tabla y diagrama.

Ilustración 11.- Ventana de Microsoft Project al iniciar un Proyecto Nuevo.

 Es muy importante conocer los nombres de las partes identificadas anteriormente, ya que
con ello accederemos en el futuro a nuevos Menús en donde podremos acceder a nuevas funciones
de Microsoft Project.

2.3. Menú: Archivo.

Es el Menú más relevante del programa y con él se establecen bases que ayudarán a
programar un proyecto. La vista de dicho menú se muestra a continuación, en donde se explica cada
uno de sus accesos:

Ilustración 12.- Vista del Menú: Archivo.

1. Información: Muestra la información del proyecto que se está ejecutando.

2. Nuevo: Opción en donde podemos a acceder a una nueva plantilla de Microsoft
Project.
3. Guardar: Guarda inmediatamente el avance del proyecto, si es la primera vez que se
guardará el avance del proyecto ésta opción nos envía a la siguiente
llamada Guardar como.
4. Guardar como: Entrega la opción de dar un nombre al archivo y designar una ubicación
dentro del PC en donde guardar.
5. Compartir: Con ésta opción podemos compartir el archivo a través de correo
electrónico, sin tener que cerrar la ventana.
 6. Exportar: Opción para guardar el archivo con una extensión de años anteriores de
Microsoft Project o en un Libro de Excel.
7. Cerrar: Opción que nos permite cerrar el programa sin uso del Ícono X.
8. Cuenta: Opción en donde podemos ingresar una clave de producto para activarlo y
otras opciones rápidas como cambiar nombre de usuario. Cambiar fondo y
cambiar tema.
9. Opciones: Es la pestaña más importante de éste menú, y se utiliza si o si cuando
realizamos un nuevo proyecto desde 0, a continuación, se explica cada una
de las opciones a las cuales podemos acceder:

Cambia el modo en el que se muestra el contenido de Project en la pantalla.

Cambia opciones relacionadas con la programación, los calendarios y los cálculos.

Cambia la forma en que Project corrige y da formato al texto.

Personaliza el cómo se guardan los proyectos.

Establece la presencia de idiomas, pero en todo Office.

Opciones avanzadas para trabajar con Project.

Personaliza la cinta de opciones de cada pestaña de Menús.

Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido.

Ver y administrar complementos de Microsoft Office.

Se configura la seguridad y privacidad de Office concediendo o negando permisos a otros

programas o complementos.

Ilustración 13.- Pestañas de la cinta Opciones del Menú Archivo.

3. MODULO 3. PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO.

En el presente capítulo se comenzará con el primer punto del diagrama que vimos al
comienzo del manual, las actividades del proyecto.

3.1. Pensando en la planificación: sentando las bases de Microsoft Project.

El primer paso en Microsoft Project es definir el cómo queremos que se comporten ciertas
variables del programa, las cuales son:

1. Vista predeterminada del proyecto.

2. Formato en el que queremos que nos muestre las fechas.
3. Nombre del programador (usuario)
4. Tipo de calendario.
5. Tipo de Moneda (en el caso que trabajemos con costos)
6. Definir primer día de la semana.
7. Definir el mes de inicio del año.
8. Definir horario de comienzo de labores, horas por día, horas por semana y días por mes.
9. Definir intervalo de tiempo de autoguardado (para no perder avances)

Existen muchas más, pero las mencionadas anteriormente son las principales variables a
definir para comenzar a programar.

Para que se entienda de una manera más lógica, las variables que aquí se definirán son
para el programa completo, por ende, todos los proyectos que se creen de ahora en adelante
tendrán las mismas variables definidas.

A continuación, se pasará a detallar el cómo definir las variables anteriores:

 3.1.1. Vista predeterminada de proyecto, formato de fecha y nombre del
programador.
Ingresamos al Menú Archivo, dirigirse a capítulo 2.3. Menú Archivo, y nos dirigimos al
acceso llamado Opciones. Nos posicionamos en la pestaña General y procedemos a seleccionar
entre opciones como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 14.- Definir la vista predeterminada de Microsoft Project y el formato de fecha que mostrará en los proyectos.
 3.1.2. Definir el tipo de calendario y tipo de moneda.
Nuevamente hay que dirigirnos al Menú Archivo y acceso Opciones, pero ahora dirigirse a
la pestaña Mostrar, lo anterior se detalla en la siguiente ilustración:

Ilustración 15.- Definir el tipo de calendario y tipo de moneda.

Las opciones en nuestro país son:

• Tipo de calendario: Calendario Gregoriano.

• Tipo de moneda: CLP o USD (dólares).
 3.1.3. Definir primer día de la semana, primer mes del año y horario estándar.
Nuevamente hay que dirigirnos al Menú Archivo y acceso Opciones, pero ahora dirigirse a
la pestaña Programación, lo anterior se detalla en la siguiente ilustración:

Ilustración 16.- Definir variables de la programación.

Las opciones por defecto son:

• La semana comienza en: Lunes.

• El año fiscal comienza en: Enero
• Hora comienzo predeterminada: 08:00 hrs.
• Hora de fin predeterminada: 18:00 hrs.
• Horas por día (trabajadas): 9 hrs.
• Horas por semana (trabajadas): 45 hrs.
• Días por mes (trabajados): 22.
 3.1.4. Definir intervalos de tiempo de autoguardado.
Nuevamente hay que dirigirnos al Menú Archivo y acceso Opciones, pero ahora dirigirse a
la pestaña Guardar, lo anterior se detalla en la siguiente ilustración:

Ilustración 17.- Definir intervalo de tiempo de autoguardado del proyecto.

Éste tip sirve para todos los productos Microsoft Office tales como Word y Excel.
 3.2. Comienza la programación: definiendo variables principales del proyecto.
En éste capítulo se definirán las variables particulares del proyecto que estamos
programando, dichas variables son:

1. Fecha de comienzo del proyecto.

2. Configurar el calendario de proyecto.

3.2.1. Fecha de comienzo del proyecto.

Para definir la fecha de comienzo del proyecto se deben dirigir al Menú Proyecto, y dentro
de la cinta de opciones de dicho menú se debe presionar el ícono Información del proyecto

Al presionar el ícono se despliega una ventana como la que se muestra a continuación:

Ilustración 18.- Definir información del proyecto: Fecha de comienzo.

 3.2.2. Configurar el calendario de proyecto.
Para configurar el calendario de proyecto se deben dirigir al Menú Proyecto, y dentro de la
cinta de opciones de dicho menú se debe presionar el ícono cambiar tiempo de trabajo:

Al presionar el ícono se despliega una ventana como la que se muestra a continuación:

Ilustración 19.- Ventana: Cambiar tiempo de trabajo.

Por defecto Microsoft Project tiene 3 calendarios que son:

1. Estandar (establece horario laboral de lunes a viernes entre las horas establecidas
anteriormente).
2. Turno de noche (establece horario laboral entre las 23:00 hrs a las 08:00 hrs).
3. 24 horas (establece horario continuo de trabajo).
 3.2.2.1. Modificar un calendario de trabajo.
A los tres calendarios mencionados anteriormente se les pueden realizar algunos cambios,
según las necesidades del proyecto, los que pueden ser:

1. Establecer días no laborables específicos.

Por ejemplo, insertar feriados no laborables.

Lo anterior se define en la misma ventana de la Ilustración 19.- Ventana: Cambiar tiempo

de trabajo.
En el ejemplo que se mostrará se definirán días no laborales desde el 04-04-2022 hasta el
06-04-2022, quedando:

1. Segundo se
muestran los días
con excepción de
trabajar de otro
color, como se
observa en la
imagen.

2. Primero se define el intervalo no laborable en la

pestaña que dice Excepciones.

Ilustración 20.- Establecer días no laborables específicos.

 2. Establecer horarios laborables nuevo o definir días no laborables en la semana
Por ejemplo, si el proyecto requiere trabajar solo 4 días a la semana dejando el
viernes no laborable. Además, el horario se puede definir para MAÑANA y TARDE.

En éste punto se debe acceder a la pestaña llamada Semanas Laborales, y posteriormente

al botón llamado Detalles…, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 21.- Establecer horarios nuevos y definir días no laborales de la semana.

 Una vez hechos los pasos anteriores, se despliega una ventana con la siguiente, en donde
se definen los días y horarios en donde se trabajará.

Ilustración 22.- Ventana en donde se definen los horarios y días laborales.

 3.3. A programar: insertando tareas y conociendo herramientas.

3.3.1. Primera tabla: entrada.

La primera tabla que Microsoft Project abre por defecto se llama entrada, ésta es una de
muchas tablas preestablecidas que ayudan a programar.

Se definirán los conceptos de las columnas que nos ayudarán a programar:

Ilustración 23.- Tabla de entrada de actividades.

1. Número de fila: Microsoft Project tiene un N° de fila, el cual se muestra una vez
escribamos el nombre de la tarea. Éste N° se encuentra en la
columna extrema izquierda de la pantalla.

2. Indicadores : Muestra diversos indicadores a medidas que vamos

complementando las tareas programadas, por ejemplo muestra si
existen recursos sobre asignados.

3. Modo de tarea: Muestra si una tarea es programada automáticamente o

manualmente.

4. Nombre tarea: Espacio en donde se coloca el nombre de la tarea a ejecutar.

 5. Duración: Celda en donde se inserta la duración de un proyecto, puede ser
en horas, días, semanas o incluso meses.

6. Comienzo: En ésta celda se selecciona la fecha de inicio de la tarea.

7. Fin: En ésta celda se coloca la fecha de término de la tarea, sin

embargo depende de las siguientes situaciones:
a. Si tenemos definida la fecha de comienzo y la duración, el FIN será calculado
automáticamente.
b. Si queremos establecer una fecha de FIN, se debe dejar en blanco la duración.

8. Predecesoras: Celda en donde se insertan la o las tareas de la cual depende la

tarea en programación.

9. Nombre de los recursos: Celda en donde se insertan los recursos que ejecutarán la
tarea que se está programando. Esto se verá con mayor
detalle más adelante en el capítulo Gestión de recursos.

10. Calendario de tareas: Ésta columna es muy importante, por lo tanto, se debe agregar a
la tabla y para ello se debe correr la línea divisora entre tabla y
diagrama hacia la derecha, entonces habrá una columna llamada:
Agregar nueva columna, al dar click buscamos Calendario de
tareas.

Ilustración 24.- Insertando el calendario de tareas.

Para conocer la tabla comenzar a practicar realizaremos un ejemplo en donde iremos

analizando cada una de las columnas y los posibles caminos que podemos elegir para ir
programando.
 3.3.2. Crear una lista de tareas.
Para realizar el ejemplo, utilizaremos un ejemplo sencillo que pueda ser entendido por
cualquier persona, en donde tenemos:

Nombre de tarea Duración Dependencia.

Actividades del día sábado. Será la tarea resumen de todas las actividades del día sábado.
Levantarse Es un hito, por ende su Tarea inicial del día, no
duración será de 0 hrs. depende de nadie.
Ducharse 20 minutos. LUEGO DE LEVANTARSE
Hacer aseo 1 hora LUEGO DE DUCHARSE
Escuchar música 1 hora EN PARALELO CON HACER
ASEO.
Hacer deporte 2 horas LUEGO DE HACER ASEO
Almorzar 1,5 horas LUEGO DE HACER DEPORTE
Estudiar 2 horas LUEGO DE ALMORZAR
Compartir con los amigos. 4 horas LUEGO DE ESTUDIAR
Acostarse. Es un hito, por ende su LUEGO DE TODO LO
duración será de 0 hrs. ANTERIOR.

Comenzamos anotando los nombres de las tareas en la columna Nombre de tarea,

quedando como se observa:

Ilustración 25.- Crear una lista de tareas.

Como habrán notado, en la columna Modo de tarea se tiene el símbolo de Tarea

programada manualmente, éste detalle es importante más adelante.
 3.3.3. Cómo organizar tareas.
Ahora bien, las tareas se pueden organizar en grupo de tareas, para ello debemos definir
una tarea resumen y posteriormente asociar un grupo de tareas a ella.

En el ejemplo anterior se tiene que la tarea llamada Actividades del día sábado es la tarea
resumen y que todas las demás se agruparán bajo ésta. Para ello seleccionamos todas las tareas
menos Actividades del día sábado y aplicamos sangría a las tareas, tal como se muestra en la
siguiente imagen:

Segundo: Una vez seleccionadas las

filas, aplicamos sangrías con el
siguiente ícono. Ubicado en el Menú
Tarea.

Primero: Vamos a la columna extrema

izquierda, visualizamos una flecha negra y
mantenemos presionado el botón izquierdo
del mouse mientras arrastramos
verticalmente hasta la tarea N°10.

Ilustración 26.- Organizando tareas.

 Hecho lo anterior, la tabla de tareas debiese quedar así:

Ilustración 27.- Tarea resumen.

Como observarán, todas las tareas quedarán bajo la tarea resumen Actividades del día
sábado.

Otro aspecto importante, es que la tarea resumen ahora tiene una viñeta en el costado

izquierdo:

Al presionar dicha viñeta, se ocultan las tareas dentro de la tarea resumen o viceversa, se
muestran las tareas ocultas.
 3.3.4. Programar tareas automáticamente o manualmente.
El siguiente paso es cambiar la manera en que se programarán las tareas, para ello
debemos conocer las ventajas y desventajas de cada programación.

1. Programación manual:

Se encuentra identificada por el ícono .

Ventaja: Permite que el programador trate a cada tarea individualmente, aunque estén
dependientes una de otra.
Desventaja: Al cambiar la fecha de comienzo o la duración de una tarea, se debe revisar
nuevamente todo el proyecto, ya que no se desplazan en el tiempo las tareas que están
vinculadas.

2. Programación automática:

Se encuentra identificada por el ícono .

Ésta forma de programar viene a dar respuesta a la desventaja de programar manualmente,
ya que, si tenemos todas las tareas con su dependencia establecida, y cambiarnos el
comienzo o plazo de una tarea, todo el proyecto se actualiza al instante.

En el ejemplo que estamos analizando actualmente dejaremos todas las tareas en

programación automática, para ello seleccionamos todas las tareas, tal como se hizo en el capítulo
anterior, y se presiona en botón Autoprogramar, del Menú Tarea:

Botón Autoprogramar.

Ilustración 28.- Cambiar tareas a Autoprogramar.

Si observan, todas las tareas cambiaron de ícono y además se insertaron datos en las
columnas Duración, Comienzo y Fin.
 Si decidimos programar todas las tareas con Programación automática debemos seguir los
siguientes pasos:

Para cambiar la programación de

las tareas a automático, se debe
cambiar la opción de la esquina
inferior izquierda.

Ilustración 29.- Cambiar la forma en que programa el Project.

Con todo lo anterior, estamos listos para definir duraciones y dependencias.

 3.3.5. Duración de tareas.
La duración de las tareas se agrega a las tareas que no son resumen, esto quiere decir que
en éste caso debemos agregar duración a las tareas desde Levantarse hasta Acostarse, pero no a la
tarea resumen Actividades del día sábado.

Para agregar la duración debemos posicionarnos en la celda que intersecte la columna

duración con la fila de la tarea cuya duración quiero asignar.

Algunos prefijos que debemos conocer antes de agregar la duración son:

Unidad de tiempo Prefijo que se escribe Se escribe  Project asimila

Minutos Min 60 min  60 mins
Horas Hrs 2 hrs  2 Horas
Días d 1 d  1 día
Semanas sem 1 sem  1 sem
Mes ms 1 ms  1 ms

Al colocar la cantidad y el prefijo se debe dar un enter, y Project asimilará el tiempo.

Nota: Cuanto una tarea tiene una duración de 0 hrs, se denomina HITO y por lo general establece
comienzos o finales de un nuevo grupo de tareas.

Continuando con el ejemplo, le pondremos la duración a todas las tareas:

Ilustración 30.- Agregando duración a las tareas.

Ahora pasaremos a la dependencia de tareas, unas de otras, para así establecer una
secuencia lógica.
 3.3.6. Definición de calendario para cada tarea.
Antes de establecer las dependencias de las tareas, es importante tener presente el
calendario en el cual se dejará cada una de las tareas. Como las actividades son las de un
estudiante se colocará el calendario 24 hrs.

Para realizar lo anterior vamos a la columna agregada que se llama Calendario de tareas y
procedemos a cambiar una por una el calendario de las tareas:

Ilustración 31.- Cambio de calendario de tareas.

Como se observa, al insertar un calendario a cada tarea, también se agrega un ícono en la

columna de Informaciones.

3.3.7. Dependencia de tareas: Predecesoras.

Cuando se habla de una tarea Predecesora se piensa en la tarea que le antecede a la que
estamos analizando, en el ejemplo que estamos analizando, sabemos que no puedo ducharme sin
antes levantarme, por lo tanto, la tarea predecesora de ducharme es levantarme.

Los tipos de pendencia son los siguientes:

A continuación, presentamos la ilustración en donde ya se definieron las tareas

predecesoras de cada una, el objetivo es explicar lo que se realizó:
 Ilustración 32.- Dependencia de tareas.

Como se observa, se insertaron la dependencia de las tareas, esto se hace colocando el N°

de la fila de la tarea antecesora (columna de la extrema izquierda) en la celda de la tarea que estoy
programando.

Si todo se hace correctamente el gráfico de barras (Gantt) quedará como se observa en la

imagen:

Ilustración 33.- Diagrama de Gantt.

3.3.8. Como borrar una tarea.

Para borrar una tarea solo hace falta posicionarse en el N° de la tarea, por ejemplo, Hacer
Aseo es la fila N° 4:
 Una vez que se seleccione la fila, apretamos el botón suprimir del PC, con ello desaparece
la tarea, OJO que al eliminar una tarea después de estar todas dependientes, el proyecto
completo se desordenará, quedando dividido en dos.

Ilustración 34.- Se borra Hacer Aseo de la programación.

3.3.9. Información completa de la tarea y agregar notas.

Para observa la información completa de una tarea en específico, solo se debe hacer doble
click sobre la tarea, por ejemplo, haremos doble click en la tarea Almorzar, en donde aparecerá
una nueva ventana:
 Ilustración 35.- Información de una tarea en específico.

Como se aprecia, se puede acceder a información como predecesoras, recursos, delimitar

tarea, agregar notas, etc.-

Para agrega runa nota simplemente se clickea la pestaña Notas y se escribe la nota que
desea.
 Para poner un delimitador a la tarea, se deben dirigir a la pestaña Avanzado y colocar
como tipo de restricción: Debe finalizar el y en la Fecha de restricción colocar el día y hora que la
tarea debe finalizar.

Ilustración 36.- Delimitador de tarea.

Con lo anterior tendremos que la tarea no pasará de la fecha y hora establecidas, y si

colocamos mayor duración, el programa indicará que la tarea comienza antes.

3.3.10. Activar o desactivar una tarea.

El desactivar una tarea quiere decir que se elimina de la programación, pero sigue estando
presente en la tabla de Project, siguiendo con el ejemplo desactivaremos la tarea Hacer deporte,
para ello hacemos un click derecho sobre la tarea y seleccionamos desactivar tarea
 AL hacerlo, la tarea desaparece del diagrama Gantt y queda tachaad en la tabla:

Ilustración 37.- Tarea desactivada.

Para volver a activarla simplemente se deben seguir los mismos pasos anteriores.

3.3.11. Cómo insertar una tarea repetitiva.

Existen diversos proyectos en donde una tarea es repetitiva, ya sea diaria, semanal o
mensualmente. Para ello existe una herramienta llamada Tarea Periodica…. Para acceder a dicha
herramienta tenemos que estar posicionados en el Menú Tarea, e ir a la siguiente pestaña:

AL hacer click en Tarea Periodica… se abre una ventana como la que sigue:
 Ilustración 38.- Creando una tarea periódica.

Veamos un ejemplo didáctico en la clase.

3.3.12. Inspector de tareas.

El inspector de tareas es una herramienta que muestra la información de la tarea, tal
como:

1. Nombre de la tarea.
2. Tipo de programación.
3. Comienzo.
4. Término.
5. Predecesoras.

Par acceder a ella, nos debemos dirigir al Menú Tarea, grupo Tareas y en el botón
inspeccionar. Luego al posicionarse en cualquier tarea, arrojará automáticamente la información:
 Información de las tareas.

Ilustración 39.- inspector de tareas.

3.3.13. Mostrar la tarea resumen del proyecto.

Todos los proyectos tienen una tarea resumen que viene oculta, la cual se obtiene del
nombre del archivo que estamos editando.

Para acceder a la tarea resumen del proyecto debemos seguir los siguientes pasos:

1. Dirigirnos al menú Formato.

2. En el grupo Mostrar u ocultar hacer click en la casilla de Tarea de resumen del proyecto.
3. Luego de eso se mostrará el nombre del proyecto:

Ilustración 40.- Mostrando la tarea resumen del proyecto.

 3.3.14. Cómo dividir una tarea.
En ciertos casos en donde se está ejecutando una tarea y por diversos motivos se debe
suspender hasta nuevo aviso, se utiliza la división de tareas.

En el ejemplo que estamos analizando, dividiremos la tarea de estudiar. Para ello vamos al
menú Tarea y del grupo Programación apretamos el botón dividir tarea.

Ilustración 41.- Botón dividir tarea.

Al presionar el botón Dividir tarea, aparece una ventana flotante y un nuevo cursor, con
ese nuevo cursor debemos tomar desde la mitad de la tarea y arrastrar hacia el lado derecho.

Si el procedimiento anterior se hace correctamente, se obtiene una tarea dividida:

 La línea azul punteada indica que la tarea fue dividida.

3.3.15. Agregar una tarea a la escala de tiempo.

Como vimos al comienzo del curso, cuando se inicia un proyecto se puede observar una
escala de tiempo, la cual podemos quitar o agregar.

Para agregar o quitar la escala de tiempo de la vista de Diagrama de Gantt debemos acceder
al menú Vista, y clickear en la casilla de Escala de tiempo, como se muestra a continuación:

Ilustración 42.- Agregando la escala de tiempo al proyecto.

Ahora bien, la escala de tiempo no muestra nada, pero somos nosotros los que tenemos
que insertar las tareas que queremos o necesitamos que se vean en una escala de tiempo.

Para ello damos click derecho en la tarea que queremos agregar y seleccionamos la opción
Agregar a escala de tiempo.
 En nuestro caso agregaremos las tareas de Levantarse, Ducharse, Hacer Aseo, Escuchar
música y hacer deporte, quedando:

Ilustración 43.- Insertando tareas a la escala de tiempo.

 3.4. Actividad: programando un proyecto real.
Para entender lo anterior, haremos la planificación de un proyecto real dejando de lado,
por ahora, los recursos que tiene destinado el proyecto.

El proyecto a analizar se llama atravieso La Finca - Nueva Atacama, y se les envió el

itemizado del proyecto para realizar la programación de acuerdo a dicho itemizado.

ITEMIZADO
REV 0

ITEM DENOMINACION UNIDAD CANT.

I OBRAS GENERALES
1 Instalacion de Faenas Gl. 1,0
2 Planos As-Built Gl. 1,0
3 Replanteo de Trazados y Niveles Gl. 1,0

4 Permisos y Derechos Municipales SERVIU, etc. (Proforma) Gl. 1,0

II MOVIMIENTOS DE TIERRA
II.1 MOVIMIENTOS DE TIERRA PARA TUBERÍA
5 Despeje y Limpieza de la Superficie m2 94,0
6 Excavación de Corte en Terreno Común (0 < H < 0,7 m) m3 66,0
7 Excavación en Roca Ripiable (0,7 < H < 3,8 m) m3 154,0
Rellenos de Zanjas
8 Arena m3 32,0
9 Relleno estructural m3 41,0
 SUMINISTRO, TRANSPORTE, TRANSPORTE INTERNO,
III COLOCACIÓN, DESINFECCIÓN Y PRUEBAS DE TUBERÍAS Y
PIEZAS ESPECIALES.
SUMINISTRO E INSTALACIÓNDE TUBERIAS DE HDPE Y
III.1
PIEZAS ESPECIALES
Suministro e instalación de tuberías
10 Tuberia HDPE PN 10 DN=160 m 53,0
11 Tuberia HDPE PN 10 DN=110 m 6,0
12 Tubería Acero para Encamisado DN=300 m 36,0
13 Tubería A.C. ASTM A 53 SCH40 DN=150 m 3,0
Suministro e instalación de piezas especiales
Piezas Especiales Sin Mecanismo:
14 Red. Conc. HDPE PN10 DN=160x110 N° 2
15 Stub-end HDPE PN10 DN=160 N° 4
16 Flange Suelto ANSI B16.5 150# DN=150 N° 4
17 Flange Slip On Acero Carbono ASNI B16.5 150LB DN=150 N° 17

18 Flange Ciego Acero Carbono ANSI B16.5 150LB DN=150 N° 1

19 Codo 15° HDPE PN10 PE100 DN=160 N° 4
20 Codo 30° HDOE PN10 PE100 DN=110 N° 2
21 Codo 45° HDPE PN10 PE100 DN=110 N° 2
Piezas Especiales Con Mecanismo:
22 Valvula de Compuerta D N=50 N° 1
23 Valvula de Compuerta D N=150 N° 2
24 Válvula de Venteo Doble Efecto DN=50 N° 1
25 Unión Desmontable ANSI B16.5 150LB DN=150 N° 2
Uniones
26 Unión Universal Asbesto/HDPE DN=100 N° 2

IV OBRAS CIVILES
IV.1 Cámaras
Cámaras de Hormigon:
27 Cámara de Válvulas Un 2

V OTRAS OBRAS
Control de calidad
28 Control de calidad Gl 1,0
Prueba de conjunto
29 Prueba de conjunto Gl 1,0
Aseo General y Entrega de Obra Terminada
30 Aseo General y Entrega de Obra Terminada Gl 1,0
 4. MODULO 4: GESTIÓN DE RECURSOS.

4.1. Pensando en los recursos.

Si se quiere alcanzar el objetivo de tener una programación completa analizando costos,
debemos analizar los recursos implicados, para ello Microsoft Project define tres tipos de recursos
los cuales son:

1. Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en un tiempo definido.
Ejemplos: Cuadrillas, retroexcavadora, tolva, etc.

2. Material: Son los suministros, existencias (stock), materiales u otros elementos

utilizados para completar las tareas del proyecto.
Ejemplos: Tuberías, piezas especiales, letreros, etc.

3. Costo: Son los recursos que no dependen de la duración de la tarea. Sirve para
considerar aspectos financieros más que tareas de la obra, por ejemplo,
existe la cuota mensual de pago por Boleta de Garantía, o Póliza de seguro,
alojamientos, almuerzos, etc. En todos estos casos son costos indirectos a
la ejecución del proyecto, pero sin los cuales no se podrían llevar a cabo.

A continuación, veremos el cómo definir los recursos en Microsoft Project.

4.2. Definición de recursos.
Ya que tenemos claros los tipos de recursos que podemos declarar en Microsoft Project,
pasaremos a insertarlos mediante un ejemplo.

En el archivo llamado: atravieso La Finca - Nueva Atacama, ya tenemos la programación

física de un proyecto, ahora solo falta asignar los recursos correspondientes.

Para incorporar recursos vamos a Microsoft Project y en el Menú Tarea, en la casilla Ver
seleccionamos la Hoja de recursos.

Ilustración 44.- Seleccionando la Hoja de recursos.

Al seleccionarla se desplegará una hoja con diferentes columnas, las cuales pasaremos a
explicar a continuación:

Ilustración 45.- Columnas de la Hoja Recursos.

1. Nombre del recurso: Se especifica el nombre con el que queremos que se muestre el
recurso en nuestra carta Gantt.
2. Tipo: Se define si el recurso es Trabajo, Material o Costo, de acuerdo a
lo visto anteriormente.

3. Etiqueta de material: Se refiere a la unidad del material, por ejemplo, si sin tiras de HDPE
se agrega m (metros), si es hormigón m3 (metros cúbicos), etc.-

4. Iniciales: Project definirá automáticamente iniciales para los recursos

ingresados, también los podemos cambiar a gusto.

5. Grupo: Se puede definir un grupo con varios recursos.

6. Capacidad máxima: Solo disponible para los recursos de TRABAJO. Se expresa en

porcentaje y valoriza el tiempo que tendremos disponible el
recurso. Por ejemplo, si colocamos 50%, quiere decir que
tendremos disponible el recurso el 50% del tiempo, por ende, al
calcular los costos, lo hará solo con la mitad de su valor.
Por otro lado, si tenemos 2 o más del mismo recurso, podemos
colocar 200% o más, por ejemplo, si tenemos 2 retroexcavadoras
anotamos solo una vez el recurso retroexcavadora y colocamos
200%, con ello al repetirse la retroexcavadora en dos tareas que
ocurran en paralelo, no existirá restricción.

7. Tasa estándar: Solo disponible en recursos de MATERIAL y TRABAJO.

Es el valor del recurso por unidad de tiempo, en Project viene dado
por $/hora, pero podemos definir el valor por las unidades de
tiempo establecidas en el capítulo 3.3.5 Duración de tareas. Por
ejemplo por demos definir un valor de $1500/hora, o $40.000/día
o $200.000/sem.-

8. Tasa horas extras: Solo disponible para los recursos de TRABAJO

Ídem anterior, solo que se define el valor para las horas extras.

9. Costo/uso: Solo disponible para los recursos de MATERIAL y TRABAJO

Es el costo que tiene para la empresa utilizar el recurso, por
ejemplo, en el arriendo de una casa para alojamiento, se debe
cancelar el mes de garantía.

10. Acumular: Es la forma en la cual los costos se distribuyen, en éste caso

existen tres situaciones:
1. Comienzo: Todo el costo se efectúa al comienzo de la
utilización del recurso.
 2. Prorrateo: El costo se divide por avance, Project lo divide de
manera uniforme a lo largo de la duración de la
tarea.
3. Fin: Costo que se asume al final de la utilización del
recurso en la tarea destinada.
11. Calendario: Solo disponible para los recursos de TRABAJO.
En ciertos casos el calendario de los recursos puede ser distinto al
calendario de la tarea, por ejemplo, se utiliza en el caso del
arriendo de maquinaria, en donde pasado cierto horario el valor
de la hora aumenta.

12. Código: Cualquier código, abreviatura o número que desea especificar

como parte de la información de un recurso.

Todo lo anterior es importante de considerar en el siguiente capítulo en donde

agregaremos recursos al ejemplo anteriormente presentado.
 4.3. Agregar recursos.
Considerando el ejemplo llamado: atravieso La Finca - Nueva Atacama, abrimos la hoja de
recursos e ingresamos los recursos que tendremos presentes, para explicar de una manera sencilla
ingresaremos 3 recursos que serán los siguientes:

Nombre Observación

Maestro 1 Recurso humano que tiene un costo empresa de $3.000 la hora, su capacidad
está al 100% y su costo se debe considerar prorrateado en la tarea, ya que
depende de la duración de ésta el monto que cueste.
Tubería de Material que debe ser cancelado al 100% antes de la entrega, el valor será de
HDPE $7.000.000.-
Topógrafo Costo que supone un subcontrato para el replanteo de la obra, el valor del
servicio se cancelará una vez finalizado su labor y el costo es de $300.000
Tabla 1.- Descripción de recursos que se deben agregar al ejemplo visto.

Al traducir lo anterior se observará que la hoja de recursos debe quedar como sigue:

Ilustración 46.- Recursos agregados a la Hoja de recursos.

4.4. Información del recurso y Agregar una nota.

Para agregar una nota al recurso debemos acceder a la información del mismo, para ello
seleccionamos el recurso y hacemos doble click izquierdo, en donde se desplegará una ventana
emergente como la que sigue:

Ilustración 47.- Información del recurso.

 Si observan, podemos agregar diversa información del recurso.

En dicha ventana nos dirigimos a la pestaña notas en donde podemos escribir lo que nos
parezca relevante, incluso agregar una imagen.

4.5. Borrar un recurso.

Para borrar un recurso, tenemos que estar en la vista de Hoja de recursos, aquí tenemos
acceso a todos los recursos que hemos agregado. Como hasta el momento solo hemos agregado 3
recursos, procederemos a borrar uno y posteriormente volver a agregar.

Como se observa en la Ilustración 46.- Recursos agregados a la Hoja de recursos. Se

encuentran los recursos de Maestro, Tubería HDPE DN160 PN10 y Topógrafo.

Nos posicionaremos sobre el recurso Maestro y damos click en el botón derecho del
mouse, con ello se nos muestra un menú en donde está la opción de eliminarlo.

Ilustración 48.- Eliminar recurso.

Si eliminan el recurso, éste desaparece.

Para continuar con el ejemplo, volveremos a crear el recurso de Maestro y agregaremos

los valores correspondientes.

4.6. Personalizar el horario de trabajo.

Ésta opción existe, pero solo para los recursos del tipo Trabajo, no es válida para recursos
del tipo Material ni Costo.
 Para personalizar el horario del recurso nos dirigimos a la Hoja de recursos y en la columna
llamada Calendario base seleccionamos el calendario que necesitamos.

4.7. Asignar, reemplazar y eliminar recursos de una tarea.

1. Asignar recursos.

Continuando con el ejemplo básico, volvemos a la vista de Diagrama de Gantt y

agregaremos los recursos a las siguientes tareas:

Nombre Tarea

Maestro Tarea N° 3 - Instalación de faenas.

Tubería de Tarea N°18 – Tubería HDPE PN10 DN=160
HDPE
Topógrafo Tarea N° 5 – Replanteo de trazados y niveles.
Tabla 2.- Asignando recursos....

Para ello, en la pantalla de diagrama de Gantt nos posicionamos sobre la tarea y nos
dirigimos al Menú Recurso, y apretamos sobre el acceso Asignar recursos:

Se desplegará una ventana emergente que contiene todos los recursos, como se muestra a
continuación:

Ilustración 49.- Asignando recursos.

 Como estamos en la tarea Instalación de faenas y según lo acotado debemos asignar el
recurso Maestro, por lo tanto, clicamos en el botón Asignar.

Si observan, al asignar el recurso de Maestro se obtiene inmediatamente el costo del

recurso para realizar dicha tarea completa, en éste caso es de $720.000.-

Ilustración 50.- Asignación de recurso por Trabajo.

Apretamos en la X para cierre y continuamos asignando recursos. Recordar que el recurso

asignado es el definido como tipo Trabajo. Ahora continuaremos con el recurso tipo material.

Para asignar la compra de HDPE seleccionamos la tarea Tubería de HDPE y vamos a asignar
recursos. Nos posicionamos sobre el recurso Tubería HDPE DN160 PN10 y asignamos.

Ilustración 51.- Asignación de recurso tipo Material.

En éste caso el valor no varía, ya que el material tiene un costo único e invariable.

Ahora vamos a asignar el recurso tipo costo, para ello seguimos los mismos pasos anteriores.
Primero vamos a la tarea que debemos asignar el recurso, en éste caso se llama Replanteo de
Trazados y Niveles, asignamos el recurso Topógrafo, pero al momento de asignar se verá la
siguiente ventana, con un monto en $0.-
 Ilustración 52.- Asignando recurso tipo Costo.

Éste recurso es distinto a los anteriores, ya que en el lugar donde dice $0, debemos anotar
manualmente el costo, que en éste caso es de $300.000.- Para ello anotamos manualmente los
$300.000 quedando como sigue:

Ilustración 53.- Colocando monto al recurso tipo Costo.

Con esto concluimos la asignación de los tres tipos de recursos, Trabajo, Material y Costo.
Al finalizar, se verá en el diagrama de Gantt los nombres de los recursos, tal como se muestra en la
siguiente ilustración.
 Ilustración 54.- Vista en Diagrama de Gantt, visualización de recursos.

2. Eliminar recursos.

Para eliminar recursos se hace de forma similar a la asignación, se dirige a la Tarea, se accede
al menú de Asignar recursos y se seleccionar el recurso a liminar, luego se presiona en Quitar.

3. Reemplazar recursos.

El reemplazar los recursos es similar al paso anterior, simplemente eliminamos el recurso

que queremos sacar y asignamos el nuevo recurso.
 4.8. Alternativa para asignar recursos.
Una alternativa para ingresar recursos, que es más detallada que la anterior y nos servirá en
el futuro para los problemas de programación que se nos puedan presentar es en la vista de Detalle
de las tareas. Para acceder a la vista de detalle de acda tarea debemos seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al menú Vista.

2. Presionar en la casilla Detalle.
3. Cambiar de tarea para que el detalle cambie según la necesidad.

A continuación, se muestra una ilustración de donde se debe acceder:

Ilustración 55.- Acceder a detalle de las tareas.

Posteriormente en la columna llamada Nombre del recurso se puede asignar el recurso

deseado a la tarea en donde estamos posicionados.

A continuación, se mostrará cómo impactan los recursos asignados, con sus respectivos
costos, en un análisis de gestión de costos. La gestión de costos se verá en el Módulo N° 6 Gestión
de Costos, sin embargo, lo veremos para que observen que estamos cimentando las bases para
sacar el mayor provecho a ésta herramienta.

Con todos los antecedentes anteriores, tendremos la oportunidad para asignar el resto de
recursos a la carta Gantt según la siguiente tabla de informaciones, hay que agregar recursos, luego
asignarlos, eliminar si se equivocan y reemplazar.
 4.9. Ejercicio: Creación de recursos.
A continuación, se adjunta planilla con los recursos que se deben agregar al Project,
posterior a eso lo asignaremos a cada una de las tareas.

Capacidad
Nombre del recurso Tipo Tasa estándar Costo/Uso Acumular Calendario base
máxima
Maestro 1 Trabajo 100% $3.500/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Tuberia HDPE PN 10 DN=160 Material $7.000.000 $0 Comienzo
Topógrafo subcontrato Costo Fin
Ayudante 1 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Ayudante 2 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Ayudante 3 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Maestro 2 Trabajo 100% $3.500/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Ayudante 4 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Ayudante 5 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Ayudante 6 Trabajo 100% $2.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Retreoexcavadorea Trabajo 100% $55.000/día $0 Prorrateo Estandar Chileno
Camión Aljibe Trabajo 100% $90.000/día $0 Prorrateo Estandar Chileno
Rodillo Trabajo 100% $40.000/día $0 Prorrateo Estandar Chileno
Camión tolva Trabajo 100% $55.000/día $0 Prorrateo Estandar Chileno
Control de calidad Trabajo 100% $5.000/hora $0 Prorrateo Estandar Chileno
Contenedores Trabajo 100% $400.000/ms $0 Prorrateo Estandar Chileno
Camionetas Trabajo 100% $600.000/ms $0 Prorrateo Estandar Chileno
Camión pluma Trabajo 100% $150.000/día $0 Prorrateo Estandar Chileno
Tuberia HDPE PN 10 DN=110 Material $980.000 $0 Fin
Tubería Acero para Encamisado DN=300 Material $12.000.000 $0 Fin
Tubería A.C. ASTM A 53 SCH40 DN=150 Material $600.000 $0 Fin
Arena Costo Fin
Estabilizado Costo Fin
Agua Costo Fin
Subcontrato fabricación cámara de hormigón Costo Fin
EPP Material $300.000 $0 Comienzo
Oficina técnica Trabajo 100% $5.500/hora $0/hora Prorrateo Estándar

Tabla 3.- Recursos a agregar en ejercicio.

Ahora que estamos asignando recursos a las tareas suceden las siguientes situaciones:

1. El mismo recurso es asignado para realizar una o más tareas. (Sobreasignación de recursos).
2. Se asignan varios recursos a una misma tarea. (Optimización recursos).
 4.10. Sobreasignación y optimización de recursos.
Como aprendimos en el módulo N°3 Planificación de un proyecto, existen dos formas de
realizar tareas, en paralelo (dos tareas al mismo tiempo) o en serie (al terminar mi primera tarea
continúo con la segunda).

Si analizamos a fondo las tareas en paralelo tenemos que existen dos factores por las cuales
no pueden definirse así y son:

1. Las tareas son por definición en serie.

2. Los recursos con los que contamos en la obra no alcanzan para realizar tareas en paralelo.

Es en el punto 2 que observamos que muchas veces las definiciones de tareas (paralelo o
serie) no concuerda con la cantidad de recursos que tenemos. Por ejemplo, si contamos con una
retroexcavadora y queremos hacer dos zanjas en simultaneo, eso es imposible, a éste tipo de
problemas se llama sobreasignación de recursos.

La sobreasignación de recursos la acusa Microsoft Project, para ello se debe detectar el

siguiente ícono en la columna Indicadores:

Ilustración 56.- Indicador de sobreasignación de recurso: Persona de pie en color rojo.

Para solucionar el problema de la sobreasignación de recursos y optimizar su ocupación

veremos tres formas de hacerlo:

1. Nivel principiante, utilizando el organizador de equipos.

2. Nivel intermedio, usando la redistribución de equipos.
3. Nivel profesional, utilizando la ecuación de trabajo.
 4.11. Ejemplo: Sobreasignación de recursos.
Comencemos con el ejemplo, supongamos que asignamos el recurso Oficina técnica a las
dos tareas iniciales del proyecto:

1. Instalación de faenas.
2. Replanteo de trazados y niveles.

Si observan el ejemplo obtenemos una sobreasignación de recursos, lo que se observa en

la siguiente ilustración:

Ilustración 57.- Ejemplo de sobreasignación de recursos.

Lo anterior sucede ya que es el mismo recurso que hará dos tareas en paralelo, entre los
días 15-11-21 al 19-11-21.-

4.12. Solución nivel principiante: Organizador de equipos.

Para acceder a esta solución debemos seguir los siguientes pasos:

1. En el menú Tarea accedemos a los diversos diagramas y presionamos en organizador e

equipos.
2. Buscamos el recurso que se muestre en rojo.
3. Buscamos las tareas que están en conflicto en dicho recurso.

A continuación, se muestra la ilustración con el ejemplo:

 Ilustración 58.- Acceder al organizador de equipos.

Una vez que realizamos todos los pasos anteriores, procedemos a arrastrar alguna de las
dos tareas para posicionarla en otro horario, con ello el mismo recurso puede realizar las tareas en
paralelo.

Ilustración 59.- Solución nivel básico de la sobreasignación.

 Como pueden observar ya se encuentra solucionado el problema de la sobreasignación, sin
embargo, ésta solución no basta, ya que las tareas deben hacerse en paralelo y el Oficina técnica
debe estar presente, por lo tanto, no nos sirve.

Volvemos todo atrás y lo dejamos con la sobreasignación para explicar el siguiente método.

4.13. Solución nivel intermedio: redistribución de equipos.

Éste caso es más automático que el anterior, ya que nos valemos del programa para
realizar la distribución de recursos, el cual ocupa criterios como:

1. Ruta crítica del proyecto.

2. Tareas predecesoras.

Para realizar la redistribución de equipos hacemos los siguientes pasos:

1. Vamos al menú Recurso.

2. Seleccionamos las tareas sobre asignadas.
3. Presionamos el botón que dice Redistribuir recurso.

Pasa de estar como en la siguiente ilustración:

Ilustración 60.- Antes de la opción: Redistribuir recursos.

A lo siguiente:

Ilustración 61.- Después de la opción: Redistribuir recursos.

Como observarán, se movió la tarea Instalación de faenas ya que no tiene ninguna

sucesora que pueda afectar el término del proyecto.
 4.14. Solución nivel profesional: Utilizar ecuación de trabajo.
Para utilizar ésta solución primero debemos definir la ecuación de trabajo que se define
como:

TRABAJO = DURACIÓN X UNIDAD.

Ésta ecuación solo es válida en tareas del tipo Trabajo.

Trabajo: Es la cantidad de horas asignadas por un recurso a la tarea.

Duración: Es la duración de la tarea, la cual depende de cuantos recursos tenga o a

veces sin importar los recursos que tenga su duración no se cambia.

Unidad: Es la cantidad de tiempo (en porcentaje) que le dedicará el recurso a realizar

la tarea.

Veamos lo anteriormente explicado con un ejemplo en la planificación realizada.

Para solucionar el problema que la oficina técnica pueda realizar las dos tareas debemos
dejar en claro lo siguiente: la duración de ambas tareas será inamovible, el trabajo y la unidad
pueden variar para mantener en equilibrio la ecuación.

Con lo anterior claro, nos vamos al Project y habilitamos el Detalle de tareas, en el detalle
de tareas cambiamos la tabla a Trabajo y cambiamos el tipo de tarea a Duración fija.

Ilustración 62.- Detalle de tareas y cambio a tipo Duración fija.

Posterior a lo anterior, cambiamos el valor de las unidades al 50%, eso quiere decir que el
50% del día a día de la Oficina técnica verá la instalación de faenas.

Por otro lado, como la duración es de 1 semana, para mantener en equilibro la ecuación, se
cambia automáticamente el trabajo a 22,5 hrs.
 Ilustración 63.- Cambio de unidad a 50% y recalculo de trabajo a 22,5 hrs.

Hacemos lo mismo, pero con la tarea replanteo de trazados y niveles.

Ilustración 64.- Oficina técnica al 50% en ambas tareas.

4.15. Conclusión de la gestión de recursos.

Con todo lo anteriormente explicado, un planificador es capaz de proyectar una obra tanto
en:

1. Duración de tareas.
2. Dependencia de tareas.
3. Recursos asociados.
4. Integración de costos a la planificación, asociados a los recursos.

Sin embargo, en los siguientes capítulos veremos el procesamiento de información tales

como, costos y diagramas, además de funciones que ayudarán al seguimiento del proyecto.
 5. MODULO 5: BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN.
En el siguiente módulo veremos vistas y tablas en las que se puede presentar la información,
para ello seguiremos con el mismo ejemplo del Atravieso para Nueva Atacama.

5.1. Estadísticas del proyecto.

Para acceder a las estadísticas del proyecto debemos seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al menú Archivo.

2. Posicionarse en el acceso Información.
3. Desplegar pestaña de Información de proyecto.
4. Seleccionar estadística del proyecto.

Ilustración 65.- Acceso a estadística del proyecto.

Una vez que se acceda a la estadística del proyecto se debiese desplegar la siguiente
ventana emergente:
 Ilustración 66.- Estadísticas del proyecto.

Lo anterior se utiliza como resumen del proyecto.

5.2. Diagrama de Gantt y Gantt de seguimiento.

El diagrama de Gantt se ha visto toda la clase, y es la vista en donde las tareas se representan
en barras que ocupan espacio entre fechas establecidas.

Por otro lado, la Gantt de seguimiento es otra vista, idéntica al Diagrama de Gantt sin
embargo se representa con un color rojo la ruta crítica del proyecto y también se muestra el % de
avance físico de cada tarea, tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 67.- Gantt de seguimiento.

La ruta crítica del proyecto es importante, ya que la secuencia de tareas que pueden
demorar el proyecto o hacer que termine en menor tiempo, ya que si una de las tareas se atrasa
todas las tareas unidas a ella lo harán.

Para acceder a la vista de Gantt de seguimiento se debe ir al menú Tarea, y en el botón

Diagrama de Gantt desplegar el menú y seleccionar Gantt de seguimiento.
 5.3. Diagrama de red.
El diagrama de red es la mezcla entre la tabla de tareas, su información y la dependencia
de las tareas. En otras palabras, muestra la información de las tareas y sus conexiones, además se
muestra de otro color la ruta crítica del proyecto.

Para acceder a la vista de diagrama de red debemos ir al menú Tarea, presionar la lista
despegable de Diagrama de Gantt y seleccionar Diagrama de red.

Cada tarea se verá como muestra la siguiente ilustración:

Ilustración 68.- Tareas en un Diagrama de red.

5.4. Calendario.
Calendario es una vista de Microsoft Project, en donde se puede visualizar las tareas del
proyecto, pero distribuidas en un formato de calendario gregoriano, mostrando todos los días del
mes. Para acceder a dicha vista se deben seguir los mismos pasos que en el apartado anterior,
solamente que debemos seleccionar Calendario.

La vista de calendario se vería como siguen en la siguiente ilustración:

Ilustración 69.- Vista de calendario.

 5.5. Escala de tiempo.
La escala de tiempo es una representación gráfica en donde podemos agregar tareas para
que el proyecto se vea en una secuencia.

Para activar la escala de tiempo debemos seguir los siguientes pasos:

1. Accedemos al menú Vista.

2. Activamos la casilla Escala de tiempo.

Inmediatamente aparecerá una línea de tiempo, a al cual podemos agregar las tareas que
queremos que se hagan visibles en dicho formato.

A continuación, se muestra in ejemplo de dicha vista:

Ilustración 70.- Inserción de escala de tiempo.

Por otro lado, si queremos visualizar solo la escala de tiempo, debemos:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Escala de tiempo.
 5.6. Formulario de tareas.
El formulario de tareas ya lo vimos anteriormente, cuando activamos el detalle de las
tareas, para acceder a él debemos seguir:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Formulario de tareas.

Al activar el Formulario de tareas se verá algo como lo que muestra la siguiente

ilustración:

Ilustración 71.- Formulario de tareas.

 5.7. Uso de recursos.
La siguiente vista es Uso de recursos, para acceder a ella debemos:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Uso de recursos.

Como observarán aparecerá una tabla como la que sigue:

Ilustración 72.- Tabla Uso de recursos.

Si observan, la tabla muestra la cantidad de trabajo que ejecutará un recurso por tarea en
la duración de la misma.
 5.8. Gráfico de recursos.
El gráfico de recursos se utiliza para visualizar si un recurso este sobre asignado o no
asignado. Para acceder debemos:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Gráfico de recursos.

A continuación, mostraremos un ejemplo del recurso Oficina técnica:

Ilustración 73.- Gráfico de recursos.

Lo anterior muestra que Oficina técnica está utilizado al 100% en el periodo entre 15 al
19.-

5.9. Más vistas.

Todas las vistas anteriores son solo un 20% de las vistas que se pueden generar, siempre
que queramos acceder a más vistas o construir una vista nueva debemos acceder a:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Más vistas…

Veremos un ejemplo de guardar vista y acceder a una vista que no sea predeterminada.
 5.10. Tablas.
Como se mencionó al comienzo del curso, la tabla es el panel izquierdo de la pantalla, en
donde se muestran las tareas.

Existen diversos tipos de tablas, dependiendo edl uso que queramos darle al proyecto, las
tablas predeterminadas son:

1. Costo
2. Entrada
3. Hipervínculo
4. Programación
5. Resumen
6. Seguimiento
7. Trabajo
8. Uso
9. Variación.

Para cambiar de tabla debemos seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al menú Vista.

2. En la opción Tablas desplegar el menú y seleccionar la tabla que queramos escoger.

Para entender mejor el concepto de tabla, fabricaremos una para que la guardemos.
 5.11. Cambiar la vista predeterminada.
Al comienzo del curso se analizó la opción de cambiar la vista predeterminada, sin
embargo, haremos un repaso.

1. Accedemos al menú Archivo.

2. Presionamos en Opciones.
3. Se despliega una ventana emergente.

Ilustración 74.- Cambiar vista predeterminada.

Como se observa, debemos cambiar la vista predeterminada en la opción general, Vista del
proyecto.
 5.12. Filtrar tareas y recursos.
Para filtrar tareas y recursos primero estableceremos la vista de Diagrama de Gantt, y
agregamos una columna a la tabla llamada Nombre de los recursos. Quedando la tabla como sigue:

Ilustración 75.- Insertar columna Nombre de los recursos.

Una vez insertada la columna, nos valemos de ello para realizar filtros de forma similar a lo
que es Excel. Podemos filtrar por tarea o por el nombre del recurso.

Para filtrar, agrupar y resaltar tareas y recursos debemos acceder al menú Vista y en el
recuadro Datos podemos realizar las operaciones que estimemos convenientes:

Ilustración 76.- Filtrar, agrupar, ordenar y resaltar tareas.

Veremos un ejemplo en la clase para que lo tengan más claro. Al igual que el agrupar
tareas y recursos, ordenar y resaltar.
 5.13. Crear y modificar una vista.
En ocasiones agregamos columnas con nuevos nombres y que hacen funciones nuevas, sin
embargo, al abrir y cerrar el archivo Project se pierden dichas columnas nuevas, por lo que se debe
guardar una vista.

Para crear (guardar) una vista nueva debemos:

1. Ir al menú Tarea.
2. Desplegar la lista de Diagrama de Gantt.
3. Seleccionar Guardar vista.

Aparece una ventana emergente como sigue:

Anotamos un nombre y le damos a guardar.

5.14. Conclusión Búsqueda de información.

En éste capítulo analizamos las diferentes formas de visualizar la información que hemos
planificado y los recursos que hemos incorporado.

Ahora como ejemplo de lo que viene se mostrará la vista de Uso de tareas, sin embargo,
cambiaremos la tabla a Costo y por último cambiaremos la variable que analiza dicha vista por Costo
Acumulado, con ello podrán ver que obtendremos un flujo de egresos del proyecto, solo si se
cumple lo planificado. De lo anterior se despenden los capítulos del curso avanzado de Project.

1. Gestión de costos.
2. Seguimiento del proyecto.
3. Funciones avanzadas.