EL CERTIFICADO DE DEUDA CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN EN PROPIEDAD HORIZONTAL

El administrador de propiedad horizontal, tiene como función principal ser el representante legal de
la propiedad horizontal, tarea que exige no solo ejecutar su labor con la mayor responsabilidad sino
también con suma diligencia y cuidado.
Dentro de las funciones legales que tiene el administrador de propiedad horizontal el artículo 51 en
el numeral 8 se encuentra “Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas
ordinarias y extraordinarias, multas y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a
cargo de propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando
oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”
Con el objeto de facilitar esta tarea encomendada por el artículo 51, la misma norma contempla
una facultad muy especial que le otorga al administrador en el artículo 48, indicando lo siguiente:
Solo podrá exigirse por el juez competente como anejos a la respectiva demanda el poder
debidamente otorgado (a un abogado en ejercicio) el certificado sobre existencia y
representación  de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente
esta calidad, el título  ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado
expedido por el administrador sin ningún  requisito ni procedimiento adicional.
Esta facultad, que se le otorga al administrador es una tarea que debe ejercerse atendiendo al
principio de la buena fe, ya que es el administrador quien puede determinar cuál es la deuda que
tiene el inmueble objeto de la posible demanda ejecutiva, por cuanto no solo es el responsable de
emitir el certificado que opera como título ejecutivo para el cobro judicial de lo adeudado, sino
también quien dentro de sus funciones legales tiene la de llevar bajo su dependencia y
responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
Por tal razón, esta tarea tan delicada de no llevarse de forma debida (incluir valores inexistentes, o
que ya se hubiesen cancelado, o multas o cuotas extraordinarias que no tengan soporte legal)
puede derivar en la comisión de tipos penales tales como:
 Falsedad ideológica en documento privado.
 Fraude procesal
.Conductas penales que pueden generar penas privativas de la libertad, como aconteció con el
administrador del “edificio Moanack Propiedad Horizontal”, quien al expedir un certificado de deuda
que no se ajustaba a la realidad fue condenado en el año 2017 a pena privativa de la libertad de 6
años y multa por un valor de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 
Para evitar este tipo de situaciones, como administrador, antes de emitir un certificado de deuda
usted deberá:
 Verificar la existencia de la deuda en la contabilidad, es recomendable que si tiene saldos por
identificar notifique a los propietarios con antelación con el propósito que adjunten posibles
pagos no conciliados.
 Si el cobro es una multa o sanción recuerde que este debe estar debidamente soportado por
acta que imponga tal sanción emitida por el consejo de administración o por la asamblea
conforme a lo que indique el reglamento de propiedad horizontal (los administradores NO tienen
la potestad de imponer sanciones)
 Si el cobro es una cuota extraordinaria, recuerde que la misma debe encontrarse dentro del
Acta de asamblea en la cual se aprobó, ya que es el único órgano de administración que tiene
la facultad de imponer estas cargas pecuniarias.
Recuerde siempre la enorme responsabilidad que usted tiene como administrador de una
propiedad horizontal, y realice su labor con amor, disciplina, pasión y buena fe.
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Sentencia C-929/07

Los apartes acusados no conceden licencia al administrador para que certifique situaciones
contrarias a la realidad, como lo entiende el accionante, sino que busca facilitar la expedición de un
documento que debe corresponder con la verdad de los hechos. Así las cosas, el legislador acudió
al principio de racionalidad, en aras de simplificar el cobro ejecutivo de las deudas por expensas
comunes, sin que por esa razón se afecte el derecho a la defensa de los deudores, quienes
cuentan con el escenario del proceso ejecutivo para controvertir la validez del mismo y, por tanto,
el verdadero monto de lo debido.

que quien juzga la procedencia del cobro de las expensas no es el administrador del conjunto, sino
el juez de la causa, quien deberá estimar la validez y veracidad de los documentos que se alleguen
al proceso y ordenar las pruebas que considere conducentes para el esclarecimiento del asunto
planteado, trámite durante el cual el deudor tiene la posibilidad de controvertir los hechos y
elementos probatorios que se alleguen en su contra.

Es decir, que, en dicha certificación, no dice que la misma, obedece a una cuota parte del valor
total de las cuotas de administración, por lo tanto, se itera el valor de las cuotas de administración
de una y otra certificación son sustancialmente contrarias; sin que esos hechos, sean aceptables
en un título ejecutivo del que se requiere, que contenga obligaciones expresas, claras y exigibles.

Características que la corte en sentencia STC3298-2019, determino así:

“La claridad de la obligación, consiste en que el documento que la contenga sea inteligible,
inequívoco y sin confusión en el contenido y alcance obligacional de manera que no sea oscuro
con relación al crédito a favor del acreedor y la deuda respecto del deudor. Que los elementos de
la obligación, sustancialmente se encuentren presentes: Los sujetos, el objeto y el vínculo jurídico.
Tanto el préstamo a favor del sujeto activo, así como la acreencia en contra y a cargo del sujeto
pasivo.

La expresividad, como característica adicional, significa que la obligación debe ser explícita, no
implícita ni presunta, salvo en la confesión presunta de las preguntas asertivas. No se trata de que
no haya necesidad de realizar argumentaciones densas o rebuscadas para hallar la obligación, por
cuanto lo meramente indicativo o implícito o tácito al repugnar con lo expreso no puede ser exigido
ejecutivamente. Tampoco de suposiciones o de formulación de teorías o hipótesis para hallar el
título. Y es exigible en cuanto la obligación es pura y simple o de plazo vencido o de condición
cumplida.”

Lo anterior, permite concluir con certeza que las certificaciones presentadas no prestan merito
ejecutivo, por no cumplir las características que de un título ejecutivo se exigen, amén de las
contradicciones a las que ampliamente nos hemos referido y que no dan veracidad y/o claridad de
lo realmente debido, y como lo dijo la Corte en la sentencia arriba enunciada, al referirse a la
constitucionalidad del artículo 48 de la Ley 675 de 2001 “El correcto entendimiento de la norma,
entonces, lleva a concluir que lo que se constituyese pretendió fue permitir que sólo el
certificado expedido por el administrador título ejecutivo, lo que no implica que esa
certificación pueda versar sobre hechos ajenos a la realidad, sino que responde al deseo del
legislador de simplificar el procedimiento para efectuar el cobro ejecutivo de las multas y
obligaciones derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, tal y como consta en los
antecedentes legislativos de la norma acusada. Los apartes acusados no conceden licencia
al administrador para que certifique situaciones contrarias a la realidad (…)”

Como quiera que no es posible, a simple vista determinar con exactitud cuál era el monto de la
obligación que el demandado debía al momento de presentar la demanda, ni tampoco las cuotas
de administración que se continuaron generando, afectando así la claridad de la obligación que se
exige del título ejecutivo, razón por la cual el Despacho de manera oficiosa deberá declarar
probada la excepción de falta de requisitos de exigibilidad del título ejecutivo presentado para
cobro judicial, esto conforme a al artículo 305 y 306 del Código de Procedimiento Civil, los cuales
rezan:

(…) ARTÍCULO 305. CONGRUENCIAS. La sentencia deberá estar en consonancia con los hechos
y las pretensiones aducidos en la demanda y en las demás oportunidades que este Código
contempla, y con las excepciones que aparezcan probadas y hubieren sido alegadas si así lo exige
la ley.

No podrá condenarse al demandado por cantidad superior o por objeto distinto del pretendido en
la demanda, ni por causa diferente a la invocada en ésta.

Si lo pedido por el demandante excede de lo probado, se le reconocerá solamente lo último.

En la sentencia se tendrá en cuenta cualquier hecho modificativo o extintivo del derecho sustancial
sobre el cual verse el litigio, ocurrido después de haberse propuesto la demanda, siempre que
aparezca probado y que haya sido alegado por la parte interesada a más tardar en su alegato de
conclusión, y cuando éste no proceda, antes de que, entre el expediente al despacho para
sentencia, o que la ley permita considerarlo de oficio.

ARTÍCULO 306. RESOLUCIÓN SOBRE EXCEPCIONES Cuando el juez halle probados los
hechos que constituyen una excepción, deberá reconocerla oficiosamente en la sentencia,
salvo las de prescripción, compensación y nulidad relativa, que deberán alegarse en la
contestación de la demanda. (Negrita y subrayado voluntario)

Si el juez encuentra probada una excepción que conduzca a rechazar todas las pretensiones de la
demanda, podrá abstenerse de examinar las restantes. En este caso, si el superior considera
infundada aquella excepción, resolverá sobre las otras, aunque quien la alegó no haya apelado de
la sentencia.

Cuando se proponga la excepción de nulidad o la de simulación del acto o contrato del cual se
pretende derivar la relación debatida en el proceso, el juez se pronunciará expresamente en la
sentencia sobre tales figuras, siempre que en el proceso sean parte quienes lo fueron en dicho
acto o contrato; en caso contrario, se limitará a declarar si es o no fundada la excepción.

Amen a lo expuesto por la corte en sentencia STC 14595-2017, según la cual:

“todo juzgador, no cabe duda, está habilitado para volver a estudiar, incluso ex officio y sin límite
en cuanto atañe con ese preciso tópico, el título que se presenta como soporte del recaudo, pues
tal proceder ha de adelantarlo tanto al analizar, por vía de impugnación, la orden de apremio
impartida cuando la misma es de ese modo rebatida, como también a la hora de emitir el
fallo con que finiquite lo atañedero con ese escrutinio judicial, en tanto que ese es el primer
aspecto relativamente al cual se ha de pronunciar la jurisdicción, ya sea a través del juez a quo, ora
por el ad quem (…)”. (…)

“En conclusión, la hermenéutica que ha de dársele al canon 430 del Código General del Proceso
no excluye la «potestad-deber» que tienen los operadores judiciales de revisar «de oficio» el «título
ejecutivo» a la hora de dictar sentencia, ya sea esta de única, primera o segunda instancia (…),
dado que, como se precisó en CSJ STC 8 nov. 2012, rad. 2012-02414- 00, «en los procesos
ejecutivos es deber del juez revisar los términos interlocutorios del mandamiento de pago,
en orden a verificar que a pesar de haberse proferido, realmente se estructura el título
ejecutivo (…) Sobre esta temática, la Sala ha indicado que “la orden de impulsar la ejecución,
objeto de las sentencias que se profieran en los procesos ejecutivos, implica el previo y
necesario análisis de las condiciones que le dan eficacia al título ejecutivo, sin que en tal
caso se encuentre el fallador limitado por el mandamiento de pago proferido al comienzo de
la actuación procesal (…)”.

Precisamente, constituyen puntos determinantes que en un juicio ejecutivo se concluya,

En ese orden de ideas, el Despacho debe abstenerse de seguir adelante la ejecución en contra de
los demandados, ordenar el levantamiento de las medidas cautelares decretadas dentro del
presente proceso.