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DIRECTIVA N° 004-2012-AG-OA
“Normas y Procedimlantos para la Administracién de le Caja Chica”
oBeTvo
Norma os procedimientos para la adecuada administracién, uso, rendlién, reposicon de la
Csjactica. |
BASELEGAL
= Ley N* 28112, Ley Marco de la Administracién Financiera del Sector Pablico y
‘modificatorias.
Ley N* 28683, Ley Ganeral del Sistema Nacional de Tesorera y sus modkfcatoras,
Loy N* 26411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y modificatorias,
Ley N* 29812, Ley do Presupuesto del Sector Pubiico para ol ao Fiscal 2012.
Resoluelén Diractoral N" 002-2007-EF/77.15 qua apruoba la Directiva de Tesoreria 001-
2007-EF/77.15 y sus modficatorias y complementarias,
RResolucién Dreclorat N' 001-2011 -EFITT. 15 Dictan disposiciones complementarias a la
Ditectiva de Tasororia aprobada por la R.D. N° 002-2007-EFI77.15 y sus modifcatoras,
respecto del ciere de operaciones del Ano Fiscal anterior, del Gasto Devengado y
Grado y del uso de la Caja Chica, entra otras.
‘= Resolucién Directoral N" 026-80-EF/77.15 que aprushe las Normas Generales dol
Sistema de Tosoreria.
= Texto Unico Ordenado de la Ley del impuesto a la Renta, aprobado por Decreto
‘Supremo N* 179-2004-EF y normas modificatorias.
‘= Resolucién de Superintendoncla N* 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento do
CComprobantes de pago y sus modificatorias,
‘= LeyN* 28716, Loy de Control interno de las Entidades del Estado.
‘2 Resoluciin de Contraloria General N* 320-2000-CG, que aprueba las Normas de
‘Control Interne.
‘= Resolucién Directoral N* 004-2011-EF/77.15, modiican literal b, del numeral 10.4 del
artculo 10° dela R.0. N° 001-201 1-EF 77.15,
‘= Resolucién Directoral N° 026-60-EF/77.16, Normas Generales de Tesorerta,
‘= Resoluciin Directoral N* 001-2011-EF/77.15 Dictan disposiciones complementarias a la
Directiva de Tesoreria aprobada por la R.D. N° 002-2007-EFI77.15 y sus modificatorias,
respecto dol clerte de oporaciones del Alto Fiscal anterior, del Gasto Devengado y
Girado y del uso de la Caja Chica, entre otras.
'= El Sistoma de Pagos de Obigaciones Tributarias con el Gobiemo Central (SPOT) fue
creado por el Décreto Legislative N° 917, y se reguld su aplcacién a través de la
Resoluclon de Superintendencia N* 058 - 2002/SUNAT del 10/08/02 y la Resolucion de
‘Superiniandencia N° 011 ~ 2003/SUNAT del 17/010.
‘= Resolucién do Suporintendencia N* 037 ~ 2002/SUNAT del 19/04/02, Régimen de
retenciones del IGV, aplcables a los provesdores y designacién de Agentes de
Rotencién.
= Ley 28194 Ley para la Lucha contra la evasién y para la formalizacion de la economia,
‘= Decrato Supromo N® 233-2011-EF dispone que durante el afo 2012, of valor de ta UIT
‘como Indice de referencia en norms tributarias se mantondré en SI.3 650. (Tres mil
solscientos cincuenta y 00/100 Nuevos Soles).
ALCANCE Y VIGENGIA
La presente Directv entra en vigenci a par desu aprobacin.
CONSTITUGION Y APERTURA
La Caja Chica se consttuye mediante Resolucién Directoral de! Director General de la
(Oficina General de Administracién, on la cual se debord sefialar: 1) La dependencin a a que se asigna la Caja Chico.
b) La designacién del responsable Unico de su administracin 26 ol ttuar y suplonte. Estas
designaciones, podrén modifcarse modiants otra Resolucién Directoral del Director
General do la Oficina General de Administracon.
©) La aprobacién de la presente Directiva que establece, entre otros, ol monto méximo de
‘cada adquisicién, asi como los procedimiantos y plazos para la renciciin de cuentas.
La Caja Chica es un fondo en fective que puede estar consiuida con recursos
‘provaniantes de cusiquir fuente que fnancle el prosupuosto institucional.
Ls apertura do Ca Chica se autoriza mediante Resokcén Oectoral del Decor General
dla Ofcna General do Admins, en ta cual se determina ol mono, la Fuente de
Financamiento,Estuctura Funconal Programa, la Especiica del Gaso, ol reaponssbie
de su administactn a dependencia a la ques asigna los fondos.
La Unidad de Tesoreria para la apertura y reembolso de la Caja Chica, solcita la
Gertficaci6n de Crécito Presupuestaro a ls Unided de Contabidad, quien a su vez tamita
‘u autorzacién anto la Area de Presupuesto, sefalando la cadena funcional programitica,
fuente de fnanciamiento, cadena de gasto y el monto a cericarse.
El importe para consttuir o reembolsar los recursos de la Caja Chica se otorga mediante:
‘cheque girado a nombre del tule.
Esta prohibida la conformacion de fondos especiales o de naturaleza 0 coractristicas
similares a la Caja Chica, cualquiera sea su denominacién, bajo responsabilidad do la
(Oficina General de Administracion.
Los recursos asignados a la Caja Chica, también serdn destinados a ta atenclén de los
‘gastos que 82 ejecuten on Ins oficinas descentralizadas, asf como en las ATFFS dol
Ministorio de Agricultura,
Los recursos de la Caja Chica serdn empleados para los fines solctados, teniéndose en
‘cuenta para su roquerimiente y utlizecién, las normas prosupuestarias, los. maximos
‘riterlos de austeridad, reclonalidad del aasic y sficacia de responsabilidad olena de
os sollctantes, denegandose Ia stencién de pagos de los requerimientos de gastos que no
0 aluston a los citadoscrterios.
GASTOS ATENDIBLES
La Caja Chica 20 destina inieamente para gastos menores.que demanden su cancolacién
lnmadiata 0 que, por su finalidad y caracteristicas, no puedan ser dobldamente:
programados.
Excepcionalmente, puede destinarse al pago de vidticos y combustibles para comisiones do
servicios no programados y de los servicios basicos de las dependencies ubicadas en zones,
‘istantes de la sode ministerial.
| monto de cada adquisicién no debe exceder de $/. 300.00 (trescientos y 00/100 nuevos:
soles).
Los casos que por razones justiicadss requieran ser atencidos con montos mayorss a 10
‘sofialado en el prrafo precadenta, so harin previa autorizacién del Director General do la
‘Oficina General de Administracion, hasta un monto maximo de S/. 3,000.00 (tres mil y 00/100
‘nuevos soles.
No se stondoré el gasto con cargo a la Cala Chica en los siguientes casos:
2) Materiales quo cuenten con stock en almacén,
b) Canjes de chequos, adelantos de remunsraciones, anticpos y otros de naturaleza
sina.
+2) Desembolsos contra "Reclbo Provisional" que no cuenten con fa fma de funcionarios
‘ulorizados. 4) Consumo de restaurantes, salvo atanciones oficiales del Despacho Ministerial y en
‘casos excepeionales con autorizacién de Secretaria General dal Ministero,
€) Consumo da licor y propin
)Cancalacién de facturas por adquisciones de bianes 0 servicios da ejrcicos anteriores.
9) La enizega provisional de recursos, excepto cuando se autorice por el Director General
{de Administracién © quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados doben
justificarso documentadamonte denio de las 48 horas de la entrega correspondiente.
hh). Pago de servicios, 0 compra do biones que pueden ser programados y solicitados a la
Unidad de Logistica de la OA, salvo probada justfcacién del Jofe do la Oficina que
‘jocuta ol gasto y con la aprobacién del Director de la Oficina de Administracton.
|) Multas, Intereses, gastos bancarios, AFP, Tributos, Impuestos, arreglos florals; excepto
‘cuando 86 autorce por el Director General de Administracion o quien haga sus veces
1) Servicios de Apoyo Administrative.
PROCEDIMIENTO PARA EL USO
‘Siempre que se cumpla con los requisites establockdos on of numeral § Gastos Atendibes,
la atencién de gastos por medio de la Ceja Chica puede darse medante tres modaldades:
Recibo Provisional, Reembolso o Moviidad.
Para las modelidades de Adolanto y Roombolso, las facturas, bolotas de venta, Uckats,
‘ecibos por honorarios y otros comprobantes de pago, que sustenten el gasto con cargo
Caja Chica, deberdn ser emitidos a nombre de:
Nombre: Ministerio de Agricutura
RUCN' 20131372931
Diroceién: Av. El Comagidor 185 La Molina ~ Lima
‘Asimiamo, los comprobantes daben cumplirlos siguientes requisites:
Ser documentos originales.
‘Su contenido debe sor logit.
No debe toner enmendaduras, ni bortonas ni uso de corrector
'No se aceptarén comprobantes de pago con el concepto “por consumo".
En caso de reembolso, el comprobante da pago deberé tener una antigiedad no mayor
a treinta (30) dias calendario después de haberse efectuado el pago al proveedor
‘Cuando eventualmente se reciban comprobentes en moneda extanjera, deberén consignar
‘1 monto equivalente en soles, en nimeros y letras al tio da cambio venta de la
‘Superintendancia de Banca y Seguros de Is fecha de la compra.
Atonclon de aastos mediante Recibo Provisional
Las dependencias que tengan necesidad de adquirr un bien © serviclo atendible por Caja
Chica, deberén lenar e! Recibo Provisional del (Anexo 1).
De acuerdo al referido Recibo Provisional, la autrizacién para el desembolso se haré siempre
{Que cuente con las siguientes frmas y en el orden que @ continuaciin se Ince:
1° ALMACEN: Sélo para ol caso de compra de blenes, debers fimar el encargado del
‘Almac de la Unidad de Loglstica, contficando la ausencia de stock on el slmacén.
2° FUNCIONARIO: Funcionario de la Alta Direccién, director o jefe de las dependencias dol
Ministero. Firma en todos las casos refrendando la necesidad del gasto. Los funcionarios
‘utrizados para cada depondoncia iguran en a relacién del Anexo 2.
3° TESORERIA: Jofe de la Unidad do Tesoreria. Firma on todos los casos, certficando la
procedencia del gasto de acuerdo a lo dispuesto on la presente directv,
4° ADMINISTRACION: Director General de la Oficina General de Administracién. Sélo firma,
para gastos mavores de S/. 00,00, 5° RINDENTE: Servidor quo rocibe el dinero. Firma on todos los casos en seftal do
Cconformidad por el dinero recioido.
Previa vetfcacién de las autorizaciones correspondientes, numeracién y fechado del Recibo
Provisional, ol responsable de la Caja Chica entregaré el dinero al RINDENTE.
Cuando el gasto ola comision de servicio no se realiza, ol RINDENTE esti on la obigacién do
