DIPLOMADO DE ADMINISTRACIÓN

FACILITADOR:
Lic. LUIS BARBACHAN PALACIOS.
[email protected]
 MÓDULO: ANÁLISIS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

DIPLOMADO DE ADMINISTRACIÓN

PROYECTO DE MEJORA DE PROCESOS:

LA DIAGRAMACIÓN.- FLOW-SHEET O FLUJOGRAMA, EL
FLOW-CHART O DIAGRAMA DE BLOQUES.- CURSOGRAMA.-
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS.-DETERMINAR PUNTOS CRÍTICOS
MEJORA O REDISEÑO DE PROCESOS.- EL COSTO/BENEFICIO.-
MEJORA POR CALIDAD TOTAL O REINGENIERÍA.- MAPEO DE
PROCESOS.- DIAGRAMA LAY-OUT”.- DIAGRAMA DE RECO-
RRIDO.- EJEMPLOS.- CASO APLICATIVO N° 5.

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MÓDULO: ANÁLISIS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

1 DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO :

A.- SEÑALAR CLARAMENTE QUE UNIDADES O AREAS PARTICIPAN
ESPECIFICANDO LOS CARGOS QUE EJECUTAN LAS ACCIONES.
B.- DESGLOSAR EL PROCESO PASO A PASO.
C.- DESCRIBIR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES.
D.- ANEXAR EL TIEMPO APROXIMADO DE CADA UNA DE ELLAS.
E.- SEÑALAR TODAS LAS DEMORAS O ESPERAS.
F.- INDICAR SI SE EMPLEA FORMATOS O DOCUMENTOS.
G.- SEÑALAR ACTIVIDADES QUE NO INCIDEN EN LA PRODUCTIVIDAD.
H.- SELECCIONAR TODA ACTIVIDAD CUYA EJECUCIÓN IMPLICA UN
ELEVADO COSTO Y SU RENDIMIENTO NO ES DE IMPACTO.
I.- SEÑALAR Y EVALUAR TODA ACTIVIDAD DEL PROCESO QUE ES
REALIZADA POR “OUTSOURCING” O “SERVICE”.
J.- REVISAR CUALES SON LOS STANDARES PARA LA EJECUCIÓN DE
ESTE PROCESO.

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2 DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS :

EL PROCESO SELECCIONADO DEBERÁ
DIAGRAMARSE A FIN DE FACILITAR EL
ANÁLISIS SECUENCIAL DEL PROCESO.
TAMBIÉN PARA PODER VALORAR LOS
TIEMPOS DE EJECUCIÓN DE TODAS Y
CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES REALI-
ZADAS EN EL PROCESO.

3 DETERMINAR TIEMPOS
IMPRODUCTIVOS :

SE REFIERE A TODA ACTIVIDAD NO RENTABLE

Y QUE GENERA DEMORA EN EL PROCESO.
TODA PARALIZACIÓN INVOLUNTARIA DEL
PROCESO. ADEMÁS TODAS AQUELLAS ACTIVI-
DADES MUY BIEN REALIZADAS PERO NO PRO-
DUCTIVAS.

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EJEMPLO: “PROCESO PARA OBTENER PERMISO DE SALIDA TEMPORAL EN HORAS DE

LABOR CON GOCE DE HABER

1 EMPLEADO REQUIERE SALIR DE URGENCIA

2 ACUDE A SU INMEDIATO SUPERIOR. ( 2’ )

3 JEFE DE UNIDAD ESCUCHA SUS RAZONES AL “E” Y EVALÚA POSIBILIDAD DE

OTORGARLE EL PERMISO DE SALIDA TEMPORAL. ( 5’ )
4 JEFE DE UNIDAD PROCEDE A REDACTAR “BOLETA DE PERMISO” EN ORIGINAL
Y COPIA, ARCHIVANDO LA COPIA . ( 3’ )

5 JEFE DE UNIDAD ENTREGA ORIGINAL DE “BP” A EMPLEADO PARA QUE VAYA AL

DEPARTAMENTO DE PERSONAL Y LE FIJE EL TIEMPO MÁXIMO DE LA SALIDA. ( 2’ )
6 EMPLEADO VA AL DPTO. DE PERSONAL QUE ESTÁ EN OTRO EDIFICIO. ( 7’ )

7 EMPLEADO TIENE QUE ESPERAR SER ATENDIDO. ( 10’ )

8 JEFE DE PERSONAL ATIENDE A “E” Y ESCUCHA A SUS RAZONES A LA VEZ QUE LE RECIBE
EL ORIGINAL DE LA “BP” PARA SABER QUIEN LO HA ENVIADO. ( 5’ )

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JEFE DE PERSONAL ANALIZA SI SE JUSTIFICA LA SALIDA Y EL TIEMPO REQUERIDO
Y LUEGO PROCEDE A ARCHIVAR ORIGINAL DE “BP”. ( 5’ )

10 JEFE DE DPTO. PROCEDE A REDACTAR LA “PAPELETA DE SALIDA” EN ORIGINAL Y

DOS COPIAS, ARCHIVANDO LA COPIA Nº 2. ( 5’ )

11 JEFE DE DPTO. ENTREGA A “E” LA “PAPELETA DE SALIDA” EN ORIGINAL Y COPIA;

PARA QUE LA LLEVE A VIGILANCIA Y PUEDA RETIRARSE. (2’ )

12 EMPLEADO SE DIRIGE HACIA LA SALIDA. ( 5’ )

VIGILANCIA RECEPCIONA EL ORIG. Y COPIA DE “PS” Y REVISA SI ESTÁ CORRECTA,

13 REGISTRA EN SU CUADERNO DE INCIDENCIAS LA HORA DE SALIDA Y LA HORA QUE
DEBE RETORNAR, ADJUNTANDO LA COPIA DE “PS”. (4’ )

14 VIGILANCIA DEVUELVE A “E” EL ORIGINAL DE “PS” PARA QUE PUEDA REINGRESAR. (1’ )

15 EMPLEADO SALE DE LA EMPRESA.

TIEMPO TOTAL: 56’

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EL MÉTODO DE CUADROS GRÁFICOS COMPRENDE EL USO

DE DIVERSOS TIPOS DE DIAGRAMAS, DEPENDIENDO DE
LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, REDISTRIBUCIÓN DE
ÁREAS, FUNCIONALIDAD DE RECORRIDO, ETC.

LOS DIAGRAMAS MÁS EMPLEADOS SON:

1.- “DOP” (DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO”

2.- “FLOW-SHEET” (FLUJOGRAMA).
3.- “FLOW-CHART” (DIAGRAMA DE BLOQUES).
4.- “CURSOGRAMA” (ANÁLISIS DE OPERACIONES DEL PROCESO).
5.- “LAY – OUT” (DIAGRAMA DE DISTRIBUCIÓN DE ÁREAS FÍSICAS).
6.- “DIAGRAMA DE RECORRIDO”.

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“ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA SECUENCIAL Y CON-

SECUTIVA DE TODAS Y CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES
QUE SE REALIZAN DURANTE LA EJECUCIÓN DE UN PRO
CESO ADMINISTRATIVO U OPERACIONAL CON LA
FINALIDAD DE DETECTAR DUPLICIDAD, YUXTAPOSICIÓN
O EXCEDENTE DE ACTIVIDADES PARA ELIMINARLAS O
REEMPLAZARLAS POR OTRAS MÁS SIMPLES, QUE PERMI
TAN QUE EL PROCEDIMIENTO SEA MÁS FUNCIONAL Y
SE EJECUTE EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE AHORRANDO
HORAS/HOMBRE.”

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LA SIMBOLOGÍA PARA ESTE DIAGRAMA HA SIDO ESTABLECIDA

POR LA “OIT”(ORG. INTERNACIONAL DEL TRABAJO) Y DIFUNDIDA
EN SU TEXTO “INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DEL TRABAJO”
EDITADO EN GINEBRA-SUIZA. DICHA SIMBOLOGÍA ES LA SIGUIENTE:

OPERACIÓN : REPRESENTA TODO TIPO DE ACTIVIDAD O

TAREA QUE SE REALIZA EN UN PROCEDI-
MIENTO O PROCESO.

TRANSPORTE : REPRESENTA TODO TIPO DE TRASLADO DE PERSONAS

O TRASLADO O PRODUCTOS EN PROCESO.

INSPECCIÓN : REPRESENTA TODO TIPO DE REVISIÓN, ANÁLISIS,

O CONTROL EXÁMEN, V°B°, EVALUACIÓN, CONTROL, APROBAR,
DESAPROBAR.

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

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DEMORA : REPRESENTA TODO TIPO DE DEMORA

O ESPERA o ESPERA ANTESALA, “LOBBY”,
PARADA TEMPORAL.

ALMACEN : REPRESENTA TODA ACCIÓN DE GUARDAR

O ARCHIVO TEMPORAL O DEFINITIVAMENTE UN MATERIAL
U OBJETO O SINO ARCHIVAR TEMPORAL O
DEFINITIVAMENTE UN DOCUMENTO.

OPERACIÓN : REPRESENTA TODA ACCIÓN O ACTIVIDAD QUE A LA VEZ

COMBINADA ES UNA INSPECCIÓN O CONTROL.

INICIO O FIN DEL FLUJOGRAMA : REPRESENTA EL COMIENZO Y

INICIO
SIEMPRE VA ANTES DE LA PRIMERA ACTIVIDAD Y EL FIN VA AL FINAL
DEL FLUJOGRAMA.
FIN

DOCUMENTO : REPRESENTA TODA TIPO DE DOCUMENTO, FORMATO,

CARTA, Y COPIA SI LA HUBIERA.

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

 MÓDULO: ANÁLISIS Y DISEÑO ORGANIZACIONAL
DIAGRAMA “FLOW-SHEET” O FLUJOGRAMA
EMPLEADO JEFE DE UNIDAD JEFE DE DEPARTAMENTO VIGILANCIA
INICIO

2 3

BP

5 BP

P. S.

6 7 P. S.
P. S.
FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

FIN
III.- DIAGRAMA “FLOW – CHART” O DE BLOQUES.
LA SIMBOLOGÍA PARA ESTE DIAGRAMA ES BÁSICAMENTE LA MISMA DE LA
“OIT” CON EL AÑADIDO DE QUE SE HAN AGREGADO ALGUNOS SÍMBOLOS TIC
DE “ANSI” (INSTITUTO NACIONAL DE STANDARES AMERICANOS) Y OTROS POR
“ASME” (SOCIEDAD AMERICANA DE INGENIEROS MERCÁNICOS) DICHA
SIMBOLOGÍA ES LA SIGUIENTE:

REPRESENTA TODO TIPO DE ACTIVIDAD Y LA DESCRIP-

CIÓN SE ESCRIBE DENTRO DEL SÍMBOLO.
Enrique B. FRANKLIN F.
EDITORIAL: Mc Graw-Hill

REPRESENTA TODO INGRESO, DIGITACIÓN O PROCESO DE DATA O INFOR-

MACIÓN POR MEDIO DE UNA “PC”.

REPRESENTA TODO TIPO DE TRASLADO DE PERSONAS O DOCUMENTOS,

ASÍ COMO TAMBIÉN TRANSPORTE DE MATERIALES O PRODUCTOS EN
PROCESO.

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

NO DECISIÓN: REPRESENTA TODO LO QUE ES ANÁLISIS,
REVISIÓN, EXÁMEN, EVALUACIÓN, INSPECCIÓN

SI

1 CONECTORES DE LÍNEA, PARA INDICAR CONTINUA-

1 CIÓN EN OTRO CAMPO O LÍNEA

Enrique B. FRANKLIN F.
EDITORIAL: Mc Graw-Hill

DOCUMENTO O FORMULARIO, FORMATOS O IMPRESOS O

CUALQUIER OTRO TIPO DE DOCUMENTO.

REPRESENTA TODO TIPO DE LEGAJO, RECORD, EXPEDIENTE, JUEGO

DE DOCUMENTOS QUE SE TRAMITAN JUNTOS.

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

INICIO
FIN SÍMBOLOS DE INICIO Y FIN DEL DIAGRAMA

REPRESENTA TODO TIPO DE PAGARÉ, VALE, CHEQUE,

LETRA DE CAMBIO, TARJETA DE CONTROL, TARJETA
KÁRDEX.

REPRESENTA TODO TIPO DE ALMACENAJE TEMPORAL

DE MATERIALES O EL ARCHIVO DE COPIAS O DOCU-
MENTOS ORIGINALES.

REPRESENTA TODO TIPO DE ALMACENAJE DEFINITIVO DE MATERIALES O

EL ARCHIVO DE COPIAS O DOCUMENTOS ORIGINALES.

REPRESENTA TODO TIPO DE RETRASO O DEMORA DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE UN PROCESO.

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

 REPRESENTA LA DISTRIBUCIÓN DE TODO TIPO DE
ARTÍCULO, YA SEA DOCUMENTOS, PRODUCTOS,
TAREAS, TRABAJOS.

REPRESENTA TODO TIPO DISCO DE MEMORIA DE

CUALQUIER COMPUTADOR O SERVIDOR.

Enrique B. FRANKLIN F.
EDITORIAL: Mc Graw-Hill
REPRESENTA TODO TIPO DE CINTA MAGNÉTICA.

A REPRESENTA A LOS CONECTORES DE PÁGINA

A

FACILITADOR : Lic. LUIS E. BARBACHAN PALACIOS

 DIAGRAMA DEL PROCESO (FLOW-CHART)
EMPLEADO JEFE DE UNIDAD JEFE DE DEPARTAMENTO VIGILANCIA
INICIO
1

NO
1 PS
PS
2 SI
BP
NO
BP 3
NO
SI
2

SI
3

PS

FIN
ANÁLISIS DEL PROCESO Y PTOS. CRÍTICOS

EMPLEADO JEFE DE UNIDAD JEFE DE DEPARTAMENTO VIGILANCIA

INICIO DUPLICIDAD DE FUNCIONES
1 PUNTO CRÍTICO 1

NO
1 PS
PS
2 SI
BP
NO
BP 3
NO
SI
2

SI
3

PS

DUPLICIDAD DE FORMATOS
PUNTO CRÍTICO 2 FIN
 ANALISIS DE TIEMPOS DEL PROCESO

ESTE PROCESO ES EJECUTADO POR EL PERSONAL DE UNA EMPRESA

DE SERVICIOS PARA-ESTATAL. TIENE UN TOTAL DE 2,500 EMPLEA
DOS Y SEGÚN ESTADÍSTICAS DE SU DEPARTAMENTO DE PERSONAL
CASI EL 10% PIDE DIARIAMENTE PERMISO DE SALIDA DE URGENCIA
CON GOCE DE HABER. LO QUE NOS DA UN TOTAL DE 250 PERSONAS;
ENTONCES SI UN EMPLEADO SE DEMORA 56 ‘ EN HACERLO, LOS 250
SE DEMORARÁN:
250 * 56 ‘ = 14,000 ‘ MINUTOS
14,000’ / 60 = 233.33 H0RAS.

FACILITADOR: Lic. LUIS BARBACHÁN PALACIOS

COSTO DEL TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO
SI EL SALARIO PROMEDIO DE LOS EMPLEADOS DE PRODUCCIÓN ES
DE S/. 1,050 Y EL DEL JEFE DE UNIDAD ES DE S/. 1,200 Y EL DEL JEFE
DE DEPARTAMENTO ES DE S/. 2,000 SOLES; SE TIENE QUE CALCULAR
EL SALARIO PROMEDIO PARA ESTABLECER EL COSTO DEL TIEMPO
TOTAL EMPELADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROCESO.
COMO EL QUE EJECUTA EL PROCESO ES EL EMPLEADO, QUE DEJA DE
LABORAR PARA OBTENER EL PERMISO DE SALIDA, TENDREMOS QUE
TOMAR LA BASE DE S/. 1,050 SOLES.
PARA ELLO DEBEMOS HALLAR EL COSTO DE LA HORA HOMBRE:
h/h = 1,050 / 26 días trabajados = s/. 40.38/día
h/h = 40.38 / 8 horas = S/. 5.04 soles/hora
COSTO TOTAL DEL PROCESO: 233.33 Hrs * s/. 5.04 = S/. 1,175.98
COSTO TOTAL DEL PROCESO: S/. 1,175.98 /día. * 26 días =
COSTO MENSUAL DEL PROCESO = S/. 30,575.56 soles p/mes.
COSTO ANUAL DEL PROCESO = S/. 366,906.72 soles.

FACILITADOR: Lic. LUIS BARBACHÁN PALACIOS

 CURSOGRAMA
CURSOGRAMA ANALÍTICO N° CUADRO RESÚMEN
MÉTODO : ACTUAL / PROPUESTO ACTIVIDAD ACTUAL PROPUESTA ECONOMÍA

PROCESO : OBTENER PERMISO DE SALIDA TEMPORAL, CON GOCE DE HABER OPERACIÓN 8 4 4

AREA : PRODUCCIÓN Y RECURSOS HUMANOS TRANSPORTE 4 2 2

EMPLEADOS : DE PRODUCCIÓN DEMORA 2 0 2

FECHA : SET. 12 , 2006 INSPECCIÓN 3 1 2

REALIZADO POR : ARCHIVO 4 2 2

REVISADO POR : TOTAL DE DISTANCIA : 207 mts. 85 mts 122 mts

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CANTIDAD DISTANCIA TIEMPO OBSERVACIONES

EMPLEADO REQUIERE SALIR DE URGENCIA POR LLAMADA FAMILIAR. 1

ACUDE A SU INMEDIATO SUPERIOR, EL JEFE DE SECCIÓN 1 5 mts. 2’ 1 JEFE DE SECCIÓN

J. S. ATIENDE A ERMPLEADO Y ESCUCHA SUS RAZONES 1 3’

J. S. ANALIZA POSIBILIDAD DE OTORGARLE PERMISO 1 2’

J. S. PROCEDE A REDACTAR “BOLETA DE PERMISO” EN ORIGINAL Y COPIA, ARCHIVANDO LA COPIA. 2 2’ 1 FORMATO “BP” EN
ORIGINAL Y COPIA.

J. S. ENTREGA A “E” ORIGINAL DE “BP” PARA QUE LA LLEVE A JEFATURA DE PERSONAL 1 1’

EMPLEADO SE DIRIGE A LA OF. DE DEPARTAMENTO DE PERSONAL. (OTRO EDIFICIO) 1 120 mts. 10’

EMPLEADO ESPERA SER ATENDIDO POR JEFE DE PERSONAL 1 10’

J. P. ATIENDE A EMPLEADO Y LE RECIBE “BP”, PARA SABER POR QUE NECESITA SALIR. 1 2 mts 3’ 1 JEFE DE PERSONAL

J. P. REVISA “BP” A VER SI ES CORRECTA Y LA ARCHIVA. 2 2’

J. P. PROCEDE A REDACTAR LA “PAPELETA DE SALIDA” EN ORIGINAL Y DOS COPIAS 1 3’ 1 FORMATO DE “PS”

ARCHIVA LA COPIA 2 Y LE ENTREGA “E” ORIG. DE “PS” PARA QUE PUEDA REINGRESAR 2 2’ UN ORIG Y 2 COPIAS

EMPLEADO SE DIRIGE HACIA LA SALIDA. 1 80 mts 5’

“E” ESPERA SER ATENDIDO POR VIGILANCIA 1 3’

VIGILANCIA RECEPCIONA LA ”PS” EN ORIGINAL Y COPIA. 1 1’

REVISA SI LA “PS” ESTÁ CORRECTA Y REGISTRA EN SU CUADERNO, ADJUNTANDO COPIA 2 3’

DEVUELVE A “E” ORIGINAL DE “PS” PARA QUE PUEDA REINGRESAR 1 1’

EMPLEADO SE RETIRA DE LA EMPRESA 1 1’

TOTAL : 22 207 mts. 54’

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 DIAGRAMA “ LAY – OUT “

OF. DE FIBER RETOQUE

MATRICERÍA PRODUCC GLASS

LÍNEA DE ENSAMBLAJE

ALMACÉN

INGRESO Y
SALIDA DE
VEHÍCULOS
DIAGRAMA DE
COMEDORES
RECORRIDO
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PROYECTO DE MEJORA DE PROCESOS

APLICATIVO N° 5

POR EQUIPOS DE TRABAJO, PROCEDERÁN A

RESOLVER LAS PREGUNTAS SIGUIENTES:
1.- SELECCIONE UN PROCESO DE SU EMPRESA QUE
DESEA MEJORAR: ADMINISTRATIVO U OPERACIONAL.
3.- HAGAN EL DESGLOCE DE ESE PROCESO QUE HAN
SELECCIONADO, AÑADIR TIEMPOS APROXIMADOS
DE EJECUCIÓN DE CADA PASO O ACTIVIDAD.
4.- REALICE EL DIAGRAMA DEL PROCESO ACTUAL
5.- ANÁLIZEN Y DETERMINEN LOS PUNTOS CRÍTICOS
6.- DESGLOCEN UN PROCESO MEJORADO
7.- DIAGRAMEN EL MEJORADO
8.- PRESENTEN LAS VENTAJAS COSTO - BENEFICIO

TELECONSULTAS :

E-MAIL : [email protected]
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NEXTEL:
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