Código: PRG-SST-002

Fecha: Enero 13/2020

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PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN
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1. OBJETO

Este programa tiene por objeto establecer las directrices para realizar las
actividades de inducción a todo el personal que ingresa a GRUPO GIWI S.A.S y a
reorientar la integración del personal antiguo a la cultura organizacional en virtud de
los cambios producidos en los procesos.

2. ALCANCE

Este programa aplica todas las actividades de inducción y reinducción en el GRUPO

GIWI S.A.S, incluye la participación directa de la Dirección de Talento Humano.

3. DEFINICIONES

3.1. Inducción: Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos
trabajadores la información básica de la organización y del cargo a desempeñar.

3.2. Reinducción: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los
antiguos trabajadores, los cambios en la información básica de la organización y
del cargo desempeñado.

3.3. Programa De Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su

integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su
vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en
período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.

3.4. Programa De Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del

empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos de la organización. Los programas de reinducción se
impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años.

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4. RESPONSABLES

4.1. Responsable Por El Mantenimiento Y Control De Este Procedimiento:

Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. Responsable Por La Ejecución De Este Procedimiento:

Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1. Legislación vigente.

5.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001
5.3. Manual del SG-SST

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Detección De Necesidades.

6.1.1. Inducción y re inducción corporativa.

El programa de inducción y re inducción de personal se realiza de la siguiente

manera:

Se tiene establecido un formato, en el cual se identifican las aéreas o procesos que

van a brindarle la inducción al nuevo empleado; este formato varía de acuerdo a las
necesidades de inducción de cada cargo; luego de realizar todo el proceso de
inducción el funcionario y/o trabajador debe diligenciar el formato “Evaluación
proceso de inducción”

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6.1.2. Inducción y re-inducción en SST

El programa de inducción o re-inducción SST se presenta con una presentación de

PowerPoint y se identifican las siguientes necesidades: generalidades de la
empresa, aspectos generales y legales SST, COPASST, comité de convivencia,
reglamento de higiene y seguridad industrial, plan de emergencias, factores de
riesgo del puesto de trabajo, aspectos e impactos ambientales, derechos y deberes
dentro del sistema general de riesgos profesionales, procedimientos de seguridad,
etc.; dejando constancia en los formatos de “programa de inducción y Evaluación
proceso de inducción”.

6.1.3. Formación, capacitación y entrenamiento.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo llevará

a cabo anualmente la detección de necesidades de entrenamiento y capacitación,
para esto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos. Perfil del cargo, matriz
de peligros, matriz de aspectos, reporte de actos y condiciones inseguras, reuniones
del COPASST, evaluaciones del periodo de prueba, auditorias anteriores, teniendo
identificada ya las necesidades se registra la información en el formato “Matriz de
necesidades de formación, capacitación y entrenamiento” contemplando los
siguientes mecanismos para la obtención de la información.

6.1.4. Observación

Las directivas, gerencia, Gerentes y coordinadores identificaran en los equipos de

trabajo que lideran, necesidades de capacitación formación y entrenamiento
inherente a la labor allí desarrollada.

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6.1.5. Solicitud directa

El funcionario solicitara a su Gerente inmediato incluir su requerimiento de

capacitación, siempre y cuando esté relacionado con el cumplimiento de los
objetivos del cargo y tenga incidencia directa con la calidad de su trabajo.

6.1.6. Modificación del trabajo

Las directivas, gerentes, y coordinadores, evaluaran las necesidades de

modificaciones totales o parciales en las rutinas de trabajo, métodos, procesos o
procedimientos, que afecten o tengan incidencia directa en la calidad. En esta
categoría aplicaran las actualizaciones a que haya lugar de acuerdo a las
actividades desarrolladas en cada área.

6.1.7. Evaluación de desempeño

Las directivas, gerentes y coordinadores, evaluaran y determinaran la necesidad de

capacitación y entrenamiento, producto de los resultados grupales o individuales de
la evaluación de desempeño.

6.1.8. Evaluación SST

La Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,

revisara la matriz de riesgos, reunión del COPASST, normatividad vigente en SST
y ambiente y programara la capacitación para informar y actualizar a los funcionarios
en estos temas.

Al recolectar la información del perfil del cargo, matriz de peligros, matriz de

aspectos, reporte de actos y condiciones de seguridad, reuniones del COPASST,
evaluación del periodo de prueba y desempeño, la Jefe de talento humano y el
responsable de SST, priorizaran los resultados obtenidos y elaboraran el
cronograma en el formato “Plan Hospitalario de capacitaciones”

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 Nivel básico deberá ejecutarse durante los seis meses siguientes al ingreso
al GRUPO GIWI S.A.S.

 Nivel complementario: Son aquellas capacitaciones que se programan para

mejorar las competencias de los trabajadores y se derivan de los programas
de gestión PVE, matriz de peligros y demás actividades del SG-SST

6.2. Levantamiento de la información

EL Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo será el

responsables de remitir a cada jefe o coordinador el formato “Matriz de necesidades
de formación, capacitación y entrenamiento” mediante comunicación escrita, para
que estos determinen y registren las necesidades de capacitación y entrenamiento
del personal a su cargo y una vez diligenciado sea devuelto en el tiempo establecido
anteriormente.

6.3. Establecimiento plan de capacitación.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo recibirá

las necedades de capacitación y las presentaran a la Alta Dirección.

6.4. Planeación de la capacitación.

De acuerdo al PLAN DE CAPACITACION aprobado por la alta dirección a cada

uno de las áreas del GRUPO GIWI S.A.S, el Responsable del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecerá los contactos y la logística para su
coordinación y ejecución.
Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo, buscar la reducción de costos dando prioridad a la utilización de
medios y recursos internos y realizando alianzas con las entidades de seguridad
social, cajas de compensación y demás entidades con las que se tenga contacto.
El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo difundirá
anualmente el plan de capacitación a través de los medios establecidos por el

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GRUPO GIWI S.A.S comunicando a cada funcionario sobre su designación a los

eventos de capacitación cuando aplique.

6.5. Organización y ejecución de la capacitación

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo la administración integral del Plan de capacitación de cada una de las
áreas del GRUPO GIWI S.A.S, teniendo en cuenta el tipo de capacitación (interna
o externa), se siguen unos lineamientos de la siguiente manera.

6.5.1. Capacitación interna.

Cada director determinara y asignara cuando se requiere al o los funcionarios,

responsables de impartir capacitación al interior del GRUPO GIWI S.A.S.

El funcionario responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo con

cinco días de anticipación al Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, la gestión de recursos físicos y técnicos necesarios para su
ejecución, quienes serán responsables de gestionarlos y suministrarlos
oportunamente.

Es responsabilidad de todos los funcionarios del GRUPO GIWI S.A.S, cumplir con
los horarios determinados, para las capacitaciones, previendo con anticipación
aspectos laborales o personales que interfieran, interrumpan o suspendan su
participación.

El funcionario responsable de impartir la capacitación, remite al Responsable del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los registros de asistencia
y evaluación de la capacitación, así como las memorias físicas y en medio
magnético si existiese, haciendo entrega a su vez de los elementos y material
utilizado para el desarrollo de la misma.

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6.5.3. Capacitación externa.

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo recibir y evaluar las diferentes ofertas o cotizaciones de cotización de
capacitación, orientadas al cumplimiento del Plan de capacitación.

Cada director, jefe o coordinador es responsable de solicitar al jefe de recurso

humano la asistencia y/o cubrimiento de costos de capacitación no contemplados
inicialmente dentro del plan de capacitación y gestionando con la alta dirección su
debida aprobación.

La alta dirección determinara de acuerdo a las políticas del GRUPO GIWI S.A.S si
aplica o no la elaboración de un documento, clausula u otro sí que garanticen la
permanencia o tiempo de vinculación del empleado a capacitar.

El jefe de recurso humano elaborara y tramitara los documentos adicionales,

clausulas u otrosí a los funcionarios que reciban capacitación externa, así como
comunicación formal de su designación, asistencia y objetivos a cumplir en esta;
documentos que serán remitidos debidamente diligenciados a la asistente de
personal para incorporarlos a la carpeta hoja de vida del funcionario, así mismo es
responsable de tramitar la(s) inscripción(es) y demás elementos a tener en cuenta
para la asistencia de los funcionarios del hospital a capacitaciones externas.

Cada funcionario al recibir capacitación externa se compromete.

 Ser divulgador de ser necesario de los conocimientos e información

aprendida.

 Aplicar dentro del ejercicio de sus funciones los conocimientos y/o

información adquirida.

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6.6. Registro de capacitaciones.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es el

encargado de la recepción, archivo, actualización y manejo de los registros de
capacitación de todo el GRUPO GIWI S.A.S, entregar material necesario para el
control de asistencia, con el fin de dejar el registro de personal que toma la
formación, capacitación y/o entrenamiento, igualmente se deja copia del contenido
de los cursos, certificaciones o diplomas remitiendo al área de personal a quien
corresponda para ser adjuntadas a las hojas de vida.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es el

encargado de mantener actualizadas las estadísticas de capacitación por
funcionario, áreas, temas e instituciones, preparando y presentando a la alta
dirección los resultados.

Nota. Los formatos a utilizar son los avalados por el GRUPO GIWI S.A.S si el
proveedor del servicio lo requiere, se utilizarán los formatos que pertenecen a su
empresa y para efectos de validez se dejara una copia y anexara al plan de
capacitación.

6.7. Evaluación de la capacitación.

Sera responsabilidad de cada director, jefe o coordinador de acuerdo al área

capacitada, realizar la evaluación de validación del conocimiento aprendido de la
información impartida en la capacitación interna, a cada una de los funcionarios.
Para garantizar la asimilación del conocimiento adquirido.

Se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por encima
del 70% de ser así se considera optimo el proceso de calificación dada al funcionario
y se procederá con los registros generales de resultado de las capacitaciones; caso
contrario se deberán identificar actividades de refuerzo con el o los funcionarios que
aplicase.

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Nota. Los resultados de las capacitaciones, entrenamientos o inducción e re

inducción serán medidos por sus indicadores correspondientes.

6.8. Programación y ejecución de actividades de refuerzo a la capacitación.

Cuando el resultado de la evaluación de la capacitación no supere el 70% promedio

de su calificación, será responsabilidad del jefe o coordinador del área respectiva a
la cual pertenece el funcionario, programar y ejecutar junto a este, actividades de
refuerzo y seguimiento a la información relacionada con la capacitación impartida,
garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos de formación y
entrenamiento.

6.9. Consolidación y presentación de resultados de capacitación.

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo consolidar el resultado de las capacitaciones y entrenamiento
impartido en el GRUPO GIWI S.A.S o gestionado con organismos externos,
presentar los informes a que haya lugar por funcionario o área.

Semestralmente se realizara la evaluación del programa teniendo en cuenta los

siguientes criterios:

 Cumplimiento del programa frente a funcionarios beneficiados, cubrimiento,

intensidad y asistencia de funcionarios.

 Aplicación de conocimientos en el puesto de trabajo o al interior de las

actividades del GRUPO GIWI S.A.S.

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7. REGISTROS

FT-SST-014 Formato Registro de Capacitación y Entrenamiento

FT-SST-023 Formato Cronograma de Capacitación y Entrenamiento
FT-SST-025 Formato de Inducción y Reinducción en SST
FT-SST-026 Formato Evaluación Inducción y Reinducción en SST
FT-SST-027 Formato de Control de Asistencia.
FT-SST-028 Formato Acta de reunión

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 13/01/2020

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