7.5 Información Documentada

Fecha 11/11/2020
Información Documentada
Navegar SAS COD SGA-PROCDOC-008
Versión 001
1. PROPÓSITO
Definir los lineamientos de disponibilidad, acceso, difusión, aprobación y revisión de los
documentos, registros y formatos del Sistema de Gestión Ambiental de NAVEGAR S.A.S
2. ALCANCE
Las directrices aplican para todos los procesos y el personal que elabora, revisa, aprueba, utiliza y
actualiza documentos de la empresa concernientes al SGA; directa o indirectamente.
3. RESPONSABLES
Cargo
Director Comercial
Representante Legal – Gerente General
Coordinador Ambiental
4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
Definición de términos usados en este documento
Término Definición
Aprobación Autorización de los documentos del sistema por parte de la gerencia para su
utilización, lo cual es necesario antes de proceder a su aplicación.
Código Asignación de letras y números a los documentos, mediante el cual se obtiene
mayor control.
Documento Información y su medio de soporte.
Documento Es aquel documento reproducido del original aprobado, que cuando sufre
vigente modificaciones es remplazado para evitar el uso de documentos obsoletos.
Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
5. PROCEDIMIENTO
# Proceso Responsable registro
1 El Responsable del Sistema de Gestión Ambiental y Gerencia se Responsable: Gerencia y
encargan de controlar la elaboración de documentos (manuales, coordinador ambiental
procedimientos, instructivos, planes, registros). Se obtiene la Participa: Persona(s) que
información por medio de observación directa con soportes utilizarán el documento
normativos y entrevistas con el personal que realiza las
actividades que se documentarán.
2 Si existen cambios en el documento, el coordinador ambiental o Responsable: Gerencia y
el personal que gerencia designe deberá incorporarlos hasta lograr coordinador ambiental
Fecha 11/11/2020
Versión 001

la aprobación Participa: Persona(s) que
utilizarán el documento
3 Se hace una revisión del documento y se envía a gerencia para Responsable:
que apruebe el documento. Es opción de la gerencia si decide que Coordinador ambiental
se utilice otro medio de divulgación y/o publicación. Participa: Gerente
5 Si no existe una versión anterior al documento o es uno nuevo se Responsable:
identifica como el documento 1, y se codifica según la versión. Si Coordinador ambiental
existe una revisión anterior, se sigue el número consecutivo
correspondiente.
6 Al entrar en vigencia una nueva revisión, bajo previa Responsable:
autorización, debe retirar el documento anterior y convertirlo en Coordinador ambiental
documento obsoleto, al cual tiene acceso solo el personal que
requiere verlo para fundamentar los cambios de la nueva revisión.
7 El listado de documentos vigentes, su código y las áreas en que se Responsable:
utilizan se controlan a través del registro Listado maestro de Coordinador ambiental
documentos. Cuando algún documento se revisa y es editada una Registro:
nueva revisión o se distribuye entre personas o áreas diferentes, el Listado maestro de
coordinador ambiental lo registra en el Listado Maestro de documentos
Documentos.
8 El Coordinador ambiental notifica y publica una copia del Responsable:
documento impreso que apliquen según legislación y se encarga, Coordinador ambiental
además, de capacitar a todo el personal que por su rol necesite
conocer el documento. La notificación puede realizarse a través
del correo interno.
9 Se identifican los documentos externos recibidos o que se Responsable:
encuentren en la empresa: manuales, norma técnicas, catálogos de Coordinador ambiental
productos, que requieran ser identificados y controlados como Participa: gerente,
parte del sistema de gestión, y se incluyen en el Listado Maestro director comercial,
de Documentos Externos. coordinador de
operaciones
10 Los responsables y / o usuarios de los documentos deben procurar Responsable: Persona(s)
mantener la integridad física de los asignados y el cumplimiento que utilizan el documento
de las directrices allí establecidas.
11 Si existen cambios operacionales que influyan dentro de la Responsable: Persona(s)
gestión ambiental de NAVEGAR S.A.S, se hace necesario revisar que utilizan el documento
los documentos actuales para evaluar la necesidad de modificar su
contenido, así como los registros involucrados.
12 La revisión puede ser sugerida por quienes realizan el documento Responsable: Persona(s)
o quienes lo elaboran, aprueban o quienes lo usan. Se deben que utilizan el documento.
Fecha 11/11/2020
Versión 001

justificar los cambios propuestos; en caso de aprobar el (los)
cambio (s), al final del documento aparece un resumen de los
cambios realizados como evidencia de los mismos.
13 Los cambios son realizados mediante los pasos 1, 2,3 y 4, y se Responsable:
aprueban como la primera vez, a menos que, por ausencia de Coordinador ambiental,
alguna de las personas participantes, se haya designado a alguien Persona(s) que utilizan el
más para la revisión y aprobación. Se toman en cuenta los enlaces documento.
con otros documentos, es decir, que estén relacionados por
pertenecer a una misma área proceso o actividad. Se deben revisar
antes de dar por terminada una modificación.
14 Al entrar en vigencia una nueva revisión, bajo previa autorización Responsable:
del responsable, se debe retirar el documento anterior y Coordinador ambiental,
convertirlo en documento obsoleto, al cual tienen acceso solo el personal del área que esté
personal que requiere verlos para fundamentar los cambios de la involucrado
nueva revisión.
15 Se archivan los documentos obsoletos que tengan registro por un Responsable:
periodo de 13 años. Los documentos que no posean registro, Coordinador ambiental
deberán ser destruidos y descontinuarse
6. REGISTROS
Título Departamento, área o persona que debe retener el documento

Listado maestro de Coordinador Ambiental – Gerencia (o el personal que delegue para la
documentos información
7. CODIFICACIÓN
La documentación del SGA deberá contener en el recuadro superior la siguiente información
Fecha 11/11/2020
Versión 001
Dónde:
Fecha 11/11/2020
Versión 001
 El primer recuadro corresponderá al logo de la empresa

 Fecha: se colocará la fecha de aprobación y oficialización del documento
 Cód.: corresponderá al código del documento
o SGA: corresponde al sistema de gestión que se lleva a cabo
o PROCDOC: se utilizará únicamente para procesos documentados
o REG: se utilizará para información que se ha compilado durante la ejecución
de los formatos
o FOR: se utilizará para los archivos en blanco que deberá contener
próximamente un registro
o DOC: se utilizará para información respectiva a documentos.
 Versión: corresponderá a las veces que ha sido editado el documento.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Todos los archivos deberán contener el siguiente recuadro:
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Cambio Fecha
1 Creación de documentos 01/10/2020
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró Revisó Aprobó
Cargo Cargo Cargo
Fecha Fecha Fecha
Donde se deberá depositará por cada cambio o versión que ha recibido el documento, el
personal que elaboró, que revisó y que aprobó con el respectivo cargo y fecha. Esta
información deberá ingresarse a su vez en el listado maestro de documentos.
9. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Con el fin de llevar un registro de la documentación, se deberá ingresar todos los archivos
elaborados, su tipo (registro, documento, proceso documentado o formato), la fecha de creación, la
ubicación de la información, el mecanismo de almacenamiento y la disposición final si aplica.
Fecha 11/11/2020
Versión 001
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Cambio Fecha
1 Creación de documentos 01/10/2020
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró Revisó Aprobó
Cargo Cargo Cargo
Fecha Fecha Fecha

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Fecha 11/11/2020

# Proceso Responsable registro

# Proceso Responsable registro

Título Departamento, área o persona que debe retener el documento

 El primer recuadro corresponderá al logo de la empresa

9. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

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