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Documento ID : STD-SSO-016
SEGURIDAD EN OFICINAS Versión : 00
Fecha : 26/12/2016

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre(s): Nombre(s): Nombre(s):

Omar Bardales Maita José María Sara Ch. Henry Delgado

Cargo(s): Cargo(s): Cargo(s):

Ingeniero de Seguridad y Salud Superintendente de Seguridad y Gerente de Seguridad y Salud

Ocupacional Salud Ocupacional Ocupacional

Firma(s): Firma(s) Firma(s):

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha
Nº Modificaciones Aprobado por:
vigencia
00 26/12/2016 Elaboración del documento Henry Delgado

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SEGURIDAD EN OFICINAS Versión : 00
Fecha : 26/12/2016

1. Objetivo

Reconocer los riesgos de seguridad que puedan estar presentes en una oficina, así como las acciones a
tomar para controlarlos, prevenir accidentes y proveer un ambiente de trabajo seguro y saludable.
2. Alcance

 Aplicable a todas las áreas de oficinas y empleados de Hudbay; asi como a las empresas contratistas
que laboran en la Unidad Minera Constancia.
3. Responsables

Gerentes y Superintendentes
 Asignar los recursos necesarios para que se cumpla con el presente estándar.
 Velar por el cumplimiento del presente estándar.

Supervisor
 Asegurar que todo el personal a su cargo conozca, entienda y cumpla el presente estándar.
 Incentivar el orden y limpieza en las áreas, asi como las pausas activas.

Superintendente de campamentos e infraestructura

 Monitorear el cumplimiento del presente estándar.
 Asignar recursos y responsables de las acciones correctivas reportadas respecto a estándares de oficina
 Coordinar la realización la limpieza y mantenimiento general de las oficinas.

Trabajadores
 Cumplir el presente estándar.
 Mantener el orden y limpieza de su área asignada.
 Reportar toda condición subestándar que pueda generar un incidente.

Ingeniero de Seguridad y Salud Ocupacional

 Asesoría y auditar el presente estándar.

4. Abreviaturas y definiciones

 Oficina: Edificación destinada a la prestación de servicios administrativos, técnicos, financieros, de

gestión, de asesoramiento y fines de carácter público y privado.
 Área de Campamento e Infraestructura: Área responsable de la limpieza y mantenimiento de las
oficinas.
 Trabajador: Para efectos del presente estándar, comprende a la persona que realiza un trabajo de
manera directa o indirecta en una oficina, siendo este personal de Hudbay o personal de empresas
contratistas mineras o contratistas de actividades conexas.
 Ambiente de Trabajo: Es el lugar donde los trabajadores desempeñan las labores encomendadas o
asignadas.
 Ergonomía: Es la ciencia, llamada también ingeniería humana, que busca optimizar la interacción entre
el trabajador, máquina y ambiente de trabajo con el fin de adecuar los puestos, ambientes y la
organización del trabajo a las capacidades y características de los trabajadores, a fin de minimizar
efectos negativos y con ello, mejorar el rendimiento y la seguridad del trabajador.
 Inspección: Es un proceso de observación metódica para examinar situaciones críticas de prácticas,
condiciones, equipos, materiales, estructuras y otros.

5. Documentos de Referencia

 D.S. 024-2016-EM, Reglamento de seguridad y salud ocupacional en minería.

 Ley 29783; Ley de Seguridad y Salud en el trabajo
 D.S. 005-2012 TR; Reglamento de la Ley 29783 de Seguridad y Salud en el trabajo
 Norma A.080 Oficinas, Reglamento Nacional de Edificaciones

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 Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo Hudbay.

 R.M. 375-2008-TM “Norma Básica De Ergonomía Y De Procedimiento De Evaluación De Riesgo
Disergonómico”.

6. Descripción

6.1 Aspectos ergonómicos de la oficina

 Organice su superficie de trabajo para que pueda disponer de una manera cómoda su equipo y otros
elementos de trabajo.
 Coloque los implementos de trabajo que utiliza con mayor frecuencia, al fácil alcance de las manos.
 Asegúrese de que su plano de trabajo no esté a un nivel demasiado alto o demasiado bajo.
 La mayoría de las labores de lectoescritura se deben de efectuar a unos cinco centímetros por encima
del nivel de los codos estando sentado en una posición adecuada en la cual los pies debe quedar
firmes sobre el piso o reposapiés y las rodillas ligeramente por encima del nivel de las caderas.
 Utilice una superficie de trabajo de aspecto mate, con el fin de minimizar los reflejos, de ser posible no
coloque vidrio sobre la superficie de trabajo que incremente el brillo por reflejos de luces y ventanas y
por ello genera fatiga visual.
 No ubique cajas, papelería u otro tipo de elementos debajo de escritorios, o mesa de trabajo, puesto
que esta situación limita el acercamiento al plano de trabajo e incrementa la fatiga.
 No coloque materiales u objetos encima de armarios, archivadores o muebles a una altura superior a
la de los hombros.
 Programe su trabajo considerando la realización de distintas tareas durante la jornada laboral, que
involucren cambios de postura (Micro-pausas)
 Alterne la postura sentado con la de pie y procure caminar

6.2 Computadora

Monitor (pantalla)

 Ubique el monitor frente al teclado, evite la torsión del cuello.

 Encuentre el nivel de equilibrio ideal que debe tener su visión con respecto a la iluminación del
ambiente y el monitor, mueva la pantalla hacia arriba y abajo evitando los reflejos de luces y
ventanas.
 Ajuste los controles de brillo y contraste de acuerdo con su necesidad (ubicación de su puesto,
problemas visuales), ajuste los colores de la pantalla para que los caracteres sean legibles,
incremente el tamaño de los caracteres y cambie el tipo de fuente si es necesario.
 Retire los elementos innecesarios ubicados frente al monitor.
 El borde superior de la pantalla debe quedar a nivel de los ojos, no superior ni inferior con el fin de
evitar la mala postura del cuello que incrementa la fatiga.
 Se deben evitar superficies altas para ubicar el monitor, en caso de que la superficie sea baja se
puede utilizar un aditamento que eleve el monitor.
 Las pantallas de computadoras de escritorio deben ser de tecnología antirreflejos

Teclado

 Mantenga las manos en una posición natural y relajada cuando utilice el teclado. Evite doblar las
muñecas cada vez que oprima las teclas.
 Oprima las teclas con el esfuerzo que realmente necesita. Mantenga los dedos relajados.
Mantenga suelto el señalador (botón izquierdo o derecho del ratón) mientras no lo tenga en uso.
 Ubique el teclado frente al monitor y frente a usted, buscando que este quede al mismo nivel de los
codos conservando una postura sentado adecuada.
 Evite apoyar la muñeca en el momento que se encuentra digitando pues esta compresión
incrementa las posibilidades de afecciones. Mantenga sus brazos pegados al cuerpo, con ello se
consigue reducir la tensión en los brazos y espalda.

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Ratón (Mouse)

 Coloque el ratón al mismo nivel del teclado.

 Sostenga el ratón con su mano relajada, permitiendo un fácil acople de este a la forma de la mano.
No apriete el ratón.
 Movilice el ratón colocando ligeramente la muñeca sobre el plano de apoyo de este.
 Utilice una superficie adecuada (mousepad) que permita su fácil desplazamiento.

Aspectos posturales

 Siéntese correctamente, apoyándose en el respaldo de la silla y manteniendo la espalda recta y el

estómago sumido. Mantenga los pies sobre una superficie de apoyo (reposapiés); de manera que
la altura de las rodillas quede ligeramente elevada con respecto a la altura de las caderas.
 Mantenga los codos cercanos a su cuerpo cuando esté digitando.
 Mantenga su cuello recto y sin tensión, ubique la pantalla de su computadora a una distancia entre
50 cm. y 60 cm. con respecto a su cara y el borde superior de la misma a nivel de los ojos.
 Alterne las posturas frecuentemente (sentado, de pie)
 Evite demasiada torsión del cuello.
 Evite la compresión del antebrazo.
 Evite digitar con los brazos en suspensión.
 Evite la desviación de muñeca.
 Evite el abandono del respaldo.

Silla

 Las sillas deben ser cómodas, anatómicas, con apoyabrazos fijos, giratorios y deslizables en
función del piso.
 Utilice una silla de altura ajustable a la altura recomendada, recuerde que la postura correcta
requiere que sus rodillas queden ligeramente más altas que sus caderas y sus codos flexionados
aproximadamente en ángulo recto.
 Ajuste la profundidad del asiento de tal manera que permita que sus piernas en la parte posterior
no sean presionadas contra el borde del asiento.
 Solicite mantenimiento preventivo y correctivo de su silla, con el fin de evitar posturas incomodas
por dificultades en la utilización de ella.
 Solicite asesoría antes de adquirir nuevas sillas, con el objeto de verificar que su compra cumpla
los parámetros ergonómicos de una silla.

6.3 Manejo de carga y levantamiento de objetos

 Adopte una posición adecuada cuando requiera levantar objetos; ubicándose frente al objeto que
desea levantar, con los pies ligeramente separados uno delante del otro. Incline levemente la cabeza,
flexionando las rodillas y manteniendo la espalda recta. Agarre firmemente el objeto utilizando ambas
manos, luego acérquela al cuerpo y levante efectuando la mayor fuerza con las piernas.
 Solicite ayuda cuando requiera levantar pesos desde el piso que superen los límites permisibles (15
Kg. para mujeres y 25 Kg. para hombres)
 No levante objetos desde el piso estando sentado. Procure levantarse y adopte la postura adecuada y
segura que se describió anteriormente.
 Desplácese con precaución cuando transporte objetos pesados, observe el estado de los pisos
(resbaladizos, desnivelados, con huecos) y si detecta algún peligro comuníquelo a su supervisión o a
la gerencia de seguridad y salud ocupacional.

6.4 Iluminación y ventilación

 Utilice al máximo la luz natural, que ingresa a través de tragaluces, ventanas, techos de material que
permitan el paso de la luz, los cuales deben permanecer limpios y libres de obstáculos, regule el
ingreso excesivo de luz mediante persianas o cortinas.

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 Ubique el monitor, el mobiliario y demás elementos de oficina, de acuerdo a la distribución de las

luminarias y la entrada de las fuentes de luz natural (puertas, ventanas) evitando la formación de
reflejos en las pantallas y superficies de trabajo.
 Combine la luz natural con la luz artificial para mejorar las condiciones de iluminación en el puesto de
trabajo.
 Emplee colores claros para las paredes y techos cuando se requieran mayores niveles de iluminación,
estos permiten un mejor ambiente lumínico sin aumentar el número de lámparas. Un aspecto a
considerar y que está relacionado con la iluminación es el color de los elementos que componen el
puesto de trabajo. Por lo tanto es necesario antes de decidir el color del ambiente de trabajo, tener en
cuenta el tipo de trabajo, si se trata o no de un trabajo monótono y las áreas a colorear. Si la tarea a
realizar requiere de concentración se deberán escoger colores estimulantes. Los colores fuertes se
deberán reservar para zonas en las que las personas permanecen corto tiempo, con el fin de prevenir
la fatiga visual.
 No utilice materiales o pinturas cuyos acabados causen reflejos o brillos (pared blanca brillante, metal,
plástico o cristal), a fin de prevenir el deslumbramiento molesto.
 Los pasadizos, escaleras, oficinas y áreas comunes deben estar siempre bien iluminados.
 El nivel de luz será uniforme, adecuada y distribuida en concordancia a lo estipulado en el Anexo 37
del D.S. 024-2016-EM, Reglamento de seguridad y salud ocupacional en minería.
 El mantenimiento de la iluminación será permanente.
 Habrá siempre sistema de luces de emergencia en cantidades suficientes y distribuidas en forma
adecuada, estas deberán estarán siempre operativas.
 Evitar el deslumbramiento por luz directa o por luz reflejada.
 Utilice, en lo posible, la ventilación natural para ello es necesario que existan entradas o ventanas en
los extremos del área que permitan la circulación del aire. Cuando se requiera mejorar el ambiente
térmico interior utilice sistemas de tipo mecánico como ventiladores o aires acondicionados.
 Solicite mantenimiento preventivo y/o correctivo al sistema de ventilación utilizado, para asegurar una
buena calidad del aire en el lugar de trabajo.

6.5 Equipos e instalaciones eléctricas

 Absténgase de usar equipos eléctricos defectuosos o con arreglos improvisados.

 Cerciórese de que las instalaciones y conexiones se encuentren en buen estado, no realice
conexiones eléctricas provisionales.
 Mantenga las conexiones eléctricas de las computadoras, ventiladores etc., debidamente canalizadas,
protegidas o aseguradas, para evitar accidentes y tropiezos con el cableado.
 Informe al personal encargado de cualquier avería o condición peligrosa que se presente en máquinas
o equipos.
 Tenga presente dejar desconectados los equipos eléctricos de la oficina cuando ésta va a permanecer
cerrada por un periodo largo.

6.6 Mobiliario de Oficinas

Archivadores, armarios, escritorios y mobiliario general de oficina

 Coloque los objetos de mayor peso en las gavetas o anaqueles inferiores y no sobrecargue estos.
 Verifique que los armarios, archivadores, vitrinas y anaqueles se encuentren debidamente
asegurados (piso, pared) o estabilizados y balanceados de acuerdo con el tipo de mueble.
 Evite abrir más de una gaveta al mismo tiempo.
 Mantenga las gavetas del archivador, escritorio, mesa o armarios cerradas para evitar golpearse
contra ellas al salir rápidamente.
 Utilice ayudas mecánicas (escalerilla) cuando requiera colocar o retirar elementos que estén a una
altura superior a la de los hombros.
 No guarde elementos cortantes o punzantes (cuchillas y chinches) en lugares o recipientes
inadecuados (con los clips o en el portalápiz)
 Recuerde que los lápices muy puntiagudos no deben llevarse en los bolsillos es peligroso, y puede
herirse fácilmente.

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 Tenga cuidado al manipular fasteners de metal, especialmente al asegurarlos, pues pueden

producir cortes.
 Tenga cuidado al manipular las rumas de papel, pues los bordes de las hojas son filosos y pueden
cortarlo, mantenga la papelera ordenada, de este modo la posibilidad de cortes es menor.
 Mantenga las tijeras en su estuche para evitar punzarse con ellas.
 Las sillas deben ser cómodas, anatómicas, con apoyabrazos fijos, regulables en altura, estable (5
patas), giratorios y deslizables en función del piso.
 Las mesas y escritorios deben ser de tamaño cómodo para soportar todos los elementos
necesarios.
 Las cubiertas de los escritorios deben ser preferentemente de material plástico resistente. Cuando
sean de vidrio este será triple y biselado.
 Los cajones de escritorios y archivadores deben estar provistos de topes de seguridad.
 Los archivadores de cartón con “fasteners” metálico deben guardarse de manera que el metal vaya
siempre al fondo; así, al sacar el file no se producirán cortes.
 Los cajones de los archivadores no deben usarse como escaleras para alcanzar cosas que se
encuentren más arriba de usted.
 No amontone cajas, papeles u otros objetos que representen peso sobre archivadores, escritorios
o estantes. Podrían caer sobre alguien, volcar el archivador o hacer caer el estante.
 Abra un solo cajón de archivador a la vez, así evitará que el mueble se vuelque.
 Los equipos más pesados, los archivadores o estantes deben colocarse contra las paredes o
columnas y deberán ser ancladas y/o aseguradas al suelo o pared para evitar su volcadura.

6.7 Pisos y áreas de circulación

 Los pisos deben ser de material antideslizante, cualquier avería se debe reparar de inmediato.
 Si se enceran los pisos se usará cera antideslizante.
 Cuando se limpien o enceren los pisos y exista la posibilidad de resbalones, se colocarán letreros
advirtiendo del peligro.
 Los pasillos y distancias entre escritorios deben ser mínimo de 1.20 metros y se mantendrán siempre
descongestionados, limpios y libres de obstrucciones.
 Para evitar caídas y resbalones, el personal no debe correr.
 Si tiene que llevar objetos o cargas, asegúrese que tiene buena visibilidad por encima y por ambos
costados de la carga que lleva en sus brazos.
 Al subir o bajar por una escalera, no se deben llevar las dos manos ocupadas, una debe estar libre para
sujetarse del pasamanos.
 Cualquier escalera cuyo ancho sea menor a los 1.10 metros debe tener pasamano en uno de sus lados.
Si el ancho es mayor, llevará pasamanos en ambos lados.
 Las áreas de circulación llevarán avisos indicativos de extintores, ubicación relativa y salidas de
emergencia.
 Las puertas de vidrio se señalizarán con bandas reflectivos horizontales color rojo colocadas a 1.40
metros del suelo y a todo lo ancho de la puerta.

6.8 Riesgos eléctricos

 Solamente personal capacitado y autorizado debe efectuar reparaciones eléctricas.

 Inspeccione los cables de su oficina en busca de alambres pelados, tomacorrientes sobrecargados
(más de un enchufe en una toma) o cables que interfieran con la circulación de personal.
 Prohibido el uso de adaptadores “triples” o supresores de pico.
 Prohibido que los cables crucen por zonas de circulación de personal.
 Para desconectar un enchufe jale siempre de la clavija y no del cable.
 Si alguno de los artefactos eléctricos produce descargas cuando se le toca, falla en su funcionamiento,
lanza chispas, humea o se siente olor a quemado cuando se trabaja con él, desenchúfelo de inmediato
y llame al electricista.
 Todos los tomacorrientes deben contar con línea a tierra.

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6.9 Emergencias

 No bloquee las salidas de emergencia, ni por dentro ni por fuera.

 Las vías de escape y de seguridad estarán convenientemente señalizadas y despejadas.
 Conozca las zonas de escape y de seguridad.
 Pasada la emergencia solo el personal de Respuesta a Emergencias autorizará el retorno del personal
a sus lugares de trabajo.
 Participe activamente en los planes de emergencia de su Gerencia, simulacros, capacitaciones
(primeros auxilios, manejo de extintores y otros).
 Conozca la ubicación de los extintores, gabinetes contra incendios y aprenda a operarlos.
 Identifique las rutas de evacuación para salir por ellas en caso de presentarse una emergencia y
manténgalas libres de obstáculos.

Incendios

 Mantenga la calma.
 De aviso y/o active las alarmas de incendio.
 Si está capacitado y es un amago de incendio contrólelo.
 Evacue por las rutas de emergencia sin correr.
 Acate las órdenes del brigadista de su área.

Prevención de incendios

 Los útiles de aseo (cera, solventes, aceites, grasas, etc.) deben guardarse dentro de estantes,
armarios u otros que permitan un buen aislamiento, deben estar con llave, ser ambientes
ventilados, de material incombustible, deben estar fuera de oficinas y deben tener sus hojas
MSDS.
 Las instalaciones eléctricas deben mantenerse en buen estado.
 No use adaptadores “triples” o supresores de pico que sobrecargan y recalientan la línea del
tomacorriente.
 Antes de encender un artefacto a gas cerciórese de que no hay olor a gas, si lo hubiera ventile
bien el lugar y pida que se inspeccione para detectar fugas.
 No acumule exceso de papeles ni materiales combustible.
 No use estufas de resistencia eléctrica.
 Conozca los diferentes tipos de extintores, su aplicación y forma de operarlos.
 El área de equipos para lucha contra incendios siempre debe permanecer despejada. No coloque
cajas, papeles u otros que bloqueen la inmediata localización y utilización de los equipos.
 Revise el extintor cerca de su oficina, si está descargado o ha sido accionado avise al área de
Respuesta a Emergencias.
 Los hervidores de agua, cocinillas u otros en las cafeterías deberían desenchufarse al final de la
jornada.
 Conozca las rutas de evacuación para emergencias.

Sismos

 Mantenga la calma.
 Evacue por las rutas de emergencia sin correr.
 Diríjase a las zonas de seguridad.
 Apártese de los ventanales, los vidrios podrían caerle.
 Acate las órdenes del brigadista de su área.

6.10 Equipo de protección personal

 Mantenga siempre a mano el equipo de protección personal necesario para ir a las áreas operativas,

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de acuerdo a la naturaleza de sus trabajos y funciones que realiza en la empresa. Para mayor
referencia se tiene al estándar STD-SSO-027 Selección, Distribución y uso de EPP´s.

6.11 Protección contra robos

 Al salir de su oficina o sitio de trabajo verifique de que las puertas y ventanas queden bien cerradas, si
por cualquier motivo nota alguna falla en las chapas, informe de forma inmediata a la superintendencia
de security, para ejercer mayor control sobre el espacio y en forma simultánea a los supervisores de
campamentos para que se emprendan las acciones correctivas
 Cerciórese de no dejar las llaves pegadas en la cerradura de las puertas o gavetas al salir o
ausentarse de su puesto de trabajo.
 No deje elementos llamativos o de valor sobre escritorios o a la vista. Por ningún motivo deje en
lugares visibles: facturas, joyas, billeteras, celulares o cualquier bien de valor, es decir conserve un
perfil discreto.
 Identifique plenamente al vigilante de turno en su área, edificio u oficina.
 En caso de alguna situación anormal, nunca asuma usted el riesgo, siempre notifíquelo y espere a
que personal experto lo resuelva. Informe en forma inmediata cualquier acto sospechoso.
 No haga entrega de elementos de oficina a personal desconocido o sin la confirmación de la
autorización respectiva.
 Identifique el personal de su área y establezca procedimientos de seguridad tendientes a evitar robos.
 No permita el ingreso a las oficinas de personas extrañas, es usual que estén realizando un estudio de
vulnerabilidad de su espacio.

6.12 Aspectos generales

 No fume en los lugares de trabajo no destinados para este fin, respete los espacios comunes.
 Si desea escuchar música hágalo con volumen bajo para evitar conflictos con sus compañeros y
minimizar los aspectos de ruido ambiental y fatiga.
 Realice pausas activas con el fin de relajar los músculos y evitar el estrés.
 Alterne el tipo de actividades realizadas durante la jornada con el fin de evitar la monotonía y la fatiga.
 Hable en voz baja con el fin de no perturbar la tranquilidad del lugar de trabajo.
 Programe el sonido de su celular a un nivel sonoro bajo y audible solo para usted.
 Acate los avisos de señalización y las normas de seguridad establecidas
 Absténgase de ubicar elementos decorativos en especial de vidrio sobre estanterías, anaqueles o
borde de los escritorios

7. Revisión y mejoramiento continuo

El presente estándar será revisado continuamente y se verifica su efectividad en las auditorias del Sistema
Integrado de Gestión.

8. Registros

Tiempo de Disposición
Identificación Ubicación Protección Responsable
retención Final
FOR-SSO-011 Medio Físico:
Medio Físico: Supervisor
Inspecciones en Seguridad Oficina de área 5 año Eliminación
Archivadores área usuaria
y Salud Ocupacional usuaria

9. ANEXOS

 No Aplica

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