INTRODUCCIÓN

El trabajo que se mostrará a continuación se realiza con el objeto de establecer y

delimitar los diversos conceptos del sistema de organización y métodos, con el fin
de comparar las funciones que realiza, según la dependencia en que opera y las
características que debe contener su análisis.
Para entender estas definiciones, hablaremos un poco sobre la creación y
antecedentes de este sistema de mejora en el campo del trabajo administrativo.
Se profundizará en las funciones que desempeña la unidad de O&M para resaltar
su mejor posición dentro de la empresa u organización, con base y teniendo en
cuenta la coordinación y regulación de dicho organismo.

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 INDICE
ORGANIZACIÓN Y METODOS ..............................................................................................................1
Respecto a la Estructura de la Organización. ..................................................................................1
Responsabilidades del Área de Organización y Métodos................................................................1
Ventajas...........................................................................................................................................2
Desventajas. ....................................................................................................................................2
LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y METODOS .......................................................................3
Instrumentos y Técnicas de OYM....................................................................................................4
PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA O & M............................................................................................6
LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M: ..........................................................................6
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN......................................................................................7
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS: ..............................................................................................7
ANÁLISIS DE FUNCIONES:................................................................................................................8
ELABORACIÓN DE MANUALES: .......................................................................................................8
DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE FORMULARIOS: ............................................................................9
SISTEMA DE ARCHIVOS: ..................................................................................................................9
ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA: .....................................................................................................10
ORDENAMIENTO DE OFICINAS:.....................................................................................................10
ALCANCE Y PROPOSITO DE LA ORGANIZACIÓN Y METODOS............................................................11

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 ORGANIZACIÓN Y METODOS
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los
Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su
infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas

tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del
sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:

 Eficacia: el grado de alcance de los objetivos.

 Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con
estos.

La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnología debe ser usada no

solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino más bien como una
herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las
cosas. Esto es INNOVACIÓN.

Es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única

área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Respecto a la Estructura de la Organización.

 Analiza la estructura.
 Estudia la estructura jerárquica.
 Reordena los niveles jerárquicos.
 Crear o suprime órganos
 Modifica la estructura de dependencia

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos

 Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias
expresadas por los objetivos generales empresariales.

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  Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la
estructura
organizativa de la empresa.

 Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones,

funciones, características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad,
dependencia y perfil de cada cargo.

 Analizar de acuerdo con los procedimientos para hallar sus deficiencias y proponer
las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su
funcionamiento.
Ventajas.
• Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se
desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas
reconocidas dentro
de la organización y son fuente de consulta.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por
normas
que mantienen continuidad a través del tiempo.

• Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas

situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o Ia
decisión a tomar.

• Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la

excusa del desconocimiento.

Desventajas.
• Costo: Existe un costo de redacción y confección que indudablemente debe
afrontarse.

• Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia

de su contenido, acarrea su total inutilidad.

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 LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y METODOS
La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y
asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que
buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización
& Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que
utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como
consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del
trabajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida
si se ponen en práctica o si son denegadas. Los métodos son útiles para cualquier
empresa, ya sea esta Industrial, comercial ó de servicios. La Asistencia y asesoría de
Organización y métodos a la dirección de la Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel
interno de la misma. Siendo de esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es

realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y

con conocimiento de muchos problemas organizacionales.

Plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a

conocimientos teóricos ó experiencias en otras empresas.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de

Organización y métodos, bajo las siguientes características:

Además, puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de

cada área,

La forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los

procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo, la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a
limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio,

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puesto que no existen puntos de comparación.

En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de

cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad
o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de
razones y opiniones para ubicarla en el más alto nivel de las Empresas, entre ellas
destacan las siguientes:

• Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas

a sus recomendaciones y sugerencias.

• Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en

términos de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar
con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas

estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito
fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus
métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir,
para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones, va desde la simplificación
de trámites hasta la reforma total de la organización.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden

realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus
unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.

Instrumentos y Técnicas de OYM

Son herramientas que nos ayudan a organizar planear y controlar, esto para llevar a cabo
un orden y para tener una mejor distribución de espacio y estudiar la estructura para el
funcionamiento que se tiene.

Se define como el conjunto de técnicas que tiene como finalidad investigar y estudiar la
estructura en cuanto al funcionamiento de las organizaciones facilitando el alcance de los
objetivos, se define como el análisis administrativo que permite realizar investigaciones con
el fin de mejorar la estructura y procedimientos tanto internos como externos.

El alcance estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración

cumpliendo como una función de asesorar a las personas responsables de la gestión
dentro de la empresa con el fin de mejorar la organización que direccionan; el fin primordial
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es asegurar.

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 PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA O & M

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia

y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es
incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico
-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y
sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de

Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los
procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y
efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos
innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.

LAS FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M:

1. Análisis del sistema general de información.
2. Estudio de los Procedimientos.
3. Análisis de las funciones.
4. Elaboración de Manuales.
5. Diseño, evaluación y administración información.
6. Análisis y diseño de los sistemas de información (especial los archivos
manuales).
7. Estudio de la estructura organizada.
8. Ordenamiento o distribución de oficinas (aplicación de nuevas tecnologías).
9. Participación en estudios sobre automatización de oficinas.
10. Participación en las Normas ISO 9001:2008 (9001:2015) / Sistemas de Gestión
de la Calidad.
11. Estudios de Servicio.
12. Planificación de la grupo-matica.
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ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Implica los siguientes aspectos o campos de desarrollo:

a) Levantamiento o determinación del sistema de información general.

b) Diseño del nuevo sistema.
c) Establecer un sistema de información contable compatible con el sistema general
de información y orientado a la toma de decisiones.
d) Análisis de los medios de procesamiento de datos.
e) Revisión, adaptación y diseño de los procedimientos a utilizar en función del
esquema general.

ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS:

Los aspectos a estudiar dentro de esta función son:

a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de

un sistema de información, señalando superposiciones, interrupciones, etc., esto se
facilita a través del modularidad del análisis estructurado.

b) Revisión de procedimientos vigentes y proposición de las modificaciones

necesarias para aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia
(cumplirlo con economía de recursos).

c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se

creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con el actual boom de ISO
9001:2008 (ISO 9001:2015), es necesario hacer notar que una de las premisas
básicas del Sistema Gestión de la Calidad es el “mantener la fluidez de los
procesos, bien, esta es una de las funciones de O y M que debe ser cumplida a
través de la revisión constante de los procedimientos organizacionales,
acompañada bajo las Normas ISO 9001 y sus diferentes versiones.

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ANÁLISIS DE FUNCIONES:
El estudio de las funciones comprende:

A) Análisis y determinación de las funciones de los órganos o unidades actuales y

de aquellas que se vayan a crear.

B) Descripción de los cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas.

C) Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las funciones.

D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los demás y con el exterior de la
organización. En este aspecto la característica modular del análisis estructurado
facilita la tarea. Esta función es muy importante en la actualidad ya que cada vez
que se sustituye un procedimiento manual por uno computarizado, se están
pasando funciones (conjunto de actividades) del hombre a la máquina, esto
presenta problemas tales como:

d.1 Eliminación de funciones y/o cargos.

d.2 Aparición de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos,

transcripción de datos, responsable de sistemas, etc.)

d.3 Variaciones en los manuales de organización y cargos.

ELABORACIÓN DE MANUALES:
Aun cuando este punto se estudia en detalle en otro módulo, es conveniente indicar
que la función correspondiente a manuales se concreta en los siguientes aspectos:

a) Preparación de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura,

funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicación, legislación,
sistemas, etc. Los manuales pueden ser específicos sobre uno de los tópicos o
generales, que contienen varios tópicos simultáneamente.

b) Análisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de

vigencia, intensidad de uso y adecuación a la organización.

8
c) Recopilación y sistema de distribución y/o divulgación de los manuales
aprobados y en vigencia dentro de la organización y en todos aquellos que se
sancionen en el futuro.

d) Proponer diferentes formas de elaboración y consulta de manuales con uso de la

tecnología disponible (bases de procedimientos, manuales en medios magnéticos,
etc.)

DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE FORMULARIOS:

Es necesario tener en cuenta como parte de la función:

 La fijación de reglas para diseño de los mismos.

 Proponer las modificaciones necesarias.
 Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en
procesos electrónicos de datos.
 Elaboración, mantenimiento y actualización de los diagramas de
procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts).
 Determinar los lugares de mantenimiento, respaldo, métodos de archivo,
procedimientos de control y reimpresión de todos los formularios que se usan
en la organización (o al menos en el sistema).
 Estudio y recomendación para la sustitución de las formas pre-impresas por
las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia agregada o
formas con inteligencia añadida).

SISTEMA DE ARCHIVOS:
Sobre los archivos magnéticos y su organización tendrán injerencia directa los
especialistas en PED, pero siempre deberá ser una acción conjunta con la
organización de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente
aspectos tales como:

 Sistemas de codificación válidos para toda la organización.

 Pautas acerca de la conservación, mantenimiento y purga de archivos.

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  Pautas acerca de la desincorporación, codificación, etc., de los llamados
archivos muertos.
 Métodos técnicas y lineamientos para el respaldo de documentos.
 Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos.
 Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre
clasificación, codificación, almacenamiento y recuperación de
documentación.

ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA:
Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la
organización, o por simple modificación o cambio de ubicación de unidades, implica
aspectos tales como:

 Cambio de funciones
 Aparición de nuevas funciones
 Desaparición de funciones
 Creación, eliminación o ajustes en los cargos
 Modificación de las relaciones entre las unidades existentes.
 Estudio, análisis y evaluación de las variables que afectan a la estructura.
Todos estos aspectos son atinentes a la Organización y Métodos.

ORDENAMIENTO DE OFICINAS:
En la actualidad al diseñar un sistema de información es necesario tener en cuenta:

 La distribución espacial de las oficinas, equipos, centros de recepción de

documentos.
 Ubicación de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos
dentro de las unidades y entre las unidades.
 Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se
almacenaran y recuperaran por terminales de computación, microfilms,
microfichas, etc.
 Porcentaje de variabilidad de la disposición de muebles periódicamente,
modularidad de los equipos y facilidad de disposición en los espacios.

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 ALCANCE Y PROPOSITO DE LA ORGANIZACIÓN Y
METODOS
Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración,
cumpliendo como función de asesorar a los funcionarios o responsables de la
gestión empresarial interesados en mejorar la organización que dirigen. La finalidad
de una unidad de Organización y Métodos, es asegurar al máximo la eficiencia
mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. Como
podemos observar desde el punto de vista teórico el alcance y propósito de la
organización y métodos es un servicio eminente de asistencia y asesoría al nivel
gerencial de las empresas cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia
administrativa mediante la elaboración de estudios técnico administrativos que
buscan el mejoramiento de los procedimientos métodos y sistemas de trabajo.

Es decir que esto se realiza mediante el conocimiento, el estudio que hacen

los analistas de la organización y métodos, para tratar de hacer las cosas de la
empresa más sencillas y efectivas, lo cual le traería a la empresa una excelente
reducción de costos y menos esfuerzos para lograr los objetivos planteado en el
trabajo. Podemos decir que el alcance y propósito de la organización y métodos es
la forma como debemos consultar las ideas para promover el asesoramiento como
podemos o debemos dividir las actividades como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor
economía, con el menor esfuerzo y con el máximo de eficiencia en los resultados.
De tal manera que el alcance y propósito de la organización y métodos consiste por
una parte en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar
los medios los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas de los servicios administrativos.

Reduce el riesgo de sobrecarga de hosts y aumenta la disponibilidad de las

aplicaciones Google Cloud Más Información es decir que debe determinar su grado
de eficiencia, su rentabilidad, así como su faculta de adatarse a los cambios del
medio, y por otra en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta
que permite enfocar y abordar el problema de la organización en la medida que la
11
función de organización y métodos constituye un instrumento de cambio y
mejoramiento, su ubicación dentro de la ubicación de la estructura orgánica de
cualquier entidad o empresa merece consideración seria y ponderada, por lo que
existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en la más alto nivel de las
empresa, entre ellas podemos destacar las siguientes:

• Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias

indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.

• Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización

especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las

actividades, lo que sirve para fijar con actividades, mayor precisión sus posibles
áreas de trabajo y lograr mejores resultados. Como toda técnica o herramienta
profesional los estudios de organización y métodos debe contar con una
metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que
acuerdo a su secuencia ayudan la realización.

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 CONCLUSION
Como se ha podido observar se puede decir que un sistema de Organización y
Métodos se ocupa principalmente de los procedimientos administrativos. El servicio
se centra en el examen sistemático de la estructura, los procedimientos y los
métodos de la organización y, la gestión y el control, desde el nivel más bajo hasta
el más alto. Se puede decir que es fundamental para cualquier empresa ya que en
la posición donde se presente o departamento en el que se en el que esté situado,
ayudará de manera directa en el desarrollo y en la innovación de los procesos que
se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales
se basa la organización.

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 BIBLIOGRAFIA

https://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym

https://www.gestiopolis.com/estudio-de-organizacion-y-
metodos/
http://www.conafor.gob.mx:8080/documentos/docs/21/1325Tema%204%20Organizaci%c
3%b3n%20y%20m%c3%a9todos.pdf#:~:text=ORGANIZACI%C3%93N%20y%20M%C3%
89TODOS.-
,Organizaci%C3%B3n%20y%20M%C3%A9todos%2C%20es%20el%20%C3%A1rea%20
de%20la%20Organizaci%C3%B3n%20que,de%20los%20objetivos%20pre%2Destablecid
os.

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