Actividad 4 Gestion

ACTIVIDAD 4 - ACTIVIDAD EVALUATIVA ANÁLISIS DE APLICACIONES
INFORMÁTICAS EMPRESARIALES (PARTE II)
Eider Luis Atencio Ramos
Pregrado contaduría pública, Corporación Universitaria Minuto de Dios
NRC 45-54649 SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
CESAR MIGUEL ROJAS GARAVITO
JUNIO 5, 2023
1- ¿Por qué los SGD (sistemas de gestión documental) aportan a la mejora de
procesos y procedimientos en una organización?
Permite a las organizaciones obtener de manera más rápida y de forma organizada la
información que más necesitan.
2- ¿Cómo el BSC (balanced score card) facilita el seguimiento para cumplir los
objetivos propuestos en la organización?
ayuda a las organizaciones a diseñar indicadores clave de desempeño para cada uno
de los objetivos estratégicos. Esto asegura que la organización y cada una de sus
áreas están midiendo lo realmente importante.
Balanced Score Card (BSC)
se trata de una metodología de gestión de empresas que se encarga de alinear la estrategia
de las organizaciones con los indicadores de gestión.
Es un modelo de administración empresarial que relaciona los objetivos de negocios entre
sí y los determina a través de diversas métricas vinculadas a planes de acción concretos que
orienten las iniciativas de cada colaborador hasta el cumplimiento de las metas.
Podemos decir que el Cuadro de Mando Integral es una herramienta de acompañamiento de
toma de decisiones ejecutadas por el liderazgo de una empresa, fundamentada en
indicadores de gestión, por lo menos, en cuatro pilares:
Finanzas
Clientes
Procesos internos
Desarrollo
¿Cómo funciona el BSC?
El proceso de creación e implementación de un Cuadro de Mando Integral empieza
determinando diversos parámetros críticos de la organización, por ejemplo:
Identificación de los objetivos deseados por la directiva de la empresa.
Determinación de los indicadores adecuados para gestionar el nivel de éxito de los
objetivos.
Establecimiento de metas concretas, influenciadas por los resultados de los indicadores.
Diseño de las iniciativas, proyectos o actividades específicas para alcanzar las metas.
Bases de aplicación del BSC
Los pilares del Balanced Score card se fundamentan en los aspectos que le permiten crear
valor a largo plazo y que se resumen en:
Definición de la misión: orazón de la existencia de la organización y que le permite
determinar las iniciativas congruentes con la visión.
Visión: es la visualización a largo plazo que tiene la directiva sobre la empresa y que
determinará la ruta a seguir en el tiempo.
Valores de la organización: constituyen los fundamentos éticos y morales en los que se
sustentan las acciones, sus integrantes y que refleja la creencias e ideales.
Perspectivas del Balanced Scorecard
Tradicionalmente, las perspectivas del BSC se resumen en cuatro. Sin embargo, para usos
prácticos, no es estrictamente necesario que estén presentes todas para llevarlo a cabo.
Estas perspectivas suelen adaptarse a la mayoría de las empresas y, a pesar de que no
consisten en reglas escritas en piedra para armar modelos de negocio exitosos, sin lugar a
dudas constituyen un modelo fiable y eficiente de hacerlo.
Ejemplo del Balanced Score card

Para ilustrar el punto central de este artículo, hagamos un ejemplo práctico con una
empresa que fácilmente podría existir en cualquier país y mercado.
Sistema De Gestión Documental (SGD)
La gestión documental es el proceso de capturar, archivar, ordenar y simplificar la gestión
de los archivos de una compañía. De tal manera que estos puedan ser localizados
rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden
tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.
La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy

frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar
muy compleja cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un
sistema de gestión documental efectivo.
Objetivos de este tipo de gestión
Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga
o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
Mantener la información empresarial actualizada en todo momento.
Organizar los archivos de manera jerárquica y categorizada, con el objetivo de optimizar la
matriz de búsqueda de datos. Este es uno de los objetivos primordiales de la gestión
documental más esenciales.
Ofrecer una visibilidad más completa y sin márgenes de error de los archivos y documentos
almacenados por las empresas.
Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación digital y tengan
un ahorro de costes considerable. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental
permite digitalizar todos los documentos. De esta manera, las empresas no tendrán que
seguir invirtiendo dinero en papel y tinta de impresoras para la impresión de los
documentos. Por otro lado, esto también le permite a la compañía tener un ahorro de
espacio físico al tener toda la información digitalizada y centralizada.

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