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UNIVERSIDAD GALILEO
IDEA
Tabla de contenido

Contenido
Tabla de contenido................................................................................................................................2
Introducción:..................................................................................................................................................3
Objetivos:.......................................................................................................................................................4
Resumen:.......................................................................................................................................................5
1. Clasificación:..............................................................................................................................................5
2. Manual de organización:............................................................................................................................6
3. Manual de procedimientos:.......................................................................................................................7
4. Manual de gestión de la calidad:................................................................................................................8
5. Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad:...............................................................9
6. Mapa de procesos......................................................................................................................................9
7. Sistema de gestión de calidad....................................................................................................................9
8. Gestión de recursos:..................................................................................................................................9
9. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos:...........................................................10
Preguntas:....................................................................................................................................................11
1. ¿Qué son los manuales administrativos y como se clasifican?.................................................................11
2. ¿Qué es un manual de organización?......................................................................................................11
3. ¿Qué es un manual de procedimientos?..................................................................................................11
4. ¿Qué es un manual de gestión de la calidad?..........................................................................................11
5. ¿Qué es una matriz de responsabilidades?..............................................................................................12
6. ¿Qué es un mapa de procesos?...............................................................................................................12
7. ¿Qué es un sistema de gestión de calidad?..............................................................................................12
8. ¿Qué es la gestión de recursos?...............................................................................................................12
9. ¿Cuál es el procedimiento en la elaboración de un manual administrativo?...........................................12
Diagnóstico Empresarial:.............................................................................................................................13
1. Analice las ventajas y desventajas de los manuales administrativos, de Organización, procedimientos y
gestión de calidad en su empresa u organización........................................................................................13
2. Analice las ventajas y desventajas de la matriz de responsabilidades y mapa de procesos en su empresa
u organización..............................................................................................................................................13
3. Analice las ventajas y desventajas del sistema de gestión de calidad y gestión de recursos en su
empresa u organización...............................................................................................................................14
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4. Determine qué medidas recomendaría para corregir las desventajas de los...........................................14

5. Determine qué medidas recomendaría para corregir las desventajas en el sistema de gestión de calidad
y gestión de recursos en su empresa...........................................................................................................15
Conclusiones:...............................................................................................................................................16
BIBLIOGRAFIA..............................................................................................................................................17

Introducción:
Los manuales administrativos, en general son documentos que contienen información
ordenada y sistematizada de la empresa, al mencionar documentos se refiere tanto al
papel, como a documentos archivados en una computadora, estos documentos contienen
datos agrupados para crear sistemas de información de organización, de procedimientos,
de áreas funcionales, de operación, los manuales presentan la ejecución correcta de las
actividades a realizar por los integrantes del mismo, con el fin de propiciar la uniformidad
del trabajo.
Son necesarios para una empresa ya son de apoyo para poder tener una mejor
organización dentro de la empresa, cada día crecen más las empresas por lo tanto
incrementa la necesidad y modificación de los manuales, es necesario que uno de los
proyectos que debe emprender inmediatamente en la empresa, es la preparación de
manuales.
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Objetivos:
1. Poder identificar cuáles son los requisitos que deben de llevar los distintos manuales
administrativos.
2. Conocer cómo están clasificados los manuales y conocer en qué tipo de procesos
pueden ser utilizados.
3. Identificar las ventajas y beneficios de cómo los manuales apoyar a la organización.
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Resumen:
1. Clasificación:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación
y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la
información de una organización, como las instrucciones necesarias para que se
desempeñen mejor sus tareas. La clasificación básica se divide por su naturaleza,
contenido y su ámbito.

Por su naturaleza o área de aplicación:

Micro administrativos, son los manuales que corresponden a una sola organización.

Macro administrativos; son los documentos que contienen información de más de una
organización.
Meso administrativos; incluyen una o más organizaciones de un mismo sector.

Por su contenido:

De organización; estos manuales contienen información detallada sobre los

antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales.

De procedimientos; constituyen un documento técnico que incluye información sobre la

misión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí.

De gestión de calidad; documentos que describen y consignan los elementos del

sistema de gestión de calidad.

De políticas; conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que
sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar
estrategias.
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De historia de la organización; estos manuales son documentos que refieren la biografía y

cronología de la entidad.

De puestos; conocidos también como manual individual o instructivo de trabajo.

Por su ámbito:

Generales; son documentos que contienen información general de una organización

según su naturaleza, sector y giro industrial.

Específicos; estos manuales concentran información de una área o unidad administrativa.

Enfoque; este documento contiene información detallada del contenido de los manuales
de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad.

2. Manual de organización:

Este manual debe incluir los siguientes datos:

 Logotipo de la organización
 Nombre de la organización
 Numero de paginas
 Sustitución de paginas
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización
 Clave de la forma

Índice o contendido; relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.

Prólogo, introducción o ambos; el prólogo es la representación que hace del manual

alguna autoridad de la organización y la introducción es una breve explicación del
contenido del documento.
Antecedentes históricos; descripción de la Génesis de la organización o del área descrita
en el manual.
Atribuciones; transcripción textual y completa del artículo, clausula, considerando o punto
que explica las facultades conferidas a la organización.
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Estructura orgánica; descripción ordenada de las unidades administrativas de una

organización en función de sus relaciones jerárquicas.
Organigrama; es la representación gráfica de la estructura de una organización.
Misión; este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para
orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Funciones; es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica.

3. Manual de procedimientos:
Identificación:
Este manual debe incluir en primer término los siguientes datos:
 Logotipo de la organización
 Nombre de la organización
 Denominación y extensión del manual
 Lugar y fecha de la elaboración
 Numeración de paginas
 Sustitución de paginas
 Unidades responsables de su elaboración
 Calve del formato

Prólogo, introducción o ambos; El prólogo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

La introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos,

ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.

Índice; es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del

documento.

Contenido; Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso
de un manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización.

Objetivo; Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento

.
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Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos; Esfera de acción que cubre el

procedimiento.

4. Manual de gestión de la calidad:

Identificación
Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:
 Logotipo de la organización.
Nombre de la organización.
 Nombre del manual.
 Código que lo identifica
 Nivel o número de revisión.
 Página.
 Edición
 Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

Índice o contenido; relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento, que debe incluir la sección o capítulo, la referencia o renglón específico del
contenido y la página correspondiente.

Introducción; presentación de la situación, compromisos y lineamientos para la

implementación del sistema de gestión de la calidad basado en las normas ISO 9000:
2000 Sistemas de gestión de calidad.

Alcance; área de influencia establecida para la aplicación del sistema de gestión de la

calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variará
debido a las exclusiones que se realicen.

Directrices de calidad; declaración que establece el compromiso de lograr la satisfacción

de clientes y una buena relación con proveedores, a través del mejoramiento continuo de
precios, calidad, servicio, comunicación e innovación tecnológica.
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5. Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad:

Matriz de responsabilidades; enunciados que formula cada unidad administrativa de la
organización, por lo general a nivel dirección y gerencia, en los que se establece en forma
general la responsabilidad que asumen en relación con el sistema de gestión de la
calidad.

6. Mapa de procesos
Interacción de procesos; interrelación de procesos claves (procesos operativos críticos
para el éxito de una organización, alineados con su razón de ser), con procesos
estratégicos (procesos orientados a la correcta gestión de la alta dirección que
proporcionan directrices a todos los demás procesos) y con procesos de soporte
(procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos).
Representación de procesos y procedimientos; matrices escritas y gráficos con
simbología que refieren y explican cómo interactúan la gestión de los procesos con los
procedimientos.

7. Sistema de gestión de calidad

Requisitos generales y de la documentación; documentación que sustenta el sistema de
gestión de la calidad, la cual está integrada por las generalidades, manual de calidad,
control de documentos y control de registros.

Responsabilidades de la alta dirección; asignación a órganos específicos de la alta

dirección del compromiso de asegurar que se documente, implante y mantenga el
sistema de gestión de la calidad con un enfoque en el cliente, basado en la política de
calidad y la planificación (procedimientos, indicadores de eficacia y seguimiento del
sistema). Asimismo, el manejo de la autoridad, responsabilidad, comunicación y revisión
de la alta dirección.
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8. Gestión de recursos:
Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo; forma de asignar los recursos
de acuerdo con su disponibilidad, competencias y condiciones de higiene y seguridad,
que implica garantizar la adecuación de las condiciones, los espacios, el mobiliario y
equipo y los servicios de apoyo necesarios para el logro de los objetivos de la calidad.

Procesos operativos; revisión de los procesos para elaborar los productos y prestar los
servicios considerando los elementos siguientes:
 Planificación.
 Procesos relacionados con el cliente:
 Diseño y desarrollo.
 Compras.
 Control de la elaboración del producto, prestación del servicio o ambas
 cosas.
 Control de los dispositivos de seguimiento y medición.
Medición, análisis y mejora; para demostrar la conformidad del producto y/o servicio,
asegurar la conformidad y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la
calidad, se deben efectuar el seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente.

9. Procedimiento general para elaborar manuales

administrativos:
Diseño del proyecto; la tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y
objetividad posibles para no confundir a quien los consulta.

Responsables; para iniciar los trabajos que conducen a la preparación de un manual es

indispensable que no se diluya en diversas personas la responsabilidad de conducir las
acciones, por lo que debe designarse a un coordinador general, auxiliado por un equipo
técnico integrado por líderes de proyecto, asistentes y analistas, que dirija su diseño,
implementación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido
y presentación de la información.
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Preguntas:
1. ¿Qué son los manuales administrativos y como se clasifican?
Los manuales administrativos, son herramientas muy importantes en el área de la
administración, ya que buscan la mayor calidad y efectividad en la ejecución del trabajo
asignado al personal para alcanzar los objetivos de la empresa.
Se clasifican de la siguiente forma:
Por su contenido, son algunos manuales que son parte de esta primera clasificación en
los cuales se encuentran, historia de la empresa, organización de la empresa, políticas de
la empresa, procedimientos de la empresa, de puestos, de técnicas.
Por su función específica, depende del área donde se va aplicar, puede ser en el área de
ventas, de compras, de finanzas, de personal, de créditos y cobranzas, otras funciones.
Por su naturaleza o área de aplicación, se encuentran los manuales macro
administrativos, meso administrativos y micro administrativos.
Por su ámbito, se clasifican en generales y específicos, los generales son aquéllos que
tienen información ordenada y sistematizada acerca de toda la estructura de la
organización, los específicos contienen información ordenada y sistematizada acerca de
la estructura de un área específica de la organización.

2. ¿Qué es un manual de organización?

Es un documento de control administrativo que su propósito, es orientar al personal de la
empresa en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo,
asimismo definir responsabilidades, evitar duplicidades e identificar cualquier
incumplimiento, funciona como instrumento de apoyo para el control, evaluación y
seguimiento de los objetivos de la empresa.

3. ¿Qué es un manual de procedimientos?

Permite que una empresa funcione de una manera correcta, ya que es en donde se
establecen las categorías, políticas, normas, reglamentos, sanciones y todo lo que sea
referente a la gestión de la organización.
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4. ¿Qué es un manual de gestión de la calidad?

Es un instrumento de trabajo que contiene un conjunto de normas y tareas que se
desarrolla en cada función de sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basado en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que se establecen como
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas.

5. ¿Qué es una matriz de responsabilidades?

Es una herramienta que permite gestionar la asignación de responsabilidades y dar
seguimiento a las tareas que forman el proyecto de trabajo en equipo, facilita la
comunicación entre todos y vuelve más ágil el proceso de toma de decisiones.

6. ¿Qué es un mapa de procesos?

Es un esquema que nos permite obtener de forma fácil y rápida, una percepción del
conjunto de la empresa y de las actividades que se llevan a cabo, su función consiste
principalmente en la capacidad de recordar una imagen de la compañía de forma
unificada.

7. ¿Qué es un sistema de gestión de calidad?

Es un método que permite a cualquier empresa planear, ejecutar y controlar las
actividades necesarias para el desarrollo de la misión, que desean que sus productos y
servicios cumplan con los máximos estándares de calidad, los cuales son medidos a
través de los indicadores de satisfacción de los usuarios.

8. ¿Qué es la gestión de recursos?

Es el proceso de planificación, programación y asignación de los recursos y actividades
del equipo, pueden abarcar desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las
herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados.

9. ¿Cuál es el procedimiento en la elaboración de un manual

administrativo?
Planificación del Trabajo, esta parte se conforma por un grupo de trabajo encargado de la
elaboración de los manuales, puede ser conformado por un representante de cada una
de las unidades administrativas de la empresa, también se establece cuáles serán las
herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar
los manuales, como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las
actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.
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Búsqueda de la Información, ya que se cuenta con la planificación del trabajo, se

comienza a obtener la información necesaria para la elaboración de los manuales, según
las herramientas de estrategia establecidas previamente y las técnicas investigativas
seleccionadas, la búsqueda de la información se puede realizar mediante:
Investigación documental, maneja la búsqueda de todos los documentos impresos o
electrónicos en los cuales se obtenga información sobresaliente para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales.

Diagnóstico Empresarial:

1. Analice las ventajas y desventajas de los manuales

administrativos, de Organización, procedimientos y gestión de
calidad en su empresa u organización.
Ventajas:
Es una fuente o registro que tiene las empresas sobre el trabajo a realizar Apoyan a
establecer los objetivos, políticas, procedimientos, funciones, gestiones dentro de la
organización
Se evitan procedimientos incorrectos y falta de coordinación
Se aumenta la comunicación y coordinación en el trabajo
Se delega de forma correcta ya que hay instrucciones de los procesos
Desventajas:
Si se realizan de manera incorrecta o con la información incompleta se puede llegar a
tener problemas en las gestiones
El costo de realizarlos puede ser alto y el tiempo en crearlos
Se debe de realizar actualizaciones constantes para que no pierdan su efectividad

2. Analice las ventajas y desventajas de la matriz de

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responsabilidades y mapa de procesos en su empresa u

organización.
Ventajas:
La matriz de responsabilidades ayuda a eliminar problemas de división de las tareas.
También permite saber quién es el responsable por cada tarea, resulta más sencillo
realizar la información sobre el estatus del proyecto.
La matriz de roles y responsabilidades permite que la distribución de trabajo sea más
justa y adecuada dentro de la organización.
Se puede Identificar los procesos internos y documentarlos de manera más efectiva.
Desventajas:
Compromiso con resultados frente a cumplimiento de responsabilidades y procesos.
Procesos y clientes frente a departamentos y jefes.
Participación y apoyo frente a jerarquización y control de procesos
Responsabilidad sobre el proceso frente a autoridad

3. Analice las ventajas y desventajas del sistema de gestión de

calidad y gestión de recursos en su empresa u organización.
Ventajas:
Control del desempeño de los procesos y de la organización
Mejora la imagen de productos y servicios de la organización
Aprendizaje organizacional y la capacitación de los trabajadores de la empresa
Incrementa la posición competitiva de la empresa
Mejorar la calidad de análisis e información real de la empresa
Desventajas:
El coste de los sistemas y la actualización
El periodo de adaptación, para que se utilice los sistemas de manera correcta
Adaptar procesos de otras empresas y no basarse en la organización actual
No contar con un criterio de calidad para la selección del personal

4. Determine qué medidas recomendaría para corregir las

desventajas de los
Manuales administrativos, organización, procedimientos y gestión de calidad en su
empresa.
Que se tuviera mayor participación de los empleados, dado que una persona externa al
realizarlos puede tener un panorama diferentes de cómo se realizan los procesos,
funciones y que se abocara a diferentes colaboradores ya que son ellos los que trabajan
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día con días y conocen como se están efectuando los procesos, la manera correcta de
hacerlos y en donde se debe de corregir para que funcione de manera efectiva y que el
coste invertido sea aprovechado por la organización.

5. Determine qué medidas recomendaría para corregir las

desventajas en el sistema de gestión de calidad y gestión de
recursos en su empresa.
Que se hagan auditorias frecuentes, lo más recomendable es que una empresa externa
lo haga, dado que ellos darán los puntos de mejora y los procesos o inconsistencias de la
organización de forma imparcial que será de beneficio para pala organización y en donde
deben de mejorar, también que se realice al momento de la implementación participar
para que los procesos sean establecidos en la realidad de la empresa y no basarse en
criterios de otra organización.
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Conclusiones:
Los manuales administrativos son funcionales para seguir procesos y procedimientos
dentro de las organizaciones solo hay que tomar en cuenta que muchas veces esos
manuales si no son revisados y actualizados también puede detener funcionamientos
correctos dentro de las empresas porque vivimos en tiempos muy cambiantes donde las
actividades son variables, el caso de un banco se podría decir que los manuales se
mantienen porque aunque se agreguen nuevos productos la forma de cambiar un cheque
no cambiaría o de realizar un deposito, como pasaría en una empresa comercializadora o
productora.
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BIBLIOGRAFIA

(McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, 2017)