LISTA DE CHEQUEO DE NÓMINA

1 No deben existir liquidaciones con nóminas adicionales (pre nómina)

Revisión: En consulta de pre nómina y acumulados se filtra por TIPO DE NÓMINA no debe
aparecer la A (Sale N, P, V)

2 El sueldo de contratos debe ser igual al sueldo de pre nómina.

3 Todas las cuentas deben ser consignación se filtra en contratos forma de pago y todos deben
ser:

 FORMA DE PAGO G
4 Correr el informe de control, ubicado en Kactus Report de diferencia contratos – escala salarial,
si todo está correcto, este informe no debe reportar ningún funcionario.

Si reporta algún funcionario hay inconsistencia entre los sueldos de contratos Vs. Sueldos
cargos y se debe revisar e informar para corregir.

5 Cantidad de días liquidados por asignación mensual, no debe ser superior a 30 días por mes.

Revisión: Conceptos

 1101 ASIGNACIÓN MENSUAL

 1102 PENSIÓN
 1115 APOYO SOSTENIMIENTO LEY 789
6 Revisar y confirmar que las Regionales hayan reportado las incapacidades desde el proceso de
la nómina y que se esté reflejando el pago de los días que correspondan por incapacidad para
los Servidores Públicos.

 1217 LICENCIA DE MATERNIDAD

 1232 LICENCIA DE PATERNIDAD
 1218 INCAPACIDAD ACCIDENTE DE TRABAJO
 1219 INCAPACIDAD HOSPITALARIA
 1221 INCAPACIDAD GENERAL
 1222 INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD PROFESIONAL
El concepto 1104 SUBSIDIO DE ALIMENTACIÓN debe ser proporcional a los días laborados.

REVISIÓN APRENDICES

7 Para los apéndices se debe revisar:

1. Que no tengan deducciones el único descuento que puede tener es por el concepto
11151 (APOYO SOSTENIMIENTO 789 (AJUSTE).
2. Que las incapacidades se esté pagando por el 16.67% del SMLV
3. Que la licencia de maternidad y las incapacidades de accidente de trabajo se estén
pagando por el 100%.
4. Que el valor de la nómina no supere el SMLV.
5. Realizar los cambios de etapa en las fechas correspondientes así sea un solo día de
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nómina como productivo se debe pagar todo el mes como productivo y realizar el
correspondiente ajuste en negativo para pagar correctamente la nómina.
6. Informar con tiempo los cambios de documentos de tarjeta de identidad a cédula para
que no se presenten rechazos de nómina.
8 Revisar y confirmar que las Regionales hayan reportado las incapacidades desde el proceso de
la nómina y que se esté reflejando el pago de los días que correspondan por incapacidad para
los Aprendices.

 1230 LICENCIA MATERNIDAD APRENDIZ

 1218 INCAPACIDAD GENERAL APRENDIZ
 1234 INCAPACIDAD HOSPITALARIA APRENDIZ
 1235 INCAPACIDAD ACC TRAB APRENDIZ
REVISIÓN PENSIONADOS

9 Revisar en contratos que todos los pensionados se encuentren en el centro de costo 6070, se
filtra por Centro de Costo y Descripción Clase Nómina (PENSIONADOS).

10 Revisar mes a mes los siguientes conceptos de pensionados y validar si están correctos.

 1102 PENSION
 11021 PENSION (AJUSTE)
 11022 RELIQUIDACION PENSION AJUSTE SIN SSS
 1120 REAJUSTE PENSION A 94
 11201 REAJUSTE PENSION A 94 (AJUSTE)
 1130 REAJUSTE PENSION A94 COMPLEMENTO
 1306 MESADA PENSIONAL JUNIO
 13061 MESADA PENSIONAL JUNIO (AJUSTE)
 1307 MESADA PENSIONAL DICIEMBRE
 13071 MESADA PENSIONAL DICIEMBRE (AJUSTE)
 20011 APORTE PENSION (AJUSTE - EGRESO)
11 Revisar que no se esté pagando por nómina auxilio educativo a los pensionados por los
conceptos: (pre nómina)

 1213 AUXILIO EDUCATIVO

 12131 AUXILIO EDUCATIVO AJUSTE
12 Se debe revisar que se esté respetando la capacidad de descuento del 50% a los pensionados,
se debe tomar el valor de la pensión menos los descuentos de ley, esto se divide en dos y ese es
el valor mínimo a pagar por nómina.

13 Los pensionados no debe tener descuentos de retención en la fuente, los que son de prototipo
13 PENSIONADOS CSYV EXTERIOR, no deben tener descuento de salud en la nómina.

REVISIÓN EMPLEADOS PÚBLICOS

14 No deben existir ajustes grandes por conceptos de pago de bonificación, ni de quinquenios.

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 12081 BONIFICACIÓN (AJUSTE)

 14081 PRIMA QUINQUENAL SEGUNDA QUINCENA (AJUSTE)
 14071 BONIFIACACIÓN T.O. (AJUSTE)
Se debe garantizar que se pague la bonificación del 35% a todos los Servidores públicos incluso
los auxiliares G01, se debe revisar que tengan derecho a los conceptos 1208, 1407 y que no se
haya pagado en el año vigente.

15 Se debe revisar que existan ajustes a la prima de localización con la observación de las
comisiones realizadas por los funcionarios en el mes inmediatamente anterior por el concepto.

 1109 PRIMA DE LOCALIZACIÓN (Positivo)

 11091 PRIMA DE LOCALIZACIÓN (AJUSTE) (Negativo)
El concepto de ajuste siempre debe ser negativo si esta positivo debe estar debidamente
justificado y esto es en casos esporádicos. Este ajuste no puede ser mayor al valor de la prima
de localización mensual.

EP: 1.837.215 y T.O: 221.352 Vigencia 2018

16 Cantidad horas extras diurnas no debe ser superior a 10 horas por mes.

 1201 HORAS EXTRAS DIURNAS

 12011 HORAS EXTRAS DIURNAS (AJUSTE) (En los retroactivos y SSEMI)
17 Cantidad horas extras nocturnas no debe ser superior a 20 horas por mes.

 1202 HORAS EXTRAS NOCTURNAS

 12021 HORAS EXTRAS NOCT. (AJUSTE) (En los retroactivos y SSEMI)
18 El pago de recargo nocturno es para los que tengan horario de 6:00 p.m. a 6:00 a.m. de
reconocimiento justificado.

 1203 RECARGO NOCTURNO

 12031 RECARGO NOCTURNO (AJUSTE) (En los retroactivos y SSEMI)
19 El pago de dominicales y festivos es de reconocimiento esporádico y justificado.

 1204 HORAS DOMINICALES Y FESTIVOS

 12041 HRS DOM. Y FESTIVOS (AJUSTE) (En los retroactivos y SSEMI)
20 Excepción en horas extras UNICAMENTE CON CONDUCTORES que pueden reportar un TOPE DE
80 horas extras (60 HEN Y 20 HED), si reportan dominicales seria (60 HEN, 20 HED, 10
dominicales).

21 Verificar que los embargos se estén manejando por la ventana de embargos directamente.

 2006 EMBARGO ALIMENTOS II (%SALARIO)

 2007 EMBARGO DE ALIMENTOS I (%SUELDO)
 2036 EMBARGO ALIMENTOS (%SALARIO-CON SALDO)
 2008 EMBARGO CIVIL I (%SALARIO)
 2009 EMBARGO CIVIL II (%SUELDO)
 2010 EMBARGO CIVIL III EXCEDA 1/5 SMLMV
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 2013 EMBARGO DE ALIMENTOS (VALOR)

 2014 EMBARGO CIVIL IV VALOR
 2018 EMBARGO ALIMENTOS (%SALARIO SIN QUIN)
 2021 EMBARGO EXCEDA 1/5 (SALARIO)
Para realizar ingresos, cambios e inactivaciones a los embargos se debe realizar directamente
desde la ventana embargos únicamente, la novedad de la nómina no se debe tocar ni eliminar.

22 Que los conceptos de reconocimiento de Coordinación estén liquidados sobre el cargo titular
del funcionario por el 20% del sueldo.

 1116 RECONOCIMIENTO COORDINACIÓN DEC248/2004

 11161 RECONOCIMIENTO COORDINACIÓN (AJUSTE)
El concepto de ajuste se utiliza únicamente cuando se realizó un mal pago y/o el funcionario
esta en vacaciones en el mes que se quiere pagar ese ajuste.

23 Que los conceptos de reconocimiento de Prima de Coordinación estén liquidados sobre el cargo
titular del INSTRUCTOR por el 20% del sueldo.

 1108 PRIMA DE COODINACIÓN

 11081 PRIMA DE COODINACIÓN (AJUSTE)

El concepto de ajuste se utiliza únicamente cuando se realizó un mal pago y/o el funcionario
esta en vacaciones en el mes que se quiere pagar ese ajuste.

24 Los que tengan préstamo de vivienda deben tener los conceptos:

 3002 PRESTAMO DE VIVENDA II

 3009 SEGURO DE INCENDIO (VIVIENDA) (Fija)
 3010 SEGURO DE VIDA (VIVIENDA) (Fija)
El concepto seguro de vida se debe modificar mes a mes según el nuevo saldo del crédito.

25 Se debe revisar que solo exista una única novedad, este no se puede pasar del 10% mensual y
el 20% sobre las primas:

 3014 AHORRO FONDO DE VIVIENDA

26 Se debe revisar que el valor de la prima técnica factor salario este cargado en contratos, este se
liquida automáticamente y cuando tengan días de vacaciones por estos días no se paga este
concepto.

 1106 PRIMA TECNICA FACTOR SALARIO

 11061 PRIMA TECNICA F/S (AJUSTE) (En los retroactivos y errores en el pago)
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27 Se debe revisar que el valor de la prima técnica no factor salario la debe cargar por novedades
de nómina, esta se liquida según la novedad, si el funcionario esta en vacaciones se paga
completo.

 1105 PRIMA TECNICA NO FACTOR SALARIO

 11051 PRIMA TECNICA NO F/S (AJUSTE) (En los retroactivos y errores en el pago)
28 Ningún sueldo puede ser superior al del Director General.

 Año 2018 ($12.458.299)

29 Revisar si los sueldos más altos en cada una de las Regionales si corresponden, se filtran por
Descripción Cargo.

 Director de Área y Secretario $9.697.833

 Subdirector de Centro G02 $5.612.320
 Director Regional A G08 $7.566.301
 Director Regional B G07 $7.297.326
 Director Regional C G05 $6.908.371
 Director Regional C G04 $6.173.561
Se debe revisar que solo este un cargo por persona en especial el director general.

30 Todos los T.O. deben tener liquidado el concepto 5210 SINTRASENA – APORTES.

31 Todos los afiliados a SINDESENA deben tener liquidados los conceptos:

 5201 SINDESENA – APORTES

 6024 SINDESENA APORTE SOLIDARIDAD (automático)
 6025 SINDESENA - SEGURO DE VIDA (Por solicitud del sindicato)
 6030 SINDESENA - DESCUENTOS ESPECIALES (Por solicitud del sindicato son
ocasionales)
 32011 SINDESENA APORTES (AJUSTE) (En los retroactivos y SSEMI)

Cada regional debe enviar un correo al Grupo de Administración de Salarios indicando que hay
una nueva afiliación o desafiliación de Sindesena para colocar o quita el de contratos la opción
de sindicalizado.

32 Se debe garantizar que los descuentos de Ley en la nómina estén correctamente liquidados,
esto con el fin de no afectar la SS, los conceptos a revisar son:

 2002 APORTE SALUD (automático)

 20021 APORTE SALUD (AJUSTE - EGRESO)
 2001 APORTE PENSION (automático)
 20011 APORTE PENSION (AJUSTE - EGRESO)
 2003 FONDO SOLIDARIDAD PENSIONAL (automático)
 20031 FONDO DE SOLIDARIDAD (AJUSTE - EGRESO)
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 2000 FONDO DE SUBSISTENCIA LEY 797/2003 (automático)

 20001 FONDO (AJUSTE) SUBSISTENCIA LEY 797/03

Los conceptos de ajuste se utilizan únicamente cuando al funcionario nuevo se le haya pagado
únicamente seguridad social y en casos esporádicos.

32 Se debe garantizar que los descuentos de SS en la nómina estén correctamente liquidados, para
estos se hace la suma de los conceptos que hacen base, después se saca el 4% y se verifica que
este sea el mismo valor descontado en la nómina en los conceptos 2001  y 2002 los cuales
deben ser iguales los valores:

Concept
Nombre Concepto
o
1101 ASIGNACION MENSUAL
11011 ASIGNACION MENSUAL (AJUSTE)
1102 PENSION
11021 PENSION (AJUSTE)
1106 PRIMA TECNICA FACTOR SALARIO
11061 PRIMA TECNICA F/S (AJUSTE)
1109 PRIMA DE LOCALIZACION
11091 PRIMA DE LOCALIZACION (AJUSTE)
1115 APOYO SOSTENIMIENTO LEY 789
1201 HORAS EXTRAS DIURNAS
12011 HORAS EXTRAS DIURNAS (AJUSTE)
1202 HORAS EXTRAS NOCTURNAS
12021 HORAS EXTRAS NOCT. (AJUSTE)
1203 RECARGO NOCTURNO
12031 RECARGO NOCTURNO (AJUSTE)
1204 HORAS  DOMINICALES Y FESTIVOS
12041 HRS DOM. Y FESTIVOS (AJUSTE)
1208 BONIFICACION
12081 BONIFICACIONES EP (AJUSTE)
1217 LICENCIA DE  MATERNIDAD
12171 LICENCIA MATERNIDAD  (AJUSTE)
1218 INCAPACIDAD ACCIDENTE DE TRABAJO
INCAPACIDAD ACCIDENTE DE TRABAJO
12181
(AJUSTE)
1219 INCAPACIDAD HOSPITALARIA
12191 INCAPACIDAD HOSPITALARIA (AJUSTE)
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1221 INCAPACIDAD GENERAL

RECONOCIMIENTO INCAPACIDAD SENA
12211
(AJUSTE)
INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD
1222
PROFESIONAL
INCAPACIDAD ENFERMEDAD PROFES
12221
(AJUSTE)
1230 LICENCIA MATERNIDAD APRENDIZ
1232 LICENCIA DE PATERNIDAD
12321 LICENCIA DE PATERNIDAD (AJUSTE)
1233 INCAPACIDAD GENERAL APRENDIZ
1234 INCAPACIDAD HOSPITALARIA APRENDIZ
1235 INCAPACIDAD ACC TRAB APRENDIZ
1407 BONIFICACION TO
14071 BONIFICACIONES TO (AJUSTE)
33 Se debe garantizar que los siguientes descuentos aparezcan por nómina exclusivamente
cuando a un funcionario nuevo se le ha pagado únicamente la seguridad social y no la nómina
casos esporádicos.

 11012 ASIGNACION MENSUAL AJUSTE SIN SS

 11092 PRIMA DE LOCALIZACION AJUSTE SIN SS
 11042 SUBSIDIO DE ALIMENTACION AJUSTE SIN SS
 11032 AUXILIO DE TRANSPORTE AJUSTE SIN SS (Solo TO)
34 Generar listado de todos los funcionarios que ingresaron en contratos durante el mes
correspondiente en cada una de sus regionales y revisar que esas personas tengan creadas
todas las cuentas de BAN (Bancos), AFP (Pensión) , EPS (Salud) , ARL (Positiva) , CCF (Caja de
compensación familiar) y AFC (Administradora fondo de cesantías FNA).

 Aprendices Alternativo son 3 cuentas

 Aprendices Lectiva son 2 cuentas
 Aprendices Productiva son 3 cuentas
 Empleados Públicos y T.O. son 6 cuentas
 Pensionados Jubilación son 3 cuentas (aportan a pensión)
 Pensionados otros son 2 cuentas
Todos los BAN son entidad 7 Bancolombia y la sucursal el banco del funcionario, este trámite se
realiza por CUENTAS POR EMPLEADO.

35 El valor neto del resumen de la nómina, debe ser igual al valor total del listado de magnético.

36 Realizar liquidaciones manuales aleatorias de diferentes conceptos pagados y descontados a

funcionarios públicos y trabajadores oficiales, confirmando la consistencia de liquidación del
sistema.

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37 No deben de haber devoluciones de deducciones dentro de los devengados por concepto de

ajuste.

CONCEPTOS NO DEBEN EXISTIR EN NÓMINA

38 Verificar que no estén reportados en la nómina los siguientes conceptos: (pre nómina)

 1111 SUBVENCIÓN VEHÍCULO

 1110 VIÁTICOS
 1501 VIÁTICOS OCASIONALES AL EXTERIOR
 1502 VIÁTICOS OCASIONALES NACIONALES
 1211 AUXILIO DE ENTIERRO DE FAMILIARES
 1215 VACACIONES EN DINERO (indemnización de vacaciones)
 16041 APORTE PENSIÓN (AJUSTE) (automático)
 16042 APORTE SALUD (AJUSTE) (automático)
 1231 AUXILIO EDUCATIVO PENSIONADOS
39 Verificar que no estén reportados en la nómina a partir del mes de junio 2014 los siguientes
conceptos: (pre nómina)

 3003 PRÉSTAMO DE VIVIENDA I (3002)

 3015 PRÉSTAMO DE VIVIENDA II AJUSTE (3002)
 3016 PRÉSTAMO DE VIVIENDA I AJUSTE (3002)
 3020 PRÉSTAMO CALAMIDAD DOMESTICA II (3005)
 30051 PRÉSTAMO CALAMIDAD DOMÉSTICA AJUSTE (3005)
 30061 PRÉSTAMO EDUCATIVO T.O AJUSTE (3006)
 30011 LIBRANZA SERVICIO MÉDICO AJUSTE (3001)
 30041 PRÉSTAMO FONDO AHORRO VIVIENDA AJUSTE (3004)
 30081 RESPONSABILIDADES PENDIENTES AJUSTE (3008)
40 Verificar que no estén reportados en la nómina a partir del mes de marzo de 2017 el siguiente
concepto: (pre nómina)

 2025 RETENCION EN LA FUENTE MINIMA

 20251 AJUSTE RETENCION EN LA FUENTE MINIMA
PROCESO REVISIÓN ENCARGOS

1 Cuando se realice una prórroga de encargo no se debe correr el proceso de actualización de

encargo esto es un ERROR, pues se cambia toda la historia del encargo, lo único que se debe
hacer es cambiar la fecha de terminación.

ACTUALIZCIÓN DE ENCARGOS se realizar única y exclusivamente cuando se CREA un nuevo

encargo ó se TERMINA el encargo definitivamente.

2 Cuando se realice encargos se debe revisar que la información en contratos está el nuevo
cargo, el sueldo y la fecha de sueldo correcta, además se debe garantizar que no se borre la
prima de localización y la prima técnica factor salarial.

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Si esto sucede se debe informar para incluirla UNICAMENTE, a las regionales y/o centros que
tenga derecho a percibirla.

3 Se debe garantizar que el pago de la nómina este acorde a la fecha del inicio del encargo, el
sistema las liquida y se procede a realizar la revisión manual de este valor.

Si la fecha es del mes anterior al pago de la nómina se deben realizar los ajustes manuales
respectivos, garantizando el pago correcto de la nómina.

PROCESO REVISIÓN PRIMAS

1 Cuando se liquiden primas, se debe proceder a exportar en Excel la base del concepto y
proceder a realizar liquidaciones manuales de las primas en las bases más altas para verificar la
veracidad de la liquidación en el sistema.

2 Cuando se liquiden primas, primero que todo se debe revisar que no esté duplicada la
información de viáticos cargada en el correspondiente semestre.

3 Cuando se liquiden primas se debe proceder a revisar que los viáticos que estén cargados al
sistema estén únicamente por los conceptos:

 1501 VIATICOS OCASIONALES EXTERIOR

 1502 VIATICOS OCASIONALES NACIONALES
PROCESO REVISIÓN RETROACTIVO

1 Después que cada regional corra el retroactivo, se debe revisar que el concepto de prima
localización no se haya borrado, si se borró informar para incluirla UNICAMENTE, a las
regionales y/o centros que tengan derecho a percibirla.

 1109 PRIMA DE LOCALIZACIÓN

 11091 PRIMA DE LOCALIZACIÓN (AJUSTE)
2 Revisar en pre nómina los ajustes más altos en cada una de las Regionales y hacer los ejercicios
manuales para verificar la consistencia de la información en el sistema.

3 Se debe realizar liquidaciones manuales aleatorias por los conceptos que se están ajustando
para verificar consistencia del aplicativo. En este caso se debe tener mucho cuidado con los
ajustes en vacaciones de las personas que tienen prima de localización, ya que los
funcionarios que recibieron pago de vacaciones dentro de las nómina de enero y febrero,
dentro del ajuste se debe verificar y garantizar que el sistema no esté tomando para liquidación
del ajuste el concepto de la prima de localización ni diferencia de la prima de localización entre
2016 y 2017.

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