Gestión de repositorios digitales con DSpace 2022

Curso de formación online

GESTIÓN DE REPOSITORIOS DIGITALES CON DSPACE

Módulo 2: Descripción funcional y

administración

Elaborado por Ricardo Eito Brun

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Gestión de repositorios digitales con DSpace 2022

Contenidos
1. Objetivos del módulo ................................................................................................................. 3
2. DSpace para el usuario final ..................................................................................................... 3
2.1. Navegación a través de la estructura del sitio ................................................................... 3
2.2. Refinar resultados y búsqueda por facetas ....................................................................... 6
2.3. Búsqueda Avanzada .......................................................................................................... 7
2.4. Visualización de documentos y metadatos ........................................................................ 9
2.5. Registro de usuarios ........................................................................................................ 10
2.6. Difusión mediante RSS .................................................................................................... 11
3. DSpace para autores y editores .............................................................................................. 12
3.1. Envío de nuevos ítems al repositorio ............................................................................... 12
3.2. Revisión y aprobación de nuevos envíos ........................................................................ 16
4. DSpace para administradores ................................................................................................. 19
4.1. Alta de usuarios ......................................................................................................... 19
4.2. Crear comunidades y colecciones ............................................................................. 20
4.3. Asignar permisos a usuarios ...................................................................................... 22
4.3.1. Crear un grupo de usuarios .............................................................................. 22
4.3.2. Asignar permisos a un grupo (Autorizaciones) ................................................. 24
4.3.3. Asignar permisos a un grupo (Editar colección) ............................................... 25
4.4. Administrar items ....................................................................................................... 26
4.5. Exportar e importar metadatos .................................................................................. 28
4.6. Embargos ................................................................................................................... 28
4.7. Definición de Metadatos ............................................................................................ 30
4.8. Relacionar Items ........................................................................................................ 31
5. Conclusiones ...................................................................................................................... 32

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1. Objetivos del módulo

En este módulo se describe la funcionalidad de DSpace desde distintas perspectivas:

 la del usuario que consulta contenidos del repositorio,

 la de los autores que envían contenidos y la de los revisores que los aprueban, y

 desde el punto de vista del administrador del repositorio.

El contenido de este módulo puede seguirse a través del sitio web de demo de DSpace
disponible en:

https://demo.dspace.org/xmlui/

El módulo se organiza en los siguientes apartados:

 DSpace para usuarios finales.

 DSpace para autores y editores de contenidos.

 DSpace para administradores.

Nota: En este módulo se describen distintas acciones que pueden completarse con DSpace.
Para realizar las prácticas, se recomienda leer el contenido en este orden: a) DSpace para
usuarios finales, b) DSpace para administradores, concretamente la creación de comunidades,
colecciones, usuarios, y la asignación de permisos, y c) DSpace para autores y editores de
contenidos.

2. DSpace para el usuario final

Desde una perspectiva del usuario final, que consulta los documentos del repositorio,
DSpace permite buscar documentos y navegar a través de las distintas agrupaciones
documentales que haya establecido el administrador del repositorio.

En DSpace podemos identificar las siguientes funciones para el usuario “lector” de

documentos:

 Navegación a través de las agrupaciones documentales del sitio.

 Búsqueda cualificada.

 Búsqueda en texto completo.

Nota: En DSpace se pueden usar dos configuraciones de la interfaz de usuario: XMLUI y

JSPUI. En este módulo se usará la primera de ellas.

2.1. Navegación a través de la estructura del sitio

DSpace organiza sus contenidos en comunidades y colecciones. Una comunidad
contará con una o más colecciones, y los documentos o ítems estarán siempre
asociados a una colección. Es posible establecer vínculos cruzados, de forma que un
mismo documento sea visible desde más de una colección.

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DSpace incluye, en el menú de navegación de la parte derecha de la página, un enlace

llamado Comunidades & Colecciones desde el que se pueden listar las comunidades y
colecciones del repositorio.

En el sitio de demo de DSpace, al hacer clic en este enlace se obtiene la vista que se
muestra a continuación, en la que aparece una única comunidad: Sample Community.
Esta contiene dos colecciones: Collection of simple items y Collection with embargo
feature…

En el siguiente ejemplo, tomado del repositorio de una universidad española, se ve el

listado de comunidades y colecciones que se muestra al hacer clic en ese enlace:

En este ejemplo, la comunidad Campus de Excelencia cuenta con cuatro colecciones:

Docencia Ceimar, Investigación preliminar, Tesis Ceimar y Trabajos Académicos Ceimar.
Tras el nombre de cada agrupación figura, entre corchetes, el número de items o
documentos que contiene cada una de ellas.

Es posible crear subcomunidades dentro de una comunidad. Esto se puede ver en la

ventana anterior, en la comunidad Departamentos, donde se han creado
subcomunidades para cada uno de los departamentos (Anatomía Patológica, Biología

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Celular…, Anatomía y Embriología Humana, etc.), y donde estas cuentan a su vez con
distintas colecciones.

Nota: Desde la versión 5 de DSpace, en la página que lista las comunidades y

colecciones es posible desplegar y ocultar el contenido de cada comunidad haciendo clic
en unos iconos que aparecen a la izquierda del nombre de cada comunidad (véase la
pantalla del sitio de Demo).

Desde la página Comunidades y Colecciones podemos navegar a la página específica

de cada comunidad o colección haciendo clic sobre su título. En esas páginas
encontraremos:

 La descripción de la comunidad o colección,

 Enlaces para listar sus ítems por título, autor, materia o fecha de publicación.

 El listado con los últimos ítems añadidos a dicha colección: “Envíos recientes”.

En el sitio de demo, la información para la colección Collection of Sample Items es la

siguiente:

La colección tiene asociada una imagen, una descripción textual y también se puede ver
la lista de últimos ítems añadidos (desplazándonos hacia abajo). En la parte superior de
la página se encuentran los enlaces Por fecha de publicación, Autores, Títulos y
Materias - situados debajo de LISTAR POR – que permiten listar todos los ítems de la
colección ordenados por esos campos.

Estos enlaces equivalen a los que aparecen, con el mismo nombre, en el menú lateral
derecho, debajo del literal Esta colección. El listado mostrará la lista de ítems paginada,
con unos enlaces para desplazarnos entre las páginas de resultados.

Nota: En el menú lateral derecho aparecen varios enlaces debajo de los literales Todo
DSpace y Esta colección. En ambos casos se trata de opciones para listar los ítems o
documentos. La diferencia es que las que están situadas debajo de Todo DSpace listan

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todos los documentos del repositorio; y las que están debajo de Esta colección, listan
todos los documentos de la colección en la que nos encontremos.

Las páginas correspondientes a las comunidades y colecciones también incluyen una

casilla de búsqueda que permite realizar búsquedas en el texto completo de los ítems en
la agrupación activa.

2.2. Refinar resultados y búsqueda por facetas

En los menús laterales de DSpace se nos muestra – justo debajo de los enlaces
disponibles para listar los documentos por título, autor, materia o fecha de publicación -,
unas facetas donde podemos ver los autores, materias o fechas más frecuentes en la
comunidad o colección activa.

Estas “facetas de búsqueda” son enlaces, y haciendo clic sobre sus entradas se
recuperarán los documentos del autor, materia o fecha seleccionada. En la
documentación de DSpace se usa el término Discovery para hacer referencia a la
funcionalidad que soporta esta búsqueda por facetas. Cada faceta lista los autores,
temas o fechas con una mayor ocurrencia en la agregación activa.

Concretamente, la documentación nos dice:

“Desde la perspectiva del usuario, la búsqueda por facetas (también llamada navegación
facetada, navegación guiada o búsqueda paramétrica) agrupa los resultados de la
búsqueda en múltiples categorías, mostrando cuantos documentos hay disponibles para
cada una de ellas, y permite al usuario refinar o restringir los resultados de su búsqueda
usando dichas facetas.”

En el sitio de demo de DSpace, las facetas se muestran en el menú lateral derecho,

debajo del literal DESCUBRE.

Podemos ver estas facetas en otros sitios de DSpace. Por ejemplo, en el repositorio de
la Universidad de Sevilla aparecen debajo del literal Afina tu búsqueda:

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En otro ejemplo, de la Universidad de Cádiz, aparecen las facetas debajo del literal
Destacados:

2.3. Búsqueda Avanzada

Además de buscar usando al casilla de texto disponible en el menú lateral o en la página
de acceso, DSpace ofrece una búsqueda avanzada para combinar varios criterios de
búsqueda.

Cada criterio de búsqueda se puede definir contra un campo o metadato del registro. En
la versión de demo de DSpace, se puede acceder al formulario de búsqueda avanzada
desde la página Buscar (a la que se accede haciendo clic en el botón IR situado a la
derecha de la casilla de búsqueda en la parte superior del menú lateral).

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En esta página, mostraremos los filtros haciendo clic en Mostrar filtros avanzados.

Se pueden definir búsquedas sobre los metadatos Título, Autor, Materia, Fecha y Tiene
fichero. Se pueden añadir más criterios a la búsqueda haciendo clic en el icono (+), y
eliminarlos haciendo clic en el icono (-).

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2.4. Visualización de documentos y metadatos

Desde la lista de ítems recuperados a través de una búsqueda o mediante las opciones
de navegación, se pueden mostrar los metadatos del documento haciendo clic sobre su
título. La página de visualización por defecto es la siguiente:

Junto a los metadatos básicos (título, autor, URL, colección a la que pertenece el
documento, fecha, etc.), aparecen los archivos asociados al ítem (pueden ser más de
uno). En esta página se pueden ver los metadatos completos haciendo clic en el enlace
Mostrar el registro completo del ítem.

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Esta página muestra todos los metadatos – basados en el esquema de metadatos Dublin
Core – asignados al ítem. Los metadatos se identifican por su nombre en el sistema
Dublin Core (se trata de un nombre en inglés precedido del prefijo dc.).

2.5. Registro de usuarios

DSpace permite el auto-registro de los usuarios. Es decir, un usuario externo puede
darse de alta en la base de datos de DSpace. La página de inicio incluye por defecto un
enlace llamado Registro, dentro del apartado Mi Cuenta. Al hacer clic en este enlace,
aparecerá una ventana como la siguiente:

El registro se hará en dos pasos: a) indicar una dirección de correo-e, y b) completar el

perfil. Tras indicar la dirección de correo-e, el usuario recibirá un correo-e para confirmar
su alta en el sitio; este correo-e incluirá un enlace para continuar con el proceso y
completar el resto de datos del perfil. Se añadirá el nuevo usuario al grupo de usuarios
“anónimo”.

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El perfil solicitará el nombre y apellidos, teléfono, idioma y contraseña. Una vez el

usuario se haya registrado, podrá suscribirse a colecciones para recibir correos-e cada
vez que se incorporen nuevos contenidos a la colección. La suscripción a colecciones se
hará desde la ventana Perfil, a la que se puede acceder - tras haber accedido al sistema
-, haciendo clic en el enlace MI CUENTA > Perfil del menú lateral derecho.

Nota: Si la política del repositorio permite - a los nuevos usuarios registrados - realizar
envíos a alguna colección, el nuevo usuario también dispondrá de la opción de menú
Envíos. Esto no es lo más habitual, ya que normalmente se restringirá la posibilidad de
hacer envíos a los usuarios pertenecientes al grupo “anónimo”.

2.6. Difusión mediante RSS

RSS es un protocolo técnico basado en XML para la difusión de metadatos en formato
estructurado. DSpace incorpora unos enlaces o URL que podemos usar para obtener un
archivo XML/RSS con los metadatos correspondientes a los últimos ítems añadidos al
repositorio.

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Concretamente, se pueden descargar los datos en tres variantes de RSS/XML: RSS

versión 1, RSS versión 2 y Atom. Estas opciones están disponibles en la parte inferior del
menú lateral derecho, debajo del literal RSS FEEDS.

Al seleccionar uno de estos enlaces, obtendremos un documento XML similar a este:

3. DSpace para autores y editores

Una de las ventajas de DSpace es que los autores pueden completar la publicación de
sus contenidos de forma autónoma, con un ciclo de aprobación rápido y ágil. Para crear
un ítem el usuario debe tener permisos de autor en al menos una colección. Esta sección
describe el envío de ítems al repositorio, así como su posterior revisión y aprobación por
parte de los administradores de la colección.

3.1. Envío de nuevos ítems al repositorio

Los usuarios con permisos para añadir ítems podrán hacer sus envíos siguiendo estos
pasos, tras iniciar una sesión de trabajo en DSpace con su usuario y contraseña:

1. En el menú de navegación de la, haremos clic en el enlace Mi Cuenta > Envíos.

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Haremos clic en este enlace y aparecerá la siguiente ventana:

2. Haremos clic en Comenzar un nuevo envío.

3. En primer lugar, seleccionaremos la colección donde queremos añadir el ítem,

usando para ello la lista desplegable, y pulsaremos Siguiente.

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4. El proceso de envío cuenta con seis pasos:

a. Describir – dividido en dos partes -,

b. Subir,

c. Revisar,

d. Licencia y

e. Completar.

Nota: Se trata de un proceso configurable, aunque en este apartado se describe

la configuración estándar disponible por defecto.

5. En la página Describir el ítem, se completarán los metadatos Dublin Core

correspondientes al nuevo documento. Los campos son auto-descriptivos y van
acompañados de una breve descripción. Completaremos los metadatos y
haremos clic en Siguiente. Aparecerá la segunda página donde podemos
completar la descripción.

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6. En esta página completaremos las palabras clave, el resumen, la información

sobre los patrocinadores y otra descripción adicional. En el caso de las palabras
clave, se puede usar el enlace Categorías temáticas para elegir la materia del
documento de una lista predefinida. Haremos clic en Siguiente para continuar.

7. A continuación se pueden subir los archivos. Es posible subir más de un archivo,

y para cada uno de ellos se puede añadir una descripción. Tras seleccionar el
archivo, haremos clic en Siguiente. Se mostrará una página donde se puede
revisar los metadatos asignados al nuevo ítem; se pueden hacer cambios
mediante los botones Corregir alguno de estos.

8. Si la información es correcta, haremos clic en Siguiente. DSpace mostrará el

texto con las condiciones de la licencia. Se trata de un texto genérico que cada
organización debe adaptar y cambiar como parte de la parametrización de
DSpace.

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9. Asumiendo que el autor está de acuerdo con los términos de la licencia, deberá
seleccionar la opción Conceder licencia y hacer clic en Completar el envío.
Aparecerá una página indicando que el envío se ha completado con éxito, y que
se tramitará según el flujo de aprobación asignado a la colección seleccionada.
Si la colección no tiene un flujo de revisión y aprobación asociado, el ítem estará
visible de forma inmediata.

10. En todo momento, el autor puede comprobar el estado de sus envíos haciendo
clic en el enlace Mi Cuenta > Envíos del menú lateral derecho.

Nota: Para que el texto completo del nuevo ítem se indexe y se generen las miniaturas,
se debe ejecutar el comando dspace filter-media desde la carpeta
C:\dspace\bin. En un entorno operacional, este comando se debe programar para
ejecutarse regularmente de forma desatendida (usando por ejemplo el crontab de
Linux)

3.2. Revisión y aprobación de nuevos envíos

Es posible aplicar ciclos de revisión y aprobación para los ítems publicados en una
colección determinada. Para hacer esto, se iniciará sesión como administrador en
DSpace, se navegará hasta la colección para la que queremos definir el ciclo de revisión,
y a continuación se hará clic en el enlace Contexto > Editar colección.

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Haremos clic en la pestaña Asignar roles:

En esta página contamos con distintas opciones: se puede indicar quien va a ser el
administrador o gestor de la colección, quién va a poder publicar en ella, quien puede
aceptar o rechazar los envíos (modificando o no los metadatos como parte de la
acepción del envío), y restringir los permisos de lectura sobre la colección.

Para indicar qué usuario o grupo de usuarios desempeñará cada función, haremos clic
en el botón Crear… Por ejemplo, para indicar qué usuarios van a poder aceptar o
rechazar envíos, haremos clic en el botón Crear… situado a la derecha de Etapa
Aceptar/Rechazar/Editar metadatos. Aparecerá una ventana donde podemos buscar
una persona o un grupo de usuarios:

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Buscaremos a la persona por su nombre, y lo añadiremos a la nueva función.

Guardaremos los cambios. A partir de ahora, este usuario verá, en la página de Envíos,
los envíos hechos por otros autores que están pendientes de su aprobación.

En la sección Tareas del flujo de trabajo, aparecerá una lista con los envíos pendientes
de aprobación. En primer lugar el editor debe Asumir la tarea (esto es así porque puede
haber varios editores para la misma colección, y es necesario distribuir la carga de
trabajo), y a continuación podrá aprobar o rechazar el envío.

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4. DSpace para administradores

Para completar las acciones descritas en este apartado, debe iniciarse una sesión de
trabajo con el usuario administrador del repositorio DSpace.

Los administradores de DSpace pueden completar distintas tareas, siendo las más
relevantes:

 La creación de comunidades y colecciones.

 El alta de usuarios, y la asignación de permisos.

 La gestión de los ítems.

 Exportar e importar ítems y metadatos.

 Embargos.

 Definición de metadatos.

4.1. Alta de usuarios

El administrador puede dar de alta nuevos usuarios y modificar los datos de los usuarios
existentes. Se hará esto a través del enlace Administrativo > Control de acceso >
Personas del menú lateral derecho.

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Desde esta página se pueden buscar y listar usuarios existentes, o crear nuevos
usuarios. Para dar de alta un nuevo usuario, haremos clic en Pulse aquí para añadir un
nuevo usuario.

En esta ventana se completarán los datos del nuevo usuario. Este recibirá un correo-e
con su contraseña en su dirección de correo-e.

Nota: Es también posible crear usuarios a través de la línea de comandos, usando la

orden que se indica a continuación. En este caso, sí se puede indicar una contraseña
para el nuevo usuario:

[dspace]/bin/dspace user --add --email [email protected] -g Juan

-s González --password contraseña.

4.2. Crear comunidades y colecciones

La creación de comunidades se hace mediante la opción de menú Contexto > Crear
comunidad. Aparecerá una ventana en la que se puede indicar el nombre de la

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comunidad, su descripción, un texto introductorio en HTML, el texto con los derechos de

copyright y un texto relativo a las novedades.

Se puede seleccionar una imagen que represente a la comunidad. Tras completar y

guardar estos datos, la página mostrará este aspecto:

Una vez se ha creado la comunidad, se pueden crear sus colecciones (y también sub-
comunidades, si fuese necesario). Para crear una colección, basta con ir a la página de
la comunidad (podemos hacerlo haciendo clic en Lista > Todo DSpace > Comunidades
& Colecciones, y luego en el título de la comunidad), y seleccionar Contexto > Crear
colección:

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En el formulario de creación de colecciones se puede indicar el nombre, descripción,

texto introductorio, copyright, novedades, licencia y origen, y añadir una imagen para la
colección. Conforme añadimos colecciones a las comunidades, éstas se listarán en la
página Comunidades & Colecciones.

4.3. Asignar permisos a usuarios

Una vez se dispone de usuarios, comunidades y colecciones, el administrador puede
indicar qué usuarios podrán publicar en cada colección. Para ello, es recomendable crear
grupos de usuarios que reúnan a los usuarios que van a compartir permisos. Por
ejemplo, todos los autores que van a poder añadir documentos en una determinada
colección se podrán incluir en un mismo grupo; posteriormente se dará el permiso a
dicho grupo, de forma que no será necesario dar permisos a cada uno de los usuarios
individualmente.

La asignación de permisos o autorizaciones puede hacerse de dos formas, que se

describen en los siguientes subapartados.

4.3.1. Crear un grupo de usuarios

Para crear un grupo de usuarios, el menú de administración incluye la opción
Administrativo > Control de Acceso > Grupos.

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Añadiremos un grupo mediante la acción Pulse aquí para añadir un nuevo grupo.

En este ejemplo, llamaremos al grupo Autores CEA. Para añadir personas a este grupo,
haremos clic en el botón Usuarios… (es posible buscarlos si conocemos su nombre).

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Para añadir los usuarios que se listan en la página, basta con hacer clic en el botón
Añadir situado a la derecha de cada uno de ellos, y después hacer clic en Guardar.

4.3.2. Asignar permisos a un grupo (Autorizaciones)

Una vez se ha creado el grupo, se le pueden asignar permisos sobre una comunidad o
colección. Se usará para ello la opción de menú Administrativo > Control de acceso >
Autorizaciones.

En esta ventana, haremos clic en la colección a la que queremos dar acceso.

Haremos clic en Pulse aquí para añadir un nuevo privilegio.

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Completaremos el formulario con el nombre del permiso y una descripción, y a

continuación eligiremos la acción y el grupo al que queremos dar dicho permiso.

A continuación podemos comprobar los nuevos permisos estableciendo una nueva

sesión de trabajo con uno de los usuarios del grupo Autores CEA.

4.3.3. Asignar permisos a un grupo (Editar colección)

También es posible asignar permisos para publicar en una colección editando las
propiedades de ésta. Para hacerlo, tras iniciar sesión como administrador navegaremos
a la página de la colección y haremos clic en el enlace Contexto > Editar colección.

En la página Editar colección, haremos clic en la pestaña Asignar roles.

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Para indicar quien puede publicar en la colección haremos clic en el botón Crear…
situado a la derecha del apartado Publicadores. Aparecerá una nueva página donde
podremos buscar usuarios o grupos de usuarios, y añadirlos como autores para la
colección.

Desde esta misma ventana también se pueden restringir permisos, añadir responsables
de revisar y aprobar los ítems, etc.

4.4. Administrar items

El administrador dispone de varias opciones para gestionar y editar los ítems. En
concreto, podrá: a) modificar sus metadatos, b) ocultarlos, c) borrarlos definitivamente, d)
moverlos a otra colección, e) marcarlos como privados (restringiendo así su visibilidad), o
f) asignando permisos a usuarios específicos para su lectura.

Para completar estas acciones, debemos conocer el identificador o handle del ítem con
el que queremos trabajar.

Nota: Para conocer el handle del ítem, lo podemos ver en la página de visualización del
ítem en cuestión. Se trata del número que aparece al final de la URL del ítem.

A continuación, haremos clic en el enlace Administrativo > Administración de

contenidos > Item del menú de navegación lateral derecho.

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En esta ventana, escribiremos el handle del ítem y haremos clic en Encontrar.

En esta página se puede:

 Modificar las autorizaciones sobre el ítem (por ejemplo, restringir el acceso al

mismo), haciendo clic en Autorizaciones…

 Retirar el ítem del repositorio sin eliminarlo definitivamente, mediante Retirar…

Una vez retiremos el ítem, éste dejará de ser visible. Se puede ver la lista de
ítems retirados mediante el menú Administrativo > Administración de
contenidos > Ítems eliminados, que nos dirige a una página donde podemos
reintegrar los ítems retirados al repositorio.

 Mover el ´ítem a otra colección, haciendo clic en Mover.

 Borrar los archivos vinculados al ítem, añadir archivos adicionales o cambiar su

orden, haciendo clic en Archivos del ítem…

 Marcar el ítem como privado, restringiendo su visibilidad, mediante Hacerlo

privado…

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Gestión de repositorios digitales con DSpace 2022

 Eliminar el ítem para siempre, haciendo clic en Borrar permanentemente.

 Modificar sus metadatos, haciendo clic en la pestaña Metadatos del ítem.

 Ejecutar tareas de curación digital, concretamente: a) comprobar los metadatos

obligatorios, b) comprobar los enlaces que contiene o c) obtener datos del
formato de los archivos. Estas opciones están disponibles mediante la pestaña
Curar.

4.5. Exportar e importar metadatos

DSpace permite exportar el contenido de una comunidad, colección o ítem, o sólo sus
metadatos, de forma que luego éstos se puedan integrar en otros repositorios o
aplicación. Las opciones para exportar los contenidos del repositorio están disponibles
en el menú lateral derecho, dentro del menú Contexto. Dependiendo de si se está
situado en la página de una comunidad o de una colección, se mostrarán sendos
enlaces para exportar comunidades o colecciones, y sus metadatos.

Si exportamos la comunidad o colección completa (no sólo sus metadatos), DSpace

genera unos archivos con extensión .zip que contienen los metadatos y los los archivos
vinculados al ítem organizados en carpetas. El archivo zip estará disponible en una
página de DSpace a la que podemos acceder desde el menú Mi Cuenta > Mis
exportaciones.

Si exportamos los metadatos, DSpace generará un archivo Excel con los metadatos de
los ítems de la colección o en la comunidad.

En el caso de que se necesiten importar los contenidos o los metadatos al repositorio, se

dispone de las opciones de menú Administrador > Administración contenidos >
Importar Batch (ZIP) y Administrador > Administración contenidos > Importar
metadatos respectivamente. En el segundo caso, DSpace pedirá una hoja Excel donde
debemos recoger los metadatos de los ítems que queremos añadir al repositorio. La
primera fila del Excel contendrá los nombres de los metadatos DSpace, y las demás filas
los datos de cada ítem.

Las funciones de importar y exportar resultan útiles para hacer cargas de datos en el
repositorio, y para hacer actualizaciones masivas de los metadatos. Por ejemplo, si se
necesita actualizar el valor de algún metadato “en bloque” o remplazar un valor antiguo
por uno nuevo, podemos exportar los metadatos a Excel, modificar los valores en este
fichero Excel, y volver a importarlos de nuevo a través de la interfaz del administrador
mediante la opción Administrador > Administración contenidos > Importar
metadatos.

4.6. Embargos
DSpace permite establecer periodos de embargo para los ítems. Es decir, indicar que el
ítem estará visible a partir de una fecha determinada. Durante el periodo que dure el
embargo, los usuarios externos podrán recuperar el ítem y ver sus metadatos, pero no
podrán acceder al fichero con su texto completo. Esto permite alinear el funcionamiento
de DSpace con las prácticas de publicaciones y revistas que establecen este tipo de
restricciones para proteger sus publicaciones.

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El administrador puede editar el ítem (desde la página de visualización del ítem,

mediante la opción de menú Contexto > Editar este ítem).

En esta página, se hará clic en Archivos del ítem, y se añadirá un nuevo archivo
mediante Subir un nuevo archivo.

En esta página, además de seleccionar el archivo y darle una descripción, se puede

indicar la fecha de fin del embargo en el campo Embargo hasta fecha específica, así
como le motivo del embargo (una descripción textual).

Cuando se establezca un embargo sobre un archivo, cuando un usuario intente acceder

a los ficheros del ítem podrá ver todos los ficheros, incluso los embargados, si bien no
podrá abrir estos últimos. En su lugar, cuando se intente abrir un archivo objeto de
embargo, DSpace mostrará al usuario un formulario desde el que podrá solicitar el
archivo a la biblioteca:

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Para establecer un periodo de embargo para un archivo ya asociado a un ítem, desde la

ventana Editar Ítem, en la ventana Estado del ítem, se hará clic en Autorizaciones.

En la fila correspondiente al archivo sobre el que se quiere aplicar el embargo, se hará

clic en el enlace READ. Aparecerá un formulario en el que podemos indicar la fecha de
inicio y de fin del periodo.

4.7. Definición de Metadatos

Por defecto, DSpace utiliza los metadatos del esquema Dublin Core para describir los
metadatos. Es posible usar no obstante otros metadatos, o definir un esquema de
metadatos propio o distinto a Dublin Core.

El administrador de DSpace puede declarar nuevos sistemas de metadatos mediante la

opción de menú Administrativo > Registro > Metadatos.

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En esta página se puede añadir un nuevo esquema. Para ello, se debe escribir un URI
con el espacio de nombres del nuevo esquema, y un nombre descriptivo. El nuevo
esquema se añadirá a la lista de esquemas disponibles.

Para indicar los metadatos específicos del nuevo esquema, haremos clic sobre su
nombre o URI. Aparecerá una página donde podemos comenzar a añadir los nuevos
metadatos. Para cada metadato se especificará su nombre y una nota de alcance.

4.8. Relacionar Items

El administrador puede relacionar un ítem existente con más de una colección. De esta
forma, un ítem que inicialmente se ha vinculado con una colección determinada, será
también visible desde otra colección. Esto se hace mediante la funcionalidad Relacionar
items.

Para relacionar items y colecciones, nos situaremos en la colección en la que queremos

dar visibilidad al ítem exitente, y haremos clic en Contexto > Relacionador de items.
Aparecerá una ventana donde podemos buscar un ítem existente.

Tras recuperar el ítem, lo seleccionaremos y haremos clic en Relacionar los ítems

marcados. A partir de este momento, el ítem estará disponible en la colección donde se
creó inicialmente, y en la nueva colección con la que lo hemos relacionado.

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5. Conclusiones
En este módulo se ha presentado una descripción de las principales funciones
disponibles en DSpace para usuarios finales, autores, editores y administradores,
usando como referencia la interfaz XMLUI, y las funciones estándar de DSpace, sin
ningún tipo de adaptación o parametrización.

En concreto, se han presentado las etapas para publicar, los ciclos de aprobación y
descripción, la creación y modificación de comunidades y colecciones, el alta de
usuarios, la asignación de permisos, y distintas funciones para importar y exportar datos,
así como para relacionar ítems de forma que estos se vean en distintas colecciones.

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