Sistemas de Información para la Administración

Módulo 1

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Sistemas
Los sistemas de información son uno de los fundamentos para realizar negocios en la actualidad. En muchas
industrias, la supervivencia y la habilidad de lograr los objetivos de negocios estratégicos se dificultan sin un
uso extensivo de la tecnología de la información. Hoy en día, las empresas utilizan sistemas de información
para lograr los siguientes objetivos principales: excelencia operacional; nuevos productos, servicios y
modelos de negocios; intimidad con el cliente/proveedor; toma de decisiones mejorada; ventaja competitiva,
y supervivencia diaria.

Un flujo continuo de innovaciones en tecnología de la información está transformando el modo como el

mundo hace negocios. Entre los ejemplos de tecnologías de transformación está el surgimiento de la
computación en la nube, el crecimiento de una plataforma de negocios digital móvil con base en los
teléfonos inteligentes, las computadoras netbook y, el uso que hacen los gerentes de las redes sociales para
lograr sus objetivos de negocios. La mayoría de estos cambios han ocurrido en los últimos años. Estas
innovaciones permiten a los emprendedores y a las empresas tradicionales innovadoras crear nuevos
productos y servicios, desarrollar nuevos modelos de negocios y transformar la forma como los realizan en la
vida diaria. En este proceso desaparecen algunos negocios antiguos, e inclusive industrias completas,
mientras florecen otros.

Lo que hace de los sistemas de información el tema más interesante en los negocios es el cambio continuo
en la tecnología, su uso administrativo y el impacto en el éxito de los negocios. Aparecen nuevos negocios e
industrias, los anteriores desaparecen y las empresas exitosas son las que aprenden cómo usar las nuevas
tecnologías.

Según (Laudon, y otros, 2012) “Más de 78 millones de personas reciben sus noticias en
línea. Alrededor de 39 millones de personas ven un video en línea a diario, 66 millones
leen un blog y 16 millones publican mensajes en blogs, lo cual crea una explosión de
nuevos escritores y formas de retroalimentación para los clientes que no existía hace
cinco años (Pew, 2010). El sitio de redes sociales Facebook atrajo 134 millones de
visitantes mensuales en 2010 en Estados Unidos, y cerca de 500 millones en todo el
mundo. Los negocios están empezando a usar las herramientas de redes sociales para
conectar a sus empleados, clientes y gerentes en todo el mundo. Muchas empresas
cuentan con páginas de Facebook.”

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Actividad 1
Busque fuentes de información confiable y válida, luego responda la siguiente pregunta.

¿Por qué son tan esenciales los sistemas de información para operar y administrar un negocio en la
actualidad? Utilice la noción “globalización” en la argumentación.

De ejemplos de nuevos negocios y liste otros que han desaparecido.

Los sistemas de información y el rol del profesional en Ciencias

de la Administración
Seguramente, usted busca información de entretenimiento para mirar el televisor, ir al cine, navegar por
Internet, escuchar la radio y leer periódicos, revistas y libros. Sin embargo, en los negocios, las personas y las
organizaciones buscan utilizar información de manera específica para tomar decisiones sólidas y para
resolver problemas: dos prácticas muy relacionadas que son la base de toda empresa exitosa. El correo
electrónico, las conversaciones en línea y los teléfonos celulares se han convertido en herramientas
esenciales para realizar negocios. Los sistemas de información son la base de las cadenas de suministro de
ritmo acelerado. Internet permite que muchas empresas compren, vendan, anuncien y soliciten
retroalimentación de los clientes en línea. Las organizaciones pretenden hacerse más competitivas y
eficientes al habilitar con tecnología digital sus procesos de negocios. Internet ha estimulado la globalización
al reducir en forma sensible los costos de producción, compra y venta de bienes a una escala global. Las
tendencias de los nuevos sistemas de información incluyen la plataforma digital móvil emergente, el
software en línea como un servicio y la computación en la nube.

Es altamente probable que Ud. trabaje para empresas que utilicen sistemas de información de manera
intensiva e inviertan en tecnología de la información. Sin duda necesita saber cómo utilizarlas sabiamente. Si
hace elecciones inteligentes, la empresa podrá operar competitivamente. Si hace elecciones no inteligentes,
desperdiciará el valioso capital. Este apartado tiene el propósito de ayudarlo a comprender cómo los
sistemas de información transforman los negocios.

Ejercicio 1
Afirma (Laudon, y otros, 2012) “Los sistemas de información son demasiado importantes como para dejarlos
a los especialistas de computación.”

¿Está usted de acuerdo? ¿Por qué sí o por qué no? Justifique su respuesta en no más de una página.

Conceptos básicos de sistemas de información

Técnicamente, un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan
(o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de toma de
decisiones y de control en una organización. El interés particular de un SIA es la eficiencia operativa.
Mercadotecnia, producción, finanzas y otras áreas funcionales se apoyan en sistemas de información
administrativa y se vinculan entre sí por medio de una base de datos común. Los sistemas de información

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administrativa suelen producir informes estándar generados con base en datos e información procedentes
del sistema de procesamiento de transacciones.

Por información nos referimos a los datos que se han modelado en una forma significativa y útil para los
seres humanos. Por el contrario, los datos son flujos de elementos que representan los eventos que ocurren
en las organizaciones o en el entorno físico antes de ordenarlos e interpretarlos de forma tal que las
personas puedan comprender y usar. Por ejemplo, las cajas en los supermercados exploran numerosas
piezas de datos de los códigos de barras, que se encargan de describir cada uno de los productos disponibles.
Se puede obtener un total de dichas piezas de datos y analizar para conseguir información útil, como el
número total de detergente vendido en una tienda específica, las marcas de detergente que más se venden
en esa tienda o región de tienda, o la cantidad total que se gastó en esa marca de detergente.

331 Brite Dish Soap 1.29

863 BL Hill Coffee 4.69 Sales Region: Northwest
173 Meow Cat .79 Store: Superstore #122
331 Brite Dish Soap 1.29 Information
663 Country Ham 3.29 ITEM NO. DESCRIPTION UNITS SOLD
524 Fiery Mustard 1.49 System 331 Brite Dish Soap 7,156
113 Ginger Root .85
331 Brite Dish Soap 1.29
. YTD SALES
. $9,231.24
.

Ilustración 1: Dato e Información. Fuente (Laudon, y otros, 2012)

Es decir, los datos de la caja de un supermercado se pueden procesar y organizar para producir información
relevante. Por ejemplo, el total de ventas unitarias, el ingreso total de las ventas de dicho producto para una
tienda o territorio específico de ventas.

Los términos “datos” e “información” no significan lo mismo. La palabra datos se deriva del latín datum, que
literalmente significa hecho, el cual puede ser un número, una afirmación o una imagen. Los datos son la
materia prima en la producción de información. Por otra parte, información son los hechos o las
conclusiones que tienen un significado dentro de un contexto. Los datos básicos rara vez son significativos o
útiles como información. Para convertirse en información, los datos se manipulan mediante la formación de
tablas, sumas, restas u otra operación que permita comprender mejor una situación.

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Hay tres actividades en un sistema de información que producen los datos necesarios para que las
organizaciones tomen decisiones, controlen las operaciones, analicen problemas y creen nuevos productos o
servicios. Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida.

Entradas Procesamiento Salidas

Materias Primas Procesamiento Producto

Datos Procesamiento Información

Ilustración 2: Entrada, Procesamiento y Salida. Fuente (Oz, 2009)

Entradas
El primer paso en la producción de información es recopilar e introducir los datos, conocidos como entradas,
en el SI. La mayor parte de los datos que una organización emplea como entradas para su SI se generan y
recopilan dentro de ésta. Estos datos provienen de las transacciones efectuadas en el curso de los negocios.
Una transacción es un acontecimiento empresarial; una venta, una compra, la contratación de un empleado
nuevo y otras operaciones propias de esta organización. Estas transacciones se registran en un documento y
después se introducen en un sistema de cómputo, donde se consignan a través de terminales de un sistema
de procesamiento de transacciones (SPT), como el registro del efectivo, o lo que se captura en línea en
algunas transacciones por la Web. Un SPT es cualquier sistema que registra transacciones. El mismo sistema

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también suele procesar operaciones, resume y dirige la información a otros sistemas; por lo tanto, estos
sistemas son de procesamiento de transacciones, no sólo de registro de las mismas. Entre los dispositivos de
entradas (aquéllos que permiten la introducción de los datos en un SI) están el teclado, los dispositivos
infrarrojos que leen códigos de barras, los sistemas de reconocimiento de voz y las pantallas sensibles al
tacto.

Procesamiento
La mayor contribución de las computadoras a los SI es un procesamiento de datos eficiente, lo cual es
esencial para un SI sólido. La velocidad y la precisión de las computadoras permiten a las organizaciones
procesar millones de segmentos de datos en pocos segundos. Por ejemplo, los administradores de una
cadena minorista a nivel nacional pueden recibir información actualizada de los niveles del inventario de
todos los artículos que comercializa la cadena y realiza pedidos según eso; en el pasado, la obtención de tal
información requería días. Las astronómicas ganancias en velocidad y disponibilidad de las computadoras
han vuelto a la información el ingrediente esencial para el éxito de una organización.

Salidas
Las salidas son la información que produce y exhibe un SI en el formato más útil para una organización. El
dispositivo de salida que más se usa es la pantalla o monitor, el cual exhibe las salidas de manera visual. Otro
dispositivo de salida común es la impresora, también, las computadoras pueden comunicar las salidas por
medio de altavoces como música o palabras y también trasmitirla a otra computadora o dispositivo
electrónico en una forma codificada para computadora, para su posterior interpretación.

Aunque los sistemas de información basados en computadora usan la tecnología informática para procesar
los datos en bruto y convertirlos en información significativa, hay una clara distinción entre una
computadora y un programa computacional por un lado, y un sistema de información por el otro. Las
computadoras electrónicas y los programas de software relacionados son la base técnica, las herramientas y
materiales, de los sistemas de información modernos. Las computadoras proveen el equipo para almacenar
y procesar la información. Los programas de computadora, o software, son conjuntos de instrucciones de
operación que dirigen y controlan el procesamiento de la máquina. Es importante saber cómo funcionan las
computadoras y los programas computacionales para diseñar soluciones a los problemas organizacionales,
sin embargo las computadoras sólo son parte de un sistema de información.

Ejercicio 2
1. Lea los siguientes textos:
a. Capítulo 2: “Usos estratégicos de los sistemas de información” del libro Oz, Effy. 2009.
Administración de los sistemas de información. 5° Edición. (Oz, 2009)
b. Sección II: “Uso de la tecnología de información para obtener ventajas estratégicas” Página
51 del libro O'Brien, James A. y Marakanas, George M. 2006. Sistemas de información
gerencial. 7° Edición. (O'Brien, y otros, 2006)
2. Luego, resuelva las siguientes consignas:
a. Explique los conceptos estrategia empresarial y movimientos estratégicos.
b. Proporcione ejemplos de cómo los sistemas de información dan a las empresas una ventaja
competitiva.
c. Identifique y liste las iniciativas básicas para obtener una ventaja competitiva.
d. Explique qué convierte a un sistema de información en un sistema de información
estratégica.

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e. Describa brevemente, los requerimientos fundamentales para desarrollar sistemas de

información estratégica.

Actividad 2
Realice una búsqueda en una biblioteca o en la página Web de periódicos y revistas empresariales.
Encuentre una historia sobre la utilización estratégica de datos de información o de sistemas de información
de una empresa.

El autor tal vez no haya identificado el uso estratégico, pero usted puede encontrar qué sirvió para metas
estratégicas. Prepare un informe que explique las oportunidades aprovechadas.

Principios Técnicos en la administración de bases de datos

En todos los sistemas de información, los recursos de datos tienen que organizarse y estructurarse de alguna
manera lógica, de forma que sean de fácil acceso, procesados de manera eficiente, recuperados con rapidez
y administrados eficazmente. Por eso, se han inventado estructuras y métodos de acceso a los datos, que
van desde simples a complejos, para organizar y tener acceso a la información almacenada por los sistemas
de información de manera eficaz.

Administración de recursos de datos

La administración de recursos de datos es una actividad administrativa que aplica tecnología de información
y herramientas de software a la tarea de administrar los recursos de datos de una organización.

Los primeros intentos de administrar recursos de datos utilizaban un enfoque de procesamiento de archivos,
en el cual los datos se organizaban y eran accesibles sólo en archivos especializados de registros de datos,
diseñados para el procesamiento mediante programas específicos de aplicación de negocios. Este enfoque
demostró ser demasiado complejo, costoso e inflexible para proporcionar la información necesaria para
administrar los procesos de negocio y organizaciones modernas. En consecuencia, se desarrolló el enfoque
de administración de base de datos para resolver los problemas de sistemas de procesamiento de archivos.

Administración de bases de datos

El enfoque de la administración de base de datos afecta al almacenamiento y al procesamiento de datos. Los
datos necesarios para diferentes aplicaciones se consolidan e integran en diversas bases de datos comunes,
en lugar de ser almacenados en muchos archivos independientes de datos. También, el enfoque de
administración de base de datos enfatiza la actualización y el mantenimiento de bases de datos comunes,
que hace que los programas de aplicación de los usuarios compartan la información de la base de datos, y
que proporciona una capacidad de reporte y de consulta/respuesta, de tal manera que los usuarios finales
pueden recibir reportes con facilidad y respuestas rápidas a sus requisiciones de información.

Software de bases de datos

Los sistemas de administración de bases de datos son paquetes de software que simplifican la creación, uso
y mantenimiento de bases de datos. Proporcionan herramientas de software de tal forma que los usuarios
finales, programadores y administradores de bases de datos pueden crear y modificar las bases de datos,
consultar una base de datos, generar reportes, realizar desarrollo de aplicaciones y realizar mantenimiento a
las bases de datos.

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Tipos de bases de datos

Varios tipos de bases de datos son utilizados por las organizaciones de negocio, como bases de datos
operativas, distribuidas y externas, a partir de otras bases de datos que han sido limpiadas, transformadas y
catalogadas para las aplicaciones de análisis de negocio y de apoyo a la toma de decisiones. Eso incluye
minería de datos, la cual intenta encontrar patrones y tendencias escondidos en el almacén de datos. Las
bases de datos de hipermedios en Internet, las intranets y extranets corporativas almacenan páginas
multimedia hipervinculadas en un sitio Web. El software de servidores Web puede administrar dichas bases
de datos para un rápido acceso y mantenimiento de la base de datos Web.

Acceso a datos
Los datos deben organizarse de una manera lógica en dispositivos de almacenamiento físicos, de tal forma
que puedan procesarse con eficacia. Por esta razón, por lo general la información se organiza en elementos
lógicos de datos tales como caracteres, campos, registros, archivos y bases de datos. Las estructuras de base
de datos, es decir, los modelos jerárquico, de red, relacional y orientado a objetos, se utilizan para organizar
las relaciones entre los registros de datos almacenados en las bases de datos. Las bases de datos y los
archivos pueden organizarse de manera secuencial o directa y pueden ser accesados y mantenidos por
métodos de procesamiento de acceso secuencial o de acceso directo.

Desarrollo de bases de datos

El desarrollo de bases de datos puede lograrse con facilidad mediante paquetes para microcomputadoras de
administración de bases de datos para aplicaciones de usuarios finales pequeños. Sin embargo, el desarrollo
de las grandes bases de datos corporativas requiere un esfuerzo de planeación de datos de arriba abajo. Esto
puede implicar desarrollar modelos empresariales de entidad relación, bases de datos de áreas temáticas y
modelos de datos que reflejan los elementos lógicos de datos y las relaciones necesarias para apoyar la
operación y la administración de los procesos básicos de negocio de la organización.

Estructuras de base de datos

Las relaciones entre los muchos elementos de datos individuales almacenados en las bases de datos se
basan en una de diversas estructuras lógicas de datos, o modelos. Los paquetes de sistemas de
administración de bases de datos se diseñan para utilizar una estructura específica de datos con el fin de
proporcionar a los usuarios finales un acceso rápido y fácil a la información almacenada en las bases de
datos. Las cinco estructuras fundamentales de bases de datos son: los modelos jerárquico, de red, relacional,
orientado a objetos y multidimensional.

Estructura jerárquica
Los primeros paquetes de sistemas de administración de bases de datos para los grandes sistemas centrales
(mainframe) utilizaban la estructura jerárquica, en la cual las relaciones entre los registros forman una
jerarquía o estructura de árbol. En el modelo jerárquico tradicional, todos los registros son dependientes y
están colocados en estructuras de multiniveles, que consisten en un registro raíz y un número de niveles
subordinados. Así, todas las relaciones entre los registros son de uno a muchos, dado que cada elemento de
dato se relaciona con sólo un elemento sobre él.

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Ejercicio 3
Haga coincidir uno de los conceptos clave anteriores con uno de los siguientes breves ejemplos o
definiciones. En casos de respuestas que parezcan concordar con más de un término o concepto clave,
busque el que mejor corresponda. Explique sus respuestas.

1. Uso de colecciones integradas de registros y archivos de datos para el almacenamiento y procesamiento

de datos.
2. Un sistema de administración de bases de datos (DBMS) permite crear, consultar y mantener una base de
datos, crear reportes y desarrollar programas de aplicación.
3. Especialista a cargo de las bases de datos de una organización.
4. Esta característica del sistema de administración de bases de datos permite a los usuarios consultar con
facilidad una base de datos.
5. Define y cataloga los elementos de datos y las relaciones de datos en la base de datos de una
organización.
6. Ayuda a especificar y producir reportes a partir de una base de datos.
7. El paquete principal de software que apoya un enfoque de administración de base de datos.
8. Bases de datos que están dispersas en Internet y en las intranets y extranets corporativas.
9. Bases de datos que organizan y almacenan datos como objetos.
10. Bases de datos de documentos multimedia hipervinculados en Web.
11. La administración de todos los recursos de datos de una organización.
12. Procesamiento de datos en un almacén de datos para descubrir factores y tendencias clave de negocio.
13. Desarrollo de vistas conceptuales de las relaciones entre los datos en una base de datos.
14. El nombre de un cliente.
15. El nombre, dirección y saldo de la cuenta de un cliente.
16. Los nombres, direcciones y saldos de las cuentas de todos los clientes.
17. Una colección integrada de todos los datos acerca de sus clientes.
18. Los programas de aplicación de negocio utilizan archivos especializados de datos.
19. Una estructura de árbol de los registros de una base de datos.
20. Una estructura tabular de los registros de una base de datos.
21. Los registros se organizan como cubos dentro de cubos en una base de datos.
22. Las bases de datos que apoyan los procesos principales de negocio de una organización.
23. Una base de datos centralizada y ordenada, de datos actuales e históricos, acerca de una organización.
24. Bases de datos disponibles en Internet o proporcionados por servicios comerciales de información.

Caso 1
Harrah’s Entertainment y otras: La protección de las Y las políticas de seguridad, tales como requerir que

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joyas de la información todos los sistemas de cómputo tengan una fuerte

protección de contraseñas, deberían exigirse de
En la industria de los casinos, uno de los activos más manera estricta. Algunas organizaciones confían en
valiosos es el expediente que éstos mantienen de sus su tecnología para ayudarles a prevenir la pérdida de
clientes potentados, los grandes apostadores. Pero listas de clientes y otros datos críticos. Inflow Inc., un
en el año 2003, el operador de casinos Harrah’s proveedor de servicios de hospedaje administrados
Entertainment Inc. entabló un juicio en el Tribunal Web con sede en Denver, utiliza un producto de
Superior de Placer County, California, en el que Opsware Inc., en Sunnyvale, California, que permite
acusaba a un ex empleado de haber copiado los a los administradores controlar, desde una ubicación
registros de más de 450 acaudalados clientes antes central, el acceso a sistemas específicos, tales como
de dejar la empresa para irse a trabajar con un bases de datos.
competidor, Thunder Valley Casino en Lincoln, La empresa también utiliza un servicio de escaneo de
California. correos electrónicos que permite analizar los
La demanda afirmaba que se había visto al empleado mensajes que sospeche que pudieran contener
imprimiendo la lista, la cual incluía nombres, archivos de propiedad, dice Lenny Monsour,
información del contacto en historiales crediticios y administrador general de hospedaje y administración
de cuentas, de una base de datos de Harrah’s. de aplicaciones. Inflow combina el uso de esta
También alegaba que intentó atraer a aquellos tecnología con prácticas como el monitoreo a
jugadores a Thunder Valley. El empleado negó el empleados que tengan acceso a los datos
cargo de robo de secretos comerciales de Harrah’s, y considerados como vitales para la empresa.
el caso aún no se resuelve, pero dicen los expertos Un proveedor importante de servicios financieros
legales que se han registrado muchos casos similares está utilizando un firewall de Vontu Inc., con sede en
en los últimos 20 años. San Francisco, que monitorea el correo electrónico
Mientras que las empresas conocedoras utilizan de salida, correos Web, publicaciones en la Web y
sistemas de administración de relaciones con mensajes instantáneos para asegurar que ningún
clientes y de inteligencia de negocio para identificar dato confidencial abandone la empresa. El software
a sus clientes más rentables, hay un peligro genuino incluye algoritmos de búsqueda y puede ser ajustado
de que esa información caiga en manos equivocadas. a la medida para detectar de manera automática
El acceso más amplio a dichas aplicaciones y la tipos específicos de datos, tales como listas en una
tendencia de que los empleados cambien de trabajo hoja de cálculo o incluso a nivel tan granular como el
con más frecuencia han hecho de la protección de número del seguro social de un cliente. La empresa
las listas de clientes una prioridad cada vez mayor. comenzó a utilizar el producto después de atravesar
Por fortuna, hay medidas administrativas, legales y por un periodo de despidos de empleados en 2000 y
tecnológicas que pueden llevarse a cabo para ayudar 2001. “Perder información de los clientes era nuestra
a prevenir, o al menos desanimar, que los empleados principal preocupación”, dice el director de
que se marchan salgan por la puerta con esta seguridad de información de la empresa, que pidió
información vital. no ser identificado. “Estábamos preocupados acerca
Las organizaciones deberían asegurarse de que de las personas que nos abandonaban y mandaban
ciertos empleados, en particular aquellos con acceso correos electrónicos a sus cuentas personales.” De
frecuente a la información de los clientes, firmen hecho dice, antes de utilizar el firewall, la empresa
acuerdos de no divulgación, no competencia y de no tuvo problemas con los empleados que se iban
incitación que mencionen en específico listas de llevándose propiedad intelectual para después
clientes, dice Suzanne Labrit, socia del bufete de utilizarla en sus nuevos trabajos en empresas rivales,
abogados Shutts & Bowen LLP en West Palm Beach, lo cual a veces desencadenaba en juicios.
Florida. Vijay Sonty, directivo de tecnología en la empresa de
Aunque la mayoría de los estados han promulgado publicidad Foote Cone & Belding Worldwide en
leyes de secretos comerciales, Labrit asegura que Nueva York, afirma que perder información de los
tienen diferentes actitudes acerca del cumplimiento clientes a favor de los competidores es una
de estas leyes en referencia a las listas de clientes. preocupación creciente, en particular en las
“Si no se las trata a nivel interno como información industrias donde las empresas van detrás de muchos
confidencial”, dice, “la Corte tampoco lo hará”. de los mismos clientes. Él dice que la empresa, la
Desde un punto de vista administrativo y procesal, cual exige que algunos de los empleados firmen

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las organizaciones deben intentar limitar el acceso a contratos de no competencia, está investigando
las listas de clientes sólo a los empleados, tales como políticas y líneas directrices que se refieren al uso
representantes de ventas, los cuales necesitan la apropiado de información de los clientes, así como
información para hacer su trabajo. “Si se ponen auditorías para saber quién está accesando a las
ampliamente a disposición de los empleados, listas de clientes. “Creo que tiene buen sentido de
entonces no se consideran información negocio tomar las precauciones y los pasos
confidencial”, comenta Labrit. necesarios para impedir que esto ocurra”, dice
La seguridad física también debe considerarse, dice Sonty. “Podríamos perder mucho dinero si la gente
Labrit. Los visitantes, tales como proveedores, no clave se fuera.”
deberían tener permiso de transitar con libertad por
los pasillos o las salas de conferencia.
Preguntas del caso de estudio
1. ¿Por qué los desarrollos de TI han ayudado a incrementar el valor de los recursos de datos de
muchas empresas?
2. ¿Cómo han incrementado estas capacidades los retos de seguridad asociados con la protección de
los recursos de datos de una empresa?
1. 3. ¿Cómo pueden las empresas utilizar la TI para satisfacer los retos de seguridad de los recursos de
datos?

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