SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE AREQUIPA

ORAGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL (OCI)

EXAMEN ESPECIAL A LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE AREQUIPA – AL CONTROL DE

INVENTARIOS EN ALMACENES Y DEPÓSITOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA OFICINA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS

Nº Pregunta SI NO N/A
¿El almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, distribuyó y controló los bienes requeridos por la
1 Dirección de Servicios Alimentarios?
¿EI ingreso y salida de los bienes del almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, es controlado a
2 través de PECOSAS que son autorizadas por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces
a través de la Dirección de Servicios Alimentarios de la SBPA?
¿Todo ingreso y salida del almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, solicitada por la dirección
3 General de Bienestar Social o la que haga sus veces y destinado para la Dirección de Servicios
Alimentarios, se adjunta la documentación sustentatoria a la “PECOSA”?
¿Los ingresos y salidas de los bienes del almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa destinado para la
4 Dirección de Servicios Alimentarios, se encuentran debidamente autorizados por la Dirección General de
Bienestar Social o la que haga sus veces y son registrados y actualizados en las tarjetas de kardex?
¿El encargado del almacén central de la SBPA, es responsable de todas las existencias que ingresan y
5 salen del almacén, destinado para la dirección de servicios alimentarios de la SBPA?

¿El encargado del almacén central, es el único que tiene autorización para ingresar al depósito,
6 dependiente de la oficina de abastecimientos y servicios de la SBPA?

¿El encargado del almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, dependiente de la Oficina de
Abastecimientos y Servicios de la SBPA, realiza un cruce de información de los bienes destinados para la
7 Dirección de Servicios Alimentarios, con el control de existencias que se realiza en la oficina de contabilidad
en la SBPA?

¿Existe un registro actualizado y visible en el almacén central de la SBPA, destinado a controlar los saldos
de los bienes de la unidad de la Oficina de Servicios Alimentarios, que proporcione un control de saldos de
8
existencias y del movimiento de los bienes en cualquier momento?

¿Todos los ingresos y salidas del almacén central, destinado para las áreas y Programas de la SBPA, son
9 registrados y controlados de manera oportuna en las tarjetas de kardex?

¿EI almacenamiento de los bienes en el almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa que está destinado
10 para la Unidad de Servicios Alimentarios, se encuentran codificados, clasificados y catalogados?

¿El encargado del almacén central, ha implementado medidas de seguridad e higiene en los depósitos de la
11 SBPA tanto en el almacén central como en el almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa?

¿Toda salida de bienes del almacén central, se efectúa en base al formulario PECOSA por las direcciones
12 usuarias, el mismo que está autorizado por la Jefatura de la Dirección General de Administración?

¿Se evidencia que en las tarjetas de kardex de los bienes en uso en la Dirección de Servicios Alimentarios,
13 se encuentran al día?

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¿La Jefatura de Abastecimientos y Servicios, verifica el registro de las entradas y salidas de todos y cada
uno de los bienes por donaciones destinados para la los Programas de la SBPA, los mismos se encuentran
14
actualizados sus movimientos en las tarjetas de kardex?.

¿El encargado del almacén central verifica y controla que las tarjetas de kardex tengan el registro de los
15 movimientos de los inventarios realizados de los bienes por las donaciones recibidas durante el año 2013?

La Oficina General de Administración o la que haga sus veces, verifica que las entradas y salidas de los
bienes de los almacenes y/o depósitos contienen la siguiente información:
16
- ¿Nombre, firma, descripción del bien, la certificación presupuestaria, la fecha del desembolso, la firma de
la autorización correspondiente?

¿Existe eficiencia, eficacia y oportunidad en la administración del almacén central y que sean los adecuados
17 a la normativa aplicada?

¿La Dirección General de Bienestar Social de la SBPA o la que haga sus veces, realiza controles
sorpresivos a las cinco Direcciones y/o Programas de su competencia, especialmente a los bienes por
18
donaciones?

¿La jefatura de la Oficina de Abastecimientos y Servicios, realiza periódicamente controles de supervisión a

19 los depósitos del Almacén Central y el Almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa?

¿Existe normatividad institucional que regula el funcionamiento del almacén central y toma de inventarios de
20 los bienes y de donaciones en la SBPA?

¿Se cumple en la Oficina de Abastecimientos y Servicios de la SBPA, con la normatividad existente sobre
21 control de almacenes e inventarios dispuestos a través de directivas, manuales internas que regulan el
funcionamiento y control del almacén central?

¿Se controlan adecuadamente la existencia de los bienes e insumos que ingresan al almacén central,
22 pesándolos, revisando la fecha de vencimiento y que cumplan con las especificaciones pactadas con el
proveedor?
¿Los bienes e insumos en uso destinados a la Dirección de Servicios Alimentarios, se recepcionan en las
23 fechas programadas y concertadas con los proveedores?
¿Se penaliza al proveedor por incumplimiento en las entregas de los bienes e insumos en uso, para la
24 Dirección de Servicios Alimentarios efectuados con demora al almacén central?

¿Se reprograman las entregas no atendidas a nuevas fechas que no se han cumplido por parte del
25 proveedor?

¿Existen instrucciones por escrito de control para las Jefaturas de la Oficina de Abastecimientos y Servicios,
almacén central y la Dirección de Servicios Alimentarios, referente a la recepción de los bienes perecibles
26
como carnes blancas, rojas, menudencias, verduras, insumos etc?

¿Se ha establecido un sistema adecuado de control interno permanente de los movimientos de los bienes e
27 insumos perecibles en uso, por Ej. Kárdex, bin card, guías de internamiento, pecosas etc?

28 ¿Se mantiene una cuenta de control contable para cada rubro del inventario al almacén central?

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¿Son independientes entre sí las funciones designadas al encargado del almacén central y del registro y
29 control del inventario permanente?
¿Los registros de control del inventario permanente indican las características de los insumos, el
30 movimiento, su ubicación, el máximo y mínimo requerido, el costo unitario y el valor total?

¿La atención de los pedidos de los bienes e insumos, son aprobados por la jefatura de la Dirección General
31 de Administración o la que haga sus veces y de acuerdo al cuadro de necesidades anual aprobado?
¿Están registradas las existencias de los insumos destinados a la dirección de servicios alimentarios en el
32 kardex a su costo de adquisición o reposición?

¿Respecto a los inventarios físicos, se realizan periódicamente?

33
¿En el inventario físico realizado al 31.12.2013. Se levantó el acta respectiva?
34
¿Los ajustes por diferencias del inventario físico vs el registro de inventario permanente, son aprobados por
escrito por la Jefatura General de Administración o la que haga sus veces y por la Oficina de
35
Abastecimiento y Servicios de la SBPA?

¿Se presentan informes periódicos acerca del movimiento de los insumos, de poco movimiento, obsoleto
36 y/o deteriorado?

¿Está prohibido al encargado del almacén central, atender pedidos verbales con cargo a regularizar
37 posteriormente dicha operación?

¿Se cuenta en la oficina de abastecimiento y servicios, con un registro de las cotizaciones de los bienes e
38 insumos realizados en el proceso de selección correspondiente?

¿Se han efectuado gestiones de parte de los funcionarios de la SBPA, para adquirir estos bienes o insumos
39 en uso en forma irregular en los procesos de selección realizados durante el año de 2013?

¿El volumen de los bienes en uso adquiridos, guardan relación con la cantidad requerida en el cuadro de
necesidades aprobado y registrada en las guías de remisión y/o las “pecosas” formuladas por la oficina de
40
abastecimientos y servicios de la SBPA?

¿Se deja constancia de los bienes e insumos en uso para su almacenamiento, a través de un documento de
41 recepción y de conformidad por parte del encargado del almacén Central de la SBPA?

¿Cuenta el encargado del almacén central, con el registro de control de calidad, para registrar los ingresos y
salidas de los bienes almacenados en el almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, destinados para
42
atender a la dirección de servicios alimentarios?

¿El almacenamiento de los insumos y bienes destinados para atender a los programas dependientes de la
dirección general de bienestar social, se efectúan mediante la guía de remisión del proveedor a través de la
43
oficina de abastecimientos y servicios de la SBPA?

¿El encargado del Almacén Central controla el peso de los bienes e insumos en uso que ingresan al
almacén central y al almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, destinados para atender a los
44
programas a cargo de la Dirección General de Bienestar Social?

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¿Se controla el peso de los bienes e insumos en uso perecibles que salen destinados a la Dirección de
45 Servicios Alimentarios y son almacenados durante la vigencia de permanencia en depósito?

¿La administración de la SBPA cuenta con adecuados medios de transporte que garanticen la entrega
46 puntual de las raciones a los programas usuarios de los alimentos preparado para su consumo?

¿La Oficina de Abastecimientos y Servicios de la SBPA, con la finalidad de asegurar una adecuada y
efectiva distribución de los insumos de uso diario, cuenta con el apoyo de la logística necesaria para realizar
47
dicha entrega a la Dirección de Servicios Alimentarios?

En el proceso de la distribución establecida, se aplican estrictos controles que eviten la sustracción de los
48 alimentos destinados para la Dirección de Servicios Alimentarios de la SBPA?

¿Tales controles son aplicados permanentemente por el personal autorizado del área de logística y del
49 almacén central de la SBPA?

¿Se distribuye los insumos para la ración diaria de los 30 días del mes sin demora, por el proveedor?
50
¿Se distribuye la provisión diaria de los bienes en uso a todos los beneficiarios de los programas de la
51 SBPA?

¿Se deja evidencia de la acción realizada de la supervisión a través de un acta, por parte de las jefaturas de
52 la oficina y la Dirección referidas anteriormente?

¿La Jefatura de la Oficina General de Administración supervisa y controla contablemente a través de la

53 Oficina de Tesorería y Contabilidad de la SBPA, los ingresos por donaciones destinados a la Entidad?

¿El encargado del almacén central cuenta con un flujograma y/o descripción de sus actividades?
54
¿El encargado del almacén central cuenta con un manual interno, para las altas y bajas de bienes e
55 insumos?

¿En el almacén central y el almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa de la SBPA, se guarda el
56 debido orden de almacenamiento?

¿Existen bienes que son inservibles e inoperativos en el almacén central y el almacén ubicado en el CAR
57 Cháves de la Rosa?

¿El ambiente asignado para el almacenamiento y custodia de los alimentos y productos alimentarios
58 perecibles en el almacén ubicado en el CAR Chaves de la Rosa es el adecuado?

¿En el almacén ubicado en el CAR Cháves de la Rosa, asignado para productos alimentarios cuenta con
59 programas de mantenimiento y fumigación?

¿En el almacén central y en el almacén ubicado en el CAR Chaves de la Rosa, se evidencia la existencia de
60 detectores de seguridad contra robos y/o incendios?

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EXAMEN ESPECIAL AL ALMACÉN CENTRAL EN LAS ETAPAS DE: CONTROL DE EXISTENCIA DE

BIENES, REGISTRO, REPORTE, ALMACENAMIENTO, SUPERVISIÓN DE DONACIONES, DESTINADOS A
LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PÚBLICA DE AREQUIPA, DURANTE EL PERIODO 01 DE ENERO AL
31 DE DICIEMBRE DE 2013

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ALIMENTARIOS

Nº Pregunta SI NO N/A
¿Se realizan inventarios físicos de los bienes en uso periódico, destinado para la Dirección de Servicios
1 Alimentarios, por lo menos mensualmente?

Respecto a las devoluciones de los bienes en uso destinados a la Dirección de Servicios Alimentarios de
2 parte de los programas usuarios, se controlan adecuadamente?

¿Los insumos perecibles que ingresan al depósito y/o almacén de la Dirección de Servicios Alimentarios,
3 cuentan con registro de sanidad vigente?

¿Los insumos perecibles en uso para la Dirección de Servicios Alimentarios, reúnen los requisitos de
4 calidad requeridos?

¿Los insumos y/o alimentos adquiridos por la Oficina de Abastecimientos y Servicios a través del proceso
5 de selección correspondiente, son de consumo masivo?

¿Existe en el mercado local bienes o insumos en uso que pueden ser adquiridos directamente para atender
6 a la dirección de servicios alimentarios en forma urgente?

¿A los bienes o insumos en uso destinados para la Dirección de Servicios Alimentarios, se les ha efectuado
pruebas de calidad y conservación por parte de jefatura de la Oficina de Abastecimientos y Servicios de la
7
SBPA y si se encuentran aptos para el consumo humano?

¿Los Contratos suscritos por la SBPA y el proveedor en los procesos de selección llevados a cabo incluyen;
una cláusula que obligue a la SBPA o al proveedor a pagar el análisis bromatológico y nutricional de los
8
bienes e insumos en uso adquiridos?

¿Estos bienes o insumos en uso destinados para la Dirección de Servicios Alimentarios de la SBPA, son
9 económicos en cuanto al mercado existente?

¿Se ha informado a las Jefaturas de la Dirección General de Bienestar Social y a la Oficina de

Abastecimientos y Servicios de la SBPA, sobre el incumplimiento de las entregas, atrasos y de calidad de
10
los bienes e insumos recibidos en el almacén ubicado en la Dirección CAR Chaves de la Rosa?

¿Los movimientos de ingreso y salida de los bienes e insumos que requieren ser almacenados destinados a
la Dirección de Servicios Alimentarios, se efectúan mediante una pecosa, formulada por el área de logística
11
de la SBPA?

¿La misma “pecosa” cuenta con la firma y fecha de recepción por parte del recepcionista de la dirección de
12 servicios alimentarios, en señal de haber sido recibidos conforme?

13 ¿La entrega de las carnes, rojas, blancas, menudencia e insumos de uso inmediato a la Dirección de

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Servicios Alimentarios, se usa el sistema PEPS? (Primeras entradas - primeras salidas) durante su periodo
de vigencia?

¿Al preparar y distribuir los alimentos en la Dirección de Servicios Alimentarios, se calcula el volumen de la
14 ración, de tal forma que ésta no sea inferior a lo autorizado?

¿La composición de la ración de los alimentos distribuidos diariamente por la Dirección de Servicios
15 Alimentarios a los programas a cargo de la Dirección General de Bienestar Social, siempre es la misma?

¿Se efectúa una conciliación periódica entre la recepción, conformidad y los controles que obran en el
16 almacén de la dirección de servicios alimentarios?

¿Se cuenta con un cronograma de fechas de recepción de los alimentos, controlados por el almacén de la
17 Dirección de Servicios Alimentarios?

¿Los programas sociales a cargo de la Dirección General de Bienestar Social, conocen las fechas y horas
18 de distribución de los alimentos requeridos para su consumo?

¿Se ha instruido al personal de la Dirección de Servicios Alimentarios, la forma que se debe preparar las
19 raciones de los alimentos diariamente?

¿Conocen los programas de la SBPA, la ración mínima que corresponde a cada beneficiario para su
20 alimentación?

¿Se ha capacitado al personal de la Dirección de Servicios Alimentarios en el manipuleo y conservación de

21 los alimentos perecibles como son: carnes rojas, blancas, menudencia, verduras etc?

¿Se ha efectuado entrevistas a los beneficiarios de los programas de la SBPA, para determinar si viene
22 recibiendo su ración diaria en forma correcta y de higiene?

¿Se ha efectuado encuestas a los beneficiarios de los programas CAR Cháves de la Rosa, Centro de Salud
Mental Moisés Heresi, Albergue del Adulto Mayor El Buen Jesús, Casa Refugio Hogar de María y
23
Hospedaje el Buen Samaritano, para conocer la satisfacción de los de los alimentos consumidos?

¿Se ha identificado la problemática de los programas antes referidos y se ha tomado las acciones oportunas
24 de solución de parte de la administración de la Dirección de la Unidad de Servicios Alimentarios?

¿Se han aplicado medidas sancionatorias administrativas a los responsables de la administración de los
alimentos de la dirección de servicios alimentarios, por la inadecuada elaboración y distribución por falta de
25
higiene y calidad de los mismos?

¿Se efectúan visitas de sorpresa y supervisión a los programas beneficiarios de los alimentos por parte de
26 la Jefatura de la Dirección General de Bienestar Social o la que haga sus veces?

¿En el depósito de la Dirección de Servicios Alimentarios, asignado para productos alimentarios cuenta con
27 programas de mantenimiento y fumigación?

¿En el almacén de la Dirección de Servicios Alimentarios, se evidencia la existencia de detectores de

28 seguridad contra robos y/o incendios?

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