Manual de Procedimientos Financieros

Proyecto de Mejora de la Gestión Fiscal

(Hacienda Digital para el Bicentenario)

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Contenido

CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN Y ESTRUCTURA DEL MANUAL DE GESTIÓN FINANCIERA.....................................................6

1.1. Propósito del Manual de Gestión Financiera..................................................................................................6
1.2. Uso del Manual.........................................................................................................................................6
1.3. Objetivos del Manual..................................................................................................................................7
1.4. Criterios para evaluar el cumplimiento del Manual de Gestión Financiera...........................................................7
1.5. Revisiones al Manual de Gestión Financiera..................................................................................................7
1.6. Estructura del Manual de Gestión Financiera.................................................................................................7
CAPÍTULO 2. PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO............................................................................................................................9
2.1. Introducción..............................................................................................................................................9
2.2. Gestión presupuestaria en el Ministerio de Hacienda......................................................................................9
2.3. Gestión presupuestaria en el Proyecto Hacienda Digital................................................................................10
2.3.1. Principales responsabilidades................................................................................................................10
2.3.2. Calendario presupuestario....................................................................................................................10
2.3.3. Preparación del presupuesto.................................................................................................................11
2.3.4. Revisión del presupuesto aprobado........................................................................................................11
2.3.5. Ejecución presupuestaria......................................................................................................................11
2.3.6. Control presupuestario y prestación de cuentas.......................................................................................12
CAPITULO 3. POLÍTICAS CONTABLES, NORMAS Y SISTEMA CONTABLE...............................................................................13
3.1. Base contable.........................................................................................................................................13
3.2. Sistema contable y registros......................................................................................................................13
3.3. Contabilidad Normas y procedimientos contables.........................................................................................14
3.4. Descripción sistema de información contable a utilizar..................................................................................14
3.5. Política de monetización...........................................................................................................................16
CAPÍTULO 4 - DESEMBOLSOS.........................................................................................................................................................17
4.1. Flujos financieros.....................................................................................................................................17
4.2. Movilización de recursos IDA.....................................................................................................................18
4.3. Procedimientos generales de retiro............................................................................................................18
4.1. Firmas autorizadas de especímenes.......................................................................................................19
4.4. Tipos de gastos.......................................................................................................................................20
4.5. Gastos retroactivos..................................................................................................................................20
4.6. Valor mínimo...........................................................................................................................................20
4.7. Numeración secuencial.............................................................................................................................20
4.8. Formas...................................................................................................................................................21

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 4.9. Hoja de resumen - SOE............................................................................................................................21
4.10. Documentos de apoyo..........................................................................................................................21
4.11. Normas para evitar retrasos en la retirada de fondos................................................................................23
4.12. Retiro de Fondos a través del Método de Demonstración de Despesas (SOE’s)...........................................23
4.13. Reglas de auditoría..............................................................................................................................24
4.14. Retiro de la Cuenta Designada..............................................................................................................24
4.15. Propósitos de la Cuenta Designada........................................................................................................24
4.16. Dirección y número de la cuenta designada.............................................................................................24
4.17. Moneda de la cuenta designada.............................................................................................................24
4.18. Operaciones de cuenta designadas........................................................................................................24
4.19. Estados de Gastos (SOE's)...................................................................................................................25
CAPÍTULO 5 - PROCEDIMIENTOS DE PAGO...................................................................................................................................26
5.1. Organización del Departamento de Finanzas / Responsabilidades del Personal...............................................26
5.2. Controles clave........................................................................................................................................27
5.3. Procedimientos de control de facturas........................................................................................................27
5.4. Supuestos para realizar pagos...................................................................................................................28
5.5. Pagos por adelantado / Anticipos...............................................................................................................28
5.6. Preparación de Facturas...........................................................................................................................29
5.7. Certificación por control técnico.................................................................................................................30
5.8. Instrucciones de pago..............................................................................................................................31
5.9. Pagos desde la cuenta designada..............................................................................................................31
5.10. Pagos Directos....................................................................................................................................34
5.11. Registro de pagos realizados.................................................................................................................35
5.12. Garantías Bancarias.............................................................................................................................35
5.13. Pago de pequeños montos....................................................................................................................35
CAPÍTULO 6 - PETIT CASH Y TARJETA DE CARGA PREVIA.......................................................................................................36
6.1. Propósito................................................................................................................................................36
6.2. Elegibilidad de los pagos..........................................................................................................................36
6.3. Monto autorizado.....................................................................................................................................36
6.4. Asegurar la gestión del Fondo de Efectivo...................................................................................................37
6.5. Procedimiento para el pago de Compras y entrega de Vales de Efectivo.........................................................37
6.6. Reposición del Fondo de Caja...................................................................................................................38
6.7. Transferencia de gestión de fondos de efectivo............................................................................................40
6.8. Utilización de fondos en efectivo y elegibilidad de los gastos..........................................................................40
6.9. Compras con tarjeta de carga previa..........................................................................................................40
6.10. Registro de pagos con Tarjeta Precargada..............................................................................................41
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CAPÍTULO 7 - ACTIVOS DE FIXOS...................................................................................................................................................42
7.1. Registro de activos..................................................................................................................................42
7.2. Uso y conservación..................................................................................................................................42
7.3. Depreciación...........................................................................................................................................42
CAPÍTULO 8 - AUDITORIA..................................................................................................................................................................44
8.1. Propósito................................................................................................................................................44
8.2. Alcance de la Auditoría.............................................................................................................................44
8.3. Otras Responsabilidades del Auditor..........................................................................................................46
8.4. Información Disponible.............................................................................................................................46
8.5. Informes.................................................................................................................................................47
8.6. Cronograma de la Auditoría:......................................................................................................................48
CAPÍTULO 9 – VIAJES Y SEMINARIOS............................................................................................................................................50
9.1. Viajes y dietas.........................................................................................................................................50
9.2. Ayuda a los costes...................................................................................................................................50
9.3. Valor diario de la ayuda al coste................................................................................................................51
9.4. Seminarios, Talleres y similares.................................................................................................................51
9.5. Tarifas para clases por día y viajes.............................................................................................................52
CAPÍTULO 10 REPORTES FINANCIEROS........................................................................................................................................53
10.1. Introducción........................................................................................................................................53
10.2. Reportes financieros para fines del banco Mundial...................................................................................54
10.3. Informes para Crédito Público y MIDEPLAN............................................................................................55
10.4. Informes Financieros Internos................................................................................................................55
FORMULARIO 1...................................................................................................................................................................................56
Formulario 1.1 - Saldos de prueba y conciliación de cuenta designada............................................................................57
Formulario 1.2 - Hoja de Caja..................................................................................................................................60
Formulario 1.3 - Registro de desembolsos para la cuenta designada..............................................................................61
Formulario 1.4 - Registro de pagos directos...............................................................................................................62
Formulario 1.5 -Conciliación de Pagos Directos..........................................................................................................63
Formulario 1.6 - Registro de Contratos.....................................................................................................................64
Formulario 1.7 - Registro de activos y inventario........................................................................................................65
FORMULARIO 2...................................................................................................................................................................................66
Formulario 2.3 - Form for withdrawal application...........................................................................................69
Formulario 2.4 - List of Prior Review Contracts Spanish................................................................................................72
FORMULARIO 3...................................................................................................................................................................................73
Formulario 3.1 - Control Interno..............................................................................................................................74
FORMULARIO 4...................................................................................................................................................................................75
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 Formulario 4.1 - Recepción de Servicios....................................................................................................................76
Formulario 4.2 - Recepción de Bienes..........................................................................................................................82
Formulario 4.3 - Formulario de verificación de facturas - Proveedores Nacionales..................................................................88
Formulario 4.5 - Informe de registro de pagos por contrato..............................................................................................90
Formulario 4.6 - Informe de registro de garantías...........................................................................................................91
FORMULARIO 5...................................................................................................................................................................................92
Formulario 5.1 - Solicitud de efectivo..........................................................................................................................93
Formulario 5.2 - Nota de reembolso en efectivo............................................................................................................94
Formulario 5.3 - Nota de Anticipo..............................................................................................................................95
Formulario 5.4 - Nota de devolución de efectivo............................................................................................................96
Formulario 5.5 - Solicitud de suministro.......................................................................................................................97
Formulario 5.6 - Saldos de prueba y conciliación - Tarjetas de Carga Previa...........................................................................98
FORMULARIO 6.................................................................................................................................................................................100
Formulario 6.1- Modelo de IFR’s..............................................................................................................................101
Formulario 6.2 - conciliación Cuenta Designada...........................................................................................................105
Formulario 6.3 - Ejecución presupuestaria..................................................................................................................105

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 CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN Y ESTRUCTURA DEL MANUAL DE GESTIÓN
FINANCIERA

1.1. Propósito del Manual de Gestión Financiera

El objetivo del Manual de Gestión Financiera (MGF) para el Hacienda Digital para el Bicentenario es proporcionar
orientación sobre políticas y procedimientos financieros a los gerentes y personal financiero de las agencias de ejecución de
proyectos. El manual proporciona orientación a todas las esferas de la gestión financiera sobre la base de políticas y normas
financieras, la presupuestación, los sistemas y procedimientos de contabilidad financiera, la presentación de informes
financieros y la auditoría.
Los directores y el personal financiero de la Unidad de Coordinación de Proyectos están obligados a familiarizarse
plenamente con el manual y a que todo el personal interesado esté capacitado en su aplicación.
El Coordinador Financiero (CF) es el guardián principal del manual y asume la responsabilidad principal de garantizar que
todas las finanzas estén capacitadas para comprender las políticas y procedimientos descritos en la MGF.
La estructura y las responsabilidades para la gestión financiera del Proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario tienen
como objetivo garantizar la transparencia y la rendición de cuentas por los recursos financieros asignados al Proyecto en
todos los niveles de implementación del proyecto.
La responsabilidad principal de la gestión financiera recae en el Departamento de Finanzas del Proyecto (DF). La DF es
responsable de la implementación de las políticas y procedimientos contables descritos en este manual y de la capacitación
del personal de contraparte para la implementación de estas.
El DF mantendrá un sistema de contabilidad de proyectos separado para registrar e informar los gastos del proyecto, aunque
la contabilidad sea realizada por el sistema de contabilidad del Gobierno de Costa Rica.

1.2. Uso del Manual

El manual está preparado para ser utilizado por todos los niveles del personal y consultores de ejecución del proyecto y
cualquier asociado en la financiación que desee participar en el proyecto. El manual servirá de la siguiente manera:
a) Familiarizar a las partes interesadas con los acuerdos de Gestión Financiera del Proyecto Hacienda Digital para
el Bicentenario;

b) Apoyar al personal de contabilidad del proyecto para conocer los acuerdos de planificación, presupuestación,
contabilidad, control interno, auditoría y anticorrupción dentro del proyecto;

c) Asistencia en la inducción y capacitación del personal;

d) Actuar como guía de referencia para resolver conflictos o malentendidos que puedan surgir de vez en cuando
durante la implementación del Proyecto;

e) Asegurar la continuidad del enfoque, a pesar de los cambios de personal en el Departamento Financiero;

f) Garantizar la coherencia de los enfoques de gestión financiera en todos los niveles de aplicación.

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1.3. Objetivos del Manual

El propósito del manual es esbozar el marco de gestión financiera y los sistemas de apoyo de acuerdo con las principales
obligaciones financieras subyacentes a la ejecución del proyecto. Las obligaciones financieras fundamentales son:
a) Se mantiene un sistema de gestión financiera aceptable de manera coherente durante toda la ejecución;
b) Se presentan oportunamente informes financieros intermedios (IFR);
c) Los estados financieros anuales auditados se presentan dentro del plazo estipulado o acordado.

1.4. Criterios para evaluar el cumplimiento del Manual de Gestión Financiera

La buena gestión financiera del Proyecto se habrá logrado cuando mediante evaluaciones o de otro modo, las entidades
ejecutoras a todos los niveles demuestren responsabilidad y evidencia demostrando que:
a) Los recursos financieros asignados a cada componente del proyecto están disponibles oportunamente para la
ejecución de las actividades del proyecto
b) Los recursos se aplican estrictamente para los fines de que se pretenda prestar la debida atención a la economía y
la eficiencia y que cumplan los objetivos y metas fijados;
c) Se dispone de información e informes precisos y oportunos para la planificación de la gestión, la toma de decisiones
y la presentación de informes.

1.5. Revisiones al Manual de Gestión Financiera

El Manual de Gestión Financiera es una parte integral del Manual de Operaciones del proyecto y debe leerse junto con el
Contrato de Préstamo, el PAD (Project Appraisal Document), la Carta de Desembolso del Banco y cualquier otra directriz y
procedimiento emitido por el Banco o el Gobierno de Costa Rica.

El Manual de Gestión Financiera es un documento vivo que puede requerir cambios de vez en cuando para reflejar las
experiencias de implementación y los desarrollos en las mejores prácticas en la contabilidad de proyectos.

Se alienta a todos los usuarios a que envíen recomendaciones para mejorar el Manual al Coordinador Financiero Senior.
Todos los cambios serán propuestos por el Coordinador Financiero Senior, aprobados por el Coordinador del Proyecto y
sujetos a la No Objeción del Banco Mundial.

1.6. Estructura del Manual de Gestión Financiera

Además de este capítulo introductorio (Capítulo 1), el Manual de Gestión Financiera consta de los siguientes capítulos
adicionales:
Capítulo 2 - Planificación y presupuestación para la ejecución del proyecto
Capítulo 3 - Políticas y normas contables utilizadas para la contabilidad de proyectos
Capítulo 4 - Desembolsos

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 Capítulo 5 – Procedimientos de pago
Capítulo 6 – Petit cash y tarjeta de carga previa
Capítulo 7 - Control de activos fijos
Capítulo 8 - Auditoría
Capítulo 9 - Viajes y seminarios
Capítulo 10 - Informes financieros

Archivos adjuntos:
Formulario 1 - Libros de registro de gestión financiera
Formulario 2 - Formularios de informe financiero
Formulario 3 - Procedimientos de control interno
Formulario 4 – Formularios de control interno
Formulario 5 - Formularios de gestión de caja

Cada capítulo contiene una descripción de las responsabilidades, los procedimientos que deben seguirse y los formularios
contables y otros registros complementarios que se utilizarán en la aplicación de los procedimientos contables especificados

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 CAPÍTULO 2. PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

2.1. Introducción

Planning & Budgeting es una herramienta de gestión esencial para el control financiero de las actividades del proyecto. La
planificación consiste en la elaboración de un plan estratégico operativo para la implementación del proyecto para la
elaboración de un plan táctico para implementar las estrategias acordadas para lograr los objetivos del proyecto.
La presupuestación es un proceso de estimación de los requisitos financieros y los resultados del plan acordado y se utiliza
para la gestión a corto plazo (generalmente anual) de la implementación del proyecto. Los presupuestos también son
esenciales para garantizar que haya flujos de efectivo adecuados para la realización del proyecto.
El proceso presupuestario facilita la atención de la administración para establecer objetivos cuantitativos en términos físicos
y financieros para monitorear el progreso de la implementación del proyecto y tomar medidas correctivas cuando eventos
imprevistos afectan el progreso del proyecto. Tanto la planificación como el presupuesto continúan a lo largo de la vida del
proyecto.
Para el proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario, los parámetros generales de planificación se definen en el Project
Appraisal Document (PAD) que define los objetivos del proyecto, las metas de resultados clave y los planos financieros.
Se prepara un presupuesto anual detallado para ayudar a la administración a alcanzar los objetivos del proyecto y consiste
en lo siguiente:
- Proyecciones de contratos para (i) bienes y servicios; (ii) servicios de consultoría y (iii) servicios no de consultoría.
- Proyecciones de costos operativos incrementales.
- Proyecciones de gastos de proyectos analizadas por componentes y subcomponentes y actividades en términos
financieros.
- Cuantificación de actividades/productos siempre que sea posible alineados con las proyecciones financieras.
- Proyecciones de desembolso por categoría de desembolso del Banco Mundial (según se especifica en el Acuerdo
de Préstamo).
Los presupuestos anuales se revisarán trimestralmente para un seguimiento eficaz de la ejecución de los proyectos. Los
presupuestos trimestrales ayudarán a medir el progreso real basado en planes trimestrales mediante el análisis de las
variaciones y la adopción de medidas correctivas.

2.2. Gestión presupuestaria en el Ministerio de Hacienda

El presupuesto del Proyecto orientará los recursos disponibles para la ejecución del Plan Operativo Anual-POA y el Plan de
Adquisiciones-PAC. Dichos planes serán la base para elaborar los presupuestos anuales del Proyecto para que sean
incorporados en el anteproyecto de presupuesto del Ministerio de Hacienda para su aprobación en la Ley General de
Presupuesto del Estado.
El ciclo presupuestario se regirá bajo la normativa emitida por la Dirección Nacional de Presupuesto del Ministerio de
Hacienda
Para garantizar un control efectivo de los ingresos recibidos por el Banco Mundial y de los egresos correspondientes, de
acuerdo con la estructura presupuestaria del Ministerio de Hacienda, se creará un nuevo Programa presupuestario en el que
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se detalla el presupuesto del proyecto. Esto permitirá agilizar el registro, control y salidas de información de los diferentes
movimientos financieros. Los recursos provenientes de este proyecto serán ubicados en el programa que se cree, en donde
se segregarán los ingresos y egresos de manera que permita la identificación total de estos recursos, así como la asociación
de esos ingresos con los egresos correspondientes al desarrollo de los proyectos que estos financian y la rendición de
cuentas.
El presupuesto será ejecutado en el sistema SIGAF y se desglosará por componente y subcomponente, para el monitoreo
de su ejecución y preparación de estados financieros de propósito especial

2.3. Gestión presupuestaria en el Proyecto Hacienda Digital

Para el Hacienda Digital para el Bicentenario, los parámetros generales de planificación se definen en el Project Appraisal
Document (PAD) que define los objetivos del proyecto, las metas de resultados clave y los planos financieros.
Se realizará un presupuesto anual detallado para ayudar a la administración a alcanzar los objetivos del proyecto el cual
consiste en lo siguiente:
- Proyecciones de contratos para (i) bienes y servicios; (ii) servicios de consultoría y (iii) servicios no de consultoría.
- Proyecciones de costos operativos incrementales.
- Proyecciones de gastos de proyectos analizadas por componentes y subcomponentes y actividades en términos
financieros.
- Cuantificación de actividades/productos siempre que sea posible alineados con las proyecciones financieras.
- Proyecciones de desembolso por categoría de desembolso del Banco Mundial (según se especifica en el Acuerdo
de Préstamo).
Los presupuestos anuales se revisarán trimestralmente para un seguimiento eficaz de la ejecución de los proyectos. Los
presupuestos trimestrales ayudarán a medir el progreso real basado en planes trimestrales mediante el análisis de las
variaciones y la adopción de medidas correctivas.

2.3.1. Principales responsabilidades

El Coordinador Financiero es responsable de coordinar la preparación del presupuesto anual. Sin embargo, el proceso
debe involucrar a todos los gerentes operativos bajo la dirección del Coordinador del Proyecto.
Los coordinadores de los distintos componentes del proyecto presentarán las proyecciones iniciales de los planes
operacionales y las necesidades financieras. El Coordinador Financiero consolidará el presupuesto general del proyecto
y lo presentará al coordinador del proyecto, después de lo cual el presupuesto se presentará al Banco Mundial para su
aprobación.

2.3.2. Calendario presupuestario

El Gobierno de Costa Rica tiene un calendario fiscal de 12 meses, del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. El
presupuesto anual para el proyecto se preparará para cada año fiscal a partir del año fiscal 2021.
Se prevé el siguiente calendario presupuestario:

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 1. Publicación de orientaciones presupuestarias e instrucciones dadas por el Coordinador Financiero Senior
2. Presentación de una solicitud de presupuesto por parte de los Coordinadores de Componentes y Gestión
Socioambiental
3. Consolidación presupuestaria y aprobación por la Coordinación
4. Aprobación del presupuesto por el Banco Mundial

2.3.3. Preparación del presupuesto

El presupuesto se elabora sobre la base de los programas de trabajo anuales y los calendarios de ejecución aprobados
por la Coordinación.
El siguiente paso es preparar un plan de adquisición detallado para respaldar los planes operativos mencionados
anteriormente. Por último, las estimaciones financieras para la realización de las actividades mencionadas se preparan
e integran en un presupuesto consolidado.
El presupuesto se analizará en periodos mensuales y trimestrales. Se requieren presupuestos mensuales para estimar
los requisitos de efectivo y garantizar que haya suficiente dinero disponible. Los presupuestos trimestrales ayudarán a
medir el progreso real basado en planes trimestrales mediante el análisis de las variaciones y la adopción de medidas
correctivas.
Para entender las fechas clave en las que los presupuestos de los proyectos deben integrarse en los presupuestos del
ministerio, es necesario conocer el calendario presupuestario del Gobierno de Costa Rica.

2.3.4. Revisión del presupuesto aprobado

Incluso cuando los presupuestos se preparan cuidadosamente, podría ser necesario revisar el presupuesto para
adaptarse a las circunstancias cambiantes.
Estas revisiones pueden requerir la reasignación de las categorías presupuestarias en el marco del presupuesto
aprobado o solicitar consignaciones presupuestarias adicionales debido a las necesidades de ejecución de los
proyectos. En cualquier caso, el Proyecto seguirá las regulaciones presupuestarias del gobierno para buscar la
aprobación de las revisiones presupuestarias. Las revisiones propuestas también se someterán a la aprobación del
Banco Mundial.

2.3.5. Ejecución presupuestaria

El Coordinador Financiero Senior es el administrador del presupuesto designado para la ejecución del presupuesto
aprobado. La ejecución del presupuesto tiene varias fases.
Los coordinadores de las componentes (directores operativos) y el gestor presupuestario tienen funciones específicas
en la ejecución de los presupuestos. Después de la aprobación del presupuesto por parte del parlamento, el Hacienda
Digital para el Bicentenario tiene la autoridad de gasto para implementar el proyecto utilizando los recursos asignados.
1. Compromiso presupuestario. En esta etapa, los compromisos de gastos son asumidos por los gerentes
operativos mediante la firma de una orden de compra o un contrato de consultoría. Las acciones de
compromiso generalmente son iniciadas por los gerentes operativos, ejecutadas por el oficial de compras y
aprobadas por el Coordinador del Proyecto. Estos compromisos se iniciarán siguiendo los procedimientos
contables descritos en las secciones pertinentes de este manual. Los compromisos no se registran en el
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 sistema contable, sino que deben inscribirse en los registros correspondientes.

2. La verificación. Cuando se reciben las solicitudes de desembolso, los Gerentes Operativos y el administrador
del presupuesto verifican que se hayan completado todas las formalidades. Para bienes o servicios no
relacionados con la consultoría, serán verificados por el autor del certificado de compromiso y aceptación
emitido.

3. Orden de pago. Una vez recibida la verificación de los bienes y servicios prestados y la factura del
proveedor, el Coordinador Financiero Superior procesa los pagos de acuerdo con los procedimientos
descritos en este manual.
4. Pago. Las órdenes de pago directo o transferencia desde la cuenta designada se emiten en pago completo
de la orden de pago autorizada por el Coordinador Financiero de Senior aprobada por el Coordinador del
Proyecto.
5. Contabilidad. Las transacciones se registran en el sistema de contabilidad nacional y simultáneamente en
los libros internos de registro del proyecto.
Dado que la base de efectivo se utiliza para la contabilidad del proyecto, existe una brecha entre el compromiso, la
recepción de las cuentas de los proveedores y los pagos reales. Los informes presupuestarios sólo reflejan
los pagos reales y, si hay un aumento de las facturas impagadas, puede distorsionar la gestión
presupuestaria.
El Coordinador Financiero Senior tiene la responsabilidad de revisar constantemente los compromisos y pagos para
garantizar que todos los pagos se realicen rápidamente y que los informes presupuestarios reflejen los gastos reales.

2.3.6. Control presupuestario y prestación de cuentas

La transparencia en la gestión de proyectos se logra a través de la disponibilidad oportuna de información financiera

comprensible y precisa a través de presupuestos reales e informes de progreso para todas las partes interesadas.
En el caso del Hacienda Digital para el Bicentenario, esto se logra a través de la elaboración y amplia difusión de planes
financieros e informes de progreso. Estos informes se examinan en el capítulo 6 y cumplirán los siguientes objetivos:

- Proporcionar a los Coordinadores de Componentes información sobre su desempeño frente a los planes y permitir
el control individual de las áreas de su responsabilidad;
- Permitir que el Coordinador del Proyecto supervise el desempeño del proyecto global y responsabilice a los
gerentes por sus acciones;
- Proporcionar al Gobierno y al Banco Mundial información para medir el progreso en la implementación con
respecto a los planes acordados.
- Proporcionar a las partes interesadas y beneficiarios información para medir la entrega de los beneficios
deseados.

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 CAPITULO 3. POLÍTICAS CONTABLES, NORMAS Y SISTEMA CONTABLE

3.1. Base contable

La base contable, las políticas contables y las normas utilizadas por el proyecto se indicarán en los estados financieros
anuales.
El manual asume que el proyecto utilizará la base de efectivo contable de todos los ingresos y gastos de presupuestación,
contabilidad y presentación de informes. Supone que en los casos en que se llevan registros de activos subsidiarios, se
presentan al costo y no se aplica ninguna depreciación.
Los estados financieros del proyecto se expresan en dólares estadounidenses (USD). Los estados financieros indicarán las
fuentes de fondos y gastos y la información financiera relacionada con los retiros y desembolsos de fondos del préstamo en
la cuenta designada en virtud del acuerdo de préstamo IBRD Loan 9075-CR - Fiscal Management Improvement Project /
Hacienda Digital para el Bicentenario
Sobre la base del efectivo contable, todas las fuentes de fondos se reconocen cuando se reciben realmente en la cuenta
bancaria del proyecto. Los gastos se reconocen cuando se realiza el pago y no cuando se incurre.
Los activos del proyecto (equipo de oficina, mobiliario, vehículos, software, etc.) adquiridos se reconocen como gastos
cuando se paga a los proveedores después de su aceptación y aprobación por la coordinación del proyecto. Se mantiene
un registro de todos los activos del proyecto.

3.2. Sistema contable y registros

El Departamento Financiero del Proyecto es responsable de la creación y mantenimiento de un sistema de gestión

financiera para el control financiero del Proyecto.
Se establecerá un sistema informático de contabilidad de proyectos a fin de facilitar el mantenimiento de los registros y la
preparación de informes que utilizarán el Gobierno y el Banco Mundial.

El sistema de gestión financiera comprende lo siguiente:

Corresponde al sistema del Órgano Ejecutor (Ministerio de Hacienda) la gestión, administración y control de los fondos del
programa, el cual debe contener los registros contables, presupuestarios y financieros de las transacciones realizadas con
dichos recursos financieros en el sistema informático de contabilidad del Gobierno, más adelante en este capítulo se dará
una descripción más detallada.
Teniendo en cuenta que el Proyecto funciona sobre la base de caja, estos registros no sirven como propios para efectos de
control interno y desarrollo de informes, por lo que será necesario mantener una serie de registros adicionales en apoyo de
los sistemas contables informatizados:
- Saldos de prueba y conciliación de cuenta designada – Formulario 1.1
- Libro de caja chica (tarjeta de débito precargada) – Formulario 1.2
- Registro de desembolsos para la cuenta designada – Formulario 1.3
- Registro de pagos directos – Formulario 1.4
- Conciliación de pagos directos - Formulario 1.5
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 - Registro de Contratos – Formulario 1.6

Los registros anteriores deben ser una parte integral del sistema de contabilidad, pero deben mantenerse en formato de
hoja de cálculo para respaldar los registros contables, este sistema se utilizará para preparar los estados financieros del
proyecto.
Se adoptarán medidas administrativas para garantizar que los siguientes expedientes se mantengan de manera que se
garantice la facilidad de recuperación de la documentación y el acceso a la revisión.
- Archivo de prueba de transacción realizado desde la cuenta designada
- Archivo de pago de facturas
- Expediente de conciliación bancaria
- Archivos de pago en efectivo (tarjeta de débito precargada)
- Archivos de reconciliación de cajas pequeñas
- Solicitudes de retiro y estados de cuenta de gastos / hojas de resumen
- Archivo de contrato de préstamo
- Expediente de solicitudes anticipadas y reposición de la cuenta designada
- Archivo de solicitud de pago directo

3.3. Contabilidad Normas y procedimientos contables

La contabilidad de los recursos del proyecto se realizará con base a lo establecido en la normativa gubernamental de Costa
Rica
A continuación, se citan los principales documentos vigentes, y que conforman el marco normativo en materia de
contabilidad:

a. Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense

b. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No.8131 de setiembre de 2001,
en lo concerniente al título 2
c. Ley de Contratación Administrativa
d. Reglamento de Contratación Administrativa
e. Ley de Control Interno
f. Manual de Normas Generales de Control Interno emitido por la Contraloría General de la República
g. Normas Técnicas sobre Presupuesto emitido por Contraloría General de la República
h. Clasificador de ingresos emitido por el Ministerio de Hacienda
i. Clasificador de egresos emitido por el Ministerio de Hacienda Por otro lado, dicho marco normativo
contable, en lo pertinente, también se encuentra acorde con las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF), las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).

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3.4. Descripción sistema de información contable a utilizar.

El Sistema Integrado para la Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), es el utilizado para llevar el registro de la
información contable. El mismo corresponde a un sistema integrado de información que apoya la gestión administrativa y
financiera de los Ministerios del Gobierno Central, Poderes (TSE), y Adscritas (SINAC, ICD, OCIS, SFE, DGME), así como
las funciones de rectoría y fiscalización que corresponden al Ministerio de Hacienda y a la Contraloría General de la
República.
El Sistema opera con el funcionamiento de los subsistemas de Presupuesto, Gestión de la Tesorería, Contratación
Administrativa y Contabilidad Presupuestaria y Patrimonial, a partir de una solución base y un esquema de desarrollo
rápido.

Figura No.1: Modelo de Operación de SIGAF

Dentro de las funcionalidades del SIGAF, sobre contabilidad, se cuentan:

- Plan de Cuentas NICSP- OPERATIVO
- Libro Mayor – Libro Diario
- Asientos contables por sociedad y multisociedad
- Cierres Contables (mensuales y anual)
- Conciliación Bancaria – Bancos - Pagos T.N. - Caja Única
- Interfaces: INTEGRA, TICA, Tributación Digital, PODERES, BCCR (ILI y Extractos Bancarios)
- Plan de Cuentas NICSP- OPERATIVO
- Libro Mayor – Libro Diario
- Asientos contables por sociedad y multisociedad

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 - Cierres Contables (mensuales y anual)
- Conciliación Bancaria – Bancos - Pagos T.N. - Caja Única
- Interfaces: INTEGRA, TICA, Tributación Digital, PODERES, BCCR (ILI y Extractos Bancarios)

Adicionalmente, y con el propósito de poder emitir estados financieros de propósito especial requeridos por el Banco
Mundial, se llevarán registros auxiliares en Excel, para emitir los reportes por componente/subcomponente. La UCP
mensualmente conciliará los estados financieros emitidos del sistema con los estados financieros del proyecto.
El catálogo de cuentas que se utilizará para el registro contable será el emitido por la Contabilidad Nacional del Ministerio
de Hacienda. Para efectos de llevar el registro y control el catálogo de cuentas se vinculará con los componentes y
subcomponentes del préstamo
En los casos de pagos directos efectuados por el Banco Mundial, la UCP realizará el registro mediante ajuste contable
utilizando los procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional y Contabilidad Nacional para el tratamiento de pago
directo Ver Formulario 9
La documentación original de respaldo será conservada al menos por tres años después que el Banco haya recibido el
informe de auditoría del ejercicio fiscal en que se hizo el último retiro de fondos de la Cuenta del Préstamo.

3.5. Política de monetización

En cuanto a la política de monetización, dado que la contabilidad para el Banco se lleva en dólares y que el diferencial
cambiario no es un gasto elegible de financiar, es recomendable hacer los pagos en dólares. De acuerdo con la política del
Banco, los gastos pagados en moneda local se convertirán a dólares con base a la fecha de conversión de los dólares en
moneda local. Cualquier diferencial cambiario deberá ser registrado contablemente y cubierto con fondos de contraparte
(locales).
Para la administración del diferencial cambiario, el Banco recomienda documentar el gasto a la tasa a la cual se colonizaron
los recursos.

16
 CAPÍTULO 4 - DESEMBOLSOS

4.1. Flujos financieros

La implementación y ejecución del Proyecto son financiadas por la AIF\ Banco Mundial bajo el Préstamo 9075-CR del BIRF.
A continuación, se muestra el flujo financiero del proyecto:

Figura No.2: Flujo Financiero del Proyect o

El ciclo de desembolso abarca la entrada de recursos en el Proyecto, la metodología de desembolso y el proceso de

reposición de las cuentas del Proyecto.
El mecanismo de desembolso garantizará una transmisión fluida y rápida de los fondos entre el Banco, la GPU del proyecto
y los proveedores.
Los mecanismos de desembolso utilizados en el Proyecto se basan en transacciones, según lo especificado en el Acuerdo
de Financiamiento y PAD. Los desembolsos para el reabastecimiento de combustible se realizan para bienes o servicios.

17
Las solicitudes de desembolsos deben presentarse mensualmente al Banco o cuando la Cuenta Designada tenga un saldo
de un tercio del monto inicial. Todas las solicitudes de reabastecimiento de cuenta designadas deben estar documentadas.

4.2. Movilización de recursos IDA

El fondo de la IDAF se utiliza para financiar sumas de dinero elegibles para gastos en virtud de las disposiciones del
acuerdo de crédito firmado entre el Gobierno de Costa Rica y el Banco Mundial. El desembolso se ajustará a los términos de
la Carta y las Directrices de Desembolso respectivas.
La consignación autorizada es la parte de los fondos que el Banco Mundial ha de poner a disposición del Proyecto para
financiar las actividades del proyecto.
El financiamiento de la AIF/Banco Mundial es de USD 156.640.000 para la adquisición de bienes, servicios no relacionados
con la consultoría, servicios de consultoría y costos operativos.
El monto total de la financiación se asigna a una sola categoría de gastos dividida por los 5 componentes del proyecto,
como se muestra en el cuadro que figura a continuación.

tabla No 1 – Presupuesto del Proyecto

Componentes Costos USD

Componente 1. Fortalecimiento de la gestión del gasto público $ 44,437,000.00

Componente 2. Mejora de la eficiencia y orientación al cliente de la
$ 28,456,000.00
administración tributaria
Componente 3. Mejorar los controles aduaneros y los servicios para
$52,336,000.00
facilitar el comercio en Costa Rica
Componente 4. Fortalecer el entorno institucional y operativo del
$23,011,000.00
Ministerio de Hacienda, promoviendo su interoperabilidad.
Componente 5. Gestión de proyectos y desarrollo de capacidades $8,400,000.00
Total $156,640,000.00

Los gastos de proyectos subvencionables en los componentes enumerados en el cuadro anterior pueden pagarse en el
marco del préstamo IBDR Loan 9075-CR al 100 %.

4.3. Procedimientos generales de retiro

El retiro de fondos en el marco de la AIF debe solicitarse únicamente para el propósito estipulado en el Acuerdo de Préstamo
para financiar gastos elegibles.

Los siguientes son los procedimientos de desembolso aprobados para el Proyecto:

- Cuenta designada (DA);

- Pago directo;

18
 - Reembolso.
El Especialista Financiero y el Coordinador Financiero son responsables de preparar, revisar y presentar la solicitud de
desembolso al Banco. Las solicitudes de reposición de la Cuenta Designada deben presentarse mensualmente al Banco o
cuando la Cuenta Designada presente un saldo de un tercio del último desembolso.
Todas las solicitudes de reposición de la Cuenta Designada deben incluir los siguientes documentos:
- Estado de Cuenta debidamente certificado por el Tesoro Nacional;
- Estado de conciliación bancaria;
- Formulario de resumen de la empresa estatal. (Formulario 2.1 - Estado de gastos)

En el caso de los gastos cuyo importe supere el umbral de revisión previa, la sustitución se efectuará mediante la
presentación de los documentos justificativos, en particular:
- Contrato;
- Facturación, especificando el origen de los bienes y servicios;
- Documentos de envío consistentes en factura, certificado de seguro, certificado de origen y lista de embalaje
(para mercancías, cuando corresponda);
- Copia de la carta de crédito (para mercancías, cuando corresponda);
- Otros, según lo requerido en el contrato u orden de compra.

4.1. Firmas autorizadas de especímenes

El reglamento interno sobre cuentas bancarias y operaciones con cuenta de crédito establece dos firmas autorizadas, una
de las cuales debe ser por un representante autorizado del Ministerio de Finanzas y la otra por un representante autorizado
de la GPU, de la siguiente manera:
A. Representante de UCP

B. Representante de UCP (suplente)

C. Representante del Ministerio de Hacienda;

D. Representante del Ministerio de Hacienda (suplente)

Condiciones de firma conjunta:

- A+C
- A+D
- C+B
Firma UGP autorizada:

Las suscripciones del lado de UGP generalmente están compuestas por el Coordinador del Proyecto como permanente y el
Gerente del Proyecto o el Coordinador Financiero como sustitutos.
19
Firma autorizada del Ministerio de Hacienda:

La firma del Ministerio de Hacienda es normalmente compuesta por personal de la Dirección General de Hacienda.
Es responsabilidad del Ministro de Hacienda aprobar la propuesta de nombramiento de representantes autorizados para
firmar las solicitudes de retiro para autenticar estos especímenes y remitirlos al Banco.

4.4. Tipos de gastos

El proyecto estableció que: para minimizar el riesgo de pérdidas en las diferencias de tipo de cambio, todos los contratos se
celebrarán y pagarán en USD, independientemente del origen de los proveedores. La moneda local solo se utilizará para
pagar gastos diarios y de bajo valor, para ello se utilizarán tarjetas precargadas que funcionarán en un pequeño esquema de
efectivo.
Gastos en moneda extranjera

Los gastos en moneda extranjera se considerarán todos los gastos incurridos en monedas distintas de la moneda del
prestatario (CRC) para bienes y servicios de otros países o del país del prestatario (Costa Rica) que no sean gastos de bajo
valor.

Gastos en moneda local

Se consideran gastos en moneda local, todos los gastos incurridos en moneda local (CRC) para la compra de bienes y
servicios en el interior del país (Costa Rica).

4.5. Gastos retroactivos

Significa tipos de gastos para contratos firmados y ejecutados antes de la entrada en vigor del contrato de préstamo,
pagados, como anticipo, por el Gobierno sujeto al reembolso del banco después de la firma del contrato de préstamo y su
efectividad.
Condiciones previas para los retiros:
- Respeto del acuerdo de financiación y de las directrices de desembolso;
- Presentación oportuna al Banco de la lista de especímenes de firma certificados;
- Formulario de solicitud apropiado debidamente instruido;
- Facturas y documentos justificativos relativos a los bienes, obras y servicios subvencionables de que se trate.

Para los gastos por debajo del umbral previo al examen, el Banco no exige la presentación de documentos justificativos.
Estos deben mantenerse en la GPU para su posterior revisión por el Banco y el auditor independiente.

4.6. Valor mínimo

El contrato de préstamo establece el monto mínimo del desembolso de la cuenta de préstamo en USD 1,000,000. Todas

20
las solicitudes de pago directo por debajo de esta cantidad serán realizadas por la Cuenta Designada.

4.7. Numeración secuencial

Debe adoptarse la numeración secuencial de las solicitudes de retirada (WA). El DF aplicará internamente un sistema de
control de numeración secuencial. Los WA devueltos por el Banco para su revisión y corrección deben ser después de la
corrección reenviados con una nueva numeración de referencia o con la misma numeración, pero seguido de la letra B, "Bis"
o "R" de "Revisado" (por ejemplo, 010-B o 010-R). (Formulario 2.2 - Solicitudes de retiro (WA))

4.8. Formas

El Manual de Desembolsos del Banco Mundial proporciona, en su Formulario, los formularios aplicables para cada
procedimiento de desembolso que se indican a continuación:
- Anticipo a la Cuenta Designada (DA);
- Solicitud de reposición de la cuenta designada;
- Solicitud de Pago Directo;
- Solicitud de "Compromiso Especial"
- Justificación de los anticipos a la cuenta designada
- Resumen del estado de gastos; y
- Muestra de conciliación de cuentas designada.

El Departamento de Operaciones Financieras del Banco Mundial (Departamento de Desembolsos) es responsable de

proporcionar el Manual de Desembolsos, incluidos los formularios solicitados anteriormente, y de recibir WA, revisar,
aprobar y pagar.
El Departamento de Desembolsos también es responsable de proporcionar informes periódicos de desembolsos con fines
contables, certificar las cuentas del Proyecto por un auditor independiente y controlar el Servicio de Gestión de la Deuda del
Ministerio de Finanzas y cumplir con las obligaciones contractuales de préstamo.
Dado que el Proyecto está autorizado a utilizar el sistema de desembolso electrónico denominado "Client Connection" no
necesita que los formularios físicos se completen manualmente, ya que "Client Connection " proporciona todas las
características necesarias por medios electrónicos.

4.9. Hoja de resumen - SOE

La Hoja de Resumen (SOE) es necesaria para los gastos de cuenta designados establecidos tanto para (i) revisión previa
como (ii) revisión posterior a la revisión. (Formulario 2.1 - Estado de gastos)
A los efectos de determinar y clasificar el porcentaje de financiación de los gastos de divisas, las SOES requieren una
indicación del origen de los bienes adquiridos y la moneda de los contratos.

21
4.10. Documentos de apoyo

Se requieren documentos de respaldo para los contratos sujetos a revisión previa. A continuación, se muestra la
composición de la Solicitud de Retiro para cada procedimiento de desembolso:

Solicitud de pago inicial (asignación autorizada)

- Formulario avanzado instruido y firmado

Reposición de cuentas designadas (DA)

- Formulario de reposición completado y firmado;

- Hoja de resumen;
- Declaración de conciliación de la cuenta designada;
- Estado de cuenta certificado;
- Facturas debidamente certificadas, sujetas a revisión previa (si procede);
- Copia del contrato sujeto a revisión previa (si corresponde);

Pago directo

- Formulario de Pago Directo debidamente instruido y firmado (Formulario 2.3 - Form for withdrawal
application_V1);
- Factura debidamente certificada;
- Copia de garantías bancarias (si procede)
- Copia del conocimiento de embarque, certificado de seguro, certificado de origen y lista de embalaje (aplicable a
las mercancías importadas)
- Copia del contrato y no objeción;

Reembolso

- Formulario de reembolso debidamente instruido y firmado;

- Hoja de resumen;
- Factura debidamente certificada;
- Copia del contrato;
- Copia de la no objeción;
22
 - Copia del comprobante de pago realizado;
- Aviso de pago enviado al proveedor por UCP;
- Confirmación del pago emitida por el proveedor
Los documentos deben agruparse por orden de aparición en la Hoja de Resumen.

4.11. Normas para evitar retrasos en la retirada de fondos

- Lea las instrucciones para completar los formularios;

- Toda la documentación debe ser verificada por dos empleados antes de la presentación;
- Enviar copias de los contratos al Gerente de Contratos tan pronto como se firmen;
- Indíquese la fecha de no objeción o revisión previa;
- Garantizar que las solicitudes estén firmadas por personas autorizadas;
- Verifique que la moneda de pago esté bien identificada;
- Comprobar que los elementos contenidos en la solicitud de pago se ajustan a las pruebas (contratos y facturas);
- Añadir todos los documentos justificativos;
- De ser necesario, adopte todas las medidas necesarias para la redistribución oportuna de fondos entre categorías
antes de presentar la solicitud de desembolso.

4.12. Retiro de Fondos a través del Método de Demonstración de Despesas (SOE’s)

Objetivo: Evitar el reenvío de todos los documentos justificativos, incluidos los documentos de baja suma, al Departamento
de Desembolsos.
El DF (Departamento Financiero) solicita el reemplazo de la Cuenta Designada (CD) para los pagos y realizados a través del
sitio "Client Connection", junto con la hoja de resumen (SOE), el estado de la cuenta, certificada, y la hoja de conciliación de
la Cuenta Designada.
Las fichas resumidas proporcionarán todos los detalles necesarios sobre los gastos. UCP mantiene los documentos de
respaldo en un lugar seguro para su posterior revisión por parte del Banco y los auditores independientes.

Condiciones de uso del Método de Demonstración de Despesas

- La existencia de medios administrativos y contables adecuados para identificar los gastos y ponerlos fácilmente a
disposición de las personas que los examinan;
- Dispositivos de control interno satisfactorios y las medidas necesarias para llevar a cabo auditorías periódicas
llevadas a cabo por empresas independientes.

Límites para el uso del Método de Demonstración de Despesas

23
Los límites, que varían de un proyecto a otro, se especifican en el Contrato de Préstamo. Todas las solicitudes de importes
iguales o superiores al límite especificado en el Acuerdo de Financiación deberán presentarse acompañadas de documentos
justificativos.

4.13. Reglas de auditoría

El Proyecto registrará los montos pagados bajo los Estados de Gastos y preservará la adecuación de los documentos y
controlará los gastos. Si el Proyecto no cumple con las reglas de auditoría de las empresas estatales, el Banco tiene el
derecho de rechazar cualquier solicitud de desembolso utilizando ese método y/o suspender todos los desembolsos, incluso
a través de un método de pago directo hasta que se cumplan las recomendaciones de auditoría. El Banco también podrá
rechazar la solicitud de gastos dentro de los límites fijados para el uso de la empresa estatal, incluso si va acompañada de
todos los documentos justificativos.

4.14. Retiro de la Cuenta Designada

El proyecto requiere la creación de una cuenta designada, en el contrato de préstamo se establece el uso del principio de
Efectivo Único del Estado, y una subcuenta de esta funciona como cuenta designada.

4.15. Propósitos de la Cuenta Designada

La Cuenta Designada tiene como objetivo facilitar y acelerar el proceso de pago, reducir el número de pagos directos y
mejorar el monitoreo del proyecto.

4.16. Dirección y número de la cuenta designada

Cuenta: CR59073910206000026774 BIRF-9075-CR Préstamo-Hacienda Digital

Titular: 2-100-042005 Ministerio de Hacienda (TN)

Banco: Banco Central de Costa Rica

Moneda: DOLARES

4.17. Moneda de la cuenta designada

La moneda de la cuenta designada es el Dólar Estadounidense, y todos los movimientos realizados en esta moneda, con la
excepción de los gastos diarios de muy bajo valor que se realizarán en moneda local, utilizando para este fin una tarjeta
precargada que funcionará con las reglas de la Caja Única Estatal. Los movimientos de esta tarjeta serán monitoreados y
registrados en los libros del proyecto utilizando las metodologías de una " Caja Chica " y conciliados mensualmente
(Formulario 1.2 - Libro Caja Chica)

24
4.18. Operaciones de cuenta designadas

La cuenta solo se utilizará para pagos elegibles en virtud del acuerdo de financiación. Los desembolsos en esa cuenta sólo
podrán producirse cuando se cumplan todas las condiciones y los gastos subvencionables. Las subcuentas de cuenta
designadas no están permitidas.

Asignación autorizada

Es el monto del anticipo inicial para la Cuenta Designada. El monto de la asignación autorizada fijada en la Carta de
Desembolso es de al menos USD 1,000,000.00

Carta de conformidad

El Banco desembolsa el anticipo inicial después de recibir del Ministro de Finanzas la Documentación de la Cuenta
Designada y los especímenes certificados de firmas autorizadas.

Reposición de la cuenta designada

La reposición debe hacerse mensualmente o siempre que sea 1/3 de la asignación autorizada, con extracto bancario, estado
de conciliación bancaria y documentos de respaldo, según sea necesario.

Intereses y gastos bancarios

El Banco de Costa Rica no cobra intereses ni cargos bancarios sobre los fondos de la Cuenta Designada.

Conciliación bancaria

El Asesor Financiero en coordinación con el Coordinador Financiero deberá preparar la conciliación bancaria mensual de la
Cuenta Designada, solicitando para este documento la información que considere necesaria. La conciliación será confirmada
por el Coordinador Financiero. La conciliación bancaria se desarrollará más a fondo en este Manual.

4.19. Estados de Gastos (SOE's)

Se trata de un informe mensual que contiene una justificación de los gastos incurridos en la cuenta designada, requeridos
por el Departamento de Desembolsos para su examen y sustitución sin presentación de documentos justificativos, por
sumas inferiores al umbral del examen anterior. Los documentos que prueben estos gastos se conservarán en la UCIN para
su examen y dictamen por el auditor. El sistema contable implementado para el Proyecto debe generar este tipo de informe.
(Formulario 2.1 - Estado de gastos – SOE’s)

25
 CAPÍTULO 5 - PROCEDIMIENTOS DE PAGO

El proceso de pago de los gastos de un proyecto debe incluir medidas de control claramente definidas . Los tiempos de
procesamiento de cada fase no excederán tres días hábiles.
El Proyecto requiere la creación de una cuenta bancaria designada, en el proyecto será usado em método de la Caja Única
del Estado, en la que será criada una subcuenta, en dólares estadounidenses, y solo se puede usar para recibos del fondo
ida y pago de gastos elegibles del proyecto.

5.1. Organización del Departamento de Finanzas / Responsabilidades del Personal

Las tareas del Departamento de Finanzas deben guiarse por este Manual de Procedimientos, así como por las Directivas de
Desembolsos y Adquisiciones del Banco Mundial, supervisadas por el Coordinador del Proyecto.

Coordinador Financiero:

Responsabilidad general de la gestión de cuentas bancarias, incluida la autorización de todos los pagos y la supervisión de
la conciliación bancaria, la preparación de las solicitudes de reposición al Banco Mundial y la preparación de las
demostraciones de gastos (SOE)

Asesor Financiero:

Responsabilidad de llevar los registros de movimientos, conciliación bancaria, creación de órdenes de pedido y órdenes de
pago, revisión de la legalidad de las facturas y preparación de oficios de pago. En particular:

- Recibir solicitudes de pago

- Verificación de solicitudes de pago
- INGRESO MIGO
- Elaboración de carta oficial para emitir pago
- Seguimiento del proceso en SIGAF y comunicación oportuna de cada paso

Asistente Administrativo:

Responsable del mantenimiento de la caja chica, del registro de movimientos en la hoja de caja, mantenimiento y verificación
de los documentos justificativos de cada movimiento.

Coordinador de la actividad:

Responsable de comprobar la conformidad de los entregables/servicios y preparar el formulario de recepción. (Formulario

4.1 - Recepción de Servicios / Formulario 4.2 - Recepción de Bienes)

26
Coordinador de Proyecto

Revisar todos los documentos de soporte para las solicitudes de pago/reposición de la Cuenta Designada, aprobar todos los
pagos solicitados y firmar conjuntamente las solicitudes de pago directo o reposición de la Cuenta Designada.

5.2. Controles clave

- Se deben nombrar al menos dos firmas autorizadas

- Todos los controles deben estar numerados secuencialmente.
- La conciliación bancaria debe realizarse al menos una vez al mes.
- Solo se utiliza transferencia bancaria o pago directo para realizar el pago a proveedores/consultores.
- Todos los proveedores deberán presentar un documento bancario que acredite la titularidad de la cuenta indicada
en el primer pago.
- La persona de la Unidad Financiera de Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda que haga las
órdenes de pedido y solicitudes de pedido nunca puede hacer el ingreso MIGO.

5.3. Procedimientos de control de facturas

Siempre y cuando se cumplan todas las condiciones de pago de una factura, y salvo en situaciones urgentes que justifiquen
la reprogramación de tareas, el Departamento de Finanzas tomará todos los martes y viernes para solicitar a Tesorería los
pagos de las facturas aprobadas y registradas en el sistema contable.

La solicitud de pago debe estar firmada por personas autorizadas. Las siguientes razones pueden retrasar el pago en
Departamento Financiero:

- Discrepancias;
- Información incompleta para realizar el pago;
- Factura no autorizada;
- Gastos no subvencionables;
- Incumplimiento de la legislación tributaria;
- Otras anomalías no especificadas.
Las facturas no conformes deben devolverse a los proveedores para una corrección adecuada.

Cuando el Departamento Financiero recibe una facturación incompleta, debe dar al Proveedor cinco días para presentar
elementos adicionales, después de lo cual debe ser devuelta.

Para evitar demoras y minimizar el riesgo de devolución de facturas por parte de la Tesorería, se creó un procedimiento
interno de verificación de facturas sujeto a una doble verificación, realizado primero por el Coordinador Financiero al recibir

27
las solicitudes de pago y sujeto a una nueva verificación realizada por el Asesor Financiero después de recibir las solicitudes
y antes de solicitar la aceptación de la factura por parte del Coordinador del Proyecto. (Formulario 4.3 - Formula rio de
verificación de facturas Nacionales y Formulario 4.3 - Formulario de verificación de facturas Extranjeros)

Las facturas pasan por varios pasos y agentes antes del pago. En condiciones normales, el período de tratamiento
de cada fase no excederá de tres días hábiles.

5.4. Supuestos para realizar pagos

Los pagos implican la verificación simultánea de todos los siguientes supuestos:

- Documento de aceptación del servicio/pozo firmado por el responsable por el contrato y aprobado por la
Coordinación del Proyecto;
- Verificación y certificación técnica de la factura;
- Verificación y certificación financiera por el Departamento financiero, incluida la elegibilidad de los gastos;
- Verificación de la consignación presupuestaria por categoría y componente de gastos;
- Existencia de contratos y sin objeción;
- Factura en su forma original, firmada, se acepta la firma electrónica para proveedores nacionales, en el caso de
empresas la factura también debe estar sellada con el sello de empresa
- Firma de procesos por representantes autorizados;

Los pagos serán:

- Realizados mediante transferencia bancaria desde la Cuenta Designada a la cuenta bancaria prevista en el
contrato celebrado con el proveedor e inscrito en el Registro de Proveedores del Ministerio de Hacienda, cuando
el monto sea inferior a USD 1,000,000.00
- Realizado mediante Pago Directo a la cuenta bancaria prevista en el contrato celebrado con el proveedor, cuando
el monto sea igual o superior a USD 1,000,000.00
El cumplimiento de los procedimientos anteriores y el cumplimiento de la documentación de respaldo requerida garantiza un
control interno adecuado y la gestión del proyecto y serán estrictamente supervisados por el Departamento Financiero.

5.5. Pagos por adelantado / Anticipos

Estos pagos se producen cuando el contrato establecido con el proveedor así lo prevé. La factura de este tipo de pagos es
entregada por el proveedor junto con una garantía bancaria por el mismo importe.

28
Se pueden hacer pagos por adelantado hasta el 20% del valor total del contrato de consultoría/servicios o hasta el 15% del
contrato de adquisición de bienes y están destinados a facilitar la rápida movilización de los recursos previstos y el inicio de
los trabajos de manera oportuna.

5.6. Preparación de Facturas

Los proveedores deben preparar y emitir sus facturas de acuerdo con la ley fiscal y las condiciones establecidas en el
contrato. Todas las facturas contendrán, sin perjuicio de otros requisitos, la siguiente información:

Proveedores Nacionales:

- Identificación del obligado tributario o declarante (nombre completo o razón social)

- Nombre del tipo de documento (Factura Electrónica/Tiquete Electrónico/Nota de Crédito Electrónica/Nota de
Débito Electrónica)
- Numeración consecutiva
- Clave numérica
- Fecha de emisión del documento electrónico
- Hora de emisión del documento electrónico
- Medio de pago: Transferencia – Depósito bancario
- Normativa Vigente Visible (mostrarse la leyenda “Autorizada mediante resolución Nº DGT-R-48-2016 del 7 de
octubre de 2016)
- Número de Contrato y descripción del servicio/bien facturado
- Nº de Orden de Pedido
- Precios unitarios y totales deben ser iguales a los detallados en el contrato
- El monto total en números y letras (Monto Bruto, sin rebajar el 2% de retención)
- Descripción del código de exoneración de IVA, se aplicable
- Indicación de la moneda de pago
- Indicación de número de pago se aplicable
- Indicación de la aplicación de retención del 2% de Renta se aplicable
- El nombre del Banco, IBAN y código SWIFT
- Nombre del Banco Intermediario en USA para trámite de pagos de facturas en USD y el BIC CODE (SWIFT)
- La vigencia del contrato o de la prórroga de este (fecha de inicio y de finalización).
- El período que cubre el cobro que se está facturando o el entregable

29
 - Deducción del anticipo (si procede)
- Firma y sello
Proveedores extranjeros:

- Fecha de emisión del documento

- Identificación del Proveedor
- Nombre del tipo de documento
- Número de Contrato y descripción del servicio/bien facturado
- Nº de Orden de Pedido
- Precios unitarios y totales deben ser iguales a los detallados en el contrato
- El monto total en números y letras (Monto Bruto, sin rebajar el 25% de retención)
- Descripción del código de exoneración de IVA, se aplicable
- Indicación de la moneda de pago
- Indicación de número de pago se aplicable
- Indicación de la aplicación de retención del 2% de Renta
- El nombre del Banco y El Nº de Cuenta Cliente que hayan incluido en El Registro de Proveedores del Ministerio
de Hacienda
- Nombre del Banco Intermediario en USA para trámite de pagos de facturas al exterior fuera de USA y el BIC COD
- La vigencia del contrato o de la prórroga de este (fecha de inicio y de finalización).
- El período que cubre el cobro que se está facturando
- Número de identificación en SIGAF
- Deducción del anticipo (si procede)
- Firma y sello
NOTA: En el primer pago el proveedor deberá entregar un documento bancario que acredite la titularidad de la cuenta
bancaria de destino del pago.

5.7. Certificación por control técnico

El Departamento Financiero solo procesará las solicitudes de pago después de la verificación y certificación de las
conformidades técnicas por parte de los agentes responsables del seguimiento y control técnico de los servicios/bienes
facturados.

30
La factura, el informe de validación y todos los demás elementos que confirman el debido rendimiento de las tareas
facturadas deben permanecer juntos para cualquier consulta y archivarse juntos. En el Formulario de este Manual se
proporciona una plantilla de validación (Formulario 4.1 - Recepción de Servicios / Formulario 4.2 - Recepción de Bienes)

5.8. Instrucciones de pago

El Coordinador Financiero verificará que la facturación certificada por el área técnica sea satisfactoria desde el punto de vista
del cumplimiento financiero y contable, realizará el ingreso contable en el sistema interno e instruirá el pago de acuerdo con
el método adecuado y cumpliendo con los siguientes pasos:

1. El Coordinador Financiero completa el formulario de verificación de la factura, adjunta la factura y la envía al Asesor
Financiero para su revisión;
2. Después de revisar el Asesor Financiero presenta el formulario de Pago y los Formularios nuevamente al Coordinador
Financiero para la aprobación de la Factura;
3. El Coordinador Financiero aprueba la factura y rellena el formulario de control de la ejecución del contrato (Formulario
4.5 - Informe de registro de pagado por contrato) y envía el proceso para aprobación de la Coordinación del Proyecto
(el Coordinador del Proyecto tiene un día para aprobar cada solicitud)
4. En el caso de los pagos realizados por la Cuenta Designada, El Asesor Financiero procesa la solicitud de pago SIGAF
completando todos los campos del sistema con la información de pago adecuada y adjuntando documentos de
respaldo, en el caso de pagos directos, el Coordinador Financiero procesa el pedido en el sistema "Client Connection"
completando todos los campos del sistema con la información de pago adecuada y adjuntando documentos de
respaldo.

5.9. Pagos desde la cuenta designada

Los pagos realizados a través de la Cuenta Designada pasan por el sistema SIGAF, el formulario de pago instruido y
verificado es procesado por el Departamento Financiero del Ministerio de Hacienda en el sistema después de la aprobación
del Coordinador, el cual será verificado mediante firma electrónica en la factura.

La siguiente fase del proceso es responsabilidad de la Dirección General del Tesoro, que liquida electrónicamente el pago en
el sistema y lo envía directamente al Tesorería que presentará la solicitud de transferencia al Banco Central.

Una vez completada la transferencia bancaria, el sistema SIGAF genera un aviso de transferencia que será enviado al
Departamento de Finanzas que lo archiva junto con el proceso, envía una copia a las Adquisiciones y agrega otra al Aviso de
Pago al proveedor.

31
 Tabla No 2 – Procedimientos de pago: cuenta designada
Plazo máximo
Actividad Sub-Actividad Responsable Descripción
(días hábiles)
El Coordinador Financiero verificará que la facturación certificada por el área técnica sea satisfactoria desde
el punto de vista del cumplimiento financiero y contable, realizará el ingreso contable en el sistema interno e
instruirá el pago de acuerdo con el método adecuado y cumpliendo con los siguientes pasos:
El Coordinador Financiero instruye
el formulario de verificación de la
Revisión de la Coordinador factura, adjunta la factura y la
solicitud de pago Financiero
envía al Asesor Financiero para su
revisión
Después de revisar el Asesor
Financiero presenta el formulario
Revisión de facturas Asesor de Pago y los anexos nuevamente
Financiero
al Coordinador Financiero para la
Preparación de aprobación de la Factura
solicitudes de El Asesor Financiero procesa la
pago solicitud de pago SIGAF
2 días
instruyendo todos los campos del
Inclusión de las sistema con la información de pago
facturas en el Asesor adecuada y adjuntando
Financiero
SIGAF documentos de respaldo y
actualización de controles y
estampado de sellos con los datos
del número SIGAF
El Coordinador Financiero aprueba
Aprobación de
la factura y rellena el formulario de
facturas y Coordinador control de la ejecución del contrato
autorización de Financiero
y envía el proceso para aprobación
pago
de la Coordinación del Proyecto
El Coordinador de Proyecto verifica
Aprobación del pago
todo el proceso, aprueba y firma
por parte de la Coordinador del
Aprobación los formularios, facturas y oficio de 1 día
Coordinación del Proyecto
solicitud de pago y lo devuelve al
Proyecto
Coordinador Financiero
- El Coordinador Financiero
remite una notificación al correo
oficial del Departamento
Financiero de Hacienda con
copia al Analista de Financiero,
Coordinador Coordinadora de Unidad de Inmediatamente después
Notificación de
Solicitud de pago Financiero/Aseso Tesorería y al correo oficial de de recibir los documentos
solicitud de pago
r Financiero la Gestoría Administrativa- de coordinación
Financiera del Proyecto
Hacienda Digital
- El Asesor Financiero sube los
archivos a la carpeta de pagos
de SharePoint habilitada
Validación del Validación de firmas Analista Recibo y revisión a detalle de 2 día
pedido de pago y revisión detallada financiero documentación adjunta Validación
(factura) de las firmas de cada factura y
verificación de documentación
adjunta:
- recibido conforme del
32
 Plazo máximo
Actividad Sub-Actividad Responsable Descripción
(días hábiles)
encargado del proyecto,
- orden de pedido,
- contratos, montos, detalle y
retenciones
- Revisión de las facturas
incluidas en SIGAF por parte
Procesamiento de Jefatura del de la Coordinadora.
Aprobación del
los pedidos de pago departamento - Liberación de las facturas por 3 días
pedido
financiero la jefatura del departamento.
- Inclusión de las facturas en
propuesta de pago
- Elaboración del oficio de
liberación del pago y su
respectivo formulario CU 12
Solicitud de pago Jefatura del
(formato de la Tesorería
a la Tesorería Pedido de Pago departamento 1 día
Nacional), para pagos a
nacional financiero
proveedores extranjeros.
- Envío a Tesorería Nacional
para la liberación del pago.
El Tesorería Nacional: Inmediatamente después
- Realiza pagos, emite de recibir y validar los
certificados de transferencia pedidos siguiendo el
Tesorería
Pago Liberación del pago (extranjeros) programa de pagos
Nacional
- Enviar la evidencia al semanal (generalmente
Departamento de Financiero de el jueves de cada
hacienda semana)
El jefe del Departamento
Financiero de Hacienda envía los
siguientes documentos al
Presentación de Coordinador Financiero: Inmediatamente después
Envío de Jefatura del
documentos que - Comprobante de transferencia de recibir los
documentación departamento
respalden los pagos a proveedores extranjeros comprobantes desde la
al Proyecto financiero
realizados. - Formulario CU 12 tesorería Nacional
- Extracto SIGAF con registros
de pago – Proveedores
nacionales
Luego después recibir la
documentación del Departamento
de Finanzas de Hacienda, el
Coordinador Financiero realizará
Cerrar el proceso de las siguientes actividades:
Inmediatamente después
pago en el sistema - Registro del pago en el diario
Cierre del Coordinador de recibir los procesos
de gestión del proyecto.
procedimiento Financiero desde la Jefatura del
financiera del - Registro del pago en control de
departamento financiero
proyecto ejecución de contratos
- Elaboración del “Voucher” con
todos los documentos de
respaldo y archivo en el
SharePoint del proyecto.

33
 Figura No.3: Flujo Pago – Cuenta Designada

5.10. Pagos Directos

El procedimiento interno de recepción y aprobación sigue los mismos procedimientos que los pagos realizados por la Cuenta
Designada. Después de todas las verificaciones y aprobaciones, la solicitud de pago directo se completa directamente en el
sistema "Client Connection" que generará automáticamente el formulario de pedido.

Las solicitudes de pago directo deben ir acompañadas de toda la documentación que sustente el pedido: factura, contrato,
plazo de aceptación de bienes / servicios (si aplica), aval bancario (si aplica), comprobante de titularidad de la cuenta
bancaria de destino, y otros solicitados por el Departamento de desembolsos del Banco Mundial.

Estos pagos, una vez realizados, serán comunicados al departamento de Finanzas del Ministerio de Hacienda para su
registro en el sistema de contabilidad pública.

34
5.11. Registro de pagos realizados

Cuando recibe la confirmación de los pagos de la tesorería/Banco Mundial, el Coordinador Financiero se registra en el
sistema de contabilidad interna del proyecto, actualiza el mapa de control del contrato (Formulario 1.6 - Registro del
contrato), actualiza el formulario de control del contrato individual (Formulario 4.5 – Informe de registro del pago del contrato)
y registra el pago en el STEP.

5.12. Garantías Bancarias

Las garantías anticipadas originales, las garantías de rendimiento o las garantías de defectos deben mantenerse en un lugar
cerrado seguro y protegido y devolverse a su emisor al final de las actividades para las que se emitieron.

La UCP, una vez recibidas las garantías y confirmando su conformidad, registrará la información clave, en particular las
referencias, la fecha de expedición y la fecha de expiración, a fin de evitar la expiración antes de la finalización de la tarea y
la prórroga. No se permiten pagos con garantías vencidas. (Formulario 4.6 - Informe de registro de órdenes)

Después de la confirmación y el registro, las garantías bancarias se enviarán a la Dirección Administrativa del Ministerio para
la Custodia.

5.13. Pago de pequeños montos

Hay gastos de bajo valor como el correo y otros servicios pequeños que no justifican las transacciones de transferencia
bancaria y / o que el único método de pago aceptado es el dinero.

Para cubrir dichos gastos, el Proyecto podrá contar con un pequeño fondo de efectivo hasta el equivalente a USD 1,000.00
en moneda local.

El fondo debe mantenerse en una caja fuerte cerrada bajo la supervisión del Asistente Administrativo y del Departamento
Financiero.

La metodología y los mecanismos de control de este fondo de caja se explorarán más a fondo en el capítulo 6 de este
manual.

35
 CAPÍTULO 6 – CAJA CHICA Y TARJETA DE CARGA PREVIA

6.1. Propósito

Este capítulo define las políticas y procedimientos a seguir en el inicio, administración y fin de la utilización fondos en efectivo
y tarjetas de carga previa para compras pequeñas.

El objetivo de este procedimiento es facilitar el pago de pequeños montos y reducir la burocracia.

Los pagos de dinero solo se pueden realizar en Colones (CRC) y solo se pueden realizar para gastos que no justifiquen
transacciones de transferencia bancaria y todos los gastos menores relacionados que se requieren solo en efectivo.

Los pagos con tarjeta precargada solo se pueden realizar en Colones (CRC) y solo se pueden realizar para pequeños gastos
donde la transferencia bancaria no es posible o no justifica y donde no se acepta dinero, como por ejemplo el pago de
licencias para pequeños softwares, comprados Online, donde solo es posible utilizar este medio de pago.

6.2. Elegibilidad de los pagos

La adquisición de pequeños suministros y servicios es responsabilidad del asistente de proyecto y se llevará a cabo de
conformidad con los procedimientos y métodos de contratación que se abordan en el presente Manual. El Asistente
selecciona y propone al Departamento Financiero para su evaluación y validación la tipología de gastos que se ajustan a los
pequeños propósitos de efectivo.

6.3. Monto autorizado

El anticipo inicial del fondo de caja se fija en el equivalente en Colones a USD 1,000.00. La carga de cualquier tarjeta se fija
en el monto máximo del equivalente en Colones a USD 2,500.00.

El Asistente Administrativo realizas los pagos de acuerdo con las normas definidas para el fondo fijo y presenta las pruebas
en estrecha coordinación con el Departamento Financiero.

Para la caja chica, el saldo de caja añadido al importe de los documentos justificativos será, en cualquier momento, igual al
umbral inicial de anticipo. Este trámite deberá realizarse al final de cada mes o siempre que el saldo se reduzca a un importe
correspondiente del 25% del anticipo inicial.

Para la Tarjeta Precargada, el saldo de la tarjeta sumado al importe de los documentos justificativos será, en cualquier
momento, igual al umbral inicial de anticipo. Los movimientos de esta tarjeta serán conciliados mensualmente por el
Asistente Administrativo y verificados por el Coordinador Financiero, cualquier diferencia será solicitada a su tutor.
36
6.4. Asegurar la gestión del Fondo de Efectivo

El Asistente Administrativo será el encargado de velar por la seguridad del dinero. Todo el dinero y los Vouchers’s para
gastos deben almacenarse en una caja de seguridad cerrada, con acceso limitado por una llave en poder del gerente. El
administrador es responsable del dinero existente, por lo que el acceso a los fondos siempre debe ser realizado por él.

El fondo de la caja será conciliado periódicamente por el gestor y auditado ocasionalmente por el director financiero o, en su
ausencia, por el asesor financiero. El gestor se asegurará de que el dinero y los comprobantes con recibos sean
equivalentes al importe total desembolsado. El efectivo del fondo de efectivo siempre debe mantenerse separado de otros
recursos del proyecto, cualquier otro ingreso y dinero personal.

6.5. Procedimiento para el pago de Compras y entrega de Vales de Efectivo

Las compras se consideran cuando el gasto ya se ha realizado y se solicita un reembolso y Vales de Efectivo cuando se
solicita un anticipo para la compra de un bien o servicio necesario y programado con anticipación.

NOTA: Teniendo en cuenta que el Proyecto no ve con gran satisfacción el uso de sus propios recursos para su posterior
reembolso, siempre se debe privilegiar el vale en efectivo en detrimento de las compras, quedando este último procedimiento
solo para gastos incurridos de forma abrupta y no previsible.

COMPRAS
Las compras realizadas con el fondo de caja deben seguir el siguiente proceso:

a) Obtener la aprobación de la compra por parte del Coordinador del Proyecto o del Coordinador Financiero en su
ausencia. Antes de aprobar cualquier compra y la respectiva devolución de los fondos el Asesor Administrativo debe
asegurarse de que el gasto es elegible y está enmarcada en una actividad de Proyecto.

Procedimiento:
- El asistente Administrativo deberá completar la solicitud de efectivo y solicitar las firmas del solicitante y de
quien autoriza y aprueba el pago antes de devolver cualquier cantidad. (Formulario 5.1 - Solicitud de
efectivo)
- El Asistente Administrativo se asegurará de que el documento de justificación de gastos se ajuste a las
normas y se considere un documento fiscalmente aceptado.
- Tras los trámites previos el Asistente Administrativo entrega las cantidades al solicitante que deberá firmar
el recibo sobre cómo las recibió. (Formulario 5.2 - Nota de reembolso en efectivo)

b) El proceso finaliza cuando el Asistente Administrativo une todos los documentos (Solicitud de Efectivo, Documentos
de gastos y Nota de reembolso), escanea todo y guarda en la carpeta digital y archiva todo en la carpeta de
documentos de efectivo.

37
VALES EN EFECTIVO
Los vales de efectivo deben seguir el siguiente proceso:

a) Obtener la aprobación de la compra por parte del Coordinador del Proyecto o del Coordinador Financiero en su
ausencia. Antes de aprobar cualquier compra y la respectiva devolución de los propios fondos utilizados debe
asegurarse de que es elegible y está enmarcada en una actividad de Proyecto.

Procedimiento:
- El Auxiliar Administrativo deberá cumplir la solicitud de fondos y solicitar las firmas del solicitante y de quien
autorice el pago antes de devolver cualquier cantidad. (Formulario 5.1 - Solicitud de Efectivo)
- Después de obtener la solicitud firmada, debe completar la nota para la entrega de los importes
(Formulario 5.3 - Nota de Anticipo) y solicitar la firma por parte del solicitante antes de entregar cualquier
valor.
- Tras la realización del gasto al que se destinaba el vale el solicitante deberá entregar al Asistente
Administrativo los documentos justificativos del gasto (factura, recibo, ticket, nota de débito o cualquier otro
siempre que esté contenido en la Ley como documento fiscalmente aceptado).
- El Asistente Administrativo deberá comprobar los documentos entregados e informar si alguno de ellos no
cumple con las normas fiscales o si estaban destinados a una finalidad distinta a la declarada en la
solicitud.
- Tras la verificación y validación de los documentos el Asistente Administrativo deberá hacer el derecho de
las cantidades entregadas, recibiendo la franquicia o abonando el defecto.
- El Asistente Administrativo deberá presentar la nota de devolución en efectivo (cuando el importe
entregado haya sido superior a la compra) (Formulario 5.2 - Nota de devolución de efectivo) o la Nota de
reembolso en efectivo (cuando el importe entregado sea inferior a la compra) ((Formulario 5.2 - Nota de
reembolso en efectivo)
- Cualquiera de los documentos debe estar firmado por el Asistente Administrativo y por el solicitante.
b) El proceso finaliza cuando el Asistente Administrativo reúne todos los documentos (solicitud, Nota de Anticipo, Nota
de Devolución o Nota de Reembolso y Documentos de Gastos), escanea todo y archiva en la Carpeta de Archivo
Digital y archiva todo en la carpeta de documentos en efectivo.

6.6. Reposición del Fondo de Caja

El fondo de caja podrá reponerse al final de cada mes, con el cierre de la hoja de caja, por el monto requerido para completar
el equivalente en Colones a USD 1.000,00, o alternativamente al medio de un mes si se ya se ha gastado más del 75% del
valor de base, sin embargo, no podrá tener, en cualquier momento, un valor mayor que el equivalente en Colones de USD
1.000,00.

38
a) Primer suministro:
El Coordinador Financiero realiza una Solicitud de Suministro (Formulario 5.5 - Solicitud de suministro) por el monto
máximo elegible (el equivalente en Colones a USD 1,000.00) que deberá ser autorizado por el Coordinador
Nacional, luego de lo cual se emite una solicitud al Tesorería Nacional para el retiro de fondos (proceso realizado a
través de una carta realizada y firmada por el Coordinador del Proyecto

b) Reemplazo a fin de mes:

- Con el cierre de la hoja de caja (Formulario 1.2 - Libro Caja Chica) el Asistente Administrativo
deberá llenar una Solicitud de Suministro (Formulario 5.5 - Solicitud de suministro) para su
reposición por la diferencia entre el valor existente y su valor máximo.
- La Solicitud de Suministro debe ser firmada por el mismo y autorizada por el Coordinador Financiero
y aprobada por el Coordinador del Proyecto.
- Estas solicitudes, junto con el balance y los documentos justificativos (todos los procesos del mes),
deben entregarse al departamento financiero del Proyecto antes del tercer día hábil de cada mes
para ser verificados y la reposición autorizada.
- Cuando se autoriza la reposición, el departamento financiero envía al Coordinador Nacional para su
aprobación, después de lo cual se emite una solicitud y se presenta al Tesorería Nacional para el
retiro de fondos (proceso realizado a través de una carta realizada y firmada por el Coordinador del
Proyecto).

c) Reposición provisional:
- El fondo de caja puede someterse a una reposición provisional, pero ésta debe evitarse, en la
medida de lo posible, ya que siempre que sea posible predecir un gasto y se pueda pagar mediante
transferencia bancaria, se debe privilegiar este medio de pago.
- No obstante, el fondo de caja podrá someterse a una reposición intercalar, siempre que se
compruebe que se utiliza al menos el 75% de su valor y que se estima la necesidad de una
disponibilidad de fondos superiores a los existentes hasta fin de mes.

Procedimiento de reposición provisional:

- Se debe realizar un cierre provisional de la hoja de caja, con el fin de evaluar el monto gastado y el
monto a reponer. El dinero existente debe contarse y el Asistente Administrativo y el Coordinador
Financiero deben verificar los fondos y firmar la hoja de caja provisional.
- El Asistente Administrativo emitirá y firmará una solicitud de suministro, a la que se adjuntará una
justificación de la necesidad de reposición provisional con una declaración expresa del motivo y los
gastos previstos para el final del mes.
- Esta Solicitud de Suministro y sus documentos de respaldo deben enviarse al Departamento
Financiero del Proyecto, que después de validarlos y eventualmente preguntar sobre la necesidad
de reposición se enviarán al Coordinador Nacional para su Aprobación.

39
NOTA: En el caso de utilizar este mecanismo, la hoja de caja del mes se mantiene normal, registrando la entrada de este
suministro en la columna de recibos y los documentos de apoyo a los gastos continúan registrándose en orden cronológico
en la columna de pagos.

Al final del mes, el procedimiento de solicitud de reposición es similar al descrito en el punto anterior.

6.7. Transferencia de gestión de fondos de efectivo

Cuando, por razones de ausencia del Asistente Administrativo, sea necesario asignar la responsabilidad a otra persona,
debe hacerse un cierre provisional (el mismo que el de la reposición provisional) y se debe firmar una declaración de entrega
de fondos.

NOTA: El fondo de caja nunca podrá ser responsabilidad de las personas que deben verificarlo (Coordinador Nacional o
Coordinador Financiero), por lo que se debe elegir a un miembro del equipo que asuma estas funciones por el período
necesario y, por lo tanto, se debe elegir la ausencia del gerente habitual.

6.8. Utilización de fondos en efectivo y elegibilidad de los gastos

Las cantidades del fondo de caja sólo podrán destinarse a pequeños gastos cotidianos de carácter urgente y que no puedan
o no sea eficiente realizar su pago mediante transferencia bancaria. A modo de ejemplo servirá para realizar pagos de:
Combustible, suministros de oficina (cuando sean urgentes y no se puedan adquirir durante un largo periodo y pagarse
mediante transferencia bancaria), pago de pequeños servicios de mantenimiento, etc.

Siempre debe garantizarse que el uso de los importes disponibles en efectivo cumpla exactamente las mismas normas que
cualquier otro fondo de proyecto, es decir, que no sean elegibles:
- Partidas no incluidas en las categorías de gastos del acuerdo firmado;
- Artículos comprados que no cumplen con los Procedimientos y Normas de Empleo del Banco Mundial;
- Pagos realizados antes de la firma del acuerdo;
- los pagos por gastos efectuados después de la fecha de cierre del proyecto;
- Gastos para los que no existen documentos justificativos adecuados o satisfactorios como justificación de los
gastos.

6.9. Compras con tarjeta de carga previa

Las Tarjetas Precargadas tienen un límite máximo de carga del equivalente de Colones de USD 2,500.00 y solo pueden ser
utilizadas para el pago de gastos donde no se pueden utilizar otros medios de pago.

Cualquier tarjeta solo puede ser emitida con la autorización del Coordinador Financiero y la Aprobación del Coordinador
Nacional.

40
Las tarjetas precargadas serán responsabilidad del Asistente Administrativa quien únicamente las entregará a terceros con la
autorización expresa del Coordinador Financiero y Aprobación del Coordinador Nacional.

Todas las compras realizadas con este medio de pago deben estar respaldadas por documentos aceptados por fiscalmente
y cumplir con los criterios de elegibilidad del Proyecto descritos en la sección 6.8 del manual.

41
6.10. Registro de pagos con Tarjeta Precargada

El Asistente Administrativo se encargará de solicitar todos los documentos que acrediten los gastos pagados con estas
tarjetas y registrarlos en el diario de saldos, deberá solicitar mensualmente al Tesoro Nacional el estado de cuenta de estas
tarjetas y realizar la conciliación de los montos contabilizados con el estado de cuenta recibido e identificar cualquier
diferencia existente. (Formulario 5.6 - Balances de prueba y conciliación - Tarjetas de Carga Previa).

La conciliación de los estados de cuenta con los movimientos registrados deberá realizarse hasta el día 5 de cada mes
transcurrido el cual el Auxiliar Administrativo deberá digitalizar todo el proceso (documentos justificativos y extracto de tarjeta)
y remitir junto con el expediente de conciliación firmado (Formulario 5.6 - Balances de prueba y conciliación - Tarjetas de
Carga Previa) al Coordinador Financiero para su revisión y aprobación.

No se puede realizar ningún cargo en ninguna tarjeta cuyo procedimiento anterior no se haya seguido.

42
 CAPÍTULO 7 - ACTIVOS DE FIIJOS

Los Activos Fijos son el total de activos tangibles e intangibles adquiridos en el marco del Proyecto. Al final de cada año
fiscal, el Departamento de Financiamiento de Proyectos tendrá una tabla resumen de los activos fijos adquiridos durante los
años en curso y anteriores. Todos los activos deben estar respaldados por copias de sus facturas

7.1. Registro de activos

Todos los activos fijos se inventarían y registran en el sistema informático de gestión financiera del proyecto (Formulario 1.7 -
Registro de activos e inventario)

El sistema de gestión financiera velará por que todos los datos de activos se registren inmediatamente después de su
adquisición. Esto garantiza el mantenimiento de registros constantemente actualizados.

El registro de activos debe contener los siguientes elementos clave:

- Código del Bien
- Número de orden del acuerdo de adquisición
- Matrícula
- Fecha de adquisición
- Responsable
- Descripción de El Bien
- Marca
- Modelo
- Número de serie
- Costo total
- Ubicación

7.2. Uso y conservación

Todos los activos adquiridos por el Proyecto deben ser utilizados exclusivamente para los fines específicos definidos en el
contrato de financiamiento y DBP y de acuerdo con las regulaciones del Banco y el Gobierno.

Cada persona o entidad de proyecto será responsable del uso y conservación adecuados de los activos puestos a
disposición para realizar las tareas del proyecto.

7.3. Depreciación

Una de las características comunes de los activos es la depreciación sufrida durante el año de exploración. La depreciación
es la pérdida natural de valor de los bienes. Esta devaluación resulta del desgaste de estos bienes, causado por la acción de
la naturaleza o por el uso de estos bienes en el proceso de producción. Tradicionalmente, la depreciación/devaluación de los
activos se calcula anualmente.

43
La amortización es una tasa que no debe registrarse en el Proyecto, los activos se registran a su precio de adquisición, el
registro de amortización debe realizarse por separado en el sistema de contabilidad pública del gobierno.

44
 CAPÍTULO 8 - AUDITORIA

8.1. Propósito

Las reglas de auditoría requieren la presentación de cuentas para la revisión de un auditor independiente y la presentación
anual del informe de auditoría relacionado con los estados financieros, la cuenta designada y los estados de gastos (SOE’s).

El propósito de la auditoría es permitirle al auditor pronunciarse profesionalmente sobre la posición de las cuentas del
Proyecto, incluyendo (i) Estados Financieros (ii) Cuenta Designada (fondos recibidos en el DA y gastos incurridos durante el
año terminado) y (iii) el estado de gastos.

8.2. Alcance de la Auditoría

La auditoría debe incluir una planeación adecuada, la evaluación y comprobación de la estructura de control interno, y la
obtención de evidencia objetiva y suficiente que le permita al Auditor llegar a una conclusión razonable sobre la cual
sustentar sus opiniones.

La auditoría incluye el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda las cifras y revelaciones de los
estados financieros. Asimismo, incluye la evaluación de las normas contables utilizadas y de las estimaciones significativas
realizadas por la Gerencia de la entidad y/o proyecto, y de la adecuada presentación de los estados financieros. Los
registros contables del proyecto proporcionan las bases para la preparación de los estados financieros y se establecen para
reflejar las transacciones financieras del proyecto.

Al realizar su trabajo, el Auditor debe prestar atención especial a los siguientes requisitos:

a) Los procedimientos de auditoría deben incluir las pruebas a los registros contables que el Auditor considere
apropiadas de acuerdo con la ejecución del proyecto. Al planificar y llevar a cabo la auditoría con el objeto de
mitigar el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, el auditor debe considerar los riesgos de errores
significativos en los estados financieros debido al fraude, como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría 240:
Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al fraude. Si tal evidencia existe,
el Auditor debe contactar al representante del Banco Mundial, y de la entidad y/o de la administración del proyecto,
y ejercer cautela y el debido cuidado profesional al ampliar sus procedimientos de Auditoría relacionados con actos
ilegales.
b) Al diseñar y ejecutar los procedimientos de auditoría y en la evaluación y comunicación de los resultados de esta, el
auditor debe reconocer que el incumplimiento por parte de la entidad con las leyes y regulaciones pueden afectar
materialmente los estados financieros, como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría 250: Consideración de
las disposiciones legales y reglamentarias en una auditoría de estados financieros.
c) El auditor deberá comunicar asuntos de auditoría de interés de gobierno corporativo que surjan de la auditoría de
los estados financieros a los representantes gobierno de la entidad, como lo requiere la Norma Internacional de
Auditoría 260: Comunicación con los responsables del gobierno corporativo de la entidad.
d) El auditor debe comunicar adecuadamente a los representantes del gobierno y de dirección de la entidad las
deficiencias de control interno identificadas como parte de la auditoría de estados financieros, como lo requiere la
Norma Internacional de Auditoría 265: Comunicación de las deficiencias en el control interno a los encargados del
45
 gobierno corporativo y a la dirección de la entidad.
e) A fin de reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, el auditor deberá planear e implementar
respuestas globales a los riesgos evaluados de error material a nivel de estados financieros, y debe diseñar y
aplicar otros procedimientos de auditoría adicionales, para responder a los riesgos evaluados a nivel aseveración,
como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría 330: Respuesta del auditor a los riesgos valorados.
f) Cuando ciertos aspectos de las operaciones de una entidad son realizados por un proveedor de servicios, se
espera que el auditor incluya un entendimiento y evaluación del ambiente de control interno de la empresa del
proveedor del servicio durante el proceso de auditoría, como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría 402:
Consideraciones de auditoría relativas a una entidad que utiliza una organización de servicios.
g) El Auditor tiene responsabilidad con respecto a los hechos posteriores al cierre, como lo requiere la Norma
Internacional de Auditoría, 560.: Hechos posteriores
h) Como parte del proceso de auditoría, se espera que el auditor obtenga representaciones escritas de la
administración y, en su caso, los representantes de la entidad, como lo requiere la Norma Internacional de Auditoría
580: Declaraciones escritas.
i) Cuando el auditor externo decide utilizar el trabajo de la función de auditoría interna de la entidad para modificar la
naturaleza, la oportunidad, o reducir el alcance de los procedimientos de auditoría a ser aplicados por el auditor
externo, la determinación se hará de conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 610: Utilización del
trabajo del Auditor Interno.
j) Para determinar si se debe utilizar el trabajo de un experto o el grado en que el trabajo del experto es adecuado
para fines de auditoría, la determinación se hará de conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 620:
Utilización del trabajo de un experto del auditor.
k) Para evidenciar el cumplimiento de los procedimientos de administración financiera definidos para el proyecto, se
espera que el auditor debe llevar a cabo pruebas que confirmen:
- La Auditoría incluye los recursos proporcionados por el Banco Mundial, y si los hubiere y son requeridos en
los convenios de préstamo o donación, los fondos de contraparte provistos por otras instituciones co-
financiadoras, Entidades Subejecutoras, la Nación y/o Entidades Territoriales.
- Los fondos del préstamo o donación han sido usados solamente para propósitos del Proyecto, con
atención a economía y eficiencia, incluyendo la revisión de si los gastos reportados en las solicitudes de
desembolso son elegibles para financiamiento.
- Los fondos de contrapartida han sido proporcionados de acuerdo con las condiciones en el convenio de
préstamo o donación, con atención a economía y eficiencia, y solamente para propósitos del proyecto.
- Evaluación del control interno, siguiendo los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring
Organization of the Treadway Commission” en el informe COSO.
- Los bienes y servicios financiados son adquiridos de acuerdo con los términos del convenio de (indicar si
es crédito/préstamo/donación), incluyendo las Normas de adquisiciones del Banco Mundial, no
constituyendo una opinión del auditor sobre los procesos de adquisiciones.
- Las entidades(es) ejecutora(s) y/o entidad(es) administradora(s) de los fondos del proyecto deben
mantener todos los documentos de respaldo en originales, registros y cuentas relacionadas al proyecto que
sean necesarios, incluyendo los gastos reportados en las Solicitudes de Desembolso, Reportes
46
 Financieros Interinos y la Cuenta Designada para el manejo de los fondos. El auditor debe reportar
cualquier gasto no elegible identificado como parte de la auditoría y de la revisión de las Solicitudes de
Desembolso.
- Revisar que existen enlaces claros entre los registros contables y los Reportes Financieros presentados al
Banco Mundial.
- Las cuentas del proyecto deben ser preparadas de acuerdo con normas internacionales de información
financiera (NIIF), adoptadas por el país, como parte del proyecto de armonización con estándares
internacionales. (o referir a las normas relevantes) y aplicadas de manera consistente y dar una visión
razonable de la situación financiera del proyecto al final del periodo, así como de los recursos y gastos
para el periodo auditado.
- La planeación y ejecución de la auditoría debe considerar las visitas y aplicación de los procedimientos de
auditoría a las entidades ejecutoras a nivel centralizado, descentralizado o subnacional, y/o subproyectos,
cuando su implementación comprenda estos arreglos.
- El Auditor deberá evaluar la conveniencia de utilizar los Estados Financieros de la Entidad Reportadora
para cumplir con los requisitos de la auditoría del proyecto. En cuanto a los estados financieros sujetos a
la opinión del Auditor, estos son:
- Los reportes financieros utilizados como Estados Financieros del proyecto y sujetos a la opinión de los
auditores son:
(i) Estado de fuentes y uso de Fondos
(ii) Estado de inversión acumulada
(iii) Estado de la Cuenta Designada
(iv) Conciliación entre el Estado de fuentes y uso de fondos y la contabilidad del proyecto
(v) Notas a los estados financieros

8.3. Otras Responsabilidades del Auditor

El auditor debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Efectuar reuniones al inicio y al final con la(s) entidad(es) ejecutora(s).

b) Planear el trabajo de auditoría de manera tal que se efectúen revisiones preliminares o interinas durante el periodo
bajo examen, con el fin de evaluar los sistemas de control interno y comunicar oportunamente a la(s) entidad(es)
ejecutora (s las situaciones que ameriten la atención de la administración antes de la presentación del informe final
de auditoría.
c) Incluir en el informe final la respuesta del ejecutor a los hallazgos sobre los cuales este tenga una posición diferente
a la del Auditor.
d) Responder a través del ejecutor las observaciones al informe de auditoría como resultado de la revisión por parte
del Banco Mundial.

8.4. Información Disponible

47
Para la ejecución del trabajo, el Auditor tiene derecho de acceso a cualquier información relevante para la realización de la
Auditoría que esté relacionada con la documentación suscrita para el manejo del préstamo o donación. Se coloca a
disposición del Auditor.

- Copia del documento de evaluación del proyecto del Banco Mundial (Project Appraisal Document PAD) /
Plan de implementación, y documentos de restructuración del proyecto.
- Contrato(s) legal (es) pertinente(s) y sus enmiendas.
- Manual Operativo del proyecto
- Presupuestos, Planes Operativos Anuales, y Plan de Adquisiciones
- Normas del Banco Mundial sobre Contrataciones (Bienes, Obras y Servicios) y de Selección y Contratación
de Consultores, así como las No Objeciones emitidas por el Banco Mundial.
- Cualquier información adicional que requiriere para la realización de la auditoría
Es recomendable que el auditor revise los requerimientos del Banco para presentación de informes financieros y de auditoría
contenidos en las Políticas Operacionales OP 10.00 Financiamiento de Proyectos de Inversión; OP 9.00 Financiamiento de
Programas por Resultados, según aplique. El auditor también debe estar familiarizado con el Manual de Desembolsos del
Banco Mundial; Normas de Adquisiciones con Préstamos del BIRF y Créditos de la IDA, enero de 2011; y Directrices:
Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial, enero de 2011.

8.5. Informes

El auditor emitirá una opinión sobre los estados financieros. La opinión del auditor se basará en una evaluación de las
conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida y se expresará con claridad a través de un informe escrito que
describe también la base tomada para emitir su opinión. El informe de auditoría será elaborado de acuerdo con la Norma
Internacional de Auditoría 800: Consideraciones especiales – Auditorías de estados financieros preparados de acuerdo con
marcos de referencia de propósito especial.

Un dictamen de auditoría modificado a los estados financieros se deberá emitir cuando el auditor concluye, sobre la base de
la evidencia de auditoría obtenida, de que los estados financieros en su conjunto no están libres de errores materiales; o el
auditor no puede obtener suficiente evidencia de auditoría que le permita concluir que los estados financieros en su conjunto
están libres de errores significativos. Dictámenes de auditoría modificados deben ser de acuerdo con la Norma Internacional
de Auditoría 705: Opinión modificada en el informe emitido por un auditor independiente.

El auditor incluirá párrafos de énfasis u otros párrafos de asuntos en la opinión de auditoría cuando el auditor, después de
haber formado la opinión sobre los estados financieros, busca llamar la atención de los usuarios, cuando a juicio del auditor,
es necesario hacerlo, a través de una comunicación adicional en el dictamen del auditor. Los párrafos se refieren a asuntos
que, aunque apropiadamente revelados en los estados financieros, son de tal importancia que es fundamental para la
comprensión de los usuarios de los estados financieros; o en su caso, cualquier otro asunto que sea relevante para la
comprensión por parte de los usuarios de la auditoría, de las responsabilidades del auditor, o del informe del auditor. Esta
forma de dictamen se presenta de acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 706: Párrafos de énfasis y sobre otros
asuntos en el informe emitido por un auditor independiente.

48
El Auditor emitirá informes que contengan la(s) opinión(es) especifica(s) requerida(s) en el acuerdo de préstamo o donación.
Todos los informes resultantes de la auditoría del proyecto deberán ser incorporados en dos documentos: el informe de
auditoría y la carta de recomendaciones, la cual debe contener las respuestas de la entidad(es) ejecutora y el plan de
implementación de las recomendaciones. El informe debe ser dirigido y entregado a la entidad ejecutora a más tardar en la
fecha indicada en el cronograma de auditoría. El informe se presentará en español, debidamente firmado y empastado, en
original, una copia y en medio magnético, a la entidad ejecutora (una para la entidad ejecutora y otra para el Banco Mundial).

De acuerdo con la política de Acceso a la información del Banco Mundial, el informe de auditoría de los proyectos cuya
invitación a negociar fue enviada por el Banco con posterioridad al 1 de julio de 2010, debe publicarse en el sitio web de la
entidad ejecutora tan pronto es recibido y de igual manera el Banco lo publicara en el momento de su recibo en su sitio web.
Por lo tanto, el informe sobre los estados financieros y sus notas debe ser presentado separadamente del informe de
control interno y otras revisiones especiales requeridas en los términos de referencia.

El informe del proyecto deberá contener por lo menos:

a) Una página con el título, una tabla de contenido, una carta de envío a la entidad ejecutora.
b) Un resumen ejecutivo, en donde se describan brevemente (máximo dos páginas): los resultados de la auditoría, tipo
de opinión (es) emitida (s) sobre los Estados Financieros del proyecto; y la conclusión sobre la evaluación de control
interno.
c) La opinión del Auditor sobre si los Estados Financieros del Proyecto presentan razonablemente, en todos los
aspectos materiales la posición financiera del proyecto, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados, así
como las inversiones acumuladas durante el período auditado, de acuerdo con lo estipulado en los convenios de
Préstamo y/o donación, y los mismos han sido preparados de acuerdo con normas de contabilidad aceptables para
el Banco Mundial.
d) Cualquier otra opinión que sea requerida en el convenio de empréstito o donación (detallarla en esta sección).
e) Los estados financieros del proyecto descritos en la Sección VIII de estos términos de referencia.
f) Instancias de incumplimiento con los términos de administración financiera estipuladas en el convenio de préstamo
o donación.
g) Cuantificar y reportar gastos considerados no elegibles, ya sean pagados de la Cuenta Designada o reembolsados
por el Banco.
h) Comunicar asuntos que llamaron la atención del auditor y que podrían tener un impacto significativo en la
implementación del proyecto.
i) Llevar a la atención del ejecutor otros asuntos que el auditor considere pertinente.
j) Una carta de gerencia o recomendaciones sobre los hallazgos de la auditoría del año en curso y años anteriores,
incluyendo las acciones correctivas propuestas por la(s) entidad(es) ejecutora (s). Este informe debe ser presentado
separadamente del informe sobre los estados financieros y sus notas.
k) Un resumen de los principales procedimientos aplicados durante la realización de la Auditoría.

8.6. Cronograma de la Auditoría:

49
El cronograma debe considerar como mínimo los siguientes procesos claves, que permitan a la entidad ejecutora la entrega
del informe al Banco Mundial dentro de la fecha estipulada en el Contrato de Préstamo o Donación:
- Fecha inicio de la Auditoría,
- Fecha de entrega borrador del informe,
- Fecha de discusión del borrador del informe, y
- Fecha de entrega Informe final.

50
 CAPÍTULO 9 – VIAJES Y SEMINARIOS

9.1. Viajes y dietas

Los viajes se pueden realizar cuando no es posible realizar tareas utilizando nuevas tecnologías, a saber, videoconferencias,
videoconferencias o correos electrónicos.

Autorización de viaje y comunicación:

Todos los viajes fuera de la ciudad de San José o al extranjero deben ser autorizados por el Coordinador del Proyecto.

En los viajes que impliquen una indemnización, los servicios administrativos en estrecha coordinación con el personal que se
irá a la misión y el DAF deberán presentar una propuesta de viaje por misión, haciendo referencia, en particular, al orden de
autorización, al objetivo de la misión, a la duración, al coste y al presupuesto. Los siguientes elementos son cruciales:

- Autorización;
- Objetivos de la Misión;
- Fecha de salida y fin de la misión.

9.2. Ayuda a los costes

- 1/3 (un tercio) de la asignación diaria total se paga por viajes que oficialmente el alojamiento y las comidas
están garantizados por la entidad anfitriona.
- 2/3 (dos tercios) de la asignación diaria total se paga cuando solo uno de los servicios anteriores
(alojamiento o comida) está garantizado por la entidad anfitriona.
- 2/3 (dos tercios) de la asignación diaria total se paga cuando el alojamiento está garantizado por el Proyecto
mediante la reserva directa del hotel.
- El alojamiento del personal en misión deberá realizarse en establecimientos hoteleros con una categoría de
hasta tres estrellas, siempre que se garanticen todas las condiciones mínimas, incluidas la seguridad y el
confort, para el cumplimiento de la misión.
- Cualquier empleado en misión tiene derecho a un seguro de viaje, seguro de salud y seguro de equipaje de
viaje.
- El vuelo debe ser en clase turista a menos que sea intercontinental y tenga una duración superior a las 10.00
horas (diez horas), y debe ser autorizado por el Ministro de Hacienda.
- Para el cálculo de la duración del vuelo de las rutas continuas, deben excluirse los tiempos de escala. Las
rutas complementarias no intercontinentales deben estar en clase económica.
- Al comprar un billete de viaje, se aplicará el principio de alternancia de las agencias de viajes.

51
El trabajador que reciba dietas y, por cualquier motivo, no complete la misión o regrese a su domicilio necesario antes del
plazo estipulado para el final de la misión, deberá avalar el reembolso total o parcial del monto recibido dentro de los cinco
(5) días.

9.3. Valor diario de la ayuda al coste

El valor diario de la ayuda de costos para los consultores de misiones de servicio (dentro y fuera del país) es de $100.00
(cien dólares estadounidenses) o su equivalente en otra moneda siendo la conversión realizada al tipo de cambio del Banco
Nacional.

El valor de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos en de misiones de servicio (dentro y fuera del país) se
hacen de acuerdo con lo establecido en el "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos"
(Resolución R-DC-63-2019 del 05 de julio de 2019, publicada en La Gaceta N° 150 de 12 de agosto de 2019).

9.4. Seminarios, Talleres y similares

Todos los seminarios y talleres deberán ser aprobados previamente por el banco, con la presencia de un plan de
implementación y presupuesto respectivo donde se muestrean todos los costos para su realización.

Costos elegibles

Costos razonables previamente aprobados por el Banco para acciones de capacitación y talleres realizados en el marco del
Proyecto, incluyendo:
- Costos de viaje y estadía para los participantes de capacitación y/o talleres
- Costes asociados a la garantía de servicios de formadores y ponentes de formación y/o talleres
- Alquiler de instalaciones para formación y/o talleres
- Preparación y reproducción de materiales de capacitación
- Otros costos directamente relacionados con los cursos de capacitación y la preparación y ejecución de
talleres (pero excluyendo bienes y servicios de consultoría)

Preparación para Seminarios/Talleres

1. Preparación del programa del seminario o taller: Project Manager en conjunto con el Coordinador del Proyecto.
2. Elaboración del taller de presupuesto: Gerente de Proyecto y Asistente.
3. Verificación y validación presupuestaria: Coordinador Financiero.
4. Aprobación del presupuesto por programas: Coordinador del proyecto
5. Preparación de la hoja de viáticos: Coordinador Financiero;
6. Pago de gastos incurridos (bienes y servicios realizados): Departamento Financiero del Proyecto.

Durante el Taller / Seminario:

1. Confirmación de boletos de avión y fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte de cada participante: Asistente

52
 Administrativo en conjunto con el Gerente de Proyecto;
2. Recogida de la tarjeta de embarque de salida que se pondrá en la hoja por día: Asistente Administrativo;
3. Pago de Viáticos: Departamento Financiero y Tesorería;
4. Cumplimentación del listado de asistencia y firma por parte de los participantes: Asistente Administrativo en
estrecha articulación con gerente de proyecto.
5. Cobro de todas las facturas y/o recibos antes de la fecha de cierre del evento: Departamento Financiero.
En los talleres, seminarios o talleres organizados por el Proyecto, no se recomienda el pago de viáticos antes del evento. Lo
mismo se hará tras el inicio del evento y confirmación de la presencia del participante en la recogida de la tarjeta de
embarque y/o justificante de alojamiento a presentar junto con el proceso.

Después del Taller/ Seminario:

1. Estado de gastos acompañado de todos los documentos de respaldo: Asistente, Gerente de Proyecto, Contador y
DAF;
2. Elaboración del informe: Project Manager y DAF;
3. Evaluación de la organización logística del taller: Participantes, Coordinador y equipo;
4. Presentación de gastos y cuentas al auditor externo para su examen: DAF.
5. El reembolso de viáticos, referido a las misiones realizadas o no en el número de días inferior al esperado y pagado,
se efectuará a más tardar 5 días después de la recepción por día por parte del beneficiario.
6. En los casos en que el costo de alojamiento y manutención sea superior al valor de los viáticos, el Gerente de
Tareas del Proyecto podrá, previa solicitud de no objeción sobre un régimen excepcional por parte de la UGPE,
aprobar su pago en una cantidad que cubra dichos costos.

9.5. Tarifas para clases por día y viajes.

Regulación:

- Todas las misiones en el extranjero necesitan de no objeción del Banco a la actividad a realizar.;
- Todos los viajes deben realizarse en clase turista;
- En los viajes nacionales e internacionales, siempre se deben seleccionar las rutas más cortas y baratas;
- Los viáticos deben ajustarse a las normas nacionales vigentes.

53
 CAPÍTULO 10 REPORTES FINANCIEROS

10.1. Introducción

El deber de reportar su progreso financiero al Banco Mundial está establecido en el Contrato de Préstamo y DBP, se
establece que este informe se realiza de manera semestral para los estados financieros no auditados y anual para los
estados financieros auditados. Además de los informes al Banco Mundial, el Proyecto también tiene la obligación de producir
informes trimestrales para el Departamento de Crédito Público y MIDEPLAN.

Los resúmenes de las obligaciones de presentación de informes se describen en el cuadro siguiente:

Tabla No 3 – Informes

Tipo de informe Descripción Periodicidad Responsable Receptor

Informes intermedios Informes financieros 45 días después de Coordinador Banco Mundial

financieros no provisionales no auditados finalizado cada Financiero
auditados (IFR) semestre
Auditoría externa Estados financieros del A más tardar 6 meses Entidad Externa Banco Mundial
Proyecto con propósito después de la
especial (estados finalización de cada
financieros auditados) año
Informes para Crédito Actualización de Semestral Coordinador Crédito Público,
Público información de proyectos Financiero Comisión
de inversión pública Permanente
Especial para el
Control del
Ingreso y el
Gasto Públicos
de la Asamblea
Legislativa y a la
Contraloría
General de la
República
Reporte de Progreso Actualización de Trimestral Coordinador MIDEPLAN
información de proyectos Financiero
de inversión pública

Además de los informes obligatorios, el Departamento Financiero del Proyecto producirá informes mensuales (hasta 10 días
hábiles después del final de cada mes calendario) con el objetivo de que se identifiquen, de una manera oportuna,
eventuales desviaciones y para el correcto seguimiento de la situación financiera. Estos informes mensuales también
servirán de base para la elaboración de informes obligatorios y para el cumplimiento de las normas de auditoría.

La descripción y forma de cada uno de estos informes se describirá en los siguientes puntos.
54
10.2. Reportes financieros para fines del banco Mundial

Para fines del Banco Mundial a UCP preparará, con base en los registros de ejecución presupuestaria y contable, para su
presentación al Banco, sobre la base de efectivo, la siguiente información del proyecto
a) Informes Financieros Interinos No Auditados (IFR’s por sus siglas en inglés), de la siguiente manera:
i. Estado de fuentes y usos de fondos (usos por componente), para cada semestre y acumulativo. Reporta
todos los fondos desembolsados para el proyecto tanto bajo el préstamo del Banco Mundial como aportes
locales o de otras fuentes si existieran, los usos de fondos por componente de gasto y los saldos de efectivo
al inicio y cierre del período.
ii. Estado de inversiones acumuladas, que debería mostrar las inversiones del período y las acumuladas
desde el inicio del proyecto clasificadas por componente y subcomponente. La ejecución del período se
debe comparar con el presupuesto.
iii. Conciliación de la Cuenta Designada; establece la relación del saldo inicial de la Cuenta Designada y el
movimiento de ingresos y egresos para establecer su saldo al final del periodo. Se adjuntará el estado de
cuenta bancaria.
El Coordinador Financiero remitirá al BIRF estos reportes, a más tardar cuarenta y cinco días después del final de cada
semestre, de acuerdo con formatos del Formulario 6 de este Manual (Formulario 6.1- Modelo de IFR)

b. Estados Financieros auditados. El Coordinador Financiero preparará estados financieros de propósito

especial al cierre de cada ejercicio (base efectivo). que estarán sujetos a auditorias. Se preparan sobre
la base de la información contable financiera procesada en el sistema informático e información que se
genere de controles administrativos. Los estados financieros de propósito especial están conformados
por:
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos,
b) Estados de Inversiones Acumuladas
c) Estado de las Cuentas Designadas
d) Conciliación entre el Estado de fuentes y uso de fondos y la contabilidad del proyecto
e) Notas a los Estados Financieros

- Estado de fuentes y uso de fondos: Este estado muestra los fondos recibidos y sus usos por componente y
subcomponente. La información base para la elaboración de este informe será generada del Sistema Informático, a
través de los siguientes reportes: estado de situación financiera, estado de rendimiento económico, balance de
comprobación y el estado de ejecución presupuestaria, este último a nivel de línea de trabajo; generados del
sistema informático; asimismo en caso de ser necesario, se utilizarán la información de los reportes administrativos
que se implemente para presentar un mayor detalle de la información. Los gastos se presentarán a nivel de
componente y subcomponentes

- Estado de uso de fondos por componentes y subcomponentes: Este estado proporcionará una comparación entre
los gastos reales (inversiones) y presupuestados. La información base para la elaboración de este informe será
generada del Sistema Informático, a través del estado de ejecución presupuestaria. Si es aplicable las líneas de
trabajo tendrán el equivalente del subcomponente para obtener el informe de gastos a nivel de subcomponente

55
 (Toda reprogramación entre líneas de trabajo se realiza por medio de transferencia autorizada por el Ministerio de
Hacienda). Asimismo, en caso de ser necesario, se utilizarán la información de los reportes administrativos que se
implemente para presentar un mayor detalle de la información.

- Estado de la cuenta designada: El propósito del Estado de la Cuenta Designada es proporcionar un resumen de la
actividad de la cuenta designada durante el período del informe, no acumuladamente. Como tal, se preparará con
base en los estados de cuenta emitidos por la Caja Única. Los formatos de estos reportes financieros se presentan
en Formulario 3

- Los IFR’s y estados financieros de propósito especial se preparan sobre la base de efectivo, a partir de la
información financiera del proyecto generada en el sistema institucional.

Tabla No 4 – Calendario de Informes de Auditoría y Financieros

Informe Fecha de entrega

Estados financieros auditados Seis meses después de finalizado el ejercicio fiscal
Informes financieros interinos no auditados 45 días después de finalizado el semestre calendario

10.3. Informes para Crédito Público y MIDEPLAN

Estos informes están destinados a los departamentos del gobierno costarricense y sirven como resultado de que el
Ministerio de Hacienda pueda monitorear y monitorear tanto las actividades del proyecto como el estado financiero. En el
caso de informes meramente financieros, la responsabilidad de su ejecución y presentación corresponde a Monitoreo y
Evaluación, no llevándose esto a la cooptación del Coordinador Financiero en la entrega de los datos financieros del
proyecto.

El modelo de informe es el modelo de los órganos y el proyecto no tiene ninguna intervención en su elaboración.

10.4. Informes Financieros Internos

Como se indicó anteriormente, el proyecto entiende que la periodicidad de la presentación de informes al Banco
Mundial no permite un correcto seguimiento de la ejecución financiera, para mitigar esta brecha se elaborarán
informes internos mensuales.

Los informes internos mensuales están conformados por:

a) Ejecución Presupuestaria Mensual y Acumulada (Formulario 6.3 - Ejecución presupuestaria)
b) Estado de la Cuenta Designada (Formulario 6.2- Conciliación Cuenta Designada)
c) Conciliación de Pagos Directos (Formulario 1.5 -Conciliación de Pagos Directos)
d) Estado de los contratos en ejecución (Formulario 1.6 - Registro de Contratos)

56
57
FORMULARIO 1

58
Formulario 1.1 - Saldos de prueba y conciliación de cuenta designada

59
60
61
Formulario 1.2 - Hoja de Caja

62
Formulario 1.3 - Registro de desembolsos para la cuenta designada

63
Formulario 1.4 - Registro de pagos directos

64
Formulario 1.5 -Conciliación de Pagos Directos

65
Formulario 1.6 - Registro de Contratos

66
Formulario 1.7 - Registro de activos e inventario

67
68
FORMULARIO 2

69
Formulario 2.1 - Statement of Expenditures - SOE Spanish

BANCO INTERNACIONAL DE RECONS TRUCCION Y FOMENTO

Ce rtfica do de Ga sto s - S OE

No . de l Pré sta mo /Cré dito /Do na ció n:

Pa g o s he cho s e n e l pe río do de to No . de S o licitud:
No . de Pá g ina :
Lo s g a sto s a ba jo fue ro n incurrido s dura nte e l pe rio do de re tra ctivida d? (sí o no )?
Lo s g a sto s a ba jo fue ro n incurrido s a nte s de la fe cha de cie rre de l pré sta mo /cré dito /do na ció n? (sí o no ) No . de Ca te g o ría :

CUENTA DES IGNADA S OLAMENTE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
No . de l Mo nto Mo nto Ca ntida d
Tipo de Co ntra to Re g istro Mo ne da de l a cumula do Núme ro Fe cha de l Mo nto % Mo nto Ta sa Fe cha De bita da
No mbre de l Bre ve de scripció n Ga sto S uje to a de l de l Co ntra to de l co ntra to de la Pa g o Pa g a do a l Fina nc. Admisible de Dé bito Cue nta
Pro ve do r de l g a sto (CS , GO, CW re visió n pre via co ntra to Co ntra to (o rig ina l + (incluido e n Fa ctura Pro ve e do r po r BIRF (Co l 10 X 11) Ca mbio Cue nta De sig na da
OP, TR, NCS ) (S I o NO) e n C.C. e nmie nda s) S OEs a nte rio re s) o Re cibo De sig na da (Co l 13 X 14)

0,00 0,00 TOTAL 0,00

La documentación s oporte a es e Certificado de Gas tos es tá dis ponible en …………………………………………………

Ins truc c io ne s : Pre parar un Ce rtific ado de Gas to s para c ada Cate g o ría
Co lumna 1: Informe el nombre del proveedor
Co lumna 2: Hacer una breve des cripción del gas to (ejemplo: honorarios dic/2012, cons ultoría, s ervicio de limpieza, viáticos , s ervicios de auditoría, etc).
Co lumna 3: Identificar cual tipo de gas to fue hecho (ejemplo: CS : cons ultoría / CW: obras / GO: bienes / OP : cos tos operativos / TR: entrenamiento / NCS : s ervicios de no cons ultoría / S P : S ubproyectos )
Co lumna 4: Informar s i el contrato fue o no s ometido a revis ión previa del Banco Mundial.
Co lumna 5: Informar número de regis tro del contrato en Client Connection
Co lumna 6: Informar moneda del contrato
Co lumna 7: Informar valor del contrato (en la moneda que fue indicada en la columna 6)
Co lumna 8: Informar valor del contrato que ya fue pagado, incluido en S OEs anteriores .
Co lumna 9: Informar el número de la factura o recibo del proveedor
Co lumn 10: Inform date the payment was made to the s upplier
Co lumna 11: Informar fecha del pago al proveedor
Co lumna 12: Indicar el porcentual de financiamiento (de acuerdo al convenio de prés tamo/donación)
Co lumna 13: Calculo del monto admis ible para financiamiento (res ultado de la multiplicación de la columna 11 por la 12). P ara los cas os en que el porcentual de financiamiento es de 100%, los valores de es a columna s erán los mimos pres entados en la columna 11.
Co lumna 14: Indicar la tas a de cambio. Favor tener en cuenta que la tas a de cambio a s er utilizada debe s er la tas a de internalización de los fondos . Es decir que, el proyecto debe utilizar la mis ma tas a que fue utilizada para trans formar los dólares que
el Banco envió al proyecto en moneda local. Es e punto es muy importante, ya el Banco no reconoce diferencias de cambio como gas to elegible de financiamiento.
Co lumna 15: Fecha que en la cual el proyecto retiró los fondos de la cuenta des ignada (en dólares ) y los envió a la cuenta operativa (en moneda local).
Co lumna 16: Cálculo de la columna 13 x columna 14. Es a columna refleja en monto equivalente en dólares del gas to realizado, que s erá cons iderado por el Banco para documentación. 70
Formulario 2.2 - Solicitudes de retiro (WA)

71
Formulario 2.3 - Form for withdrawal application

72
73
74
Formulario 2.4 - List of Prior Review Contracts Spanish

Banco Mundial
Pagos realizados durante el periodo de reporte para contratos sujetos a la Revisión Previa del Banco

Numero del
Fecha de No-
Registro del Monto pagado al Monto a ser financiado por
Categoria de Fecha del Moneda del Valor del objeción del
Contrato en Proveedor/Consultor proveedor/consultor el Banco del total pagado
Gasto Contrato Contrato Contrato Banco
Client durante el periodo al Proveedor/Consultor
Mundial
Connection

75
FORMULARIO 3

76
 Formulario 3.1 - Control Interno
El control interno comprende todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración para garantizar que los
objetivos del proyecto se alcancen con el debido respeto a la eficiencia, la economía y la eficacia en el uso de los recursos
del proyecto. El control interno tiene por objeto:

- Asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos legislativos, estatutarios y gubernamentales y de las políticas y
procedimientos del Banco Mundial.

- Asegúrese de que las cuentas y los registros sean confiables y completos, precisos y oportunos de las
transacciones y eventos financieros.

- Proteja los activos, especialmente los recibos de efectivo, de la pérdida o el robo y proteja los bienes del
desperdicio, el fraude y las ineficiencias.

- Desalentar la deshonestidad mediante la implementación de sistemas y procedimientos que harían posible ocultar
irregularidades solo a través de la colusión de dos o más personas.
- Promover la difusión y la transparencia.

El Director de Proyecto y los Equipos de Proyecto son responsables del desarrollo, implementación y monitoreo de un
sistema de control interno. El Coordinador Financiero del Proyecto es responsable de la implementación de los procesos de
control interno, según corresponda a la función financiera. Más específicamente, usted será responsable de las siguientes
actividades:

- Los marcos financieros están debidamente capacitados y comprenden procedimientos de gestión financiera.

- Supervisión del personal para asegurar el desempeño de sus funciones de acuerdo con las responsabilidades que
se le asignen.

- Hay que asegurar que exista una clara segregación de funciones en la autorización, pago y registro de las
transacciones financieras y que dicha separación se respete estrictamente.

- Se toman las medidas apropiadas para asegurar los activos, incluido el dinero.

- Los informes financieros se preparan a tiempo y son precisos y reflejan todas las transacciones financieras
registradas en el período del informe.

- Control adecuado de las transacciones para garantizar que todas las transacciones se autoricen, ejecuten y
registren de acuerdo con los procedimientos prescritos.

- Todos los documentos contables se numeran en serie y se mantiene un control adecuado para cada documento
numerado a contar.

- Existen controles adecuados para garantizar la correcta clasificación y publicación de las transacciones contables.

Existen controles adecuados para salvaguardar la integridad del sistema contable informatizado.

La eficacia de cualquier sistema de control interno depende de la comprensión y la competencia de las políticas y
procedimientos de una organización por parte de todos los empleados de una organización. El personal de finanzas tomará
la iniciativa en la comunicación periódica de políticas y procedimientos a todo el personal y la retroalimentación del personal
sobre la eficacia de los procesos de control interno.
77
FORMULARIO 4

78
 Formulario 4.1 - Recepción de Servicios
Número del informe: RSxxxx.xx-xxx

Fecha: Formulario para la recepción de Servicios

De conformidad con el artículo No. 203 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la recepción definitiva del objeto
contractual deberá darse dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel, para lo cual
deberá levantarse documento en el cual se acredite como se ejecutó el contrato y en los casos que corresponda, indicar la forma en
que se cumplieron las obligaciones por lo que se procede a emitir el detalle correspondiente a la ejecución de servicios y la
aprobación con el recibido a conformidad para que se proceda con el
pago respectivo.
1. INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Vigencia del
No. Contrato (en Contrato (en
caso de que caso de que
No. de contratación
corresponda) corresponda)
Objeto de la Contratación

Plazo de ejecución
Desde Hasta
del servicio brindado
2. INFORMACIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO/RECIBIDO CONFORME
Observaciones
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido en el Si
tiempo estipulado en el contrato y/o la orden de
Compra. No
Indicar si existen aprobaciones de prórrogas en el Si (en caso de existir prórrogas al plazo
plazo de ejecución de los servicios. original, debe indicarse en este campo y
No deben enviarse a la Proveeduría para
que sean incorporadas al expediente de
contratación en caso de haber omitido
dicho envío)
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido a
satisfacción y procede realizar el pago de las facturas
detalladas en el punto. Este detalle debe ser amplio,
suficiente y claro
Nombre del funcionario Responsable de la Ejecución Fecha en que se recibió a
del Servicio conformidad el servicio.
3. INFORMACIÓN SOBRE APLICACIÓN DE CLÁUSULA PENAL O MULTA
En caso de que proceda la aplicación de cláusula penal o multa para el pago de la presente factura, deberá indicarse en este
apartado, y adjuntar la información sobre la resolución final una vez aplicado el debido proceso, para que la Unidad Financiera
proceda a
realizar el rebajo respectivo sobre el pago.

79
 4. APROBACIÓN PARA EL PAGO DE LA FACTURA

Monto total de la
No. Factura Fecha de Factura
factura
Nombre de la empresa/consultor y
número de cédula física o jurídica:
Desglose del detalle de la factura:

No. Monto
No. Orden de Monto total
Solicitud de Detalle Cantidad Unitario
pedido por servicio
pedido

Monto Total:

Otras observaciones:

80
Documentos Adjuntos

Aprobación del Jefe del Proyecto

FIRMA

81
Instrucciones de Llenado

Número del informe: Indicar el numero secuencial del informe con el formato RS+año.mes-número secuencial
(el numero secuencial se encuentra en el informe de registro en la OneDrive del Proyecto)
Fecha: Indicar la fecha de elaboración del formulario: dd/mm/aaaa.

Apartados:

1. INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Número de contratación: Indicar el número de trámite asignado por el sistema de compras públicas, de uso oficial en el
Ministerio de Hacienda.
Número de contrato: Indicar el número de contrato.
Vigencia del Contrato: Indicar la fecha de inicio e la fecha de final del contrato
Objeto de la Contratación: Indicar el objeto de la contratación
Plazo de ejecución del servicio brindado: Indique el intervalo de tiempo correspondiente a la factura por el servicio prestado

2. INFORMACIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO/RECIBIDO CONFORME

Indicar si el objeto de la contratación fue recibido en el tiempo estipulado en el contrato y/o la orden de Compra: Marque sí o
no según corresponda
Indicar si existen aprobaciones de prórrogas en el plazo de ejecución de los servicios: Marque sí o no según corresponda, en
caso de existir prórrogas al plazo original, debe indicarse en este campo y deben enviarse a la Proveeduría para que sean
incorporadas al expediente de contratación en caso de haber omitido
dicho envío
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido a satisfacción y procede realizar el pago de las facturas detalladas en el
punto. Este detalle debe ser amplio, suficiente y claro: Si positivo, responda “El servicio requerido fue recibido a satisfacción,
de acuerdo con las condiciones y los términos pactados, lo anterior con el fin de que se proceda con el trámite del pago de la
factura correspondiente, según detalle contemplado en el punto 4. Aprobación para el Pago de la Factura”; si negativo indique
el motivo y presente una justificación.
Nombre del funcionario Responsable de la Ejecución del Servicio: Indique el nombre y categoría profesional del responsable
de recibir el servicio en cuestión
Fecha en que se recibió a conformidad el servicio: Indique la fecha en que se recibió el servicio (puede diferir de la fecha de la
factura)

3. INFORMACIÓN SOBRE APLICACIÓN DE CLÁUSULA PENAL O MULTA

En caso de que proceda la aplicación de cláusula penal o multa para el pago de la presente factura, deberá indicarse en este
apartado, y adjuntar la información sobre la resolución final una vez aplicado el debido proceso, para que la Unidad Financiera
proceda a realizar el rebajo respectivo sobre el pago.

4. APROBACIÓN PARA EL PAGO DE LA FACTURA

No. Factura: Indique el número de factura emitida por el consultor / proveedor

Fecha de Factura: Indique la fecha de emisión de la factura emitida por el consultor / proveedor
Monto total de la factura: Indique el monto total de la factura, impuestos incluidos
Nombre de la empresa/consultor y número de cédula física o jurídica: Indique el nombre completo y número de documento de
identificación en el caso de un consultor individual o el nombre de la empresa y el número de identificación legal en el caso de
una empresa.

Desglose del detalle de la factura:

82
No. Solicitud de pedido: Indicar el número de solicitud de pedido generado en SIGAF
No. Orden de pedido: Indicar el número de orden de pedido generado en SIGAF
Detalle: Describa en detalle el servicio prestado y el período de tiempo en el que se realizó, una factura puede tener más de
un servicio, especialmente cuando el contrato se basa en entregables.
Cantidad: Indique el número de servicios para cada tipología
Monto Unitario: Indique el valor unitario de cada servicio facturado (impuestos incluidos)
Monto total por servicio: Indique el valor total para cada tipo de servicio, este valor resulta de multiplicar el valor unitario por la
cantidad de servicios prestados
Monto Total: Indique el monto total de la factura con impuestos incluidos

Otras observaciones:
En este campo se debe indicar la Ley que aprobó el préstamo y el organismo ejecutor, e informar que se han cumplido todos
los requisitos del contrato, solicitando el pago de la factura.
Ejemplo de texto para colocar:
Que mediante la Ley 9922 del 21 de noviembre de 2020 publicada en el Alcance digital Nº 310 a La Gaceta N° 278 del 23 de
noviembre de 2020, se aprobó el Contrato de Préstamo 9075-CR suscrito entre el Gobierno de la República de Costa Rica y
el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.
Que, de conformidad con las Estipulaciones Especiales del Contrato, el Organismo Ejecutor del Programa es el Prestatario,
por intermedio del Ministerio de Hacienda.
Habiéndose cumplido todos los requisitos durante el proceso de ejecución del objeto contractual y de conformidad con las
responsabilidades del funcionario asignado para la supervisión y ejecución del contrato Coordinador de Proyecto “Fiscal
Management Improvement Project “Modernizar y Digitalizar los Sistemas Tecnológicos del Ministerio de Hacienda conocido
como “Hacienda Digital para el Bicentenario, se procede a solicitar se efectúe con el pago de las facturas detalladas
anteriormente, toda vez que los bienes y/o servicios han sido recibidas a satisfacción.

Documentos Adjuntos:
Indique los documentos que forman parte integral del proceso de pago, documentos mínimos que presentar:
Consultores permanentes:
- Factura debidamente emitida y firmada
- Informe de ejecución del servicio
- Plan de trabajo para el próximo período

Consultores basados en entregables y empresas:

- Informe de ejecución de los servicios prestados con la respectiva descripción de los servicios prestados
- Plan de ejecución de los siguientes servicios con indicación del cronograma de ejecución
- Factura debidamente emitida y firmada.

Aprobación del Jefe del Proyecto:

En este campo, la aprobación por parte del líder del proyecto debe darse a través del siguiente texto:

Que de acuerdo con el Decreto Legislativo Nº 9922 de 23 de noviembre del 2020 en su Formulario 2, Sección I. El organismo
ejecutor (OE) será el Ministerio de Hacienda, que será responsable de la toma de decisiones, de la dirección y de la
coordinación del Programa. Ministerio de Hacienda se apoyará en una Unidad Coordinadora (UC), conformada por un equipo
profesional de apoyo técnico interdisciplinario, liderado por un Director de Proyecto.

Que de conformidad con el Reglamento sobre el de visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, emitido por la
Contraloría General de la República, R-2-2003-CODFOE del 1° de diciembre de 2003 y sus reformas y con el Instructivo para
la operativización del proceso de visado que se constituyen en aspectos mínimos a considerar en el análisis de los

83
documentos de ejecución presupuestaria dicho proceso remitido mediante Circular No DGPN-0063-2020, de la Dirección
General de Presupuesto Nacional, aprobado a las quince horas del 13 de febrero de 2020.

Se aprueba, tanto como Directora del Programa, responsable de la correcta supervisión del servicio o recibo de mercancía y
Jefe del Proyecto 975-CR, se proceda con el pago de la (s) factura (s) indicada (s) en el presente formulario.

El formulario debe estar firmado electrónicamente en la fecha de aprobación de la recepción del servicio por parte del
Coordinador del Proyecto.

84
 Formulario 4.2 - Recepción de Bienes
Número del informe: RBxxxx.xx-xxx

Fecha: Formulario para la recepción de Bienes

De conformidad con el artículo No. 203 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la recepción definitiva del objeto
contractual deberá darse dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel, para lo cual
deberá levantarse documento en el cual se acredite como se ejecutó el contrato y en los casos que corresponda, indicar la forma en
que se cumplieron las obligaciones por lo que se procede a emitir el detalle correspondiente a la ejecución de servicios y la
aprobación con el recibido a conformidad para que se proceda con el
pago respectivo.
1. INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Vigencia del
No. Contrato (en Contrato (en
caso de que caso de que
No. de contratación
corresponda) corresponda)
Objeto de la Contratación

Plazo de ejecución
Desde Hasta
del Contrato
2. INFORMACIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO/RECIBIDO CONFORME
Observaciones
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido en el Si
tiempo estipulado en el contrato y/o la orden de
Compra. No
Indicar si existen aprobaciones de prórrogas en el Si (en caso de existir prórrogas al plazo
plazo de entrega de bienes. original, debe indicarse en este campo y
No deben enviarse a la Proveeduría para
que sean incorporadas al expediente de
contratación en caso de haber omitido
dicho envío)
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido a
satisfacción y procede realizar el pago de las facturas
detalladas en el punto. Este detalle debe ser amplio,
suficiente y claro
Nombre del funcionario Responsable de la recepción Fecha en que se recibió a
de los bienes conformidad de los bienes.
3. INFORMACIÓN SOBRE APLICACIÓN DE CLÁUSULA PENAL O MULTA
En caso de que proceda la aplicación de cláusula penal o multa para el pago de la presente factura, deberá indicarse en este
apartado, y adjuntar la información sobre la resolución final una vez aplicado el debido proceso, para que la Unidad Financiera
proceda a
realizar el rebajo respectivo sobre el pago.

85
 4. APROBACIÓN PARA EL PAGO DE LA FACTURA

Monto total de la
No. Factura Fecha de Factura
factura
Nombre de la empresa y número de
cédula jurídica:
Desglose del detalle de la factura:

No. Monto
No. Orden de Monto total
Solicitud de Detalle Cantidad Unitario
pedido por bien
pedido

Monto Total:

Otras observaciones:

86
Documentos Adjuntos

Aprobación del Jefe del Proyecto

FIRMA

Instrucciones de Llenado

Número del informe: Indicar el numero secuencial del informe con el formato RB+año.mes-número secuencial
(el numero secuencial se encuentra en el informe de registro en la OneDrive del Proyecto)
Fecha: Indicar la fecha de elaboración del formulario: dd/mm/aaaa.

Apartados:

87
5. INFORMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Número de contratación: Indicar el número de trámite asignado por el sistema de compras públicas, de uso oficial en el
Ministerio de Hacienda.
Número de contrato: Indicar el número de contrato.
Vigencia del Contrato: Indicar la fecha de inicio e la fecha de final del contrato
Objeto de la Contratación: Indicar el objeto de la contratación
Plazo de ejecución del Contrato: Indique plazo contractual para la ejecucion del Contrato

6. INFORMACIÓN SOBRE LA MERCANCÍA/RECIBIDO CONFORME

Indicar si el objeto de la contratación fue recibido en el tiempo estipulado en el contrato y/o la orden de Compra: Marque sí o
no según corresponda
Indicar si existen aprobaciones de prórrogas en el plazo de entrega de bienes: Marque sí o no según corresponda, en caso de
existir prórrogas al plazo original, debe indicarse en este campo y deben enviarse a la Proveeduría para que sean
incorporadas al expediente de contratación en caso de haber omitido dicho envío
Indicar si el objeto de la contratación fue recibido a satisfacción y procede realizar el pago de las facturas detalladas en el
punto. Este detalle debe ser amplio, suficiente y claro: Si positivo, responda “los bienes fueron recibidos a satisfacción, de
acuerdo con las condiciones y los términos pactados, lo anterior con el fin de que se proceda con el trámite del pago de la
factura correspondiente, según detalle contemplado en el punto 4. Aprobación para el Pago de la Factura”; si negativo indique
el motivo y presente una justificación.
Nombre del funcionario Responsable de recepción de los bienes: Indique el nombre y categoría profesional del responsable de
recibir los bienes en cuestión
Fecha en que se recibió en conformidad los bienes: Indique la fecha en que se recibirán los bienes (puede diferir de la fecha
de la factura)

7. INFORMACIÓN SOBRE APLICACIÓN DE CLÁUSULA PENAL O MULTA

En caso de que proceda la aplicación de cláusula penal o multa para el pago de la presente factura, deberá indicarse en este
apartado, y adjuntar la información sobre la resolución final una vez aplicado el debido proceso, para que la Unidad Financiera
proceda a realizar el rebajo respectivo sobre el pago.

8. APROBACIÓN PARA EL PAGO DE LA FACTURA

No. Factura: Indique el número de factura emitida por el consultor / proveedor

Fecha de Factura: Indique la fecha de emisión de la factura emitida por el consultor / proveedor
Monto total de la factura: Indique el monto total de la factura, impuestos incluidos
Nombre de la empresa y número de cédula jurídica: Indique el nombre de la empresa y el número de identificación legal en el
caso de una empresa.

Desglose del detalle de la factura:

No. Solicitud de pedido: Indicar el número de solicitud de pedido generado en SIGAF

No. Orden de pedido: Indicar el número de orden de pedido generado en SIGAF
Detalle: Describa en detalle la mercancía y el período de tiempo desde la orden de compra asta entrega, una factura puede
tener más de un bien.
Cantidad: Indique los bienes para cada tipología
Monto Unitario: Indique el valor unitario de cada bien facturado (impuestos incluidos)
Monto total por bien: Indique el valor total para cada tipo de bien, este valor resulta de multiplicar el valor unitario por la
cantidad de bienes entregados
Monto Total: Indique el monto total de la factura con impuestos incluidos

88
Otras observaciones:
En este campo se debe indicar la Ley que aprobó el préstamo y el organismo ejecutor, e informar que se han cumplido todos
los requisitos del contrato, solicitando el pago de la factura.
Ejemplo de texto para colocar:
Que mediante la Ley 9922 del 21 de noviembre de 2020 publicada en el Alcance digital Nº 310 a La Gaceta N° 278 del 23 de
noviembre de 2020, se aprobó el Contrato de Préstamo 9075-CR suscrito entre el Gobierno de la República de Costa Rica y
el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.
Que, de conformidad con las Estipulaciones Especiales del Contrato, el Organismo Ejecutor del Programa es el Prestatario,
por intermedio del Ministerio de Hacienda.
Habiéndose cumplido todos los requisitos durante el proceso de ejecución del objeto contractual y de conformidad con las
responsabilidades del funcionario asignado para la supervisión y ejecución del contrato Coordinador de Proyecto “Fiscal
Management Improvement Project “Modernizar y Digitalizar los Sistemas Tecnológicos del Ministerio de Hacienda conocido
como “Hacienda Digital para el Bicentenario, se procede a solicitar se efectúe con el pago de las facturas detalladas
anteriormente, toda vez que los bienes y/o servicios han sido recibidas a satisfacción.

Documentos Adjuntos:
Indique los documentos que forman parte integral del proceso de pago, documentos mínimos que presentar:
- Factura debidamente emitida y firmada
- Informe de conformidad de los bienes firmado por el responsable del contrato
- Informe de recepción de los bienes, firmado por la persona que recibió físicamente los bienes

Aprobación del Jefe del Proyecto:

En este campo, la aprobación por parte del líder del proyecto debe darse a través del siguiente texto:

Que de acuerdo con el Decreto Legislativo Nº 9922 de 23 de noviembre del 2020 en su Formulario 2, Sección I. El organismo
ejecutor (OE) será el Ministerio de Hacienda, que será responsable de la toma de decisiones, de la dirección y de la
coordinación del Programa. Ministerio de Hacienda se apoyará en una Unidad Coordinadora (UC), conformada por un equipo
profesional de apoyo técnico interdisciplinario, liderado por un Director de Proyecto.

Que de conformidad con el Reglamento sobre el de visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, emitido por la
Contraloría General de la República, R-2-2003-CODFOE del 1° de diciembre de 2003 y sus reformas y con el Instructivo para
la operativización del proceso de visado que se constituyen en aspectos mínimos a considerar en el análisis de los
documentos de ejecución presupuestaria dicho proceso remitido mediante Circular No DGPN-0063-2020, de la Dirección
General de Presupuesto Nacional, aprobado a las quince horas del 13 de febrero de 2020.

Se aprueba, tanto como Directora del Programa, responsable de la correcta supervisión del servicio o recibo de mercancía y
Jefe del Proyecto 975-CR, se proceda con el pago de la (s) factura (s) indicada (s) en el presente formulario.

El formulario debe estar firmado electrónicamente en la fecha de aprobación de la recepción del bien por parte del
Coordinador del Proyecto.

Formulario 4.3 - Formulario de verificación de facturas - Proveedores Nacionales

89
Formulario 4.4 - Formulario de verificación de facturas - Proveedores Extranjeros

90
Formulario 4.5 - Informe de registro de pagos por contrato

91
92
Formulario 4.6 - Informe de registro de garantías

93
FORMULARIO 5

94
Formulario 5.1 - Solicitud de efectivo

95
Formulario 5.2 - Nota de reembolso en efectivo

96
Formulario 5.3 - Nota de Anticipo

97
Formulario 5.4 - Nota de devolución de efectivo

98
Formulario 5.5 - Solicitud de suministro

99
100
Formulario 5.6 - Saldos de prueba y conciliación - Tarjetas de Carga Previa

101
102
FORMULARIO 6

103
Formulario 6.1- Modelo de IFR’s
Nombre de la entidad
Pais
Nombre del Proyecto
Convenio de Préstamo ______________

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS CON FONDOS DEL PROYECTO

CON UNIDAD DE CONTABILIDAD
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
En dólares de Estados Unidos de América

CONCEPTO CONTABILIDAD UCP

SALDO SEGÚN UNIDAD DE CONTABILIDAD 0,00

SALDO SEGÚN REGISTROS UCP *

MENOS: 0,00

MAS: 0,00

SALDOS CONCILIADOS 0,00 0,00

* Los registros de la UCP, son parte de las cédulas auxiliares de los Estados

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS CON FONDOS DEL PROYECTO

CON SECCIÓN DE ACTIVO FIJO
AL __________________
En dólares de Estados Unidos de América

CONCEPTO ACTIVO FIJO UCP

SALDO SEGÚN SECCIÓN ACTIVO FIJO

SALDO SEGÚN REGISTROS UCP *

MÁS: 0,00 0,00

MENOS:

104
SALDOS CONCILIADOS 0,00 0,00

* Los registros de la UCP, son parte de las cédulas auxiliares de los Estados
 Nombre de la entidad

Nombre del Proyecto

Convenio de Préstamo ______________
Utilización de los Fondos del Proyecto por Actividad
Semestre que terminó el _________________
En dólares de los Estados Unidos de América

Componente / Actividad del Proyecto Semeste que terminó el ___ (período que se Convenio/Tabla de
reporta) Año Acumulado Costos (i)
Cifras Cifras Cifras Cifras Cifras Duración del
Cifras Previstas Variación Variación Variación
Efectivas Previstas Efectivas Previstas Efectivas Proyecto
Componente 1 - - - - - -
1.1:
1,2
Componente 2 - - - - - -

Total de Gastos del Proyecto

Nombre de la entidad
Pais
Nombre del Proyecto
Convenio de Préstamo ______________
Reporte de Activos adquiridos___

Número de
Número de Fecha de
Proyecto Codigo Bien Orden o Responsable Descripción Marca Modelo Serie Monto Total Ubicación
Registro Adquisición
Contrato

105
CONCILIACION DE LA CUENTA DESIGNADA
DONACIÓN No:
NOMBRE DEL BANCO:
NÚMERO DE CUENTA:
USD

1. Total de Depósitos
2. Menos Total Documentado 0,00
3. Saldo por Recuperar 0,00

4. Saldo al / / de Acuerdo al Estado Bancario Adjunto

5. Más monto pendiente de Reembolso por el BIRF 1/ 0,00

6. Más retiros efectuados aún no solicitados al BIRF 2/

7. Menos montos debitados después de la fecha del Estado Adjunto

8. Menos intereses generados por la Cuenta Designada

9. Total (4 + 5 + 6 - 7 - 8) 0,00
10. Discrepancias entre (3 y 9) 0,00

OBSERVACIONES:
1/ Valor pendiente de reembolso por el BIRF
No.de Solicitud Monto

2/ Retiros efectuados aun no solicitados al BIRF

Fecha Descripción Monto

Aqui se incluira una explicación del del Punto 8), o sea en que fue
gastado el dinero que aún no fue solicitado al Banco. Esto es exigido
cuando este importe supera el 15% del depósito en la Cuenta
Designada. 0,00
106
 Nombre de la entidad
Pais
Nombre del Proyecto
Convenio de Préstamo ______________

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS CON FONDOS DEL PROYECTO

CON UNIDAD DE CONTABILIDAD
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009
En dólares de Estados Unidos de América

CONCEPTO CONTABILIDAD UCP

SALDO SEGÚN UNIDAD DE CONTABILIDAD 0,00

SALDO SEGÚN REGISTROS UCP *

MENOS: 0,00

MAS: 0,00

SALDOS CONCILIADOS 0,00 0,00

* Los registros de la UCP, son parte de las cédulas auxiliares de los Estados

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS CON FONDOS DEL PROYECTO

CON SECCIÓN DE ACTIVO FIJO
AL __________________
En dólares de Estados Unidos de América

CONCEPTO ACTIVO FIJO UCP

SALDO SEGÚN SECCIÓN ACTIVO FIJO

SALDO SEGÚN REGISTROS UCP *

MÁS: 0,00 0,00

MENOS:

SALDOS CONCILIADOS 0,00 0,00

107
* Los registros de la UCP, son parte de las cédulas auxiliares de los Estados
Formulario 6.2 - conciliación Cuenta Designada

Formulario 6.3 - Ejecución presupuestaria

108
109