Introducción

Este concepto hace referencia a cualquier tipo de actividad que coopere con la
acción de suministrar, y colabore asimismo con la mejora de la accesibilidad y
actos propios de almacén (guarda, custodia, orden, registro…) de artículos en
cualquier empresa para lograr reducir los plazos y gastos asociados al manejo
del almacén propiamente dicho: se trata de un mecanismo mediante el que la
empresa puede administrar eficientemente el movimiento y almacenaje de
mercancías, además del flujo de datos y recursos que de ello derivan. Engloba
variados aspectos, sin embargo, hablando en general, podemos subdividirlo en
dos principales ramas de actuación: optimización y gestión.

Por un lado, el campo de gestión es el responsable de sostener la

productividad en las actividades asociadas con la administración del inventario;
por otro lado, el personal encargado de “optimizar” es el que ha de hacer
crecer los beneficios, que tienen sus origen en la utilización del almacén, que
consigue la compañía.

Funciones

Antes de seguir hablando del control del inventario, convendría conocer

primero para qué nos sirve un inventario. Destacamos las
siguientes funciones:

 Garantizar que vamos a ser capaces de enfrentarnos a las dudas y

posibilidades de variación del mercado, sabiendo que siempre
acontecen modificaciones en la demanda, entre otros factores.
 Relativizar, siendo positivos, ante el cambiante mundo de cada sector,
con su libre juego de la oferta y la demanda.
 Garantizamos, con un inventario permanente, un proceso ininterrumpido
de servicio o producción, proporcionando flexibilidad a nuestro trabajo.
 Hacemos posibles ocasionales descuentos en la compra de materiales
por grandes volúmenes en nuestros pedidos.

Consejos para lograr implementarlo al máximo

 Catalogar los artículos que comercializamos:

Se trata de tener organizados y clasificados en forma de catálogo los

datos de que disponemos acerca de nuestros stocks, pudiendo incluso
acompañarla con detalles que consideremos relevantes. También, se
suele aprovechar para purificarla continua y periódicamente, ya que esto
nos hará más fácil visualizar los requerimientos y posibilidades, en
tiempo real, de nuestro inventario y su mercancía.

 Efectuar la clasificación, con el criterio oportuno, de los artículos

 Ya una vez catalogado nuestro inventario, es conveniente llevar a cabo
una separación por grupos semánticos: podemos establecerlo por
proveedor, por venta lograda o rechazada, o cualquier otro criterio que
nos sea útil. Esto da mucha mayor accesibilidad a los datos de artículos
ya inventariados, a la vez que acelera la toma de decisiones acerca del
inventario: qué debemos ofertar, punto de pedido, márgenes de
seguridad, roturas que debemos desechar, diseño de promociones…

 Pautar un sistema común a todos y la periodicidad para inventariar

Los dos tipos de inventario más habituales se describen a continuación:

o Inventario perpetuo. Se conoce también como permanente o

continuo. Constantemente se está registrando en número de
artículos que se manufacturan, que se venden, que caducan,
devuelven, entre otros. Esto permite, como principal ventaja,
saber el costo de nuestro inventario, así como el stock actual en
cualquier instante que se precise, y no hace falta acordar el
cuándo llevaremos a cabo el inventario.
o Inventario periódico. Se contabiliza de un modo no continuado.
Cuantificaremos nuestras existencias, o nivel de stock, en la
fecha que se acuerde, que oscilará de una periodicidad a otra
dependiendo del volumen de negocio, la naturaleza del servicio y
sus requerimientos específicos. Así, lo calificamos de ocasional, y
suele tiene lugar cuando acaba y se cierra el ejercicio económico
empresarial, pero puede hacerse más veces que anualmente.
Este tipo de inventario conlleva normalmente una mayor
laboriosidad, dedicación y, casi podríamos decir como mayor
desventaja, tarda más en completarse. Finalmente, lo normal es
que se precise hacer un parón en las actividades del almacén
entretanto, lo cual hace parar nuestros ingresos en ese período.
 Términos básicos

Debemos fomentar entender los términos básicos para integrarlo:

o Stock máximo. Es la mayor cantidad de un producto que se

pretende mantener almacenada, lo cual se decidirá en relación a
los costos que este almacenado nos acarree, y si estos se ven
compensados por lo que nos reporta.
o Stock de seguridad. También denominado “stock mínimo”, se
trata del menor número de productos de un tipo que se necesita
mantener almacenadas, lo cual se ve condicionado por las tareas
de reabastecimiento y las eventuales pérdidas que nos podría
ocasionar una rotura de stock, es decir, quedar desabastecidos
temporalmente..
o Punto re-orden. Se trata del punto (nº de artículos de una clase)
en el cual ya tendríamos que efectuar órdenes a nuestros
proveedores de reabastecimiento, sabiendo sus plazos y
condiciones de trabajo, así como sus precios.
  Mantener actualizado y monitorizar en todo momento la
información de la que disponemos

De este modo, y disponiendo de un sistema y equipación actualizados,

estaremos en condiciones de solicitar la compra de artículos antes de
que nos veamos desabastecidos, por medio de la correcta y oportuna
rotación de producto, promocionando si es preciso en el momento
adecuado el artículo que nos interese, publicitando nuestra marca con
campañas seductoras, y sin olvidar en ningún momento la gran utilidad
de los métodos implementados. Por último, la identificación a tiempo de
sectores de oportunidad reportará puntualmente grandes beneficios que
podremos invertir en nuevas metas, como la integración de mejoras en
fábrica, equipos de administración e informáticos, renovación de imagen,
o quién sabe, incluso expandirnos.

 Integrar herramientas especializadas

Conviene que los equipos, utensilios y cualquier tipo de herramienta que

tengamos a nuestro alcance sea específica y adecuada, diseñada para
un único propósito o función, ya que de este modo, tendrá más
probabilidad de satisfacer el cumplimiento de las actividades en las que
interviene. Y esto se extrapola también al inventario: el inventario debe
estar interconectado y totalmente integrado con los demás procesos de
la empresa, con utensilios y maquinaria específicamente pensados para
su labor, y con ágil acceso a interfaces de gestión automatizadas, que
nos ahorrarán tiempo y recursos humanos, disminuyendo notablemente
los costes.

Beneficios de ejercer un buen control de inventario

 Conocemos los datos esenciales, de trascendencia, y actualizados,

sobre nuestro stock, poniéndonos en mejores condiciones de poder
decidir e introducir cambios o mejoras.
 Optimiza la efectividad de la empresa y la sus actividades y
procedimientos se vuelven más eficaces.
 Aumenta la calidad de servicio al cliente y mejora, por consecuencia,
nuestra imagen y valoración de nuestros clientes finales a nuestra
marca.
 Predice la estacionalidad o flujo de artículos concretos.
 La inversión de recursos de todo tipo, destacando el tiempo, se vuelve
más provechosa.
 Conseguimos total control de las entradas y salidas de productos,
logrando su trazabilidad; esto hace descender pérdidas de varios tipos,
incluidos robos y extravíos (nuestro personal está concienciado acerca
de nuestro control y permanece alerta), y nos ahorra un valioso espacio
de almacén.
El objetivo último en que podemos resumir la meta de este control es el
de facilitar los procesos a las empresas y negocios para agilizar la venta de
artículos o bienes y servicios, logrando un balance de las numerosas labores
que hay que realizar atender la oferta y la demanda; también, con esta filosofía
perfeccionamos nuestra cultura de empresa, la hacemos nuestra, y podremos
posicionar nuestra marca y productos en la consciencia de nuestro público, el
cual configura parte del mercado que aspiramos a dominar.

Métodos de evaluación de inventarios

Si tenemos claro por qué hacemos un inventario, sabremos que tenemos que
poder evaluarlo. Y esta causa principal para tener que hacer estas labores era
ni más ni menos que conocer los COSTES en que incurríamos en estas tareas
de almacén. Necesitamos saber cuánto cuestan nuestros bienes y
subproductos, inclusive. Lo esencial es poder determinar PRECIOS DE
COSTE. Sin él, no podemos decidir a qué precio final necesitamos vender cada
uno de nuestros artículos.

Puestos entonces en contexto, se nos presenta una variedad de métodos entre

los que optar, siendo los más reconocidos: valoración por identificación
específica, PEPS, UEPS y el método de Costo promedio.

A. Valoración por identificación específica

Es quizás el que se considera más “infalible”, puesto que con él, identificamos
el precio de adquisición preciso y sin aproximación de los bienes que
poseemos en un determinado momento.

B. Método PEPS

Lo primero en entrar es lo primero en salir, lo que se denomina en inglés FIFO

(por sus siglas First in, Frist Out). Pretende conocer el precio de coste del stock
basándose en cuánto costaban en el instante que se les dio entrada a nuestras
instalaciones (al precio que los adquirimos). No se tieen en cuenta la oscilación
de su valor, ni si se devaluó o si se revalorizó.

C. Método UEPS

Este método en castellano se llama Últimas Entradas, Primeras Salidas, lo cual

traducido al inglés se conoce como sistema LIFO (de sus siglas Last in, First
Out). Está basado en que las más recientes entradas que se han recibido son
las primeras a las que tienen que dársele salida. La traducción práctica en
cuanto a precio, es que el precio de coste de los artículos más recientes en
entrar es el que se usará para las primeras salidas.

D. Método de Costo promedio

También llamado de coste ponderado, este sistema se basa en efectuar el

promedio de costes de todos y cada uno de los artículos que sean similares,
pero que se han comprado de nuestros proveedores a precios distintos. Para
lograrlo, hay que sumar el coste de todos esos bienes y dividirlo entre la
cantidad de productos que hay.

Sistemas de control y técnicas de management de inventarios

Las compañías hacen uso de distintos modos en que gestionar su

inventario, todo atendiendo a las particularidades y características del modelo
de negocio que posean y el sector en que compitan. Hay varias maneras para
lograr mantener el control, registro y administración de los niveles de stock de
los inventarios en base a las cantidades que se custodien y su concreta
clasificación.

A. Método ABC

Utilizando el sistema ABC, denominado también como de Pareto, procedemos

a dividir todas nuestras existencias en almacén en tres tipos: A, B y C. Los
artículos se dividen de este modo atendiendo al orden de su relevancia, es
decir, la letra nos va a dar una idea acerca del coste del precio del artículo.

Así, un artículo que pertenece al tipo A es de los más costosos, mientras que
los artículos B son de precio medio. Finalmente, un artículo C tendrá un precio
bajo.

Además, existe una relación habitual cantidad de artículos/ precio, y es que

cuanto más costoso es el artículo, menos artículos de ese tipo solemos
almacenar. Este método nos facilita el control de nuestros inventarios, y hace
más fácil que no se dé el temido desabastecimiento. Paralelamente, nos hace
ser empresas más eficientes.

Es posible aplicar este método en el sector comercial y efectuar el análisis de ventas

ABC para conocer cuál es el artículo de nuestro inventario que más rentable resulta,
por ejemplo.

B. Modelo básica de Cantidad Económica de Pedido (CEP)

Se puede denominar EOQ, del inglés Economic Order Quantity, o modelo

básico de cantidad de Pedido económico; sea como fuere que lo llamemos,
pretende calcular el menor coste posible del inventario mediante una fórmula. A
fin de conseguirlo, hay que saber cuál va a ser el pedido preciso y el instante
de la compra con exactitud, el cual nos hará capaces de decrecer al máximo
los costes. En este empeño, analiza un gran abanico de variables que,
matemáticamente, hacen saber el número concreto de pedidos.
C. Punto de reorden

Se refiere a la necesidad de delimitar o marcar un instante en el tiempo en el

cual programamos la renovación de los pedidos realizados a suppliers,
sabiendo que tanto el acto de recepción como el posterior de colocación del
propio pedido prolongará la disposición del esos artículos un determinado
lapso. Así, es preciso paralelamente saber la cantidad de inventario que hay
que sostener en nuestro almacén y, por supuesto, las fechas en que se deben
satisfacer las órdenes.

A continuación se muestra la explicación de cómo calcular el punto de reorden:

D. Seguridad de inventarios

Son las también llamadas “Existencias de reserva”. Las compañías crean

partidas de seguridad con stock de reserva, a fin de poseer siempre un
amortiguador o flotador para abastecer a todos los consumidores, por si
surgiera cualquier tipo de conflicto que comprometiese nuestro ritmo de
manufacturación o producción, así como agilidad proporcionando el servicio;
este colchón también se pretende mantener por repentinos repuntes en la
demanda, los cuales se salen de lo previsible y no forman parte de nuestra
rutina empresarial; los consideramos anormales, pero es beneficioso estar en
condiciones de aprovecharlos, ya que pueden ser nuestro salvavidas para
posteriores momentos económicos más difíciles.

E. Control de inventarios justo a tiempo

Se le suele denominar modelo JIT, por sus siglas inglesas de Justo a tiempo

‘Just in Time’. El propósito primordial de este modelo está enfocado en bajar el
inventario de la compañía que se halla en su producción. La desventaja o
riesgo en este sistema, es que se dan entrada a los artículos precisos, ni uno
más, y justo antes fabricarlos o darles salida al consumidor que nos lo ha
solicitado y lo adquirirá, por lo cual cualquier error en el suministro y
malentendido con nuestros proveedores fácilmente causará que seamos
incapaces de cumplir nuestros compromisos de venta.

1. Problemas de financiación

El modo en que se financia el inventario es esencial. Un punto básico en la

gestión de stocks es garantizar que sus condiciones de pago sean más largas
que los términos que se extienden a los clientes.

 Asegúrate de tener visibilidad de las métricas financieras de tu empresa.

 Considerar diferentes tipos de financiación, como el financiamiento de
órdenes de compra o préstamos basados en activos.
 No olvides que tienes dinero invertido en tu inventario.
 Utilizar un control de inventarios hará posible para los responsables de
las PyMES conocer el estado financiero de su inversión, visualizar toda
esta información le dará total control para tomar decisiones acertadas
pensadas en datos.
Importante: El coste de los inventarios englobará todos los gastos derivados
de su compra y modificación, así como otros costos en los que se haya
incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

La valoración del Inventario y del Costo de Ventas es de vital importancia

tanto para los directivos como para los demás usuarios de la información
contable y financiera. Estas dos cuentas tienen un efecto trascendente en los
subtotales de los Estados Financieros y en las razones utilizadas en la
evaluación de la solvencia, y también en la rentabilidad del negocio.

Entre los estados financieros básicos están:

 El Balance General que resume los bienes, pasivos y el capital de los

dueños de un negocio en un momento determinado, de acuerdo con la
necesidad de la gerencia y el estilo de control que implemente
representa una fotografía de la posición financiera en ese momento.
 El Estado de Pérdidas y Ganancias que resume los ingresos y gastos
de la compañía durante un periodo determinado; describe un resumen
de la rentabilidad en el tiempo.

Renatbilidad

 En el siguiente enlace puede lee este interesante artículo acerca de

la rentabilidad económica y el ratio de Rotación en su punto 2.
 Además en el vídeo que se muestra continuacuón se indica cómo
calculo el concepto de Ratio de Rotación en mi almacén.

App para control de inventarios

Hay muchas vías para lograrlo, pero una de las más fáciles con las que
automatizar la labor de gestionar el inventario, es mediante una aplicación con
la cual podamos contar constantemente, y siempre se encuentre disponible.
Las tres siguientes aplicaciones de inventario actuales para distintos
dispositivos y sistemas operativos, más usuales y útiles, intuitivas y
personalizables, son:

A. GLPi

SO: Android / iOS Pensado para pequeñas y medianas empresas.

B. TuDashboard

SO: Android / iOS. Si te parece útil para tu empresa

C. Openbravo
SO: Android (no permite el envío de facturas por correo electrónico, lo cual nos
limita bastante en la toma de decisiones). ¿Lo quieres en tu almacén?

Uno de los frecuentes conflictos y molestias que se topan las compañías

comerciales que manejan inventarios de más alta rotación, es que el
abastecimiento no se lo realiza de acuerdo con la rotación de los
productos, lo cual tiene como resultado el hecho de tener que comprar de
modo exacerbado, lo cual nos aboca a tener un stock que mantener excesivo,
en mercancías de baja rotación y roturas de stock en aquellas que poseen una
más alta rotación.

En resumen, una organización empresarial que posea muy baja rotación del
inventario quizás posea un desfase en su liquidez, por lo cual suben los
gastos financieros y el coste de inversión de capital, y ello puede conllevar
problemática económica para poder enfrentarse a las obligaciones contraídas
con terceros, que normalmente son los proveedores y los bancos con los que
trabajamos.

2. Niveles y control de existencias

El modo en que una organización maneja sus inventarios es totalmente

trascendental para su devenir en el sector, hay que saber muy bien cuáles son
nuestros objetivos y modo de trabajo a la hora de establecer la estrategia
organizativa, comercial y de venta, mayormente en casos de fábricas o
corporaciones de tipo productivo, o de distribución. Por el contrario, si
hablamos de compañías dedicadas a proporcionar servicios y no bienes
tangibles, pese a estar manejando conceptos más abstractos o subjetivos,
resulta asimismo vital lograr el control estricto de los recursos que tenemos a
nuestra disposición. Sólo así podremos satisfacer la demanda si ésta varía o
experimenta modificaciones repentinas o impredecibles.

Estamos hablando de algo íntimamente asociado al control de gestión y la

contabilidad analítica o contabilidad de costes. Hay que sostener la cantidad
de stock requerido para garantizar la demanda gastando cuanto menos se
pueda permitir la calidad y eficacia del bien o servicio; cuando se está ante
productoras, se evaluará por etapas de la manufacturación y por clase de
artículo, pero hemos de evaluarlas asimismo adecuadamente por los sistemas
contables elegidos (por ejemplo, First In First Out) o adquiridos, para
consumirlos, modificarlos o ponerlos a la venta (engloban un rango que va
desde materias primas hasta el artículo elaborado) que la compañía tiene que
almacenar desde el instante en que los adquiere, hasta que están disponibles
allá donde se encuentra el consumidor que nos ha elegido.

Decisiones que tomar para el adecuado control de inventarios :

¿Qué clase de inventario efectuar? Viene condicionado, en primer lugar, por la clase de
organización en la cual trabajamos, puesto que resulta totalmente diferente fabricar
conservas, que ser una agencia comercializadora, la cual simplemente va a disponer de un
pequeño almacén muy manejable y con poca rotación.

¿Qué clase de demanda esperamos? ¿Será estacional, repentina e impredecible? ¿Se

tratará de una demanda permanente y fácilmente cuantificable previamente? Además, esta
puede resultarnos ya conocida, estable temporal y cuantitativamente, o por contra, ser
propensa a fluctuar o resultarnos todavía desconocida por nuestra breve trayectoria en el
sector o la modernidad y juventud de un producto innovador y arriesgado.

 ¿Qué clase de artículo queremos vender? No nos costará lo mismo

custodiar un gran almacén por fabricar bicicletas, que si gestionamos
una empresa de servicios, y no bienes. Además, si es una pyme muy
reducida o una gran organización hace que nuestra estrategia a la hora
de almacenar tenga que ser de un muy diferente grado de sofisticación y
tecnicismo.
 ¿Qué plazo tenemos para conseguir aquello que nos proponemos?
¿Tenemos que resucitar a una empresa ruinosa? ¿Queremos
expandirnos a lo largo de una década detenidamente? ¿Vamos a lanzar
una nueva línea de productos que han de presentarse en el mercado en
un verano? ¿En qué plazos nos sirven nuestros proveedores? Sólo
calculando esto podremos prefijar unas fechas de pedidos, por ejemplo,
así como, y también cada cuánto llevaremos a cabo un control
exhaustivo de inventarios. Centrándonos en este último punto, los
siguientes términos son de obligado conocimiento:
o Gastos de almacenaje, ya que el alquiler de un almacén o su
factura eléctrica son un importante gasto.
o Coste de lanzamiento del pedido, desde el transportar lo
demandado hasta el gasto de las labores administrativas.
o Costos de producción (fabricar en sí requiere comprar materia
prima y poner en funcionamiento maquinaria).
o Gastos de rotura de stock, ya que suele conllevar la pérdida de
clientes, entre otros inconvenientes.

¿Ves que no es fácil gestionar un almacén y su inventario? Con todas las tareas propias
del almacenaje vienen detrás muchas otras, que incluyen cálculos, investigación y
fidelización de nuestra clientela. No lo dejes al azar: el conocimiento es clave.
Gestión de existencias

Gestionar el flujo de mercancías y decidir el momento y lugar almacenarlas no

es una labor sencilla. Tener fondos comprometidos en el inventario puede
conducirnos a que muchas empresas estén en situación de problemas de flujo
de efectivo. Equilibrar la demanda y los plazos de entrega de los artículos,
así como intentar satisfacer las necesidades de los compradores, puede ser un
reto complicado para muchas compañías.

La gestión de inventario juega un papel esencial para dar garantía de que las

existencias que se tienen son las existencias que se podrán vender, y no han
de efectuarse compras de existencias para cubrir todas las líneas de productos
en un escenario de “quizás”.

Nadie debería tener aquello que no es posible vender, incluso con un

descuento. La reducción de sus márgenes puede provocar un caos financiero
en su empresa.

Muchas organizaciones trabajan de modo que gestionan los pedidos de

productos cuando ya tienen la orden de venta. Esto no compromete su
efectivo, al no tener un almacén lleno de productos pretendiendo adivinar qué
productos pueden vender o los gastos en los que se incurre con el
almacenamiento de esos materiales.

Normalmente, algunas empresas consideran que la adquisición de un nivel de

“inventario de seguridad” podría requerirse, puesto que el plazo de entrega
quizás fuese tal que, si no lo hace, su cliente podría irse a la competencia.

Siempre poder comprobar si un artículo está disponible en nuestro almacén, la

capacidad de gestionar las órdenes de venta de artículos pendientes de
entrega y lo que ya ha sido solicitado a los proveedores, son datos de gran
valor y nos echan una mano en el control de la posición del inventario.
 Precios de coste

En el momento en que vendemos algo, tenemos que poder garantizar no

simplemente que el precio al que nos lo están adquiriendo es el pactado, sino
que el costo del artículo haya sentado un oportuno registro en nuestro área de
administración o contabilidad.

 Como ya hemos visto, podemos basar todo esto en el método FIFO o incluso
en un coste promedio, entre otras posibilidades. El precio obtenido podría
asimismo englobar el costo de distribución de los artículos, o una parte
proporcional de ellos.

Decide cuál será tu software y organiza tu inventario

No es tarea de un día decidir qué programas informáticos se ajustan a nuestras

necesidades en almacén, tenemos muchas variantes y condicionantes que
valorar. En la actualidad existen muchas posibilidades de software para la
pequeña empresa y autónomos para escoger, incluso ya se trata en muchos
casos de sencillas y manejables aplicaciones de escritorio o que se basan en la
utilización de la nube.

Gran cantidad de negocios requieren un programa que sea totalmente

integrado, un paquete de software global. Ten siempre en cuenta a la hora de
escoger:

 La capacidad de incrementar los pedidos a proveedores según os

pedidos de nuestros clientes.
 Registro previo de existencias a su llegada, sin necesidad de factura
elaborada de antemano.
 Controlar los stocks de varios almacenes centralizadamente.
 Posibilidad de descuentos para grandes pedidos o ciertas
fechas/ocasiones que lo aconsejen para dar salida a la mercancía.
 Trazabilidad del producto y seguimiento de gran número de entregas.

Deberíamos tener la posibilidad de prueba anterior a la decisión; lo ideal es

que nos den un pequeño plazo o margen de decisión y experimentar unos días
para estar en condiciones de escoger. Comprobaríamos, sobre todo, que nos
da la información verídica, calcula los niveles de existencias mínimos, con
posibilidad de pautar alertas, sacar informes... pero quizás lo más relevante de
todo en esta decisión es si nos vemos cómodos y sabremos sacar el máximo
partido de la instalación del software que nos ofrecen, asegurando servicio
técnico, formación y soporte cuando surjan problemas.

Accede al siguiente enlace para obtener más información acerca del control

de existencias.

3. Tomas de decisiones sobre niveles de existencia

Si queremos controlar nuestro inventario eficientemente, no tenemos más
remedio que hacer uso de sistemas de control y análisis, acorde con la
relevancia económica relativa de cada artículo que tengamos en almacén. El
propósito de estas labores es siempre optimizar la eficiencia y la segura toma
de decisiones mientras gestionamos nuestros inventarios.

Análisis de la categoría de los productos

A. Modelo ABC de gestión de inventarios

Clasificamos pues en tres categorías diferenciadas nuestras mercancías:

 Existencias A. Productos de mayor relevancia a la hora de

reaprovisionarnos, ya que rondan el 20 % de los bienes almacenables y,
globalmente, pueden aunar hasta el ochenta por ciento del valor de
todas nuestras mercancías. Requieren un análisis y control
pormenorizado, ya que poseen el valor, dinerariamente hablando, de
más peso.
 Existencias B. Pueden controlarse menos rigurosamente que los
artículos A. Oscilan el treinta por ciento de los bienes almacenados, lo
cual suele representar casi la cuarta parte del valor económico de
nuestro stock.
 Existencias C. A la hora de gestionar, son los artículos de menor
importancia. No vamos a efectuar sobre ellos un control estricto,
detallado ni específico, porque no compensarían los recursos dedicados
con lo que supone en nuestro día a día, es bastante con los sistemas
más sencillos y haciendo uso de aproximaciones. Pueden llegar a
suponer la mitad de artículos del negocio, pero sin alcanzar el cinco por
ciento de su significado en términos económicos, ya que tienen muy
escasa salida o rotación. Eso sí, es muy recomendable, si podemos
permitírnoslo (económicamente y por espacio) disponer de existencias
de seguridad altas para estos bienes menos relevantes, de cara a
minimizar los conflictos potencialmente provocado por una rotura de
stock, y la consecuente dañada imagen con el cliente al que le haya
tocado vivir el retraso o desabastecimiento por nuestra culpa.

B. El sistema MRP de Planificación de Necesidades de Materiales

La principal herramienta para la planificación de los materiales en una fábrica

es la llamada MRP (Material Requirements Planning). Ésta nos calcula la
cantidad de materia prima y subproductos o recursos que requerimo para
manufacturar x artículos.

Fijación de niveles de existencias

Tenemos diferentes clases de inventarios que gestionar:

  De materias primas.
 De piezas o materiales.

 De subproductos.
 De repuestos.

 De productos finales.

Existen presiones continuadas y opuestas acerca del nivel preciso del

inventario y su adecuada magnitud, y hay que estar preparados para ellas.

En el día día, existe la presión externa de nuestros clientes, y la

denominada presión “operativa”, que es aquella interna, proviniente del
departamento productivo, frecuentemente. Lo normal es esperar que tengamos
en todo momento a nuestra disposición los bienes y recursos requeridos para
hacer frente a la demanda, es decir que seamos lo más parecido a una
estantería de supermercados, con la meta de no tener nunca faltas. Sostener
ésta situación conllevaría una inversión fortísima de dinero en bienes e
infraestructura logística.

Pero además, no podemos olvidar la presión “administrativa” dentro de la

empresa, (generalmente del área de finanzas) de reducir el capital inmovilizado
de artículos en stock, es decir nuestro inventario medio (y en gastos de
operación). En contextos inflacionarios la situación es diferente ya que los
productos nos sirven como protección financiera y reserva de valor. En ese
caso siempre conviene subir el tamaño del inventario hasta un determinado
nivel (lo que ocurre en algunos países subdesarrollados).

Conocidas estas presiones que vienen tanto de dentro como fuera, y son
incluso contrarias entre sí, hay que saber al detalle, con precisión, qué nivel de
inventarios es nuestro nivel perfecto (optimización de nivel de stock), y
cuestionarnos cuáles son los factores determinantes de este nivel.
Condicionantes elementales: demanda, tiempo de aprovisionado y demás
factores asociados, tales como el nivel de servicio al que aspiramos y el stock
de seguridad.

 Términos necesarios -

Términos necesarios en la decisión de la magnitud de nuestro inventario ideal;

definamos inventario:

 De ciclo. Nace de las actividades de abastecimiento. Está en función de

la demanda y de los plazos con que reaprovisionamos.
 En tránsito. Bienes que se encuentran en movimiento dentro de la
cadena distributiva. Engloba también movimientos que van a clientes
externos, así como aquellos de tipo interno que nacen en nuestros
consumidores hacia nosotros.
 De seguridad. Artículos que se soportan en stock sobre el inventario de
ciclo, que es útil a fin de protegernos de modificaciones al alza de la
demanda y del Lead Time. Depende de estos parámetros:
 o Nuestros plazos de reaprovisionamiento.
o Exactitud en nuestro pronóstico.
o Nivel de servicio esperado.
o Cómo de variable es la demanda en nuestro sector.
 Especulativo. Es el inventario que mantenemos a causa de motivos que
no son gestionar y llevar a cabo la demanda, pongamos por ejemplo
futuros incrementos de precio o carestías previstas.
 Estacional. Caso concreto de acúmulo de bienes mientras dura la
demanda baja, a fin de satisfacer el pico de demanda después.
 Inmovilizado. Se trata del llamado “muerto”. Son los artículos que no se
han movido en el plazo de referencia.
 Stock de maniobra. Cuantificación de un artículo que es usado desde
que llega una orden de pedido a nosotros hasta el momento en que se
gasta hasta alcanzar el stock de seguridad. Se halla encima del stock de
seguridad y por debajo del stock máximo.

Tiempos del Reaprovisionamiento

 Ciclos de abastecimiento. Se trata del intervalo de tiempo que pasa desde el

instante en el cual se toma la decisión de colocar una orden de reposición, hasta
el instante en el cual la orden está efectivamente y tangiblemente disponible. Se
asimila con Tiempo de Reaprovisionamiento, que es otro modo de llamarlo.

Lead Time Total es el lapso temporal entre cuando un pedido es ordenado hasta
que es recepcionado y está ya a nuestra disposición para ser utilizado. En la vida
diaria del almacén, hay que distinguir varias clases de este LT:

o Previsto. Aquel que nos hemos planteado y dejado constancia.

o Normal. Plazo que en realidad pasa en la gestión de reaprovisionarnos.
o Retrasado. Tiempo transcurrido en gestiones en que ha habido
impuntualidades.
 Plazo de entrega. Es el plazo que pasa desde el instante que al proveedor llega la
Orden de Compra hasta el instante en el cual nos proporciona su mercancía, sea
normal o con retraso. También podemos llamarlo lead time del proveedor.

A modo esquema, a continuación, mostramos el ciclo de aprovisionamiento:

Gestión del Stock

¿En qué niveles nos movemos en el día a día de nuestro almacén?

 Stock Optimo. Zona numérica de cantidades de artículos almacenados

en las cuales deberíamos hallarnos siempre.
 Stock Máximo. Se trata del umbral de cantidad mayor de artículos en
almacén, que sucede en el momento de recibir nuevas mercancías,
especialmente cuando se trata de grandes lotes, y todavía no se les ha
dado salida. En ese momento, los niveles de almacenaje son superiores
a lo normal, a lo habitual y a lo recomendable, pero rápidamente tiende a
bajar al darle distribución a esos bienes.
 Stock Mínimo. Hay períodos de tiempo en la vida diaria de un almacén
en los que no llegan mercancías de proveedores; en esos instantes,
previstos o no, cortos o largos, normales o con retrasos, estamos
sobrellevando el límite inferior de existencias. De este valor que permite
que las compañías puedan continuar atendiendo la demanda no se
debería bajar. Para calcularlo:

Sm = C x T

 Representando la C el Consumo o Demanda del producto medido en

días, y siendo el plazo de reposición en días la T.
 Stock Promedio. Es la media entre niveles mínimo y máximo, es decir
(SM + Sm) / 2

Hemos nombrado en varias ocasiones el término Demanda, y lo veremos a veces en

fórmulas. Pero, ¿cómo definirla? Pues al igual que el consumo, ya que en cuestiones de
gestión de stocks son sinónimos. Es, en definitiva, lo que vamos a utilizar en el plazo
determinado que estemos estudiando.

Métodos de reaprovisionamiento
 Accede al siguiente enlace para visualizar un docuento sobre el diseño del
sistema de inventarios, para la buena administración de la empresa
comercializadora, exostos, frenos y radiadores Kennedy.

Stock de seguridad

 Es un método con finalidad de reducción de riesgo en almacén. Se basa en

una cantidad adicional de valores normales como un amortiguador contra la
fluctuación y la eterna duda.

Definición

Hacen recomendable usar stock de seguridad los problemas de rendimiento del

proveedor, plazos largos y duda material.

Este sistema usa una fórmula compleja, pero las compañías actualmente

cuentan con poderosos softwares que automáticamente calculan los valores de
stock de seguridad. Para la pequeña empresa que trabaja con un presupuesto
pequeño, llevando un inventario adicional en forma de stock de seguridad
puede resultar más dañino financieramente que los beneficios de llevar el
inventario con normalidad.

Entonces, entendemos la necesidad de un lógico remanente de artículos que

amortigüe los posibles efectos en el stock de circunstancias
imprevisibles como puede ser un aumento repentino de la demanda o un
retraso en la recepción de los artículos que podría deberse a diferentes causas
imposibles de conocer previamente.

Son variados los conceptos a valorar a la hora de realizar el cálculo de stock

de seguridad:

 El período de tiempo del cual dispone la compañía para satisfacer

órdenes de pedido.
 La desviación estándar en ese lapso, la impuntualidad en promedio.
 Cuánto se desvía este margen de seguridad.

Sin embargo, si queremos efectuar el cálculo matemáticamente hablando de

este stock con el que sentirnos seguros con nuestras existencias almacenadas,
es decir, cuantificarlo objetivamente, aplicaremos:

SS=(PME-PE)*DM

En la que PME es el período de entrega máximo, contemplando demora; PE el

período normal para hacer entrega (proveedor→almacén) y DM son las siglas
 de demanda media, pensando en una circunstancia habitual, sin picos ni
estacionalidades especiales o demoras.

Ahora ya conoces la utilidad y trascendencia de este Stock, la importancia de

tenerlo bajo control para no frenar suministros o dejar desabastecidos a
nuestros clientes (con la eventual pérdida de estos), y hemos comprendido que
por muy imprevistos y caprichosos que son a veces los problemas, la empresa
debe haber tenido previsión de esa posibilidad para no sufrir una repercusión
negativa en su imagen y clientela.

Estimación de la serie económica

 Una serie económica (inglés: ”economic series”) es simplemente una serie de

datos económicos x0, x1, . . . , xt , . . . , xT . Ejemplos: Producto Interior Bruto
(PIB), inflación, número de desempleados, etc. - Fuente: economipedia.com

Definición

Cómo estén ordenados los datos no es aleatorio: es esencial. Nuestras

observaciones son interdependientes, no autónomas. De este modo,
momentos ya vividos influyen en los que están por venir.

Todos los estudios econométricos tienen que estar bien conscientes de este
detalle, y por tanto hacer uso de diferentes herramientas algebraicas que
hagan posible estimar fiablemente. Resumiendo:

 1. La sucesión u orden de los datos (su posición) es trascendente y no

azarosa.
 2. Mediciones y datos observados se interrelacionan, unos están en
función de otros.

 3. Sus relaciones no son independientes.

 4. Hay que usar armas estadísticas variadas que proporcionen fiabilidad.