PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTUDIO DE CASO LACTEOS EL SOL LTDA.

Quesos y Lácteos El Sol LTDA. es una empresa familiar creada por la señora Maria
Perez en el año 2010, en Caquetá (Colombia) donde se ubica la planta de Producción
actualmente, como resultado de un proceso de herencia de parte de su abuela.
En el 2014 La organización decidió hacer un apalancamiento con los productores de la
región comprándoles la materia prima y así aportar al crecimiento económico del
Caquetá mejorar la calidad de vida de la población donde hay incidencias de cultivos
ilícitos y grupos armados.
En 2015 asumió la gerencia general de la compañía el señor Pablo León Claros Perez,
hijo de la señora Maria Perez, quien tomó la decisión de llegar a la ciudad de Bogotá a
impactar el mercado en la capital del país, a partir del contacto con clientes de
supermercados pequeños ubicados en barrios populares al sur de la ciudad, con lo cual
logró diseñar tres rutas de reparto. El queso lo traen desde el Caquetá en grandes
bloques y en la planta de Bogotá lo cortan, y lo empacan para la distribución y venta.
Entre 2019 y 2021, la compañía a transformado sus procesos y áreas para poder
cumplir con la demanda, es una las pocas empresas que durante la pandemia obtuvo
un crecimiento del 40% en sus ventas con una rentabilidad aproximada de un 30% al
final del ejercicio. Por eso para el año 2020 se tomó la decisión de establecer en Bogotá
en el barrio Carvajal la planta de corte y empaque al vacío de los productos que
actualmente cuenta con aproximadamente 50 colaboradores directos y 10
colaboradores indirectos que son los responsables de la distribución de los productos
en Municipios del centro de Colombia.
En 2022 comenzaron a incorporar dentro de la oferta en Bogotá, productos como
yogurth y arepas para la ampliación del portafolio.
La empresa en Bogotá, cuenta con un gerente general quien es el Pablo León Claros
Perez gradudado en Ingeniería Industrial y que se desempeñaba como empleado en
una institución finacniera en la capital y a quien su madre convenció de asumir el mando
de la empresa, un coordinador del área de producción el Sr. Francisco Pérez que tiene
a cargo 10 operarios y cuenta con una formación en tecnología en gestión empresarial,
un coordinador para el área financiera que es contador y se encarga de los asientos
contables, la facturación y tiene a cargo un auxiliar contable y un auxiliar para el manejo
de los recursos humanos ambos practicantes, además cuentan con un coordinador para
el área comercial, que es técnico en administración y ha tenido experiencia en ventas
en distintos sectores.
Sin embargo, el gerente general está pendiente de todos los procesos y centraliza
totalmente la toma de decisiones en todas las áreas.
En cuanto a su cultura organizacional, se caracteriza porque cada una de las personas
concibe el trabajo como “bastate pesado” sin embargo, laboran con entusiasmo. Se
presentan algunas dinámicas en el ambiente de trabajo:
El coordinador del área comercial está contento con los resultados que obtiene, aunque
su jefe no piensa lo mismo que él. No ve un buen clima en su equipo, aunque éstos ya
tienen alguna experiencia en el desempeño del trabajo, y ha observado que las
personas del equipo no progresan lo que debieran en el trabajo, hay fallas en la entrega
de los pedidos que han suscitado las quejas de algunos clientes. Se lo han transmitido
a él, pero éste les ha restado importancia a dichos problemas, no ha dialogado con su
equipo, sólo le ha mencionado algunos inconvenientes que se han presentado al Sr.
Pablo León Claros.
Cabe anotar que a los vendedores se les paga un salario mínimo mensual fijo mensual
más un porcentaje de comisión del 20% de las ventas. En ocasiones, no logran las
metas propuestas y se conforman con un poco más del salario mínimo acordado.
Por su parte, el coordinador del área de producción llama uno por uno a su equipo
dejándoles claro cuáles son sus obligaciones y responsabilidades y avisándoles de las
consecuencias de no seguir los procedimientos establecidos, siempre les pone objetivos
a cada uno que permitan llegar a los cero defectos. Asi mismo, les controla muy de cerca
para ver los resultados a corto plazo y les ha mencionado varias veces que si persisten
las quejas de los clientes tomará medidas disciplinarias que podrán llegar al despido.
Dado lo anterior los colaboradores se han quejado, y el Sr. Pablo León le ha llamado
para a su despacho para preguntarle si era consciente del estilo que estaba aplicando
con los empleados y si pensaba seguir con esos criterios de funcionamiento. A lo cual
el coordinador le respondió afirmativamente aduciendo que siempre que había
problemas actuaba de esa manera, y que no la pensaba cambiar. Terminada la
entrevista el Sr. Pablo León, se quedó pensativo reflexionando acerca de la actuación
pues no está seguro de que sus métodos sean los adecuados para liderar al personal,
más aún cuando al personal operativo, se le paga a destajo por lo cual en ocasiones
no se presentan a trabajar al turno asignado o no vuelven con un promedio de dos
meses de ser contratados. En consecuencia, se lo comentó a la Señora Maria Perez su
madre, fundadora de la empresa y que gerencia la empresa en el Caquetá, quien le
mencionó que es bueno que la gente se comprometa y sepa que deben hacer las cosas
bien o se deben ir de la Compañía, que no veía un mal ambiente y que así funcionaban
muy bien las cosas antes y dijo: “no como ahora, que la gente quiere que le paguen sin
hacer nada”.
Ahora bien, de acuerdo con el desarrollo que ha tenido la empresa, su fundadora en
compañía de su hijo se han encargado de reiterar al personal, que la empresa ofrece
los mejores productos a nivel nacional, sanos e inocuos, conservando el sabor auténtico
de la leche fresca y que deben ser concientes de que cada cliente merece lo mejor a
un precio asequible porque en el mercado sólo Lacteos el Sol tiene calidad, sabor y
frescura. Asi mismo, buscan destacarse por ofrecer productos lácteos de excelente
calidad. Doña Maria dice que deben llegar a ser líderes en el mercado en Bogotá y
capturar sitios recónditos del país, en un mediano plazo. Ha observado, que la
competencia ya esta manejando estandares de calidad y han comenzado el proceso de
certificación, por lo cual, se ha trazado como objetivo implementar prácticas de
producción y procesamiento que preserven la calidad, y realizar controles de calidad
rigurosos para garantizar que los productos cumplan con los estándares más exigentes.

Asi mismo, a realizado contactos con expertos en ingeneiria de alimentos a fin de incluir
el desarrollo de productos con valor agregado, como productos lácteos bajos en grasa,
sin lactosa o enriquecidos con nutrientes específicos, texplorar nuevos sabores,
formatos de presentación o técnicas de procesamiento que brinden una ventaja
competitiva, sobre todo para fortalecer la oferta en Caquetá a corto plazo y a mediano
plazo en Bogotá.

Como la empresa cuenta con una página web desactualizada y la marca no esta bien
posicionada, quiere desarrollar una estrategia de comunicación y branding para
construir una marca sólida y comunicar eficazmente los valores y beneficios de los
productos. Quiere generar una identidad de marca distintiva, establecer canales de
comunicación efectivos con los consumidores, y promover los atributos únicos de los
productos, como su origen local, métodos de producción sostenibles o la utilización de
ingredientes naturales.

Para Bogotá, su hijo señala que es necesario fortalecer la distribución y acceso al

mercado, lo que implica establecer relaciones sólidas con minoristas, supermercados,
restaurantes y otros canales de venta relevantes. Además, es importante considerar el
acceso a diferentes segmentos de mercado, incluyendo tanto el mercado local como la
posibilidad de expandirse a nivel nacional, comenzando en el corto plazo por los
municipios aledaños.
De otra parte, una de las ventajas con que cuenta la empresa es que en Caquetá cuenta
con su propia finca ganadera y se ha encargado de seleccionar vacas que tengan la
variante genética A2A2, esto se expresa en la calidad de leche y la ausencia de la beta-
caseína A1, la cual “Según algunos estudios, puede ser consumida por personas que
siente malestar tomando leche regular (intolerancia a la lactosa)” (Contexto Ganadero,
2018).
Otra, es la selección de las vacas por la producción y calidad de solidos totales, los
cuales inciden directamente en la cantidad de leche a utilizar para cuajar 1 kilo de queso,
a mayor concentración de ST, menor va a ser el número de litros requeridos para
obtener el producto en cuestión.
Asi mismo, en los dos últimos años han realizado inversiones en maquinaria y equipo
para automatizar el proceso productivo y garantizar la calidad del producto. En Caquetá
se utilizan maquinarias y equipos automatizados para la homogeneización,
pasteurización, envasado y etiquetado. En Bogotá, se cuenta con una máquina para
corte y otra para etiquetado.
En cuanto a la calidad del producto, es fundamental que una empresa de lácteos
destaque por ofrecer productos de alta calidad, con ingredientes frescos y naturales. La
calidad del producto debe ser consistente y cumplir con los estándares de seguridad
alimentaria, en ese sentido, la empresa es reconocida entre sus clientes porque los
quesos particularmente son deliciosos; sin embargo, la empresa aún no cuenta con
certificaciones de calidad y seguridad alimentaria: como ISO 9001 o HACCP, lo cual en
ocasiones genera desconfianza entre algunos posibles clientes.
Con respecto a la variedad de los productos, en Caquetá se ofertan principalmente:
leche líquida, diferentes tipos de queso y yogurt, cuajada y lactosuero; en contraste en
Bogotá se oferta el queso, el yogurth y arepas, siendo este último producto diferente a
la línea de lácteos y que al parecer del Coordinador comercial, es rentable y fácil de
vender.
Ofrecer una amplia gama de productos lácteos puede ser un factor diferenciador, sin
embargo, en Bogotá no se incluyen diferentes tipos de quesos, ni de yogures, o
diferentes tipos de leches, entre otros; lo cual no permite atender las preferencias y
necesidades de los consumidores.
Con referencia a la logística, los productos lácteos son altamente perecederos y
requieren mantenerse a temperaturas adecuadas para preservar su calidad y seguridad,
por ello para mantener la cadena de frío ininterrumpida durante todo el proceso de
transporte, desde la planta de producción hasta los puntos de venta, en Caquetá y en
Bogotá, se cuenta con vehículos refrigerados o con sistemas de refrigeración que
mantienen las temperaturas dentro del rango recomendado para los productos lácteos.
Estos son de propiedad de la empresa. Dado lo anterior, también es importante
minimizar el tiempo de tránsito de los productos lácteos para reducir el riesgo de
deterioro y mantener su frescura, por ello se planifican las rutas y los horarios de entrega
de manera eficiente para garantizar que los productos lleguen a su destino en el menor
tiempo posible, sin embargo, en Bogotá, a veces no se cumple con los horarios dados
los inconvenientes de movilidad que presenta la ciudad lo cual genera quejas por parte
de los clientes.
En relación al proceso de manipulación, durante el proceso de carga y descarga, así
como durante el transporte, se deben seguir prácticas adecuadas de manipulación de
productos lácteos, por lo cual se capacita al personal a fin de que eviten daños físicos a
los productos y mantengan una higiene adecuada.

Mercado Objetivo

El segmento de mercado al que se enfoca la empresa, son las poblaciones con niveles
de estratificación 1, 2 y 3 de la ciudad de Bogotá. A partir de varias observaciones
previas, como se muestra en el siguiente mapa las poblaciones que presentan los
niveles de estratificación ya mencionados corresponden a casi el 90% de la extensión
territorial de la ciudad, sectores en los cuales podría presentarse una posible demanda
del producto y una aparición de clientes potenciales para la iniciativa. Por ahora,
atienden la zona sur de la ciudad, donde se evidencia que la mayor parte de la población
pertenece al estrato 1, 2 y 3.

Mapa de Bogotá, Estratificación

Nota. Secretaría Distrital de Planeación (SDP), Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., Colombia, 2015
Cuando se habla de zonas urbanas se refiere a la ciudad de Bogotá, la cual cuenta con
un 87% de la población en los estratos 1,2 y 3, lo que representa una cifra aproximada
de 6,8 millones de habitantes en estas condiciones (DANE, 2018).

Análisis de los Competidores Directos Bogotá

MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO

MATRIZ DE PERFIL
COMPETITIVO

Valor Valor Valor Valor

Factores im portantes para éxito Peso. Valor. Ponderado. Valor. Ponderado. Valor. Ponderado. Valor. Ponderado.
Sistema de control de calidad 0,20 2 0,40 1 0,20 3 0,60 1 0,20
Descuentos comerciales 0,20 4 0,80 3 0,60 4 0,80 2 0,40
Precio del producto 0,10 3 0,30 3 0,30 4 0,40 3 0,30
Presentación del producto 0,30 5 1,50 4 1,20 4 1,20 3 0,90
Cobertura Bogotá - Cundinamarca 0,20 4 0,80 3 0,60 4 0,80 2 0,40
TOTAL 1,00 3,80 2,90 3,80 2,20

Algunas Cifras relevantes de la Empresa Bogotá

Estado de Resultados

Balance General
Antecedentes del entorno

El consumo de la leche y sus derivados en Colombia mostró grandes señales de

crecimiento entre el 2017 y 2020, según el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
de Colombia. Sin embargo, de acuerdo al último estudio del grupo de investigaciones
económicas de Bancolombia, la industria láctea se enfrenta a una disminución en sus
principales indicadores de venta en 2023.
Los productos lácteos han sido por décadas muy importantes en la dieta de los
colombianos y el sector lácteo es un actor clave en la economía agropecuaria del país,
ya que representa un porcentaje significativo del PIB agropecuario y nacional.
Según el DANE, en el segundo trimestre de 2020, el sector lácteo representó el 24,09%
del PIB agropecuario y el 1,76% del PIB nacional. Además, la producción lechera en
Colombia genera alrededor de 600.000 empleos directos y 200.000 puestos de trabajo
en la industria, con unos 50.000 acopiadores en el sector.

La industria procesadora de lácteos en el país ya es bastante madura y tiene tres fuentes

principales de crecimiento, además del aumento de la población: fusiones o
adquisiciones, innovación y el mercado informal. Las dos primeras opciones serán
difíciles de implementar en los próximos años debido a la desaceleración económica y
el alto costo de financiamiento. Por lo tanto, la opción más viable sería competir con el
mercado informal, que es donde el 60% de la leche cruda producida en Colombia se
vendió en 2022.

En relación con las empresas de lácteos y sus derivados que más venden en el país, de
acuerdo con el último informe de la Superintendencia de Sociedades, Colanta lidera esta
lista con $ 2,4 billones registrados en sus ingresos operacionales, seguido de Alpina que
para el 2021, sus ventas fueron de $1,77 billones, lo que representa un crecimiento del
0,7 %, Alquería que para el mismo año, logró generar una cantidad de $860.645 millones
en ventas, lo que representó un crecimiento del 12,7 % y en cuarto lugar Algarra que
genera alrededor de 900 empleos directos y 1000 indirectos y sus ventas alcanzaron los
$ 353.471 millones con un crecimiento del 33%.
Cifras relevantes del sector

El sector lechero continúa enfrentando un escenario de disminución en la producción

propiciado por el impacto del clima y la escasez de insumos. Aunque el problema no es
nuevo en el año, los representantes del sector todavía tratan de ajustarse a un escenario
que afecta a una industria que se ve impulsada por un consumo per cápita de 154 litros
al año según Fedegan para 2022.

El alza en los precios de la leche en 2022 hizo que el consumo per cápita bajara 4,9%
Aparte del clima, que afectan el crecimiento del pasto y con esto la nutrición de las
cabezas de ganado, las tensiones geopolíticas internacionales han presionado en el
aumento de los costos de los insumos para la producción de leche, pues el precio
internacional de fertilizantes fosfóricos y potásicos se han mantenido altos desde el inicio
de la pandemia.
En Colombia, no hay producción de fertilizantes por lo que se depende del mercado
internacional y la tasa de cambio del dólar al momento de la importación.

El precio de la leche se encareció 36% para el consumidor y ya empieza a escasear

Este escenario ha ocasionado un incremento en los precios de los productos lácteos
tanto para productores como consumidores.
Hoy la leche pagada al productor vale cerca de $1.000 más que hace un año y, según
datos revelados por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane), la
variación del IPC de la leche en marzo de este año estuvo en 9,62%. Esta fue la tercera
subclase con mayor variación, antecedida por la fruta (21,31%) y el transporte urbano
(9,66%).
Estos indicadores suponen un encarecimiento en los niveles de producción del sector.

Aunque un reporte de la Oficina de Planeación y Estudios Económicos de Fedegan,

mostró un crecimiento de 136,8% en las exportaciones de productos lácteos, si se
compara el primer bimestre de 2023 con el del año pasado, se enviaron menos de 1.000
toneladas entre enero y febrero.
En el primer bimestre salieron unas 900 toneladas netas de productos lácteos, mientras
que, en el mismo periodo de 2022, fueron 380 toneladas.
También subió el total de los precios de exportación, ya que en el primer bimestre de
2022 las cifras fueron de US$1,8 millones, mientras que este año alcanzaron US$3,8
millones, un alza de 111,1%.
No obstante, este incremento solo es en términos porcentuales, pero sigue siendo
mínimo si se compara con 2009, año con el último gran dinamismo en materia
exportadora de la industria lechera.
De otra parte, cuando sube la tasa de cambio, también suben los costos de producción
de las materias primas que importa la cadena de valor, como el balanceado, que se
compone de maíz y soya, por lo que termina siendo un arma de doble filo para el
productor.
Las 900 toneladas enviadas durante el primer bimestre de 2023 se distribuyeron en
48% hacia Venezuela; seguido de Estados Unidos, con 33%; Chile, con 6%; Cuba,
con 5%; y otros países, con 9%.
Cabe resaltar que Estados Unidos fue el mercado que lideró el total de exportaciones
durante 2022, y se quedó con cerca de 48% de los envíos de productos lácteos al
exterior, seguido de Venezuela, con 28%; y Ecuador, con 10%.
El precio de la leche continúa ascendiendo, impulsado por la disminución en la
producción a causa del impacto climático y la escasez de insumos. A pesar de que la
leche líquida, según el DANE, tuvo un incremento de 10,86% en lo corrido del año 2023,
algunos quesos, si se analizan los datos del Sistema de Precios Agropecuarios (SIPSA)
del DANE, presentaron una baja significativa:
Comportamiento del Mercado de Lácteos en Bogotá

Demanda constante: Bogotá es una ciudad con una demanda constante de productos
lácteos debido a su gran población. Los lácteos son alimentos básicos en la dieta de
muchas personas, por lo que la demanda se mantiene estable a lo largo del año.

Variedad de canales de venta: En Bogotá, se pueden encontrar productos lácteos en

una amplia variedad de canales de venta. Además de los supermercados y tiendas de
comestibles, existen ferias locales, tiendas especializadas en lácteos, puntos de venta
en mercados mayoristas y minoristas, así como opciones de venta en línea. Esto
proporciona diferentes opciones para que los consumidores adquieran productos
lácteos según sus preferencias y conveniencia.

Competencia entre marcas: El mercado de lácteos en Bogotá es altamente competitivo,

con la presencia de varias marcas locales, nacionales e internacionales. Las marcas
establecidas compiten por la preferencia de los consumidores a través de estrategias
de marketing, calidad del producto, innovación y precios competitivos.

Preferencia por productos frescos y locales: Los consumidores en Bogotá tienden a

valorar los productos lácteos frescos y locales. Existe una preferencia por los productos
que provienen de granjas cercanas y se perciben como más frescos y de mejor calidad.
Las empresas que pueden ofrecer productos lácteos frescos y con trazabilidad local
pueden tener una ventaja competitiva en este mercado.

Tendencia hacia productos saludables y alternativas lácteas: Al igual que en otros

mercados, en Bogotá se observa una creciente demanda de productos lácteos
saludables y alternativas lácteas, como leches vegetales y productos sin lactosa. Los
consumidores están cada vez más preocupados por su bienestar y buscan opciones
que se adapten a sus necesidades dietéticas y preferencias.

Importancia de la relación calidad-precio: Aunque los consumidores buscan productos

lácteos de calidad, también son sensibles al precio. La relación calidad-precio es un
factor determinante en la decisión de compra. Las empresas que pueden ofrecer
productos lácteos de calidad a precios competitivos tienen mayores posibilidades de
éxito en este mercado.
Comportamiento del Mercado de Lácteos en Caquetá

El mercado de lácteos en Caquetá, al ser una región ganadera importante en Colombia,

presenta ciertas particularidades. A continuación, te proporcionaré información sobre
cómo se comporta este mercado en Caquetá:

Producción local: Caquetá cuenta con una producción local significativa de leche y
productos lácteos. Existen granjas y ranchos dedicados a la cría de ganado lechero, lo
que asegura un suministro constante de materia prima para la producción de lácteos.

Consumo interno: Gran parte de la producción de lácteos en Caquetá se destina al

consumo interno de la región. Los habitantes de Caquetá tienen acceso a productos
lácteos frescos y locales, lo que genera una demanda constante en el mercado local.

Distribución local: La distribución de los lácteos en Caquetá se realiza a través de

diferentes canales, como tiendas de barrio, mercados locales y establecimientos de
comestibles. Existen también acuerdos de suministro con restaurantes, hoteles y otros
establecimientos de alimentos y bebidas en la región.

Competencia entre marcas locales: Aunque también se encuentran productos lácteos

de marcas nacionales en Caquetá, el mercado local está dominado por marcas
regionales y locales. Estas marcas suelen tener una fuerte conexión con la comunidad
y ofrecen productos que reflejan la tradición y la calidad de la región.

Valoración de la calidad: Los consumidores en Caquetá tienden a valorar la calidad de

los productos lácteos. Se busca la frescura, la pureza y el sabor auténtico de la leche
en los productos locales. Las marcas que pueden demostrar una alta calidad y un
proceso de producción confiable suelen tener una buena aceptación en el mercado.

Desafíos logísticos: Debido a la ubicación geográfica de Caquetá, existen desafíos

logísticos en la distribución de los productos lácteos. La infraestructura vial y las
distancias pueden afectar el transporte de los productos hacia otras regiones del país.
Esto puede limitar la expansión del mercado y favorecer la producción y consumo local.