CURSO: Sistemas de Información

TEMA: Relación entre una Organización y los Sistemas de

Información

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 Sistemas de Información

Relación entre una Organización y

los Sistemas de Información

2
 Introducción

Los sistemas de información (SI) son uno de los componentes más relevantes del entorno actual de los negocios,
que ofrecen grandes oportunidades de éxito para las empresas, ya que cuentan con la capacidad de reunir,
procesar, distribuir y compartir datos de forma oportuna y de manera integrada.

3
 Introducción

Las Tecnologías de la Información (TI) se han

convertido en la principal inversión de capital en
empresas de todo el mundo industrializado.
La inversión en TI se ha doblado como porcentaje
sobre el total de las inversiones realizadas desde la
década de 1980 y hoy en día se destina más de un
tercio del total de las inversiones.
Si la teoría económica tradicional se basa en el capital,
la tierra y el trabajo como elementos primarios, la
información se ha convertido en el cuarto recurso a
gestionar.

4
 Introducción

La información es la verdadera materia prima de la empresa y la que nos permite tomar las decisiones más
adecuadas, facilitándoles a todos los niveles de la organización el conocimiento necesario para el correcto
desempeño de sus procesos de trabajo y además, determina la consecución de objetivos de la empresa
repercutiendo directamente en el éxito o el fracaso del negocio.

5
 Introducción

Los emprendedores, deben tener en cuenta que la

información posee un valor muy alto para el correcto
funcionamiento de la empresa, ya que nos permite la gestión
empresarial y la toma de decisiones correctas en cada
momento. Por ello, los sistemas de información en las
empresas son imprescindibles para realizar el análisis de la
situación empresarial y desarrollar las diferentes estrategias
que nos permitan mejorar el rendimiento y conseguir los
objetivos de la organización.

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 El impacto de los Sistemas de Información en las
Empresas

Existen cinco factores fundamentales para evaluar el impacto de las tecnologías de la información en la empresa:

1. El desarrollo de internet y las tecnologías convergentes, es la tendencia de diferentes sistemas tecnológicos

en la evolución hacia la realización de tareas similares, el desarrollo de proyectos en áreas como la
internet de las cosas, inteligencia artificial, sistemas expertos, machine learning, robótica, ecommerce, etc.

2. La transformación de los negocios de la empresa, es una estrategia de gestión del cambio definida como
cualquier modificación fundamental en las operaciones de la empresa con el objetivo de generar valor para
el cliente, empleados, dueños o inversionistas y todas las partes interesadas.

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 El impacto de los Sistemas de Información en las
Empresas

3. El crecimiento de una economía global interconectada, factores basados en el conocimiento, donde las
fuentes son la experiencia humana y los secretos comerciales.

4. El aumento de las economías basadas en el conocimiento y la gestión de la información, sector económico

que usa la información y el conocimiento para generar valor y ofrecer productos y servicios que mejoran la
calidad de vida.

5. La aparición de la empresa digital, es un tipo de organización que basa su competitividad en la utilización o

desarrollo de tecnología.

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 ventajas de los sistemas de información para empresas
Ventajas de los Sistemas de Información para Empresas

• Integración: la integración y centralización de información representan una gran ventaja para tu empresa, en
tanto que permiten una vinculación efectiva entre sus áreas. Así podrán hacer una mejor planeación y operar
como un bloque sólido.

• Procesos: una organización también obtendrá beneficios al optimizar sus procesos, disminuir errores, tener
diagnósticos de problemas y ser eficiente integralmente gracias a la concentración de información valiosa.

• Gestión: estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control de procesos, operaciones y
actividades, lo cual permite una mejoría constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se
traduce en ganancias para una empresa.

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 ventajas de los sistemas de información para empresas
Ventajas de los Sistemas de Información para Empresas

• Tiempo: muchos procesos y tareas se automatizan por lo que los colaboradores tienen más tiempo de operar
en otras actividades.
• Disponibilidad: tener la información disponible y acceso a grandes volúmenes de datos ayuda a la estrategia,
planificación y operación efectiva dentro de un negocio.
• Costos: cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos eficientes, mayor control, colaboradores
enfocados en actividades que son más rentables para la empresa y que no pierden tiempo en procesos
repetitivos o mecánicos, el resultado es ahorro en costos administrativos, de recursos humanos y operativos.
• Seguridad: la evolución de los sistemas de información en las empresas ha llegado a un nivel tal que
garantizan la seguridad de los datos.

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 El impacto de los Sistemas de Información

Hoy en día, hay una interdependencia directa de los

sistemas de información con la estrategia corporativa,
sin embargo, la resistencia al cambio es uno de los
fracasos en los sistemas de información.
En algunas organizaciones es tan fuerte, que muchos
proyectos de TI con grandes inversiones detrás
fracasan o no consiguen incrementar la productividad y
ventaja competitiva de una empresa.

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 El impacto de los Sistemas de Información

La resistencia al cambio es un mecanismo de defensa

que se promueve a través del miedo. Ante el temor de
perder lo que tengo, me retraigo, me aparto, me alejo
e intento pasar desapercibido para no perder lo que de
algún modo ya he ganado. De inicio, los directivos
piensan que la gente se va a resistir al cambio.

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 El impacto de los Sistemas de Información

La innovación por el contrario, es el resultado de un proceso complejo e interactivo en el que intervienen

tecnologías, recurso humano, formaciones profesionales, capacidades organizativas, diseños, y otros factores
intangibles de la actividad empresarial, es el arte de transformar el conocimiento en riqueza y calidad de vida,
de esta manera, dicha innovación aparece como una condición esencial para la expansión organizacional, de
tal manera el cambio tecnológico viene a ser el impulso que está detrás de un crecimiento sostenido.

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 ¿Cómo podemos vencer esta resistencia al cambio?

Implementando el cambio por igual y

simultáneamente en Procesos, Personas, Estructura
Organizativa y Tecnología.
La implementación de los sistemas de información
tiene consecuencias para los arreglos de tareas,
estructuras y personas. De acuerdo con este modelo,
para implementar el cambio hay que modificar los
cuatro componentes al mismo tiempo.

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 ¿Cómo podemos vencer esta resistencia al cambio?

Como la resistencia organizacional al cambio es tan

poderosa, muchas inversiones en tecnología de la
información luchan por mantenerse a flote y no
incrementan la productividad. Sin duda, la investigación
sobre las deficiencias en la implementación de
proyectos demuestra que la razón más común de que
no tengan éxito los proyectos grandes al tratar de
alcanzar sus objetivos no es que falle la tecnología, sino
la resistencia organizacional y política al cambio.

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 ¿Cómo podemos vencer esta resistencia al cambio?

Los Sistemas de Información van mas allá de la

tecnología y se utilizan para tomar decisiones,
coordinar, controlar. Saber para qué sirven y cómo
aplicar los distintos tipos agiliza todo el proceso de
toma de decisiones en la empresa.
El Control de Gestión se ha beneficiado del desarrollo
de los sistemas de información, pero para ello, ha
tenido que ser consciente de la importancia del
conocimiento de los mismos.

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 Características Generales de los Sistemas de
Información en las Empresas

Existen muchos tipos de sistemas de información para empresas, pero en general comparten ciertas
características que los definen, ya que la esencia de estas plataformas o software es que tengan la capacidad para
integrar datos, ordenarlos, vincularlos y hacerlos visibles.

1. Escalabilidad: adaptan su funcionamiento a la operación específica de un negocio y pueden ir escalando

conforme las empresas se hagan más complejas.

2. Administración: hacen una gestión de los datos acumulada para tener un orden de la información y ponerla
a la mano de los colaboradores.

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 Características Generales de los Sistemas de
Información en las Empresas

3. Automatización de procesos: los procesos internos de un negocio pueden ser automatizados de forma
integral mediante estos sistemas, con el fin de realizar algunas actividades o para ciertas áreas o
departamentos.
4. Centralización: integra y unifica la información de una compañía para facilitar el uso y vinculación de los
datos entre áreas.
5. Flexibilidad: son sistemas que alojan todo tipo de empresas, con herramientas o apartados versátiles
enfocados en optimizar ciertos aspectos de un negocio, como la administración, recursos humanos,
contabilidad, ventas, etc.
6. Especificidad: generalmente suelen centrarse en una solución específica para las empresas. Se concentran
en una actividad dentro de la estructura de la organización.

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 Características Generales de los Sistemas de
Información en las Empresas

7. Uso intuitivo: son fáciles de usar, ya que están diseñados y configurados para facilitar las tareas, así que se
implementan de forma muy sencilla y los colaboradores aprenden rápidamente a utilizarlos.
8. Visibilidad: estos sistemas están visibles en una empresa, ya sea como una base de datos, un software o un
hardware. Hacen que los datos también sean visibles y disponibles para su uso.
9. Capacidad de actualización: los software suelen tener la capacidad para actualizarse en versiones
mejoradas.
10. Relevancia: son plataformas que generan valor para los negocios porque su operación es relevante. Es ágil,
en tiempo real y contribuye a la mejora de procesos y actividades.

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 Relación entre una organización y su sistema de
información

La relación es directamente proporcional y de creciente

interdependencia, esto nos indica que cuando los sistemas de
información cambian, la organización y las personas que en ella
trabajan, deben cambiar y actualizarse al ritmo de las nuevas
tecnologías.

Con el paso del tiempo, cada día la organización se vuelve más

dependiente de los sistemas de información involucrando otras
partes como empleados, clientes, proveedores, y hasta la
competencia misma.

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 Tendencias de los sistemas de información

El uso de la tecnología de información en las empresas se ha

incrementado considerablemente.
Algunas de las principales tendencias de los sistemas de información son
las siguientes:
• La tecnología de información como parte de la estrategia
corporativa.
• La tecnología es parte del trabajo en equipo de las empresas.
• El uso de la tecnología transforma a la organización y cambia su
estructura.
• La tecnología facilita la creación de las oficinas virtuales para las
personas que requieren estar en diferentes localidades,
permitiendo el uso de las conferencias por computadoras.

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 Papel de las Tecnologías de la Información en las
Organizaciones

Las tecnologías de la información (TI) se han convertido en una parte vital e integral de todos los planes de
negocios. Desde las empresas multinacionales que mantienen sistemas informáticos centrales y bases de
datos, hasta las pequeñas empresas que poseen un solo equipo, las TI juegan un papel importante. Las
razones para el uso omnipresente de la tecnología informática en las empresas pueden ser determinadas de
mejor modo observando la forma en que se está utilizando en todo el mundo de los negocios.

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 Consejos para Implementar un Sistema de
Información en tu Negocio

Las ventajas de los sistemas de información en empresas son

diversas, pero obtener los mejores resultados, aprovecharlos al
máximo y tener un retorno de inversión rápido dependerá de que
hagas una implementación estratégica.
Adquirir un sistema porque es el de moda tal vez no sea lo mejor
para tu negocio; y mucho menos que te llenes de sistemas en busca
de optimizar todo, sin saber realmente en qué te van a ayudar.
Como sucede con toda tecnología que sumarás a tu negocio, lo
mejor es que hagas un examen y una reflexión profunda de qué
buscas. Impulsar un sistema de información implicará cambios
organizativos y estructurales en tu negocio.

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 Consejos para Implementar un Sistema de
Información en tu Negocio

1. Analiza las condiciones de tu empresa

Antes que nada debes hacer un balance de cómo está tu empresa;
identifica en qué áreas puedes implementar un sistema de información
de negocios. Debes tener muy claro por qué lo requieres y establece
objetivos de lo que buscas al invertir en un nuevo sistema.

2. Verifica los flujos y procesos

Vinculado al punto anterior, debes ver cómo es la operación de tu
empresa, qué tan compleja es y verificar los procesos que tienes: si son
fluidos, si puedes corregir las fallas o debes reconfigurar algún
mecanismo. Esto facilitará detectar qué tipo de sistema requieres.

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 Consejos para Implementar un Sistema de
Información en tu Negocio

3. Conoce las opciones

Date un tiempo para conocer todas las opciones en el mercado, los
tipos de sistemas que te pueden ayudar, sus características
específicas, lo que te ofrecen, las herramientas que utilizan y si
puedes vincular otros sistemas con los que ya cuentas. Verifica que el
proveedor sea un experto y que estará contigo en la asesoría, la
implementación y el soporte.

4. Aprende de la tecnología
Tienes que conocer a fondo el sistema que elijas para obtener el
mayor provecho. Muchas veces adquirimos tecnologías que usamos a
un 50% porque no conocemos qué más pueden hacer. Investiga y
apóyate en tu proveedor para saber más.

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 Consejos para Implementar un Sistema de
Información en tu Negocio

5. Realiza una implementación documentada

Cuando ya inicies con la implementación es recomendable que
documentes este proceso para que desde el origen tengas el
registro de lo que se está haciendo y cómo va operando.

6. Difunde y capacita a los involucrados

Difunde el uso de tu nuevo sistema entre los integrantes de tu
negocio y realiza una campaña efectiva de capacitación. Incluye
a las personas que estarán vinculadas a esta tecnología y
aquellos que la usarán para que todo marche en orden.

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 Consejos para Implementar un Sistema de
Información en tu Negocio

7. Monitorea y evalúa el funcionamiento del sistema

Posterior a la implementación viene el monitoreo del sistema para
que constates que está funcionando tal y como se había pensado.
Mide y evalúa los resultados, pues así sabrás si hay áreas de mejora.

8. Escala la tecnología y plantea nuevos objetivos

Si el sistema ha funcionado bien, seguramente tu negocio crecerá y tu
operación tendrá nuevos requerimientos. Así que puedes escalar la
acción de esta tecnología para que evolucione junto con tu
organización, por lo que tendrás que establecer nuevos objetivos.

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 Conclusiones

• Los sistemas de información han evolucionado a partir de su utilización como medio para automatizar los
procesos operativos.
• Cada vez son más esenciales los sistemas de información, ya que se utilizan en mayor grado la tecnología de
información para apoyar y automatizar las actividades previstas en cualquier ámbito (empresas, instituciones,
negocios, entre otros).
• Finalmente, las tecnologías de información son una herramienta complementaria que ayudan a interactuar
obteniendo ventajas y bondades para satisfacer a sus usuarios en sus necesidades e intereses.

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