AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE VENTAS Y

COMPRAS”

DOCENTE: BERNARDINO MEDINA MIÑANO

INTEGRANTES:

Aguirre Flores, Mery Yeletsa U19216684

Bidios Chacnama, Fabiola Danae U22212953

Calderón Cotos, Moisés Ronald U20250362

Hipólito Williams, Rubí Juanita U19103490

Huaringa León, Jackelin Beatriz U20234477

LIMA, 2023
 ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN PAG.3

2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE VENTAS

CUENTAS POR COBRAR – COBRANZAS PAG. 7

3. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

4. CONCLUSIONES PAG. 26

5. RECOMENDACIONES PAG. 27

6. BIBLIOGRAFIA PAG. 28

2
 INTRODUCCIÓN

En un mundo competitivo, las organizaciones enfrentan diversos cambios, así

como la amenaza constante de sus competidores; este hecho las impulsa a
vender a crédito. Se ha demostrado que muchos establecimientos comerciales
minoristas y otras pequeñas y medianas empresas no poseen un sistema de
control interno eficiente para gestionar la cartera de clientes a quienes se les
otorgó crédito. Con esto, se presentan debilidades en el departamento de crédito
y cobranzas y se generan, en diversas ocasiones, pérdidas en ventas,
disminuciones de la liquidez y, en el peor de los casos, un cierre de la actividad
comercial (Orueta et al., 2017).

La Contraloría General de la República del Perú (2014), en su informe Marco

Conceptual del Control Interno, plantea que el control interno se considera un
procedimiento integral ejercido por los dueños, gerentes y empleados de las
organizaciones; delineado para afrontar los riesgos, generar confianza para el
logro de la misión de la empresa, y alcanzar los objetivos de esta. En otras
palabras, se intenta gestionar las entidades y minimizar los riesgos (p. 11); con
ello, se recalca que, al buscar el éxito empresarial, es imperativo incluir el control
interno en el ciclo de la gestión en constante mejora.

3
CONTROL INTERNO

Según Bernal (2008) el control interno es un proceso que es ejecutado por la

administración de la empresa con el propósito u objetivo de evaluar determinadas
operaciones con la seguridad y certeza razonable en tres principales niveles o
categorías de la organización tales como: La efectividad y eficiencia con la que se
realizan las operaciones, la confiabilidad de la información financiera que se
obtienen a partir de los hechos económico y el cumplimiento de políticas, normas
y leyes que se establecen en la organización para los diferentes procesos.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Estupiñan (2015) en su libro Control Interno y fraudes, manifiesta que el control

interno abarca el plan de organización y todos los procedimientos y métodos de la

entidad que permitan asegurarse que sus activos están debida y adecuadamente

protegidos, que los registros contables representan de manera fidedigna lo que

deben representar y que las operaciones y actividades de la empresa se

desarrollan de manera eficaz según las reglas y directrices dadas por la

administración. De esta manera, los objetivos del control interno son: a) La

Protección de los activos y de los bienes de la empresa. b) Examinar y/o

comprobar que los informes contables y administrativos sean razonables y

confiables. c) Fomentar la adhesión de los miembros de la organización a las

políticas administrativas establecidas d) Alcanzar las metas y objetivos

programados.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Estupiñan (2015) menciona que un control interno consta de cinco elementos o

componentes que se encuentran debidamente interrelacionados y que surgen de

4
las formas o modelos como la administración maneja y/o dirige la organización.

Estos componentes son: A) Ambiente de control B) Evaluación de riesgos C)

Actividades de Control D) Información y comunicación E) Supervisión y

seguimiento.

AMBIENTE DE CONTROL: Según Estupiñan (2015) el ambiente de control

sugiere y/o consiste en instaurar o crear un entorno que incite o anime la actividad

realizada por el personal con respecto al control de las mismas, se constituye en

el hecho fundamental o principal sobre el cual se sustentan los otros cuatro

elementos o componentes del control interno, para poder realizar los propios

objetivos de control de cada uno.

El ambiente de control influye considerablemente en la manera como se realizan

o desarrollan las diversas operaciones de la empresa, estableciendo objetivos con

tendencia a minimizar riegos. Este se encuentra muy influenciado por la cultura

administrativa de la organización y su historia o evolución.

EVALUACION DE RIESGO: Es la identificación y análisis de riesgos relevantes

para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales

riesgos deben ser mejorados. Esto se refiere a los mecanismos necesarios para

identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que

influyen en el entorno de la organización como el interior de la misma.

ACTIVIDADES DE CONTROL: Estupiñan (2015), expresa que las actividades de

control están constituidas por el conjunto de políticas, sistemas y procedimientos

que deben ser seguidas o ejecutadas por la gerencia y todo el personal de la

organización para la realización de sus actividades asignadas, de esta manera se

5
garantiza que las directrices dadas por la gerencia se estén cumpliendo y se

minimicen los riesgos para poder cumplir los objetivos trazados.

INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Los sistemas de información están

diseminados en todo el ente y estos atienden a uno o más objetivos de control. De

manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de

aplicación sobre los sistemas de información.

La información, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las

siguientes características: oportunidad, actualización, razonabilidad y

accesibilidad. En lo anterior, se invierte una cantidad importante de recursos, en

medida que los sistemas informáticos apoyen las operaciones, se convierten en

un mecanismo de control útil.

SUPERVISION Y MONITOREO: Componente diseñado para operar en

determinadas circunstancias. Claro está, que para ello, se tomaron en

consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control, sin

embargo, las condiciones evolucionan debido a factores externos como internos,

provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia.

COMPRA O VENTA Y SU IMPORTANCIA

De acuerdo a Sangri (2014) la compra consiste en adquirir u otorgar bienes y

servicios necesarios a través de una transacción en la cual se entrega dinero a

cambio, convirtiéndose en una actividad muy importante para lograr los objetivos

de la organización y lograr éxito deseado y que se manifiesta a través de la

efectividad de la administración en este proceso; si esta compras son bien

planeadas tendrá como consecuencia que la empresa ahorre dinero en ellas,

6
obtenga mejor nivel de liquidez, plazos de pago mayores, mayor rotación entre

otros.

Rodríguez (2009) expresa que, en las empresas que se dedican a la actividad

comercial, el departamento de compras y ventas tiene la responsabilidad de

conocer la rotación de las existencias para descontinuar los que son obsoletos e

incrementar en coordinación con el área de ventas, los que son de mayor rotación

o incrementar productos a la línea comercial.

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE VENTAS

CUENTAS POR COBRAR – COBRANZAS

Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos

y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o
servicios, esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y
pagarés a favor de la empresa, las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el
derecho a la organización de exigir a los suscriptores de los títulos de créditos el
pago de la deuda documentada, se trata de un beneficio futuro que acredita el
titular de la cuenta, representan el total del crédito otorgado por una empresa a
sus clientes, estas cuentas representan derechos exigibles originados por ventas,
que luego pueden hacerse efectivos, el crédito representa para la empresa que lo
otorga, un medio de dinero a futuro porque origina el cobro de sus cuentas en un
período posterior a su venta. (Sarmiento, 2011, p. 12)

Principales factores que determinan el riesgo en una empresa

 Factores Internos, dependen directamente de la administración propia y la

capacidad de los ejecutivos de cada empresa.
 Factores externos, tales como la inflación, tipo de cambio, tasas de interés,
todo aquello que afecte la capacidad y pago de los prestatarios.

Evaluación de créditos

7
Siempre hay que tener presente dos aspectos para la evaluación de créditos.
 Propósito: destino, para qué va a ser utilizado el crédito.
 Análisis: evaluar si el cliente es sujeto de crédito.

NATURALEZA DEL CICLO

Las cuentas por cobrar se consideran una cuenta de activo. Por lo tanto, no se

considera una cuenta de ingresos. 

Ciclo de cobranza

El ciclo de cobranzas de una empresa debe medirse en días, desde que se

realiza la venta al momento de facturación, hasta que el dinero es depositado en
las cuentas bancarias de la empresa, este ciclo comprende varias fases como se
muestra a continuación.

AMBIENTE DE CONTROL

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Ambiente de control Consiste en los estándares, procedimientos y estructuras que
constituyen la plataforma sobre la que se basa el control interno de la entidad. La
dirección de la empresa es responsable de fortalecer las visiones relacionadas
con el control interno en cada nivel de la entidad, teniendo en cuenta los valores y
la ética de la empresa. Este ambiente, además, está compuesto por normas,
procedimientos y estructuras que conforman la plataforma sobre la que rige el
control interno de la entidad; y los altos directivos son los encargados de
fortalecer las perspectivas en relación con el control interno en cada uno de los
niveles de la entidad, considerando los valores y la ética de la empresa. Esto
permite al gerente general supervisar; diseñar la estructura organizacional;
delegar autoridad y responsabilidades; y seleccionar, desarrollar y mantener
talentos altamente eficientes. De igual forma, se puede aplicar la severidad
adecuada a la evaluación del desempeño y asignar recompensas para motivar a
los empleados a brindar servicios de calidad (Vásquez, 2016, p. 58).

En última instancia, el COSO (2017) mejora la visión del control interno al postular
premisas fundamentales en materia de gobierno (gestión) y cultura de control
interno, aun cuando la versión está orientada a la estructuración de una política
de riesgos. Los postulados de
gestión y cultura en un
ambiente de control interno
reiteran la trascendencia que
tiene para el sistema de
control el desarrollo de una
cultura organizacional, de
control, de seguridad y de la
información como pilar de la
gestión exitosa.

Ejemplo:

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LOGRO DE OBJETIVOS

El objetivo de las cuentas por cobrar consiste en registrar todas las operaciones
originadas por deudas de los clientes, fundamentalmente, se utilizan como un
atractivo de mercadeo para promover las ventas; y su gestión debe contribuir a
elevar las utilidades y el rendimiento de la inversión, para ello, es necesario
comparar los costos y los riesgos de la política de crédito con las utilidades que se
espera podrían generar; y si, el rendimiento de la inversión en cuentas por cobrar
adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas,
se debe rechazar la inversión adicional de esas cuentas.

Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa

activos exigibles, derechos con los que cuenta para obtener beneficios por
productos o servicios entregados. Así mismo son un factor crucial para mantener
un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa. Generalmente en la
empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy
importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán en
efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de
manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente
proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo,
trayendo a la empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para
cumplir con sus compromisos financieros.

10
ACTIVIDADES DE CONTROL

Son el conjunto de las medidas establecidas y sus respectivas ejecuciones para

asegurar la vigencia del control interno en una organización. El COSO III (2013)
señala que estas deben ser diseñadas acorde a la dimensión de la organización,
de manera creativa y según las exigencias y la valoración de los riesgos para
cada operación. En ese sentido, las actividades de control son las ejecuciones
preestablecidas mediante políticas y procedimientos para garantizar el
cumplimiento de las instrucciones; y estas son emitidas por la alta directiva para
minimizar el impacto de los riesgos en los objetivos organizacionales. Estas se
realizan en todos los niveles de la empresa, en las etapas del proceso de negocio
y en el entorno tecnológico, y pueden ser detectivas, preventivas y correctivas
(Estupiñán, 2012).

Ejemplo:

11
COMUNICACIONES

La comunicación tiene la finalidad de suministrar información importante de

manera fluida, segura y sin distorsiones desde el exterior; esta hace referencia a
los riesgos, políticas de regulación, cambios de ambiente que afectan a la
empresa y necesidades del cliente al interior y al exterior de la entidad; ello, a fin
de satisfacer las expectativas.

El autor Guerra (2015) afirmó que es imperativa la cooperación entre los

departamentos de la empresa, así como que el personal de crédito y cobranza
participe en el proceso de auditoría interna y externa para evaluar la situación real
en saldo de los clientes, al igual que los procedimientos judiciales de cobranzas.
Por su parte, Fonseca (2013) señaló que, para tener un ambiente de trabajo
óptimo, se necesita comunicación y un clima agradable de trabajo, de forma que
este se dé clara y fluidamente. En ese sentido, los problemas de comunicación
pueden generar errores al contabilizar las operaciones, al igual que revelaciones
impropias en los EEFF.

Ejemplo:

12
MONITOREO

La supervisión y monitoreo están diseñados para operar en determinadas

circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los
objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las
condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos,
provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia.

Monitoreo es una actividad que debe de ser cumplida en cualquier institución en

la cual tenga como objetivo cumplir con las metas propuestas por esto se realiza
un seguimiento que permita verificar si está marchando según lo planificado.

Ejemplo:

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CONTROLES

Existen clases de controles que pueden diferenciarse al analizar un sistema de

información, contabilidad y control. En las tareas de Auditoria, los controles de un
ente se pueden dividir en:

AMBIENTE DE CONTROL

Establece las condiciones con que operan el conjunto de los sistemas de

información, contabilidad y control del ente. Tiene gran influencia en el enfoque de
auditoría a emplear.

Abarca: El enfoque hacia los controles que tiene la gerencia. La organización y

estructura del ente. En la mayoría de los entes se presta especial atención al
manejo de los fondos, pero existen algunas DEBILIDADES:

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  Descentralización excesiva de operaciones.
 Falta de identificación de ingresos y egresos inusuales.
 Inexistencia de políticas sobre administración de fondos.
 No utilización de proyecciones de flujos de Fondos.

CONTROLES DIRECTOS

Proporcionan satisfacción de auditoria directa sobre la validez de las

afirmaciones. Están diseñados para evitar errores y fraudes que puedan afectar a
los EECC. Y a las funciones de procesamiento.

Abarcan:

 A los controles gerenciales: incluye a todos aquellos realizados por el Nivel

Superior de la organización y efectuados por individuos que no participan en el
procesamiento de las operaciones.
 Los controles independientes: incluye a todos aquellos realizados por personal
o secciones independientes del proceso de las transacciones.
Controles gerenciales e independientes que pueden estar presentes en el
componente:
- Utilización de presupuestos y EECC interinos para realizar comparaciones con
los saldos reales y presupuestados. (veracidad e integridad).
- Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general p/verificar
integridad.
- Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores.(veracidad e
integridad)
 Los controles de procesamiento: son los que se realizan para asegurarse que
todos los pasos se cumplen adecuadamente, y se garantice la integridad del
procesamiento de las operaciones.
Son ejemplos de Controles o funciones de procesamiento:
- Preparación de informes de recepción que identifiquen al proveedor, bienes
recibidos, fechas cantidades.
- Depósito íntegro de las cobranzas.
- Aprobación del legajo de desembolsos antes de su pago.

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  Los controles para salvaguardar activos: se refieren a la custodia y medidas de
seguridad tendientes a resguardar y controlar la existencia física de los bienes,
controlar el acceso a los mismos. Fijar límites para el retiro de fondos.
Se tratan de controles que garantizan la veracidad de las transacciones
involucradas en el componente. 
Son ejemplos:
- Las cuentas corrientes. sólo pueden ser abiertas o cerradas por resolución
del directorio u otro grupo autorizado de funcionarios.
- Los fondos. se guardan en la caja de seguridad.
- Los cheques en blanco son guardados bajo llave.

CONTROLES GENERALES

Estos controles hacen a la organización del ente y se relacionan con la limitación

de responsabilidades y los niveles de autoridad. Hacen referencia a la
segregación de funciones. Se trata de segregar funciones incompatibles de la
mejor manera prevista por la ciencia de la administración. En general se debería
segregar las siguientes tareas: el inicio de una transacción, registrarlas, y
custodiar los activos.

Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de caja y

bancos se manifiesta si:

 Las funciones de cobranza y preparación de depósitos están segregadas de la

contabilización de los mismos.
 Las funciones de caja y la contabilización de dichas transacciones están
segregadas.
 La preparación y aprobación de conciliaciones segregada de las funciones de
ingreso y egreso.

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS

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Escudero (2011) menciona que la gestión de compras comprende todas las

funciones relacionadas con la recepción de solicitudes o requerimientos de

materiales y productos necesarios para producir o vender, la búsqueda de los

mejores proveedores y la realización de gestiones y procedimientos que sean

necesarios para que las adquisiciones realizadas lleguen a tiempo y en buenas

condiciones a los inventarios de la empresa.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Según Escudero (2011), en su obra Gestión de Aprovisionamiento, este

departamento dentro de la organización de la empresa tiene la función o se

encarga de realizar y/o gestionar las adquisiciones de bienes, servicio y productos

que son necesarios para garantizar el buen funcionamiento de la organización con

el propósito de lograr objetivos que tiene trazados por la misma.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA

Basándonos en la obra Gestión de Compras de Escudero (2014) dentro de las

principales funciones del departamento de Compras se pueden nombrar: a) La

recepción de requerimientos de los productos y materiales que se deben comprar,

seleccionar los mejores proveedores y realizar la compra. b) Analizar las

tendencias que existen en el mercado para anticiparse a posibles subidas de los

precios, la existencia de nuevos productos y análisis de actividades realizadas por

la competencia. c) Establecer relaciones eficientes con los proveedores con el

propósito de obtener a tiempo los productos, obtener las mejores facilidades de

pagos y negociar el envío de las mismas evitando gastos de transporte. d) Buscar

estrategias o formas de mejorar los costos de adquisición y coordinar

constantemente con departamentos que se relaciona dentro de la empresa.

17
EXISTENCIAS

De acuerdo con la NIC 2 Inventarios, la definición de existencias es la siguiente:

Primero son activos:

a) Que una empresa posee para venderlos en el curso normal de la operación.

b) Activos que se encuentran en proceso de producción destinados a la venta.

c) Materiales y/o suministros, que van a ser utilizados o consumidos en el

proceso de producción, o en la prestación de servicios por parte de la empresa.

Se puede decir entonces que bajo esta denominación se va a incluir todos

aquellos activos que son comprados para ser vendidos sin modificarlo o

transformarlo, tal como las mercaderías o transformados como son los productos

terminados.

ROTACION DE INVENTARIOS

De acuerdo a Barco (2008), la rotación de inventario es un ratio de gestión cuya

importancia radica en monitorear las actividades internas de la empresa y

suministrar información que sea importante para elaborar un buen plan financiero,

determinar la rotación de existencia va a permitir saber si hay en abundancia o

falta de mercancía en la empresa. En el caso de excesos de mercancía, se está

pagando intereses en capital de trabajo, así como pagando por administrar el

inventario. Si existe escasez de mercancía en la empresa, corre el riesgo de tener

agotamiento de la misma, lo que puede causar una mala imagen a la empresa

frente a sus clientes, ocasionando pérdida en las ventas. Este ratio se obtiene al

dividir las ventas entre el inventario promedio y se expresa en las veces que rota

en el año.

DEFINICIONES CONCEPTUALES DE TERMINOS CONTABLES

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COSO: Tiene como objetivo primordial establecer claramente una definición del

Control Interno, enfocándose sobre la identificación, evaluación y gestión integral

de riesgos, lo que permite motivar a las empresas a mejorar sus prácticas de

control interno.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: Técnica de auditoría comprendida de

un conjunto de preguntas que pretende recoger el alcance de la organización y

los procedimientos de control interno establecidos para que sirva de base para las

pruebas de cumplimientos y para la evaluación del sistema.

EXISTENCIAS: Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa

tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones

específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento.

KARDEX: Registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un

almacén. Para hacerlo, es necesario hacer un inventario de todo el contenido, la

cantidad, un valor, etc.

ORDEN DE COMPRA: Documento emitido por el comprador para solicitar

mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago

entre otros. El documento original es para el vendedor con lo que debe preparar el

pedido.

POLITICAS DE COMPRA: Son pautas que generan las empresas para

determinar cuáles serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores

que tendrá la empresa, entre otros criterios.

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RENTABILIDAD: Capacidad de la empresa para forjar beneficios que excedan en

futuras inversiones, menores deudas, más producción, más ventas, más

beneficios, mayor crecimiento.

CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar son aquellas herramientas financieras en el que tiene por
finalidad optimizar y multiplicar el dinero. Eso significa que se busca obtener el
mayor provecho posible a los recursos disponibles, pero se busca apoyar la toma
de decisiones con la finalidad de que los recursos logren en un futuro generar
ganancias. La liquidez es aquella capacidad que tiene la empresa de cumplir con
sus obligaciones en un corto plazo, se entiende como la disposición que tiene la
empresa para adquirir dinero en efectivo, es decir que es la conversión de un
activo en dinero.

 Cuentas por Pagar provenientes de ventas de bienes o servicios: este

grupo está conformado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes
o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una
“Factura” por parte del cliente. Son comúnmente conocidas como “Cuentas Por
Pagar Comerciales” y deben ser presentadas en el balance general en el grupo
de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor al
ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos,
es de doce meses.
 Cuentas por pagar que se originan por transacciones distintas: aquellas
para las cuales fue constituida la entidad, tales como préstamos a accionistas y
a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos
pagados en exceso, etc., que son las no provenientes de ventas a crédito si los
motivos no son de importancia, pueden mostrarse como otras Cuentas por
pagar.

NATURALEZA DEL CICLO

Las cuentas por pagar son considerado pasivo, obligación que tiene la empresa al
momento de adquirir un bien o servicio.

20
Proceso de las cuentas por pagar:

Todas las empresas tienen que pagar constantemente a sus acreedores,

asimismo también a proveedores de software, servicios profesionales como
contables o administrativos de recursos humanos y otros servicios de autónomos.

Orden de compra: consiste en explicar los artículos o servicios que se van a

adquirir, además del precio. En este documento también se enumeran los
términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega.

Procesar un informe de recepción: Aquí, el proveedor registra los bienes o

servicios proporcionados y enumera el pago adeudado al proveedor.

Recibir y pagar la factura del proveedor: Una vez que se recibe una factura, la
empresa la procesa para el pago, antes se debe realizar la verificación de todos
los detalles para asegurarse de que coincida con los bienes o servicios realmente
recibidos.

Almacenar los documentos de forma segura: Guardar los documentos que

hemos mencionado de forma segura ´para que nadie ajeno a la empresa pueda
acceder a ellos.

Tipos de cuentas por pagar

El registro de las cuentas por pagar en los estados financieros es importante para
una empresa debido a que le permite evaluar el estado actual de las operaciones
comerciales con terceros. Según las Normas Internacionales de Contabilidad 1
(NIC 1, 2013) Presentación para Estados Financieros, los pasivos se clasifican en
pasivos corrientes y no corrientes.
Por otra parte, los criterios para definir la clasificación de pasivo corriente son:

Acciones de control interno en las cuentas por pagar

21
El control interno en las cuentas por pagar es un mecanismo de gestión, el cual
tienen como fin la planificación práctica, seguimiento y control de los recursos que
presiden en la empresa.

Por lo cual, es necesario una intercomunicación o interconexión entre los

departamentos que conforman la organización, la cual ayudaría al mejoramiento
de todos los procesos de las cuentas por pagar evitando así morosidad y pagos
excesivos. Además, evita que la imagen corporativa se deteriore en referencia a
sus proveedores, mismo que son claves para el giro del negocio.

Entre las acciones de control interno en las cuentas por pagar, son las siguientes:

 Correcta distribución de las funciones de los departamentos.

 Constatar que toda factura recibida este fundamentada de la información
pertinente.
 Cumplir con la normativa de procedimientos operativos y contables para la
efectividad en la autorización de compra.
 Determinar políticas que contenga directrices de pago de acuerdo con el
contrato comercial.
 Efectuar conciliaciones periódicas o constantes entre proveedores y
acreedores.
 Efectuar seguimientos de los pagos vencidos, con información de soporte que
fundamente dicha transacción.

AMBIENTE DE CONTROL

El problema de control de hecho ha quedado cubierto en los anteriores pasos

operacionales que conforman el ciclo de compras, cuyo análisis es como sigue:

Determinación de Necesidades

El control básico que se requiere en la determinación de necesidades, es el

alcance por el cual esta determinación se hace sobre bases sólidas
adecuadamente comunicadas al grupo de compras. Las fuentes típicas para estas
determinaciones son:

22
1. La cédula de producción, misma que al contemplar la necesidad de materiales
identifica los requerimientos específicos en términos de partidas individuales de
productos, especificaciones y condiciones de entrega.

2. Un sistema de inventarios con niveles predeterminados de existencia por cada

producto, el cual genera automáticamente órdenes de requisición por cada partida
individual cuando llega a su nivel de existencia más bajo.

3. Proyectos especiales para cada inversión de capital que acarree con ella
requerimientos de materiales y servicios.

4. Otras necesidades operaciones que puedan ser evaluadas en alguna forma y

transformadas en requerimientos de compras.

Responsabilidades

El cómo las necesidades son determinadas normalmente es responsabilidad de

otro personal de la organización. Mientras estas determinaciones inician el
proceso de compras, el grupo de compras no hace más que ajustarse a ellas, y
son las siguientes:

- El departamento de compras continuamente está en buena posición de saber

qué es lo que sucede en el método o política para determinar las necesidades;
además, está calificado para opinar sobre el suministro normal de requerimientos.

- El papel de la función de compras se extiende además hacia la determinación de

necesidades por diferentes caminos. El grupo de compras, a través de sus
propias actividades está en contacto con las condiciones de mercado y está
preparado para evaluar nuevos desarrollos y tendencias para así evitar escasez o
exceso de inventarios.

- El comprador, en lo individual, además, está íntimamente más relacionado con

la situación de los diferentes proveedores, especialmente los más importantes.

De esta manera, el personal de compras debe estar dispuesto a hacer una

importante contribución al aconsejar a otro personal de la organización respecto
de los nuevos cambios y desarrollos para que éstos puedan ser asimilados con
oportunidad en las condiciones corrientes, el grupo de compras, por consiguiente,
tiene una parte de responsabilidad en la determinación de necesidades y debe
proporcionar su ayuda tanto como sea posible.

Procedimientos

Una vez determinadas las necesidades, deben ser consignadas en un formato

exprofeso que por lo general es una forma de requisición u otra similar la cual
debe especificar las necesidades con sus características pertinentes,

23
aprobaciones y cualquier otra información que contribuya a los propósitos de
control de la organización.

En este tipo de procedimientos se deberá tener muy en cuenta lo siguiente:

1. Propiedad en las aprobaciones.
2. Completar toda la información que se requiere.
3. Debe ser confiable el aspecto numérico. Autorización de la Compra

CONTROLES DIRECTOS, CONTROLES GENERALES.

Ejecución de la Compra
Y se llega ahora al corazón de la actividad de compras: la búsqueda del
proveedor y hacer los arreglos definitivos para allegarse de los artículos que se
requieren. En la selección de proveedor se deberán tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1. La diligencia mostrada por los proveedores en que se les considere como una
razonable y posible fuente de suministros. Esto incluye tanto nuevos como
actuales proveedores.
2. El alcance y acercamiento para con los proveedores para así conocer sus
instalaciones y su capacidad de operación y los problemas relativos que existen
tanto con los actuales como con los proveedores potenciales.
3. La confianza en cada proveedor particular en términos de experiencias
pasadas, reputación general y su posición financiera.
4. La evaluación de los diversos factores involucrados en la determinación del
servicio a recibir. Esto incluye precio, condiciones, absorción de gastos de
entrega, tratamiento de gastos de manejo, mantenimiento de reservas de
inventarios, capacidad para satisfacer los requerimientos de entrega, calidad,
servicio soporte, desarrollo de productos, etcétera.
5. Algunas consideraciones complementarias como son las relaciones con la
comunidad, soporte de negocios pequeños, competencia, reciprocidad en ventas,
políticas gubernamentales, etcétera.
6. Hasta qué grado la entidad desea sentirse protegida confiándose a un solo
proveedor o a varios.

24
Procuración con Reembolso de Costos
En ciertas situaciones la experiencia con un producto puede ser tan limitada que
no resulta posible negociar inteligentemente cualquier tipo de contrato de precio
fijo; en estos casos se debe recurrir nuevamente al arreglo por medio del cual se
determinen los costos actuales más un factor de utilidad, pero,
circunstancialmente se presentan problemas relativos al control de costos en
función de sus fluctuaciones para poder prever la eventualidad de solicitar al
proveedor el reembolso de aquellos costos que fueron inferiores a los estimados.

Seguimiento
El grupo de compras debe vigilar que los productos comprados se entreguen de
acuerdo a la orden de compra.
En muchas situaciones la dependencia con otras operaciones de la organización
está sujeta a las condiciones de entrega, de tal suerte, deberán tomarse todas las
medidas que las circunstancias requieran. Frecuentemente es aconsejable para el
comprador o su representante que visiten al proveedor con la finalidad de vigilar el
avance de su pedido, inclusive hacerse acompañar de un técnico o especialista
para que califique el aspecto calidad.
Entrega
Bajo esta práctica, por separado, debe haber una actividad referente a la entrega,
misma que se encargará de todos los aspectos relativos a la mercancía a recibir y
las condiciones en que llega; es más, en el caso de ciertos productos, se hace
absolutamente indispensable efectuar una inspección para cerciorarse de que las
especificaciones son las requeridas al igual que el nivel de calidad; y
profundizando, en ciertos casos especiales es menester efectuar algunas pruebas
que deberán someterse a la autorización de los ejecutivos de operación
responsables de aceptar el producto.

Liquidación Financiera

La liquidación financiera deberá efectuarse en forma separada por el grupo de

cuentas por pagar, aquí se hará la revisión final al cotejar la orden de compra
original con los datos de recepción; condicionados obviamente a posibles
deducciones o ajustes, se obtendrá la aprobación final para su pago y
subsecuentemente se procederá a su distribución. La negociación de los ajustes
es hecha normalmente por el comprador afectado pero en ciertos casos es
deseable asesorarse con personal del área de finanzas.
25
Los procedimientos de liquidación se discutirán ampliamente en su
correspondiente apartado dentro del capítulo VI de este libro.

CONCLUSIONES

En cuanto a las cuentas por pagar:

 En la medida de lo posible se debe considerar una política de pago efectiva y

hacer un estudio y seguimiento riguroso al comportamiento de los proveedores
potenciales a la hora de pactar el servicio. De esta manera, la empresa
garantizará el pago de sus facturas en el tiempo establecido, permitiéndonos
evaluar el grado de eficacia de las estrategias que han tomado y decidir en
función del resultado si debemos cambiarla o no.
 Se debe reforzar y difundir los procedimientos de pago aplicados a los
proveedores, a fin de agilizar el pago de las cuentas por pagar y así la
organización económica alcanzar una rentabilidad superior a la estimada como
referencia, con lo cual nos está indicando un adecuado estilo de dirección.
 Se debe de revisar que los documentos que nos han emitido tengan la
información completa y correcta.

En cuanto a las cuentas por cobrar:

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 Como fase inicial del ciclo de ingresos como mínimo cubre la primera recepción
a caja desde cualquier parte de la organización.
 Se relaciona con el manejo de caja y la forma como se recibe y mueve
internamente dentro de un control centralizado; por la cual se requiere considerar
a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja.
 Se deben instituir controles para asegurar que se cobren los servicios, el primer
requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibió, y en
algunos casos el control puede ser la tira de la máquina sumadora, una remisión
sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede recibir la
mercancía o servicio.

RECOMENDACIONES

En cuanto a las cuentas por pagar:

 Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada

al departamento de compras, la función básica seria: proveer buenos productos
o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar.
 El control básico que se requiere en la determinación de necesidades, es el
alcance por el cual se determinaran y esto se hace sobre bases sólidas
adecuadamente comunicadas al grupo de compras.
 Se debe hacer un amplio cuestionamiento sobre si el sistema diseñado está
operando actualmente con eficacia y finalmente cuestionar si la necesidad
determinada es adecuadamente transmitida al grupo de compras en la forma de
requisición autorizada o por otra documentación valedera.

En cuanto a las cuentas por cobrar:

 Implementar eficientes y eficaces mecanismos para administrar de forma

correcta las cuentas por cobrar, para esto es indispensable fijar procedimientos y

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 políticas, así se podrá generar mayor razonabilidad de los estados financieros, lo
que permitirá tomar mejores decisiones y una buena gestión de su liquidez.
 Designar o contratar a una persona encargada únicamente de ejecutar los
procedimientos de control de las cuentas por cobrar para salvaguardar la cartera
y demás activos, aumentando la seguridad de los documentos de sustento y
razonabilidad de las cifras financieras y de esta manera evitar bajas de liquidez y
pérdida de recursos económicos.
 Los controles que se apliquen para asegurar que se cobren los servicios deben
complementar con la protección física sobre la mercancía o restringir el acceso a
las áreas donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los
cines.

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