PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA No. SGC-SA-SI-004-2023.

DOCUMENTO DE OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y RESPUESTAS A

OBSERVACIONES

El Servicio Geológico Colombiano teniendo en cuenta los postulados contenidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, el
cual regula los principios aplicables a las actuaciones contractuales adelantadas por las entidades estatales, entre otros,
estableció el principio de transparencia de la actividad contractual, el cual es objeto de regulación expresa en el artículo
24 del citado cuerpo normativo.

Este principio guarda estrecha relación con el de publicidad, que rige el ejercicio de la función administrativa, según el
artículo 209 constitucional. Por eso en los numerales 2º y 3º del citado artículo 24 se estableció la facultad de los
interesados para realizar y/o presentar observaciones, como un mecanismo para controvertir algunas de las decisiones
adoptadas por las entidades estatales en el marco de sus actuaciones públicas, en particular en los procesos
contractuales, y la obligación de estas de brindar una respuesta oportuna y eficaz a dichas solicitudes tal como lo
establece el artículo 5 de la Ley 1437 de 2011
.

Observación 1 COMPAÑÍA DE DISTRIBUCIÓN FERRETERA SAS – COMFERRETERA SAS:

“…SUCURSALES O ACUERDOS Y/O CONVENIOS (REQUISITO HABILITANTE) Considerando el tipo de materiales y

los tiempos de entrega requeridos por el SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO, es necesario que el proveedor de
ferretería cuente con sucursales en cada una de la ciudades donde funcionan sedes del SERVICIO GEOLOGICO
COLOMBIANO, para lo cual el proveedor deberá aportar la documentación legal (Cámara de comercio) que soporte lo
anterior, en caso de no contar con sucursal en todas las ciudades que tiene como sede el Servicio Geológico
Colombiano, el contratista deberá presentar un acuerdo comercial firmado con ferreterías cuya ubicación este en cada
una de las sedes objeto del presente proceso, para habilitar lo anterior el proponente deberán cumplir con lo siguiente:

✓ Certificado de cámara de comercio del proveedor de cada una de las sucursales y/o acuerdos comerciales firmados
por los representantes legales de cada proveedor, de igual manera se deberá adjuntar cámara de comercio de cada uno
de los participantes del acuerdo de comercial.
✓ Los participantes de los acuerdos o convenio comerciales deberán ser proveedores de elementos de ferretería y
eléctricos, y estar legalmente constituidos.
✓ Se deberá adjuntar un listado de las sucursales, en el cual se incluya
✓ Dirección y ubicación exacta de la sucursal
✓ Nombre completo de la persona de contacto
✓ Número de teléfono… “la negrita es nuestra.

Lo anterior teniendo en cuenta que, en el histórico de los procesos de selección del Servicio Geológico Colombiano jamás
se ha requerido, quienes han ganado ha sido exclusivamente por el precio. Además, en estos momentos en donde aun
se ven coletazos de la pandemia COVID 19 desaceleración económica y fluctuaciones agresivas de la Tasa
Representativa del Mercado (TRM), es inconveniente realizar acuerdos comerciales anticipados en las regiones con
socios estratégicos ya que los factores de precio y oportunidad pueden variar de un momento al otro, en consecuencia
exigir este requisito habilitante es una mera formalidad que no obliga a quienes suscriban las cartas como socios
estratégicos y lo que hace es eliminar la posibilidad de tener buenos proponentes pujado en la subasta inversa.

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(…)”

Respuesta:

La Entidad no acoge la observación, toda vez que el requerimiento obedece a la necesidad técnica requerida por el
Servicio Geológico Colombiano, en la cual se debe garantizar que el futuro proveedor cuente con un gran musculo
logístico que permita organizar, coordinar y tener mayor control del flujo de los elementos en los tiempos y condiciones
requeridas por el Servicio Geológico Colombiano.

Frente a lo indicado por el observante, en relación con “(…) en el histórico de los procesos de selección del Servicio
Geológico Colombiano jamás se ha requerido, quienes han ganado ha sido exclusivamente por el precio (…)”, es
importante advertir que todos los procesos de selección son independientes y los requisitos habilitantes y de evaluación,
obedecen a la estructura propia de cada uno, en relación con el objeto y el valor a contratar. Para el presente proceso,
desde la planeación, la Entidad definió la necesidad de garantizar tiempos y entrega de los ítems requeridos en las
diferentes sedes; ahora bien, con el fin de garantizar la pluralidad de oferente, entendiendo que en el mercado no existen
proveedores que tengan sucursales en todas las sedes requeridas, se permite la participación, garantizando que tengan
acuerdos comerciales.

Por otra parte, indica el observante: “(…) en estos momentos en donde aún se ven coletazos de la pandemia COVID 19
desaceleración económica y fluctuaciones agresivas de la Tasa Representativa del Mercado (TRM) (…), es pertinente
indicar que el precio será producto de la revisión de la estructura de costos de cada proveedor, incluyendo los acuerdos
comerciales, en caso de que aplique, aspectos que deberá tener en cuenta el futuro proponente, pero que no afectan el
requisito habilitante aquí señalado.

Observación 2 SOMMER INTERNACIONAL LTDA.:

Cordial saludo,

Como oferente interesado en participar en el presente proceso, me permito realizar las siguientes observaciones:

Solicitamos amablemente modificar la rentabilidad del Activo a 10% y la rentabilidad del patrimonio a 10%.
La anterior modificación, permite aplicar criterios proporcionales a la naturaleza y cuantía del contrato a suscribir, no
genera riesgos para la Entidad y permite la participación de proponentes que cuentan con la experiencia y capacidad
financiera suficiente para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.

Cordialmente,

Respuesta:

La entidad NO ACOGE su observación y se permite indicar que los indicadores del proceso fueron fijados de acuerdo con el estudio
sectorial expuesto en los documentos del estudio previos y análisis del sector, así mismo los indicadores de capacidad organizacional
deben:

✓ Los indicadores deben establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera y buena capacidad
organizacional de los proponentes. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y
cabalmente el objeto del contrato y deben ser fijadas en atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y
forma de pago, la Entidad Estatal debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del
Proceso de Contratación.

En importante anotar que los indicadores de capacidad organizacional demuestran la aptitud de un proponente para cumplir oportuna

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y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna; al analizar los datos utilizados para determinar el indicador
de rentabilidad patrimonial se puede observar que el promedio sectorial está por encima de los indicadores fijados, no obstante a a
raíz de las observaciones presentadas en el proceso antecedente el cual estuvo publicado en la plataforma del SECOP2 se
disminuyeron los mismos al 15% un nivel que no representa limitación en la presentación de ofertas y asegura que los riesgos
financieros de ejecución disminuyan.

Para finalizar cabe anotar que los proponentes que no cumplan con los requisitos habilitantes del proceso pueden realizar la
conformación de figuras jurídicas plurales, a fin de ahondar esfuerzos y cumplir con los requisitos que permiten no colocar en riesgo la
ejecución contractual.

Observación 3 COMERCIALIZADORA G&J:

Cordial Saludo;

Respetados Señores Solicitamos a la entidad indicar si la experiencia solicitada igual o similar al objeto del contrato debe
presentarse dentro de esta la instalación o con solo incluir el suministro de elementos de ferretería es satisfactorio para la
entidad

Respuesta:

La entidad se permite indicar que de acuerdo con lo indicado en el pliego de condiciones” (...)Que contengan un objeto
igual o similar al objeto del presente proceso (entiéndase por similar que el objeto de los contratos o sus obligaciones
comprendan actividades de venta y/o distribución de elementos de ferretería.", en consecuencia, lo expresado por el
proponente" suministro de elementos de ferretería es satisfactorio para la Entidad" cumple a cabalidad con lo requerido
por la entidad.

Observación 4 MICROS COMPATIBILIDAD REDES Y ELEMENTOS SAS

Me dirijo a ustedes respetuosamente para hacer una observación con respecto al proceso de licitación SGC-SASI-004-
2023. Después de revisar detenidamente los términos de referencia, hemos identificado algunas inconsistencias en los
precios que consideramos importante destacar. A continuación, me permito hacer referencia a los siguientes ítems en los
que hemos encontrado discrepancias:

ITEM 1 ITEM 2 ITEM 3 ITEM 4 ITEM 5 ITEM 6 ITEM 7 ITEM 8 ITEM 9 ITEM 29 ITEM 31 ITEM 32 ITEM 33 ITEM 34 ITEM
35 ITEM 36 ITEM 37 ITEM 38 ITEM 50 ITEM 53 ITEM 55 ITEM 57 ITEM 58 ITEM 61 ITEM 66 ITEM 67 ITEM 75 ITEM 81
ITEM 82 ITEM 83 ITEM 87 ITEM 99 ITEM 100 ITEM 107 ITEM 110 ITEM 111 ITEM 112 ITEM 120 ITEM 121 ITEM 122
ITEM 123 ITEM 124 ITEM 125 ITEM 126 ITEM 129 ITEM 130 ITEM 131 ITEM 132 ITEM 133 ITEM 138 ITEM 139 ITEM
140 ITEM 143 ITEM 144 ITEM 145 ITEM 151 ITEM 153 ITEM 152 ITEM 154 ITEM 156 ITEM 163 ITEM 167
ITEM 211 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rollo x 100m
ITEM 212 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rollo x 100m
ITEM 213 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rolo x 100m ITEM 251 (TNC LMR
200) El precio para este conector es para un conector BNC sencillo
ITEM 251 (TNC LMR400) El precio para este conector es para un conector BNC sencillo

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ITEM 251 (TNC LMR400) El precio para este conector es para un conector BNC sencillo
ITEM 268 CABLE LMR 200 PRECIO MUY BAJO
ITEM 269 CABLE LMR400 PRECIO MUY BAJO

Respuesta:

Con respecto a las observaciones presentadas la entidad acepta parcialmente las observaciones presentadas así:

Con relación a los precios bajos , estos precios fueron establecidos para cada ítem producto de un análisis realizado
con las cotizaciones allegadas en el estudio de mercado , cuyo valor tomado no fue el valor mínimo si no el valor
promedio de los valores entre los rangos establecidos, ahora bien, en el proceso de invitación a cotizar se indicó las
condiciones y especificaciones técnicas del proceso, para que el proponente pudiera realizar su cuadro de costos
incluyendo todo lo necesario para el cumplimento del objeto del presente proceso, este análisis se realizó ítem por ítem
tal como se indica en el documento publicado denominado análisis del mercado.

Por otra parte, es importante advertir, que la Entidad dentro del proceso de selección SGC-SA-SI-002-2023 recibió una
oferta técnica y económica por parte del mismo observante, sin que se indicará que se presentaban precios por debajo
del mercado, al contrario, se entiende que luego de revisar la estructura de costos, la empresa formuló una oferta
económica, que se enmarco en el estudio de mercado y los precios techos definidos por la Entidad. Aunado a lo anterior,
el proponente manifestó en su carta de presentación de la oferta que cumplía con lo solicitado en el pliego de
condiciones.

Por lo anterior la entidad mantiene el estudio de mercado, frente a los valores ofertados y el modelo financiero definido
para la estimación de los precios techos.

Ahora bien, con respecto a los ítems:

ITEM 211 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rollo x 100m
ITEM 212 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rollo x 100m
ITEM 213 El precio dado por la entidad equivale a metro y difiere mucho del precio de rolo x 100m

La Entidad acepta lo observado frente a la unidad de medida, por lo que se ajustará el anexo indicando que para los
ítems 211, 212 y 213 la unidad de medida ofertada es el “metro”, quedando de la siguiente manera.

211 Cable Dúplex No. 12 metro $ 9.652,09

212 Cable Dúplex No. 14 metro $ 10.981,32
213 Cable eléctrico #12 colores a definir por la entidad metro $ 3.704,47

Observación 5 MICROS COMPATIBILIDAD REDES Y ELEMENTOS SAS

Es un placer dirigirme a ustedes de manera respetuosa para solicitar una modificación en los indicadores de capacidad
organizacional. Reconocemos que los indicadores actuales reflejan la capacidad de la empresa para generar beneficios
a partir de los recursos invertidos por los accionistas. Sin embargo, dadas las circunstancias económicas actuales,
caracterizadas por la inflación a nivel mundial que afecta tanto a las personas como a las empresas, nos permitimos
solicitar una revisión de dichos indicadores.

En este sentido, nos gustaría solicitar que los indicadores de rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo, que

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actualmente se encuentran establecidos en un 15%, sean ajustados al 13% y 11% respectivamente. Creemos que este
ajuste es necesario para adaptarnos a las condiciones económicas actuales y buscar una mayor participación y
pluralidad en la presentación de la licitación. (ley 80, en su artículo 2, establece como uno de los principios rectores de la
contratación estatal la "pluralidad de oferentes", con el fin de promover la competencia y la transparencia en los
procesos de selección de contratistas. Este principio busca garantizar que todas las empresas, independientemente de
su tamaño o experiencia, tengan la oportunidad de participar en igualdad de condiciones en los procesos de licitación. .)

Entendemos que la rentabilidad es un factor crucial para evaluar la viabilidad y el éxito de una empresa, pero
también creemos que es importante considerar las condiciones externas que impactan en el desempeño financiero
de las organizaciones. Este ajuste nos permitirá establecer metas más realistas y alcanzables en el actual panorama
económico.
Respuesta:

La entidad NO ACOGE su observación y se permite indicar que los indicadores del proceso fueron fijados de acuerdo con el estudio
sectorial expuesto en los documentos del estudio previos y análisis del sector, así mismo los indicadores de capacidad organizacional
deben:

✓ Los indicadores deben establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera y buena capacidad
organizacional de los proponentes. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y
cabalmente el objeto del contrato y deben ser fijadas en atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y
forma de pago, la Entidad Estatal debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del
Proceso de Contratación.

En importante anotar que los indicadores de capacidad organizacional demuestran la aptitud de un proponente para cumplir oportuna
y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna; al analizar los datos utilizados para determinar el indicador
de rentabilidad patrimonial se puede observar que el promedio sectorial está por encima de los indicadores fijados, no obstante a a
raíz de las observaciones presentadas en el proceso antecedente el cual estuvo publicado en la plataforma del SECOP2 se
disminuyeron los mismos al 15% un nivel que no representa limitación en la presentación de ofertas y asegura que los riesgos
financieros de ejecución disminuyan.

Para finalizar cabe anotar que los proponentes que no cumplan con los requisitos habilitantes del proceso pueden realizar la
conformación de figuras jurídicas plurales, a fin de ahondar esfuerzos y cumplir con los requisitos que permiten no colocar en riesgo la
ejecución contractual.

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