TEMA #3

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

- Definición
Los sistemas contables son el conjunto de técnicas y herramientas que utiliza una
empresa para mantener el orden y control de sus operaciones y recursos, son la
estructura que recoge, organiza, conserva, administra y utiliza la información que se
genera en una entidad para la toma de decisiones y el conocimiento de los estado
financiero de la empresa
- Concepto.- Es un conjunto ordenado de procedimientos y técnicas que se conjugan
entre si de una manera armónica con el fin de determinar los estados financieros,
cuidando la objetividad, claridad y flexibilidad en la aplicación de los principios de
contabilidad generalmente aceptados para permitir el análisis a los estados financieros.
- Objetivo del Sistema de Contabilidad

 Determinar políticas y procedimientos contables

 Sugerir los recursos humanos que manejara el sistema
 Ordenar en forma adecuada los equipos y personas con fines de información
 Brindar información en forma clara, veraz y oportuna para la toma de decisiones
 Salvaguardar la información procesada
 Optimizar y capacitar a los recursos humanos de contabilidad

- Balance de Apertura.-
Es un estado financiero inicial mediante el cual se certifica que la empresa empieza a
funcionar, todo esto basado en los principios de contabilidad generalmente aceptados,
este es el primer documento contable que utiliza el sistema y debe estar compuesto por
las cuentas caja activo contra capital social
- Plan de Cuentas.- Es una relación de cuentas de derechos, obligaciones para con
terceras personas o accionistas, de costos, de resultados y cuentas de orden, agrupadas
de conformidad con un esquema de clasificación estructurada adecuadamente a la
naturaleza de la empresa cuyo fin principal es el de establecer los estados financieros y
estados complementarios. El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas
necesarias para registrar los hechos contables
- Aspectos que se deben considerar para elaborar un Plan de Cuentas.-
1.-Naturaleza de la empresa.
2.-Magnitud de la empresa.
3.-Ubicación y distribución geográfica.
4.-Normas técnicas y normas legales.
• 1.-Naturaleza de la Empresa, Esta referido al rubro de la empresa, cual es su actividad
principal de negocio
• 2.-Magnitud de la Empresa Se refiere al tamaño que tiene la compañía, esto
dependerá para elaborar el plan de cuentas, si la empresa es pequeña o mediana, el plan
de cuentas será no mas extenso y será centralizado. En caso de ser de mediana a grande
el plan de cuentas será extenso y detallado, además será descentralizado por módulos.
• 3.-Ubicación y Distribución Geográfica de la Empresa Esto dependerá del tamaño de
la empresa considerando si tiene agencias, sucursales, etc. La finalidad es de prever
estos aspectos en el plan de cuentas
• 4.-Normas Técnicas y Normas Legales, En el plan de cuentas debe considerarse los
aspectos legales tales como el código de comercio, las leyes laborales, leyes sociales y
los aspectos tributarios (IVA; IT; etc.) y los estatutos de la empresa
En cuanto a las normas técnicas debemos tener conocimiento de los principios contables
generalmente aceptados aunque estos no estén muy claros con respecto al plan de
cuentas, nos debemos basar en el principio de exposición.
- Componentes.- Un plan de cuentas esta compuesto generalmente por 6 capítulos:
Activo, Pasivo, Ingreso, Egreso, Costos, Cuentas de orden. Una cuenta esta dividida en 2
partes: Numérica y Descriptiva.
- Numérica, Compuesta por números, letras o letra y numero, que representa al código,
clave, llave, etc.
- Descriptiva, Por el nombre de la cuenta: titulo, capitulo, mayor o cuenta analítica.
- Tipos de Cuentas.- Son tres tipos de cuentas:

 Cuentas de Balance o Reales

 Cuentas de Resultados o Nominales
 Cuentas de Orden
- Codificación.- Existieron varias formas de codificación como ejemplo: numéricos,
alfabéticos y mixtos.
 o Numéricos, Se tiene a los arábigos, romanos, decimales y combinados.
o Alfabéticos, Se tiene a los alfabéticos progresivos y a los nemónicos o
nemotécnico.
o Mixtos, es la combinación de uno con otro sistemas

- Números Arábigos.- Es un sistema de codificación que se utiliza los números arábigos

o enteros en forma ascendente.
Ejemplo: ACTIVO CORRIENTE
1.-CAJA M/N
2.-CAJA M/E
3.-CAJA CHICA
4.-BANCO M/N
5.-BANCO M/E

- Números Romanos.- Es cuando un plan de cuenta utiliza los números romanos para
cada cuenta.
Ejemplo:
I.-CAJA M/N
II.-CAJA M/E
III.-CAJA CHICA
IV.-BANCO M/N
V.-BANCO M/E

- Números Combinados.- Es cuando a un capitulo de un plan de cuenta se le asigna un

numero arábigo y al analítico un número romano o viceversa.
Ejemplo: ACTIVO CORRIENTE
I.-CAJAS
1.-CAJA M/N
2.-CAJA M/E
3.-CAJA CHICA
II.-BANCOS
1.-BANCO CTA CTE
2.-BANCO CTA DE AHORRO.

- Números Decimales.- Este sistema de codificación esta considerado como el mas

perfeccionado, porque pueden crearse títulos, capítulos, mayores y cuentas analíticas.
Este sistema es utilizado actualmente en la mayoría de las empresas, se empieza
creando el capitulo que viene a ser un numero entero, adicionando a este un punto que
posteriormente se van creando los grupos y subgrupos dentro de cada cuenta, creándose
de esta forma una expansión casi ilimitada.
-Números Decimales.-

 Primer Nivel.- Grupo de Cuentas (ACTIVO-PASIVOPATRIMONIO Y

RESULTADOS)
  Segundo Nivel.- Sub Grupos de Cuentas (CORRIENTENO CORRIENTE Y
OTROS)
 Tercer Nivel.- Cuentas Matrices (DISPONIBLEEXIGIBLE-REALIZABLE-
DIFERIDOS-ACTIVOS FIJOS)
 Cuarto Nivel.- Cuentas de Mayores (CAJA-BANCOSCUENTAS POR COBRAR-
CUENTAS POR PAGAR, etc.)
 Quinto Nivel.- Cuentas Analíticas (Caja M/N-Banco M/NCliente x-Proveedor x,
etc.)
- Números Decimales.- Ejemplo:
1.-ACTIVO
2.-PASIVO Y PATRIMONIO
3.-INGRESOS
4.-EGRESOS
5.-COSTOS
6.-CUENTAS DE ORDEN
1. ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.01 ACTIVO DISPONIBLE
1.1.01.01 CAJAS
1.1.01.01.001 CAJA M/N
1.1.01.01.002 CAJA M/E
- Alfabéticos progresivos.- Es cuando a un código de un plan de cuenta se le asigna
una letra del alfabeto en forma progresiva. Si el plan de cuentas es bastante extenso se
podrán utilizar letras simples, doble, etc.
Ejemplo: ACTIVO CORRIENTE
A. CAJA M/N
B. CAJA M/E
C. CAJA CHICA
D. BANCO M/N

A.A. EDIFICIO
A.B. VEHICULO

- Nemónico o Nemotécnico.- Es cuando en un plan de cuentas se usan las iniciales de

las cuentas como código. Su particularidad es que primero se utilizan letras mayúsculas,
seguidamente letras minúsculas y después mayúsculas y minúsculas seguido del punto
guión.
Ejemplo: A.- ACTIVO
A.C.- ACTIVO CORRIENTE
A.D.- ACTIVO DISPONIBLE
C.M.E.- CAJA MON EXT.
C.M.N.- CAJA MONEDA NACIONAL
- Mixtos.- No es otra cosa que la combinación de cualquiera de los sistemas
anteriormente mencionados.
• EJEMPLO DE UN PLAN DE CUENTA DECIMAL DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL:
- Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en
las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté
autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
- Comprobantes: son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo
funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control
(facturas, recibos, etc.)
- La factura: es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros
efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e
importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas
suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar
la venta en los registros pertinentes.
- El recibo: es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una
determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré,
mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El
original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo
recibe.
- Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información
toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfaces automáticas.
-Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o pendrive y los discos compactos (CD-ROM).. Esto
último se denomina interfaces automáticas.
- Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada
 Es el procedimiento mediante un sistema contable que requiere el proceso de la
información mediante el manejo y control de datos este procesamiento de
información se lo realiza a través de los comprobantes contables como ser
ingresos egresos y traspaso cuyo fin principal es de obtener los estados
financieros y estados complementarios cuidando la objetividad en la obtención de
dichos estados
-Comprobantes de Ingreso.- Un comprobante de ingreso es un documento contable
mediante el cual se certifica que el cajero o tesorero ha recibido cierta suma de dinero
(efectivo, cheque, transferencia, QR) por un determinado concepto y en una fecha
establecida.
Un comprobante de ingreso se debe elaborar únicamente cuando existe ingreso de fondo.
El documento que da origen a un comprobante de ingreso puede ser: recibo de caja,
facturas de ventas, planillas de ingreso, etc.
Un comprobante de ingreso debe contener como minimo lo siguiente:
 Membrete de la empresa
 Nombre del comprobante en la parte superior centrada
 Fecha de elaboración
 Numeración correlativa pre-impresa
 Moneda de transacción
 Tipo de cambio o UFV
 Tipo de pago (efectivo, cheque, QR)
 Glosa de la transacción (recibo de) y que concepto
 Cuenta contable
 Glosa individual
 Casilla de debe y haber
 Espacio suficiente para sector de firmas de las personas que intervienen como ser:
recibido de, autorizado por, visto bueno y entrega conforme
- Comprobante de Egreso. - Es un documento contable donde se certifica que una
persona o empresa a cancelado cierta suma de dinero en una fecha determinada y por un
concepto definido.
Se debe elaborar un comprobante de egreso únicamente cuando exista una erogación de
fondos. El documento que da origen a un comprobante de egreso puede ser:
*Facturas de adquisición de productos o servicios
*Cancelación de planilla de sueldos y salarios.
El comprobante de egreso debe tener las siguientes características:

 Nombre del comprobante de forma visible

 Nombracion correlativa pre-impresa
 Lugar y fecha de emisión
 Membrete de la empresa en forma visible
 Tipo de cambio o UFV
 Forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, etc.)
 Importe numeral y literal
 Glosa general de 6 cuenta (también llamado concepto)
 Código contable y nombre de la cuenta
 Glosa individual de cada cuenta
 Casilla de debe, haber y sumas totales
 Firma de: elaborado por, revisado por, autorizado por, visto bueno por y recibí
conforme
 Este documento se lo debe elaborar original y copia
- Comprobante de Traspaso. - Es un documento contable que se lo debe elaborar para
registrar operaciones o transacciones que no mueven fondos como ser ajustes, corrección
de errores o simplemente contabilización, por lo tanto este documento tiene las siguientes

 Membrete de la empresa
 Nombre del comprobante en la parte central superior
 Tipo de cambio o UFV
 Numeración correlativa
 Moneda de transacción siempre en Bolivianos aplicado tipo de cambio o UFV
 Glosa general y liberal
 Código contable y nombre de la cuenta
 Casilla debe haber y sumas iguales
 Nombre de la sección o departamento donde se realiza el ajuste o transacción
 Firma de la persona, que intervino igual elaborado por, recibido por, autorizado por
 Este comprobante lo elaboramos en original y copia
-Procedimiento para elaborar un comprobante de ingreso

 Cliente. - se apersona por nuestras oficinas con el fin de adquirir un producto o

servicio o en su defecto cancela una deuda por lo que dirige a caja
 Caja. - recibe el dinero del cliente recuenta en presencia de estén y procede a
elaborar la factura de venta, en su efecto el recibo de caja con el formato el cajero
al final del día procede a elaborar el comprobante de ingreso el original y 2 copias
adjuntando las facturas o recibos oficiales formando en la casilla de elaborado por
y lo envía al contador
  Contador. - recibe el comprobante de ingreso y la documentación que le respalda,
revisa las cuentas contables que estén debidamente apropiadas que la sumatoria
de las facturas o recibos coincidan con el importe del comprobante y si todo está
bien firma en la casilla de revisado por y lo envía a la gerencia administrativa
financiera, si tiene errores, devuelve a caja para su corrección
 Gerencia administrativa financiera. - recibe el comprobante de ingreso del
contador, revisa que están respaldados con los depósitos bancarios, transferencia
o QR. Revisa las sumas totales de los ingresos, si están todo bien procede a
firmar en la casilla de autorizado por y lo envía a caja para su desglose, si no está
conforme devuelve al contador con las observaciones encontradas
 Caja.- recibe el comprobante de ingreso del gerente administrativo financiero,
revisa que haya cumplido con el control interno y procede al desglose, el original y
la documentación de lo respalda envía al contador para su archivo la copia archiva
en caja para consultar
-Procedimiento para elaborar un comprobante de traspaso

 Contador.- detecta un error o simplemente quiere registrar una operación de

retina, por lo que necesita elaborar un comprobante de traspaso, para tal efecto
solicita a su auxiliar la elaboración de dicho comprobante
 Auxiliar de contabilidad.- de acuerdo a indicaciones del contador este procede a
elaborar el comprobante de traspaso en original y copia, firmando en la casilla de
elaborado por y lo envía al contador
 Contador.- recibe el comprobante de traspaso, revisa que este de acuerdo a sus
indicaciones y si esta todo bien firma en la casilla de revisado por y lo envia a la
gerencia administrativa financiera, si no esta conforme devuelve al auxiliar con las
observaciones detectadas
 Gerencia administrativa financiera.- recibe el comprobante de traspaso, revisa
la operación contable que este totalmente documentado y respaldado si esta bien
firma en la casilla de autorizado por.. y devuelve al auxiliar, si tiene errores lo envía
al contador
 Auxiliar contable.- recibe el comprobante de traspaso, revisa de contabilidad que
haya cumplido con el control interno y que este debidamente firmado procediendo
a su desglose el original y la documentación que lo respalda envía al contador
para su archivo, la copia queda con el auxiliar para consulta
- Información de Salida: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para
sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas
de salida son las impresoras, terminales, pendrive, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros.
Es el resultado final producto de la transcripción de datos (comprobante de ingreso, de
egreso y de traspaso), cuyo fin principal es el de obtener los estados financieros y estados
complementarios tales como:

 Mayor analítico de cuenta

 Mayor general de cuenta
 Libro diario de transacciones
 Balance de sumas y saldos
 Balance general Estado de ganancias y perdidas
 Estado de origen y aplicación de fondos
 Flujos de caja
 Estado del patrimonio neto.