2020 Sistematizar
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Metodología para sistematizar experiencias en la gestión del conocimiento
Laura Leticia Gaona Tamez1
Gabriel Aguilera Mancilla*
Juan Jesús Nahuat Arreguín*
Resumen
Rescatar el conocimiento tácito que los individuos de una organización poseen es una de las tareas
más críticas para la gestión del conocimiento, pues éste es difícil de concretar y verbalizar. La
finalidad de este trabajo consiste en describir y analizar los antecedentes, fundamentos y naturaleza
de un método desarrollado en América Latina décadas anteriores al surgimiento de la gestión del
conocimiento y cuya contribución puede resultar significativa para esta tarea. Asimismo, se verifica
la afinidad, utilidad y viabilidad de dicha metodología para gestionar el conocimiento tácito. Los
resultados obtenidos representan una contribución para aquellas empresas que no cuentan con los
recursos tecnológicos y económicos para importar un modelo extranjero para transferir el
conocimiento tácito en explícito en la gestión del conocimiento.
Palabras clave: Sistematización de experiencias y gestión del conocimiento.
Abstract
Rescuing the personal knowledge that individuals in an organization possess is one of the most critical
tasks for the knowledge management. Tacit and personal knowledge it is difficult to specify and
verbalize. The purpose of this work is to describe and analyze the background, foundations and nature
of a method developed in Latin America before the emergence of knowledge management. The
contribution of this method can be significant for this task. Likewise, the affinity, usefulness and
viability of this methodology to manage tacit knowledge is verified. The results obtained represents
a contribution for those companies that do not have the technological and economic resources to
import a foreign model to transfer tacit knowledge in knowledge management.
Keywords: Systematization of experiences, knowledge management.
1
Universidad Autónoma de Coahuila, Facultad de Contaduría y Administración Unidad Norte.
1452
Introducción
La gestión del conocimiento es “un proceso sistemático y explícito, que capturar la experiencia
individual o colectiva de una organización, el cual tiene como fin distribuirlo o dejarlo accesible a
todas aquellas personas a las cuales les es útil. De esta manera las buenas ideas que surjan, donde sea
que se encuentren, deberán ser capturadas para transferirlas adecuadamente a quienes tengan
problemas análogos” (Nüssbaum, 2003). Este proceso guarda una relación estrecha con la
experiencia, la innovación y el aprendizaje. Pues una empresa que gestiona su conocimiento es una
organización que soluciona sistemáticamente sus problemas, prueba nuevas formas de realizar las
actividades, aprende de estas experiencias y transfiere el conocimiento obtenido al resto de la
organización (Garvin, 1993).
Sin embargo, a pesar de que el éxito en el mercado depende cada vez más de aprender, la mayoría de
las organizaciones y sus empleados no saben cómo lograrlo, pues desconocen cómo reflexionar sobre
aquellos razonamientos cognitivos que los condujo al éxito (Argyris, 1998). Ya que una condición
que debe cumplirse para aprovechar óptimamente una innovación introducida en la organización
depende de que ésta sea capaz de capturar y aprender de dicha innovación, lo cual no siempre se da
porque las empresas raramente aprovechan las “serendipias” de los empleados (Brown, 1991).
Además, las organizaciones cuentan con pocas herramientas para capturar la experiencia
organizacional y difundir sus aprendizajes dado que rescatar el conocimiento tácito es un reto por
diversas razones: En primer lugar, porque éste es difuso y disperso, no es un objeto fácilmente
identificable. Segundo, dicho conocimiento es resultado de percepciones e intuiciones, lo cual lo
convierte en un objeto de conocimiento demasiado abstracto. Tercero, los innovadores son personas
que tienen dificultad para explicar sus propias experiencias y el proceso racional que siguieron para
introducir alguna innovación (Kleiner, y Roth 1997).
Entonces, cómo rescatar y documentar el conocimiento tácito continúa siendo un reto que no ha sido
resuelto completamente. Aún falta consolidar los lineamientos metodológicos que orienten acerca de
cómo razonar y verbalizar los pensamientos que guiaron a las personas a ejecutar aquellas acciones
o innovaciones que resultaron exitosas. Por tanto, el objetivo de este trabajo es exponer los
antecedentes, fundamentos y naturaleza del método denominado sistematización de experiencias
utilizado desde hace más de cinco décadas en América Latina y que antecedió a las publicaciones
sobre gestión del conocimiento. Dicho método representa una contribución importante para rescatar
y verbalizar el conocimiento tácito que los individuos poseen.
1453
Metodología
El diseño de la investigación es un plan estratégico que se desarrolla para obtener la información que
describa la parte introductoria del tema de manera documental considerando exponer los
antecedentes, fundamentos y naturaleza del método denominado sistematización de experiencias
utilizado desde hace más de cinco décadas en América Latina y que antecedió a las publicaciones.
En este tema el diseño de la investigación constituirá el plan para hacer una revisión bibliográfica
para conocer el método para la sistematización de experiencias, para que una vez que se conozcan,
poder estar en condiciones de ver la pertinencia para la gestión del conocimiento.
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B. Fundamentos teóricos de la sistematización de experiencias
La sistematización de experiencias se fundamenta en la idea de que en su diario desempeño laboral
las personas confrontan obstáculos, escenarios inciertos y complejos que se presentan de manera
confusa y que éstas deben ser capaces de resolver eficazmente. Cuando las personas aportan una
solución diferente a una dificultad, innovan. Pues la mayoría de las innovaciones resultan del esfuerzo
realizado al buscar una solución a un problema para el cual las soluciones usuales no funcionaron
(Palma, 1971). No obstante, las personas no siempre se dan cuenta que innovaron, ni tampoco del
proceso racional que los condujo a realizar tal innovación y frecuentemente, lo aprendido o
experiencia obtenida no es rescatada ni aprovechada por la organización.
La sistematización de experiencias propone que, a través de sus acciones, las personas generan
conocimiento y que este conocimiento al cual denominan conocimiento implícito (tácito) puede ser
sistematizado con la finalidad de ser transmitido a otros (conocimiento explícito). De tal forma que
sistematizar implica llevar a cabo un proceso de reconstrucción y reflexión analítica de una
experiencia para interpretar y comprender lo sucedido (Jara, 2006). De esta manera los conocimientos
que se generaron se hacen explícitos y se organizan, lo cual da como resultado un producto para ser
transmitido y contribuir a la generación y acumulación de conocimientos surgidos desde la práctica.
La sistematización también permite aprender de las acciones y asimilar en un cuerpo teórico propio
la experiencia a través de rescatarla, ordenarla e interpretarla analítica y críticamente para generar
nuevos conocimientos. Durante dicho proceso, se reconstruyen, ordenan, procesan, interpretan y
comunican los conocimientos adquiridos a través de las innovaciones efectuadas (Francke, 1995).
Esto es posible ya que durante el proceso de sistematizar una experiencia se orienta a las personas
para que hagan consciente y verbalicen lo que saben, lo que han aprendido en la práctica, o el
conocimiento que obtuvieron de alguna experiencia o innovación implantada. En la tabla 1 se
describen los atributos, los acuerdos básicos y los actores o personas involucradas en la
sistematización de experiencias.
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Tabla 1. Atributos, acuerdos básicos y actores involucrados en la sistematización de experiencias
Atributos Acuerdos básicos Modalidad en la participación
de los actores
Convierte la propia A toda sistematización le antecede una Los individuos que participaron
experiencia en objeto de práctica, un “hacer”. No se puede en la experiencia.
estudio y reflexión crítica. sistematizar lo que no se ha vivido.
Ordena los conocimientos El equipo que participó en la
difusos y percepciones Todo sujeto, es sujeto de conocimiento y práctica, pero con asesoría de una
dispersas al darle orden y posee una percepción y saber producto de persona externa.
rigor a su experiencia. su hacer, lo cual enriquece la práctica.
Promueve un espacio para Este proceso implica un proceso de Un asesor externo que reconstruye
compartir y contrastar las interlocución entre personas donde e interpreta la experiencia a partir
diversas opiniones. discuten y analizan las múltiples lecturas de los datos que le proporcionan
de la realidad con el propósito de las personas que participaron en
construir un objeto de reflexión y dicha experiencia.
aprendizaje común.
Construye un
conocimiento colectivo.
Mejora la práctica de los
equipos de trabajo
Contribuye a superar el
activismo y la repetición
mecánica de
procedimientos rutinarios.
Crea y facilita el acceso a
la memoria histórica.
Fuente: Elaboración propia a partir de las aportaciones de diversos autores.
D. Fundamentos epistemológicos
Dos son las bases epistemológicas sobre las que se sustenta el método de la sistematización de
experiencias:
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En primer lugar, está la unidad entre sujeto y objeto: las personas que producen conocimientos acerca
de una acción o innovación realizada son a la vez, los actores o protagonistas de la misma. Ya que las
personas y las organizaciones no son fenómenos aislados, sino que son una dualidad. Los individuos
pueden generar conocimientos a partir de la reflexión sobre sus acciones ejecutadas en su entorno
inmediato. En segundo lugar, se encuentra la unidad entre quien sabe y quien actúa, pues no sólo se
pretende saber más sobre algo o entenderlo mejor, sino de manera especial se busca ser y hacer mejor
las cosas ya que “pensar en lo que se hace, por lo tanto, ayuda a hacer las cosas pensadas”. Estas
bases epistemológicas desafían y rompen con las contradicciones y distancias entre lo racional-
objetivo y lo subjetivo-afectivo, pues existe unidad entre quien sabe y quien actúa y entre el objeto y
el sujeto del conocimiento. Esto representa una concepción opuesta a la clásica o tradicional que se
tiene acerca del conocimiento y la investigación, pues involucra la unidad entre el sujeto y el objeto
del conocimiento, entre quien sabe y quien actúa (Ferreira y Canepa, 2007).
1457
y a enriquecer la percepción de cada uno de los participantes a través de escuchar las diferentes
perspectivas y acciones realizadas. El facilitador debe estar atento para identificar cuando en el grupo
se genere cierto entusiasmo al recordar algún logro, pues esto es una pista para detectar la innovación
implantada. Asimismo, el facilitador debe contar con las herramientas para ayudar al grupo a
reconstruir la experiencia. Por ejemplo, cadenas de preguntas, mapas conceptuales, diagramas,
matrices, formatos, dibujos, tablas, líneas de tiempo, etc.
3) Identificación de la innovación
La primera fase de un proceso o proyecto inicia con una acción que aspira alcanzar algún objetivo.
Durante el proceso, puede surgir algún problema para el cual las soluciones usuales no funcionan.
Ante esto, las personas realizan un esfuerzo por encontrar una solución al mismo y ejecutan alguna
acción. Sí la solución, maniobra o enfoque empleado resulta efectivo se convierte en una innovación,
pues las innovaciones son respuestas a problemas que surgen y para las cuales las soluciones usuales
no funcionan. Una vez implantada la innovación el proyecto retoma el curso trazado y se reorienta o
redirige hacia el objetivo planeado, mientras no surja un nuevo obstáculo. De esta forma, cada una de
las fases inicia con la introducción de una innovación y termina cuando ante un nuevo problema u
obstáculo se ejecuta la siguiente innovación. Una vez que la innovación se pone en práctica, la
experiencia (proceso o proyecto) da un salto cualitativo, es decir, se da un punto de quiebre y se abre
una nueva fase. Algunas de las preguntas que pueden orientar el razonamiento de las personas para
que concreten y verbalicen las innovaciones efectuadas son: ¿Podemos dividir la experiencia en
fases? ¿Dónde inicia y termina cada una de estas fases? ¿Qué factores originaron el punto de quiebre?
¿Qué cambios se originaron? ¿En qué momento ocurrieron cada uno de los puntos de quiebre?
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2) Descripción breve de la innovación
El siguiente paso consiste en identificar cuáles fueron los elementos característicos de la innovación
y realizar una descripción de los mismos: ¿Fue un método? ¿Un nuevo enfoque, una nueva forma de
trabajo, un nuevo proceso, una herramienta, producto, servicio, o una combinación de tecnologías
anteriormente utilizadas de manera aislada?
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Tercera fase: Socialización del conocimiento y aprendizaje obtenido
El objetivo de esta fase es reportar los resultados y el reto principal es lograr que aquellas personas
que no fueron partícipes de la experiencia y la innovación comprendan su lógica, pero, sobre todo,
que el conocimiento obtenido sea aprovechado por estas personas. Es recomendable que el material
a través del cual se difunda el conocimiento obtenido sea creativo, práctico y atractivo. Que no sea
demasiado largo o aburrido. Para esto es importante lograr el lenguaje, el tono y la extensión
adecuada.
Tanto la gestión del conocimiento como la sistematización de experiencias tienen en común que su
objeto de interés es precisamente, el conocimiento práctico (Rivas, et. al 2002). Al contrastar las
aportaciones y acciones entre la Gestión del conocimiento y el Método de Sistematización de
Experiencias se observa la existencia de una afinidad entre la naturaleza de la primera y la
contribución de dicho método (Ver tabla 2).
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Tabla 2. Comparativo entre las características de la gestión del conocimiento y las aportaciones del
método de sistematización de experiencias
La Gestión del Conocimiento: El Método de Sistematización de Experiencias:
Crea nuevo conocimiento y lo difunde a través de Aporta como producto nuevos conocimientos al
toda la organización de manera que puede ser convertir la propia experiencia en objeto de estudio,
interiorizada por los empleados. mismo que se socializa en la organización.
Introduce el concepto de “serendipia” como factor Ordena los conocimientos y percepciones dispersas
clave en la innovación ya que algunas ideas cuando que surgieron en el transcurso de la experiencia y
nacen pueden ser confusas y vagas; y aunque el ayuda a entender el proceso de la experiencia
trabajador utilice estos “chispazos” para facilitar su innovadora. Así mismo, mantiene la memoria
trabajo rara vez se dan a conocer al resto de la histórica.
organización.
El conocimiento nuevo se concreta en nuevas Analiza y adopta metodologías de trabajo y diseña
tecnologías y enfoques. enfoques futuros y rediseña proyectos: innovaciones.
Alienta el diálogo y la comunicación frecuente, esto Crea un espacio donde compartir, confrontar y
crea un “espacio cognitivo común” entre empleados discutir las opiniones de los trabajadores para iniciar
para facilitar la transferencia del conocimiento tácito. y promover la cooperación y el trabajo en redes.
Introduce la idea de la diversidad de percepciones ya Combina las diferentes capacidades y perspectivas,
que requiere de la colaboración de los diversos pues parte de la reconstrucción de lo sucedido y un
actores que ven el mundo desde diferentes ordenamiento de los distintos elementos objetivos y
perspectivas. subjetivos que intervienen en el proceso.
Recurre a la metáfora y la analogía. Utiliza un discurso simbólico –narrativo. Enfatiza
que el lenguaje debe ser amigable para el grupo
Fuente: Elaboración propia a partir de las aportaciones de la gestión del conocimiento y de la
sistematización de experiencias
Conclusiones
Una de las tareas más críticas en la gestión del conocimiento consiste en rescatar el conocimiento
tácito que los individuos poseen. Actualmente, existen modelos y herramientas “modernas” para
almacenar y socializar el conocimiento tácito en la organización. Sin embargo, cómo rescatar este
conocimiento es todavía un asunto de continuo debate.
Segundo, aunque más “artesanal”, el método de sistematización de experiencias representa para la
implantación de la gestión del conocimiento un apoyo metodológico con sólidas ventajas dado que
su eficiencia y viabilidad ya fue comprobada desde varias décadas atrás por diversas organizaciones
y en diversos campos en América Latina.
Tercero, frecuentemente consideramos que para que algún método o estrategia sea útil, éste debe
provenir de países como Estados Unidos, Japón, Inglaterra o, Alemania, por ejemplo. No obstante,
debemos recordar que existe una considerable diferencia en las condiciones sociales, económicas,
culturales, educativas y tecnológicas de estos países con respecto a México, por ejemplo. Por lo tanto,
dado que el método de sistematización de experiencias tuvo su origen en un contexto cuya
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problemática, desafíos, necesidades y contradicciones son similares a las nuestras, esto le confiere un
mayor grado de adaptabilidad y viabilidad para su implantación en nuestra realidad empresarial.
Finalmente, al mexicano se le reconoce por su ingenio y creatividad. Pues posee la capacidad para
generar, improvisar y aportar soluciones e innovaciones a partir de una problemática o necesidad.
Gran parte de la fuerza laboral de nuestro país ha generado una vasta cantidad de conocimientos
tácitos como resultado de su creatividad e ingenio. Sin embargo, dado que no se cuenta con una
metodología accesible que oriente el razonamiento de los trabajadores para exteriorizar y verbalizar
el razonamiento cognitivo que siguieron para crear algo nuevo, este tipo de conocimiento no ha sido
aprovechado ni capitalizado. Por tanto, la sistematización de experiencias puede convertirse en un
modelo útil y viable para implantar, especialmente en aquellas empresas que no cuentan con los
recursos tecnológicos y económicos para importar un modelo extranjero y sofisticado para la gestión
del conocimiento tácito en su organización.
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