Proceso de seleccion de proveedores

¿Qué es la evaluación de proveedores?:

La evaluación de proveedores es el proceso de valoración y aprobación de
posibles proveedores mediante evaluaciones cuantitativas y cualitativas. El
objetivo es elaborar una lista de los mejores proveedores disponibles. Una
evaluación de proveedores también examina a los proveedores actuales para
determinar y supervisar su desempeño con el fin de reducir los costes, mitigar los
riesgos e impulsar la mejora.

Importancia en la selección de los proveedores

El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda
organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y servicios tales
como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, etc.; por lo que este
proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad. Es conocido en la mayoría
de las organizaciones que el departamento de compras o proveeduría es el
encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores que mejor se
adecuen a las necesidades de la organización
La clave en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en la
importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe
tomar en cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen
y si este será un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de
la organización misma.
La búsqueda y selección de proveedores puede darse por diferentes causas, ya
sea porque la organización inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la
organización ya posee proveedores, pero estos no le satisfacen sus necesidades y
requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que
la organización tenga un parámetro de comparación y observar si se desea
cambiar.
Tipo de busqueda según la situacion de la empresa

Enfoques y métodos
Se emplean varios métodos diferentes para llevar a cabo una evaluación de
proveedores que tenga en cuenta las prácticas de sostenibilidad:
• Cuestionarios diseñados para evaluar los conocimientos y las intenciones de los
empleados y la dirección;
• Fichas de evaluación que cuantifican la eficacia de los principios de
sostenibilidad de una empresa;
• Visitas de inspectores certificados a la empresa en cuestión;
• Certificaciones de cumplimiento de normas emitidas por terceros.
El objetivo de la evaluación de proveedores de EcoVadis es evaluar la calidad del
sistema de gestión de la sostenibilidad de las empresas, a través de sus políticas,
medidas de aplicación y resultados.

Ventajas de llevar a cabo una evaluación de proveedores

1. Aumentar la visibilidad del rendimiento. Cuando las empresas no disponen de
datos sobre el rendimiento de sus proveedores, la gestión de éstos tiende a
basarse en suposiciones. El simple hecho de medir el rendimiento puede ser
aún más dramático cuando las empresas conceden negocios adicionales sobre
la base de que los proveedores cumplan los objetivos de rendimiento.
2. Descubrir y eliminar los residuos ocultos y los factores de coste en la
contratación sostenible. La contratación sostenible está llena de riesgos
potenciales que pueden provenir de los proveedores con respecto a la RSE.
Algunos de estos riesgos pueden evitarse mediante una mejor comunicación
entre clientes y proveedores. Al conocer el rendimiento de los proveedores y
sus prácticas y procesos empresariales, los clientes pueden ayudar a los
proveedores a reducir los residuos y la ineficacia. Esto no sólo mejora el
rendimiento de los proveedores, sino que también reduce los costes para los
clientes.
3. Aprovechar la base de suministro. Al medir el rendimiento de los proveedores,
una empresa puede establecer un umbral para sus proveedores que puede
producir resultados de mayor calidad. Las empresas pueden desarrollar
nuevos productos y servicios basándose en un mejor conocimiento de las
capacidades y niveles de rendimiento de sus proveedores.
4. Alinear las prácticas empresariales del cliente y del proveedor. Lo ideal es que
los proveedores dirijan su negocio en consonancia con sus clientes,
compartiendo la misma ética empresarial, persiguiendo estándares de
excelencia similares y comprometiéndose con la sostenibilidad y la mejora
continua.
5. Mitigar el riesgo. Conocer el rendimiento y las prácticas empresariales de los
proveedores ayuda a reducir el riesgo empresarial, sobre todo teniendo en
cuenta la creciente dependencia de las empresas de los proveedores clave.
 Los riesgos pueden ser financieros u operativos, y aumentan con la distancia
geográfica.
6. Mejorar el rendimiento del proveedor. El objetivo de la evaluación de los
proveedores debe ser evaluar su rendimiento y su mejora. Aunque la simple
medición del rendimiento tiene un efecto positivo, la evaluación de los
proveedores puede ser más eficaz cuando conduce a actividades de mejora
continua que mejoran de forma demostrable el rendimiento de los proveedores.
Las actividades de seguimiento, como la formación y el desarrollo de los
proveedores, y las acciones correctivas para abordar los hallazgos de la
evaluación de los proveedores son las mejores formas de obtener resultados
medibles y positivos.

Descripción del proceso de selección

a) Búsqueda de Información: Es aquí donde se toma en cuenta todas las
fuentes de información existentes para poder localizar dichas empresas. Entre
éstas sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, etc.
b) Solicitud de Información Teniendo lista una recopilación de los posibles
proveedores se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con
encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la información
necesaria para nuestra selección de proveedores según los siguientes aspectos:

C) Evaluación y selección del proveedor

En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de
datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus características,
de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para que el
proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización
d) Cumplimiento de Expectativas
En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el
proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organización es ahí donde
pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores
ya que es el momento de la decisión en la cual se termina la información del
proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de
proveedores para seleccionar al que más conviene
e) Registro de Proveedores y elección de los más convenientes
Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la
organización está conforme con la información obtenida y se eligen los
proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mínimo 3 dependiendo del
producto o servicio que necesitemos
f) Creación de Base de Datos: Es la parte en la que tomamos la información de
los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos
que suministra, etc.

Criterios para seleccionar al proveedor

Para poder llegar a conocer cuáles son estos criterios, se debe elaborar una lista
de todas aquellas empresas que ofrecen productos o servicios acorde a los
requerimientos de la organización, para posteriormente pedir las respectivas
cotizaciones, y se le debe de asignar una calificación a cada uno de los criterios;
dicha calificación puede variar según el rango de importancia que se le dé a cada
uno.
También se debe tomar en cuenta de las empresas proveedoras su historial en
trabajos realizados, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, nivel de
organización y administración, su reputación y su localización.
Una vez se ha elaborado la lista de posibles proveedores se inicia el contacto
directo para solicitarles la información que interesa obtener. Se debe insistir en
que respondan claramente a los siguientes aspectos11:
Calidad:
a) Calidad del producto. Cuando se realiza la selección del proveedor, se debe
dar mucha importancia a la calidad de los productos, y debe hacerse
evaluaciones comparativas de las características técnicas, realizar pruebas,
 etc. generalmente, este criterio es utilizado para conseguir un producto de
una determinada calidad, que no necesariamente debe ser la mejor, sino la
que le interese a la organización en el momento. Si los productos poseen la
misma calidad, se recomienda escoger el más económico. No siempre la
oferta más barata es la más conveniente, también se pueden considerar
como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los
productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garantía,
imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de
servicios de atención al cliente, prestigio, localización, instalaciones, fuerza
técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración.
b) Características técnicas. La información que debe proporcionar el
proveedor sobre las características de un equipo o maquinaria al cliente
para que puedan conocer de forma verídica las prestaciones de los
mismos, a fin de poder elegir el más apropiado a las necesidades de la
organización y también para comparar con otros proveedores.
c) Garantía. Procurar que la garantía del producto sea lo más extensa posible.
d) Personal capacitado, si fuera necesario. Contar con el personal calificado
por parte de la empresa proveedora.
e) Servicio postventa y asistencia técnica. Se refiere al plazo posterior a la
compra durante el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o
reparación de lo comprado.
Condiciones económicas.
a) Precio por unidad: se debe seleccionar precios competitivos, considerando
precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al proveedor
descuentos de precio por compra de grandes cantidades. La selección se
realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos
comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes,
carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rapels) y
los plazos de pago.
b) Forma pago: puede ser al crédito o contado según la política de compra de
las organizaciones.
c) Precios de envases y embalajes. Tomando en cuenta que dichos envases y
embalajes estén de acuerdo al producto, que lo proteja y en adición de bajo
costo.
d) Pago de portes y seguros.
e) Recargos por aplazamiento del pago.
f) Descuentos por pronto pago. Descuentos por pagos de contado.
Otras condiciones.
a) Período de validez de la oferta.
b) Condiciones de terminación del contrato.
c) Circunstancias que pueden dar lugar a revisión en los precios.
 d) Plazos de entrega: acorde a los tiempos de fabricación del producto,
puntualidad con el tiempo pactado, que se adecue a requerimientos de la
organización.
e) Devolución de mercancía.
f) Tiempo de la empresa: Experiencia comprobada de haber trabajado en
empresas similares.
g) Recomendaciones de otras empresas: Trabajos anteriores (productos
realizados para otra empresa o servicios prestados a otras empresas)
muestras, fotos, cartas de recomendación.
h) Manejo de inventarios: Se necesita que el proveedor tenga inventarios
elevados para conocer sí podrá hacer frente a los pedidos de determinada
empresa.
i) Infraestructura de la empresa (planta): que tenga la suficiente capacidad
para producir grandes cantidades de producto de buena calidad y a un
tiempo prudente.
j) Legalmente establecida: que cumpla con los requerimientos de país, como:
estar registrada en el CNR, inscrita al IVA, etc. Normas certificaciones
permisos. También incluye la documentación legal del producto.

Métodos de Selección de Proveedores

Una vez definidos y ordenados jerárquicamente los criterios de selección el
siguiente paso consiste en escoger a los proveedores mediante la aplicación de un
determinado método.
El método de selección debe ser consecuente con el análisis del contexto, las
realidades de la cadena de abastecimiento y los criterios seleccionados por cada
una de las organizaciones, según De Bóer Weger y Telgen indicaron que el
método que se elija, se puede Incrementar la eficiencia de la decisión de compra a
partir de :
a) Habilitar el procesamiento más rápido y automatizado de los datos, así
como el análisis de toda la información pertinente para tomar una decisión
b) Habilitar el almacenamiento más eficiente de todos los procesos de
decisión a fin de permitir el acceso a la información para casos futuros
c) Eliminar criterios y alternativas redundantes en los procesos de decisión
d) Facilitar la comunicación más eficiente y justificar los resultados de los
procesos de decisión
Una tendencia detectada en la mayoría de autores consultados consiste en que
primero aplican un método de precalificación o aproximación que luego
complementan con un método de Selección final u optimización, a fin de respaldar
una decisión más adecuada, es por ello que plantean la solución del problema de
selección de proveedores a partir de la integración de métodos complementarios.
De lo anterior se desprende la necesidad de dividir los métodos de selección en
dos grupos: métodos de precalificación y métodos de selección final.

Métodos de precalificación

Métodos de Precalificación De Bóer define la precalificación como el proceso de

reducir la base de proveedores hacia un conjunto más pequeño de proveedores
posibles. También se denominan métodos de ayuda, ya que permite obtener una
solución inicial o estructurar procesos de decisión basados en datos de orden
cualitativo, que, desde ciertos procedimientos, se convierten en el mismo para
aplicar métodos de optimización. Los métodos de preselección más utilizados son:
los métodos categóricos, los métodos difusos, el análisis envolvente de datos, el
razonamiento basado en casos y algunas técnicas de multicriterio o multiobjetivo.
Métodos Categóricos: Son los que permiten evaluar y seleccionar a los
proveedores a partir del análisis cualitativo de la información histórica y la
experiencia previa que haya tenido la empresa u otros compradores con cierto
proveedor, la evaluación consiste en categorizar el desempeño de los proveedores
en criterios calificados como positivo, neutral o negativo. Después de asignar una
calificación a cada uno de los criterios, el comprador procede a tomar una decisión
final.
Técnicas Difusas: Son unas de las mejores herramientas para tratar datos, no
exactos o información imprecisa obtenida de situaciones complejas que no se
pueden describir razonablemente en expresiones cuantitativas convencionales.
Generalmente estas variables se expresan “muy poco”, “poco”, “medio”, “alto”, etc.
Este método es muy utilizado para evaluar proveedores del sector de la ingeniería
y desarrollo de tecnologías.
Por su parte Erol y Ferrel propusieron una metodología que permite convertir
información cualitativa en información cuantitativa utilizando una combinación de
técnicas difusas con la técnica Quality Function Deployment (QFD). La información
obtenida se convierte en entrada para aplicar un modelo de programación
matemática del tipo multiobjetivo.
Análisis Envolvente de Datos: Uno de los primeros autores en exponer sus
teorías sobre el análisis envolvente de datos (DEA) fueron Charnes,Cooper y
Rhodes, quienes desarrollaron una técnica de programación matemática que
calcula la eficiencia relativa de múltiples unidades de toma de decisiones,
basándose en múltiples entradas y múltiples salidas o resultados.Las alternativas
se evalúan en términos de la relación costo-beneficio. La eficiencia se mide a
partir del valor que abarca desde la suma promedio de los beneficios hasta los
valores de los criterios de costos.
Este método permite clasificar los proveedores en categorías iniciales:
proveedores eficientes o proveedores ineficientes.
Razonamiento basado en casos
Es un sistema de software administrado por una base de datos que recopila
información relevante de procesos de decisión y evaluación de situaciones o
casos sucedidos con anterioridad. Así el responsable de la toma de decisiones se
puede apoyar en información útil y en experiencia de situaciones conocidas.
El CBR permite desempeñar una exitosa gestión de aprovisionamiento, ya que al
tomar en cuenta los avances alcanzados en procesos anteriores, no da espacio
para que se vuelvan a cometer los mismos errores, sobre todo porque reutiliza la
información relevante para proponer un modelo combinado.

Métodos de selección final

Una vez se obtiene una primera aproximación a la decisión final, es necesario

realizar un proceso que permita llegar a la decisión definitiva a partir del uso de
algún procedimiento o la utilización de algunas técnicas exactas. En este caso, se
requiere aplicar modelos que se alejen de juicios y resultados subjetivos y se
centren en la formulación explicita de una función objetivo optimizable más
aplicados en la selección de proveedores.
Bibliografía:
11 Proveedores. Criterios de selección; Capítulo 7: proveedores;
http://www.mailxmail.com/cursoproveedores-compra-venta/proveedores-criterios-
seleccion.
http://www.lebbyac.com/manual2/Procedimientos_generales/proveedores.html