Cuestionario Solución

CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-027 3
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
Página 1 de 5
Fecha de Actualización: 26 de abril de 2016
1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

CÓDIG CÓDIGO INSTRUMEN
02 SE7-01-10 Taller de aplicación
O: GUÍA: TO:
PROGRAMA: Secretariado Ejecutivo
COMPETENC Tramitar los documentos de acuerdo con la normatividad vigente
IA:
ELEMENTO: Recibir documentos de archivo.
Instrucciones: Leer el acuerdo 060 de 2001 y responder las siguientes preguntas, con el fin
de contextualizar el conocimiento al perfil ocupacional de una secretaria.
1. ¿Cuál es el objeto y dónde se aplica el Acuerdo 060 de 2001?

El objeto es establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
las cuales se aplican en las unidades de correspondencia de las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas.
2. ¿Qué es una Unidad de Correspondencia y cuál es su función?

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes
y funcionarios de las diferentes dependencias.
La unidad de correspondencia es la encargada de gestionar de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose
a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
3. ¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones oficiales y la correspondencia?

Las Comunicaciones Oficiales, son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado, en cambio la correspondencia, son todas
las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario y no generan trámites para las instituciones.
CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-027 3
Página 2 de 5
4. ¿En qué consiste el registro de las comunicaciones oficiales?

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas,
para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.
5. ¿Definir qué es el radicado y para qué sirve?

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos que establezca la ley.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la

transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán
reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción
de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al
comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
6. ¿Cuáles son los pasos a seguir en caso de que existan errores en la numeración?
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
7. ¿Qué es un acto administrativo?

Normalmente se entiende como un acto administrativo a cualquier manifestación o
declaración de los poderes públicos de un Estado dotados de facultades
CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-027 3
Página 3 de 5
administrativas, para imponer su voluntad sobre los derechos, libertades o intereses

de otros sujetos públicos o privados que hagan vida en la nación.
Dicho de otro modo, se trata de actos jurídicos, en los que un organismo del Estado
expresa su voluntad de manera unilateral, externa y concreta, para decidir sobre
una materia específica.
Los poderes públicos pueden imponerse en una materia concreta mediante actos
administrativos, siempre y cuando éstos tengan lugar dentro de lo estipulado por el
ordenamiento legal, es decir, que se den según lo establecido por la Constitución.
8. ¿Qué deberán tener en cuenta las entidades oficiales para el manejo de las
comunicaciones internas?
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos,
manuales o automatizados.
9. ¿Qué debe tener presente la Secretaria para la recepción de las comunicaciones

oficiales?
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas,
para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin
radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
Comunicaciones oficiales vía fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que
utilizan para la impresión del fax, papel químico, deberán reproducir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-027 3
Página 4 de 5
Comunicaciones oficiales por correo electrónico
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico,

reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia
tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben
atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas
10. ¿cuáles son los procedimientos para las comunicaciones oficiales enviadas?
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y
máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la
serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los
anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad
de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de
copias adicionales.
11. ¿Cómo se garantiza una buena imagen corporativa en el manejo de las

comunicaciones?
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades
establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número
del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad.
HOJA DE RESPUESTAS
ESTUDIANTE FOLIO
CÓDIG
TUTOR
O
FECH DÍ AÑ
HORARIO MES
A A O
TIPO DE
CÓDIGO DEL
INSTRUMENT
INSTRUMENTO
O
CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-027 3
Página 5 de 5
UTILICE ESTA HOJA DE RESPUESTAS PARA RESPONDER LAS PREGUNTAS

Cuestionario Solución

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Cuestionario Solución

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Cuestionario Solución

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CÓDIGO: VERSIÓN:

Fecha de Actualización: 26 de abril de 2016

1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

1. ¿Cuál es el objeto y dónde se aplica el Acuerdo 060 de 2001?

2. ¿Qué es una Unidad de Correspondencia y cuál es su función?

3. ¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones oficiales y la correspondencia?

4. ¿En qué consiste el registro de las comunicaciones oficiales?

5. ¿Definir qué es el radicado y para qué sirve?

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la

7. ¿Qué es un acto administrativo?

administrativas, para imponer su voluntad sobre los derechos, libertades o intereses

9. ¿Qué debe tener presente la Secretaria para la recepción de las comunicaciones

Comunicaciones oficiales vía fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en

Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico,

11. ¿Cómo se garantiza una buena imagen corporativa en el manejo de las

UTILICE ESTA HOJA DE RESPUESTAS PARA RESPONDER LAS PREGUNTAS

También podría gustarte