Archivo y Retención Documental Del SG-SST

Archivo y retención documental del Código:
Sistema de Gestión de la Seguridad y

Versión: 01
Salud en el Trabajo
Gestión Documental Fecha: 19/10/2022
Archivo y retención documental del Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en Trabajo
1. Presentación
El siguiente procedimiento para el archivo y retención documental se realiza en
cumplimiento del Artículo 13 del Decreto 1443 de 2014, el cual se refiere al deber de
los empleadores en conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de
manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las
historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico
especialista en SST. La conservación puede hacerse de forma electrónica y física de
conformidad con lo establecido en el presente decreto siempre y cuando se garantice
la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un período mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así
como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista en
áreas afines a la SST.
 Cuando la empresa cuente con prestador de servicios médicos especializados en
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Salud en el Trabajo
áreas afines a la SST, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de
egreso,
así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos,
pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y
en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud
de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico
correspondiente.
• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con
un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.
Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de
los aspectos que garantiza la efectividad del sistema.
Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus
objetivos se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la
identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de
los requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios
organizacionales definidos.
Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre
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Salud en el Trabajo
otros, los siguiente
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Versión: 01
Salud en el Trabajo
 Información sobre la legislación en SST aplicable.
 Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la
inducción y la reinducción) y la información SST entregada a ellos.
 Registros de las inspecciones realizadas
 Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y
la investigación y análisis de estos eventos.
 Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de
prevención y control definidas.
 Registro de entrega de elementos de protección personal.
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
 Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.
 Registros de las revisiones por la alta dirección.
 Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.
2. Objetivo
Garantizar que los documentos y registros del SG-SST tengan la disposición
adecuada y se puedan conservar en el tiempo según lo que determina el Decreto
1443 de 2014, para que esta pueda servir en caso de investigaciones y/o
requerimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
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Salud en el Trabajo
3. Alcance
El siguiente procedimiento tiene un alcance de todas las áreas de la empresa en
cuanto a la documentación y registro del SG-SST.
4. Anexo: Tabla de retención documental del SG-SST
5. Control de cambios
Tabla 1 Control de cambios
Control de cambios
Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio
Fuente: Elaboración propia.
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El siguiente procedimiento para el archivo y retención documental se realiza en

los empleadores en conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y

accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST

tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las

historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico

especialista en SST. La conservación puede hacerse de forma electrónica y física de

conformidad con lo establecido en el presente decreto siempre y cuando se garantice

trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los

trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista en

áreas afines a la SST.

 Cuando la empresa cuente con prestador de servicios médicos especializados en

áreas afines a la SST, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de

pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y

• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado

de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.

• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la

normatividad vigente y las políticas de la empresa.

los aspectos que garantiza la efectividad del sistema.

Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus

objetivos se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la

identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de

los requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios

Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre

 Información sobre la legislación en SST aplicable.

 Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la

inducción y la reinducción) y la información SST entregada a ellos.

 Registros de las inspecciones realizadas

 Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y

la investigación y análisis de estos eventos.

 Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de

prevención y control definidas.

 Registro de entrega de elementos de protección personal.

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los

conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

 Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.

 Registros de las revisiones por la alta dirección.

 Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.

Garantizar que los documentos y registros del SG-SST tengan la disposición

adecuada y se puedan conservar en el tiempo según lo que determina el Decreto

requerimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.

cuanto a la documentación y registro del SG-SST.

4. Anexo: Tabla de retención documental del SG-SST

Tabla 1 Control de cambios

Fuente: Elaboración propia.

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