Cinco Pasos para Administrar Tu Trabajo Cotidiano

Cinco pasos para administrar tu trabajo cotidiano
Cinco pasos para administrar tu trabajo cotidiano

Uno de los grandes desafíos del mundo moderno es poder trabajar en ambientes de gran
dinamismo, incertidumbre, riesgo y gran exigencia. Siguiendo estos 5 pasos puedes mejorar tu
organización personal, lo que representa una clave para destacar y ser más productivo.
Paso 1: Consolidar
Probablemente tienes algunas decenas de tareas escritas en tu escritorio, en tu calendario, en
documentos, en minutas en correos, en listas de acción, incluso en tu celular. El primer punto
clave, es centralizar todas estas listas en una sola lista consolidada.
Asegúrate de que tu lista de tareas sea fácilmente accesible, pues de lo contrario, acabarás
salpicado de varias tareas incumplidas.
Paso 2: Priorizar
Con todas tus tareas en un solo lugar, priorízalas poniendo las más importantes hasta arriba.
De esta forma, puedes trabajar de manera descendente sabiendo que siempre estarás
trabajando en lo más importante con la oportunidad del caso.
Asegúrate de priorizar tus tareas con base en los criterios adecuados. NO siempre coloques las
tareas más fáciles hasta arriba. Las tareas de mayor prioridad deberían ser aquellas que
entregan más valor, que son críticas para el (o los) proyecto(s) o sean predecesoras de alguien
que deba esperar que se concluyan para realizar su trabajo.
Paso 3: Calendarizar
Con una vista clara de todas tus tareas y sus prioridades, ahora lo que necesitas es estimar
cuanto tiempo, típicamente, te tomará concluir cada tarea en tu lista. Así que escribe el
esfuerzo necesario para cada una y trata de ser lo más realista posible.
Ahora crea un calendario de manera que "mantengas en el radar" las tareas en las que vas a
trabajar y cuando debes hacerlo. Tener un calendario es muy útil porque contribuye a que tu y
tu equipo hagan un pronóstico del trabajo que falta por concluir.
Paso 4: Actualizar
Al inicio de cada día, actualiza tu calendario marcando las tareas que ya concluiste y re-
calendarizando aquellas que aun faltan por desarrollar. Solo entonces sabrás que vas al día.
Si tu calendario queda desactualizado, muy pronto se volverá inútil. No obstante, al
mantenerlo al día, será una herramienta poderosa, pues dará a tu equipo y a ti, un mapa de
ruta del trabajo que aun falta por desempeñarse.
Paso 5 comunicar:
Tu equipo querrá saber en lo que se ha estado trabajado y cuando es probable que terminen.
Así que comparte tu calendario con ellos. Ayudándolos a mantenerse informados a lo largo del
camino. Estos pasos, hazlo con disciplina y notarás una gran diferencia en tus actividades
cotidianas.
https://www.tenstep.ec/portal/articulos-boletin-tenstep/46-3-gestion-del-plan/195-cinco-
pasos-para-administrar-tu-trabajo-cotidiano
Trabajo, espacios de vida y cotidianidad. La periferia oriental de la ciudad de México

(Resumen)
Frente a las difundidas ideas acerca de la pérdida de centralidad del trabajo en las “sociedades
avanzadas”, en este documento se postula la construcción de renovadas formas de centralidad
del trabajo en el caso de los sectores populares de la periferia pobre del Oriente de la ciudad
de México. En este caso, la renovada centralidad del trabajo en la vida cotidiana está asociada
con su espacialidad, que se superpone con la espacialidad residencial. Así, el espacio
doméstico articula física y orgánicamente la familia y el trabajo, cuestión que se analiza a
través de los espacios de vida y espacio vividos. Estos fenómenos complejos cuestionan los
opuestos de la modernidad (como “lugar de trabajo/lugar de residencia”, “público/privado”), y
manifiestan la imposibilidad de comprenderlos con categorías dicotómicas y “a-espaciales”,
como mucho tiempo lo hicieron ciertos estudios del trabajo.
Palabras clave: vida cotidiana, significados del trabajo, espacialidad, familia.
https://www.ub.edu/geocrit/sn/sn119-56.htm
Qué es la gestión de proyectos: metodología y herramientas

Es posible que te hayas planteado hacer algún cambio en la forma de trabajar de tu empresa.
Quizás has notado que hay cosas que no funcionan y has pensado en reorganizar el
funcionamiento de algunas áreas.
Por supuesto, siempre es buena idea corregir lo que no funciona. Pero hay tendencias muy
difíciles de cambiar. Sin un plan elaborado es probable que no logres alcanzar tus objetivos.
Hoy queremos hablarte de una herramienta que sin duda te resultará muy útil para lograr esa
transformación con eficacia: la gestión de proyectos.
¿Sabes en qué consiste? ¿Quieres conocer qué beneficios aporta y cómo puedes aplicarla?
¡Continúa leyendo! En las próximas líneas te lo explicamos.
¿Qué es la gestión de proyectos?

Para comprender el concepto de gestión de proyectos, lo primero que tienes que conocer es
qué se entiende por proyecto en el entorno empresarial. La explicación es muy sencilla: un
proyecto no es más que la suma de acciones que sirve para desarrollar una idea de negocio.
No olvides, en cualquier caso, que esa idea ha de tener viabilidad comercial y financiera, y
también ha de responder a una visión tanto corto como a medio y largo plazo.
En este sentido, prácticamente cualquier cosa que haga tu empresa, desde optimizar un
proceso interno hasta ejecutar un trabajo externo que encargue un cliente, puede
considerarse un proyecto. Por eso los proyectos son una parte fundamental de la actividad
cotidiana de una compañía, y garantizar su éxito es imprescindible para que todo vaya bien.
Sabiendo esto, es fácil entender que la gestión de proyectos son las metodologías necesarias
para planificar y dirigir los distintos procesos incluidos en un proyecto. Es decir, todas las
operaciones y acciones diseñadas específicamente para lograr el objetivo de desarrollar esa
idea.
La gestión de proyectos se basa en establecer, ejecutar y vigilar el cumplimiento de logros

específicos, alcanzables, medibles y realistas que lleven a cumplir tareas útiles para la
organización. Esto se hace con tres objetivos siempre en mente:
Controlar el inicio y la evolución de un proyecto.

Detectar problemas que puedan surgir y encontrar maneras de resolverlos.
Conducir hacia la finalización y aprobación definitiva del proyecto.
Ventajas de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos aportará una serie de aspectos positivos que ayudarán a tu empresa a
progresar:
Maximiza la capacidad operativa de la compañía. Al gestionar los proyectos se consigue

aumentar la eficiencia del trabajo cotidiano, ya que todas las tareas están ajustadas para
incrementar su productividad. Además, se fomenta la comunicación entre las distintas áreas
de la compañía, propiciando que todos los miembros de tu organización sepan con todo
detalle cuál es su responsabilidad y puedan centrarse en ella. Todo esto se traduce en una
reducción tanto de tiempos necesarios para cumplir las tareas como de costes asociados.
Coordina los recursos. Esta mejora de la comunicación puede ayudar, por ejemplo, a que las
distintas áreas de la empresa que trabajen con un mismo proveedor compaginen su actividad,
haciéndola más eficaz.
Da una visión de conjunto de la empresa. Se puede transferir conocimiento entre los distintos
departamentos, evitando que actúen de forma independiente. Con esto se logra conocer la
capacidad real del equipo de trabajo, además de identificar más rápidamente las debilidades y
riesgos para posibilitar su corrección, y de permitir dar prioridad a las áreas que más lo
necesiten.
Permite reaccionar más rápido ante demandas cambiantes, debido a que facilita la fluidez en
el trabajo cotidiano.
Aporta un punto de vista enfocado en el cliente, ya que el objetivo último del proyecto es
cubrir una necesidad específica que este tenga, en la medida en que es el que aporta recursos
económicos a tu empresa. De esta manera se consigue mejorar la calidad, ya que tu producto
o servicio tendrá que adecuarse a las demandas de tus consumidores.
Facilita el aprendizaje del pasado. Con la gestión de proyectos se va acumulando conocimiento
sobre la manera adecuada de desarrollar determinada tarea, lo que permite estandarizar
algunos procesos. De esta manera se hace más fácil, rápida y barata su repetición futura.
Evita riesgos. Un proyecto bien gestionado reduce al mínimo la posibilidad de fallos y errores
que supongan sobrecostes.
Mejora la imagen de la compañía. Como la gestión de proyectos repercute en un servicio más
eficaz, transmite una imagen de profesionalidad, competencia y seriedad que puede ser muy
útil para que aumentes el valor de tu marca.
Todos estos motivos justifican que la gestión de proyectos tenga gran importancia en la
organización corporativa actual, aunque haya muchas empresas que todavía no la tengan en
cuenta. Pero cuando vayas a implementar esta estrategia en tu empresa, debes tener en
cuenta que no hay una sola manera.
Tipos de gestión de proyectos

Existen numerosas metodologías a la hora de aplicar la gestión de proyectos. Cuál elegir
dependerá de las características y necesidades concretas de tu empresa. A continuación te
presentamos algunas de las más populares:
Secuencial tradicional. Se basa en ir completando las fases del proyecto por orden, sin
empezar la siguiente hasta que no se ha completado la anterior. De esta manera se va
generando un documento de control en el que se puede ir verificando el cumplimiento de los
objetivos previstos. La principal ventaja es que, precisamente, facilita la vigilancia por parte de
los encargados de asegurarse de que cada fase se cumpla. Como inconveniente, es demasiado
rígida y si en algún momento se encuentra un error previo, es casi inevitable volver a empezar
desde el principio.
Metodología agile: Significa “ágil” en inglés, y su nombre deriva de que no es una metodología
estricta, en el sentido de que los requisitos que va presentando la organización y las soluciones
propuestas no son constantes, sino que pueden ir cambiando con el tiempo a medida que se
va comprobando su eficacia. Reduce el tiempo de planificación y es más flexible, aunque
puede derivar en sobrecostes en el presupuesto y no genera demasiada documentación que
sea útil en el futuro.
Gestión de cambio. Las metodologías de gestión de proyectos que se basan en esta tendencia
se centran en planificar los riesgos en tomar el control cuando estos cambios se producen.
Algunas de las más conocidas son Event Chain Methodology y Extreme Project Management.
Metodologías basadas en el proceso. Son métodos que enfocan el trabajo como un conjunto
de procesos interconectados, buscando objetivos concretos para todos ellos. Por ejemplo,
Lean Manufacturing aspira a simplificar las tareas y a reducir los desperdicios, Six Sigma
pretende reducir a cero los errores en los procedimientos, y la fórmula intermedia Lean Six
Sigma intenta combinar ambos enfoques.
PMI/PMBOK. Son las iniciales de Project Management Body Of Knowledge (cuerpo de
conocimientos de la gestión de proyectos) y del Project Management Institute, la entidad que
lo ideó. Posiblemente sea la más utilizada: divide la labor de gestión de proyectos en cinco
fases que explicaremos a continuación.
Fases de la gestión de proyectos

Siguiendo el plan de PMI, podemos distinguir las siguientes:
Análisis de viabilidad. Fundamentalmente se trata de determinar si el beneficio que se
obtendría al completar un proceso compensa la inversión necesaria, analizando factores como
el tiempo necesario, los recursos que se gastarán y el coste económico requerido.
Planificación detallada del trabajo. Deberás enumerar con todo lujo de detalles las tareas que
pretendes realizar, el calendario de ejecución de cada una y los recursos que necesitas para
lograrlo.
Ejecución del proyecto. Aplica los conocimientos que tengas y que hayas adquirido de
proyectos anteriores para seguir la planificación que hubieras definido en el punto precedente.
Seguimiento y control del trabajo. Es, quizás, la fase más importante: se trata de vigilar si, en
efecto, se está cumpliendo la planificación y si se están alcanzando los estándares de calidad
esperados. De su resultado depende que el proyecto tenga éxito o no.
Cierre del proyecto. Haz una última evaluación para confirmar que todo ha salido como se
esperaba, analiza los fallos encontrados y toma nota de lo que hayas aprendido de cara a
proyectos futuros.
Docunecta te ayuda en la gestión de tus proyectos

Las herramientas de gestión documental de Docunecta pueden resultar muy útiles a la hora de
poner en marcha tu plan de gestión de proyectos. Nuestro software es capaz de gestionar
todos los documentos que necesites, desde informes hasta actas de reuniones pasando por
facturas, albaranes, fichas de cliente y cualquier otro archivo que pueda ser útil a tu negocio.
Así podrás controlar tus proyectos de manera colaborativa, con orden, y garantizando siempre
el acceso al personal que lo necesite.
Nuestras soluciones se adaptan exactamente a tus necesidades, analizando qué servicios

requiere tu operativa cotidiana para lograr que tu empresa alcanza la máxima eficiencia en
gestión documental y de proyectos garantizando total seguridad, accesibilidad desde cualquier
lugar donde se precise y ahorro tanto de tiempo como de dinero.
¿Quieres conocer con detalle cómo conseguir que tu gestión de proyectos suba a otro nivel?
¡Consúltanos! Estaremos encantados de atenderte y solucionar cualquier duda.
https://www.docunecta.com/blog/que-es-la-gestion-de-proyectos

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