Etiqueta, Protocolo y Relaciones Públicas

La Comunicación Externa
La comunicación externa se refiere al conjunto de acciones informativas que una empresa dirige con
el objetivo de reforzar las relaciones con diferentes públicos, ya sea sobre la propia compañía o sobre
sus productos o servicios.
A diferencia de la comunicación interna, la comunicación externa tiene que ver con el intercambio de
información fuera de la empresa. Es la forma en que la organización se comunica con el mundo
exterior, con diversos canales y objetivos; aunque ambos tipos de comunicación deben estar alineados
para transmitir mensajes coherentes y eficaces.

El departamento de relaciones públicas y marketing son los encargados de ejecutar de manera

eficaz este plan de comunicación.

Características de la comunicación externa

1. Es uniforme

Es decir, que cuenta con un documento o manual que establece el tono, lenguaje y elementos de los
mensajes que se comunican. Ya sean campañas publicitarias o comunicados dirigidos a los
colaboradores, existen pautas que se crean para que las personas receptoras del mensaje reconozcan
de inmediato que es una comunicación oficial (de la marca o empresa), se identifiquen con lo que dice
(por la elección de las palabras y el tono) y si es parte de un esfuerzo que aparece en múltiples canales.

2. Adapta el mensaje a los distintos canales

En ocasiones, un mismo mensaje tendrá que difundirse en distintos canales para abarcar al público (o
públicos) objetivo. Por lo tanto, habrá que pensar también en los formatos y diferentes diseños que se
exigen para cada plataforma porque, en muchas ocasiones, de eso depende la efectividad de la
comunicación.

Es decir, redes sociales como TikTok no acostumbran videos largos o estáticos, sino que exigen
movimiento, muchos cortes y que la idea se transmita con la menor cantidad de recursos. Así que un
comunicado de dos páginas quizás es ideal para un espacio en la prensa o una imagen en Instagram,
pero habría que pensar algo diferente si se desea colocarlo en la plataforma china.

3. Es oportuna y clara

Quizá suena redundante, pero la comunicación externa ocurre cuando es necesario que ocurra: si hay
un lanzamiento de producto, cuando una empresa debe compartir cambios en su dirección, para
celebrar una colaboración entre marcas o si una organización ampliará sus operaciones en otros
territorios, por mencionar algunos ejemplos. Así que también tiene un propósito claro, no importa si se
trata de una campaña publicitaria muy creativa: su público debe entender lo que dice.

4. Tiene un plan
La comunicación externa tiene un plan de comunicación cuyo objetivo principal es promover las
cualidades de la compañía y las novedades más sobresalientes, con el fin de mejorar su imagen y
destacar entre la competencia.

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5. Ayuda a cumplir los objetivos de la empresa

El plan de comunicación externa debe tener la capacidad de guiar las decisiones de la empresa hacia
el éxito comercial. Para ello es importante que identifiques el público objetivo al que quieres llegar, así
como el mensaje adecuado a transmitir.

Las 4 funciones de la comunicación externa

1. Reforzar la relación con los clientes: la comunicación entre la empresa y los clientes contribuye
de manera significativa a esta relación. «Poner a los clientes primero» debe ser uno de los pilares
de tu mentalidad para construir un puente de información transparente y útil.
2. Fortalecer la relación con los proveedores: la comunicación con los proveedores debe ser clara y
precisa para mejorar el rendimiento de la compañía. Se trata de una relación de negocios que
genera confianza y calidad en el producto final.
3. Vincularte con los medios de comunicación: los medios de comunicación tienen un impacto directo
en la imagen de la empresa. Para mantener una buena comunicación externa es esencial
seleccionar los medios de comunicación oportunos y mantener una relación amistosa y cordial.
4. Mejorar la relación con el público en general: para mantener una buena imagen de tu empresa es
importante que la comunicación externa sea eficaz con el público en general, desde los
consumidores hasta los inversionistas, organizaciones sociales y grupos de opinión.
La comunicación externa puede ser de tres tipos:

3 tipos de comunicación externa:

1. Comunicación externa operativa

Este tipo de comunicación se lleva a cabo de manera ordinaria entre la empresa y los clientes,
proveedores y administración pública. Permite que los procesos se lleven a cabo, que exista
cooperación entre equipos, evitando confusiones al asignar responsables de las distintas áreas o
tareas que se deben cumplir.

2. Comunicación externa estratégica

Es la comunicación que tiene por objetivo conseguir cierto tipo de información que ayude a la
compañía a tener mayor alcance en el mercado. Es decir, lo que permite que una empresa obtenga
datos para conocer mejor a su público, los comportamientos de los clientes y lo que hace su
competencia.

3. Comunicación externa de notoriedad

Es la manera en que la compañía da a conocer sus fortalezas y los beneficios de sus productos y
servicios para mejorar su imagen ante el público en general.

6 canales de comunicación externa

La comunicación en general requiere diferentes procesos para ser efectiva, los cuales incluyen el
envío y la recepción de mensajes. Uno de sus componentes principales son los canales de
comunicación que permiten que los mensajes lleguen de manera eficaz a un público determinado.
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Algunos canales son:

1. Comunicados de prensa
Por lo regular la comunicación externa se encargará de difundir noticias o información relacionadas
con la compañía o con alguno de sus productos o servicios. Las notas de prensa o comunicados son
mensajes que la empresa envía a los medios de comunicación para dar a conocer novedades o
información relevante sobre la compañía. Este canal permite a los medios de comunicación recibir la
información para luego difundirla.
2. Boletines digitales o newsletters
A diferencia de una nota de prensa, los boletines digitales son un canal para transmitir mensajes de
manera directa y sin intermediarios hasta el público. Suelen ser la puerta de entrada para el email
marketing; este canal permite a las empresas enviar información relevante a sus clientes y
proveedores.
3. Blog

Los blogs dentro de los sitios web suelen ser el canal de comunicación externa que las compañías
usan para transmitir información importante de manera directa a sus consumidores. Los blogs se han
vuelto una fuente de diálogo entre los consumidores y las empresas, cuyo estilo suele ser casual y
directo.

Representan una excelente vía de comunicación externa para compartir información sobre tu marca,
educar a los clientes sobre tu producto o servicio y anunciar cambios.

4. Publicidad

Por medio de este canal, los negocios buscan llegar a más consumidores y, por tanto, obtener más
ganancias. Para ello se distribuyen mensajes en diferentes canales publicitarios. Es posible medir su
alcance por medio de los resultados de las campañas publicitarias y las ventas.

5. Redes sociales

Actualmente las redes sociales se han convertido en uno de los mejores canales de comunicación
disponibles para los clientes y para las compañías, pues ayudan a establecer relaciones más fuertes.
Te permiten estar en contacto con tus seguidores y ofrecer servicio al cliente a través de chats directos
o por medio de los comentarios.

6. Llamadas telefónicas
Uno de los canales tradicionales es el call center. Por medio de él la empresa tiene contacto directo
con los clientes. De ahí la importancia de optimizar esta comunicación con estrategias que mejoren el
tiempo de respuesta, como la gestión de contactos a través de un CRM. Gracias a este tipo de
plataformas tienes acceso a las conversaciones en chat o correo electrónico con tus clientes, para
tener las actualizaciones que establezcan una interacción más fluida, sin repetir información y con
seguimiento oportuno.