Situacion Actual Del Negocio y Plan de Implementacion
Situacion Actual Del Negocio y Plan de Implementacion
Situacion Actual Del Negocio y Plan de Implementacion
Asignatura
SISTEMAS OPERATIVOS II
Catedrático
ING. RENATO ADOLFO CRUZ PINEDA
Integrantes
ARTURO VIRGILIO COLLINS LINARES
(201910020173)
AVANCE#1 DE INFORME
GRUPO#8
10/06/2023
Contenido
Introducción ................................................................................................................................. 3
SITUACION ACTUAL ................................................................................................................ 3
Situación problemática ............................................................................................................. 3
Objetivos ................................................................................................................................... 4
Objetivo general: ................................................................................................................... 4
Objetivos específicos: ............................................................................................................ 4
Planteamiento del problema .................................................................................................... 5
Plan de Capacitación ................................................................................................................. 6
Estudio de factibilidades ........................................................................................................... 7
Presupuesto .............................................................................................................................. 7
Cronograma............................................................................................................................... 7
Carta de aceptación .................................................................................................................. 8
PLAN DE IMPLEMENTACION ......................................................................................................... 9
Estrategia de implementación .................................................................................................. 9
Equipo de implementación ....................................................................................................... 9
Metodología de instalación y configuración. .......................................................................... 10
Plan de capacitación................................................................................................................ 10
Estrategia de Capacitación .................................................................................................. 10
Metodología de capacitación .............................................................................................. 11
Instrumentos de Capacitación ............................................................................................ 11
Evaluación de la Capacitación: ............................................................................................ 12
Requerimientos funcionales de hardware y software. ........................................................... 13
Requerimientos de hardware ............................................................................................. 13
Requerimientos de software ............................................................................................... 13
Cronograma......................................................................................................................... 13
DOCUMENTACION TECNICA ....................................................................................................... 15
MANUAL DE USUARIO................................................................................................................. 15
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 15
Conclusiones ............................................................................................................................... 15
Recomendaciones ....................................................................................................................... 15
Introducción
Este documento contiene la propuesta del plan de implementación del sistema
informático de correo electrónico en la empresa XX.
Inicialmente se describen la situación problemática, planteamiento del problema,
los objetivos, alcances, justificación, estudio de factibilidades realizado.
El documento finaliza con la propuesta del plan de implementación del sistema
de correo electrónico en el cual se incluye plan de instalación y configuración, el
plan de capacitación, presupuesto y el cronograma de trabajo en el cual se
especifica la duración y cada fase del proyecto.
SITUACION ACTUAL
Situación problemática
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación
fundamental en muchos entornos, tanto personales como profesionales. Sin un
sistema de correo electrónico, la comunicación se vuelve más lenta y menos
eficiente. Las personas tendrían que recurrir a métodos de comunicación más
antiguos, como el correo postal o las llamadas telefónicas, que pueden ser más
lentos y menos convenientes.
Asimismo, proporciona una forma rápida y conveniente de compartir información,
documentos y archivos adjuntos. Del contrario, las personas tendrían que recurrir
a métodos alternativos, como unidades de almacenamiento físico (como discos
USB) o servicios de transferencia de archivos en línea, lo que puede llevar más
tiempo y ser menos práctico.
El correo electrónico proporciona un registro escrito de las conversaciones y las
transacciones, lo que facilita el seguimiento y la referencia en el futuro. Sin un
sistema de correo electrónico, es más difícil mantener un registro adecuado de
la comunicación y puede resultar en la pérdida de información importante. Esto
puede ser especialmente problemático en entornos empresariales donde el
seguimiento de las conversaciones y las decisiones es crucial.
En la actualidad el uso del correo electrónico se ha vuelto tan común que no
tener una dirección de correo electrónico puede afectar negativamente la imagen
y la credibilidad de una persona o una organización. En la actualidad, el correo
electrónico se considera una herramienta básica de comunicación y la falta de
ella puede hacer que una persona o una organización parezcan menos
profesionales o actualizados tecnológicamente.
La falta de un sistema de correo electrónico afecta la colaboración entre
personas o el trabajo en equipo, pues se vuelve más difícil colaborar de manera
eficiente y puede llevar a retrasos en la toma de decisiones y la ejecución de
tareas.
Objetivos
Objetivo general:
Establecer una plataforma eficiente y segura para la comunicación y el
intercambio de información dentro de una organización o entre distintas partes
interesadas. El sistema de correo electrónico permitirá mejorar la comunicación,
agilizar el flujo de información, facilitar el seguimiento de las interacciones y
promover la productividad y la eficiencia en general. La plataforma a utilizar
Implementar y configurar correctamente el sistema informático de correo
electrónico en la empresa; el sistema operativo en Windows server 2022, el
servidor HmailServer y el cliente Thunderbird para poder establecer un correo
eficiente y seguro
Objetivos específicos:
1. Establecer una infraestructura de correo electrónico: El primer objetivo
específico es configurar y poner en funcionamiento la infraestructura
necesaria para el sistema de correo electrónico. Esto incluye la instalación
y configuración de servidores de correo, la asignación de direcciones de
correo electrónico y la configuración de los parámetros de seguridad
correspondientes.
2. Integrar el sistema de correo electrónico con la infraestructura existente:
Es importante asegurarse de que el sistema de correo electrónico se
integre adecuadamente con otros sistemas informáticos utilizados en la
organización, como la gestión de usuarios, la autenticación y la gestión de
documentos. El objetivo es garantizar una interoperabilidad fluida y
eficiente.
3. Establecer políticas y normas de uso: Es fundamental definir políticas y
normas claras para el uso del sistema de correo electrónico. Esto incluye
la definición de estándares de seguridad, límites de almacenamiento,
políticas de archivo y retención de mensajes, y directrices sobre el uso
adecuado y ético del correo electrónico. Estas políticas y normas
ayudarán a mantener un uso responsable y efectivo del sistema.
4. Capacitar al personal en el uso del sistema: Es importante proporcionar
capacitación y orientación adecuadas al personal sobre el uso del sistema
de correo electrónico. El objetivo es asegurarse de que los usuarios
comprendan cómo utilizar todas las características y funcionalidades del
sistema, así como las mejores prácticas de seguridad y gestión de
mensajes.
5. Implementar medidas de seguridad: La seguridad es un aspecto crítico en
el sistema de correo electrónico. El objetivo es implementar medidas de
seguridad adecuadas, como la autenticación de usuarios, cifrado de
datos, protección contra virus y spam, y políticas de privacidad para
garantizar la confidencialidad y la integridad de los mensajes y los
archivos adjuntos.
6. Establecer un sistema de respaldo y recuperación: Es importante
implementar un sistema de respaldo regular y una estrategia de
recuperación de datos en caso de fallos o pérdida de información. El
objetivo es garantizar la disponibilidad continua de los correos
electrónicos y la capacidad de restaurarlos en caso de necesidad.
7. Evaluar y mejorar el sistema de forma continua: Una vez implementado el
sistema de correo electrónico, es fundamental realizar evaluaciones
periódicas para identificar áreas de mejora y optimización. El objetivo es
garantizar que el sistema cumpla con las necesidades cambiantes de la
organización y aprovechar nuevas tecnologías y funcionalidades
disponibles.
Plan de Capacitación
1. Realizar un análisis de las habilidades y conocimientos actuales del
personal en relación con el uso de correo electrónico. Identificar las áreas
en las que se requiere capacitación, como el manejo de la interfaz del
sistema, la gestión de mensajes, la seguridad y el uso efectivo de las
funciones disponibles.
2. Establecer los objetivos específicos que se desean lograr con la
capacitación. Estos pueden incluir aprender a enviar y recibir correos
electrónicos, adjuntar archivos, organizar y buscar mensajes, utilizar
funciones de seguridad, comprender las políticas y normas de uso, entre
otros.
3. Desarrollar un programa de capacitación que cubra los temas y
habilidades identificados en el análisis de necesidades. Esto puede incluir
módulos o sesiones sobre la interfaz del sistema, la creación y envío de
mensajes, la gestión de contactos, la organización de la bandeja de
entrada, la seguridad del correo electrónico y la gestión de archivos
adjuntos.
4. Determinar los métodos de capacitación más adecuados para el personal,
teniendo en cuenta factores como el tamaño del grupo, las habilidades
existentes, la disponibilidad de recursos y las preferencias de aprendizaje.
Los métodos pueden incluir sesiones presenciales, capacitación en línea,
tutoriales interactivos, manuales de referencia y materiales de apoyo.
5. Impartir la capacitación: Llevar a cabo las sesiones de capacitación de
acuerdo con el programa establecido. Utilizar métodos interactivos y
prácticos que permitan a los empleados familiarizarse con el sistema de
correo electrónico y practicar las habilidades aprendidas. Fomentar la
participación activa, responder preguntas y brindar retroalimentación
durante el proceso de capacitación.
6. Realizar evaluaciones periódicas para medir la efectividad de la
capacitación y el progreso de los empleados. Esto puede incluir pruebas
de conocimientos, encuestas de satisfacción y seguimiento posterior a la
capacitación para identificar áreas de mejora y asegurarse de que se
hayan alcanzado los objetivos establecidos.
7. Proporcionar recursos de apoyo: Brindar a los empleados recursos de
apoyo, como manuales de referencia, tutoriales en línea, documentos de
políticas y normas, y enlaces a recursos adicionales. Estos recursos
ayudarán a reforzar el aprendizaje y permitirán a los empleados acceder
a información relevante cuando sea necesario.
Estudio de factibilidades
Técnica: La empresa cuenta con sistemas, programas y equipos necesarios de
última generación y se podrá implementar sin ningún contratiempo.
Económica: Se llevará un mejor control del manejo de información y documentos,
al mismo tiempo una mejor colaboración entre los empleados que trae como
consecuencia el de obtener mejores resultados económico a la empresa.
Operativa: La empresa cuenta con personal adecuado y que será capacitado
para la utilización del sistema.
Legal: El sistema puede ser operado sin ningún inconveniente ya que está
utilizando software de código abierto. Es posible que si necesita adquirir las
licencias del sistema operativo Windows 2022 server.
Presupuesto
Cronograma
Las actividades contempladas dentro del Plan de Implantación que se presenta
se estima que se pueden llevar a cabo en un periodo aproximado de 2 meses
que se puede extender como máximo a 3 meses a fin de garantizar el correcto
funcionamiento del sistema.
Actividad Junio Julio Agosto
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Realizar levantamiento de la
plataforma tecnológica de la
empresa
Entrega de plan de implementación
Identificar personal que asistirá al
entrenamiento
Reunión con director de TI para
definir perfiles de usuario
Entrenamiento de usuarios
Instalación de software en servidor
Seguimiento y soporte inicial a la
implementación
Correcciones de los problemas de
implementación.
Firma de carta de aceptación de la
implementación con el director o
CEO de la empresa.
Carta de aceptación
Tegucigalpa, 20 de agosto 2023
Sr.
Renato
Presente
Nosotros Viancy, Dania, Joshua y Mario hacemos constar por medio de la
presente que estamos trabajando en la implementación de un sistema
informático de servidor de correo como proyecto del curso de Ingeniería de
Software 1.
Habiendo supervisado la realización de los avances del proyecto y realizado las
correcciones correspondientes, doy por aprobada la redacción final del
documento, para su posterior entrega.
Agradeciendo de antemano la atención a esta misiva, se despide de usted,
Atentamente,
_______________________________
Cuasi Ing. Viancy, Dania, Joshua y Mario.
PLAN DE IMPLEMENTACION
Estrategia de implementación
La estrategia a utilizar en la implementación será por instalación de un sistema
automatizado, durante la implementación del sistema se estarán haciendo
pruebas
hasta que la solución sea un éxito.
La estrategia de implementación contara con las siguientes etapas:
1. Prueba de tiempo de ejecución: Determina el tiempo de máquina que el
sistema necesita para realizar procesos de envío, recibo y adjunto de
documentos.
2. Prueba de recuperación: Probar la capacidad del sistema para recuperar
datos y
3. restablecer después de una falla.
4. Prueba de procedimientos: Evaluar la claridad, validez, seguridad, así
como su
5. facilidad y sencillez de los manuales de procedimientos.
6. Prueba de recursos humanos: Se determinan como los usuarios utilizan
el servicio de correo electrónico.
Equipo de implementación
Para llevar a cabo la implementación exitosa del sistema, se conformará un
equipo de
implementación con las siguientes funciones:
1. Capacitadores: Los capacitadores se encargarán de instruir a todos los
usuarios que estarán en interacción con el sistema a implementar,
ocupando todas las herramientas que ellos consideren necesarias para
que los usuarios puedan considerarse actos para operar en nuevo
sistema.
2. Documentador: La principal responsabilidad del rol de documentador es
mantener la información generada durante el proceso de desarrollo con
un adecuado procesamiento que permita la calidad en el mantenimiento
de la misma.
3. Equipo de instalación: Serán los responsables de realizar las
instalaciones y configuraciones del servidor de Windows 2022, servidor
Hmailserve y thunderbird en las computadoras de los usuarios.
4. Equipo de pruebas: Realizarán las pruebas necesarias para encontrar
errores o fallas en el sistema que deberán de ser corregidos.
5. Usuarios finales: Son los que finalmente trabajaran en el sistema su rol
tendrá importancia, ya que si hay algún error o función que no esté
ejecutando al momento de ser operado según los requerimientos antes
establecidos deberán reportarlo para su debida corrección.
Metodología de instalación y configuración.
Para llegar a la instalación y configuración exitosa del sistema, la metodología
a utilizar se dividirá en las siguientes fases:
1. Verificación de la compatibilidad de los equipos con el sistema: Se
procederá a revisar que los equipos sean compatibles con el sistema, no
deberá de haber mayor problema en esta fase, ya que los equipos
deberán contar con los requisitos establecidos en los requerimientos de
software y hardware.
2. Verificación de la integridad del software: Para evitar la instalación de
programas maliciosos, se revisará detalladamente que el software esté
libre de código malicioso y no haya sido víctima de algún ataque.
3. Creación de los usuarios requeridos: Se procederá a crear los distintos
usuarios que operaran el sistema.
4. Concesión de los derechos requeridos: Para ordenar el sistema y limitar
daños en caso necesario, se les concederán a los usuarios solo el mínimo
necesario de derechos.
5. Copia, desempaque y descompresión de los archivos desde el paquete
de
6. software: Se revisará que el software no presente problemas para poder
ser
7. copiado, desempaquetado para su utilización en distintos equipos.
8. Configuración: Se procederá a configurar el sistema y cada equipo, hasta
que se observe que el sistema puede ejecutarse, y este conectado a la
base de datos.
9. Definir las variables de entorno requeridas: se procederá a definir todas
las variables de entorno que se necesitan usar para la ejecución del
sistema.
Plan de capacitación
Con base al diagnóstico de necesidades de capacitación y entrenamiento, se
capacitará a los empleados para alcanzar un mejor desempeño en sus puestos
de trabajo al momento de comenzar a utilizar el sistema informático de correo
electrónico.
Es importante estructurar un plan de capacitación es fundamental, ya que es un
proceso de mejora continua, que utiliza elementos de acuerdo a las necesidades
de la empresa.
La capacitación contribuye a modificar las actitudes de los empleados, resiliencia
relacionados con los aspectos de la empresa, el puesto que ocupan o el
ambiente laboral. La capacitación implica un proceso condiciones y etapas
orientadas a lograr la integración del trabajador a su puesto en la empresa.
Estrategia de Capacitación
Para lograr una mayor efectividad en la capacitación que se le imparta, la
metodología
de los programas se realizará con un enfoque altamente participativo.
Con la finalidad de evaluar el aprendizaje del empleado o empleados de la
empresa. Se realizará una evaluación (examen) que contará con su respectiva
calificación. También para aprobar con la capacitación se comprobará la
asistencia del personal, se llevará un registro de asistencia al inicio y al final del
evento.
La capacitación se realizará regularmente en horario de trabajo buscando que
no se afecte el horario en entrada y de salida del empleado.
Metodología de capacitación
La capacitación será por medio de una exposición del sistema a los usuarios
finales, donde también se les entregará un manual de usuario, se hará por medio
de proyector y pizarra.
El capacitador ira analizando el manual con los usuarios a modo de que cada
usuario este mas familiarizado con el sistema.
Como siguiente paso habrá un espacio para contestar preguntas o aclarar dudas
de los usuarios con respecto al sistema.
Luego de este espacio se procederá a que los usuarios interactúen con el
sistema en marcha, así se podrá evaluar el resultado de la capacitación.
Después de evaluar el desempeño de los usuarios se tomará la decisión si
necesitan otra capacitación para tratar de asimilar el sistema que su rendimiento
sea el esperado.
Instrumentos de Capacitación
Los instrumentos para la capacitación de la empresa son los siguientes.
1. Instrucción directa sobre el puesto: Se realiza en horas laborales,
consiste en demostraciones y repeticiones de prácticas, hasta que la
persona domine la técnica. La técnica es impartida por el capacitador en
el lugar de trabajo.
Dispositivo Características
Dispositivo Características
Servidor Cliente
Procesador Intel core i5 10Gen
Ram 16 8
Disco duro 1 TB 500 GB
Puerto de red TCP/IP TCP/IP
Mouse 2 botones Estándar ms Estándar ms
Requerimientos de software
Software Características
Servidor Cliente
Sistema operativo Windows Server 2022 Windows 7
Navegadores de Edge, Chrome Edge, Chrome
internet
NET framework NET 4.0 NET 4.0
Correo electrónico HMAILSERVER ThunderBird
Software de MCAFEE MCAFEE
antivirus
Cronograma
Actividad Junio Julio Agosto
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Realizar levantamiento de la
plataforma tecnológica de la
empresa
Entrega de plan de implementación
Identificar personal que asistirá al
entrenamiento
Reunión con director de TI para
definir perfiles de usuario
Entrenamiento de usuarios
Instalación de software en servidor
Seguimiento y soporte inicial a la
implementación
Correcciones de los problemas de
implementación.
Firma de aceptación de la
implementación
DOCUMENTACION TECNICA
MANUAL DE USUARIO
INTRODUCCIÓN
El manual de sistema informático de correo electrónico de la empresa, permite
como funcionalidad principal la preparación, el envío y recepción de correos de
una manera fácil y segura para la organización.
Por consiguiente, el usuario obtendrá información valiosa para el manejo de las
herramientas que le permitirán aprovechar las funciones que el sistema ofrece.
Conclusiones
1. Es Necesario conocer los antecedentes de la empresa, hacer un análisis
del estado del problema y los cambios a realizar.
2. Es Importante definir a la hora de hacer la alineación estratégica la
perspectiva que se quiere tener, para luego poder desarrollar de manera
más eficiente una planeación estratégica y un planeamiento de
información.
3. La Implementación del sistema debe ser acorde con las metas y debe
estar monitoreada en todo momento, la capacitación debe ser continua,
inclusive después de la implementación
Recomendaciones
1. Es necesario involucrar a todos los miembros de la empresa que tendrán
una interacción con el sistema a implementar, para que se sientan parte
de la empresa e involucrados.
2. La capacitación del personal debe ser continua y personalizada para
todos los niveles jerárquicos sin ver de menos a ningún usuario.
3. Hay que familiarizarse con el sistema a implementar y con toda la
documentación que exista si es que existe a momo de saber lo que se
implementara.