Clase 4.

Caso Practico

Yesid Andrés Lozada Quevedo

Lucas Adolfo Giraldo Ríos

Gestión de Proyectos I

2023
Enunciado

Gestión de la Integración

En España, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal

fue desarrollada para adaptar la Directiva 95/46/CE. Dicha ley tenía por objeto garantizar y proteger,

en lo que concierne al tratamiento de los datos personales y los derechos fundamentales de las

personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

La ley sería de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los hagan

susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público

y privado. Se regiría por la ley todo tratamiento de datos de carácter personal cundo el tratamiento

sea efectuado en territorio español en el marco de las actividades de un establecimiento del

responsable del tratamiento.

Después de varias modificaciones de la ley orgánica, la Unión Europea (UE) desarrolla el nuevo

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo, conocido como Reglamento

General de Protección de Datos, el cuál entró en vigor hace ya 18 meses desde hoy pero comenzará

a aplicarse exactamente a partir de 4 meses desde la fecha de hoy, resultando obligatorio para las

organizaciones implementar las nuevas medidas. Este Reglamento deroga la Directiva 95/46/CE.

El Reglamento pretende armonizar en toda los países de la Unión Europea la protección de las

personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de datos.

Además, trata de dar respuesta a la realidad de los datos personales dentro de la sociedad de la

información actual.

Los nuevos requerimientos del Reglamento plantean importantes retos para todas las entidades debido

al elevado volumen de datos personales que gestionan, convirtiendo la protección de datos personales
en un aspecto crítico que todas las organizaciones deben tener presente. El Reglamento es una norma

directamente aplicable al ordenamiento jurídico español, no requiriendo de normas internas

específicas ni de desarrollo ni para su aplicación.

El Reglamento contiene conceptos, principios y mecanismos similares a los establecidos por la

Directiva 95/46. Por ello, las organizaciones que en la actualidad cumplen con la LOPD tienen buena

base de partida para evolucionar hacia una correcta aplicación del nuevo reglamento.

De forma general, las nuevas consideraciones que habrán de tenerse en cuenta son los siguientes:

Dos elementos de carácter general constituyen la mayor innovación del Reglamento para los

responsables y se proyectan sobre todas las obligaciones de las organizaciones:

• Se requiere que las organizaciones analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y

qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.

• Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser “inequívoco”, siendo aquél que se ha

prestado mediante una manifestación del interesado o mediante una clara acción afirmativa.

NO se admiten de ningún modo las formas de consentimiento tácito o por omisión, ya que se

basan en la inacción. Se contemplan situaciones en las que el consentimiento, además de

inequívoco, ha de ser explícito:

o Tratamiento de datos sensibles.

o Adopción de decisiones automatizadas.

o Transferencias internacionales.

El consentimiento puede ser inequívoco y otorgarse de forma implícita cuando se deduzca de una

acción del interesado, por ejemplo: cuando el interesado continúa navegando por una web y acepta

así el que se utilicen cookies para monitorizar su navegación.

La información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que les afecten

como en las respuestas a los ejercicios de derechos, deberá proporcionarse de forma concisa,

transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

La información a los interesados deberá facilitarse por escrito, incluidos los medios electrónicos

cuando sea apropiado.

• Nuevos derechos como “Derecho al Olvido”: consecuencia de la aplicación del derecho de

borrado de los datos personales.

• Nuevos derechos como la “portabilidad”: implica que los datos personales del interesado se

transmiten directamente de un responsable a otro, sin necesidad de que sean transmitidos

previamente al propio interesado, siempre que ello sea técnicamente posible. El derecho de

portabilidad es una forma avanzada del derecho de acceso por el cual la copia que se

proporciona al interesado debe ofrecerse en un formato estructurado, de uso común y lectura

mecánica.

• Derecho de acceso: se reconoce el derecho a obtener una copia de los datos personales objeto

del tratamiento. Los responsables podrán atender a este derecho facilitando el acceso remoto

a un sistema seguro que ofrezca al interesado un acceso directo a sus datos personales.

• Los datos serán recogidos con fines determinados: si se recogen datos con una finalidad

determinada no se pueden utilizar los datos con una finalidad diferente.

• Obligación de implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación, incluso sobre

los datos considerados de nivel básico.

• Determinar, como figura clave, el “Data Protection Officer” (DPO) o “Delegado de

Protección de Datos” (DPD), que será obligatorio en:

o Autoridades y organismos públicos.

 o Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales las

operaciones de tratamiento que requieran una observación habitual y sistemática de

interesados a gran escala.

o Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales el

tratamiento a gran escala de datos sensibles.

• Notificaciones de “violaciones de seguridad de los datos”. Las violaciones de seguridad son

comúnmente conocidas como “quiebras de seguridad” que incluye todo incidente que

ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales

transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no

autorizados a dichos datos. Por ejemplo: la pérdida de un ordenador portátil, el acceso no

autorizado a las bases de datos de una organización (incluso por su propio personal) o el

borrado accidental de algunos registros, constituyen violaciones de seguridad a tenor del

RGPD y deben ser tratadas adecuadamente. Algunas obligaciones por parte de las

organizaciones son las siguientes:

o Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos, el responsable debe

notificar a la autoridad de protección de datos competente, a menos que sea

improbable que la violación suponga un riesgo para los derechos y libertades de los

afectados.

o La notificación de quiebra a las autoridades debe producirse sin dilación indebida y,

ser posible, dentro de las 72 horas siguientes a que el responsable tenga constancia

de ella.

o La notificación ha de incluir un contenido mínimo:

▪ La naturaleza de la violación.

▪ Categorías de datos y de interesados afectados.

▪ Medidas adoptadas por el responsable para solventar la quiebra.

 ▪ Si procede, las medidas aplicadas para paliar los posibles efectos negativos

sobre los interesados.

o Los responsables deben documentar todas las violaciones de seguridad.

o El RGPD añade a los contenidos de la notificación las recomendaciones sobre

las medidas que pueden tomar los interesados para hacer frente a las

consecuencias de la quiebra.

¿Qué se solicita en base a la información anterior?

La organización para la que Ud trabaja es una gran empresa de ingeniería que está compuesta por

diversos departamentos como:

• Recursos humanos.

• Financiero.

• Ingeniería eólica.

• Ingeniería hidráulica.

• Ingeniería geotérmica.

• Obra civil

• Legal y tramitaciones.

• Sistemas.

• Oficina de dirección de proyectos (PMO).

Como miembro del Departamento de Sistemas de la organización, eres designado Director del

Proyecto para adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear los sistemas o

herramientas necesarios para implementar todas las medidas anteriormente mencionadas, incluidas

en el RGPD, las cuales deben quedar implementadas antes de la fecha marcada por el Reglamento

(+4 meses a partir de hoy), bajo posibilidad de incurrir en sanciones elevadas por su incumplimiento.

Los sistemas o herramientas pueden afectar a cualquier departamento dentro de la organización.

El proyecto es considerado crítico por parte de la organización, cuya estructura es matricial fuerte,

por lo que se le proporciona un nivel de autoridad, capacidad de decisión y disponibilidad sobre

recursos muy elevada. Podrá solicitar recursos humanos tanto del departamento de sistemas como de

otros departamentos de la organización. Al mismo tiempo, se le ofrece la posibilidad de contratar a

un experto externo si lo considera necesario por no existir o no estar disponible algún perfil

determinado dentro de la organización. Se le asigna un presupuesto de 200.000€ como máximo.

Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, el patrocinador del proyecto será el director de la

oficina de proyectos (PMO).

Habrá que tener en consideración los siguientes supuestos para desarrollar adecuadamente los análisis

posteriores:

• Su organización cumple en su totalidad la normativa previa existente en relación a la

protección de datos (LOPD 15/1999).

• A la fecha de hoy, su organización aún no ha comenzado a adaptar sus sistemas y

herramientas a las consideraciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD),

por lo que Usted debe comenzar desde cero.

• Su organización cuenta con procesos, procedimientos y políticas que deben ser respetadas y

como, por ejemplo, las siguientes:

• Política de control y gestión de riesgos.

• Política de Compliance.

• Política de Ciberseguridad.

• Cualquier otro dato o información no incluida en este documento será supuesto para el

Director del Proyecto.

Con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo del ACTA DE CONSTITUCIÓN

para este proyecto.

 Solución al caso práctico.

Este informe tiene como objetivo crear un marco de referencia para cada una de las actividades del

proyecto de implementación las políticas de tratamiento de datos personales para la organización.

Se detalla cada una de las actividades, recursos, tareas, enmarcados dentro del modelo metodológico

y es la guía para cada uno de los interesados involucrados y comprometidos en la ejecución y control

del proyecto.

ACTA DE CONSTIUCION DEL PROYECTO

Proyecto Implementación de las normas de protección de datos personales.

Patrocinador Director PMO

Director del Proyecto Yesid Andrés Lozada

Aprobado por Director PMO

PROPÓSITO DEL PROYECTO

El propósito del proyecto es adaptar la LOPD 15/1999 ya utilizada por las empresas al nuevo

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, el Reglamento General de

Protección de Datos, que deroga la Directiva 95/46/CE, con efectos hoy Efectivo hace 18 meses,

pero requerido dentro de los 4 meses a partir de la fecha.

El principal requisito para la empresa es adaptar o modificar las herramientas y sistemas de la

LOPD 15/1999 para que cumplan plenamente con la normativa vigente, concretamente el

Reglamento (UE) 2016/679, todo lo cual tendrá un plazo máximo de cuatro meses desde esa fecha

para no incurrir en sanciones.

 OBJETIVOS DEL PROYECTO.

• El objetivo principal del proyecto es adaptar el LOPD 15/1999 al nuevo Reglamento (UE)

2016/679del Parlamento Europeo y de Consejo, conocido como Reglamento General de

Protección de Datos adaptándolo a las necesidades de la empresa, con el fin de garantizar

a los clientes la protección de sus datos personales en todas las operaciones que realice con

la misma. Al tiempo que se cumple con la ley establecida.

• Implantar las mejoras necesarias en un plazo de 4 meses para cumplir con la LOPD15/1999

y el Reglamento Europeo 2016/679.

• Implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación en un tiempo máximo de 4

meses.

REQUISITOS DE ALTO NIVEL

RRHH: Crear manuales de funciones y procedimientos en caso que haya necesidad de

modificar algunos procesos, con el fin de poder entrenar a los funcionarios.

Legal y tramitaciones: litigar y generar la documentación necesaria para la implementación de la

norma y garantizar que sea lo suficientemente clara para que su cumplimiento sea efectivo.

Sistemas: Desarrollo o implementación de herramientas de tecnología que permitan una mejor y

más fácil adaptación de las normas de tratamiento de los datos, así como la protección de los

mismos.
 DESCRIPCIÓN DE ALTO NIVEL

• Manuales y procedimientos actualizados, con base a los cambios que se ejecuten durante

la implementación del proyecto.

• Validaciones continuas acerca del cumplimiento de las normas.

• Entrega de herramienta tecnológica para la gestión de datos para la administración

de los datos, que sea de fácil manejo y que permita hacer copias de seguridad para, de esta

manera, salvaguardar la información y los datos de las personas

RIESGO GENERAL DEL PROYECTO.

El riesgo general es la gran cantidad de consideraciones que se deben tener en cuenta y que hacen

parte de las normas de protección de datos y el poco tiempo que se tiene para la implementación

de la herramienta tecnológica que permitirá la administración de los mismos debido a que los

requerimientos funcionales deben ser bastante rigurosos.

RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS

FASE I - INICIO DEL PROYECTO 15/05/2023 17/05/2023

FASE II - PLANEACIÓN DEL PROYECTO 18/05/2023 26/05/2023

FASE III - ANÁLISIS Y DISEÑO 29/05/2023 09/06/2023

FASE IV - EJECUCIÓN 12/06/2023 01/09/2023

FASE V - OPERACIÓN 04/09/2023 14/09/2023

FASE VI - CIERRE 15/09/2023 15/09/2023

 RECURSOS FINANCIEROS

El presupuesto asignado para la realización del proyecto es de 200.000 €

INTERESADOS CLAVE

• El patrocinador del proyecto que es el director de la oficina de proyectos (PMO).

• La junta directiva.

• Departamento de recursos humanos

• Departamento financiero.

• Seccional de ingeniería eólica

• Seccional de ingeniería hidráulica

• Seccional de ingeniería geotérmica

• Seccional de obra civil

• Departamento legal y tramitaciones

• Departamento de sistemas

• Las autoridades.

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

• Un sistema informático que permita el almacenamiento y administración de los datos

personales.

• Copias de seguridad de la información para salvaguardar la integridad de los datos.

• Cumplimiento de las normas establecidas por el estado respecto al tratamiento de datos

personales.
 CRITERIOS DE SALIDA DEL PROYECTO

• Diligenciamiento y firma de los entregables definidos en la planeación del proyecto para

cada una de las fases.

• Entrega de herramienta para garantizar la protección de datos.

• Cumplimiento de objetivo general y objetivos específicos

• Estabilidad de la aplicación cuando se efectúe la salida en vivo.

• Adquisición del conocimiento sobre la aplicación de los usuarios que utilizarán el

aplicativo.

• Cumplimiento del alcance del proyecto según lo establecido en el presente documento.

DIRECTOR DEL PROYECTO ASIGNADO

Director del proyecto: Yesid Andrés Lozada

El director del proyecto desempeña un papel crucial en la planificación, ejecución y supervisión

general de un proyecto. Su responsabilidad principal es garantizar que el proyecto se entregue

exitosamente, cumpliendo con los objetivos establecidos y satisfaciendo las necesidades de todas

las partes interesadas involucradas.

PATROCINADOR

Patrocinador del Proyecto: Director PMO

Tiene la autoridad y responsabilidad para respaldar y respaldar el proyecto a nivel organizacional,

juega un papel fundamental en la obtención de recursos, la toma de decisiones estratégicas y la

eliminación de obstáculos que puedan surgir durante la ejecución del proyecto.

 Aplicación Práctica del Conocimiento

En conclusión, el presente acta de constitución del proyecto ha establecido los fundamentos

esenciales para el inicio y la ejecución exitosa del proyecto. Se ha identificado el objetivo principal

del proyecto, sus entregables y los resultados esperados. Además, se han delineado los principales

roles y responsabilidades del equipo del proyecto, incluyendo el director del proyecto y el

patrocinador.
 Referencias

EALDE (2020 Cómo elaborar un acta de constitución de un Proyecto Consultado el 13 de mayo de

2023 https://www.ealde.es/acta-constitucion-proyecto/