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    Radicacion PBS

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    Mariela Posada Arismendi
    Este documento proporciona instrucciones sobre cómo radicar formularios de afiliación al PBS (Plan Básico de Salud) a través de buzones de correo electrónico o CRM (Customer Relationship Management), incluyendo cómo planillar la información, adjuntar documentos, gestionar devoluciones y realizar anulaciones. Explica el proceso para cada tipo de trámite y provee ejemplos.

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    Radicacion PBS

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    RADICACION PBS POR BUZON Y

    CRM
    BUZON
    [email protected]
    ASUNTO: RADICACION PBS FECHA DEL DÍA
    TIPS
    DOCUMENTOS SIEMPRE EN FORMATO PDF Y EN
    UN SOLO ARCHIVO NOMBRADO CON EL
    NUMERO DE DOCUMENTO DEL COTIZANTE.
    PLANILLADO : El planillado es la informacion de algunos datos del formulario que
    entregamos a Gestion Documental son los siguientes datos:
    Fecha de Sello
    Fecha de entrega (fecha que envia el formulario)
    Codigo de asesor
    Número de identidad del cotizante
    Datos del beneficiarios (si aplica)
    Nit de la empresa (si aplica)
    Tipo de novedad (campo 40 del formulario ) colocamos el número de la novedad.
    Observacion de venta ( es un campo que debes colocar SOLUCIONADA, solo
    aplica si es devolucion ).
    EJEMPLO : CC 34570770
    DEVOLUCIONES
    POR BUZON
    Las devoluciones que nos reportan Gestion Documental , se reportan en la mañana
    normalmente a primera hora:
    EJEMPLOS
    Para la solucion de la devoluciones el asesor vuelve a planillar las afiliaciones y hace
    el envio y en el planillado en OBSERVACION VENTA coloca la palabra
    SOLUCIONADA asi se procede a descargar de las devoluciones pendientes
    EJEMPLO
    CRM
    CRM:
    Se crea la oportunidad solamente con el numero de identidad del cotizante, se
    adjunta el formulario y se deja en estado validada.
    Si la afiliacion es con beneficiarios se crean los beneficiarios con el respectivo
    nombre , pero la oportunidad debe ser nombrada solo con la identificacion del
    cotizante.
    CRM:
    En la pestaña de relacionado se observa el pdf adjunto que es formulario

    CRM: se procede a validar el formulario y se deja en confirmada salud


    DEVOLUCIONES
    POR CRM
    Las devoluciones por CRM son reportadas igualmente en horas de la mañana, se
    entra a la oportunidad se da el tipod e devolucion y se deja de devuelta.
    EJEMPLO
    Para la solucion de la devolución por CRM, el asesor entra a validar la oportunidad y
    hacer la respectiva correcion y muy importate dejarla en etapa VALIDADA de nuevo
    si no queda por fuera de gestión .
    EJEMPLO
    SOLO
    IMAGEN
    SOLO IMAGEN POR BUZON : Son documentos tanto formularios como
    documentos de los afialidos (cedulas, registro civil,certificados de nacimiento, etc),
    en formualrio solo imagen aplica cuando ya esta grabado lo envias como asunto al
    buzon solo imagen, debe ir siempre con el sello de radicacion legible y en formato
    PDF .
    SOLO IMAGEN POR CRM : Son documentos tanto formularios como documentos
    de los afialidos (cedulas, regisgtro civil,etc), en formualrio solo imagen aplica
    cuando ya esta grabado lo envias como asunto al buzon solo imagen, debe ir
    siempre con el sello de radicacion legible y en formato PDF .

    EN CRM se cambiaria el tipo de afiliacion ya no seria por Formulario si no como


    Formualrio solo Imagen.
    ANULACION
    ANULACION: Para realizar una anulacion de afiliacion se debe
    Formulario debe tener la palabra ANULADO
    Venir con un soporte que se de evidencia de que el usuario esta enterado
    (correo, carta)
    Con acta de anulacion y visto bueno del coordiandor a cargo de tu equipo
    comercial .
    EJEMPLOS:
    Si es una anulacion por correo adjuntas el pdf con todo lo anterior mencionado, y
    como asunto pones ANULACION numero de identidad del afiliado
    Si es una anulacion por CRM adjuntas en la oportunidad y nombras el pdf
    ANULACION o ACTA, esta se validara y quedara en Cerrada perdida
    ACTA DE ANULACION:
    ANULACION CON SOPORTE:
    Gracias.

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