Manual Módulo de Sistema Tomo 1

Manual de Usuario
Tomo 1 (Módulo de Sistema)
Versión 2.75
WWW.a2.com.ve
WWW.a2colombia.com
Manual de Usuario – a2 Herramienta Administrativa Configurable
Módulo a2 Sistema - Versión 2.75
Tabla de Contenido.-
• Introducción………………………………………………………………………………………………… Pág. 5
• ¿Cómo Acceder al Módulo a2sistema?...........................................................................................Pág. 7
• Usuario Master y la Configuración de la Empresa…………………………………………………… Pág. 8
• Configuración de las Tablas……………………………………………………………………………. Pág. 10
• Títulos y Correlativos……………………………………………………………………………………. Pág. 12
o Títulos y Correlativos Pagina General……………………………………………………….. Pág. 12
Contribuyentes Especiales……………………………………………………………. Pág. 13
Configuración de Períodos……………………………………………………………. Pág. 15
¿Que es un Cierre de Período?……………………………………………………… Pág. 16
Extender el Período de Trabajo……………………………………………………… Pág. 19
Cierre de Estadísticas………………………………………………………………… Pág. 20
o Títulos y Correlativos Página Inventario……………………………………………………… Pág. 21
o Títulos y Correlativos Página Ventas y Clientes…………………………………………….. Pág. 23
o Títulos y Correlativos Página Proveedores y Compras…………………………………….. Pág. 25
o Títulos y Correlativos Página Bancos………………………………………………………… Pág. 27
o Títulos y Correlativos Página Varios…………………………………………………………. Pág. 28
o Títulos y Correlativos Página Códigos……………………………………………………….. Pág. 29
o Títulos y Correlativos Descuentos Pronto Pago…………………………………………….. Pág. 30
o Títulos y Correlativos Serie de Facturas……………………………………………………… Pág. 32
o Títulos y Correlativos Períodos………………………………………………………………… Pág. 35
• Instituciones Financieras………………………………………………………………………………… Pág. 36
• Formatos de Impresión Editor de Formatos…………………………………………………………… Pág. 37
o Presentación de Datos…………………………………………………………………………. Pág. 38
o Propiedades de un Formato…………………………………………………………………… Pág. 39
o Descripción del Editor de Formatos…………………………………………………………... Pág. 44
Barras de Menús………………………………………………………………………. Pág. 45
Barras de Herramientas………………………………………………………………. Pág. 46
Barras de Fuentes……………………………………………………………………. Pág. 46
Paleta de Variables…………………………………………………………………… Pág. 46
o Elaboración de una Forma de Impresión……………………………………………………… Pág. 47
Comandos de Impresión………………………………………………………………. Pág. 47
• Incluir Comandos en las Etiquetas………………………………………… Pág. 47
Formatos Principales y Secundarios………………………………………………… Pág. 48
Bandas de Impresión……………………………………………………….…………. Pág. 49
• Tipos de Bandas de Impresión……………….…………………………….. Pág. 50
• Efectos de una Banda Cuando Imprime…………………………………... Pág. 51
• Insertar una Banda de Impresión…………………………………………… Pág. 53
Elementos que se Pueden Incluir en un Formato………………………………….. Pág. 54
• Variables de Impresión………………………………………………………. Pág. 54
• Menú Ver………………………………………………………………………. Pág. 62
• Menú Reporte…………………………………………………………………. Pág. 63
• Características de los Objetos que se Pueden Incluir……………..…….. Pág. 63
• Campos en Formato de Códigos de Barras……………………………….. Pág. 66
• Incluir Fórmulas………………………………………………………………..Pág. 67
• Menús Contextuales Botón Derecho del Mouse…………………………. Pág. 67
• Opciones que Funcionan Según el Tipo de Banda……………………… Pág. 68
• Etiqueta ó Comentario……………………………………………………… Pág. 70
• Formulas…………………………………………………………………….. Pág. 71
o Totalización de Formulas…………………………………………. Pág. 72
• Variables Detalle ó Comentario y Descripción Detallada del Ítem……... Pág. 73
o Formato Tamaño Carta Windows XP……………………………….………………………… Pág. 74
Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 2

• Administración de Usuarios……………………………………………………………………………… Pág. 75
o Como Agregar Editar Borrar y Grabar un Usuario………………………………………….. Pág. 77
o Datos Básicos Usuario…………………………………………………………………………. Pág. 78
Editar ó Incluir un Usuario……………………………………………………………. Pág. 78
Activación Concepto Usuario Principal……………………………………………… Pág. 79
Copiar Políticas………………………………………………………………………… Pág. 80
o Datos Avanzados………………………………………………………………………………... Pág. 81
o Menú Permisos y Formas Disponibles……………………………………………………….. Pág. 83
Editor de Formas………………………………………………………………………. Pág. 84
• El Recuadro Permisos……………………………………………………….. Pág. 86
• Visualizar la Presentación de una Forma…………………………………. Pág. 89
• Acciones de una Forma……………………………………………………... Pág. 90
• Inserción y Modificación de los Campos en una Forma…………………. Pág. 92
• Propiedades de los Campos………………………………………………… Pág. 93
• Cambiar el Color de una Forma……………………………………………. Pág. 94
• Características de los Campos……………………………………………. Pág. 97
• Crear un Campo Tipo Combo Box ó Selección Múltiple………………… Pág. 100
Configurar Menú Administrativo…………………………….………………………. Pág. 101
o Restricciones Usuarios…………………………………………………………………………. Pág. 102
o Perfiles de Usuarios Políticas…………………………………………………………………. Pág. 104
Botones Avanzado, Ampliar, Exportar, Importar y Preliminar Perfil……………… Pág. 105
Ejemplo Políticas de Presupuestos de Ventas…………………………………….. Pág. 107
Opciones Botón Derecho del Mouse………………………………………………… Pág. 108
Políticas Avanzadas de Ventas Presupuestos……………………………………… Pág. 109
Preliminar de Políticas…………………………………………………………………. Pág. 112
Opciones del Preliminar de Políticas………………………………………………… Pág. 113
Políticas Básicas Inventario, Ventas y Compras…………………………………… Pág. 114
Políticas Avanzadas Inventario (Transferencias, Cargos y Descargos).............. Pág. 115
Políticas Avanzadas Ventas Presupuestos…………………………………………. Pág. 116
Políticas Avanzadas Ventas Facturas……………………………………………….. Pág. 117
Políticas Avanzadas Devoluciones en Ventas……………………………………. Pág. 118
Políticas Avanzadas Ventas Notas de Entrega…………………………………….. Pág. 119
Políticas Avanzadas Ventas Pedidos……………………………………………… Pág. 120
Políticas Avanzadas Ventas Apartados…………………………………………….. Pág. 121
Políticas Avanzadas Compras Orden de Compra…………………………………. Pág. 122
Políticas Avanzadas Compras……………………………………………………….. Pág. 122
Políticas Avanzadas Devoluciones en Compras…………………………………… Pág. 123
Políticas Avanzadas Notas de Entrega Proveedor………………………………… Pág. 123
Políticas Avanzadas Ordenes de Servicio…………………………………………... Pág. 124
Políticas Avanzadas Cuentas Por Cobrar…………………………………………... Pág. 125
Políticas Avanzadas Cuentas Por Pagar……………………………………………. Pág. 126
Políticas Avanzadas Bancos…………………………………………………………. Pág. 127
Exportar e Importar un Perfil………………………………………………………….. Pág. 128
Como Afectan las Políticas en los Procesos Administrativos…………………….. Pág. 130
• Utilidades del Sistema……………………………………………………………………………………. Pág. 142
o Respaldo de Datos………………………………………………………………………………. Pág. 142
o Recuperación de Datos…………………………………………………………………………. Pág. 144
o Mantenimiento de Archivos…………………………………………………………………….. Pág. 145
o Crear Históricos de Bancos……………………………………………………………………. Pág. 147
o Crear Históricos de Seriales…………………………………………………………………… Pág. 148
o Configuración de Comprobantes Contables…………………………………………………. Pág. 149
o Como Configurar un Comprobante Contable………………………………………………… Pág. 152
o Auditoria de Documentos………………………………………………………………………. Pág. 158
Consideraciones……………………………………………………………………….. Pág. 160
Ejemplo…………………………………………………………………………………. Pág. 161

o Crear Terceros…………………………………………………………………………………... Pág. 163
o Sucursales Enviar y Recibir Precios…………………………………………………………… Pág. 165
Exportar Precios……………………………………………………………………….. Pág. 166
Importar Precios………………………………………………………………………... Pág. 169

Antes de comenzar a desarrollar todos los procesos administrativos que maneja la aplicación, se hace
necesario y vital el conocer el funcionamiento del módulo (a2 Sistema) y la capacidad que este posee, para la
construcción de perfiles, esto se logra con la ayuda de políticas por transacciones que permiten implementar toda la
permisología y que afectan considerablemente su operatibilidad. Es decir que hace y que no hace cada quien,
cuanto pueden hacer y cuanto pueden ver. Esto con el propósito de parametrizar los procesos del sistema aplicando
controles que los administradores del mismo dispongan. Es una herramienta que sin el uso de expertos permite
adaptar los Formatos de impresión a los existentes en las empresas y posibilidad de crear múltiples documentos
de salida por transacción (facturas, presupuestos, órdenes de compra entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora
instalada en la red. Menús totalmente configurables según las necesidades de cada empresa, Bases de Datos
Configurable, Formas (pantallas) configurables, Manejo de Imágenes (fotos, logos) en todos los archivos y
Construcción de sólidos perfiles de usuario con la ayuda de políticas por transacciones que permiten una fácil
administración y mantenimiento. Seguridad, la aplicación permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de
restricción a los usuarios, para la protección y confiabilidad de la información.

a2 Módulo Sistema
Archivos Usuarios Utilidades del sistema
• Datos de la empresa Administración de Usuarios • Respaldo de datos

• Títulos y correlativos • Registro del usuario • Recuperación de datos
• Instituciones financieras • Permisos generales • Mantenimiento de archivos
• Clasificación • Modificación de formas • Crear Históricos de bancos
• Formatos de impresión • Restricciones • Crear Históricos de seriales
• Políticas • Configurar comprobantes contables
• Configuración impresión
• Asignación de directorios
Tabla de Contenido

¿Cómo acceder al Módulo a2 Sistema? Para ejecutar el Módulo, deberá ubicar en el directorio raíz de la
aplicación el archivo denominado (a2Sistema.Exe).
Nota: El instalador no crea un

acceso directo al módulo de
administración de Usuarios (a2
Sistemas) para evitar el uso
indebido del módulo por parte de
usuarios inexpertos.
Nota: Acceder el módulo a

través del usuario Master y la
clave por defecto 1234. La clave
del usuario Master debe ser
cambiada ya que es la misma en
todas las versiones de a2.

Acceder el módulo
con el Usuario
Master y la clave
por defecto 1234
El usuario Master y la configuración de la Empresa:

Luego de instalar el sistema, el primer paso es personalizar la empresa que será manejada por la aplicación.
El usuario Master además de ser el único con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el
número del usuario que se está creando o modificando. En la aplicación comercial su clave de acceso es 1234 y en
la aplicación demostrativa es HOLA.
Nota: el sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para configurar
las bases de datos.

En la opción Archivos Datos Empresas o presionando el botón Datos Empresas se muestra la ventana "Archivo de
Empresas", la cual tiene su presentación en dos páginas: "Datos Básicos" y "Directorios". En la página Datos
Básicos se introducen los datos de la empresa y se configuran las tablas del sistema en el botón Configurar.
En la pestaña Directorio se modifican las rutas de las carpetas creadas para la instalación del sistema.
Tabla de Contenido

Configuración de las Tablas:
En la pestaña Datos Básicos está ubicado el botón configurar. Este botón solo se muestra cuando está trabajando
con el usuario Master. En esta opción se puede modificar la estructura de las tablas de la base de datos del sistema.
Este botón solo se

muestra cuando está
trabajando con el
usuario Master.
Nota: Esta opción es crucial y delicada ya que altera las tablas, por esta razón aparece el cuadro de
advertencia con el botón Sí preseleccionado de tal manera que el usuario presione la tecla ENTER y se salga
inmediatamente.
Al Presionar el
botón NO se
presenta la siguiente Seleccione el
ventana archivo
"Configuración de
Archivos":

Archivos (Tablas) a2:
• Autorizados
• Bancos
• Beneficiarios
• Departamentos
• Clientes
• Conceptos
• Depósitos
• Inventario
• Proveedores
• Tarjetas de Crédito
• Vendedores
• Zona
NOTA: SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA MODIFICAR LA

ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA
OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN.
En la parte superior del formulario o pantalla, aparece un cuadro de lista, donde se selecciona la tabla de la base de
datos a modificar. Luego aparecerá la información de los campos actuales de la tabla dispuesto de izquierda a
derecha: Título, Mensaje y Tipo.
• Título: Nombre del campo. Puede estar compuesto de letras y números, siempre empezando con letras.
• Mensaje: Título del cuadro de texto, donde se muestra o pide el dato, si está en blanco asume el valor del
campo Título.
• Tipo: Clase de dato, involucrada al campo. Existen varias opciones que son desplegadas en el cuadro de
lista, que son:
o Alfanumérico: Acepta tanto letras como números.
o Auto incrementado: Cada vez que se añade un nuevo registro a la base de datos, se toma el
máximo valor del campo y se le suma 1.
o Booleano: Puede ser Falso o Verdadero.
o Fecha: Almacena fecha.
o Gráfico: Para almacenar dibujos.
o Memo: Almacena texto hasta 64Kb.
o Numérico: Números enteros o con decimales.
Nota: Cuando inserte la cantidad de campos que se desee, presione la tecla ENTER o la de dirección
hacia abajo (flecha abajo) como si fuese a agregar otro campo y presione el botón Grabar. Reaparece el
mensaje de advertencia anterior y presione el botón NO para realizar los cambios y se muestra el mensaje
de actualización de la estructura.
El resultado de esta acción altera las tablas de configuración de la transacción y su respectiva tabla de definición de
datos.
En la tabla de configuración (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del campo es "ZZCampo_xx""
con sus características (descripción y tipo). En la tabla de datos (directorio Data) se modifica la estructura de la tabla
agregando un campo con el nombre del campo igualmente "ZZCampo_xx"" con el título creado por el usuario y
todas las características de este campo.
Tabla de Contenido

Títulos y Correlativos (Consecutivos):
Títulos y Correlativos.- Página General:

En este formulario se introduce la nomenclatura del impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de organización
o empresa. Ejemplo: Impuesto al Valor Agregado (IVA.) y la activación del mismo.

En el recuadro de opciones Identificación fiscal se introducen los nombres con los que se conocen estos rubros.
La aplicación maneja todo lo relacionado a los Contribuyentes Especiales y su función como agentes de Retención
para el impuesto al valor agregado (IVA.). Es importante también resaltar que aquellos contribuyentes ordinarios que
les vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el IVA. Retenido ya que el mismo debe
reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidación del impuesto.
Si la empresa es
un Contribuyente
Especial deberá
activar esta opción

A continuación se detallan los pasos para configurar la Opción Títulos y Correlativos:
Paso a Paso:
1. Como se muestra debe activarse la empresa como contribuyente especial si esta posee esta figura de un
gran contribuyente.
2. Al mismo tiempo para aquellas empresas que venden productos gravados con el IVA. En alícuota reducida
al 8%, o el 10% de impuesto al lujo como alícuota adicional, es necesario activar el impuesto dos de la
aplicación. De esta manera los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en función de la
base reducida o adicional como lo estipula la ley.
3. En la página de Proveedores y Compras están disponibles los correlativos para las retenciones de IVA.,
comprobantes generales de Retención para los casos en que se desea entregar una sola relación de
retenciones por período. La asignación de una clasificación para las retenciones de IVA. permite al
momento de la consolidación agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su
naturaleza.
En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentación numérica en toda la
aplicación.
Se selecciona la moneda base de la aplicación.
Nota: La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que
después de hacerlo la primera vez no se podrá modificarla en el futuro.

Configuración de Períodos:
En el recuadro de opciones llamado Período actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las
estadísticas de la empresa. La fecha de inicio y fin de de período. Indican las fechas válidas para la inclusión
de transacciones. Pudiendo definir períodos: Mensuales, Trimestrales, Semestrales o Anuales. La
configuración de períodos es fundamental en la parametrización de la aplicación, se debe tomar en cuenta dos
variables para poder tomar una decisión acertada. La primera cantidad de transacciones por día, de ser muy altas
(100 ó más) se puede configurar períodos mensuales es decir de 30 días por ejemplo. La segunda variable a
considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se esté implantando la aplicación, para ilustrarle mejor, un
ejemplo bien conocido son las períodos de ventas que utiliza algunas empresas de cosméticos, que duran 3
semanas y llevan por nombre Campaña, de ser así se deberá colocar la fecha Final del período para cubrir las tres
semanas de la campaña o del tiempo que esta dure. Pudiendo colocar en el campo descripción el nombre de la
campaña, Ejemplo: Día de la madre.
Para mayor control y comodidad es recomendable utilizar los períodos: mensual ó anual. Si este es mensual se
debe colocar en la descripción del período el mes que se esta trabajando como lo indica la figura. Si es anual la
descripción y las fechas cambian, fecha de inicio 01/01/2004, fecha final 31/12/2004, descripción año 2004.

¿Que es un Cierre de Período?
El cierre de Período prepara al sistema para operar en un nuevo rango de fecha, moviendo a un archivo histórico las
transacciones correspondientes.
Módulo
Administrativo
Cuando se ejecuta esta opción, los datos administrativos del período cerrado ya no pueden ser modificados, es
decir, no se permite realizar ninguna operación de venta o compra en dicho lapso. Conceptualmente delimita o acota
los procesos de ventas y compras, permitiendo seguridad en los datos procesados, de esta manera nadie puede
corromper estos procesos. En otras palabras, ilustrando con un ejemplo, nadie puede facturar o comprar en un
período ya cerrado.
El cierre es un proceso irreversible, por lo tanto antes de ejecutarlo se recomienda respaldar la información y se
sugiere imprimir los informes necesarios para su gestión administrativa, tales como:
• En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opción de incluir Consolidado activo.

• En Ventas, el General de Ventas, Transacciones de Ventas y Libro del IVA.
• En Compras, el General de Compras, Transacciones de Compras y el Libro de Compras IVA.
• En Clientes, Estado de Cuenta.
• En Proveedores, Estado de Cuenta.
Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte:
• En Vendedores, Comisión del período.
Nota: Los libros de IVA no se rigen por el lapso del período, sino según la Ley Tributaria vigente, los cuales
se solicitan mensualmente.
El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el período seleccionado a un archivo histórico. Para
poder visualizarlas es necesario hacer una consulta a los períodos anteriores. Los siguientes documentos son los
que lleva a históricos:
• Compra de Mercancía
• Facturas
• Notas de Entrega
• Apartados
• Facturación por lotes
Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, aún cuando ejecute un cierre de período, continúa
mostrando las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes en el módulo de cuentas por
cobrar hasta que se cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar históricos para
comprobar de dónde viene determinada transacción. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen
mostrando todas las transacciones hasta que estas se cancelen.
La opción muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del período actual con su fecha de inicio y
fin del período, además se solicita el nombre ó descripción del siguiente período, con sus respectivas fecha de inicio
y fin de período.

Si lo desea, puede activar el cuadro de verificación que elimina los Ítems con más de 90 días sin movimientos. Esta
cantidad de días es ingresada por usted en el cuadro correspondiente.
Tabla de Contenido

Una de las bondades más resaltantes de la aplicación cuando se esta trabajando en períodos mensuales es la
posibilidad de extenderlos. Una utilidad que nos permite al llegar al final del mes y no realizar el cierre del período,
colocándole una fecha posterior para continuar trabajando, esto suele ocurrir por varias razones que pueden ser
entre algunas, la falta de un físico o entrega de un documento de compra por parte de un proveedor, cosa que
sucede muy a menudo y al no tenerlo nos impide cerrar el mes, la razón es que nuestro libro de compras no ha
registrado la transacción ya que el proveedor nos entrego la mercancía con una nota de entrega sin la factura
correspondiente, siendo este documento fiscal el que afecta el libro de compras, otra de las razones mas comunes
es que al final del mes siempre estamos en buenos días de ventas y el hacer el cierre del período implica paralizar el
proceso de facturación, esta ventaja nos ofrece la posibilidad extender el período, veamos como trabaja.
Extender el Período de trabajo:

Si la empresa trabaja en períodos mensuales:
Fecha de Inicio: 01/01/2004.
Fecha Final: 31/01/2004.
1. Al llegar al día 31 de enero, extendemos el período colocándole en el módulo denominado, títulos y
correlativos la fecha final 15/02/2004, es decir extendemos el período.
2. No se ha elaborado el cierre de período correspondiente al mes de Enero. Recuerde que la fecha actual es
31/01/2004.
3. Siendo el 01/02/2004 domingo la empresa inicia sus operaciones el día 2 de Febrero que es martes, se
efectúan transacciones de ventas y de compras, quedando la empresa operativa. Los días 3, 4, 5 y 6 se
continúan con los procesos de ventas y de compras.
4. Pero el día 7 de febrero (sábado) decidimos efectuar el cierre de período correspondiente a Enero.
5. Efectuamos el cierre de mes colocando en la fecha final 31/01/2004 y todas las transacciones del mes de
febrero que fueron efectuadas se mantienen para ese nuevo período, ya que al elaborar el cierre, todas las
transacciones de Enero pasaran a un histórico.

Cierre de Estadísticas:
El cierre de estadísticas inicializa las estadísticas del período actual de manera que se puede mantener períodos
acumulados de estadísticas diferentes al actual. Para aquellos usuarios que trabajan con períodos abiertos o
superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con períodos extendidos, el cierre de estadísticas,
permite sin la necesidad de elaborar el cierre de período, inicializar las estadísticas para el nuevo período. Esto
permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de venta, aunque el período sea anual.
Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.
Módulo
Administrativo
Tabla de Contenido

Títulos y Correlativos (Consecutivos) Página Inventario:
Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de
Inventario.
Ajustar existencia detallada: Permite en el Módulo de Ajustes de inventario operaciones con existencias
detalladas.
Seriales x Depósito: Permite almacenar los seriales de los productos de acuerdo al depósito donde esté guardado
el producto. Con esto el cliente podrá conocer en qué depósito tiene determinada mercancía con su respectivo
serial.
Matrices: La utilización de matrices de clasificación para el inventario es una característica muy útil para ciertos
tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreterías, entre otros. Se pueden presentar varios tipos de
matrices, las más comúnmente usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan
duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar características bien diferenciadas, las cuales
formarán automáticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de ítems.
Código Único Asociado: Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del
identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos
matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones.
Ejemplos: Artículos matriciales tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, se asocia un código a cada uno de
ellos y cuando esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del
producto, se introduce el código único asociado.
En las Ofertas o Presentaciones, crear códigos más fáciles de recordar, que facilitan el trabajo de los usuarios
facturadores del sistema.
Además, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos códigos convertidos a códigos de barras y utilizar
lectores ópticos.
Nota: Para mayor detalles ver Tomo 2 (Manual de Usuario – Menú Mantenimiento) Opción Código
Único Asociado.

La configuración de precios de la aplicación, tiene la particularidad que las cajas de texto vacías o en blanco
deshabilitan el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea
varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le esté ofertando o vendiendo, por ejemplo: Al mayor y Al
Detal.
Precios Disponibles
6 Precios Disponibles
Modificados.
que por defecto trae la
aplicación.

Títulos y Correlativos.- Página Ventas y Clientes:
Como se puede ver en el formulario, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeración
correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de
Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote. En esta
página se establecen los números iniciales para cada documento,
Otras opciones:
Guardar Presupuesto: Cantidad de períodos que desea guardar los presupuestos realizados en estatus de
guardado.
Guardar Pedidos: Cantidad de períodos que desea guardar los pedidos realizados en estatus de guardado
Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora.
Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe del cuadro de texto de
flete en la totalización de documentos.
Trabajar con céntimos ventas: Utilización de céntimos en el calculo de documento de ventas.
Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción está activada se le cancela al vendedor la comisión, solo cuando la
Nota: Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar céntimos al elaborar el documento de ventas, tendrá
pérdida equivalente a la cantidad de céntimos que deje de cobrar.
factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará cuando se realice la
factura, sin importar el estatus de la misma.
Márgenes de Utilidad: Si la opción está activada se expresará el Margen de Utilidad en porcentaje en caso
contrario expresará el Margen de Utilidad en moneda.
Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual,
en caso contrario se trabaja con períodos abiertos.
Nombre Autorizado: Existe una relación entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada según las
necesidades de cada perfil. Ejemplos:

a) Representantes - Alumnos para el uso de la aplicación en instituciones de educación, donde el autorizado
es el alumno.
b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los
familiares.
c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por
proyectos diferentes.
d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan créditos a empleados de empresas.
Retenciones de IVA: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las
retenciones de IVA. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la
clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.
Reflejar la Utilidad: es posible reflejar la utilidad de las operaciones en base al costo actual, de manera que
aquellas instalaciones que desean ver todos los reportes reflejando la rentabilidad de la misma en base a costo
actual, deben seleccionar el tipo de costo.
Utilidad Expresada en Costo Actual
Utilidad Expresada en Costo Promedio

Titulo y Correlativos.- Página Proveedores y Compras:
Aquí se crea el correlativo para las órdenes de compra, compra de mercancía y otros, mostrará el siguiente número
en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercancía, Nota de Entrega,
Devolución de Compras, Nota de Débito y Nota de Crédito. El programa automáticamente le asignará el número
correspondiente a cada documento.
Contribuyentes
Especiales
Otras opciones:
Guardar orden de compra: Significa que usted le puede indicar los períodos que desea guardar, posicionándose en
el cuadro y colocando el número de períodos que desee guardar
Sumar flete al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe de la casilla del flete.
Cerrar Estados de Cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en
caso contrario se trabaja con períodos abiertos.
Contribuyentes Especiales: Posibilidad de imprimir una retención de IVA. Por cada compra.

Clasificación Retención: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las
retenciones de IVA. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la
clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.

Títulos y Correlativos.- Página Bancos: En la pantalla o formulario de bancos se establecen las
características básicas para el manejo bancario, el primer dato a introducir es el porcentaje de Impuesto al Débito
Bancario.
Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de débito, Nota de crédito y Depósitos son utilizados
internamente y no llevan ningún tipo de relación con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.
Los días de Diferimiento son muy importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de
esta manera la correspondencia de las fechas de liberación de los documentos son los más exactas posibles. En la
mayoría de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%, ya que es muy difícil saber a ciencia cierta cuando
son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.

Títulos y Correlativos.- Página Varios:
Esta opción permite establecer series de estadísticas, por ejemplo, año actual, año anterior, año antepasado y los
períodos históricos. Para cada casilla "Estadísticas año actual" debe especificar los años con los cuales desea
trabajar y la cantidad de períodos históricos que desee guardar.
Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propósito de ser utilizados para otro fin distinto:
• Flete de Ventas
• Flete de Compras
• Nombre Giros
• Nombre Existencia
• Nombre Comisión
• Nombre Clasificación

Títulos y Correlativos.- Página Códigos:
En este formulario se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificación de cada registro en la creación
de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artículos de Inventario, Bancos, entre otros.
Generación de
Códigos
Automáticos Rellenar Códigos
Automáticamente
Existen tres formas de hacer la codificación o numeración de renglones o ítems.
a) Manual: El usuario de la aplicación genera el código a su conveniencia.
b) Código Automático: La aplicación asigna el código de forma automática.
c) Rellenado de Código: La aplicación se encarga de llenar con ceros (0) a la izquierda el número que el usuario
introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el número 10 el programa rellena con ceros hasta la máxima longitud
del campo. Ejemplo: 0000010
Nota: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de

inventario si se manejan códigos de barras.

Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Descuentos Pronto Pago:
En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes dependiendo del rango de días desde el
momento de la emisión de la factura hasta su cancelación. Estos rangos se evalúan de arriba hacia abajo donde el
porcentaje será seleccionado automáticamente al suceder la primera correspondencia de rango de días
La aplicación lee la escala empezando por el renglón de 0 a 5 días si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en
5 días el descuento pronto pago obtenido es de 5% más 2%, de ser más de 5 días, 2,5% más 1% y de 10 a 15 días
será de 1,5% más 0,5%.
Si se tiene la siguiente escala:

0 a 5 días 5% + 2%
5 a 10 días 2,5% + 1%
10 a 15 días 1,5% + 0,5
Nota: Se pueden
establecer descuentos
combinados (5% + 2%)
o simples (7%).

Los rangos de días varían según como indique el primer hasta, en caso de utilizar mayor cantidad de días
simplemente repita los porcentajes hasta llegar a los días deseados. Se puede cambiar el "hasta" para así poder
obtener períodos de pagos menores de 5 días después del "desde". Por ejemplo: 10 - 15.
Puede tabular los descuentos expresándolos tanto en moneda como en porcentajes aplicados al monto.
Nota: En caso de que existan políticas de pronto pago diferentes por cada cliente, las mismas
deben indicarse de forma individual en el formulario de cliente.

Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Serie de Facturas:
Se permiten múltiples correlativos en las transacciones de facturación. Existen tres formas de crear correlativos y
solo puede seleccionar un tipo de correlativo:
a. Por Usuarios.
b. Por Depósitos.
c. Por Vendedores.

Cuando se selecciona la creación de los correlativos por Usuarios, en la ventana totalizar de los usuarios,
automáticamente se factura por la serie seleccionada. Si usted Para seleccionar la serie, debe ir a las políticas del
usuario, en Ventas, Facturas y en la parte inferior de la ventana, escoger la serie.
Paso a Paso:
1. Desde el Módulo a2 Sistema, seleccionamos al usuario que se le asignara una serie de facturas.
2. Opción Políticas de Ventas – Facturas, asignamos la serie para esta caso la serie que se asigno al usuario
es la A1000.
3. Grabar los cambios.

Al entrar en Módulo a2 Administrativos – Facturas, el Usuario, la aplicación automáticamente toma la serie asignada,
que para este caso fue la A1000:

Títulos y Correlativos - Menú Detalle.-Períodos:
Modificar el título de los períodos: A través del módulo de títulos y correlativos es posible modificar los títulos de
los períodos que se reflejan en las diferentes estadísticas del sistema. De manera que en aquellas instalaciones que
provienen de una conversión es posible ajustar el título de la estadística al mes al cual corresponden.
Tabla de Contenido

Instituciones Financieras:
Archivo utilizado en el módulo de ventas para especificar el banco con el cual se cancelan las transacciones tanto en
cheques como en Tarjetas de Debito, además se deberá indicar el porcentaje de comisión de las tarjetas de debito,
este % es el que el banco nos retiene por el uso de la tarjeta de debito, es decir cuando efectuamos una transacción
por el punto de ventas del banco este nos retiene un % de monto total de la transacción y deposita en la cuenta la
diferencia.
% Tarjeta
de Debito
Los tipos de operación que aparecen descritos nos permiten interactuar con este archivo:
• Primer Registro
• Registro Anterior
• Próximo Registro
• Ultimo Registro
• Insertar un Registro
• Borrar Registro
• Editar Registro
• Grabar Registro
• Cancelar Operación
• Actualizar Data
Tabla de Contenido

Formatos de Impresión.- Editor de Formatos:
La configuración de los formatos, se basa en las transacciones, o contenedores de formatos para cada rubro del
árbol.
Árbol: En el área de la computación se conoce, como una estructura de datos conformada por nodos
interconectados por ramas. Los nodos que no posean ramas se llaman hojas. Se distingue de otras
estructuras por el hecho de existir un nodo raíz donde nace el árbol y además no deben existir nodos con
más de una rama entrante.
Nodo: Ente básico para la construcción de un árbol, de él parte ramas a otros nodos. Si el nodo no tiene
ramas se llama hoja.
Rama: Lazo o hilo de interconexión entre nodos de un árbol.
Cada tipo indica a través de su nombre su función o el documento involucrado, por ejemplo, en el primer nodo del
árbol se encuentran los formatos de impresión para manejo de Inventario, las ramas son los Cargos, Descargos,
Transferencias, Ajustes de Inventario y Ajustes de Máximos y Mínimos.

En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresión y se pueden crear tantos formatos como
se necesiten para la elaboración de documentos de la organización.
El editor está orientado a los tipos de transacciones, por lo tanto, se pueden tener varios formatos asociados a una
transacción. Cuando se ejecuta, presenta la siguiente ventana. Tiene dos áreas, el lado izquierdo o área de
Presentación de datos y el área de Botones:
Presentación de datos:
El área de los datos es un explorador, muestra el contenido del árbol de formatos, donde las carpetas están
representadas por iconos y los archivos son los círculos azules; representan al Directorio Configr.
A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada formato de impresión por cada formato existen dos o tres
archivos que tienen el mismo nombre con extensiones: .PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG guarda
las propiedades del reporte, tales como el nombre y las características de impresión, mientras que el archivo SPR,
almacena el formato y su configuración. El .BAK es un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha modificado
el formato.
Presionando el botón derecho, se muestra el menú contextual:
Expandir Todas: muestra todos los documentos, formas o formatos de impresión asociadas a las transacciones.
Contraer Todas: solo muestra el árbol de transacciones.
Nota: no se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para cambiarle el nombre
a un formato de impresión, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG.
Botones de comandos:
El área de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los
cuales se activan según lo seleccionado en el área de datos.
Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresión para
modificarlas, aunque también se pueden modificar presionando el botón Propiedades del
formato de impresión seleccionado. Una vez completado todos estos requisitos, abre la
ventana del Editor.
Sirve para cambiar las características de un formato de impresión existente. Abre la

ventana de Editor de Formas (ventana del editor de formas).
Elimina un formato de impresión. No se puede deshacer la acción.
Sirve para modificar las características de impresión del formato.
Sirve para duplicar un formato de impresión. Tiene exactamente todas las características
del anterior.
Para abandonar la ventana del editor de formas de impresión.

Propiedades de un formato:
De acuerdo a la transacción, se presenta un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son:
Título Reporte: se escribe el nombre del reporte que está creando.
Impresora: para seleccionar la impresora donde se imprimirá el documento. Si no está activa la casilla "Utilizar
impresora predeterminada", se puede buscar otra impresora.
Número de copias: la cantidad de formatos que desea imprimir automáticamente cuando se genere la transacción.
Si el número de copias es cero (0), no se imprime nada, como si no existiera formato de impresión. En la
reimpresión, solo se imprime una copia, no importa cuántas estén declaradas en este campo, excepto el cero
copias.
Nota: Cuando el número de copias es cero y existe más de un formato de impresión, automáticamente se
selecciona como formato de impresión el siguiente formato en la lista.
Máximo número de ítems: para declarar la cantidad máxima de líneas de inventario que imprime una página. Se
debe verificar cuántas líneas caben exactamente en la página, luego escribir en este campo ese número menos uno.
Ejemplo: si en una factura caben 28 productos o líneas, escriba en este campo el número 27.
Máscara numérica (ocultar): sirve para enmascarar o disfrazar una cantidad numérica. Ejemplo, la palabra
OGALEICRUM (MURCIELAGO al revés), representa los números del 0 al 9, O=0, G=1, A=2,... M=9. Si el campo
numérico es 5467, se muestra IECR. Tiene que emplear el comando de impresión &.
Formato de Impresión. Fijar orden de impresión: Los formatos pueden ser impresos en un determinado orden.
Basta con colocar en las propiedades del formato el orden en el que lo queremos imprimir.
Permite fijar el orden

en el que se quiere
imprimir un
determinado formato ó
grupo de formatos.

Es un formato principal: cuando usted desee que el formato se imprima inmediatamente después de otro
documento, debe desactivar esta propiedad. El documento generado siempre se imprimirá luego de un formato
principal. Cuando tenga más de un formato principal creado, en las transacciones de Ventas y Compras, debe ir a
las políticas de cada uno de los usuarios direccionados a la carpeta actual de impresión y asignarles un formato de
impresión por defecto. Si no realiza este paso, se imprimirán todos los formatos principales luego todos los
secundarios. Al crear más de un formato para las transacciones de CXC, CXP, inventario (cargos, descargos,
traslados) y bancos, debe activar la propiedad Confirmar impresión a cada uno de los formatos, para poder
seleccionar el formato deseado. En el caso de los bancos, recuerde que el formato se asigna en la ficha de bancos.
Nota: Debe existir al menos un formato principal. No se puede asociar un documento

secundario a un formato principal.
Imprimir un documento antes de totalizar la operación:

Determina si un formato en particular puede ser impreso antes de totalizar la operación. Esto tiene como objetivo
poder imprimir un documento como por ejemplo un cheque antes de totalizar la operación. De esta manera se logra
que el cheque sea conformado para así poder grabar la operación definitivamente.
Al activar esta propiedad

para las transacciones de
venta. El sistema activa un
botón en la pantalla de
totalizar las transacciones
que permite la impresión
del documento antes de
que se cierre.

Formato de impresión activo: esta casilla de verificación permite activar o desactivar el formato seleccionado, ya
que se puede tener más de una forma de impresión por cada transacción. Al desactivarlo, no se puede utilizar por
ningún usuario.
Utilizar impresora predeterminada: si está activo, imprime el documento en la impresora predeterminada por
Windows.
Confirmar impresión: permite cancelar la impresión, además, el usuario puede cambiar de impresora (cuando está
desactivada "Utilizar impresora predeterminada") y controlar el número de copias al momento de imprimir el
documento. Nota: el número de copias lo lee del campo “Número de copias”.
Hacer una pausa antes de imprimir el documento: active esta casilla si es necesario hacer una pausa antes de
imprimir el documento, por ejemplo, para ajustar el papel en la impresora.
La impresora soporta múltiples copias: para modelos de impresoras antiguas donde el manejador de Windows no
permite múltiples copias. Cuando usted especifique más de una copia y no se respetan, desmarque esta casilla.
Permitir reimprimir este documento: permiso para volver a imprimir el archivo. En el módulo administrativo, en la
transacción cuando usted presiona el botón Reimpresión, imprime el documento.
Dirigir la impresión hacia un archivo: direcciona el formato a un archivo .doc. El archivo se crea en el directorio de
reportes /Empre001/Reports. El nombre del archivo está formado por el nombre del formato número de la
operación.doc. Ejemplo: el formato de factura se llama Fact y es la operación número 000051, el archivo se llama
Fact000051.doc. Siempre lo envía a un archivo aunque tenga activa la propiedad "Confirmar impresión".
Imprimir los formatos siempre en moneda nacional: su funcionalidad depende de la forma como esté
configurado el sistema, ya que cuando la modalidad de multimoneda está activa, si "Imprimir los formatos siempre
en moneda nacional" está activa, los formatos siempre se imprimirán en moneda nacional, cuando está inactiva se
imprimen en su moneda original. Por ejemplo, con esto se pueden crear dos formatos activos de compras o ventas
(uno principal y el otro secundario) e imprimirse en dos impresoras distintas, una para el cliente o proveedor que se
imprime en moneda nacional y otra para el control interno en moneda extranjera (dólar) que se puede imprimir en
una localización no visible al cliente o proveedor.
Incluir la descripción detallada como detalle del ítem: para adicionar siempre la descripción detallada de la ficha
del producto como parte del detalle en el módulo de ventas (botón Detalle ítem). Debería incluir el campo 2.02-
Descripción detallada del ítem.
Etiquetas por línea: solo en los formatos de etiquetas. Para especificar el número de columnas que se van a
imprimir, luego generar en el formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino
un listado, coloque 1.
En el formato de Etiquetas de Clientes, observará el botón

Permite las siguientes acciones en el módulo administrativo:

Manejo de Condicionales para los formatos de impresión: Con la incorporación de condicionales se logra que el
sistema imprima un determinado formato siempre y cuando las condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se
imprima un cheque cuando el monto en cheque sea mayor que cero, o por ejemplo, un formato especial que maneje
descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero. Como se ve en la figura el sistema activa un botón
“Condicional” para que los mismos puedan ser incluidos.
Con el condicional de
la figura anterior
logramos que el
formato se imprima
siempre y cuando el
monto en cheque sea
mayor que cero.
NOTA IMPORTANTE:
Al dejar la segunda parte
de un condicional en
blanco, el sistema
presume que es un cero.

Descripción del Editor de Formatos de Impresión
Al presionar el botón Editar formato o cuando se crea una nueva forma de impresión, luego de establecer las
propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana con el nombre "Editor de Formas
de: nombre del formato”:
El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estándar de Windows.
El editor tiene la paleta de variables, la barra de menús, la barra de herramienta, la barra de fuentes, línea de
estatus, la regla y el área de datos del editor.
La paleta de variables es flotante en la pantalla y se puede ocultar. Para visualizarla de nuevo, vaya al menú
Variables disponibles. Para su mayor comodidad puede moverse sobre el formato, para que la selección de las
variables sea más fácil. Además las variables disponibles están numeradas para su mejor identificación.
Formato de
Factura
(Área de
Datos)
Paletas de
Variables
Disponibles

Barra de menús: Están las opciones: Archivo, Editar, Ver y Reporte.
Menú Archivo: Contiene las siguientes opciones: Guardar, Preliminar, Imprimir, Configurar y Salir.
• Guardar: almacena el formato.
• Preliminar: muestra en pantalla la forma (en tiempo de desarrollo), tal cual como va a ser impreso, con la
impresora predeterminada de Windows o la especificada en la opción Configurar impresoras.
• Imprimir: imprime la forma en la impresora seleccionada en las propiedades o en la opción Configurar
impresoras.
• Configurar impresoras: permite escoger una impresora y cambiar las características de la impresora, tales
como las propiedades de la impresora, el intervalo de impresión y el número de copias.
• Salir: abandonar el Editor de Formas.
Menú Editar: Tiene las opciones: Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Alinear, Centrar elementos, Centrar elementos
sobre la banda, Igualar espacios, Enviar atrás y Traer al frente.
• Deshacer: desvanece o borra los últimos cambios realizados.
• Cortar: quitará la información de la ubicación original para ser colocada en su nueva ubicación
• Copiar: para seleccionar un objeto que se desee repetir en el formato.
Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en Etiquetas.
• Pegar: cuando se corta o copia un elemento, para colocarlo en su nueva ubicación.
• Borrar: eliminar la selección.
• Alinear: colocar los elementos seleccionados en una misma horizontal o vertical. Se puede alinear hacia
arriba, abajo, izquierda o derecha.
• Centrar elementos: colocar la selección en su eje central, Horizontal o Verticalmente.

• Centrar sobre la banda: colocar los elementos en el centro de la banda, Horizontal o Verticalmente.
• Igualar espacios: colocar todos los elementos a una distancia equidistante uno de otro, en el eje horizontal
o vertical.
• Enviar atrás: cuando se solapan dos o más elementos, se puede seleccionar alguno y se envía detrás del
siguiente elemento.
• Traer al frente: para visualizar un elemento cuando se ha colocado uno sobre otro y se desea ver el que
está detrás.
• Para la selección de varios objetos: Se arrastra el Mouse desde un extremo fuera del margen de la banda
y los elementos quedarán seleccionados cuando entran en el recuadro de líneas punteadas o se mantiene
presionada la tecla shift (mayúscula) mientras se hace click con el Mouse en cada uno de los elementos.
Nota: Solo se pueden seleccionar múltiples elementos de una misma banda.
Menú Ver: Contiene: Barra de herramientas, Barra de fuentes, Línea de status, Zoom, Rotar bandas, Opciones y
Variables disponibles.
• Barra de herramientas: cuando tiene el carácter de verificación, se visualizan las barras de herramientas.
• Barra de fuentes: muestra o no la barra de fuentes o letras.
• Línea de status: visualiza o no la barra de estado.
• Zoom: ajusta el tamaño de la ventana donde se elabora el formato en la pantalla. Tiene tres alternativas:
Tamaño defecto, Aumentar y Disminuir.
• Rotar bandas: para mover las bandas por comodidad en tiempo de diseño, pero no altera el orden de
impresión en tiempo de ejecución.
• Opciones: para cambiar la configuración del formato.
• Variables Disponibles: muestra la paleta de variables.
Menú Reporte: Contiene las Opciones.

• Opciones: Configuración del tamaño de la forma y márgenes.

Barras de Herramientas:
Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrás, Traer elemento al frente,
Alinear esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina
derecha, Alinear centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior.
Además el botón Salir del editor.
Barra de Fuentes:
Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar Memo o Comentario, Agregar Figura o
forma, Agregar imagen, Agregar campo del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de código de barras e
insertar banda. Estos botones no existen en el menú. Además de los botones de formatos: Tipo de fuente o letra,
Tamaño, Negrita, Itálica, Subrayada, Color de la fuente, los botones de alineación y borde o marco del objeto.
Paleta de variables:
En la paleta se encuentran las variables: generales, operación, detalle operación, archivos asociados al tipo de
forma que se está elaborando y fórmulas. Dependiendo de la transacción, el editor permite incluir las variables y
fórmulas correspondientes a la misma. El botón ocultar sirve para desaparecer la paleta de variables. Para
visualizarla de nuevo, vaya a la opción del menú Ver4Variables disponibles. La paleta de variables para el editor de
formatos de impresión es flotante en la pantalla. Para su mayor comodidad la aplicación permite que la paleta donde
se encuentran las variables de impresión pueda moverse de manera que la selección de las mismas sobre el
formato de impresión es mucho más cómoda. De igual manera las variables has sido numerada para su fácil
identificación.

Elaboración de una forma de impresión:
Los pasos que debe seguir para elaborar una forma de impresión:
1. Seleccionar tipo de operación donde desea realizar el formato
2. Presionar el botón Crear Nuevo.
3. Asignar las propiedades del archivo.
4. Insertar las bandas necesarias.
5. Incluir los objetos, que pueden ser Variables, Etiquetas, Memo o Comentario, Figura o Forma, Imagen, Campo
sistema, Texto y Campos en formato de código de barras. Estos objetos se incluyen únicamente al hacer click
con el Mouse en la barra y luego en el área de datos del formato.
Comandos de Impresión:
@ : Transformar campos numéricos a letras, incluyendo fechas. Muy práctico en el caso de las facturas, en donde
se expresa en letras el monto total de la factura.
# : Tiene dos funciones:

1. Para colocar asteriscos al inicio de una cantidad numérica. Especialmente para los formatos de cheques,
evita que se pueda agregar un número al monto del mismo. Si quiere agregar asteriscos al final de la
cantidad, incluya una etiqueta de asteriscos, alineando a la derecha la cantidad numérica y a la izquierda,
los asteriscos.
2. Agregar asteriscos a las cantidades en letras.
! : permite expresar los montos calculados en moneda extranjera cambiados a moneda nacional. Por ejemplo, en la
facturación en dólares el monto del impuesto puede ser expresado en bolívares.
/ : Permite mostrar solo la parte entera de los montos numéricos (no imprime los decimales).
& : Permite aplicar máscara numérica.
Se pueden combinar los comandos de impresión. Los comandos /@ a una cantidad, por ejemplo, 84,51 muestra:
ochenta y cuatro.
Nota: Fórmulas expresadas en letras: El comando “@” para convertir los montos a letras
ahora puede utilizarse en las fórmulas también
Pasos para incluir comandos en las Etiquetas:

1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Editar.
2. En el campo de la etiqueta coloque el comando al inicio del nombre de la etiqueta.
3. Presione el botón Aceptar.
En el caso de agregar asteriscos a las cantidades en letras, debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Opciones.
2. En el campo de la Etiqueta o Comentario coloque el comando #.

Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios:
Los formatos de impresión principales se pueden seleccionar al momento de imprimir o por medio de políticas, pero
todos los formatos secundarios se imprimen después del formato principal seleccionado. Si se deben imprimir
formatos secundarios distintos por usuarios, se pueden crear carpetas de Formatos de Impresión por grupos de
usuarios. Para ello debe seguir los siguientes pasos:
1. Cree una carpeta y grabe en ella el contenido de la carpeta Configr (o puede copiar la carpeta ConfigR a
otra ubicación).
2. Direccione la carpeta de "Directorio de Formatos de Impresión" del usuario a la carpeta creada por usted
(Configuración de Usuarios, paleta Directorios).
3. Copie o cree los formatos de impresión para el grupo de usuarios.
4. Cuando esté creado más de un formato principal, debe ir a las políticas de los usuarios y seleccionar uno
por defecto, ya que si no lo hace, al momento de imprimir se ejecutarán todos los formatos, además de los
secundarios.
Tabla de Contenido

Bandas de Impresión:
Una Banda de Impresión es una sección lógica o área especial para insertar los campos del formato y establece un
orden de impresión.
El editor cuenta con cinco tipos de bandas.

Un documento contiene las siguientes partes lógicas:
Banda
Encabezado
Página
Y
Titulo
Encabezado
Banda
Sub. Detalle
Banda
Sumario
Y
Pie de
Página

Tipos de Bandas de Impresión:
Encabezado página: en esta banda se suele repetir la información que muestra la banda Título o mostrar la
información referente a la empresa u otros datos que se repiten en el Encabezado del Documento cuando tiene una
longitud mayor a una página. El nombre de la banda es Título página. Si no existe, las bandas subdetalles se
empezarán a imprimir desde el margen superior.
Título (Encabezado): en esta banda se muestra la información referente a la empresa y otros datos en el
encabezado del documento cuando este tiene una longitud máxima de una página. La banda se llama Título.
Nota: Encabezado página y Título se corresponden con el Encabezado del Documento.
Sub. Detalle: imprime las líneas y dependiendo de la transacción en este tipo de banda se encuentran las bandas
Ítems de inventario, Seriales, Partes de compuesto, Cuentas y Consolidar Ítems. Los seriales se muestran si los
productos tienen seriales asociados a ellos y Partes de compuesto si existen productos con compuestos y se
muestra únicamente en los formatos de Venta. Cuentas aparece solamente en los formatos bancarios. La banda
Consolidar Ítems sirve para consolidar en todos los procesos, productos costo promedio o tallas y colores con
características homogéneas.
Nota: Estas bandas forman el Cuerpo del Documento.
Sumario: banda que totaliza los ítems y muestra la información final al final del documento. Si el formato tiene una
longitud mayor de una página, se imprime en la última página. En este tipo se banda se encuentra la banda Total.
Pie página: al igual que la anterior, permite subtotal izar ítems y coloca la información final de la página cuando el
formato tiene una longitud mayor a una página. La banda que contiene es Pie página.
Nota: Sumario y Pie página se corresponden con el Pie del Documento.

Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento:
Si el documento ocupa una página, se imprimen las bandas: Título, las Sub. Detalle y Total.
Si el documento ocupa dos páginas, se imprimen: en la primera página, las bandas Título, Sub. Detalles y Pie
página; en la segunda página, las bandas Encabezado página, Sub. Detalles y Total
Si el documento tiene una longitud mayor a dos páginas, en la primera página se muestran las bandas de Título,
Sub. Detalles y Pie página, en las subsiguientes, las bandas de Encabezado página, Sub. Detalles y Pie página; y
en la última página, las bandas de Encabezado página, Sub. Detalles y Total.
Nótese que Título solo se imprime en la primera página y Total en la última página impresa.
Las bandas Título y Título página se imprimen desde el margen superior hacia abajo y las bandas Total y Pie
página, se imprimen desde el margen inferior hacia arriba. El espacio entre estas bandas superiores e inferiores es
el ocupado por las bandas Sub. Detalle.
Nota: Si se deshabilita “Numerar al final de la página” a la banda Total, se imprimirá inmediatamente al finalizar
las bandas subdetalles.
Cuando se imprime un documento (por ejemplo, una factura) que ocupa sólo una página, se imprimen las
siguientes bandas:

Cuando el formato tiene una longitud mayor de dos páginas, por ejemplo, una factura impresa en dos hojas, se
imprimen las bandas en el siguiente orden:
Esta es la manera como se imprime un formato cuando la información produce más de tres páginas impresas.
Ejemplo, en una factura de tres páginas se imprimen las bandas en el siguiente orden:

Insertar una banda de impresión:
Se selecciona el nombre en la casilla de los nombres de las bandas, luego se hace click con el Mouse en el área del
formato. Si se desea eliminar una banda, se selecciona la banda haciendo click en ella, luego en el teclado presionar
el botón supr. (Delete) o la opción Borrar del menú Editar. Para cambiar la altura de la banda se arrastra el Mouse
en el borde de la banda cuando el puntero cambia a doble flecha o en las opciones de la banda, cambiar el campo
Alto.
Nota: para Editar o ver las Opciones de un objeto (variable, banda, etc.) seleccione el objeto y presione el botón
derecho del Mouse. Los menús contextuales Editar y Opciones no existen en el menú principal del Editor de
formatos ni en los botones de las barras.
La banda Consolidar Ítems

Posibilidad de consolidar en todos los procesos productos de costo promedio y tipo tallas y colores con
características homogéneas.
Ejemplo:
Salida de Formato sin consolidar:

Código Descripción Cant. Precio
000001 Camisa L/ Roja 1 1.000,00
000001 Camisa M/ Negra 1 1.000,00
Salida de Formato consolidado:

Código Descripción Cant. Precio
000001 Camisa 2 1.000,00
L/Roja: 1, M/Negra: 1
Inserte la banda consolidar ítem.

En la banda anterior incluya la variable de detalle de operación 2.35 “Consolidar ítem iguales”.
Tabla de Contenido

Características de los Elementos que se pueden incluir en un formato:
Variables de Impresión
Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transacción seleccionada. Están almacenadas en archivos
PFG, que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de
texto y modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresión. Tenga
cuidado de modificar estos archivos, ya que después del nombre de la variable, tiene un número que representa el
tipo de dato:
0: es un string,
1: representa un campo memo,
2: es un campo numérico, y
3: un campo fecha.
Los archivos .PGF son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS,

VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION, VIMP_CUENTASCXC, VIMP_CUENTASCXP,
VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV, VIMP_VENTASI, VIMP_COMPRAS, VIMP_INVENTARIO y
VIMP_SERIALIZACION. Existen también los archivos .PFG cuyos nombres terminan en F, los cuales guardan las
fórmulas. La única manera de eliminar una fórmula es abrir el archivo correspondiente y borrarla.
Además, de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos.
Estas variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con
el cual entró al módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un
usuario en particular; al entrar al módulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas,
usted no podrá visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega
campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (menús) no podrá
visualizarla como variable en los formatos.
Variables generales o globales
El archivo que las incluye es el VIMP_GENERAL. Imprimen los datos del dueño del sistema (Datos de la
personalización del sistema administrativo). Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total.
0.00-Nombre de la empresa: Obligatoriamente debe estar en el formato, sino, deshabilita la capacidad de impresión
del sistema administrativo.
0.01-Siglas de la empresa
0.02-Dirección de la empresa
0.03-Dirección postal
0.04-N.I.T
0.05-R.I.F
0.06-Números de Teléfonos
0.07-Número de Fax
0.08-Correo Electrónico (E-mail)
0.09-Dirección Internet (Website)
0.10-Fecha del sistema
0.11-Usuario activo: Nombre del usuario
0.12-Porcentaje Impuesto1 (IVA)
0.13-Porcentaje Impuesto2
0.14-Fecha Inicio período
0.15-Fecha Final período
0.16-Descripción período
0.17-Moneda local
0.18-Símbolo moneda local
0.19-Fecha Actual día
0.20-Mes Actual: nombre del mes
0.21-Año Actual
0.22-Día de la Semana
0.23-Original/Copia/Reimpresión
0.24-Cambio del Dólar: Imprime el factor de cambio global de la aplicación.
0.25-Mes Actual (Número): número del mes.

Variables de Operación
Dependen del tipo de Operación. Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total. VIMP_VENTAS,
VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP,
se pueden incluir únicamente en la banda Título. Están en los archivos VIMP_CUENTASCXC y
VIMP_CUENTASCXP.
Excepciones: En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operación

VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (Ítems de Inventario
o Ítems de Etiquetas). En las Variables de Operación de Bancos, también se encuentran las variables de Detalle de
la operación, para el manejo de los conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes).
La mayoría de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transacción.
Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal.
VIMP_VENTAS (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
1.00-Número Documento: Correlativo de la operación
1.01-Documento origen: Si el documento se originó a partir de otro documento. Por ejemplo, una factura proveniente
de un presupuesto o de un pedido de un cliente. Automáticamente se toma cuando se cargan documentos en las
transacciones.
1.02-Fecha Emisión Operación
1.03-Fecha Vencimiento operación
1.04-Días de Vencimiento
1.05-Moneda Operación: moneda en la cual se realizó la transacción.
1.06-Factor cambio operación: Imprime el factor de cambio particular de la operación. Inicialmente toma el valor del
factor de cambio global de la aplicación.
1.07-Depósito Origen: Depósito general de la transacción.
1.08-Cliente descripción: nombre del cliente mostrado en la ventana totalizar de la transacción.
1.09-Cliente R.I.F: RIF del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.10-Cliente N.I.T: NIT del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.11-Cliente teléfono contacto
1.12-Cliente Dirección despacho: Tomada del campo "Dirección Despacho" la cual es a su vez tomada del campo
"Dirección de Envío" de la ficha del cliente.
1.13-Autorizado: Nombre o descripción del autorizado
1.14-Vendedor asignado: Vendedor de la transacción. No confunda su uso con la variable "2.22-Vendedor asignado"
del Detalle Operación.
1.15-Condiciones de pago: Si la operación es a Contado o Crédito.
1.16-Precio Asignado: Tipo de precio asignado a la operación.
1.17-*Total Renglones (No. Ítems)
1.18-Detalle o Comentarios: Las observaciones escritas en la ventana Totalizar en el campo Detalle o Comentario.
1.19-Clasificación: clasificación de la operación.
1.20-*Total Bruto
1.21-Descuento 1 Monto
1.22-Descuento 1 Porcentaje
1.25-*Total Descuentos parciales
1.26-Descuento Final
1.27-Flete del documento
1.28-*Base Imponible Impuesto 1
1.29-*Monto Exento Impuesto 1
1.32-*Impuesto 1 Monto
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos + Fletes)
1.35-Total Operación (Total + impuestos)

1.36-*Total Productos sin Impuesto: discriminación del total a pagar solamente en productos sin impuesto incluido.
1.37-*Total Productos con Impuesto: discriminación del total solamente en productos con impuesto incluido.
1.38-*Total Servicios sin Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios sin impuesto incluido.
1.39-*Total Servicios con Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios con impuesto incluido.
1.40-Total cancelado: Total cancelado, en todas las formas de pago.
1.41-Vuelto: vuelto de la operación
1.42-Saldo operación: el saldo que pasa a cuentas por pagar, cuando la operación es a crédito o parcialmente
cancelada.
1.43-Cancelado efectivo: cantidad pagada en efectivo.
1.44-Cancelado Cheques: cantidad pagada en cheque.
1.45-Detalle cheques: nombre del banco y número del cheque.
1.46-Cancelado Tarjeta: cantidad pagada en tarjetas de crédito.
1.47-Detalle Tarjetas: nombre del banco y número de la tarjeta.
1.48-Cancelado Tarjeta Debito: cantidad pagada en tarjetas de débito.
1.49-Detalle Tarjeta Debito: nombre del banco y número de la tarjeta.
1.50-Monto Retención: monto total retenido en la forma de pago.
1.51-Porcentaje Retención: porcentaje de la retención.
1.52-Adelantos aplicados: pagos adelantados aplicados a la factura.
1.53-Apartados aplicados: apartados aplicados a la factura.
1.54-Cancelado giros
1.55-Número de giros
1.56-Moneda para cancelación
1.57-Costo Operación
1.58-Utilidad Operación
1.59-Número Relación facturas lote
1.60-Serie de Factura activa
1.61-*Total peso de la Operación
1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos
1.63-No. Recibo de Caja
1.64-Saldo Actual Moneda Nacional
1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera
1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.68-Total en Abonos Apartados Nacional
1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera
1.70-Centro de Costo
1.71-Número de Control del documento
VIMP_COMPRAS (Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y

Devoluciones de Compras):
1.00-Número Documento
1.01-Documento origen
1.03-Fecha Vencimiento operación
1.04-Días de Vencimiento
1.05-Moneda Operación
1.06-Factor cambio operación
1.07-Depósito Origen
1.08-Persona contacto
1.09-Teléfono contacto
1.10-Dirección despacho
1.11-Condiciones de pago
1.12-*Total Renglones (No. Ítems)
1.13-Detalle o Comentarios
1.14-Clasificación
1.15-*Total Bruto

1.20-Flete del documento
1.27-Total Neto (Bruto-Dsctos + Flete)
1.28-Total Operación (Total + Impuesto)
1.29-Total cancelado
1.30-Saldo operación
1.31-Cancelado efectivo
1.32-Cancelado Cheques
1.33-Detalle cheques
1.34-Cancelado Tarjeta crédito
1.35-Detalle Tarjetas crédito
1.36-Cancelado Tarjeta Débito
1.37-Detalle Tarjeta Débito
1.38-Monto Retención
1.39-Porcentaje Retención
1.40-Adelantos aplicados
1.41-Cancelado giros
1.42-Número de giros
1.43-Moneda para cancelación
1.44-Proveedor R.I.F
1.45-Proveedor N.I.T
1.46-Saldo Actual Moneda Nacional
1.47-Saldo Actual Moneda Extranjera
1.48-Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.49-Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.51-Número de Control del documento
VIMP_BANCOS:
1.00-Número de Cheque
1.01-Número de Comprobante
1.02-Fecha Operación
1.03-Fecha Liberación documento
1.04-Días de liberación
1.05-Monto de la transacción
1.06-Monto Débito bancario
1.07-Beneficiario o Banco Destino
1.08-Tipo de Endoso
1.09-Concepto operación
1.10-Total débitos
1.11-Total Créditos
1.12-Monto en Letras del documento: para los cheques
1.13-Monto en Letras del documento (Línea 2): para los cheques
1.14-Código del concepto
1.15-Descripción del concepto
1.16-Monto del concepto (débito)
1.17-Monto del concepto (crédito)

1.18-Monto del concepto (con signo)
1.19-Factor de Cambio
1.20-Monto Efectivo (Depósitos)
1.21-Monto Cheque (Depósitos)
1.22-Monto T. Debito (Depósitos)
1.23-Monto T. Crédito (Depósitos)
1.24-Tercero de la transacción
1.25-Centro de Costo asociado
1.26-Monto base de la operación
1.27-Monto Efectivo de la operación
1.28-Descripción detallada del movimiento
VIMP_INVENTARIO:
1.02-*Monto total de la operación
1.04-Depósito Destino (Transferencias)
1.05-Responsable
1.06-Autorizado por
1.07-Propósito
1.08-Clasificación
1.09-Detalle
1.10-*Total Renglones
VIMP_SERIALIZACION:
1.02-*Monto total de la operación
1.04-Cliente/Proveedor/Responsable
1.05-Clasificación
1.06-Detalle o Comentarios
1.07-*Total Renglones
Variables de Detalle Operación:

También dependen del tipo de operación y son las que varían en los formatos de impresión, ya que son los datos de
los ítems. Se deben ingresar en las Bandas Sub. Detalles. En el caso de Inventario, Serialización, Compras y
Ventas, de acuerdo a la variable, se incluyen en la Banda Ítems de Inventario, Seriales, Partes del Compuesto y
Consolidación. En Bancos, se incluye en la banda Sub. Detalle llamada Detalle de Cuentas.
Además de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos.
Estas variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con
el cual entró al módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un
usuario en particular, por ejemplo un Scuser045.sys en 0kb; al entrar al módulo del sistema con la clave de ese
usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podrá visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los
formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de
los usuarios (menús) no podrá visualizarla como variable en los formatos.
VIMP_VENTAS: (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
2.00-Código del ítem
2.01-Descripción del Ítem
2.02-Descripción detallada del ítem
2.03-Lote o Detalle de Matriz
2.04-Cantidad del Ítem

2.05-Cantidad unidades que descarga
2.06-Cantidad x Unidades de descarga
2.07-Cantidad original (Presupuestos/Pedidos)
2.08-Número de renglón
2.09-Precio Bruto del Ítem
2.10-Descuento del ítem
2.11-Descuento del ítem Porcentaje
2.12-Precio - Descuento
2.13-Monto Impuesto 1 Ítem
2.14-Impuesto 1 porcentaje
2.17-Precio + Impuestos
2.18-Cantidad x Precio (Sin Impuestos)
2.19-Cantidad x Precio (Con Impuestos)
2.20-Costo ítem
2.21-Costo x Cantidad Ítem
2.22-Vendedor asignado
2.24-Puesto Depósito origen
2.25-Existencia Depósito Origen
2.26-Existencia Detallada Depósito origen
2.27-Existencia Total Ítem
2.28-Monto comisión ítem
2.29-seriales del ítem
2.30-Código parte (Compuestos)
2.31-Descripción parte (Compuestos)
2.32-Cantidad parte (Compuestos)
2.33-Descripción de la Oferta o Presentación
2.34-Total peso del renglón
2.35-Consolidar ítems iguales
2.37-Precio 1 sin Impuesto
2.43-Precio 1 con Impuesto
VIMP_COMPRAS: (Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y

Devoluciones de Compras):
2.05-Cantidad original (Orden Compra/N. Entrega)
2.07-Costo del Ítem

2.12-Costo + Impuestos
2.13-Cantidad x Costo (Sin Impuestos)
2.14-Cantidad x Costo (Con Impuestos)
2.20-Seriales del ítem
VIMP_INVENTARIO:
2.05-Costo del ítem
2.06-Costo x Cantidad del ítem
2.10-Descripción depósito origen
2.11-Existencia Depósito Destino
2.12-Existencia Detallada Depósito destino
2.13-Puesto depósito destino
2.14-Descripción depósito destino
2.15-Existencia Total
2.16-Existencia Real (Ajustes)
2.17-Existencia Real Detallada (Ajustes)
2.18-Diferencia Unidades (Ajustes)
2.19-Diferencia Detallada (Ajustes)
2.20-Existencia Mínima (Ajustes Máx.)
2.21-Existencia Máxima (Ajustes Min)

VIMP_SERIALIZACION:
2.06-Monto del Ítem
2.07-Monto del Ítem x Cantidad
2.08-Monto del Ítem + Impuesto
2.09-Monto del Ítem * Cantidad
Tabla de Contenido

El menú Ver:
En el menú Ver cuando se selecciona Opciones... se muestra el siguiente cuadro:
Tiene los siguientes componentes:
Mostrar regleta: muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede visualizar en milímetros (MM), pulgadas y
caracteres.
Nota: para impresoras de matriz de puntos se recomienda colocarla en milímetros y en las propiedades de la
impresora (Panel de Control – Configuración de Impresoras) seleccionar como papel por defecto un formato en
milímetros (papel personal), es decir, si en las propiedades de la impresora tiene seleccionado un tamaño de
papel en milímetros, debe colocar la rejilla en milímetros.
Mostrar título de banda: permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato
El botón Fuentes: para cambiar las características de las letras o fuentes del nombre de la banda.
Mostrar marco del componente en tiempo de diseño: permite delimitar el campo en tiempo de diseño, colocando
un recuadro alrededor del mismo, no se imprime.
Con el botón Color, los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color escogido.
En el recuadro Línea se puede seleccionar entre tres opciones, Sólido, Rayado o Punteado, el tipo de línea del
recuadro del campo. Recuerde que no se imprimen.

El Menú Reporte:
Contiene a Opciones, el cual muestra el cuadro de Configuración de Formato. También se activa presionando el
botón derecho en un área libre del editor de formas. Tiene dos opciones, Página y Formato.
En Página, se puede cambiar el tamaño del papel, establecer márgenes y orientación del papel para el formato
actual.
En la opción Formato, se establece el Título, el cual se puede incluir en el reporte, además de la Descripción, lo cual
es una breve descripción de la forma de impresión.
Características de los objetos que se pueden incluir en el formato:

Campo Etiqueta
Muestra el siguiente cuadro:
Tiene los siguientes elementos:

El recuadro en blanco: para escribir el texto o nombre que desea visualizar.
Rotación: para seleccionar los grados de inclinación de la etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia arriba; 270
grados de arriba hacia abajo; 180 grados lo muestra al revés y de izquierda a derecha.
En el botón Fuentes se cambia el tipo de letra y sus características.
En Color se cambia el color de fondo de la etiqueta.
Alineación: para cambiar la forma de alinear la etiqueta.
Alineación automática.
Transparente: si está activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no está activo, el rectángulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento
sobre el cual está colocado.
Ajustar a lo ancho: si está activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactivo, imprime los
elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado
por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Campo memo o comentario

Sirve para insertar un texto de hasta 250 caracteres, con el siguiente cuadro de diálogo:
Tiene los elementos:
Alineación: para alinear el campo.
Botón Fuente: características de la letra.
Botón Color: color de fondo del comentario.
Alineación automática.
Ajustar a lo ancho: si está activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactivo, imprime los
elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.

Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado
por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Campo figura o forma

Elementos:
• Tipo: se puede seleccionar entre líneas horizontales, verticales, círculos, rectángulos, dos líneas
horizontales (inicio/final líneas) y dos líneas verticales (izquierda/derecha líneas).
• En el recuadro Pintar, en la lista desplegable Estilo se selecciona la trama de relleno de la figura y en el
botón Color, el color de relleno de acuerdo a la trama.
• En el recuadro Lápiz, se selecciona en Ancho el grosor de la línea de borde de la figura.
• Estilo cambia el tipo línea de borde de la figura.
• Modo es la forma como se desea que se visualice la figura.
Campo Imagen
Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro:
En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botón .
El campo Sistema
Muestra el siguiente cuadro de diálogo:
• Texto: título de la etiqueta para el campo que se inserta.
• Tipo: es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema:
• Fecha: imprime la fecha del día que se imprime la forma.
• Hora: inserta la hora de impresión del formato.
• Fecha y hora: inserta la fecha y la hora de impresión.
• Detalle ítem: muestra el conteo del detalle.
• Detalle número: muestra el número de línea.
• Número de página: inserta el número de página.
• Título del formato: inserta el título que se asignó en el menú Reporte Opciones... Título
• Ajustar a lo ancho: si esta casilla está activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si está
inactiva, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
• Transparente: si está activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no está activo, el rectángulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el
elemento sobre el cual está colocado.
• Alineación: para alinear el campo.
• Botón Fuentes: para cambiar las características de la letra.
• Botón Color: para cambiar el color de fondo del campo.
El campo Texto
Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual también puede ser almacenado en una unidad de
disco. Se puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana:
Contiene:
La barra de título, el cual es "Texto Enriquecido"
La barra de menú, con las opciones Archivo y Editar.
Archivo tiene las acciones:
• Nuevo
• Abrir
• Guardar
• Guardar como
• Imprimir
• Salir.
Editar contiene:
• Deshacer

• Cortar
• Copiar
• Pegar
• Suprimir línea vacía
• Fuente, para cambiar las características de la letra.
• La barra de herramientas contiene en el siguiente orden los botones: abrir archivos, guardar, imprimir,
deshacer, cortar, copiar, pegar, cambiar el tipo de fuente, tamaño de fuente, negrita, itálica o inclinada,
subrayada, alineación izquierda, alineación centrada, alineación a la derecha, crear viñetas y suprimir líneas
en blanco.
• La regla: para modificar el margen y la sangría del párrafo, moviendo las flechas que están a sus extremos.
• El área de escritura: área de color blanco para escribir el texto.
• El botón Color: cambia el color de fondo del campo en el formato de impresión, pero solo en tiempo de
edición.
• Auto ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el
ancho asignado por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño
asignado por el usuario.
Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresión, haciendo click en el texto se modifica el texto. Si
desea editar el texto, debe hacer click en una esquina en el cuadro negro, luego doble click en el texto o en el menú
contextual, seleccionar Editar.

Campos en formato de Código de Barras:
El código de barras es una tecnología de identificación automática muy avanzada, aplicable a los objetos para el
procesamiento automático comercial de productos para consumo masivo. El sistema consta de series de líneas y
espacios de distintos anchos que almacenan información con distintos ordenamientos que se denominan
simbologías.
El código de barras situado muy visible en la superficie del producto, indica, el país de origen del producto, el ramo
al que pertenece, el fabricante y otros datos de interés. Su ventaja radica en que, a diferencia de la escritura
convencional, las máquinas lo pueden leer con un altísimo grado de fiabilidad.
Se puede seleccionar entre un amplio número de tipos de código de barras, y se puede cambiar el color de las
barras.
Tipo de variable: de acuerdo a la transacción, puede insertarse variables generales, variables de operación y
variables de detalle de operación.
Variable: muestra las variables según el tipo de variable seleccionado, para escoger la que se desee insertar como
código de barras.
Tipo de Código de Barras: se puede escoger entre varios formatos códigos de barras, a saber:
• CODE 128: es un código de barra alfanumérico de alta densidad. El símbolo puede ser tan largo como sea
necesario en codificar data. Está diseñado para en codificar todos los 128 caracteres ASCII, y utilizará la
menor cantidad de espacio para datos de 6 caracteres o más. Cada carácter de data está conformado por
11 módulos negros o blancos. Con los caracteres de control se llega hasta 13 módulos. 3 barras y 3
espacios forman estos 11 módulos. Las barras y espacios pueden variar entre 1 a 4 módulos. Tiene 106
diferentes patrones de códigos de barra.
• CODE 39: es una simbología de código de barras con un conjunto de caracteres alfanuméricos completos:
un único carácter inicial/final y siete caracteres especiales. El nombre 39 deriva de su estructura del código
que son TRES elementos anchos de un total de NUEVE elementos. Los nueve elementos consisten en
cinco barras y cuatro espacios cada uno.
• EAN: codificación para uso comercial, en punto de venta (POS) en todo el mundo con excepción de Estados
Unidos y Canadá que utilizan la codificación UPC.
• EAN 128: es un tipo de Code 128, que contiene siempre un carácter especial conocido como FNC 1, que
está después del carácter de comienzo del código de barras. Este permite al escáner y el software auto
discriminar entre UCC/EAN-128 y otras simbologías de códigos de barra, y consecuentemente solo procesa
data relevante. UCC/EAN128 al principio se utilizaban para aplicaciones de distribución.

Incluir Fórmulas:
Pasos para elaborar una Fórmula:
1. Abra el formato deseado.
2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable fórmulas.
3. Presione el botón incluir.
4. Especifique el nombre de la fórmula.
5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresión seleccione la misma en el visor de variable
y con doble click se insertará en la fórmula para luego estructurarla matemáticamente.
Menús Contextuales (botón derecho del Mouse)

Los menús contextuales se activan al presionar el botón secundario (derecho) del Mouse.
Todos los objetos tienen el mismo menú contextual (presionar el botón derecho sobre el objeto seleccionado), el
cual tiene las alternativas:
Activo: si está activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se imprime.
Editar: para entrar en el cuadro de diálogo de cada objeto.
Traer al frente.
Enviar al fondo.
Opciones: para modificar características de los objetos.
Las más importantes son: Editar y Opciones. En el caso de los campos insertados, Editar muestra la misma pantalla
de insertar campos, excepto en Bandas, que según la banda muestra:
Marco: genera las líneas alrededor de la banda según el color, ancho y tipo de línea seleccionado. Para ello debe
activar las líneas que desea imprimir.

En el área Impresión las únicas opciones que funcionan según el tipo de banda son:
Título página:
"numerar al final de la página": imprime la banda al final de la página
Banda Total:
"numerar al final de la página". Por defecto está activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior
hacia arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente después de las bandas subdetalles.
"forzar nueva página": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total
Banda de Sub. Detalles (ítems de inventario, por ejemplo):

"Al final de la página": imprime los ítems en la parte final de la hoja
"Al final de la pagina": imprime dos ítems, un ítem al inicio y el otro al final, del área destinada a los ítems.
"Forzar nueva página": imprime los ítems a partir de la segunda página y sólo uno por página al inicio del área de
impresión de los ítems.
"Forzar nueva columna": imprime los ítems sólo uno por página al inicio del área de impresión de los ítems.
Opciones muestra la siguiente pantalla:
Nombre: Si el campo está en blanco, es un campo insertado de los tipos de campos del editor. Si se ha
seleccionado una variable, muestra un valor parecido a este: _label1834967696_0_0_0 y no puede ser modificado.
Al inicio, podrá tener:
_Memo: lo que significa que es una variable tipo memo.
_Label: es una variable tipo alfanumérica.
_Número: es una variable numérica.
_EAN: etiqueta de código de barras.

Además, puede identificar el tipo de variable con los dígitos que están entre el segundo y cuarto guión,
_labelXXXXX_y_y_X. El primero de los dígitos, indica el tipo de variable:
0: Variables Generales.
1: Variables de Operación.
2: Variables de Detalle Operación
3: Variables de la tabla Inventario
4: Variables de la tabla Clientes
5: Variables de la tabla Proveedores
6: Variables de la tabla Bancos
7: Variables de la tabla Beneficiarios
8: Variables de la tabla Conceptos
9: Variables de la tabla Autorizados
El segundo dígito identifica el número de la variable dentro de la lista de variables.
Tabla de Contenido

Etiqueta o Comentario:
Si tiene un valor, en tiempo de edición, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el
objeto.
Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el número de la columna si se
crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un número para cada variable.
El comando de impresión #. Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numéricas expresadas en
letras.
Totalización de Fórmulas. Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la fórmula previamente incluida.
Para configurar la variable Detalle de la Transacción, incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de
Operación en donde lo desee. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si
no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Para configurar la variable "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación incluya la variable en
la banda Ítem de inventario. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no
tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Recuadro Acciones:
No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se
edita el campo.
No editar: no permite ejecutar la edición del objeto.
No mover: no permite cambiar la posición del objeto.
No redimensionar: no permite cambiar el tamaño del campo.
No borrar: no se puede eliminar el campo.
Recuadro Posición:
Izquierda: posición del campo con respecto al margen izquierdo de la banda.
Arriba: posición del campo con respecto al margen superior de la banda.
Ancho: ancho total del campo.
Alto: altura total del campo o de la banda.
Conservar posición relativa debajo de la banda:

Auto ajustar el alto con respecto a la banda: acomoda la banda según la altura de un campo memo.
Fórmulas:

Pasos para elaborar una Fórmula:
1. Abra el formato deseado.
2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable fórmulas.
3. Presione el botón incluir.
4. Especifique el nombre de la fórmula.

5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresión seleccione la misma en el visor de variable
y con doble click se insertará en la fórmula para luego estructurarla matemáticamente.
Totalización de Fórmulas:

Incluir una etiqueta en las bandas Titulo página, Total o Pie página, ir a las opciones de dicha etiqueta y buscar y
asignar una fórmula previamente incluida.
Nota: Fórmulas expresadas en letras: El comando “@” para convertir los montos a letras se puede
utilizar en las fórmulas también
Configuraciones de las Variables Detalle o Comentario y Descripción Detallada del Ítem:

Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en transacciones de Ventas:

1. Incluir la variable 1.18 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee (que no
sea una banda tipo Sub. detalle).
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.
Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en transacciones de Compras:

1. Incluir la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee (que no
sea una banda tipo Sub. detalle).
Para el botón Detalle del Ítem de la Transacción en transacciones de Ventas y Compras:

1. Incluir la variable 2.02 "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación. En la banda
Ítems de inventario.
Para agregar el Detalle del ítem en los formatos (facturas) sin dejar líneas en blanco en los
ítems sin detalles, debe seguir los siguientes pasos:
1. Amplíe la banda Sub. detalle "Ítems de Inventario".
2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación debajo de la etiqueta
"Descripción del Ítem". Modifíquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA.
3. Presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Editar.
4. Posicione el cursor al inicio del texto en el cuadro de texto y presione el botón "Suprimir línea vacía".
5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamaño de la línea sea del tamaño
del ancho del campo.
7. Disminuya la banda al tamaño del alto de una línea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.
Tabla de Contenido
Tamaño Media Carta en Windows XP, 2000:

1. Crear el formulario o papel en sistema métrico, en el Servidor de Impresión de Windows. Para ello, vaya a la
Configuración de Impresoras, menú Archivo, opción Propiedades del Servidor.
2. Colocar el formato como formulario por defecto de la impresora (preferencias de impresión).
1. En el módulo de sistema de a2, en formatos de impresión, tamaño de papel, seleccione Tamaño por
Defecto.
Tabla de Contenido
Administración de Usuarios:
Fig. 4, Administración de Usuarios
Administración de Usuarios
• Registro del usuario
• Permisos generales
• Modificación de formas
• Restricciones
• Políticas
• Configuración impresión
• Asignación de directorios
Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la aplicación ya que todo el sistema se
fundamenta en las características de cada uno de los operadores para así mostrar sólo la información concerniente
al mismo.
Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicación, e-
mail, políticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras características que se explicarán
con más detalle.

Cuando se instala la aplicación, se crea un perfil de supervisor llamado MASTER, y es
muy importante que este sea realmente el supervisor del sistema, ya que peligraría el
buen funcionamiento de la herramienta si se crea otro usuario con todos los permisos
activos.
Se recomienda para este caso un personal con las siguientes características:
1. Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado.
2. Conocimientos básicos de los procesos administrativos normales de toda empresa
3. Poseer la Certificación de Asesor a2.
4. Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se está realizando la implementación.

¿Cómo Agregar, Editar, Borrar y Grabar un Usuario?
En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información:
Funciones básicas para el manejo de la Ficha (Forma):
(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación).

(Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación).
Cancela la operación actual
Imprime reporte de la información mostrada.
Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando
Crea o incluye nuevo registro.
Activa el modo de modificación de registros
Elimina o borra registro actual
Almacena los cambios realizados al registro actual.

Datos Básicos Usuario:
En este formulario, se parametrizan las características básicas del perfil de usuario, tales como su nombre, cargo
que desempeña, contraseña, estatus, ubicación e e-mail. El período de fechas marca el tiempo de este perfil en la
empresa.
Editar o incluir un Usuario:

Paso a Paso:
1. Para modificar algún perfil haga click en el botón Modificar ubicado en la barra de botones.
2. Para incluir un nuevo perfil haga click en botón Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de
la pantalla.
3. El cursor se ubicará en el cuadro de texto titulado nombre de usuario, proceda a llenar el formulario de datos
básicos con la información adecuada.
4. La clave de usuario debe ser introducida dos veces para poder verificar que está debidamente escrita, se
recomienda no utilizar números o nombres relacionados directamente con el usuario (Ej. C.I., segundo
nombre, nombre de algún pariente cercano, entre otros.).
5. Las fechas requeridas vienen por defecto, para el ingreso, la fecha actual y la de egreso con 50 años de
diferencia. Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el día que culmina el
contrato.
6. Para almacenar el perfil presione el botón de grabar, si desea especificar otras opciones (muy
recomendado) haga click en las pestañas de las páginas.
Nota: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a la aplicación.

El módulo de usuarios incorpora dos bondades que facilitan la administración de las políticas de usuarios, estas son:
Activación del concepto de Usuario Principal: Esta característica permite al momento de crear un
nuevo usuario asignarle al mismo un usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de políticas o
configuraciones de menú que se hagan al usuario principal se replican de manera automática a cada uno de los
usuarios.
Grupo:
Ventas
Hereda
de

Copiar las políticas: (Solo políticas Básicas):
Al momento de editar la políticas básicas de cada uno de los módulos de transacciones de Inventario, Ventas y
Compras es posible presionando el botón derecho del Mouse copiar dichas políticas al resto de las transacciones del
mismo tipo. Presionado el Botón derecho del Mouse nos despliega una ventana que tiene las siguientes opciones:
• Marcar Todos
• Desmarcar Todos
• Restablecer valores por defecto
• Copiar políticas básicas a todas las transacciones de (para el caso que muestra la figura son transacciones
de ventas)

Datos Avanzados:
En este formulario se modifican las siguientes opciones:
Modificar Estadísticas: Permite al usuario modificar las estadísticas de la aplicación.

Apariencia 3D: Activa la apariencia 3D de los cuadro de textos y botones de toda la aplicación.
Acceso información del sistema: Permite ver la utilidad de estado del sistema, donde se indica directorios usados,
estado de la memoria del equipo y muchos otros datos del equipo en general.
Maneja Monedas: Cuando la opción está activa el usuario puede manejar multimonedas en la aplicación al elaborar
documentos o manejar cuentas tanto de clientes o proveedores.
Alterar factor de cambio: Permite al usuario actualizar los diferentes factores de cambio de cada una de las
monedas configuradas.
Manejar todas las Transacciones: Cuando está activa permite al usuario elaborar cualquier operación que
involucre dinero en el sistema (facturas, compras, CXC, CXP, entre otros).
Activar Modo de Entrenamiento: Permite que el usuario interactué con toda la aplicación pero no podrá: Guardar o
Borrar ningún registro es decir no actualiza los datos. Siendo muy útil para el personal nuevo que necesita ser
entrenado en el manejo operativo de la aplicación.
En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicación en caso de olvidar su
clave secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmación de la misma.
Nota: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de configuración de usuarios e intentar introducir su
clave tres veces de forma errónea, al hacerlo se activa la pregunta que dará paso a su respuesta.

Paso a Paso:
1. Haga click con el Mouse en los cuadros de verificación ubicados a la derecha de cada enunciado, en la
parte izquierda del formulario.
2. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado "Pregunta en caso de olvidar su clave".
3. Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado "Respuesta a la Pregunta" y repita en "Confirme su
respuesta".

Menú (Permisos y Formas Disponibles):
Formas
Permisos Disponibles
Configurar
Configurar Las Formas
Menú ó Fichas de
Administrativo Archivos a2
Este formulario esta dividido en dos secciones, en la parte izquierda se establece los permisos para este módulo y
para el administrativo y en la parte derecha se configuran las formas del menú administrativo.
En el área izquierda se configura todo lo referente a las opciones de menú activos y nombres de los mismos. Para
información más detallada ver Configuración de Menús del Modulo Administrativo.
En la sección derecha, se modifican las formas de Departamento, Inventario, Depósitos, Proveedores, Clientes,
Asociados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos y Beneficiarios. Para más información ver Editor de
Formas.
Nota: Se recomienda sólo utilizar la opción de "Acceso a los Usuarios" si es el administrador del
sistema.
Paso a Paso:
1. Haga click en el cuadro de verificación ubicado a la derecha de los enunciados en la parte izquierda del
formulario.
2. Si desea cambiar las opciones del menú del Módulo Administrativo, solo haga click en el botón titulado
"Configurar Menú Administrativo".
3. Si debe cambiar los formularios de entrada de datos, sólo seleccione con el ratón la pantalla a modificar,
luego haga click en el botón "Configurar".
Tabla de Contenido

Editor de Formas:
Es el corazón del sistema administrativo a2, ya que de la implantación dependerá el éxito de la empresa. Es aquí
donde se modifican las fichas de los archivos maestros de la aplicación y en esto reside la estética, presentación y
organización de los datos en la pantalla.
Cuando se personaliza es necesario mantener un criterio o estilo de configuración, es decir, un estándar básico que
siga una línea general unificadora a través de todas las formas y el manejo de la data.
Si usted realiza una configuración de manera desordenada el resultado puede ser sencillamente un desastre, por lo
cual se recomienda sea muy cuidadoso, diseñando primero en papel un bosquejo de cómo definirá las distintas
pantallas para conservar la uniformidad.
Debe recordar que el usuario final del sistema es, por lo general, un operador de computadoras que aprende a
manipular paquetes. Si esta persona migra de una empresa a otra, y ambas utilizan a2, puede que no sepa manejar
el sistema en la segunda, debido a la forma como se instaló la aplicación. Por tal motivo es necesario aplicar una
política de uniformidad cuando se instala a2.
A continuación se presenta una lista de las características más importantes que se pueden modificar en esta opción:
• Definir la longitud del campo código y otros campos.

• Cambiar el orden de entrada de los datos.
• La permisología para ejecutar menús y sus opciones.
• Cambiar el tipo de pantallas.
Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema
automáticamente toma la forma por defecto.

Para acceder al editor de formas, debe ejecutar el módulo usuarios e ir al menú Usuarios opción Administración de
Usuarios o sencillamente presione el botón. Para poder ejecutar las opciones del configurador, debe primero insertar
un usuario nuevo o modificar un usuario existente.
Nota: El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para
configurar las bases de datos. Se debe crear un usuario administrador, para tener el control de los
distintos usuarios con los niveles de confianza y permisologías necesarias para el manejo del sistema
administrativo a2.

En el recuadro "Permisos" se muestran dos opciones con sus respectivas casillas de verificación y un botón
de acción.
Acceso a los Usuarios: Permite al usuario actual ejecutar el módulo Usuarios para visualizar o modificar las
configuraciones del sistema administrativo a2. Si está desmarcado, cuando el usuario ejecuta el módulo e introduce
su clave se muestra el siguiente mensaje: “El acceso a este módulo no está autorizado por el administrador”
Acceso Administrativo: Permite al usuario actual ejecutar el módulo Administrativo para visualizar o modificar los
datos del sistema. Si está desmarcado, cuando el usuario ejecuta el módulo e introduce su clave muestra el
siguiente mensaje y no puede ejecutar nada. “El acceso a este módulo no está autorizado por el administrador”
En la pantalla Configuración de Usuarios, en el recuadro "Formas Disponibles" se modifican las formas de los
archivos, presionando el botón. Las formas son las pantallas o formularios que se muestran para introducir y
visualizar información de los archivos maestros del sistema. Es posible personalizar las formas en modo de diseño
modificando y adicionando diferentes componentes. En el recuadro se muestran los botones de selección:
Departamentos, Inventario, Depósitos, Proveedores, Clientes, Autorizados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos,
Conceptos y Beneficiarios, los cuales al presionar el botón Configurar se pueden abrir para visualizar y modificar.
Estos archivos se almacenan en la carpeta o directorio UserConfig.
Las formas tienen dos presentaciones en pantalla: ventana desplegable y páginas. Un ejemplo de ventana
desplegable es la forma del archivo Departamentos y un ejemplo de páginas es Proveedores ó Clientes.
Las formas se visualizan en la localización y tamaño inicial fijadas por el usuario en la pantalla en tiempo de diseño.
Luego, cuando se ejecuta el sistema administrativo, si el usuario lo desea puede mover la ventana, pero cada vez
que ejecute una opción, aparece en el área de la pantalla que fue fijada en la Configuración. Ejemplos de formas de
archivos:

Para realizar algún cambio a un archivo o forma, se ejecutan los siguientes pasos:
1. Seleccionar en "Formas Disponibles" la opción deseada y presionar el botón Configurar. Se utilizará como
ejemplo la forma Departamentos de inventario.
Se presentan dos ventanas, el Editor de la Forma y Recursos del Usuario. Ambas ventanas tiene el icono de
control y los botones de control iguales a una ventana estándar de Windows. Puede salir del configurador
presionando el Mouse en el botón de salir de cualquiera de las dos ventanas.
La ventana que presenta el editor de la forma, tiene en la barra de título Archivo de nombre forma, en este
caso, Archivo de Departamentos de Inventarios.
La ventana Recursos del usuario presenta las variables y controles que permiten cambiar las características
de la forma. Tiene una presentación de 4 páginas: Campos Disponibles, Presentación, General y
Propiedades, además del recuadro en la parte superior, donde se presenta la lista de objetos y variables
disponibles en la forma.
• Campos Disponibles muestra todas las variables que puede manipular la forma.
• Presentación, para modificar la visualización de la forma, es decir, si desea la desea en una
ventana desplegable o en páginas.
• General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo, es decir, el menú y la
barra de herramientas de la forma.
• Propiedades para modificar las características de la forma y los objetos incluidos en la forma.
Recursos
del Usuario
Editor de
Formas
2. Seleccionar la manera de visualizar la presentación de la forma.

Cuando se comienza la configuración, en el cuadro de Recursos del Usuario automáticamente se muestra la
pestaña Campos Disponibles y en el recuadro: Plantilla de Datos, lo cual representa el fondo de la forma.
3. Insertar los elementos necesarios.
4. Seleccionar y Modificar los elementos.
5. Por último, presione en la ventana Recursos del Usuario, el botón Grabar si desea grabar la forma que
acaba de crear o el botón Eliminar, si desea descartar la forma que ha creado. Luego puede salir y regresar
al menú Configuración de Usuarios.
Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema
automáticamente toma la forma por defecto.

Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se guarda en el directorio UserConfig,
llamado SCUSERxxx.SYS, donde XXX representa el número de la forma maestra más el código del usuario que
está siendo modificando. Los archivos maestros originales se llaman FMASTERxx.SYS.
Los archivos no modificables no se muestran en el menú Configurar del módulo usuarios.
Nota: Si todos o casi todos los usuarios utilizan una misma forma, es un inconveniente crear a cada usuario la
misma forma, sobre todo si son muchos. Si este es el caso, renombre elFMASTERxx.SYS, por ejemplo,
colóquele una O, de original para que le recuerde que es una forma original del sistema. Se renombraría
OFMASTERxx.SYS. Luego renombre el SCUSERxxx.SYS conFMASTERxx.SYS, esto con el fin de que el nuevo
archivo se convierta en el nuevo original y pueda ser utilizado por todos los usuarios
En un ambiente de redes, cuando sean pocos los usuarios que tengan formas diferentes de un mismo archivo,
puede generar la forma y grabarlo en el directorio UserConfig del usuario, el cual se recomienda crear en el disco
duro local. En el caso contrario, guarde el archivo SCUSERxxx.SYS en el directorio UserConfig del servidor.
Para crear las carpetas locales o globales del usuario, vaya a la pestaña Directorios de la Configuración de usuarios.
Se mostrará la siguiente ventana:
Es recomendable que el directorio local esté en el disco duro local. Todos los demás en sus ubicaciones originales
del servidor.
Tabla de Contenido

Cambiar la manera de visualizar la Presentación de una Forma:
Botón Nueva
Para insertar otras páginas.
Presentación de una
Forma Botón Borrar
Para borrar una página.
Botón Incluir Etiqueta

Para insertar en la forma una etiqueta, por
ejemplo, el nombre de la empresa, lo cual permite
personalizar la instalación del sistema
Botón Agrupar componentes

Para colocar en un recuadro varios campos
relacionad
Haga click en la pestaña Presentación, para cambiar el título de la forma y la manera de visualizarla. Si la forma
actual está como una ventana desplegable, puede crear un nuevo formulario en Páginas, y viceversa, seleccionando
en las opciones del recuadro Fondo: Ventana desplegable o Página. Inmediatamente aparece un cuadro de
confirmación, informándole que los componentes actuales de la forma serán borrados. En caso afirmativo, muestra
la nueva forma vacía, de lo contrario, regresa al estado anterior. Se muestra la pestaña presentación y un ejemplo
de una forma en páginas.
Si trabaja con la presentación en páginas, cuando seleccione una página de la forma aparece el cuadro Recursos
del Usuario, donde puede modificar todos los atributos que se muestran.

Acciones de una Forma:
La pestaña General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo correspondiente, es decir,
muestra la barra de herramientas del archivo. Cuando se desactiva alguna, el usuario no es capaz de ejecutar esa
acción, ya que el icono asociado desaparece de la barra de herramientas. Las acciones que se pueden ejecutar para
todos los archivos son: Ir al Registro anterior, Siguiente registro, Cancelar la operación, Imprimir registros, Búsqueda
de registros, Incluir registros, Modificar registros, Borrar registros, Grabar registros y Salir, el resto de las acciones,
dependen del tipo de archivo con el cual esté trabajando el usuario.

En el caso particular de la forma del archivo Inventario se tienen las siguientes acciones:
• Costos y Precios
• Existencias
• Sustitutos
• Ofertas y Presentaciones
• Seriales
• Proveedores
• Operaciones
• Estadísticas y Proyecciones
• Código Único Asociado
Si usted desmarca alguna de ellas para un usuario o grupo de usuarios, se desactiva en la ventana de información
asociadas al inventario en las transacciones.
En el caso particular de Costos y Precios, cuando presiona el botón Detalle de la ventana de información, el usuario
no podrá visualizar el archivo de todos los precios y costos de un producto. Sólo se mostrarán en el grid de la
transacción cuando incluyen un ítem.
Tabla de Contenido

Inserción y Modificación de los Campos de una Forma:
Para incluir campos al área de formato, seleccione la pestaña Campos Disponibles, donde se muestran todos los
campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrástrelo hacia la forma.
Campos Disponibles
(Inserción y
Modificación)
Nota: Si necesita agregar algún campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad
el campo en la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el módulo usuarios, opción
Datos de la Empresa, pestaña Datos Básicos, botón Configurar.
Para eliminar un campo, selecciónelo y presione el botón suprimir del teclado.

Propiedades de los campos
En la pestaña Propiedades, el usuario es capaz de personalizar las características de cada uno de los campos
cambiando, entre otros:
• Longitud del campo

• Color
• Fuentes
• Valores iniciales
• Posición del campo
• Tipo de campo
Al seleccionar un objeto o hacer click en un área libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos)
automáticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades.
Propiedades de
los campos
En la forma, para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla CTRL, y haga click con el Mouse en
los elementos deseados.
Al seleccionar el fondo de la forma, las características que se pueden modificar son:

• Tamaño del cuadro o forma.
• Mostrar o no mostrar un comentario al pasar el Mouse por la forma, y
• Cambiar el color de la forma.

Cambiar el color de la forma:
Paso a Paso:
1. Seleccione la Opción MENU, Configurar
2. Aparecen dos ventanas: La forma y las acciones de una forma.
3. Posicionar el cursor del Mouse en el fondo de la pantalla.
Acciones de
una Forma
Forma
Departamentos

4. La ventana de acciones de una forma cambia a la opción propiedades, dentro de las desplegadas
selecciones la indicada con el nombre Color.
5. Una vez seleccionado el color debe aceptar el cambio y para eso de debe hacer un click en el icono
identificado con la mano, con el propósito de efectuar la modificación del color.

Además, arrastrando el Mouse desde la esquina inferior derecha de la forma se puede cambiar el tamaño de la
forma. También puede maximizar la ventana en el icono de control o los botones de control, para aprovechar toda la
capacidad de la pantalla. Cuando la forma no está maximizada, se puede colocar en un punto específico de la
pantalla, para que cada vez que se muestre el archivo en el módulo administrativo se muestre en la posición y
tamaño fijado.
Tabla de Contenido

Los campos tienen las siguientes Características, dependiendo de su tipo de dato:
Para campos textos:

Altura: Altura de la línea del campo.
Ancho: Ancho del campo.
Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la regla.
Color: Cambia el color del campo.
Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el módulo administrativo.
Fuente: Características de la letra.
Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo.
Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo. En esta opción se modifica la longitud de
los Códigos.
Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y qué tipo de dato puede ser introducido. En
este caso, obliga a colocar el texto en mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas).
Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta.
Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado.
Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo.
Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la
tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o
derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra el
siguiente cuadro, el cual se puede modificar:
Posición etiqueta X: Posición horizontal del nombre del campo, con respecto al campo.
Posición etiqueta Y: Posición vertical del nombre del campo, con respecto al campo.
Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo.
Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra.
Título etiqueta: Nombre del campo.
Presentación: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y
Simple texto.
Selección múltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:
Combo: para seleccionar de una lista creada por el usuario en elementos.

Simple texto, es un cuadro de texto.
Elementos: Las opciones que se muestran en el tipo

Presentación, cuando se tiene Selección múltiple y combo.
Ejemplo:
Tabla de Contenido

En campos numéricos, además de algunos atributos anteriores, se tienen:
Mostrar botón: Muestra un botón que cuando se selecciona en el archivo correspondiente, muestra una calculadora
para los datos numéricos y un calendario para los datos fechas
Máximo valor: Máximo valor permisible.

Mínimo valor: Valor mínimo permisible.
Porcentaje: Si el campo maneja porcentajes, no maneja porcentajes, es decir un número en su formato, o maneja
ambos tipos de números.
Tipo de número: Si el campo es un entero o un real.
Valor por defecto: Valor que se asigna al campo por defecto.
Fechas: Si tiene fecha por defecto, una fecha mínima o una fecha máxima permitida.

Pasos para crear un campo tipo Combo Box o Selección Múltiple:
1. Seleccionar el campo.
2. Ir a la pestaña Propiedades.
3. Elegir Presentación y seleccionar la característica deseada (un combo o una selección múltiple).
4. Haga click en el icono en la parte superior izquierda de la ventana de Recursos.
5. Ir a la pestaña Propiedades.
6. Elegir Elementos. Escriba las opciones, cada línea es una opción, y presione el botón Aceptar.
Nota: Para que los cambios en los campos surtan efecto, es necesario presionar el icono cada
vez que modifique una propiedad.
Para eliminar campos, selecciónelos y presione la tecla suprimir o menú contextual, opción Borrar.
El menú contextual (presionar el botón derecho en la forma) tiene las siguientes opciones:
Alinear: muestra la barra de herramientas de alineación:
Orden de entrada: presenta el cuadro de orden de entrada para establecer la manera como se mueve el cursor en
los campos, cuando se presiona la tecla ENTER o el tabulador.
Propiedades: muestra la paleta o pestaña Propiedades.
Borrar: elimina el campo de la forma.

Configuración del Menú Administrativo:
Para acceder al configurador del menú administrativo, debe ejecutar el módulo usuarios e ir al menú Usuarios opción
Administración de Usuarios o sencillamente presione el botón
Seleccione la pestaña Menús, la cual muestra una ventana con dos recuadros: Permisos y Formas Disponibles.
El botón de acción permite configurar las opciones de la barra de menús y las acciones que puede ejecutar el
usuario actual. Cuando se ejecuta, se muestra la ventana Configuración Menú Administrativo de usuario. En esta
ventana se muestra la barra de título: "CONFIGURACIÓN MENÚ ADMINISTRATIVO NOMRE DEL USUARIO", la
barra de menús y el área de datos. En la barra de menús aparecen las opciones que el usuario puede ejecutar.

Signo -
Contrae
Signo +
Expande
En el área de datos, presionando el botón derecho del Mouse se muestra el menú contextual con las opciones:
Expandir Todas: abre todas las opciones del árbol del menú del Sistema Administrativo.
Contraer Todas: sólo muestra las opciones de la barra de menú.
Marcar Todas: permite al usuario ejecutar todas las opciones disponibles en el menú administrativo.
Desmarcar Todas: el usuario no puede utilizar ninguna opción del menú administrativo.
Restablecer valores por defecto: restituye el menú original del sistema administrativo a2.
Cuando se marcan o desmarcan las casillas de verificación, aparecen o desaparecen automáticamente las opciones
y acciones correspondientes que se le permite ejecutar al usuario actual. Los resultados de las acciones se
muestran en la barra de menús de la ventana visualizada.
Para regresar a la pantalla anterior, se presiona el botón salir de los botones de control de la ventana o la opción
salir del menú de icono de control.

Restricciones Usuarios:
En este formulario se establece al usuario el horario de acceso al sistema de administrativo a2. En las restricciones
se pueden establecer las horas de entrada y salida del sistema por día.
Paso a Paso:
1. Haga click en los cuadros de textos titulados con los días de la semana, donde los marcados serán los
permitidos..
2. Luego seleccione el día de la semana donde desee modificar la(s) hora(s) de acceso, las cuales se
establecen por bloques de una (1) hora. Haga click en el cuadro de verificación para marcar todos los que
sean necesarios..
3. Repite los paso 1 y 2 para cada día de la semana.
Tabla de Contenido

Perfiles de Usuarios – Políticas:
Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la aplicación ya que todo el sistema se
fundamenta en las características de cada uno de los operadores para así mostrar sólo la información concerniente
al mismo.
Para cada usuario o perfil de usuario se fija una serie de políticas que permiten establecer los distintos roles del
personal. La diferencia entre un usuario y un perfil: el usuario es el ente creado para realizar los procesos
administrativos y se almacena en la tabla SUsuarios, mientras que los perfiles son las características y políticas de
un usuario que se pueden aplicar a más de un usuario y se pueden almacenar en el archivo SPerfiles para ser
guardados en un disquete.
Es muy importante conocer cada una de las políticas para cada tipo de transacción: Inventario, Ventas, Compras,
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y Bancos. La adecuada combinación de ellas restringe o no los diferentes
procesos involucrados para cada tarea.
Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicación, e-
mail, políticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras características.
El formulario esta dividido en varias secciones:
Barra de selección de Transacción.
Botones de selección del tipo de documento específico.

Listado de políticas básicas para el perfil de usuario.
Debajo del listado de políticas, de acuerdo a la transacción, se encuentran las siguientes opciones:
Botón Avanzado: Muestra listado de políticas avanzadas para el tipo de transacción seleccionada en la barra de
botones de tipo de transacción.
Botón Ampliar: Muestra de forma ampliada o magnificada la lista actual de políticas básicas o avanzadas.
Botón Exportar Perfil: Permite grabar en un archivo, sea en su disco duro o disco extraíble la configuración actual
de las políticas del perfil. Guarda la configuración del menú administrativo, las políticas, restricciones e impresión.
Nota: Para exportar el perfil es necesario grabar primero los archivos Sperfiles.* en el disquete, ya que esta
opción no crea la estructura en la unidad de almacenamiento.
Botón Importar Perfil: Permite restaurar o leer archivo de políticas ya previamente definidos y almacenados en
disco. Si se realizó algún cambio en los directorios del usuario, se debe realizar cada cambio en esta página.
Botón Preliminar: Imprime listado de políticas actuales.
En las transacciones de Inventario, Ventas y Compras:

Entrada de Datos: se establecen el orden por defecto para mostrar e incluir información en la transacción
seleccionada en los botones de documento específico.
Cantidad x Defecto: especifica la cantidad por defecto que será usado al momento de insertar el detalle del
documento a configurar.
Además de las anteriores, en Ventas y Compras se puede seleccionar el formato de impresión por defecto para el
usuario en particular.
En las transacciones de cuentas por cobrar y pagar, Impresión Preliminar para luego decidir su impresión.
En las transacciones bancarias, Monto máximo permitido en cheques.
Nota: Recuerde que alterar una política cambia el comportamiento de la aplicación para esa transacción, por lo
que esta labor debe ser analizada en detalle.

Paso a Paso:
1. Seleccione el tipo de transacción (Inventario, Ventas, Compras, CXC y CXP, Bancos).

2. Pulse el botón de la transacción en la cual desea modificar las políticas.
3. Haga click en el cuadro de verificación para cambiar el estado de seleccionado a no seleccionado o
viceversa.
4. Para ver y modificar las políticas avanzadas, pulse el botón Avanzadas en la parte inferior del formulario.
Repita el paso.
5. Luego presione el botón de Aceptar.
Nota: Existen 32 políticas básicas iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras, pudiendo
tener un estatus diferente para cada una de las transacciones
Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.
Tabla de Contenido

Ejemplo:
Políticas: Ventas-Presupuestos
Políticas
Básicas de:
Ventas -
Presupuestos
Ampliar Listado
de Políticas

Políticas Básicas de Ventas-Presupuestos Ampliadas:
Opciones Botón Derecho del Mouse: Con esta posibilidad podemos tener una ayuda operativa para
manejo del marcado y desmarcado de todas las opciones, pudiendo, Restablecer valores por defecto o Copiarlas a
todas las transacciones del mismo proceso, obsérvese que para este caso es para las transacciones de inventario.

Políticas Avanzadas de Ventas-Presupuestos:
Nota: Las políticas avanzadas de Ventas en todas sus opciones (Presupuestos, Facturas, Devoluciones,
Notas de Entrega, Pedidos y Apartados) tratan temas más complejos en la configuración del perfil, donde se
debe analizar con detenimiento cada una para así lograr el fin deseado.

Políticas Avanzadas de Ventas-Presupuestos Ampliadas:
Nota: La ventana que aparece al lado

derecho se puede mover posicionado el
cursor con el Mouse y arrastrar el margen,
esto con el fin de poder visualizar todas las
políticas expuestas.
En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de políticas avanzadas de la transacción para
Ventas-Presupuestos.
En la parte derecha se visualizan especificaciones que se deben tomar en cuenta.
Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en parcial: a cada producto o ítem de inventario, o en
global: que es el que se otorga al final del documento.
En el caso de documentos a crédito se establecen los días para el vencimiento de la factura por defecto (En el
caso de clientes con crédito toma lo definido en su ficha).
Se puede establecer el depósito, vendedor y cliente por defecto, para así lograr mayor agilidad al momento de
elaborar el documento. En caso de no establecerse se toman el primer registro de la base de datos (no quiere decir
el primero incluido sino que depende del tipo de índice u orden en que trabaje).

Permitir cambio de depósito: Al manejar varios depósitos esta opción permite la habilidad de usar distintos
depósitos en un mismo documento.
Permitir cambio de Vendedor: cuando se activa, admite en un mismo documento cambiar de vendedor por rubro
distintos. No se permite varios vendedores en mismo rubro.
Permitir cambio de cliente: Habilita al usuario para cambiar el cliente por defecto establecido. Se utiliza para
puntos de ventas donde solo se atienda a clientes contado comodín.
Permitir Transacciones a Crédito: En modo activo, habilita el poder elaborar documentos de venta a crédito a
clientes con esta cualidad.
Formas de Pago Disponibles: Activa las distintas formas de pago disponibles por la empresa.
Configuración de Gaveta de Dinero: Establece el puerto de comunicación con la gaveta de dinero conectada al
computador.
Abrir Gaveta con Ctrl. + A: Activa el uso de la teclas Ctrl. + A presionadas al mismo tiempo, para abrir la gaveta en
cualquier momento. Esta opción debe ser habilitada solo para personal de confianza.
Paso a Paso:
1. Escriba los porcentajes de descuentos y días de vencimientos con el teclado numérico.

2. Para buscar el depósito, vendedor y cliente por defecto haga click en botón de buscar ubicado del lado
derecho del cuadro de texto. Secuencia de teclado: Dos veces la tecla ENTER.
3. Haga click en los cuadros de verificación necesarios en la sección de Formas de Pago Disponibles.
Secuencia de teclado: para moverse entre opciones utilice las teclas de movimiento o TAB, y para activar o
desactivar, la barra espaciadora.
4. En la sección de Configuración de Gaveta de Dinero, debe seleccionar solo una de las opciones
presentadas.
5. Por último, active o desactive la habilidad de abrir la gaveta en cualquier momento y haga click en el botón
Aceptar.

Preliminar Políticas:
Políticas
Básicas
Políticas
Avanzadas

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Listado de Políticas Básicas:
Inventario: Transferencias, Cargos y Descargos
Ventas: Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega, Pedidos y Apartados
Compras: Órdenes de Compra, Compras, Devoluciones, Notas de Entrega y Órdenes de Servicio
Nota: Las 32 políticas básicas son iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras)
pudiendo tener un estatus diferente para cada una de las transacciones
Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.

Listado de Políticas Avanzadas (Inventario):
Transferencias:
Cargos:
Descargos:

Políticas Avanzadas Ventas (Presupuestos):

Políticas Avanzadas Ventas (Facturas):

Políticas Avanzadas Devoluciones en Ventas:

Políticas Avanzadas Notas de Entrega en Ventas:

Políticas Avanzadas Ventas (Pedidos):

Políticas Avanzadas Ventas (Apartados):

Políticas Avanzadas Compras (Orden de Compra):
Políticas Avanzadas Compras (Compras):

Políticas Avanzadas Compras (Devoluciones en Compras):
Políticas Avanzadas Compras (Notas de Entrega Proveedores):

Políticas Avanzadas Compras (Ordenes de Servicio):

Políticas Cuentas Por Cobrar:

Políticas Cuentas Por Pagar:

Políticas Bancos:
Tabla de Contenido

Exportar e Importar Perfil:
Este proceso es muy importante para hacer copias de perfiles de usuarios, y no perder tiempo en la configuración de
políticas por cada uno de los empleados de la empresa. Aplica esta cualidad para empleados (usuarios) con las
mismas funciones.
Exportar perfil:
Al presionar el botón de Grabar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere
grabar la configuración actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la
información.
Paso a Paso:
1. Si se encuentra en el formulario de configuración de políticas, haga click en el botón de Exportar Perfil.

2. Luego escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto titulado "Nombre del Perfil",
3. Presiona el botón de Aceptar para grabar, si desea cancelar la operación presione el botón de Cancelar.
Importar Perfil:
Al presionar el botón de Importar Perfil, se muestra en pantalla la ventana de selección de archivo, para buscar en el
computador.

Nota: Si quiere tener en un disco la configuración de sus perfiles sólo debe copiar el archivo de perfiles
(sperfiles.dat, sperfiles.blb y sperfiles.idx) al mismo.
Paso a Paso:
1. Si se encuentra en el formulario de configuración de políticas, haga click en el botón de Importar Perfil.

2. Luego haga click en el archivo en la lista derecha del formulario.
3. Presione el botón Aceptar para grabar, si desea cancelar la operación presione el botón Cancelar.
Tabla de Contenido

Como Afectan las Políticas en los Procesos Administrativos:
El explicar cada una de las políticas seria muy extenso el hacerlo, pero para su mejor comprensión presentaremos
algunos ejemplos (Casos) de las que consideramos más relevantes:
Caso 1 (Política Básica # 7.-Permitir Transacciones con clientes Inactivos): En la aplicación se

tiene la posibilidad de marcar como inactivo un registro en particular del: inventario, zona, depósito, vendedor, tarjeta
de crédito, moneda, proveedor ó un concepto bancario. Pudiendo ser su propósito el suspender temporalmente
alguno de ellos. Supongamos que un cliente esta atrasado en sus compromisos de pagos teniendo un saldo vencido
a más de 90 días, trayendo como consecuencia que no se le puede facturar hasta que no se ponga al día. .
¿Que hace el Gerente para evitar que a este cliente se le pueda facturar, teniendo su
cuenta por pagar atrasada?
Paso 1: Desde el Módulo Administrativo en la opción del menú mantenimiento, Modificamos el registro del cliente en
particular (Roberto Ozuna) colocándolo inactivo, nos posicionamos en el campo denominado activo y haciendo un
click en el mismo como lo indica la figura, quedará inactivo.
Modificar
Usted podrá saber el estatus de los clientes, cuales tiene activos y cuales inactivos, en el grid que muestra la opción
del menú modificar despliega un listado con la siguiente información:
Observe que el cliente Roberto

Ozuna tiene condición NO para
el campo Activo.
Observe que el cliente Roberto Ozuna tiene condición es NO para el campo Activo.

Paso 2: Es aquí donde el manejo de los perfiles y la permisología juega un factor importante para el manejo de una
administración sana, en las políticas avanzadas para las transacciones de ventas (facturas) tenemos lo siguiente:
Obsérvese que la política identificada con el número 7.-Permitir transacciones con clientes inactivos no esta
habilitada por lo tanto el usuario especifico no le podrá facturar a ese cliente, ya que dentro de su perfil no esta
autorizado para elaborar transacciones de ventas con clientes inactivos.
Veamos que efecto tiene en el momento de tratar de elaborar una factura a este cliente inactivo.

Ejecutamos el Módulo Administrativo - Menú Ventas - Facturas como lo indica la figura.
Seleccionamos el cliente Roberto Ozuna, quien previamente le fue colocada en su ficha de registro del archivo de
clientes la condición de INACTIVO.
Seleccionamos el cliente.
Al estar el cliente como

Inactivo, y tratar de
Facturarle teniendo la
política # 7 de permitir
transacciones con clientes
inactivos, nos indica el
siguiente mensaje.
Mensaje: Clientes Inactivos,

no pueden ser incluidos en
esta transacción

Al oprimir el botón de aceptar el sistema nos pide una clave de autorización como lo indica la figura:
Operación restringida
Clave requerida
Si coloca un nombre de usuario registrado con su correspondiente clave pero que no esta autorizado para aprobar
transacciones no válidas como lo es la de facturar a un cliente inactivo, devuelve el siguiente mensaje:

Existe otra política que permite autorizar o no una transacción no valida, esta es la política básica # 22 e indica
“Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas”, permitiendo que la clave que le fue asignada a este
usuario sea valida para autorizar una transacción que no lo es.
Note que la política básica # 21 esta relacionada con la # 22 y esta indica “Activar autorización de claves para las
transacciones no válidas”. Al estar activa permite que al momento de totalizar la transacción pida la autorización
es decir la clave, al estar inactiva simplemente no la pide y no permite continuar el proceso de totalización de la
factura.
Son dos políticas relacionas una con la otra y que dependiendo de la necesidad del usuario y de los niveles de
restricción que requiera tienen su utilidad especifica, como acabamos de apreciar.
Nota: Las políticas son un factor muy importante y que su objetivo primordial es el de poder crear los
perfiles a los operadores de la aplicación y asignarles los niveles de seguridad así como de proteger a
la empresa pudiendo establecer normas y procedimientos. Este procedimiento también aplica para:
Proveedores, Depósitos, Inventario, Zonas, Tarjetas de Crédito, Monedas, Bancos, Conceptos y
Beneficiarios.

Caso 2 (Políticas Básicas # 3, 4, 5 y 6): Es muy común que los operadores efectúen transacciones de
ventas con ítems del inventario en donde la cantidad disponible para la venta, no es suficiente para cubrir la
transacción, es decir que mi inventario físico en el inventario es de 10 ítems y se desea facturar 15, teniendo como
consecuencia de poder hacerlo la de dejar la disponibilidad en -5, inventario en negativo.
¿Que hace el Gerente para evitar que el inventario presente negativos?

Para controlar estos casos tenemos las siguientes políticas básicas:
3.- Permitir transacciones con productos sin existencias.
4.- Mostrar productos sin existencias en la selección.
5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.
6.- Mostrar la existencia del producto en la selección.
La política número “3.- Permitir transacciones con productos sin existencias”, debe colocarse inactiva, si desea
controlar que los operadores no puedan facturar ítems del inventario mayores a la disponibilidad, como lo muestra la
figura:
La cantidad supera Existencia

Disponible.
Disponible en DEPOSITO 2: 26
Para evitar que los operadores elaboren transacciones tales como (Facturas, Presupuestos, Notas de Entrega a
clientes, Pedidos y Apartados) con cantidades superiores a la disponibilidad, se tienen las políticas:
4.- Mostrar productos sin existencias en la selección.

Para evitar que el operador visualice ítems del inventario que no tienen existencia, esta debe estar activa.
5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.

Si la política “3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, está activa y deseamos que el operador sea
advertido de que la cantidad de la transacción es superior a la disponibilidad, la política 5 debe estar activa.
6.- Mostrar la existencia del producto en la selección.

Al poder visualizar la existencia en el momento de la elaboración de la transacción, permite que el usuario verifique
la cantidad que dispone antes de intentarla procesar, por lo tanto esta política debe estar activa.

Nota: Recuerde la disponibilidad de las políticas básicas 21 y 22, siempre que se requiera la autorización de
clave para las transacciones no validas, 21.- “Activar autorización de claves para las transacciones no
válidas” y 22.-“Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas”.
Caso 3 (Política Básica # 23.-Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por
el resto de los usuarios):
Privacidad del documento.

Característica que permite
que las transacciones no
sean manejadas por todos
los usuarios, protegiendo
así, información confidencial
Obsérvese que tenemos tres usuarios registrados:
Usuarios Registrados: Kamal (Gerente General), Master (Administrador del Sistema) y Pedro.
La política # 23 que indica “Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios”,
para Kamal esta Activa y para Pedro esta inactiva.

Tomaremos el ejemplo para la opción en Ventas - Presupuestos:
Usuario
(Kamal) con
política # 23
activa
Usuario
(Pedro) con
política # 23
Inactiva
Como el usuario Kamal, tiene la política 23 activa este puede visualizar las transacciones de todos los usuarios, para
el caso de presupuestos de ventas al entrar en la modulo de presupuestos el podrá cargar los documentos
pendientes emitidos por todos:

Usuario Kamal entra en el Módulo Administrativo:
Selecciona, Ventas – Presupuestos.

La función cargar desde el módulo de presupuestos nos permite visualizar los documentos guardamos, para este
caso seleccionamos los presupuestos en transito:
Como se puede observar este usuario (Kamal) puede visualizar todos los presupuestos emitidos con el estatus en
transito.
Usuario Pedro entra en el Módulo Administrativo:
Selecciona: Ventas – Presupuestos.

Como se puede observar el usuario (Pedro) solo puede visualizar dos presupuestos en transito que ha elaborado.
Esto es lo que denominamos Privacidad de los documentos, una política muy útil que protege información
confidencial.
Nota: La política #23 (Privacidad del documento), funciona para Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas
de Entrega y Apartados.
Tabla de Contenido

Es muy importante para completar el caso 3, el conocer el uso de las políticas:
19.- Permitir al usuario cargar de documentos.
20.- Permitir al usuario guardar documentos.
Tenemos varias posibilidades: 1 Cargar o no, 2 Guardar o no, 3 Cargar y Guardar, 4 Guardar y no cargar, esto
dependerá de lo que se requiera.
24.- Borrar las transacciones pendientes luego de su carga.

Al hacerlo visualizaremos solo las que están pendientes.
25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado).
Si cargamos una transacción pendiente y solo trabajamos con algunos de los ítems seleccionados tendremos
disponibles los que dejamos para futuras transacciones, es decir si cargamos un presupuesto y en ese presupuesto
cargado, tenemos un total de 10 ítems y solo facturamos 5, los 5 restantes quedaran pendientes para un proceso
posterior de facturación.
32.- Permitir eliminar las transacciones pendientes y anular transacciones en transito.

Si el usuario tiene la política 32 activa, cuando utilice la función cargar documentos el botón anular estará disponible
como lo indica la figura, si esta inactiva no podrá anular transacciones pendientes:
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Utilidades del Sistema:
Respaldo de Datos:
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más
pequeña hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de
lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría
lamentarse.
Existen varios medios magnéticos para hacer copias de seguridad, empezando por los discos de 3½" HD (High
Density) con capacidad de 1.44Mb, muy conocidos y ampliamente difundidos en todas las tiendas del ramo de la
computación. Los discos mencionados no son los más apropiados para esta labor, ya que son muy vulnerables a
fallar.
En una segunda línea están los discos ZIP, los cuales se comercializan con capacidad de 100Mb y 250Mb
(Nuevos), su confiabilidad es excelente y a juzgar por la capacidad de los mismos su utilidad es para empresas
pequeñas y medianas.
Por último, la mejor opción son las cintas magnéticas, se comercializan en muchas variedades no solo en capacidad
sino en tipo de cinta y modelo. Todos los modelos de cintas requieren de una inversión alta de dinero, y sólo se
justifica si la información a respaldar excede la capacidad de los discos ZIP.
Nota: Sólo se respalda el directorio de data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos

ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta
con tu personal de sistemas como hacerlo.

Paso a Paso:
1. Verifique la fecha. Para modificarla haga click con el ratón en el botón a la derecha del cuadro de texto e
indique con el ratón la fecha a seleccionar.
2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde en el primero es el
directorio donde están los datos a respaldar y el segundo la carpeta o unidad de disco para hacer el
respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribiendo los directorios
con el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto.
3. El cuadro de verificación titulado Todos los Archivo, al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de
la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican cualquier número). De no estar activo se
habilita el botón en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga click en él para seleccionar manualmente los
archivos a respaldar.
4. El cuadro de verificación titulado Borrar Destino, indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos
(sólo archivos) en el directorio destino.
5. Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente
presione el botón titulado "Cancelar"
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Recuperación de Datos:
La finalidad de este formulario es recuperar la información respaldada por la aplicación.
Paso a Paso
1. Verifique que la fecha es correcta, de no ser así haga click con el ratón en el botón a la derecha del cuadro
de texto. Indique con el ratón la fecha a seleccionar.
2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde el primero es el
directorio donde están los datos a recuperar y el segundo la carpeta o unidad de disco donde está el
respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribir los directorios con
el teclado o presionando el botón a la derecha de cuadro de texto.
3. Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo
simplemente presione el botón titulado "Cancelar"
Tabla de Contenido

Mantenimiento de Archivos:
La lista de cuadros de verificación ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de
verificación de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y
Compras, Bancos y Usuarios.
Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos periódicamente, pregunte a su

integrador la periodicidad del mismo.
Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botón titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el
botón "Desmarcar".
Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opción de optimizar archivos que
permite reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, así como reorganizar los
registros físicamente y optimizar el espacio de los campos Blob.
Código Único Asociado:
Nota: Sólo en el caso de una actualización.
Si la versión que posee es 2.6 o menor a esta deberá seguir los siguientes pasos para actualizarla y poder tener la
posibilidad de manejar los códigos únicos asociados.

Se detallan los pasos que deben seguir para configurar el sistema:
Vaya a la opción Sistema - Títulos y Correlativos y marque “Activar código único asociado”, tal cual se muestra en la
figura:
Realice el Mantenimiento del sistema para generar los códigos únicos asociados de manera automática. Marque la
casilla “Código único asociado”. Figura 2. Nota: Sólo en el caso de una actualización.
Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botón de Iniciar.
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Crear Históricos de Bancos:
Crea un histórico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el módulo de bancos solo las
transacciones actuales.
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Crear Históricos de Seriales:
Crea un histórico de todos los seriales procesados y deja en el sistema solo los disponibles.
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Configuración de Comprobantes Contables:
Una de las características más resaltantes de a2 es la facultad de consolidar la información administrativa hacia la
contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del comprobante, a2 siempre siguiendo
un esquema innovador y practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de
contabilización de la empresa o contador , para complementar la gestión consolidadora se le incluyo la posibilidad de
implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad.
Pasos a seguir para la consolidación Administrativa – Contable.

Activar por cada usuario el directorio de datos de la contabilidad y seleccionar la Empresa Consolidadora (Empresa
existente en contabilidad que recibirá los movimientos generados del administrativo).

En caso de que la empresa utilice centros de costos en sus operaciones debe activar por cada usuario y transacción
la política avanzada Activar Centros de Costos en la transacción, si desea que la alimentación de los centros de
costos sea ineludible debe activar la política Obligar la entrada de Centros de Costos para la transacción.
En Bancos Consolidación Bancaria - Contable le permitirá postear todos los movimientos generados en el
módulo de bancos a contabilidad de forma automática.
Pasos para activar la consolidación Bancaria Contable

En la configuración de la forma de bancos active la nueva opción "Cuentas Contables".

Configure por cada banco las cuentas asociadas al la cuenta de bancos, impuesto al débito bancario, y la cuenta
de comisiones bancarias en la opción cuentas contables.
La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o
al contador, de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, opción
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¿Como Configurar un Comprobante Contable?
La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o
al contador, de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, opción

Para la explicación tomaremos como ejemplo la configuración de un comprobante de ventas incluyendo los fletes y
descuentos aplicados en la misma:
Incluir un Nuevo Comprobante Contable
• Tipo de Comprobante Este define el tipo de transacción que se va a pasar a contabilidad entre ellas
tenemos Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar.
• Prefijo Si desea que la numeración de los comprobantes contables posea un prefijo podrá establecerlo en
este campo.
• Descripción Este contiene el nombre que se le asignará al nuevo comprobante
• Detalle Descripción detallada del comprobante.
• Detallar movimiento: Se desea que se detalle cada transacción o que se sumarie (resuma).Al pulsar
ACEPTAR, se incluirá este tipo de comprobante. Luego quedara la parte donde se definirá, cuales son los
asientos que se registraran en este comprobante. Para eso se pulsa el botón de Incluir

Incluir los movimientos que darán forma al comprobante
Tipo de Operación: Define la operación que se desea contabilizar dentro de la transacción seleccionada
anteriormente en el caso de las ventas las operaciones disponibles son:
Tipo de Operación:
• De ventas: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones
• De compras: Compra de Mercancía, Devoluciones sobre compras.
• Inventario: Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de existencias positivos y ajustes de existencia
Negativos.
• Cuentas por Cobrar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de débito, notas de crédito.
• Cuentas por Pagar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de débito, notas de crédito.
Acumulado por: Establece la forma de cómo se agruparán los movimientos contables si es de forma general como
se muestra en la Figura Anterior se establece una Cuenta General pero si fuese acumulado por departamento
debemos establecer la cuenta de cada uno de ellos en el campo Cuenta Particular las operaciones disponibles son:
• Ventas: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario, Clasificación, Clientes, Monedas,
Tipo de Cliente, Serie Activa, Zonas, Vendedores, Autorizados, Corte Z (Punto de venta), Centro de Costo.
• Compras: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario, Clasificación, Proveedores,
Monedas, Tipo de Proveedor, Centro de Costo.
• Inventario: General, Departamentos (de Inventario), Depósitos, Inventario, Clasificación, Centro de Costo.
• Cuentas por Cobrar: General, Clasificación, Tipo de Documento, Clientes, Monedas, Tipo de Cliente,
Zonas, Vendedores, Autorizados.
• Cuentas por Pagar: General, Clasificación, Tipo de Documento, Proveedores, Monedas, Tipo de
Proveedor.
Origen Monto: De donde se obtendrá el monto del asiento.

• De ventas: Monto bruto, ventas gravable, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento 1, Descuento 2,
Descuento Cuadre, Flete en ventas, Impuesto1, Impuesto2, Costo de venta, Comisiones de venta, Saldo de
Operación, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito y crédito), Retención,
Forma de pago no monetaria 1,,2,3 y 4, Adelantos aplicados, apartados aplicados.
• De compras: Monto bruto, compras gravable, compras exentas, Descuento 1, Descuento 2, Flete en
Compras, Impuesto1, Impuesto2, Saldo de Operación, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque,
Tarjeta de débito y crédito), Retención, Adelantos aplicado.
• Inventario: Monto de la operación.
• Cuentas por Cobrar: Monto Operación, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1, Impuesto2, Monto en
Comisiones, Total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito y crédito), Retención,
Adelantos aplicados.

• Cuentas por Pagar: Monto Operación, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1, Impuesto2, Total
Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de débito y crédito), Retención, Adelantos aplicados
• Cuenta General: Se utiliza cuando el asiento se va a llevar a una cuenta general o lo que algunos
denominan cuenta pote; por ejemplo: Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Caja, Impuesto por Pagar,
• Cuenta Particular: Se utiliza cuando es necesario detallar en varia cuentas el monto del asiento,
dependiendo de por donde se acumule el monto. Ejemplo: el listado de clientes o proveedores, Inventario,
etc.
• Guardar como: indica si el asiento es por el DEBE o por el HABER (Débito o Crédito)
Luego de la inclusión de los movimientos el comprobante contable lucirá más o menos de esta manera
Entre los botones más relacionados al proceso podremos encontrar

En el cual el botón Calcular le mostrará un preliminar del comprobante con montos para asegurarse que los cálculos
estén correctos y no existan diferencias al momento de trasladarlo a la contabilidad

El botón imprimir le mostrará como se ha construido el comprobante contable simplemente para verificar que no
falte una cuenta por incluir.
Tabla de Contenido

Auditoria de Documentos: Con la liberación de la Contabilidad 2.0 y la incorporación del módulo para la
auditoria de documentos, es necesario configurar los documentos que se manejan en el administrativo. Para ello
existe una nueva opción en el módulo de configuración de comprobantes en el a2Sistema.exe que te permite crear
este enlace.
Se deberá configurar los

documentos que se
manejan en el
administrativo, Ejemplos:
Facturas (FAC),
Devoluciones (DEV). Así
como indicar en número
de correlativo con se
inicia.

Se debe configurar el
nombre que se registro
en la opción documentos
para cada transacción
proceso este que se
elaboró en la
contabilidad.
Tabla de Contenido

Consideraciones:
Cuando se utiliza “Acumulado por:” GENERAL, se utilizará una cuenta General o cuenta Pote. Pero si el acumulado
es por Cliente, Centro de Costo, Inventario, Serie, Depósito, etc. Se deberá utilizar la cuenta particular. Y aquí la
cuenta particular variará se acuerdo a la selección del Acumulado. Si seleccionó Cliente, en particular aparecerá la
lista de clientes de a2 y a cada uno se le debe asignar una cuenta contable. Si selecciona inventario, entonces al
seleccionar PARTICULAR aparecerá la lista de los artículos de Inventario y a cada uno se le debe asignar una
cuenta contable. En este caso no se utilizaría la cuenta GENERAL.
También se pueden utilizar las cuentas General y particular al mismo tiempo. Por ejemplo, si se tiene inventario de
100 productos, pero solo se desea saber el movimiento de 3 de ellos, se coloca en la general, la cuenta pote que se
refiera al inventario de mercancía y en particular las 3 cuentas de los 3 artículos de inventario. Al efectuar la
integración, se discriminaran los 3 artículos a sus respectivas cuentas y el resto a la cuenta general.
Otro caso, es el que se desee, por ejemplo, es si se desea comparar el impuesto cobrado a los clientes factura por
factura, en un comprobante. Y luego imprimir el comprobante y compararlo con algún reporte de a2. En este caso,
se indica en un comprobante de venta, Acumulado por Cliente, origen monto IVA, la cuenta particular seria la misma
cuenta contable de IVA para todos los clientes.
También es importante saber que la integración se efectúa por fecha. Si usted en la mañana del 25 de Enero
efectúa una integración, los asientos que se efectuaron en la tarde no podrán ser integrados ya para a2, el 25 ya se
integró. Es preferible esperar al 26 para integrar hasta el 25.
Si hay necesidad de mover los asientos, se pueden cambiar de lugar, arrastrándolos con el Mouse.

Ejemplo:
Para Incluir los movimientos del comprobante, se deben definir el asiento. Esto lo haremos con un ejemplo:
Suponiendo una venta al contado.

El asiento es:
1.-CAJA Por el debe
2.- Venta de contado Por el Haber
3.- Impuesto a las ventas Por el haber
1.- Primer asiento

Comenzamos con el asiento de CAJA.
Definimos el tipo de operación, (que puede ser: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones) Esto se
limita por el hecho de que el comprobante se definió de venta.
Para el ejemplo Tipo de Operación: Facturas.

Para el ejemplo: General.
Guardar como: (Débito, Crédito)
Para el ejemplo: Debito.
(Monto bruto, Ventas gravables, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento1, Descuento2, Descuento
Descuadre, Flete en Ventas, Impuesto 1, Impuesto2, Costo de Venta, Comisiones de Venta, Saldo de la Operación,
total Cancelado, (Forma de Pago): Efectivo, Cheques, Tarjeta de Crédito, Tarjetas de Débito, Retenciones , No
Monetarias 1, 2, 3, 4, Adelantos Aplicados, Apartados Aplicados.
Para el ejemplo: Total Cancelado

Cuenta General y Cuenta Particular.
Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de CAJA. (Activo)
Pulsa Aceptar y ya se tiene el primer asiento.
2.- Segundo asiento

Venta al contado.

Para el ejemplo: Crédito.
Para el ejemplo: Monto Bruto

Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Venta de Contado. (Ingreso)
3.- Tercer asiento

Impuesto a las Ventas


Para el ejemplo: Crédito.
Para el ejemplo: Impuesto 1

Cuenta General seria la cuenta pote, en este caso la de Impuesto por pagar (Pasivo)
La cuenta particular se refiere por ejemplo a CXC clientes:
El acumulado por: seria Cliente.
Y en la cuenta particular, aparecerá cada cliente de a2, para anexarle la cuenta contable correspondiente a cada
uno de ellos.
Tabla de Contenido

Creación de Terceros: Al estar integrada la Herramienta Administrativa Configurable a la Contabilidad a2, la
opción crear terceros es de mucha utilidad ya que permite crear en la contabilidad de forma automática todos los
clientes o proveedores como terceros.

Contabilidad a2:
Opción
Terceros
Tabla de Contenido

Sucursales Enviar y Recibir Precios:
El módulo de sistema cuenta con una utilidad que permite la exportación de precios desde una instalación a
otra, permitiendo de esta manera el mantenimiento de precios y ofertas entre sucursales.
Entre las principales características tenemos:
1. Exportación e importación de precios de venta, costos, ofertas y presentaciones.

2. Elaboración de exportación selectiva con la incorporación de filtros por Departamento,
categoría, marca, modelo, etc.
3. Posibilidad de proteger el archivo por contraseña para prevenir accesos no autorizados
a los datos.
4. Incorporación de fecha para controlar la vigencia del archivo de manera de prevenir
que los precios se actualicen fuera de la fecha que se desee.
5. Verificación de la descripción del producto al momento de la importación de manera
que se garantice que los precios que se están actualizando correspondan en código y
descripción. De esta manera se puede prevenir que 2 productos distintos que tengan el
mismo código por error sean actualizados.

Exportar Precios:
Directorio Destino a
Donde se Exportara los
precios.

Botón Filtrar Exportación de Precios:
Botón Filtros Avanzados Exportación de Precios:
Archivo Fecha Tope

Protegido con Vigencia hasta
Contraseña.

El archivo para este caso

queda guardado en:
C\a2softway\EMPRE001\TMP
Con el nombre SIventario.EXP

Importar Precios:
Se debe indicar el directorio donde

se encuentra ubicado el archivo
SIventario.EXP, pudiendo ser
EMPRE001\TMP
Posibilidad de Comparar
Las Descripciones, esta
opción solo se habilita
para las Importaciones
de Precios
Tabla de Contenido

Manual Módulo de Sistema Tomo 1

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Formatos disponibles

Manual Módulo de Sistema Tomo 1

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Manual Módulo de Sistema Tomo 1

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Tomo 1 (Módulo de Sistema)

Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 2

Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 3

Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 4

Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 5

Archivos Usuarios Utilidades del sistema

• Datos de la empresa Administración de Usuarios • Respaldo de datos

Venezuela www.a2.com.ve Colombia www.a2colombia.com Pág. 6

Nota: El instalador no crea un

Nota: Acceder el módulo a

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El usuario Master y la configuración de la Empresa:

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Este botón solo se

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NOTA: SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA MODIFICAR LA

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Títulos y Correlativos.- Página General:

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Se selecciona la moneda base de la aplicación.

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• En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opción de incluir Consolidado activo.

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Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte:

• En Vendedores, Comisión del período.

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Extender el Período de trabajo:

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Utilidad Expresada en Costo Actual

Utilidad Expresada en Costo Promedio

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Existen tres formas de hacer la codificación o numeración de renglones o ítems.

a) Manual: El usuario de la aplicación genera el código a su conveniencia.

b) Código Automático: La aplicación asigna el código de forma automática.

Nota: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de

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Si se tiene la siguiente escala:

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Sirve para cambiar las características de un formato de impresión existente. Abre la