GUIA DE EXCEL: USO BASICO

DE FUNCIONES.
Otras funciones de tablas dinámicas

4 DE NOVIEMBRE DE 2019
CATHOLIC RELIEF SERVICE
73 Avenida Sur, Colonia Escalon
 Contenido
TABLAS DINÁMICAS. ...................................................................................................... 2

Actualizar datos de la tabla dinámica. ....................................................................... 7

Cambiar origen de datos. ........................................................................................... 8

Ejercicios Prácticos. ...................................................................................................... 10

Minigráficos. ................................................................................................................ 10

Como crear un minigráfico. ...................................................................................... 11

Editar un minigrafico. ............................................................................................... 12

Borrar un minigrafico. .............................................................................................. 13

ANEXO 1. ........................................................................................................................ 0

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 CAPACITACIÓN DE EXCEL.
TABLAS DINÁMICAS.
En capacitaciones anteriores hemos aprendido a crear tablas dinámicas desde una
hoja de Excel en otras hojas de Excel del mismo libro, a su vez hemos aprendido a darle
formato y crear gráfico dinámicos dependientes a esas tablas dinámicas. Seguiremos
tratando el tema de gráficos dinámicos para aprender un poco más para
modificaciones en las tablas dinámicas que estemos creando.

MODIFICANDO GRÁFICOS DINÁMICOS.

Para en este ejercicio comenzaremos desde la creación de la tabla dinámica para

recordar un poco más sobre las bases aprendidas en anteriores casos.

1. Seleccionaremos el rango de trabajo que utilizaremos para la tabla dinámica.

Aquí un pequeño truco: Usaremos la siguiente combinación de teclas
Ctrl+Shift+Flecha de direccionamiento derecha y luego Ctrl+Shift+Flecha de
direccionamiento abajo. Para ello seleccionamos la primera celda del rango y
hacemos uso de las combinaciones mencionadas. El resultado deberá
seleccionarnos toda la base de datos.

2. Ahora seleccionaremos insertar tabla dinámica. Dado que ya conocemos estos

pasos, saltaremos esa parte y buscaremos crear la siguiente tabla dinámica en
una nueva hoja.

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 3. Queremos aplicarle formato a la tabla dinámica de la siguiente manera.
Cambiar el Diseño de Informe a formato tabular, quitaremos el total general
de la tabla, además cambiaremos el nombre de algunas filas para resaltar la
entidad de cada columna. El resultado final es el siguiente:

4. Hemos realizado anteriormente insertar segmentación de datos, ahora

insertaremos una escala de tiempo que nos servirá para filtrar. Para ello
seleccionaremos cualquier celda de la tabla y en la pestaña Analizar hacemos
clic Insertar escala de tiempo.

5. Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo donde aparecerán los campos fechas

disponible del rango de datos.

6. Seleccionamos el campo fecha y damos clic en aceptar. Nos creará la siguiente

escala de tiempo.

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 7. Si deseamos podemos cambiar el estilo de la escala de tiempo.

8. Podemos hacer lo siguiente con la escala de tiempo, se puede filtrar por año,
trimestre, por mes y día. Seleccionamos un mes para que filtre por el mes.

9. Para poder seleccionar varios meses a la vez mantenemos presionado la tecla

Shift y vamos seleccionando cada mes que deseamos, eso irá sumando los
meses que vayamos seleccionando a los resultados.

10. Ahora crearemos un gráfico dinámico relacionado a la tabla dinámica. Para ello
seleccionamos la pestaña Analizar, Gráfico Dinámico.

11. Vamos a darle formato al gráfico que hemos creado. Para ver las opciones que
tenemos que mantener seleccionado el gráfico y en la pestaña de Diseño
tenemos la siguiente opción:

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 12. En la opción Agregar elemento de gráfico, tenemos varias opciones que
podemos usar en el gráfico.

Se puede trabajar con las siguientes opciones:

Opción Descripción
Ejes En esta opción podemos dejar que se muestra o
solo eje horizontal o solo el eje vertical
Títulos de ejes En esta opción nos permite mostrar los títulos de
cada eje correspondiente o podemos decirle que
no muestre ninguno.
Etiquetas de Esto nos permite habilitar la etiqueta de datos
datos para grupo de datos en la posición que creamos
que corresponda.
Tabla de datos Esta opción nos permite agregar bajo el gráfico
una tabla de datos con los datos correspondientes,
la tabla corresponde a datos con leyenda o sin
leyenda.
Barras de error En esta opción tenemos disponible lo siguiente:
1. Error estándar.
2. Porcentaje de error.
3. Desviación estándar.
Líneas de En esta opción seleccionamos la línea de
cuadricula cuadriculas verticales, horizontales, etc.

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 Leyenda Esta opción nos permite ubicar la leyenda donde
mejor convenga o permite no mostrar la leyenda.
Línea de En esta opción se crea una línea de tendencia
tendencia incremental de los datos.

13. Otra opción que se puede usar para el diseño del gráfico es la opción Diseño
rápido. Básicamente permite elegir el diseño de combinaciones de cada
elemento de arriba según conveniencia visual. Se deja a la creatividad.

14. Según sea el formato de la tabla dinámica, el gráfico se va construyendo. Pero

si hay necesidad de hacer cambios en el gráfico, estos también alteran la tabla.
Algunas de las opciones disponibles que tenemos son: Cambiar fila/columna
y Seleccionar Datos, que se encuentra en la pestaña diseño opción Datos.

15. La opción Cambiar fila/columna automáticamente cambia los datos que

anteriormente estaban en filas a columnas. Lo que hace que el gráfico cambie
como también la tabla dinámica asociada. Hacer clic en el icono y observar la
diferencia.

Para regresar tanto el gráfico como la tabla a como estaban, solo debemos presionar
nuevamente el icono.

16. Otra forma de operar los datos es la opción Seleccionar Datos.

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 Esta opción permite hacer lo mismo que Cambiar filas/columnas, solo que en esta
apreciamos un poco más como trabaja. A diferencia de cuando hacemos uso de
tablas estáticas para crear gráficos, en los gráficos dinámicos no tenemos
disponibles la opción:

1. Rango de datos del gráfico.

2. Agregar, Modificar, Quitar en las entradas de Leyenda.
3. Editar, Etiquetas del eje horizontal.

Porque el gráfico siempre será asociado a todos los datos de la tabla dinámica creada.

Actualizar datos de la tabla dinámica.

En muchas ocasiones puede ocurrir que el origen de las tablas y gráficos dinámicos
haya cambiado por lo cual nos vemos en la necesidad de actualizar el mismo origen
de nuestros datos para asegurarnos de estar obteniendo todos los datos disponibles.

Para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos una celda de la tabla dinámica. Aparecerá la pestaña Analizar.

Dar clic en ella.

2. En el apartado de Datos, tenemos las siguientes opciones:

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 3. La primera opción Actualizar nos desplegará el siguiente menú:

El menú contiene las siguientes características:

Opción Descripción
Actualizar Obtiene los datos mas actuales desde un
origen conectado a la celda activa.
Actualizar todo Actualiza todas las fuentes del libro y
permite obtener los últimos datos
Actualizar estado Si la actualización tarda demasiado, el
actualizar estado permite comprobar el
estado de la actualización
Cancelar estado Para detener la actualización.

Cambiar origen de datos.

Otra función que se nos permite es cambiar el origen de los datos de nuestra tabla
dinámica, esto más que nada puede ser utilizado cuando:

a. Los datos nuevos los tenemos en otro archivo u hoja, y que podamos asociar
a nuestra tabla dinámica.
b. Se han añadido nuevos campos o columnas a los datos originales, por lo cual
será necesario incrementar el rango de los datos de origen de nuestra tabla.

¿Cómo hacemos uso de esta opción? Es bastante sencillo, solo sigamos los siguientes
pasos:

1. Hacemos clic en Cambiar origen de datos, se despliega un menú que

contendrá la opción a usar:

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 2. Al hacer clic en la opción, nos mostrará un cuadro de dialogo como este:

3. Tenemos dos opciones disponibles y una de ella habilitadas. Al darle clic a la

flecha en la opción Seleccione una tabla o rango:

4. Usamos nuevamente la combinación de teclas para hacer un cambio en el

rango de los datos y damos clic en Aceptar. Nos cambiará el origen de datos y
nos traerá los nuevos campos si hubiese.

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Ejercicios Prácticos.
Ahora vamos a retomar lo aprendido durante las capacitaciones anteriores de Excel.
Para ello utilizaremos el siguiente archivo de ejemplo que nos servirá como fuente
de Datos: Capacitación 4, Ejercicio 1.

Este archivo contiene la siguiente hoja con la siguiente información:

Descripción del archivo:

• Tenemos información de participantes que corresponde a la edad, sexo y

departamento donde vive.
• También tenemos la información sobre seguimiento e inserción.

¿Qué es lo que queremos?

Necesitamos conocer el número de participantes que se encuentran insertados – ya

sea estudiando, trabajando o con un emprendimiento – pero con las características
que no se dupliquen los datos: Es decir, si un joven esta estudiando o trabajando, no
se contará como dos veces, sino se tomará a ese joven como 1, una inserción.

Pasos para realizar:

1. Crear una tabla dinámica con la información de sexo y número de participantes

insertados.
2. Crear una segmentación de datos con el campo Departamento donde reside.
3. Crear una escala de tiempo con el campo Fecha de Registro.
4. Crear un gráfico dinámico con la información de la tabla.

Pistas para tomar en cuenta: Para realizar los cálculos de inserciones sin duplicidad
debemos usar las fórmulas lógicas como: SI.

Ir a Anexo 1 para ayudar a realizar el ejercicio.

Minigráficos.
Los minigráficos son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos
permiten mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o representar
las variaciones que existen en la información.

A diferencia de los gráficos que hemos visto en Excel, los minigráficos solo pueden
representar una serie de datos a la vez.
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Existen tres tipos diferentes de minigráficos:

• Línea: Similar a un gráfico de línea.

• Columna: Similar al gráfico de columnas.
• Ganancia o perdidas: Representa dos tipos de valores: ganancia o perdidas.
Un cambio positivo en los datos será representado como ganancia mientras
que un cambio negativo como perdida.

La siguiente imagen observamos un ejemplo de los tipos de minigráficos:

Como crear un minigráfico.

1. Hacer clic en la pestaña Insertar y ahí veremos la opción Minigráficos.

2. Seleccionemos cualquiera de los tres gráficos 1. Seleccionemos el primero.

3. Se abrirá una ventana de dialogo donde seleccionaremos los datos para cada
rango. El primero de los rangos es los datos que queremos graficar. Para ello
no debemos seleccionar encabezados, solamente los puros datos.

1El gráfico de perdidas y ganancias para que funcione correctamente, tenemos que
tener dos tipos datos ganancias son enteros positivos, pérdidas son enteros
negativos.
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 4. El segundo rango es la ubicación donde se colocará el minigrafico.
Dependiendo de la cantidad de datos así debemos seleccionar.

5. Damos clic en Aceptar y ya tenemos nuestro minigrafico.

Editar un minigrafico.
1. Podemos editar un minigrafico cambiando el color del mismo al
posicionarnos en el minigrafico y en la pestaña Diseño seleccionamos algunas
de las opciones de Estilo.

2. Otra opción es cambiándole el color al minigrafico en la siguiente opción:

3. Podemos mostrar puntos específicos dentro del minigrafico como los

siguientes:
• Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.
• Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
• Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.

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 • Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
• Último punto: Resalta el último punto de la serie.
• Marcadores: Sólo disponible para los minigráficos de línea que coloca
marcadores para todos los puntos de la serie.

Para ello debemos habilitarlos en la opción Mostrar que se encuentra también en la

pestaña Diseño:

4. Seleccionamos el punto más alto, y veremos como aparece un punto dentro

de nuestro minigrafico que corresponde a ese dato.

5. También podemos cambiarle de color a ese punto de ser necesario.

6. Al seleccionarlo, nos aparece un listado de los puntos que tenemos

disponibles

Borrar un minigrafico.
1. Seleccionamos el minigrafico. Dentro de la pestaña de diseño seleccionamos
la opción borrar.

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 2. Seleccionamos cualquiera de las dos opciones que aparecen en el listado.

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 ANEXO 1.
Pasos para resolver el ejercicio práctico:

1. Necesitamos sumar los empleos, estudios y emprendimiento de cada joven.

Para ello debemos convertir las columnas de cada uno de los anteriores de
texto a número. Para ello, debemos utilizar la función SI. Vamos a usar también
las fórmulas matriciales para hacer el calculo de todas las filas más rápido. La
ecuación que vamos a usar quedará así:

2. Hacer lo mismo para todas las columnas: estudio, emprendimiento y empleo.

Tendremos al final tres nuevas columnas en las cuales el Sí es reemplazado por
1 (uno), y el No por 0 (cero).

3. Aun no terminamos, ahora necesitamos sumar las tres nuevas columnas en

una nueva columna que llamaremos TOTALES ¿Para qué? De esa forma
sabremos cuantas inserciones han tenido los jóvenes dentro de las tres
opciones que existen. Es decir, si un joven esta estudiando y trabajando, en la
nueva columna aparecerá como 2. Haremos una simple suma y usaremos
también las fórmulas matriciales.

4. Pero no hemos terminado, esta columna nos hace ver cuantas inserciones
existen, independientemente sí es el mismo participante tanto en estudio
como trabajo. Por lo cual debemos hacer un siguiente paso. Necesitamos crear
una última columna que llamaremos INSERCION. Y lo que buscamos es
determinar el participante insertado – sin importar en cuantas inserciones este
o haya estado –, por lo cual debemos hacer uso de la función SI. También
usaremos las fórmulas matriciales.

SIGNIFICADO DE LA ECUACION:

• La ecuación que ocupamos busca determinar de la columna TOTALES cuales

son los campos que son igual a 1 y mayores a 1, es decir cuales son 1, 2 y 3.
 ¿Por qué? Porque esto nos determina los jóvenes que tienen inserción y
cuantas inserciones tiene cada uno. Un participante con 1, tiene una inserción,
2, tienen dos inserciones y 3, tres inserciones.
• Lo siguiente es que, al comprobar el cumplimiento de esta condición, colocará
1 en la casilla. Si no la condición no se cumple, colocará 0. ¿Qué es lo que hace?
Determina a la persona insertada, sin duplicidad, porque queremos saber
cuantos participantes insertados, y así al sumarse no duplica el resultado.