Una Forma Práctica para Aplicar El Sistema Kanban en Las Mypimes Colombianas.
Una Forma Práctica para Aplicar El Sistema Kanban en Las Mypimes Colombianas.
Una Forma Práctica para Aplicar El Sistema Kanban en Las Mypimes Colombianas.
ISSN: 0122-1701
[email protected]
Universidad Tecnológica de Pereira
Colombia
RESUMEN
DIANA PAOLA
El propósito de este artículo es hacer una breve descripción de la forma como se BALLESTEROS RIVEROS
puede aplicar el sistema kanban en el escenario empresarial colombiano. Se hace Ingeniera Industrial
referencia a su filosofía, se exponen los fundamentos conceptuales del kanban, Universidad Tecnológica de
sus ventajas y desventajas, la forma como se puede implementar y finalmente se Pereira
relacionan algunas conclusiones que pueden considerarse como elementos a [email protected]
tener en cuenta con este interesante sistema de producción.
Figura 1. Modelo simplificado del alcance de la Administración Para superar esta situación los japoneses cambiaron su
de Operaciones
antiguo paradigma por innovadoras ideas inspiradas en
la satisfacción de la demanda real del mercado
En teoría esto es muy fácil, pero en la práctica para que
consumidor que sería el objetivo principal,
una empresa esté en condiciones de implementar el
sistema justo a tiempo requiere el empleo de un tiempo complementado con la disminución de los tiempos de
prudencial de mejoramiento continuo, una conciencia entrega, la reducción de inventarios y de los costos. Aquí
organizacional y compromiso de todos los empleados que se permite que el mercado jale las ventas, es decir que es
permita perfeccionar la capacidad para competir en el pedido del cliente el que inicie el proceso productivo y
costos, credibilidad, flexibilidad y tiempo. no la producción la que se ponga a buscar un posible
comprador. El fin es suministrar al cliente su pedido
Por lo anterior, con este trabajo se pretende dejar una previsto, el día acordado a un costo razonable.
reflexión a los lectores acerca de cómo con lógica y
mucho sentido común se pueden hacer cambios graduales Antes de describir las características del sistema Kanban,
en las empresas que con una buena administración del es necesario considerar una palabra de moda en el
talento humano y unas inversiones adecuadas1 se pueden contexto empresarial y es la flexibilidad. Es la capacidad
convertir en empresas de clase mundial. La integración y que tienen las organizaciones para responder a los
la respuesta sensible rápida2 sólo se logran mediante la cambios del mercado o a nuevas situaciones. 1 []
comprensión y la cooperación.
La flexibilidad se agrupa en tres categorías que se
2. FUNDAMENTACIÓN LÓGICA DEL JUSTO A superponen: producto, proceso e infraestructura. La
TIEMPO. flexibilidad del producto está asociada con la capacidad
que tiene la organización para desarrollar nuevos
La literatura especializada ha considerado que el justo a productos y servicios con rapidez o modificar los ya
tiempo no es otra cosa que un conjunto integrado de existentes con la intención de satisfacer los cambiantes
actividades para lograr un alto volumen de producción, requerimientos del mercado.
empleando inventarios mínimos de insumos y materiales,
trabajo en proceso y productos terminados. La flexibilidad del proceso se identifica con la capacidad
de una empresa para producir una amplia variedad de
El origen del Kanban se debe buscar en la Toyota Motor productos, la facilidad para cambiar de un producto a otro
Company, que es pionera en la aplicación del enfoque con la velocidad que exigen los clientes y la rapidez de
Justo a tiempo. Este sistema atrajo la atención en Japón a incorporación de productos nuevos o modificados,
principios y comenzó a funcionar desde 1958, cuando la considerando las variaciones en los insumos y en la
empresa generó importantes utilidades, mientras otras tecnología.
organizaciones – que enfrentaban las mismas alzas en los
combustibles y los mismos costos- mostraban pérdidas Por otra parte, una empresa es flexible en su
considerables. infraestructura cuando posee la capacidad para adaptarse
a si misma junto con su estructura organizacional a los
Antes de entrar en vigencia la nueva filosofía de cambios del entorno.
producción, las empresas producían (basadas en
pronósticos) más de lo exigido por el público. Por lo En conjunto, las tres anteriores categorías conforman la
tanto, el mercado no era capaz de consumir tales flexibilidad agregada que posee la empresa y a través de
cantidades, y los clientes no se sentían satisfechos, entre la cual responde oportunamente a ciertas condiciones de
otras razones porque sus gustos, preferencias y incertidumbre ambientales particulares.
expectativas no eran tenidas en cuenta. Se vivió la época
En este punto ya se puede definir Kanban.
1
No se requiere hacer inversiones grandes en costosos sistemas de Se puede decir que es un sistema innovador de
automatización, ni en grandes adecuaciones físicas o rediseños en las contenedores, tarjetas, y en ciertos casos de señales
líneas de producción. Con los elementos con que se cuenta es posible electrónicas, que controla el sistema de producción Justo
alcanzar el desarrollo de un sistema de producción eficiente que a tiempo. Aquí se dan instrucciones de trabajo a través de
satisfaga las necesidades del cliente sin tener que incurrir en inversiones
significativas. tarjetas denominadas Kanban, a las distintas zonas de
2
La respuesta sensible rápida no se debe considerar como reacción. producción, instrucciones permanentes que van de un
Simplemente es un estado planeado de preparación táctica y estratégica proceso a otro anterior a éste, y que están en función de
al cual aspiran llegar las empresas.
Scientia et Technica Año XIV, No 39, Septiembre de 2008. Universidad Tecnológica de Pereira 202
los requerimientos del cliente, es decir, se produce sólo El logro de los objetivos de estos dos aspectos se alcanza
para el cliente y no para un inventario. cuando se consideran al menos tres clases de kanban: de
Consiste en que cada proceso produzca sólo lo necesario, señal, de producción y de transporte. Ver figura 2.
tomando el material requerido de la operación anterior.
Una orden es cumplida solamente por la necesidad de la Kanban de señal Kanban de producción Kanban de transporte
siguiente estación de trabajo y no se procesa material
inútilmente. Maneja lotes pequeños, los tiempos de
Sirve de Indica la cantidad a Indica la cantidad a
alistamiento son cortos y el suministro de materiales se autorización a la producir por el proceso recoger por el proceso
torna rápido. última estación de
trabajo, para que
anterior, teniendo en posterior y se emplea
cuando se traslada un
cuenta sus
ordene a los material ya procesado de
centros anteriores características. un sitio a otro posterior
Otros autores como Vivar Véliz afirman que “kanban es el inicio del a éste.
un término japonés que se traduce como etiqueta de proceso de
materiales.
instrucción”. En términos pragmáticos, el kanban no se
Figura 2. Clases de Kanban
circunscribe a una etiqueta o tarjeta, que no serviría de
mucho si no se aplica con base en ciertos principios y
Con los elementos anteriores ya estamos en condiciones
reglas, que se describirán más adelante. de imaginarnos cómo es la dinámica del sistema kanban,
que puede apreciarse en la figura 3:
Lo anterior exige que se consideren dos aspectos para
concretar la definición del kanban: físico y abstracto. Mercado
cliente Proveedor
material o insumos, nombre o código del responsable del Figura 3. Circulación clásica de un kanban
proceso, nombre o código del material procesado o por
procesar, cantidad requerida de ese material, destino del A continuación se hace su descripción:
material requerido, capacidad del contenedor de los
materiales requeridos, registro del momento en que fue Desde el mercado, un cliente hace un pedido, que se
procesado el material, registro del momento en el que convierte en un kanban de señal, el cual se recibe en la
debe ser entregado al proceso subsiguiente, número de estación n. Esto quiere decir que la estación n requiere
turno sitio de ubicación final y estado del material los productos para cumplir el kanban de señal. Los
procesado. Los objetivos de este sistema son: empleados de la estación registran sus requerimientos y
los solicitan a través de un kanban de transporte a la
estación n-1 y utilizan un kanban de producción que será
Con respecto a producción: Con respecto al flujo de
• Impartir instrucciones precisas Insumos y de información: la orden para la estación n-1.
según las condiciones actuales • Dar prioridad en la producción,
de cada estación de trabajo. respetando la secuencia técnica del
• Evitar que se agreguen trabajos proceso. de cada estación de trabajo.
Los trabajadores del puesto n-1 toman el kanban de
innecesarios a las órdenes • Facilitar un flujo de comunicación transporte (vacío) quita los kanban de producción de los
empezadas. eficiente en todo el sistema de contenedores y los colocan en un lugar visible cerca de
• Eliminar o reducir el exceso de producción.
trámites y tiempo innecesarios. estación de trabajo y si es necesario toma más
contenedores vacios según lo que se necesite y los
Tabla 1. Objetivos del sistema kanban desde el aspecto físico. traslada a la estación n-2, acompañados de n-2 Kanban de
Transporte (sin ninguna información y dentro de los
- Como sistema abstracto impacta las funciones contenedores) que serán utilizados por las n-2 estaciones
de control de producción, reducción de los niveles de de trabajo restantes y un Kanban de Producción (con
inventario, eliminación de la sobreproducción, toda la información necesaria) dentro del contenedor y es
mejoramiento continuo de los procesos, minimización de una orden de producción para la estación n-2. Se continúa
desperdicios, que en forma integrada debe alcanzar al con este procedimiento hasta llegar a la estación 1.
menos los siguientes objetivos: minimizar los tiempos de
entrega, identificar y reducir en lo posible los cuellos de En la estación 1 se quitan los kanban de producción de
botella, propiciar un flujo constante de materiales y de los contenedores y toma los 2-1 = 1 kanban de transporte
información y desarrollar el sistema justo a tiempo. que les fueron remitidos por la estación 2 y en este
preciso momento se inicia el procesamiento de los
materiales. En este punto culmina el flujo de información
y comienza el flujo de materiales, cuando los
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trabajadores de la estación 1 terminen este procesamiento Algunos autores identifican la fase 1 “Entrenamiento de
(primer procesamiento), colocan los materiales o partes personal” como “Educación y compromiso” 2 []
ya procesados en sus contenedores respectivos, llenan la
información correspondiente en los Kanban de Fase 1 Fase 2
Transporte y los pegan en la parte externa del
contenedor.
Implementación
Entrenamiento del kanban en
La necesidad se crea por la demanda real de un producto. del personal áreas criticas.
Cuando un artículo se ha vendido, el mercado toma un
reemplazo del último eslabón del sistema que puede ser
el ensamble final, cuando no hay inventarios de
productos terminados. A partir de este momento se activa
Fase 4 Fase 3
una orden a la línea de producción de la empresa, donde
un trabajador solicita otra unidad en una estación anterior
mundo sabe se nota que no existe ninguna consideración * Sólo se debe procesar la cantidad exacta
hacia el trabajador. necesaria para el proceso siguiente. Aquí es posible
reducir significativamente el nivel de inventarios.
Una de las principales dificultades en esta fase no está en
la actitud de los trabajadores de base sino en la * Hacer el balanceo de la línea de producción.
mentalidad, formación y hábitos o costumbres de los Con el sistema kanban la producción es programada por
niveles directivos de las organizaciones. Entonces, ¿cuál tasas o porcentajes. Las tasas de producción pueden ser
es la estrategia? No es suficiente la sola transformación unidades por hora, por turno o por día. Existen modelos
organizativa sino que se debe complementar con un mixtos de programación que son elaborados para hacer
importante cambio cultural y por lo general, éste es lento
una repetición consistente en la producción y crear un
y costoso. Una estrategia que fortalece la fase 3, además
flujo constante en los materiales utilizados.
de lo antes enunciado, es la aplicación de los círculos de
calidad de empleados voluntarios que pueden reunirse
periódicamente (por ejemplo, cada semana) para discutir * Considerar que el kanban es un medio efectivo
sus trabajos y problemas. Las actividades de de información. Cada trabajador debe respetar y cumplir
mejoramiento a través de grupos pequeños (small group con los datos contenidos en cada kanban.
improvement activities – SGIA) procuran encontrar
soluciones para los diferentes problemas y compartirlas * Debe estabilizarse y racionalizarse el proceso. El
con la gerencia o niveles directivos altos. trabajo debe hacerse bien desde el principio y así a través
de cada estación se garantiza un alto nivel de calidad,
Los círculos de calidad son liderados por un supervisor o eliminando la probabilidad de realizar reprocesos
por un trabajador del área de producción e incluyen innecesarios.
normalmente a trabajadores de determinada área, según
sean los problemas encontrados. También existen 4. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL SISTEMA
equipos multidisciplinarios, que suelen ser dirigidos por KANBAN
un líder de un grupo previamente entrenado o facilitador.
En la fase 4 tanto en los niveles de inventario como en Como ventajas relevantes de las empresas que han
los tiempos entre un proceso y otro es necesario tomar en utilizado este sistema se enuncian las siguientes:
cuenta que ningún trabajo debe realizarse por fuera de la
secuencia establecida y si surge algún problema o * Se anticipan a los cambios tanto en diseño de
inconveniente, debe informarse al supervisor con productos como en procesos.
prontitud. * Programan su producción con base en el
mercado objetivo: satisfacen la demanda real.
Para que el sistema kanban funcione en condiciones * Están centradas en la plena satisfacción del
corrientes es necesario respetar y cumplir las siguientes consumidor.
normas: * Se logra un mayor trabajo en equipo con alta
dosis de paciencia.
* No es permitido enviar insumos o materiales * Hay un compromiso muy fuerte para alcanzar
certificaciones de los sistemas de calidad con enfoque
inconformes a los procesos posteriores. Con buen sentido
Iso 9000.
del autocontrol se pueden tomar medidas para que esta
* Existe tendencia hacia la homogeneidad.
situación no se presente. * Los niveles directivos logran que el cliente esté
presente en las empresas.
* A los procesos siguientes sólo debe llegar lo * La existencia de problemas es un reto para
necesario tanto en cantidad como en calidad. Con esta probar la estrategia corporativa.
regla se pretende disminuir la acumulación de inventarios * Implementan técnicas de comunicación visuales
de productos en proceso, productos terminados y en forma más rápida.
materiales indirectos. Por otra parte, se evita pérdida de * Buscan la estandarización en todo sentido, con
tiempo y de inversión de nuevos proyectos sin saber si se un enfoque claro para todos los trabajadores.
cuenta con la capacidad de producción suficiente. * La comunicación fluye en todas las direcciones:
de arriba-abajo, de abajo- arriba y transversales.
* Todo flujo de material debe estar debidamente Como todo proyecto tiene ventajas también se presentan
identificado con sus respectivos kanban. Además los inconvenientes. En el sistema kanban, algunos de ellos se
productos que sean requeridos no deben exceder el total mencionan a continuación: no tiene ninguna anticipación
de kanban permitidos. en el caso de fluctuaciones significativas e impredecibles
de la demanda, los plazos de entrega con mucha holgura
pueden excluir la elección del método y los trabajadores
tendrían algún tiempo ocioso, las aplicaciones son
205 Scientia et Technica Año XIV, No 39, Septiembre de 2008. Universidad Tecnológica de Pereira.
En este sistema, la participación de los trabajadores va de [2] Kalenatic, D., y Blanco L., “Aplicaciones
la mano con la tendencia cultural de los sistemas de computacionales en producción”. Colección
producción controlados por el mercado. La forma de Biblioteca de catedráticos Fondo Editorial
consolidar esta participación es a través de un coordinado Universidad Tecnológica de Pereira, 1999.
trabajo en equipo y una amplia pero controlada
delegación de autoridad en los trabajadores. [3] Sipper, D., Bulfin L. R, Jr. “Planeación y control de
la Producción”, México, Editorial McGraw – Hill,
En las empresas, la gerencia debe tener mucho cuidado 2005.
en el proceso de selección del equipo de implementación, [4] Render, B. y Heizer, J. “Principios de
que tendrá la responsabilidad de efectuar los principales Administración de Operaciones”, México, Editorial
cambios en el sistema productivo. Este equipo puede McGraw – Hill, 1996.
estar constituido de 5 a 15 trabajadores de las áreas de [5] Chase, R., Aquilano, N., y Jacobs, F.,
control de calidad, ingeniería, manufactura, distribución, Administración de Producción y Operaciones:
compras, mercadeo, recursos humanos, servicio al manufactura y servicios. Bogotá, Editorial McGraw
cliente, entre otras. – Hill, 2000.