Herramientas Tecnológicas a nivel empresarial

Ciudad de Panamá, marzo de 2023

Las herramientas tecnológicas son utilizadas con el objetivo de mejorar la
comunicación en las organizaciones. Estas herramientas ofrecen una variedad de
beneficios a los usuarios, que incluyen:

• Mayor colaboración: Las herramientas tecnológicas para la comunicación

permiten una mayor colaboración entre los miembros de la organización. Esto se
puede lograr mediante el uso de plataformas virtuales para hacer reuniones en
línea, compartir documentos y mensajería instantánea. Tal es el caso, de Zoom,
Teams, Google Meet; que facilitan las reuniones entre proveedores, personal,
consultores, etc., independientemente del lugar donde se encuentren.

• Eficiencia incrementada: El intercambio de información entre los miembros de

la organización se realiza de forma más rápida y eficiente mediante el uso de
herramientas tecnológicas para la comunicación, permitiendo gestionar mejor
tareas importantes en tiempo real. Por ejemplo, algunos equipos pueden crear un
grupo de chat para todos sus afiliados con el fin de revisar información relevante y
responder preguntas al instante. Puede ser vía WhatsApp, Telegram.

• Concurrencia remota posible: Los trabajadores remotos y las partes

interesadas pueden estarse involucrando sin problemas en reuniones y trabajo
conjunto gracias a herramientas similares a videoconferencias u otro sistema
similar. Esto permite mantenerse conectado desde cualquier parte del mundo sin
comprometer calidad en la experiencia.

• Mejora del servicio al cliente: Las herramientas tecnológicas para la

comunicación mejoran la experiencia del cliente al proporcionarle opciones tales
como Accesibilidad 24/7 en canales digitales (sitio web, redes sociales, correo
electrónico)). Además, dicha experiencia es mejorada gracias al uso correcto del
canal adecuado para llevar un seguimiento a solicitudes y reclamaciones por
medio sistematizado, previniendo así errores humanos.

 Almacenamiento y Manejo de Datos: Dada la importancia de los datos y de la

información, actualmente existen soluciones para el almacenamiento en la nube
(cloud) facilitando su acceso desde cualquier lugar y desde diferentes dispositivos,
de manera segura, eficiente y económica. Van desde soluciones potentes y
complejas como: Amazon Web Services, Google Cloud y Microsoft Azure; hasta
herramientas muy sencillas para almacenamiento de archivos, manejo del correo o
gestión de agenda personal o laboral (DropBox, G Suite, One Drive, iCloud).

 Gestión de Proyectos. También existen herramientas para crear proyectos,

asignar funciones, hacerle seguimiento a las tareas, añadir nuevas tareas,
registrar las acciones finalizadas y el tiempo que ha llevado su ejecución. Estas
van desde gestores muy simples a plataformas de gestión muy potentes pensadas
para grandes proyectos. La elección dependerá de las necesidades particulares
de la empresa. Por ejemplo, BaseCamp, TeamWork, Asana, Evernote,
GanttProject, Trello.

¿Las herramientas de comunicación actuales han sido orientadas a la

productividad de la empresa o del colaborador? ¿O de ambos?

Las principales herramientas de comunicación actuales se han centrado en

mejorar la productividad tanto para las empresas como para los empleados. Esto
incluye varias soluciones para facilitar la colaboración entre equipos distantes,
como son plataformas en línea que permiten compartir con facilidad archivos y
documentos, agendas compartidas que les permiten a todos estar al día con
eventos importantes, reuniones virtuales y conversaciones telefónicas activadas
por computadoras, e incluso creación de formularios digitales para registrar datos
importantes. También hay herramientas útiles para el desempeño del trabajo
individual, tales como procesadores de texto e hojas de cálculo, visores de
presentaciones y editores web. Cada una de estas herramientas puede ser
configurada para mejorar la productividad de una empresa o colaborador desde su
sitio actual.

¿Cuán flexibles deben ser las herramientas de comunicación actuales en la

organización?

Las herramientas de comunicación en la organización deben ser flexibles para

satisfacer las necesidades específicas de los usuarios. Deben permitir que los
usuarios usen una variedad de dispositivos y tener características y
funcionalidades adaptables al contexto de la organización. Las herramientas
deben ser fáciles de usar y permitir la interoperabilidad entre diferentes
plataformas. Esto significa que cada sistema debe poder interactuar con otros a fin
de proporcionar un flujo constante de información entre todos los usuarios, sin
importar cuál sea el sistema utilizado inicialmente.

Deben ser simples, intuitivas y fáciles de usar, con la capacidad de escalar según
el crecimiento de la organización. Al mismo tiempo, deben estar diseñadas para
integrar diversos medios de comunicación (como VOIP, correo electrónico y
mensajería instantánea) y proporcionar funcionalidades que ayuden a mejorar la
colaboración entre equipos.

¿Las herramientas de comunicación actuales en las empresas surgieron por

la situación pandemia o existían desde antes?

Existían desde antes, pero su uso se intensificó durante la pandemia. Estas

herramientas de comunicación han permitido a muchas empresas responder mejor
y más rápidamente a los cambios continuos en el entorno empresarial, al igual que
prepararse para adaptarse y sobrevivir a las nuevas realidades. Entre estas
herramientas se encuentran software de colaboración como Slack, Zoom (para
reuniones virtuales) y G Suite (para la administración de archivos), además de
grupos de WhatsApp, redes sociales y foros online.

¿Las herramientas de comunicación actuales son alternativas por la

situación pandémica o continuarán su uso como forma de trabajo para
optimizar recursos organizacionales?

Las herramientas de comunicación actuales (tales como el correo electrónico, las

videoconferencias y la colaboración compartida) se han convertido en una forma
indispensable de trabajar durante la pandemia y seguirán siendo importantes para
optimizar los recursos organizacionales. Estas herramientas modernas han
permitido que los equipos puedan mantenerse conectados aunque estén
trabajando en distintos lugares, lo que significa que los equipos pueden interactuar
entre sí sin tener que reunirse en persona. Las herramientas de comunicación
también permiten reducir costos operativos, ya que no hay necesidad de viajar
para llevar a cabo reuniones cara a cara. Estas herramientas también mejoran la
productividad del equipo al permitirles compartir ideas de manera rápida y fácil.
Los empleados pueden organizarse y administrarse mutuamente usando
herramientas como chats grupales, el correo electrónico o las videoconferencias
para compartir documentos e información importante sobre proyectos en curso.
Por lo tanto, es seguro decir que las herramientas de comunicación modernas
continuarán siendo un componente clave para la optimización eficiente de los
recursos organizacionales.

¿Qué deben hacer las empresas para mejorar o sostener la comunicación vía
herramientas tecnológicas?

1. Utilizar herramientas de comunicación que sus empleados realmente

comprendan y conozcan. Las herramientas tecnológicas más avanzadas pueden
ser útiles, pero la mayoría de las personas no pueden usarlas fácilmente si no
entienden su funcionamiento. Por lo tanto, las empresas deben elegir
herramientas de comunicación simples para permitir que todos los empleados
participen de forma efectiva.

2. Aprovechar al máximo la interoperabilidad de la tecnología. Esto significa

aprovechar la capacidad para que varias tecnologías diferentes se comuniquen e
interactúen a través de un solo punto central o plataforma. Esto permitirá que los
equipos no redundantes trabajen juntos sin problemas cuando elija nuevas
soluciones tecnológicas para mantenerse comunicado con su equipo.

3. Desarrollar estrategias específicas que se adapten a sus necesidades

particulares. Cada organización tiene objetivos únicos en materia de
comunicaciones, y existen innumerables soluciones para ayudarlos a lograr esos
objetivos. Por lo tanto, antes de implementar cualquier tipo de tecnología, es
importante evaluar sus necesidades actuales y futuras para determinar qué
herramientas tecnológicas son pertinentes para usted y su negocio.

4. Establecer controles y políticas claramente definidas con respecto al uso de

dispositivos, datos y programas en línea relacionados con la comunicación interna
del departamento o empresa en general. Los límites deben ser establecidos
desde el principio para garantizar el buen funcionamiento de cada una de las
herramientas tecnológicas utilizadas por la compañía y proteger tanto la integridad
como los datos privados con los que interactúan dichas herramientas.

5. Proporcionar soporte adecuado por parte del personal informático dentro del
mundo corporativo. Un equipo competente y dedicado al soporte interno también
hará un gran trabajo para predecir posibles problemáticas relacionados con el
tema antes mencionado, tales como vulnerabilidades o virus potencialmente
peligroso que pudieran afectar los procesos internos o externos de la empresa.

El uso actual de las herramientas tecnológicas en la empresa, realmente, ¿es

productivo para la empresa y el colaborador?

Las herramientas tecnológicas pueden ser muy útiles para la empresa y sus
colaboradores, siempre y cuando se utilicen de forma apropiada. Las empresas
están descubriendo cada vez más la capacidad que las herramientas tecnológicas
tienen para mejorar la productividad, el acceso a información relevante y la
comunicación entre los colaboradores. Estos avances les ayudan a mejorar su
proceso de toma de decisiones, lo que permite mejorar el nivel de eficiencia en
sus operaciones.

Estas herramientas también ayudan al colaborador a reducir los tiempos muertos

durante las horas laborables, ya sea al permitirles realizar trabajos desde lugares
remotos o simplemente al proporcionarles acceso rápido al contenido que
necesitan para completar un determinado proyecto. En general, el uso de
herramientas tecnológicas óptimamente significa menos problemas, mejores
resultados y mayores productividades tanto para la empresa como para el
colaborador.

Mencione algunas referencias acerca del uso de las herramientas

tecnológicas a nivel empresarial o personal.

Referencias Positivas:

- Utilizar herramientas tecnológicas para automatizar procesos puede aumentar la

productividad de una empresa de manera significativa. Por ejemplo, Google Maps
ha resultado ser muy útil para empresas de delivery, muy utilizadas a raíz de la
pandemia, tanto para orientarse como para encontrar la ruta más corta para llegar
a su destino.
- Utilizar sistemas de información y servicios en línea puede mejorar la eficiencia y
mejorar la comunicación entre los trabajadores.

- La capacidad para acceder a archivos en línea rápidamente y con facilidad

ahorra tiempo y recursos.

- Negociaciones más ágiles gracias al uso de videoconferencia, entre otros medios

tecnológicos.

- Medios de pago electrónicos, confiables y seguros. Tal es el caso de Apple Pay

ofrece transacciones seguras y rápidas sin tener que usar dinero en efectivo.

Referencias Negativas:

- Aumento del costo por mantener aplicaciones o sistemas tecnológicos al día con
la nueva legislación vigente.

-Los costos iniciales asociados a la implementación pueden ser elevados.

- La posibilidad de fallas graves causadas por errores humanos o problemas

técnicos.

- Amenazas informáticas potenciales que atentan contra la seguridad de los datos

operacionales. Por ejemplo, los casos de Apple Facetime, cuyas llamadas se han
vuelto vulnerables a filtraciones no autorizadas; y, Facebook (sus datos fueron
recopilados por firmas de análisis de datos y vendidos sin consentimiento previo).
 Referencias Bibliográficas

Cámara Valencia. (2022 ). Herramientas TIC que mejorarán la colaboración y la

eficiencia de tus empleados. Obtenido de Cámara Valencia:
https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/herramientas-
tic-que-mejoraran-la-colaboracion-y-la-eficiencia-de-tus-empleados/

Gestor Documental. (2021). 9 herramientas tecnológicas, descubre cómo mejorar

los procesos de tu empresa. Obtenido de Cardinal Paperless Experts:
https://cardinal-systems.com/2021/09/16/9-herramientas-tecnologicas-
descubre-como-mejorar-los-procesos-de-tu-empresa/

Torrecilla, J. (2022). Herramientas tecnológicas en la gestión empresarial.

Obtenido de Astraps.com:
https://www.astraps.com/articulo/1610/herramientas-tecnologicas-en-la-
gestion-empresarial/