SENA

Trabajo Gestión Documental

Instructor
Adriana Murillo Andrade

Integrantes
Eicsson Santiesteban Grueso
Randy Alejandro Montoya

Santiago de Cali
GESTIÓN DOCUMENTAL
Origen e Historia de los Documentos
El papel es originario en china, ingresa en Europa en el siglo 9 y su uso se extiende hasta el siglo
11, donde es utilizado por reyes y burócratas para almacenar información de control político y
comercial lo cual dio origen al documento escrito.

El hombre durante toda la historia se ve en la necesidad de poder registrar todas sus labores,
utilizando medios como lo son las piedras, trozos de arcilla (Os trasca), hasta que llegaron al papel.

Piedra de Sol Papiro hierático III Milenio a.C al 400 d.C

Historia
 Para el siglo XII recobran el concepto jurídico y en los archivos se da paso a los
documentos públicos como privados.

 Durante las siguientes épocas el documento adquiere validez, como testimonio que sustenta
la vida del derecho y el poder.

 Actualmente hacen parte del patrimonio cuando hablamos de documentos históricos,

demostrando legitimidad en las entidades productoras.

 El documento de archivo fue reconocido en los siglos XVI y XVII por medio de la
necesidad de crear registros económicos, de población, administrativos y políticos, los
cuales adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano.

 Mundo clásico el documento es un testimonio jurídico-administrativo. Debido a esto se

crean y se conservan como forma de poder.

 Mundo Greco-Romano cambia el concepto para insertar el documento público e ingresar el

archivo público. Pasa a ser de carácter general y documentación no exclusivo del soberano.

 El documento sirve para delimitar los derechos y las obligaciones de los ciudadanos y es
accesible a todos

 Con la caída del imperio romano el documento se ve afectado y cambia el concepto de

público a uno de carácter de poder soberano.

Clases de Documentos
  Documentos Textuales (Libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historias
clínicas, diplomas, etc.)

 Documentos no Textuales (Mapas, planos)

 Documentos Sonoros (Cintas o más recientemente de almacenamiento digital, como lo son

música, entrevistas, historias de vida)

 Documentos Audiovisuales (Películas, la programación que emiten en la televisión, videos

caseros)

 Documentos Fotográficos (Mediante la técnica análoga, digital, transmitiendo un mensaje

informativo relacionado con algún evento o hecho concreto)

Características de los Documentos

1. AUTENTICIDAD Y ORIGINALIDAD: Es un principio básico de todo documento
de archivo y, por tanto, nunca existen dos iguales. Para su conservación, se debe
acreditar tanto la autoría como la fecha de creación.
2. VALOR PROBATORIO: Avala una actividad y proporciona información suficiente
sobre los hechos o tramites que representa. Tienen, por tanto, un interés testimonial
que puede llegar a ser histórico en algunos casos.
3. INALTERABLE: Los documentos no pueden ser cambiados ni alterados y se debe
garantizar su integridad. La organización debe velar por su protección y seguridad
para que no sean modificados.
4. ACCESIBILIDAD: Se debe asegurar el acceso físico o electrónico al documento y
debe reunir las condiciones óptimas de preservación, ya que en la mayoría de casos
deben conservarse a largo plazo.

Importancia del documento.

La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible, que recoge un
hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la misma manera, podemos guardar
todo tipo de documentación hoy día para que en nuestras futuras generaciones sepan y se informen
de cómo era nuestra sociedad.
El documento ha sido siempre una necesidad de las personas por recoger cualquier tipo de acto o
hecho por escrito, para que éste quede registrado y, en caso de que una de las dos partes lo niegue,
se pueda presentar como elemento que dirima la veracidad del acto en sí.

Gracias a los documentos hemos podido entender nuestra propia historia y la historia de otras
muchas civilizaciones e imperios. Podemos recoger nuestra propia historia actual, nuestro registro
de la economía, de la cultura, de la legalidad, etc. Resumiendo, referirse al valor de un documento
implica salvar un hecho que, por mucho tiempo que pase -a menos que se destruya- se puede
conservar para siempre.
Tipos de Clasificación
 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los do-
cumentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las
actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita
su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras adminis-
trativas de la institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la
percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras
analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de
los que traten.

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se

clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de
cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos
referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.

Tipología documental
Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen
2 tipos de características:
Características Físicas: Se dividen en 2 características:
 En cuanto a soporte: Un objeto(soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de repre-
sentación, accesibilidad y periodicidad.
 En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:
. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej.:
Libros, prensa y medios de comunicación.
. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales,
magnéticos, electrónicos...
Características Intelectuales: Son características que tienen que ver con el mensaje informativo.
Las características intelectuales son la finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuentes
informativas, modo de difusión, accesibilidad y originalidad.
EJ: Informe sobre gasto en educación en España:
 Finalidad del documento - ¿Quién lo ha hecho?
 Contenido - ¿Qué es lo que contiene?
 Tipo de autor y postura - Si es un autor personal o colectivo.
 Fuentes - Que fuentes han utilizado (estadísticas, por ejemplo)
 Originalidad - Si se ha hecho otro antes o no.
Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se
habla de 3 tipos:
Documentos Primarios: Soportan información original, información de autoría. Ej.: Noticia en un
periódico.
Documentos secundarios: Son documentos que se desarrollan a partir de los primarios, existen a
partir de ellos y habitualmente contienen su descripción. EJ: Noticia que se publica en el Boletín de
un Ministerio, Catálogo de una biblioteca.
Documentos terciarios: Son documentos que se establecen a partir de los primarios y los
secundarios y reúnen y elaboran las informaciones de forma que corresponden a necesidades de
categorías determinadas de usuario. EJ: Dossier (documento a partir de un documento primario y un
documento secundario).
Dentro de los documentos existentes están las Fuentes referenciales o Literatura Secundaria. Se
llama secundaria porque es una literatura de título informativo. Son obras de consulta y de
referencia que están destinadas a orientar y solucionar necesidades informativas y no a ser leídas y
utilizadas en su totalidad. Son documentos de utilización frecuente que contienen datos de
información concretas de orientación, actualización y definición de ideas. Pueden ser de 3 tipos:
 De tipo documental: Bibliografías, catálogos y los boletines de resúmenes y reperto-
rios que remiten a documentos e informaciones analizadas y descritos.
. Bibliografías: Listas de descripciones de documentos.
. Catálogos: Listas de documentos en órdenes específicos.
. Boletines de resúmenes: Son descripciones condensadas y textuales de documentos originales.
 De tipo informativo: Enciclopedias, diccionarios, manuales, anuarios que son documentos
informativos que remiten a informaciones sobre significados, ideas, datos y procesos.
. Diccionarios: Son fuentes terminológicas.
. Enciclopedias: Conjuntos descriptivos de informaciones temáticas.
. Anuarios: Documentos temáticos que suministran visiones cronológicas de conjunto.
. Manuales: Documentos de gestión que se utilizan como orientación y guía para realizar procesos
y procedimientos.
 De tipo indicativo: Son documentos que remiten a informaciones prácticas de situación y
localización. Están:
. Directorio: Son descripciones condensadas de direcciones de personas, organismos y servicios.
Pueden ser de muchos tipos.
. Organigrama: Descripciones gráficas de estructuras organizativas.
¿Cuáles son los documentos primarios de criterio para los funcionarios? 2 TIPOS:
 Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al
derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legisla-
ción vigente.
 Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la pro-
pia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos
seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan se-
guimiento continuo.
Las valoraciones de las fuentes de referencia son:
1º Finalidad: Objetivos que van a condicionar la estructura y el contenido.
2º Autoridad: Depende de la autoría.
3º Los contenidos seleccionados: Las informaciones se pueden incluir o excluir.
4º La actualización: Es importante y la inmediatez de las obras.
5º La perspectiva
6º La organización de los contenidos y la presentación de la información.